MS Project 2013 AIDE A LA PLANIFICATION OLIVIER DEHECQ

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1 2016 MS Project 2013 AIDE A LA PLANIFICATION OLIVIER DEHECQ

2 Table des matières 1 Rappels sur la notion de projet Projet piloté par les tâches Projet piloté par les ressources Olivier DEHECQ 2

3 1 Rappels sur la notion de projet 1.1 Définition et caractéristiques d un projet Plan de communication (comité de pilotage, réunion) défini au début du projet Objectifs : Qualité (tests) / Objectifs (produit, cahier des charges), Délais (date de début, date de fin), Couts (fonction des ressources et des moyens) Analyse de risques (réponse aux risques : plan de formation, prestataire externe) à refaire à chaque prise de décision. Définition : Les équipes d un projet Un projet est un effort unique, mettant en œuvre des moyens (humains, matériels ou services) pour atteindre un objectif défini, dans les délais fixés Caractéristiques d un projet : Attention aux : délais incompressibles, nombre d acteurs (10% du projet est utilisé à la communication), changements de stratégie globale, besoins des clients qui évoluent (processus d acceptation des changements : formaliser, analyse/chiffrage, comité de pilotage si > 10JH-1). Olivier DEHECQ 3

4 Les deux composantes principales : Organisation et méthode Communication et relationnel (faire un effort) 1.2 Rôle de MS Project Microsoft Project est un logiciel d aide à la planification. Détermine le délai en fonction des taches et des ressources. Permet des synthèses visuelles Ce que fait Microsoft Project : Calcul des dates de début et de fin pour les taches Calcul de la date prévisionnelle de fin (ou de début) de projet Calcul de la durée totale du projet Mise en évidence des tâches «critiques» (chemin critique, impacte la date de fin du projet) y affecter les techniciens expérimentés Ce que ne fait pas Microsoft Project : Dresser la liste des tâches et jalons o Avancement : nombre de jalons franchis réel / prévisionnel Déterminer l enchainement des tâches Estimer la durée de chaque tâche Diagramme de GANTT / Diagramme de PERT : GANTT : positionné sur un calendrier PERT : organigramme des tâches (dans Microsoft Project) Olivier DEHECQ 4

5 1.2.1 Planifier un projet Dresser la liste des tâches et des jalons : Ne pas TROP faire de tâches sous peine de se sentir trop materné et d ajouter trop de suivi pour le chef de projet Il en faut quand même : aide à estimer la durée du projet Déterminer les relations entre les tâches : Tache achevée avant que la suivant ne débute (prédécesseur / successeur) Relation fin à début : B ne peut pas commencer tant que A n est pas terminé Relation début à début : B ne peut pas commencer tant que A n est pas commencé Relation de fin à fin : B ne peut pas se terminer tant que A n est pas terminé Relation début à fin : B ne peut pas se terminer tant que A n est pas commencé Estimer la durée de chaque date Attention à ne pas sous-estimer Dans le schéma suivant, [I] nécessite que [A] et [B] soient réalisés ; [L] nécessite que [G] et [E] soient réalisés et [D] nécessite que [B] et [K] soient réalisés. Méthode de PERT On organise ensuite son planning et on fait le diagramme de GANTT Durée : quantité de temps entre le DEBUT et la FIN d une tâche. La durée est fonction du rapport entre quantité de travail et ressources affectée. Si on augmente les ressources, on augmente la durée de pilotage Olivier DEHECQ 5

6 2 Projet piloté par les tâches Mode planning : On indique la date de début, Project calcule tout au plus tôt Mode rétro planning : On indique la date de fin, Project calcule tout au plus tard A faire dès le début : PROJET > informations sur le projet > prévision à partir de Définir les périodes ouvrées du projet Rentrer les tâches : attention au libellé. Ne pas saisir directement les dates début / date de fin (c est Project qui calcule cela) Rentrer la durée de chaque tâche (jours, minutes, heures, semaines, ms : mois) Jalon de durée non nulle : double clic > avancées > modifier la durée Définir une étape (une tâche) : En affichage de Gantt, nommer la tâche Faire un clic droit «planification manuelle» (la date est rentrée à la main) ou «planification automatique» (la date est calculée par Project) Définir la durée de la tâche : renseigner la colonne «Durée» ou clic-doit «informations» Pour définir la place de la tâche vis-à-vis des autres tâches, cliquer-glisser la ligne à l emplacement voulu Rentrer les liaisons en mode tableur : Exemple : 1;2 indique que la tâche ne peut être effectuée que si les tâches 1 et 2 sont terminées Exemple : 3DD (de début à début). FD (fin à début), FF (fin à fin), DF (début à fin) 2.1 Techniques de gestion de projets Modifier les types d affichage : AFFICHAGE > Afficher le diagramme de PERT : FORMAT > Réseau de taches En rouge : chemin critique FORMAT > Mise en forme du diagramme et Mise en forme globale Affichage de la table prévision (clic droit en haut à gauche) en affichage Gantt : Olivier DEHECQ 6

7 Marge libre, marge totale Marge libre : marge à laquelle je peux déplacer une tâche sans impacter les autres Marge totale : marge à laquelle je peux déplacer une tâche sans impacter la date de fin de projet Contraintes et échéances : Sélectionner une tâche > Clic-droit > Informations > Onglet Avancés > Type de contrainte : Contraintes inflexibles : «Doit». Contrainte semi-flexibles : les autres Quand on crée une contrainte, on ajoute en + une remarque (pour éviter les bugs plus tard) : Sélectionner une tâche > Clic-droit > Notes (ou onglet «Remarques» des informations) Afficher le mode «utilisation» ou ajouter la colonne «Indicateurs» : ou Ajoute des icônes dans les infos sur la tâche (1ere colonne) Affichage des indicateurs d une tâche «Fin au plus tard le» est une échéance (et non pas une contrainte) Echéance : recalcule si modification des autres tâches mais place une alerte Contrainte : ne recalcule pas si modification des autres tâches Olivier DEHECQ 7

8 Un des intervenants n utilise pas le même calendrier que nous (bossent le samedi) : PROJET > Modifier les horaires de travail > Créer un nouveau calendrier Cliquer sur l onglet «Semaines de travail», bouton «Détails», Samedi, définir des horaires de travail spécifiques : 09h-12h et 14h-18h. Ok Double clic sur la tache > Onglet avancé > Calendrier : Affecter le calendrier voulu 2.2 Planifier un projet Latence entre 2 taches de planification d un projet Phases Notion de retard : infos sur la tache > onglet «Prédécesseurs» > colonne «Décalage» Exemple : entre la cuisson et la 1 ère couche d une poterie, il y a 6h d attente On peut aussi écrire : 3FD+6hé é : on résonne en temps universel, pas en h ouvrées Pour la tâche «cuisson», qui ne fonctionne pas non plus en heures ouvrées, on peut créer un nouveau calendrier ou mettre «é». A (10j) À 80% de la réalisation de A, début de B B On peut mettre B A-2j (fixe) ou B A-20%é (dépend de la durée de A) Olivier DEHECQ 8

9 Tâches répétitives Exemple : tous les matins, vérification du four (durée 5 minutes) TÂCHE > Tache > Tâche périodique Mise en évidence du chemin critique FORMAT > Tâches critiques ou AFFICHAGE > Diagramme de Gantt > Suivi Gantt FORMAT > Format > Barres et style Le chemin critique peut évoluer tout au long du projet Olivier DEHECQ 9

10 Vues particulières : D autres vues particulières : Fractionner la fenêtre AFFICHAGE > Détails (cocher) > Liste déroulante > Plus d affichages > Schéma des dépendances Créer une table personnalisée : AFFICHAGE > Tables > Plus de tables > Créer Nom : liaisons, visible dans le menu Colonnes : numéro cadré à droite largeur colonne4, nom cadré à gauche largeur 33, prédécesseur centré largeur 16, successeur centré largeur 13 Optimisation : On peut faire démarrer les taches critiques plus tôt C est le chemin critique qui conditionne la durée d un projet : il faut donc agir sur le chemin critique! On peut essayer de découper les tâches critiques en plusieurs taches élémentaires pour en faire commencer une plus tôt. Ne pas laisser de prédécesseur ou de successeur qui se rapporte à une phase (ensemble de tâches) On peut ensuite afficher le Gantt relatif aux marges : AFFICHAGE > Détails (cocher) > Liste déroulante > Plus d affichages > Gantt relatif aux marges Olivier DEHECQ 10

