Guide de survie de la messagerie

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1 Guide de survie de la messagerie À l'attention des personnels de l'ur octobre Cette présentation est sous licence Creative Commons fr BY SA (c.f. dernière page)

2 2 / 15 Préambule Ce mini-guide a vocation à fournir à chaque utilisateur les éléments de bases de compréhension des services de courriel, i.e. "la messagerie de l'université". Sont d'abord présentés des concepts de base, des clefs pour comprendre les mécanismes qui vous permettent d'utiliser la messagerie. Ensuite, nous verrons quelques fonctionnalités essentielles pour les usages liés à la messagerie, notamment les spécificités liées à Gmail. Bonne lecture!

3 Savoir distinguer... 3 / 15 Types d'informations Stockage Types de partage Courriel Evènement Document Local Privé / Public Boîtes courriels Agendas (calendriers) Espace de stockage Distant Monoutilisateur Multiutilisateurs Moyens d'accès Poste de bureau Portable / Netbook Smartphone / Tablette Poste à domicile

4 Savoir distinguer... 4 / 15 ➊ Mot de passe principal Authentification pour les services en lignes Login/identifiant/utilisateur de votre compte, souvent de la forme "pnom" ou "nom" ➋ Mot de passe web Authentification pour l'accès au réseau internet (via un navigateur : Firefox, Safari, Chrome, IExplorer...)

5 Un pré-requis incontournable... 5 / 15 Conformité de son mot de passe principal Si mot de passe non conforme 8 caractères minimum dont 2 non alphabétiques Changer de mot de passe principal uniquement depuis le réseau d'un site de l'université (ne fonctionne pas de chez soi) Caractères acceptés : a b c z A B C Z <espace> " # $ % & ' ( ) * + - / = < >,. ; \ [ ] ^ _ ` { } ~

6 Messagerie : compte utilisateur 6 / 15 Serveur BV de l'ur À distance par webmail (Gmail) accès par un navigateur web (adapté aux mobiles) Possible transfert automatique BV Serveur Google > courriels de l'ur Adresse webmail : En local sur poste de travail synchronisé IMAP non sync. POP Déconseillé Compte courriel POP est envisageable si vous utilisez principalement un outil de messagerie sur un poste unique, et rarement le webmail. Agréé AOC! Thunderbird Mail (Apple) Outlook (MS) > Le BV peut faire webmail > Synchronisation parfaite : il faut passer par le webmail (apps) pour gérer les filtres, les groupes de contacts et les spams > Alias automatiques :

7 Vous êtes bien sur le webmail de l'ur Vues Spécificités de Gmail Archiver Signaler spam Supprimer Barre d'outils Google Apps 7 / 15 Connecté en tant que Déconnexion Sélecteur Type de boîte de réception Déplacer vers Libellés Autres fonctions Chat Poignée de glissé/déposé Sélectionné Etiquette de libellé Paramètres Thèmes Aide En gras = non lu Suivi Important Classique : il s'agit du style de boîte de réception par défaut. Les messages y sont classés dans un ordre chronologique.

8 Spécificités de Gmail 8 / 15 Conversation : Gmail regroupe chaque message initial avec toutes ses réponses pour former une conversation, ou un fil de discussion. L' d'origine et toutes les réponses qui composent ensuite le fil de discussion sont affichés dans un même emplacement et dans l'ordre, pour vous permettre de mieux comprendre le contexte d'un message ou de suivre la conversation.» Pour désactiver : Paramètres > Général > option "Mode Conversation désactivée" Messages suivis : Vous pouvez signaler une conversation ou un message à l'aide d'une icône de suivi. Celle-ci apparaît à côté du message dans votre boîte de réception. Cette icône permet d'attirer votre attention sur un message particulier. Elle peut également servir de rappel visuel et vous signaler que vous devez revenir sur un message. Messages importants : Pour identifier automatiquement les messages importants que vous recevez, Gmail tient compte de plusieurs critères. Si un message a été marqué par erreur comme étant important, cliquez sur le marqueur d'importance jaune figurant à côté du nom de l'expéditeur dans la liste des messages. Le marqueur se change alors en marqueur vide. Et inversement.» Pour désactiver les marqueurs d'importance : Paramètres > Boîte de réception > option "Aucun marqueur"

