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1 06 BP 9882 Ouagadougou 06 Burkina Faso Tel : (226) Fax : (226) E mail : fato@fatoafrique.org Site Web : FEDERATION AFRICAINE DES TECHNICIENS ORTHOPROTHESISTES CAHIER DES CHARGES A destination des pays candidats pour l organisation du VIII ème Congrès International de la FATO en

2 1. Introduction La Fédération Africaine des Techniciens Orthoprothésistes (FATO) cherche à recevoir des offres des associations nationales intéressées pour accueillir le VIII ème Congrès International de la FATO en Le VIII ème Congrès International de la FATO devra se tenir entre les mois de mars et juillet A travers l organisation de ses congrès, la FATO vise à stimuler, promouvoir une approche de réadaptation multidisciplinaire. Le Congrès International de la FATO est un événement qui se veut un lieu d échange et de discussions entre professionnels de la réadaptation afin d améliorer la qualité des services et afin de trouver des solutions pérennes aux obstacles dont font face les personnes handicapées pour accéder aux services. Les congrès de la FATO visent aussi à consolider le rôle fédérateur de la FATO afin de consolider le secteur de la réadaptation en Afrique. Tous les acteurs de la réadaptation intervenant en Afrique et dans le monde peuvent participer au congrès de la FATO. En Afrique, la FATO privilégie, la participation des pays par des équipes pluridisciplinaires (professionnels de la réadaptation, décideurs, organisations de personnes handicapées, orthoprothésistes, kinésithérapeutes, médecins de rééducation, chirurgiens orthopédistes, gestionnaires, etc.), représentants des ministères de la santé, des affaires sociales, de la fonction publique et de l enseignement supérieur, organisations de personnes handicapées, les représentants des institutions sous régionales et régionales, les représentants des partenaires institutionnels et bailleurs de fonds. Sont principalement invités les partenaires techniques et financiers, les exposants, les organisations de professionnels, les étudiants. Le nombre de participants par pays n'est pas limité, cependant, il est fortement souhaitable ou encouragé qu il y est une plus grande participation du pays hôte. Pour ce faire, la FATO accorde des facilités aux participants du pays hôte. Tous les pays d Afrique membres de la FATO peuvent présenter un dossier de candidature pour être le prochain organisateur du congrès. Pour cela, il faut envoyer sa candidature au Secrétariat de la FATO en respectant les délais mentionnés dans la section 3. Néanmoins, il faut que le pays d accueil soit en capacité de répondre à tous les critères exigés par la FATO, en terme de ressources humaines et financières, logistiques, qualité d accueil, etc. Il faut également que des accords soient préalablement réalisés entre le gouvernement du pays afin que ce dernier puisse participer financièrement à l organisation du congrès. De plus il faut que l association nationale soit totalement engagée pour organiser le congrès et qu elle soit composée d un président et d une équipe organisatrice. Finalement, il faut que le contexte politique du pays permette l entrée des tous les participants, quel que soit leur pays d origine et que le congrès se déroule en toute sécurité. 2. Processus d appel d offres I. La section 3 de ce document précise la date limite à laquelle la FATO devra recevoir les dossiers complets de candidature des associations nationales (voir section 5 pour les détails). II. Le Bureau Fédéral de la FATO examinera les dossiers de candidatures reçus des associations nationales intéressées. III. Une visite par des représentants de la FATO sera organisée afin de permettre aux associations nationales de présenter leurs propositions. Tous les coûts des visites devront être la charge des associations nationales et devront inclure le coût pour 2 personnes (billets aller retour, hébergement et repas). IV. Après les visites, Le Bureau Fédéral de la FATO fera la sélection parmi les propositions. V. Seules les associations nationales peuvent présenter des offres pour l organisation du Congrès de la FATO 3. Délais dans le processus d appel d offres 20 avril 2015 Invitation aux associations nationales pour l organisation du VIII ème Congrès International 15 juin 2015 Date limite pour réception par le Secrétariat de la FATO des dossiers de candidatures 15 juillet 2015 Sélection par le Bureau Fédéral de l association nationale organisatrice du VIII ème 2

