GUIDE PRATIQUE D UTILISATION DU LOGICIEL REGISTRE DE SECURITE

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1 En cliquant ici vous accédez à différentes adresses utiles. 9 GUIDE PRATIQUE D UTILISATION DU LOGICIEL REGISTRE DE SECURITE Vous pouvez porter ici le Nom de votre Structure (Association, Collectivité locale ou Entreprise) 1 En cliquant ici vous accédez au suivi des actions de vérifications des engins et matériels En cliquant ici vous accédez au suivi des actions de vérifications du parc immobilier et équipements Vous accédez en cliquant sur cette image à la gestion du parc de vos véhicules et garanties Assurances. Vous accédez en cliquant sur cette image aux vérifications périodiques. Vous accédez en cliquant sur cette image à la synthèse des vérifications de vos engins et matériels. Vous accédez en cliquant ici à la gestion de vos différents services. Vous accédez en cliquant ici à la gestion des vérifications de votre parc immobilier et de vos équipements. Vous accédez en cliquant ici au fichier des travailleurs afin de gérer les permis, habilitations et formations.

2 Il est conseillé de compléter tout d abord l onglet concernant la gestion des différents services de votre structure : Cliquez sur cette image afin d accéder à cet onglet. 2 La notion de service sera fonction de votre choix. Ainsi un service peut être défini comme une activité (atelier, bureaux, salle réunion, etc...) ou comme un bâtiment (Bâtiment 1, bâtiment 2, siège social, etc...). Vous pourrez entrer dans le logiciel jusqu à 22 services différents. Barres de navigation permettant de se déplacer facilement entre les onglets.

3 Votre structure peut être classée ERP (Etablissement Recevant du Public), si vous voulez en savoir plus : EXEMPLE DE FICHE D UN SERVICE COMPLETEE Cliquez sur cette image afin d accéder à cet onglet. 3

4 Afin de faciliter la saisie dans la plupart des onglets vous disposez de menus déroulants avec des informations pré-formatées. Si l une d entre elles correspond à votre choix il suffit de cliquer dessus pour qu elle s affiche. Sinon il suffit de cliquer sur une ligne vierge et d inscrire la mention correspondant à votre choix (Exemple ici : «ESSAI NATURE DU CONTACT» qui n est pas dans la liste déroulante) d appuyer sur la touche «Entrée» de votre clavier et alors apparaîtra le message ci-contre vous demandant de valider ou non l élément qui ne fait pas partie du menu déroulant. Si vous cliquez sur «OK» il sera validé et par conséquent saisi. 4

5 Vous pouvez désormais vous rendre sur l onglet «HISTORIQUE ET SYNTHESE DES VERIFICATIONS PERIODIQUES DES STRUCTURES ET DES EQUIPEMENTS» : 5 Soit en cliquant sur la barre de navigation «Retour gestion parc immobilier». Soit en cliquant sur l icône du Menu Général «Gestion des vérifications du parc immobilier». Dans ce menu vous accédez d un simple clic à la gestion, à la synthèse et au planning de chaque structure. Vous disposez en outre d un indicateur des vérifications à réaliser (si 0 vérifications la case est en verte, si au moins une vérification est à réaliser car la date est dépassée la cellule sera en rouge et portera en outre le nombre de vérifications qui sont dépassées.

6 Et à partir de ce sous-menu cliquez soit sur l onglet correspondant à la gestion du parc choisi, soit à la synthèse correspondante : 6 Historique qui peut être ainsi complété avec des informations à saisir ou dans certains cas avec des menus déroulants paramétrés. On peut aussi d un clic droit dans la cellule ouvrir «Modifier le lien hypertexte» et valider le document (scanné, fichier image, PDF, Word, etc...) qui devra s ouvrir lorsqu on cliquera sur le lien. Il est conseillé à l issue de cette opération de sélectionner l image et de la supprimer montrant ainsi qu un document est disponible en cliquant sur le lien hypertexte. Pour chaque structure on pourra ainsi saisir jusqu à 44 vérifications périodiques.

7 Les vérifications périodiques étant saisies, il convient d en assurer le suivi, d en voir la synthèse et le Planning : Soit en cliquant sur la barre de navigation «Aller à synthèse Vérifs immos de ce service». Soit en cliquant sur la cellule Synthèse correspondante de l onglet «Historique et synthèse». Soit en cliquant sur la cellule Accès Planning correspondante de l onglet «Historique et synthèse». 7 Vous accédez ainsi à la synthèse avec une vue générale et un historique des vérifications. Vous devrez à l aide des menus déroulants définir les actions correctives et les dates de prochains RDV. Et la synthèse :

8 Ci-contre le n de structure concernée par le suivi. Vous pouvez en voir la synthèse par structure mais aussi pour l ensemble des structures : 8 cone En cliquant sur cette icône du Menu Général qui vous permettra de voir l onglet ci-dessous :

9 Vous pourrez également saisir toutes les adresses utiles : 9 Vous pourrez saisir dans cet onglet toutes les coordonnées indispensables concernant : LES URGENCES, LES RENSEIGNEMENTS DIVERS, LES SERVICES DU GAZ, LES SERVICES LIES A L ELECTRICITE, LES SERVICES DU TELEPHONE, LES SERVICES DES EAUX, LES SERVICES RELATIFS AUX ASCENSEURS ET MONTE-CHARGES, LE MATERIEL DE CUISSON, LA VENTILATION, LA DETECTION INCENDIE, LA PROTECTION VOL ET LES ALARMES, LE CHAUFFAGE ET LA DISTRIBUTION D EAU CHAUDE, ETC... en indiquant à chaque fois LE DISTRIBUTEUR, L INSTALLATEUR et LE VERIFICATEUR. ANNUAIRE PRATIQUE ET PRECIEUX POUR REGROUPER TOUTES LES INFORMATIONS.