11 2.3 Suivi de projet Planification initiale PROJET > Définir le planning de référence > Définir le planning de référence Project peut enregistrer 10 planifications initiales (de référence) contenant les informations de : Date début et fin des tâches Informations relatives au travail (ressources) : pas dans la planification temporaire Informations relatives aux coûts : pas dans la planification temporaire Pour supprimer : PROJET > Définir le planning de référence > Effacer le planning de référence Afficher les infos enregistrées dans la planification initiale : AFFICHAGE > Tables > Planning de référence Suivi d avancement du projet But : anticiper un retard (ou une avancée) éventuel ; pouvoir avoir une action correctrice en cas de retard. Moyen de retour d informations : CRA : Compte Rendu d Activité : Quantitatif, systématique Pas de qualitatif Réunion d équipe : Qualitatif, on peut être plus réactif Plus difficile pour le quantitatif Entretien individuel : Suivi approfondi Plus difficile à mettre en place Il faut tout mettre en œuvre pour éviter les retards et prévoir les problèmes éventuels Olivier DEHECQ 11

12 PROJET > Informations sur le projet > Date actuelle (date où on fera l avancement sur le projet) FORMAT > Quadrillage > Quadrillage > Date du jour : la mettre dans une autre couleur pour que ça pète! PROJET > Mettre à jour le projet : Mettre à jour le projet Précis ou 0% 100% Les parties achevées ont une encoche dans la colonne «indicateur», et sur le diagramme de Gantt la tache a un trait noir représentant l état d avancement. Une tache dure plus longtemps que prévu : Exemple : 5 jours à la place de 3 jours. TACHE > Avancement conforme > Mettre à jour les tâches Modifier la durée réelle d une tâche Quand on va voir les équipes, on a besoin de savoir combien de temps ils ont passé sur la tâche, et si le temps alloué restant est suffisant. Olivier DEHECQ 12

13 Afficher le résultat des modifications : AFFICHAGE > Diagramme de Gantt > Suivit Gantt PROJET > Informations sur le projet AFFICHAGE > Tables > Suivi En cas de grève (ou de coupure) : Il faut avoir fait un suivi au moment de l arrêt de l activité PROJET > Mettre à jour le projet Marges du chemin critique : Mise à jour d un projet après un arrêt total FICHIER > Options > Options avancées > Options de calcul pour ce projet Définir la sensibilité du chemin critique Olivier DEHECQ 13

14 3 Projet piloté par les ressources Deux types de ressources Type travail : humain, matériel ayant un cout horaire/journalier Type matériel : tout ce qui est consommable (cout à l unité) AFFICHAGE > Tableau des ressources Pour pouvoir voir/modifier/ajouter des ressources Etiquette matériau : conditionnement du matériel (sachet, boite, etc.) Initiale : trigramme (doit être significatif) Capacité max : capacité max de la ressource sur le projet. Est-on à 100% dédié au projet? (50% : à mitemps sur le projet) Calendrier de base : calendrier affecté à cette ressource Affecter des jours de congés supplémentaires : Modifier une personne (double clic dessus) : Dans l onglet général, modifier les horaires de travail, ajouter une exception. Cliquer sur «Détails» pour indiquer si le jour est chômé ou si les horaires sont particuliers. On ajoute ensuite une remarque (dans l onglet Remarques) car cette modification n apparait pas sinon 3.1 Durée, charge, ressource Durée : intervalle de temps (date de début + date de fin). Exprimé en jours/semaines/mois Charge Travail : quantité de travail à fournir. Exprimée en jour.homme Ressource : homme/matériel CHARGE = DUREE RESSOURCE Microsoft Project connait la durée car on lui a indiqué (méthode de Gantt) Lors de la première affectation de ressources, Microsoft Project calcule la charge Exemple : Une tâche dure 2 jours ; j affecte 3 ressources sur cette tâche Microsoft Project définit une charge de 6J.h (jours d homme = nombre de jours pour 1 ressource à temps plein) MSProject considère ensuite cette charge comme CONSTANTE Lors de la deuxième affectation de ressources, Microsoft Project modifie la durée ON DIT QUE LA TACHE EST PILOTEE PAR L EFFORT. 3.2 Première affectation des ressources Double clic sur une tache, Onglet avancé Clic-droit > Informations > Onglet ressources ou clic droit > Liste des ressources du tableau des ressources, affecter (utiliser la touche [CTRL]) Dans la partie gauche on voit l évolution du travail (=charge), mais pas l évolution de la durée (sauf congés) Olivier DEHECQ 14