9 Spécificités de Gmail 9 / 15 Gmail n'utilise pas de dossiers, il utilise à la place des libellés. Par rapport au dossier, un message (ou une conversation) peut être classé avec plusieurs libellés, ce qui fait qu'il peut se retrouver dans plusieurs vues (Boîte de réception, Tous les messages, Messages envoyés, etc.) simultanément, ce qui simplifie les recherches. Astuces Pour ordonner les libellés, vous pouvez les nommer en commençant par 00_, 01_,... Il est possible de les classer au sein d'une arborescence de libellés et sous-libellés.

10 Spécificités de Gmail 10 / 15 Les filtres Gmail vous permettent de gérer le flux des messages entrants. Grâce à eux, vous pouvez automatiquement archiver, supprimer, suivre ou transférer des messages, ou leur attribuer des libellés, et même vous protéger du spam. Pour créer un filtre : 1. Sélectionnez le message dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton Autres, puis sur Filtrer les messages similaires. 3. Cliquez sur Créer un filtre à partir de cette recherche au bas de la fenêtre de recherche. 4. Sélectionnez les actions souhaitées pour le filtre. Si vous voulez que les messages reçus soient libellés automatiquement et retirés de votre boîte de réception, assurez-vous de sélectionner Ne pas afficher dans la boîte de réception (archiver) et Appliquer le libellé lorsque vous créez le filtre. 5. Cliquez sur le bouton Créer un filtre. Pour que le filtre s'applique aux courriels déjà reçus

11 Spécificités de Gmail 11 / 15 Paramètres Onglet Général > Configuration de la signature (à saisir en plus du client en local sur le poste de travail) > Configuration de la réponse automatique (cas des congés) > (Dés)Activer le mode conversation Onglet Boîte de réception > Configuration des vues de la boîte de réception > Afficher ou pas les marqueurs d'importance Onglet Filtres > Configuration et gestion des filtres Onglet Labos > plugins pour des fonctionalités supplémentaires

12 Messagerie : types de b.partagées 12 / 15 Serveur Gmail > UR P En local sur poste / À distance par webmail Boîte partagée fonctionnelle > Ce type de boîte partagée est souvent "de service", partagée entre un responsable et son secrétariat ou alors correspond à une boîte "de fonction" - Présentation identique de la boîte de messagerie - Suivi des mails non lu/lu - Répertoires communs - Partage du même mot de passe - Quota de 25 Go Serveur Gmail > UR > Ce type de boîte partagée permet une gestion simple de support par courriel entre plusieurs utilisateurs P Boîte partagée collaborative À distance par webmail - Affectation possible des messages aux abonnés avec un suivi des réponses - Possibilité de déclarer terminée un traitement de mail - Pas de classement en répertoire

13 Les listes 13 / 15 Pour des besoins non institutionnels (équipe de recherche ou pédagogique informelles par exemple), on peut créer des groupes de contacts (moins de 10 contacts). Pour cela, il est préférable de passer par Gmail > Contacts Liste Accès par courriels Serveur de listes courriels de l'ur (sympa) Liste de diffusion à caractère institutionnel (scolarité, service...) Accès par page web > archives et gestion via le Web (page web spécifique : > pas de quota (attention à la taille des fichiers) > possibilité de mettre à disposition des abonnées des documents en téléchargement > possibilité d abonner des personnes extérieures à l université (ex: intègre des s de météo-france, cirad...) > paramétrages possibles très avancés

14 14 / 15 Aide C'est d'abord sur le site de la DSIUN que vous trouverez nombre d'informations pratiques ainsi qu'une FAQ et des tutoriels : Vous trouverez aussi des informations dans le document pour la rentrée des personnels (PDF), sur le site web de la DSIUN, section Accompagnement > L'informatique et vous : Le centre d'aide Gmail est très bien fait : Plus de 80 astuces pour Gmail :

15 Document réalisé avec 15 / 15 Notice A chaque réutilisation ou distribution de cette création, vous devez faire apparaître clairement au public les conditions contractuelles de sa mise à disposition. La meilleure manière de les indiquer est un lien vers cette page web.

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