Guide pour la génération des comptes avec les applications académiques

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1 Guide pour la génération des comptes avec les applications académiques 1- Introduction 1.1- Contexte Les réunions d'information organisées en mars 2010 en direction des établissements ont montré que la création des comptes 2009 avait été une opération particulièrement difficile pour les établissements et qu'elle avait très fortement sollicité les personnels du Gip RECIA et du service de télégestion. Les établissements ont clairement demandé la mise à disposition d'une procédure permettant d'aboutir à une création des comptes dès la rentrée de septembre. Un groupe de travail comprenant des représentants du Catel et du Gip s'est rendu dans quinze établissements afin de bien comprendre les difficultés rencontrées et aboutir à la rédaction de ce guide. La partie 2 de ce guide est destinée aux équipes de direction, la partie 3 est destinée aux administrateurs réseau Constats Les interactions des différentes applications du système d'information (Sconet, StsWeb) entre elles et avec l'application locale d'emploi du temps ne sont pas simples. Chaque établissement a mis au point sa propre recette. Il y a en effet de nombreuses approches possibles ; certaines conduisent à des saisies multiples, de nombreuses mises en correspondance et renommages, à la création de bases fictives... La complexité des opérations fait que les établissements sont tentés de minimiser les liaisons entre les applications et de les effectuer le plus tard possible en ayant comme principal objectif la date de remontée, début octobre. Cette démarche ne convient plus. En effet, les saisies dans Sconet et Stsweb avaient, jusqu'à présent, pour principal objectif de remonter des informations administratives. Aujourd'hui la saisie de ces informations a un intérêt supplémentaire, celui d'alimenter le système d'information de l'établissement. Les usages pédagogiques de l'établissement en dépendent : comptes des usagers de l'ent, du réseau local, des téléservices, des espaces de stockage... Pour disposer des comptes dès la rentrée, il est donc indispensable que les applications Sconet, Stsweb et d'emploi du temps soient renseignées au plus tôt et mises à jour régulièrement. Ce document propose une démarche générale afin d'aider les établissements dans leurs opérations informatiques de préparation de rentrée. Il sera sans doute utile que le chef d'établissement présente cette démarche lors d'une réunion rassemblant les personnels concernés : proviseurs adjoints, secrétaires, administrateurs réseau Objectifs L'objectif est de permettre au maximum d'établissements de disposer de 90 % des comptes élèves et professeurs dès la rentrée, les élèves et professeurs étant rattachés à leurs classes et groupes. Pour atteindre cet objectif, il est indispensable d'effectuer les opérations dans le bon ordre afin d'assurer la cohérence des informations entre les différentes applications. V7 Page 1 / 8

2 Guide pour les équipes de direction Schéma de principe pour la génération des comptes Fin mai Nomenclatures 1 StsWeb 2 Bascule d'année Juin Sconet nomenclatures 3 4 Sélection des nomenclatures Lancement du profilage StsWeb 5 Vérification divisions 6 Sconet 7 Saisie des élèves Juillet 8 8b Exports StsWeb Exports Sconet Logiciel Emploi Du Temps 9 Création des groupes Constitution des EDT 10 Transfert des données emploi du temps StsWeb 11 11b Exporter les structures Exporter les services Août Sconet 12 Peuplement des groupes Année scolaire Annuaire ENT 13 Annuaire fédérateur OMICO Rectorat Établissement GIP RECIA Action requise Action automatisée V7 Page 2 / 8 16 Comptes locaux

3 2.2 Annexe au schéma de principe pour la génération des comptes Toutes les étapes peuvent être effectuées plusieurs fois (rejouées), suivant les besoins des établissements. Toutefois, il convient de rejouer ces opérations en respectant l'ordre des étapes. Deux exemples : si on travaille à la vérification des divisions (étape 5) et que l'on sélectionne une nouvelle nomenclature, il conviendra de relancer le profilage (étape 4) ; si on a importé des données de l'emploi du temps dans StsWeb (étape 10), et que l'on modifie par la suite des informations sur les groupes dans le logiciel d'emploi du temps (étape 9) par exemple en ajoutant un groupe supplémentaire, il faudra refaire l'étape 