3 Congrès International 4. Organisation du Congrès Responsabilités du Comité International de la FATO (CIF) La FATO a la responsabilité de superviser l'organisation générale du Congrès International. Ils fixent les dates et le lieu du Congrès le plus tôt possible pour s'assurer qu'il n'y ait pas de conflit avec d'autres réunions en Afrique ou ailleurs dans le monde pouvant affecter la présence de certains des participants potentiels et / ou organismes de soutien. La FATO gère toutes les activités au niveau international et régional et informe le Comité National d Organisation sur les questions suivantes: Les relations internationales, Le lancement des invitations et leur suivi, Gère les relations avec les partenaires financiers et techniques, le comité scientifique, les associations nationales membres de la FATO, les transports internationaux, les frais, l inscription des participants et exposants. Informe régulièrement le Comité National sur l avancement des relations avec les partenaires et la recherche de fonds. Nomme un représentant qui servira de relais avec le Comité National d Organisation Valide les questions soumises par le Comité National d Organisation concernant l organisation du congrès Transmet toutes les demandes des partenaires au niveau national au Comité National d Organisation Nomme un représentant qui servira de relais avec le Comité Scientifique. Nomme le Président du Comité Scientifique et les membres du comité scientifique central Valide le programme scientifique propose par le Comité Scientifique Le Comité National d Organisation (CNO) Le Comité National d Organisation a la responsabilité de superviser l organisation du congrès au niveau national, en étroite collaboration avec le CIF et le Comité Scientifique. Le Comité National d Organisation gère toutes les activités au niveau national. Prend toutes les décisions concernant la préparation, l organisation du congrès après avoir informé le Comité International de la FATO: Assure la liaison, au niveau national, entre le gouvernement, les partenaires financiers et techniques, afin de faciliter la participation du gouvernement, les visas, les exonérations, les importations temporaires de matériel pour les fabricants, les invitations pour les participants, les cérémonies d ouverture et de clôture, l hébergement, la restauration, le transport interne et les invitations internationales pour les personnes ayant définitivement confirmé leur participation. Transmets toutes les demandes des partenaires internationaux au Comité International de la FATO pour faciliter la coordination. Nomme un représentant pour assurer la liaison avec le comité scientifique. Le Comité Scientifique(CS) Le Comité scientifique a la responsabilité d élaborer et gérer le programme scientifique du congrès, en étroite coordination avec le CI FATO et avec le Comité national d'organisation. Le Comité Scientifique : Prépare et planifie le programme Scientifique; Informe le CIF des plans et demande sa contribution et approbation; Assure la liaison avec les orateurs; Exécute tous les aspects du programme pendant le Congrès; Informe le Comité National d Organisation des exigences du programme: salles (Plénière, nombre de salles de réunion/ bureau et quand elles sont nécessaires), Equipment audiovisuel, Besoins d Interprétation, Equipement de bureau du SC. etc. Un accord sera signé entre le Comité International de la FATO et le Comité National d Organisation qui formalisera les responsabilités de chacun ainsi que les arrangements financiers. 3

4 5. Détails de l organisation congrès Le Congrès International de la FATO se déroule sur une période de 5 jours (lundi à vendredi), mais nécessite l accès pour les organisateurs 2 jours avant le début du congrès et le lendemain du dernier jour du congrès, afin de permettre l installation des exposants et le démontage des exposants. De plus, les différents comités actifs dans l organisation du congrès, devront avoir accès au site du congrès deux jours avant le début de celui ci. L organisation générale du congrès se déroule ainsi : Samedi Dimanche Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Début de l installation des exposants Réunions des différents comités Finalisation de l installation des exposants (le matin) Réunions des différents comités Début des inscriptions Cérémonie d ouverture (fin d après midi) Inscriptions Début des séances plénières Ouverture des séances de présentation des posters Ouverture du hall des exposants Inscriptions Séances plénières Séances de présentation des posters Accès à la halle des exposants Pas de séances plénières Assemblée Générale de la FATO (première partie de la matinée) Ateliers techniques et/ou thématiques Accès à la halle des exposants Soirée de Gala Séances plénières Séances de présentation des posters Accès à la halle des exposants Séances plénières Séances de présentation des posters Accès au hall des exposants Cérémonie de clôture (après la pause café) Début démontage des exposants Finalisation du démontage des exposants Pour faciliter le processus d'inscription, l inscription officielle commence le dimanche. Tous les documents doivent être réunis dès le samedi et les sacs emballés la même journée. Les sacs du congrès doivent inclure : Badges (comité national en relation avec secrétariat FATO); Les noms saisis doivent être assez grand à lire; Programme; Formulaire d évaluation du congrès; Documents FATO; Documents National; Information locale /cartes/restaurants etc.; Bloc notes et stylo; Tout autre document important. 6. Exigences minimum pour la sélection du pays hôte et du site de congrès Le pays qui décide d organiser le prochain congrès se doit de négocier préalablement avec son gouvernement, son apport financier à l organisation du congrès. Le montant de l apport financier n est pas fixe, mais l engagement du gouvernement sera un facteur de prise de décision. Le contrat fixé entre le gouvernement et le comité national d organisation doit être fiable et envoyé avec la candidature. 4

5 Il est de la responsabilité du Comité National d Organisation de prendre contact avec le service d immigration du pays afin de faciliter l obtention du visa des futurs participants. Pour ce faire, un mail sera envoyé aux participants, et grâce à l envoi d une photocopie de tous les passeports des participants, l entrée au pays sera réalisée plus rapidement. Pays hôte et hôtels Un aéroport international à proximité de la ville 300 chambres d'hôtel à proximité du site du congrès, dans une gamme de catégories et de budgets, Une disponibilité suffisante de vols directs en provenance d'autres régions du monde Facilité d'immigration (obligation de visa) et les procédures douanières. Site du congrès Disponibilité d'un lieu de réunion approprié pour sept jours Une salle plénière d'une capacité de 400 participants minimum, style théâtre 3 salles de réunion parallèles avec des capacités de 20 à 30 personnes 3 salles pour les bureaux du Comité International, du Comité National d Organisation et pour le Comité Scientifique Accès Wi Fi dans tout le site (salle plénière, salles de réunions parallèles, salles de réunion des comités, halle des exposants, espace commun, etc.) Hall d accueil permettant l enregistrement des participants Espace d'exposition commerciale d'au moins 150m2 Espace de restauration (pause café et déjeuner) L'espace pour au moins 40 posters à afficher Conformité aux exigences d'accessibilité pour les personnes à mobilité réduite sur tout le site Dans les bureaux des comités (CIF, CNO et CS), les équipements suivants sont nécessaires : Table de travail et chaises Un ordinateur et une imprimante (noir et blanc) En outre, l'équipement suivant doit être disponible (pour être utilisé par tous les comités): Deux photocopieurs; Une imprimante (couleur); Un scanner. Comptoirs d information Il devrait y avoir un certain nombre de comptoirs visibles tenus en tout temps pour fournir des informations et aider les participants. Ils pourraient inclure: des informations sur la FATO, des informations touristiques et le comptoir Voyage (Voyage Aéroport, etc.) Il doit y avoir une possibilité d accès facile, rapide, entre les hôtels ainsi que le congrès. Accessibilité Tant le lieu du Congrès que les hôtels utilisés doivent être entièrement accessibles aux personnes handicapées et /ou fauteuils roulants. Il s agit de: L entrée; Au lieu du congrès; Aux salles de Conférence; Au podium; Aux toilettes; A l exposition; Aux zones de rafraîchissement; Capacité de se rendre sur le lieu et aux hôtels; Les chambres d Hôtel entièrement accessibles aux fauteuils roulants y compris les toilettes. L aide aux personnes handicapées doit être fournie par les organisateurs du lieu du congrès. Le personnel du lieu et de l'hôtel doit être sur place pour aider les personnes handicapées selon les besoins, par exemple lors 5

6 des pauses et le déjeuner. Si le lieu du Congrès est dans un hôtel, il peut être préférable de loger tous les utilisateurs de fauteuils roulants sur place pour la commodité du voyage. Des transports adaptés doivent être mis en place entre l hôtel et le lieu du congrès peuvent être mis en place. 6

7 Ressources informatiques nécessaires : Dans la salle plénière : Le congrès se déroulant simultanément en Français et en Anglais, il est nécessaire de : Prévoir des espaces fermés pour les traducteurs Prévoir des équipements auditifs pour tous les participants Prévoir deux écrans de projection Prévoir un écran / ordinateur sur le podium afin que l orateur n'ait pas à regarder par dessus son épaule tout le temps, mais fait face au public. Prévoir un écran / ordinateur sur le bureau du Président de session afin qu'il / elle ne regarde pas sur son épaule tout le temps, mais fait face au public. Il devrait y avoir un micro cravate disponible pour les orateurs en plus d'un microphone fixe Il devrait avoir au moins deux microphones, dans la salle plénière, réservés aux questions de l'auditoire. Tout le câblage pour la projection et les microphones et le matériel d'interprétation doivent être correctement protégés et scellés. Un support technique pour résoudre tout problème informatique doit être disponible, à tout moment, dans la salle plénière. Une cloche bruyante ou système de sonorisation pour annoncer le début des sessions serait souhaitable. Le soutien de la commission locale d'organisation comme huissier est souhaitable. Visionnage des équipements pour les présentateurs : Un ordinateur doit être disponible de sorte que chaque orateur et le CS puissent y avoir accès pour vérifier que les PPTs ont été correctement chargés pour la projection. 7. Détails du dossier à présenter au Secrétariat de la FATO 1) Lettre d introduction / motivation La lettre d introduction / motivation doit inclure une explication des raisons et de la motivation. Le nom d'une ville et le lieu proposé devrait également être inclus, avec les dates disponibles. La lettre d introduction / motivation doit mentionner les soutiens nationaux à l organisation du congrès 2) Dates proposées pour la tenue du congrès Les dates proposées pour la tenue du congrès doivent être clairement indiquées. 3) Une brève description de l'état du secteur de la réadaptation dans le pays hôte. Informations concernant la taille et de l'histoire de l association nationale, ainsi que le statut des professions de la réadaptation, de la démographie et de la situation des personnes ayant besoin de service de réadaptation dans le pays, du nombre de professionnels dans le pays, etc. 4) Lettres de soutien Le dossier de candidature doit contenir des lettres de soutien des autorités nationales et locales qui s engagent à soutenir l organisation du congrès. 5) Une brève description de la ville hôte proposé La description doit inclure la taille, de la population et de l'expérience précédente avec les conventions de manutention et tous autres éléments qui seraient d'intérêt. 6) Références Une vue d'ensemble de réunions et congrès internationaux de taille et de portée similaire, organisées dans la ville, y compris les références et les coordonnées. 7) Accès Détails d'accès pour les voyageurs internationaux (c. compagnies aériennes desservant la ville, la distance de l'aéroport à la ville, la fréquence des vols des principales destinations africaines) doivent être décrits avec un aperçu du coût des vols vers les principales destinations africaines, etc. 7

