CAHIER DES CHARGES. N de poste : 1044 Intitulé du poste dans l entité : Bibliothécaire-documentaliste assistant

Transcription

1 CAHIER DES CHARGES Guide d utilisation 1. Actualisation Etabli le : Par : Olivier Baumann Remplace la version du : Motif d actualisation : Mise à jour des cahiers des charges 2. Identification du poste Département : FORMATION, JEUNESSE ET CULTURE Service : Entité (division, secteur, établissement, office ) : Bibliothèque cantonale et universitaire N de poste : 1044 Intitulé du poste dans l entité : Bibliothécaire-documentaliste assistant N emploi-type : 6207 Libellé : Bibliothécaire-documentaliste assistant Chaîne : 171 Niveau : 5 3. Mission générale du poste (description succincte) 1. Assurer l'accueil, l'inscription et l 'orientation des usagers. 2. Gérer le prêt et le retour des documents et fournir d'autres prestations aux usagers. 3. Fournir des prestations complémentaires (back-office) ainsi que diverses tâches spécifiques. 4. Assurer le service (commandes, recherches et classement) en libre accès et en magasins fermés. 5. Veiller à sa propre formation continue. 4. Conduite : ETP directement subordonné-s Cf. Organigramme Non Oui : 5. Mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire Non Oui : par l'équipe du service du prêt Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

2 LIBERTÉ ET PATRIE Cahier des charges / Etat de Vaud 6. Missions et responsabilités 1. Assurer l'accueil, l'inscription et l 'orientation des usagers. 20% Accueillir, renseigner et orienter les usagers qui s'adressent au guichet du prêt, sur place ou à distance avec tact et coutoisie. Inscrire les nouveaux usagers, maintenir à jour et corriger les erreurs de la base de données des dossiers des lecteurs. Aider les usagers dans le suivi de leur dossier. Collaborer avec le service des renseignements (INFO+) de la BCUL site Unithèque pour l'aide à la recherche documentaire. Respecter les horaires d'ouverture/fermeture des guichets ainsi que le règlement et l'organisation du service du prêt. Veiller au respect du règlement et des directives de la BCUL par les usagers, gérer les situations conflictuelles avec certains usagers et faire intervenir les secours ou la sécurité en cas de besoin. 2. Gérer le prêt et le retour des documents et fournir d'autres prestations aux usagers. 30% Fournir aux usagers les documents qu'ils commandent ou réservent dans les délais prescrits, pour le prêt, la consultation ou le visionnement sur place. Traiter les commandes de Lucens pour les sites de la BCUL. Réceptionner les documents restitués par les usagers aux guichets et dans les espaces prévus pour les retours. Collaborer avec les responsables des collections pour les problèmes lors de prêts ou retours de documents. Vérifier l'état des ouvrages prêtés et restitués, signaler les retours en contestation et informer le/la responsable du prêt en cas de litiges. Pré-classer les documents restitués. Encaisser les émoluments perçus à la caisse ainsi que les divers produits en vente de la BCUL. Collaborer avec le service de la comptabilité en cas de contestation au guichet de frais facturés. Traiter les envois des autres sites de la BCUL à destination de l'unithèque. Mettre à disposition des autres sites les documents de l'unithèque dont ils ont fait la demande. Pré-classer aux arrières du prêt et aux magasins les documents et multimédias restitués par les usagers. Veiller au bon fonctionnement des équipements de la banque de prêt ainsi que ceux du back-office. Conseiller et assister les usagers qui le demandent lors de l'utilisation des équipements mis à leur disposition dans les espaces publics, vérifier le bon fonctionnement de ces équipements. Signaler immédiatement les pannes et/ou défectuosités constatées au responsable du service : bornes automatiques de prêts, démagnétiseurs, portiques antivol, lecteurs de DVD, magnétoscopes, photocopieuses/imprimantes, ordinateurs mis à disposition du public, éclairage des espaces publics ou autres problèmes signalés par les usagers. Informer immédiatement le responsable et la sécurité en cas de déclaration de vol ou de déprédation constatée. 3. Fournir des prestations complémentaires (back-office) ainsi que diverses tâches spécifiques. 30% Répondre aux différentes demandes des usagers par courriel ou par téléphone. Assurer le suivi des problèmes en suspens / litiges du service du prêt. Gérer le suivi des objets trouvés. Effectuer des travaux annexes et ponctuels confiés par le/la responsable du service du prêt ainsi que diverses tâches administratives (statistiques, anormalement en transit ). Participer activement à la formation et au suivi des apprentis, stagiaires, demandeurs d'emploi ou des nouveaux collaborateurs intégrés au service du prêt. Veiller à la bonne tenue du service en général (rangement, propreté, stock de papier et petit matériel). Signaler les pannes et les défectuosités au responsable du prêt. Surveiller l'état des stocks des imprimés, des sacs BCUL et veiller à ce qu'ils soient continuellement à la disposition du public. Collaborer avec les collègues des services de prêt des autres sites de la BCUL ainsi qu'avec le service des infrastructures pour la navette des documents qui circulent entre les sites de la BCUL. Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