10 et cela autant de fois que nécessaire. Cela permet d'avancer dans le processus, même si tout n'est pas totalement calé à une étape donnée. Les dates figurant sur le schéma joint sont pour la plupart indicatives et sont à adapter à chaque établissement. Toutefois l'étape 1 est réalisée fin mai/ début juin et la première exécution de l'étape 10 au plus tard fin août pour pouvoir bénéficier des comptes à la rentrée scolaire Envoi par la DOS3 des nomenclatures : Le rectorat (DOS 3) envoie les nomenclatures propres à l'établissement. Bascule d'année : L'établissement effectue la bascule d'année dans StsWeb. Il peut choisir de reconduire ou de ne pas reconduire sa structure pédagogique, en fonction de ce qui lui semble le plus rapide à réaliser (modification ou redéfinition complète). Concernant les groupes, si une situation complexe est héritée des années passées, il est préférable de ne pas les reconduire et de les gérer directement dans le logiciel d'emploi du temps (étape 9) Sélection des nomenclatures : Dans le module Nomenclatures de Sconet, l'établissement effectue la sélection des formations, la sélection des matières et, si besoin, la définition des matières ETP (Enseignement Technologique et Professionnel). La direction et le secrétariat travaillent en commun pour vérifier et valider les nomenclatures reçues de l'étape 1. Si des nomenclatures manquent, il convient de les demander à la DOS 3. Lancement du profilage : L'établissement lance le profilage, ce qui a pour effet de transmettre les nomenclatures dans StsWeb et d'initialiser la base élève. Vérification des divisions : L'établissement crée et/ou modifie ses divisions, les nomme à sa convenance en utilisant au maximum 5 caractères. Il est possible de saisir les groupes à cette étape, sans les peupler et en les rattachant à toutes les classes potentiellement concernées. Mais dans la mesure où l'établissement utilise un logiciel d'emploi du temps, il semble préférable que les groupes soient créés au moment de la confection de l'emploi du temps (étape 9). A cette étape, l'établissement ne connait pas forcément l'ensemble des divisions qui seront présentes le jour de la rentrée ; dans le doute ne pas hésiter à créer des divisions qui ne seront peut-être pas maintenues. Les ajustements pourront se faire plus tard. Mise à jour automatique de Sconet : Au fur et à mesure de la mise à jour de la structure (ajout/modification/suppression de division), celle-ci est automatiquement mise à jour dans la base élèves Sconet. Page 3 / 8

4 7 8 8b Saisie des élèves : L'établissement procède à l'inscription des nouveaux élèves et à la mise à jour des fiches élèves dans Sconet (inscription dans les divisions). Il est possible, à cette étape, de gérer les fratries. Exports StsWeb : Les enseignants, la structure en division et les nomenclatures matières sont importées depuis StsWeb. Il est très important de procéder à la «mise en correspondance» des données (voir pour le logiciel EDT la page 152 du manuel Pratique d'edt2009). Si deux établissements sont gérés dans le même logiciel d'emploi du temps, il convient d'importer d'abord l'établissement qui dispose de la structure la plus importante, puis d'effectuer une deuxième importation pour la seconde structure, en indiquant au logiciel d'emploi du temps qu'il s'agit d'une autre structure. Exports Sconet (option) : Cette étape optionnelle permet de récupérer les élèves dans le logiciel d'emploi du temps pour, par exemple, diffuser des emplois du temps nominatifs aux élèves. Élaboration de l'emploi du temps et création des groupes : Dans la pratique, il apparaît plus efficace de créer les groupes pédagogiques (ensemble d'élèves devant un enseignant) lors de la constitution de l'emploi du temps que de le faire en amont dans StsWeb. Il est avantageux de bien réfléchir à la dénomination des groupes dans le logiciel d'emploi du temps, surtout en ce qui concerne les libellés courts (sur 8 caractères) qui seront importés dans StsWeb à l'étape 10. Un bon travail de préparation évite les manipulations fastidieuses de mise en cohérence des nomenclatures. Il est recommandé de ne pas travailler dans le logiciel d'emploi du temps avant d'avoir effectué les étapes précédentes. 