HELIOS ET MOZAÏK Indicateurs présents et Futur Simple! Germain Lepage PO HELIOS Chantal Monfette PO Approvisionnement

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1 HELIOS ET MOZAÏK Indicateurs présents et Futur Simple! Germain Lepage PO HELIOS Chantal Monfette PO Approvisionnement

2 Plan des présentations Gestion de l énergie (Helios) Approvisionnement (Mozaïk) Questions 2

3 GRICS Organisation sans but lucratif Environ 300 Employés Développeur informatique - Éducation Partenaire Microsoft Méthodologie AGILE 3

4 Helios Plateforme web Rappel des objectifs Moyens et choix Plan de match Questions 4

5 Helios Plateforme web Objectifs Données hébergées centralisées Entièrement Web Rajeunir l interface Découper les accès par type d utilisateur Revoir les flux de traitement pour alléger les tâches Automatiser le maximum de processus lourds 5

6 Helios Plateforme web Objectifs Sécurité et confidentialité accrues Flexibilité accrue Implémenter les bonnes pratiques de gestion Partage vs échange de fichiers Gestion sans papier 6

7 Helios Plateforme web Moyens et choix Comité d utilisateurs Découpage des activités par rôles Choix du premier livrable pour 2013 Gestion de la facture Tableaux de bord de base Livraison continue aux 3 semaines ensuite 7

8 Helios - Clientèle Clients Batiments Commissions scolaires Santé Villes ES Privés Parapublics Commissions scolaires Santé Villes ES Privés Parapublics 8

9 Helios - Clientèle 5% 1% Compteurs 8% 3% 1% Historiques 6% 39% 44% 41% 41% 6% Commissions scolaires Santé Villes ES Privés Parapublics 5% Commissions scolaires Santé Villes ES Privés Parapublics 9

10 Helios État de la situation Indicateurs présents : état actuel Fonctionnalités par rôle Démo du produit Futur Simple : prochaines étapes Feuille de route Fonctionnalités à venir 10

11 Helios Rôles Énergie Commis Payables Factures Finances Sécurité 11

12 Helios Énergie Commis Payables Factures Finances Sécurité 12

13 Helios Commis Payables Services aux Payables Gestion des factures: insertion, modification, annulation, validation, transfert au système financier Outils de productivité : Importation de fichiers HQ, service web pour factures GM Interception de double facturation, périodes manquantes et estimés Gestion des achats de gaz de courtier 13

14 Helios Commis Payables Avantages - Services aux Payables Recherche des comptes améliorée Conservation des rapports Émission de listes de paiement plus flexible Validation visuelle plus rapide Exclusion des effets en litige possible Lien Dofin disponible à tous 14

15 Helios Commis Payables 15

16 Helios Énergie Commis Payables Factures Finances Finances Sécurité 16

17 Helios Finances Services aux Gestionnaires Financiers Suivis des coûts prévus et réels Automatisation des courus et des budgets Contrôle des montants récupérés et exportés Gestion des inflations et des prix d acquisition (courants et projetés) 17

18 Helios Finances Avantages pour le gestionnaire Accès aux rapports d importation en tout temps Suivi budgétaire visuel par énergie Accès aux autres coûts (intérêts, gestion, services) facturés par les fournisseurs Mode Cumulatif Incluant projections ou non 18

19 Helios Finances 19

20 Helios Energie Énergie Commis Payables Factures Finances Sécurité 20

21 Helios Energie Services aux Gestionnaires de l Énergie Diagnostics de surconsommation et puissance Simulation pour les meilleurs tarifs Diagnostics de mauvais FP et FU en électricité Étalonnage des bâtiments par indicateur de gestion et catégorie 21

22 Helios Energie Services aux Gestionnaires de l Énergie Rapports Excel de comparaison (sommaire et détaillé) Automatisation de la compilation des données météo Automatisation des équations de régressions ( baselines ) Simulations des économies dûes aux modifications 22

23 Helios Energie Avantages pour le gestionnaire Concentration sur les cas problèmes, par problème Sorties plus flexibles (Excel) Sorties incluant DJC/DJCL Validation visuelle plus rapide Classification du MÉESR intégrée pour étalonnage

24 Helios Energie 24

25 Helios - Démo Simulations Graphiques 25

26 Helios -Prochaines étapes Feuille de route Fonctionnalités à venir 26

27 Helios Feuille de route Année zéro * 2016* Projets Helios Web Clients Sécurité Fournisseurs Tarification commerciale Bâtiments Compteurs Facturation manuelle Récupération HQ Récupération GM Normalisation Tableaux de bord AZURE Inflations et prix Postes et distr n comptables Liste de paiement Lien Dofin Indicateurs de base Caractéristiques Pgm de migration Projections Budgets Diagnostics Simulations Bilan du MÉESR Rapport factures Recherche intégrée Tarifs EVP Banque Météo *Comparatifs ajustés aux normales *Suivi budgétaire Bilans 12 mois Bilans comparatifs Graphiques Régressions linéaires Migrations Normalisation continue Liens finances et dev. perso. Villes Dépôt Sécurisé Journal et impacts des modifications Bilan des achats de gaz Bilan GES Suivi des économies Projets Profils de confidentialité Délégation d accès Moyenne s régionales/ provinciales Année zéro * 2016* *Ces projections sont basées sur les attentes, prédictions et hypothèses actuelles. Elles sont sujettes aux risques et incertitudes associés aux domaines d affaires. Des différences significatives entre les résultats réels et ceux attendus peuvent survenir. Mis à jour : nov

28 Helios - À venir Délégation d accès pour suivi de projet MÉESR Partenaires Définition de projets Suivi des économies et des soldes de projets Simulations basées sur les équations de référence 28

29 Helios En résumé Réduit le temps de gestion Réduit les coûts d énergie Meilleure budgétisation et suivi des coûts Diagnostique les problèmes et les coûts associés Vise à implémenter les bonnes pratiques 29

30 Helios- Reconnaissance Finaliste aux Prix OCTAS (catégorie développement Grandes Entreprises) Reconnu et utilisé par le MÉESR 30

31 Mozaïk-Approvisionnement Chantal Monfette Novembre 2015

32 Mozaïk Gestion administrative

33 Mozaïk Approvisionnement

34

35 À qui? Acheteur Requérant Manutentionnaire Approbateur Magasinier Responsables

36 Fonctionnalités Fournisseurs Produits Demandes d achat Commandes Magasins Appels offres/ Demandes prix Inventaire MAO Lien La Procure

37 Collaborateurs CS de la Jonquière CS Hautes- Rivières CS Bois- Francs CS Saint- Hyacinthe CS des Patriotes

38 De ACHAT à Mozaïk-Approvisionnement ACHAT Mozaïk- Approvisionnement Année zéro * 2017* 2018* Appel d offres / demande de prix Magasin scolaire Inventaire MAO Catalogue externe Lien PROCURE Fournisseurs Catalogue Magasin adm. Commandes DA/DAM Lien PROCURE Appel d offres / demande de prix Magasin scolaire Inventaire MAO Catalogue externe Lien PROCURE Fournisseurs Catalogue Magasin adm. Commandes DA/DAM Lien PROCURE Appel d offres / demande de prix Magasin scolaire Inventaire MAO Catalogue externe Fournisseurs Catalogue Magasin adm. Commandes DA/DAM Lien SEAO Lien PROCURE Appel d offres / demande de prix Magasin scolaire Inventaire MAO Catalogue externe Fournisseurs Catalogue Magasin adm. Commandes DA/DAM Abandon visée de ACHAT 2018 Année zéro * 2017* 2018* *Ces projections sont basées sur les attentes, prédictions et hypothèses actuelles. Elles sont sujettes aux risques et incertitudes associés aux domaines d affaire. Des différences significatives entre les résultats réels et ceux attendus peuvent survenir. mis à jour le octobre 2015

39 Avantages Intégration Finances RH Suite Office Mobilité Tableau de bord

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41 Société GRICS