10 Vous pouvez accéder à l onglet «GESTION DE VOTRE PARC VEHICULES TERRESTRES A MOTEUR» : 10 Cliquez sur cette image afin d accéder à cet onglet. Cet onglet vous permettra de saisir l ensemble de votre parc de véhicules terrestres à moteur en fonction des 6 catégories définies en entête. Vous pourrez entrer dans le logiciel jusqu à 109 véhicules différents.

11 EXEMPLE DE DONNEES VEHICULES COMPLETEES 11 L ordre correspond aux 6 catégories définies. La référence permet d opérer un classement. Le 1 chiffre est celui du n d ordre et les suivants un suivi numérique. Aide visuelle : Lorsque cette cellule est verte, le véhicule fait encore partie du parc, rouge, une date de sortie est indiquée et ce véhicule ne fait donc plus partie du parc. Dans le menu déroulant vous cliquez sur la structure correspondant à votre choix On peut aussi d un clic droit dans la cellule ouvrir «Modifier le lien hypertexte» et valider le document (scanné, fichier image, PDF, Word, etc...) qui devra s ouvrir lorsqu on cliquera sur le lien. Il est conseillé à l issue de cette opération de sélectionner l image et de la supprimer montrant ainsi qu un document est disponible en cliquant sur le lien hypertexte.

12 A la fin de ce même onglet vous pouvez également indiquer les garanties Assurances de ces véhicules : 12

13 13 Vous pouvez accéder à l onglet «VERIFICATIONS PERIODIQUES DES ENGINS A MOTEUR ET MATERIELS» : Cliquez sur cette image afin d accéder à cet onglet. EXEMPLE DE SAISIE D UN HISTORIQUE VERIFICATIONS PERIODIQUES Cet onglet vous permettra de saisir l ensemble des vérifications périodiques de vos engins et matériels. Vous pourrez entrer dans le logiciel jusqu à 74 vérifications différentes. On peut aussi d un clic droit dans la cellule ouvrir «Modifier le lien hypertexte» et valider le document (scanné, fichier image, PDF, Word, etc...) qui devra s ouvrir lorsqu on cliquera sur le lien. Il est conseillé à l issue de cette opération de sélectionner l image et de la supprimer montrant ainsi qu un document est disponible en cliquant sur le lien hypertexte.

14 14 Les vérifications périodiques étant saisies, il convient d en assurer le suivi et d en voir la synthèse : Soit en cliquant sur la barre de navigation «Synthèse Vérifs engins». Soit en cliquant sur l une des deux icônes du Menu Général désignées par les flêches. Vous accédez ainsi à la synthèse avec une vue générale et un historique des vérifications. Vous devrez à l aide des menus déroulants définir les actions correctives et les dates de prochains RDV.

15 Mais aussi d en visualiser le planning (jusqu au 31/12/2008) 15

16 Vous pouvez accéder à l onglet «FICHIER DES TRAVAILLEURS DE LA STRUCTURE» : Cliquez sur cette image afin d accéder à cet onglet. Le but de cet onglet est de recenser l ensemble des Travailleurs de la Structure (salariés, vacataires, intérimaires, stagiaires...) afin d avoir une vue d ensemble du personnel et d accéder à la fiche individuelle de chacun d entre eux. Celle-ci permettra d obtenir une vision précise de leurs permis, habilitations et formations. Suivant les versions du logiciel acheté vous pourrez gérer 100, 200 ou 500 Travailleurs.

17 EXEMPLE DE DONNEES TRAVAILLEURS COMPLETEES 17 Vous indique l effectif réel. Cet élément apparaît également dans le menu général Aide visuelle : Lorsque cette cellule est verte, le travailleur fait encore partie du parc, rouge, une date de sortie est indiquée et ce travailleur ne fait donc plus partie du personnel. En cliquant sur la fiche du salarié, vous accédez directement à celle-ci.

18 EXEMPLE DE FICHE TRAVAILLEUR COMPLETEE 18 INFORMATIONS GENERALES SUR LE TRAVAILLEUR LES PERMIS, CACES ET AUTORISATIONS DE CONDUITE VOUS POURREZ AINSI AVOIR UNE VUE D ENSEMBLE DE CHAQUE SALARIE ET GERER L HISTORIQUE DE SES PERMIS, CACES, HABILITATIONS ET FORMATIONS.

19 19 LES DIFFERENTES HABILITATIONS LES DIFFERENTES FORMATIONS

20 VOUS POURREZ PROCEDER A UNE IMPRESSION DE CHAQUE DOCUMENT (voir exemples) : 20

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