9 Les imports des étapes 8 et 8b préservent les données du logiciel d'emploi du temps ; en particulier les fiches décrivant les cours sont bien-sûr conservées. Le logiciel d'emploi du temps crée des regroupements d'élèves issus de «parties» de classes (sur la bases des options suivies). Leur nombre est important et, lors des remontées dans StsWeb, le logiciel d'emploi du temps crée arbitrairement des groupes au nom peu explicite (regroupement automatique des parties). Ceci pose de nombreux problèmes, par exemple lors de la distribution des emplois du temps ou de l'utilisation des groupes dans les applications pédagogiques. Pour pallier ces inconvénients, l'idéal est de créer soi-même, dans le logiciel d'emploi du temps, les groupes contenant ces «parties» de classes et de les nommer (sur 8 caractères) de manière à pouvoir les identifier aisément, notamment lorsqu'ils seront importés dans StsWeb. Le travail qui suivra s'en trouvera grandement facilité. Page 4 / 8

5 Transfert des données emploi du temps : Cette étape clef doit être lancée une première fois fin août afin de permettre la création des comptes ENT et des comptes locaux pour la rentrée. Il est normal que certaines informations ne soient pas définitives, cela ne doit pas être un frein à effectuer cette première remontée dès que possible. A cette étape, le système d'information académique n'a besoin de connaître que les associations enseignant/classe et enseignant/groupe (au fur et à mesure de leur connaissance) ; il n'est pas nécessaire que l'emploi du temps concret (grille horaire et salles de cours) soit complètement réalisé pour effectuer l'opération d'export, autrement dit, il n'est pas nécessaire d'avoir procédé au placement des cours. Lorsque l'emploi du temps est mis à jour, fin août et en septembre il faut penser à rejouer les étapes 10 et 11 afin que le SI académique soit cohérent avec les nouvelles informations. 10 Début octobre, il faudra une nouvelle fois lancer l'étape 10 afin d'effectuer, comme les années précédentes, la remontée administrative des services. Lors de l'opération d'export depuis le logiciel d'emploi du temps, si l'établissement gère deux structures, il convient d'exporter chacune d'elles à la suite pour les importer dans StsWeb. Lors de l'opération d'export depuis le logiciel d'emploi du temps, l'établissement peut sélectionner des cours qu'il ne faut pas exporter. Ainsi, par exemple, des cours qui sont affectés à un enseignant vacataire pourront ne pas être exportés. De même les cours d'une structure hors Éducation Nationale (par exemple un CFA géré par l'établissement) pourront être exclues de l'export. Ceci évite de créer une base emploi du temps spécifiques pour les transferts d'informations vers StsWeb (voir pour le logiciel EDT la page 153 du manuel Pratique d'edt2009). Il est donc possible de garder la souplesse du logiciel d'emploi du temps pour ce qui est du partage des ressources entre différentes structures tout en permettant un transfert efficace des données emploi du temps dans StsWeb b 12 Export des structures : Dans le cas d'une remontée des emplois du temps dans StsWeb, les groupes générés par l'emploi du temps sont automatiquement créés. Afin de les rendre disponibles dans la base élèves Sconet, il convient de procéder à l'exportation de la structure (dans le menu «Exports» de StsWeb). Export des services (option) : Il est indispensable de réaliser l'exportation des services si vous utilisez Sconet Notes et/ou Sconet Absences. Peuplement des groupes : Affecter les élèves dans les groupes est une opération de saisie qui peut être effectuée en masse («Affectations Division/Groupe»). Le traitement de masse est beaucoup plus efficace que le traitement des fiches élèves une à une. Lors du traitement de masse, on sélectionne les élèves à inscrire dans un groupe donné à partir de leurs options (d'où l'importance de pouvoir identifier facilement les groupes à partir de leur libellé court sur 8 caractères). Cette étape de peuplement des groupes dans Sconet base élèves est indispensable pour obtenir un fonctionnement correct d'outils de base de l'ent comme le cahier de texte ou encore le partage des devoirs sur le réseau local de l'établissement. Page 5 / 8

6 Alimentation automatique de l'annuaire fédérateur : Les données contenues dans les différentes bases du système d'information académique sont remontées dans l'annuaire académique fédérateur (AAF) toutes les nuits. Alimentation automatique de l'annuaire ENT : Les données contenues dans l'annuaire fédérateur sont exploitées par l'ent toutes les nuits. Exploitation de l'annuaire fédérateur par OMICO : Les données contenues dans l'annuaire fédérateur sont exploitées par l'application OMICO toutes les nuits. Génération des comptes locaux : OMICO permet la génération des comptes réseaux locaux pour les enseignants et les élèves. La procédure sera identique à celle de l'an passé : les manipulations nécessaires à l'obtention des comptes locaux restent semi-automatisés (des phases de contrôle et de validation sont requises). Toutes les manipulations dans OMICO doivent avoir été réalisées (imports LDAP, mise en place des éventuels fichiers complémentaires, génération des fichiers de correspondance des niveaux, corrélation manuelle des comptes restant...) 16 Les traitement se faisant la nuit, pour avoir les comptes le jours de la rentrée, il faut au minimum que la demande de création de comptes soit validée la veille par l'administrateur. Jusqu'à 3 ou 4 jours de travail peuvent être nécessaires à l'administrateur réseau pour effectuer les opérations qui suivent la génération des comptes, en fonction de la complexité des sites : édition et distribution des listes, publipostage (parfois en collaboration avec le secrétariat de l'établissement),... Omico est utilisable à tout moment et de partout. Les administrateurs des établissements peuvent avancer les travaux d'été : imports, préparation des fichiers complémentaires, normalisation des comptes, des libellés,... Cela permettra d'envisager la rentrée OMICO de manière plus sereine Pour plus de détails sur cette étape, voir la partie 3 de ce document spécialement destinée aux administrateurs. 2.3 Assistance Pour les questions spécifiques au logiciel d'emploi du temps, il convient de contacter l'éditeur du produit. En cas de difficulté survenant au cours des étapes 1 à 12, vous ne devez pas solliciter le dispositif O-T assistance mais vous pouvez déposer à tout moment une demande d'assistance auprès du CATEL à l'adresse suivante : Les étapes 13 à 15 sont automatisées et ne nécessitent pas d'intervention de l'établissement. En cas de difficulté concernant l'étape 16, alors que les données de l'annuaire fédérateur semblent cohérentes, il conviendra de contacter le service de télégestion du GIP RECIA (support@giprecia.fr ou ). Page 6 / 8

7 3 Guide pour l'administrateur réseau 3.1- Présentation de la bascule des comptes La procédure de bascule de rentrée s'achève par la génération des comptes d'établissement. Pour réaliser la génération des comptes de la rentrée 2009, un outil développé par le GIP (OMICO) a été mis en œuvre. Cet outil, qui sera utilisé à nouveau pour la prochaine rentrée, a été enrichi de certaines améliorations techniques afin que la génération des comptes se fasse dans de meilleures conditions. Le principal problème rencontré, l'an dernier, lors de la génération des comptes a été la non-disponibilité, début septembre, des données concernant les services des professeurs (association professeurs-classes et professeursgroupes). En urgence, une solution de dépannage a été mise en place, décomposant la migration en deux phases : une phase de création des comptes pour les nouveaux élèves et les nouveaux professeurs (phase 1), une phase de migration des comptes, déclenchable dès que les informations de services étaient disponibles (phase 2). De mars à mai 2010, une procédure a été élaborée et validée par plusieurs équipes de direction d'établissements afin que les travaux de préparation des emplois prennent en compte en amont la notion de groupes liant les élèves et les professeurs (voir chapitre 2 du présent document). L'application de cette procédure par les responsables en charge des emplois du temps permettra de disposer fin août des informations de services nécessaires à une injection correcte et rapide des comptes Travail préparatoire Comme indiqué dans la partie 2 de ce document, les informations concernant les comptes 2010/2011 ne seront mises à disposition dans OMICO que fin août, une fois la bascule de rentrée réalisée dans les applications administratives et les exports réalisés. Par contre, il est possible (et d'ailleurs fortement conseillé) de préparer cette migration dès à présent. En effet, le CATEL fournit régulièrement (2 fois par semaine) au GIP RECIA, des extractions des professeurs et des élèves pour l'ensemble des établissements. Ces extractions concernent bien entendu