15 3.2.1 Définir des ressources faisant partie d un groupe, mais sans définir leur nom Il faut avant tout terminer d affecter les ressources. 1. Clic droit sur la tâche 2. Cliquer sur Affecter 200% (2 personnes à temps plein) 3.3 Ajustement des ressources Ajouter des ressources sans changer la durée, juste que la charge de travail qui a augmenté Ajouter des ressources pour diminuer la durée On s est trompé dans la première affectation et on veut corriger le tir Ajouter des ressources sans changer la durée, juste que la charge a augmenté ou On s est trompé dans la première affectation et on veut corriger le tir Double cliquer sur la tache > onglet avancé > Décocher pilotée par l effort Onglet ressources > ajouter une personne (exemple : Olivier Dehecq) La durée de la tâche n est pas modifiée Une icône information est apparue Olivier DEHECQ 15

16 3.3.2 Ajouter des ressources pour diminuer la durée Double cliquer sur la tache > onglet avancé > laisser coché pilotée par l effort Onglet ressources > ajouter une ressource (exemple : Vincy Lamour et Henry Randy) La durée de la tâche est modifiée Une icône information est apparue On peut aussi modifier le pourcentage Heures supplémentaire 1. Partie du haut : AFFICHAGE > Giagramme de Gantt 2. Partie du bas : AFFICHAGE > Détails > Formulaire tâche 3. Sur une des colonnes de la partie du bas > clic-droit > Travail Pour rattraper un retard (ne pas modifier la durée) : On a ajouté 2h à travail, on a aussi ajouté 2h supplémentaires Afficher les taches avec de heures supplémentaire : AFFICHAGE > filtres > taches/affectation avec heures supplémentaires. Afficher les heures par ressources : Affichage > Utilisation des taches Modifier l évolution de la charge de travail Une icône apparait dans la colonne «indicateurs» Olivier DEHECQ 16

17 Vues particulières : Fractionner la fenêtre Partie haute : utilisation des ressources Partie basse : Graphe des ressources Clic droit sur la partie basse On va afficher la disponibilité des ressources Penser à Outils > Organiser pour exporter les rapports, tables, etc. vers le disque pour les réutiliser Calculs de MS Project Double clic sur une tache > Avancée (en laissant «piloté par l effort») Modification de : Type de tâche Durée Capacité Travail Durée fixe Travail Travail Capacité Capacité fixe Travail Durée Durée Travail fixe Capacité Durée Durée Olivier DEHECQ 17

18 3.4 Résoudre les problèmes de sur utilisation Exemple : une personne affectée en même temps à plusieurs taches (et donc > à son maxi.) 1) PROJET > Définir le planning de référence > Définir le planning de référence 2) Afficher les taches > Clic droit > Onglet général > Priorité de la tâche Augmenter la priorité des tâches prioritaires, etc. 3) RESSOURCE > Options de nivellement Cliquer ensuite sur auditer maintenant 4) RESSOURCE > Niveler tout 5) Utiliser le Gantt suivi et constater que les ressources surutilisées ne le sont plus, et que les tâches ont été décalées 3.5 Suivi d avancement du projet Cliquer sur «TACHE > Avancement conforme» et remplir les champs l un après l autre. Incorporer des informations sur l avancement du projet Heures travaillées, pourcentage de tache réalisée Fractionner la fenêtre En haut (clic-droit en haut à gauche) : travail En bas (AFFICHAGE > Détails) : Tableau des ressources Le fait de modifier le nombre d heure travail réel modifie le pourcentage achevé en même temps que le pourcentage de tache achevée FICHIER > Options > Echéancier : le temps de tache réalisé n est pas fonction du temps de travail réel Olivier DEHECQ 18