8 8) Transports Informations sur les transports disponibles ou en place entre les hôtels et le lieu de la conférence devrait être fournie. 9) Nom et description du lieu spécifique proposé pour la tenue du congrès, y compris: Son emplacement Ses coordonnées Les coûts Le nombre et la taille des salles de réunion Les plans d'étage de toutes les salles de réunion Le plan de la halle des exposants Les installations pour le déjeuner, les pauses, et la réception de bienvenue Les détails sur les services audiovisuels L'accès pour les personnes à mobilité réduite 10) Description de l'hébergement en hôtel dans ou à proximité du site du congrès Le prix indicatif devrait être fourni pour chaque hôtel, y compris le petit déjeuner et les taxes. Le nombre de chambres disponibles dans chaque hôtel doivent être fournies et la catégorie (nombre d'étoiles). Une gamme d'hébergement devrait être disponible 3 5 étoiles et la disponibilité d hébergement économique devrait également être décrite. Les distances entre les hôtels et le site du congrès devraient être fournies avec une carte montrant les emplacements. 11) Gestion des réservations d hôtels 12) Diner de Gala Le lieu choisi pour le diner de gala doit être décrit, tout comme le coût approximatif, le menu proposé, ainsi que les activités proposées pour la soirée. 13) Désignation et description du Comité National d Organisation L information doit comprendre leurs noms, leurs professions, etc. 14) Budget Un budget complet pour l organisation du congrès doit être soumis lors du dépôt du dossier de candidature. Le budget doit comprendre tous les coûts liés à l organisation du congrès en excluant le coût d hébergement et le coût des transports internationaux. Le budget doit comprendre : Le coût de la réservation du site du congrès Le coût pour la traduction simultanée Le coût pour les pauses café et le déjeuner Le coût des supports techniques (projecteurs, écrans, dispositifs auditifs pour la traduction, ordinateurs, photocopieurs, scanneur, etc.) Le coût de la soirée de gala Le coût des transports (hôtels site du congrès, hôtels lieu de la soirée de gala) Le coût des fournitures de bureau (papier, etc.) Le coût des sacs du congrès (incluant les items qui y sont insérés) Le coût de l imprimerie pour le programme du congrès Tous autres coûts directement liés à l organisation du congrès Le Bureau Fédéral de la FATO sera responsable de déterminer le prix de l inscription au congrès. 8. Contacts Contacts : FATO, Président : Mr. NIANG Masse Adresse : 06 BP 9882 Ouagadougou 06 Burkina Faso Tél : (226) ; Fax : (226) Mobile : (00228)

9 E Mail : fato@fatoafrique.org; ou masseniang@yahoo.fr ou masse.niang@gmail.com Site Web : 9. Historique des congrès FATO L organisation régulière de congrès tous les deux ans répond à une préoccupation commune des associations de professionnels de la réadaptation, des organisations de personnes handicapées, des partenaires techniques et financiers et d une exigence de s inscrire dans une approche droit dans le cadre de la convention internationale sur les droits des personnes handicapées et des recommandations du Rapport Mondial sur le Handicap publié conjointement par la Banque Mondiale et l'oms au mois de juin Les congrès de la FATO se sont déroulés dans les pays suivants : Niamey (Niger) en 2002 sur la thématique "Les amputations et les composants y afférents." regroupant une quarantaine de participants. Lomé (Togo) en 2004 sur la thématique "La poliomyélite et les composants y afférents.", regroupant une soixantaine de participants. Sally (Sénégal) en 2005 sur la problématique "La formation des équipes de consultation orthopédique sur les outils de gestion dans le cadre d une meilleure pérennité des structures et d une équité des soins." regroupant environ 80 participants. Kigali (Rwanda) en 2007 sur la problématique "Comment doter les pays africains de professionnels suffisants pour faire face aux besoins en réadaptation des personnes handicapées.", environ 212 participants Hammamet (Tunisie) en 2009 sur la problématique «Handicap et Technologies. Analyse de la situation et développement approprié dans les pays africains, regroupant 250 participants. Arusha en Tanzanie et 2011 sur le thème : " Comment faciliter le droit d accès aux soins d appareillage et de rééducation fonctionnelle de qualité pour les personnes handicapées", regroupant environ 400 participants venants de plus de 40 pays. Yamoussoukro (Côte d Ivoire) sur le thème : Surmonter les obstacles au développement de la réadaptation: Bonnes pratiques pour les plans nationaux, regroupant environ 300 participants de 40 pays Ces congrès ont permis à la FATO d'asseoir sa légitimité en Afrique auprès des acteurs de la réadaptation notamment auprès des différents gouvernements et organisations régionales africaines et internationales. 9