l'année en cours (2009 / 2010). Il est donc possible d'effectuer les traitements d'import d'annuaire et de corrélation dès à présent, afin de rapprocher les comptes créés manuellement dans l'annuaire de l'établissement des données saisies dans SCONET/STS tout au long de l'année. Faire ce travail en cette fin de l'année scolaire présente de nombreux avantages : de se (re)familiariser avec OMICO d'avoir une idée précise de l'état de l'annuaire d'établissement de valider le fonctionnement des procédures de migration au plus tôt (notamment la réinjection de l'annuaire) d'exploiter une période en général plus calme pour travailler sur l'annuaire de minimiser le travail à effectuer fin août. L'import des données, la fourniture des fichiers de correspondance de classe, des fichiers complémentaires et la corrélation peuvent être fait n'importe quand, et autant de fois que désiré par l'administrateur, car ces opérations ne provoquent aucune modification sur les sites (du moins tant que la phase 2 n'est pas demandée). Le lancement de la «phase 2» en fin de traitement est déconseillé tant que l'on est en phase d'examens. Par contre, il est fortement conseillé de lancer une phase 2 vers la fin d'année scolaire, lorsque le réseau n'est plus beaucoup sollicité, afin de contrôler que la phase de re-génération de l'annuaire se passe correctement. Ainsi, tout sera prêt pour une injection des comptes en août dans des conditions optimales. Page 7 / 8

8 3.3 Travail à effectuer fin août En supposant que le travail préparatoire a été effectué en juin/juillet, le travail fin août sera grandement simplifié. Lorsque les données seront mises à disposition par le CATEL via l annuaire fédérateur, fin août, la manipulation consistera en : un import des données associé à une éventuelle corrélation manuelle des exceptions restantes une génération et un téléchargement du fichier de correspondances de classes (les classes ayant forcement changé avec l'import de la nouvelle année) Dès lors, il sera possible de récupérer la liste des comptes pour préparer leur distribution aux utilisateurs à la rentrée, et lancer la génération des comptes (le traitement se faisant la nuit, il faut prévoir 24 h de délai) 3.4 phase 1 / phase 2 Les deux phases sont conservées, afin de permettre de gérer au mieux la période de rentrée avec l alternative suivante : soit l'établissement dispose de toutes les informations nécessaires (services professeurs complets, classes complètes) et il faut passer directement la phase 2 soit l'administrateur décide de patienter que les classes et/ou les services soient stabilisés et il convient de seulement lancer la phase 1. Chaque phase peut être lancée autant de fois que nécessaire, mais en général, lorsque la phase 2 est passée, il n'y a plus de raison de relancer une phase Les fichiers complémentaires Comme l'an dernier, la gestion des exceptions par fichiers complémentaires est possible. Cela permet, par exemple, de gérer les comptes créés pour des besoins spécifiques, et qui ne sont pas fournis par les extractions du CATEL, ou de corriger à la marge des informations sur les services. La mise en œuvre de ces fichiers a été améliorée, et OMICO est à présent capable de pré-remplir un fichier complémentaire à partir d'informations disponibles dans l'annuaire de l'établissement, soit pour les professeurs, soit pour les élèves. Cette fonctionnalité devrait permettre de gagner du temps, et de limiter les erreurs de saisie. 3.6 Références utiles et informations complémentaires : Lorsque que vous vous connectez à l'application Omico, un écran récapitulatif «Etat de la migration» apparaît. Cet écran contient de nombreuses informations et sera encore enrichi pour la rentrée. Vous pourrez grâce à ces outils statistiques obtenir de nombreuses informations sur l'état actuel de la migration et notamment sur les données provenant du CATEL (connaître par exemple le nombre d'élèves, de professeurs, repérer les professeurs sans services, les élèves sans classe...). Les administrateurs peuvent contacter la télégestion (support@giprecia.fr ou ) pour toute information complémentaire sur la mise en oeuvre d'omico. OMICO est disponible à l'adresse suivante : et à la documentation à l'adresse : Note : La documentation va être reprise et corrigée dans les deux mois à venir, afin qu'elle soit plus abordable sans modifier le contenu sur le fond. Page 8 / 8