3 4. Assurer le service (commandes, recherches et classement) en libre accès et en magasins fermés. 15% Rechercher et mettre à disposition aux endroits appropriés et dans les délais fixés les documents commandés par les usagers de la BCUL. Signaler aux responsables de collection les erreurs constatées dans les notices. Acheminer, pré-classer puis classer en compactus les documents restitués par les usagers internes ou externes en respectant la classification. S'assurer du respect des normes de stockage et PAC. Créer des métadonnées simples en exemplarisant des documents non catalogués en les rattachant aux notices bibliographiques. Collaborer avec les services Collac et CirDoc pour les désherbages. Participer aux travaux liés aux inventaires, révisions et mise en ordre des magasins. 5. Veiller à sa propre formation continue. 5% Veiller à maintenir son niveau de compétences en suivant activement les formations continues disponibles pour le service, notamment les formations liées à l'utilisation des nouvelles technologies de l'information.

4 LIBERTÉ ET PATRIE Cahier des charges / Etat de Vaud 7. Eventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire 8. Exigences requises 8.1. Formation de base Titre CFC d'assistant en information documentaire ou formation jugée équivalente Formation complémentaire Titre 8.3. Expérience professionnelle Domaine Domaine du livre (bibliothèque, librairie, centre de documentation) ou services publics. Nbre d années 3 ans ans 8.4. Connaissances et capacités particulières Domaine Maîtrise du logiciel de prêt ainsi que des outils bureautique usuels Aisance communicationnelle, notamment dans les contacts avec le public, estprit d'entraide et de collaboration, autonomie, capacité d'analyse et de sytnhèse, précision et dynamisme. Connaissance orale d'une langue étrangère (allemand ou anglais) 9. Astreintes particulières (travail de nuit, service de piquet, etc.) Horaires en fonction des besoins du service. 10. Signatures L autorité d engagement. Date : Nom et prénom : Signature : Le/la titulaire atteste avoir pris connaissance du présent cahier des charges. Date : Nom et prénom : Signature : Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

5 CAHIER DES CHARGES Le CAHIER DES CHARGES permet de définir le contenu du poste au travers de : la mission générale du poste ; la conduite ; le mode de remplacement prévu ; les missions et activités ; les tâches particulières attribuées au titulaire ; la formation requise ; l expérience souhaitée ; les connaissances et capacités particulières ; les astreintes particulières. Les responsabilités attribuées à un poste sont permanentes. Elles deviennent ainsi les élémentsclés de l entretien d appréciation, qu il s agisse de la maîtrise du poste ou des objectifs qui sont fixés d un commun accord sur cette base. Il appartient donc au/à la responsable direct-e, avec la participation du/de la titulaire, de s assurer : qu un cahier des charges du poste existe ; qu il décrive le poste tel qu il est dans la réalité ; qu il soit modifié et adapté en fonction de l évolution du poste et des changements dans l organisation de l entité. Par sa signature, l autorité d engagement valide la raison d être du poste au regard des missions de l entité, ainsi que le contenu, les exigences et attentes qui en découlent. Le/la titulaire, par sa signature, atteste avoir pris connaissance du contenu du poste pour lequel il/elle a été recruté-e ou dans lequel il/elle est engagé-e. Il/elle s engage ainsi à assurer les missions décrites et peut être amené-e à effectuer d autres tâches, en principe ponctuellement, selon les besoins du service et les demandes de ses supérieurs. Toute modification du cahier des charges doit être soumise à l approbation de l autorité d engagement. Saisie et impression des informations Le document est protégé contre les modifications, à l exception des champs de formulaire Pour se déplacer d un champ à l autre, utiliser les flèches du clavier ou la souris Pour la saisie d une date, respecter le format jj.mm.aa Tous les champs comportent une aide ou une remarque accessible par la touche clavier F1 Chaque mission du poste inscrite à la rubrique 3 se reporte automatiquement dans le champ de la rubrique 6 approprié dès lors que vous poursuivez la saisie dans le champ suivant avec les touches ou Sélection pour l impression complète du formulaire (excepté cette page) : Retour vers la page 1 Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier