Formulaire pour l organisation d un événement de collecte de fonds

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1 Nous vous remercions d exprimer votre intérêt pour l organisation d un événement en appui à la Fondation de l Hôpital Saint-Boniface. Nous avons hâte de connaître vos idées! Un membre du personnel de la Fondation communiquera avec vous de cinq à sept jours ouvrables après avoir reçu votre formulaire dûment rempli afin de vous offrir de l aide et des conseils. Attention : les formulaires doivent être soumis au moins 30 jours avant la date de début de l événement. Veuillez faire parvenir le formulaire dûment rempli à l adresse suivante : Fondation de l Hôpital Saint-Boniface 409, avenue Taché, bureau C1026 Winnipeg (Manitoba) R2H 2A6 Télécopieur : Courriel : Formulaire pour l organisation d un événement de collecte de fonds Si vous avez des questions concernant le formulaire ou souhaitez en savoir plus, veuillez communiquer avec Heather Olynick, coordonnatrice du développement, en composant le , ou en écrivant à l adresse saintboniface.ca

2 Coordonnées Demande d organisation d un événement de collecte de fonds Nom de l organisation/personnes qui organisent l événement : S il s agit d une organisation, cochez la case qui s applique : Compagnie École Société de bienfaisance Groupe communautaire Personne-ressource principale : Adresse postale : Ville : Province : Code postal : Tél. (bureau) : ( ) Tél. (domicile) : ( ) Téléc. (facultatif) : ( ) Courriel : Information sur l événement Nom de l événement : Type d événement : Ponctuel Annuel Continu Date de l événement : Heure de l événement : Lieu : Adresse postale pour l événement : Ville : Province : Code postal : Parlez-nous de votre événement :

3 À qui est destiné l événement? Famille/amis Employés Membres de l organization Clients Public Comment les fonds seront-ils amassés? (cochez toutes les cases applicables) Vente de billets Vente de marchandise Dons d argent Tirage au sort/loterie (licence de loterie nécessaire) Vente aux enchères en direct/silencieuse Commandites Promesses de dons D où vous est venue l idée d organiser cet événement et quel est votre lien avec l Hôpital Saint-Boniface? Objectif de financement : $ Je m engage à remettre l argent amassé dans le cadre de l événement à la Fondation de l Hôpital Saint-Boniface, et ce, dans un délai de 30 jours ouvrables après la date de fin de l événement. Matériel de promotion C est avec plaisir que la Fondation de l Hôpital Saint-Boniface vous fournira du matériel pour faire la promotion de votre événement. Veuillez indiquer ce dont vous avez besoin et, là où on le demande, la quantité que vous désirez. Bannières x Brochures x Articles de promotion de la Fondation x Boîtes de dons x Logo de la Fondation (fichier électronique) Les bannières, les boîtes de dons ainsi que les brochures et les articles de promotion qui ne sont pas utilisés doivent être remis à la Fondation de l Hôpital Saint-Boniface au plus tard cinq jours ouvrables après l événement.

4 Directives concernant l organisation d un événement de collecte de fonds Voici quelques directives entourant l organisation d un événement en appui à la Fondation de l Hôpital Saint-Boniface. Nous vous invitons à les lire attentivement et à apposer votre signature à la fin du formulaire pour attester votre acceptation de ces directives. Responsabilité financière La Fondation de l Hôpital Saint-Boniface ne peut être tenue responsable d une blessure, de dommages, de coûts ou de pertes associés à un événement communautaire de collecte de fonds. Les membres du personnel de la Fondation peuvent vous conseiller quant aux assurances pouvant être nécessaires. Par souci de transparence pour nos donateurs et nos souscripteurs, les dépenses de l événement ne doivent pas dépasser 50 % des recettes brutes. Les recettes de l événement doivent être remises dans leur totalité à la Fondation de l Hôpital Saint-Boniface dans un délai de 30 jours ouvrables après la date de fin de l événement. L argent doit être remis à la Fondation à l aide d un chèque libellé à l ordre de la «Fondation de l Hôpital Saint-Boniface». Ce chèque doit être accompagné d un exemplaire de la demande d organisation de l événement ou d une lettre où l on mentionne le nom et la date de l événement. S il y a des formulaires de promesse de dons à soumettre, il faut fournir un chèque pour le montant global ainsi que l ensemble de ces formulaires. Les organisateurs doivent assumer toutes les dépenses associées à l événement. Reçus aux fins de l impôt pour activités de bienfaisance 5. La Fondation de l Hôpital Saint-Boniface peut délivrer des reçus aux fins de l impôt pour activités de bienfaisance pour un événement communautaire de collecte de fonds. Conformément aux statuts et règlements de l Agence du revenu du Canada, ce type de reçu est remis pour les dons de 15 $ ou plus, pourvu que le donateur ne reçoive aucun produit, ni aucun autre avantage en échange. Si le donateur a reçu un produit ou bénéficie d un autre avantage en échange de son don, une lettre d attestation officielle peut être présentée comme preuve de paiement. Afin de produire un reçu aux fins de l impôt pour activités de bienfaisance, la Fondation de l Hôpital Saint-Boniface doit obtenir les renseignements suivants : - Prénom et nom de famille du donateur (s il s agit d un particulier) ou nom de la société (s il s agit d une organisation) - Adresse postale - Montant du don - Nom de l événement - Date de l événement Pour les types de dons suivants, on ne peut remettre un reçu aux fins de l impôt pour activités de bienfaisance : - Commandites - Achat d articles dans une vente aux enchères, de biens, de services ou de billets pour un tirage au sort ou une loterie Services professionnels ou personnels - Articles dont la juste valeur de marché ne peut être établie de façon raisonnable La valeur totale des reçus aux fins de l impôt pour activités de bienfaisance ne peut dépasser les recettes nettes de l événement.

5 Communication et publicité Le nom de l événement ne doit pas laisser entendre que c est la Fondation de l Hôpital Saint- Boniface qui organise l événement (p. ex., «La vente de pâtisseries de la Fondation de l Hôpital Saint-Boniface»). Le nom peut préciser l association avec la Fondation, mais il faut indiquer clairement que l événement est organisé par un membre ou une organisation de la collectivité (p. ex., «La vente de pâtisseries de l École Lajoie en appui à la Fondation de l Hôpital Saint-Boniface»). L usage du logo de la Fondation de l Hôpital Saint-Boniface dans tout matériel publicitaire associé à l événement doit être préalablement approuvé par le personnel de la Fondation. Tout matériel publicitaire associé à l événement doit être approuvé par la Fondation de l Hôpital Saint-Boniface avant d être présenté. Veuillez prévoir un délai d au moins deux semaines pour que l on puisse examiner le matériel. Les membres du personnel de la Fondation de l Hôpital Saint-Boniface peuvent offrir leur aide pour certains matériels de communication et de publicité. Cependant, il faut comprendre que les ressources et les disponibilités de la Fondation sont limitées. Gestion des événements Les organisateurs doivent obtenir les commandites, les prix, les articles de ventes aux enchères et les récompenses dont ils ont besoin. Il faut informer la Fondation de l Hôpital Saint-Boniface à l avance concernant toute entreprise ou organisation à qui l on entend demander une commandite pour l événement. Les événements doivent être menés dans le respect de toute loi relative aux jeux et à l alcool. Toute demande de licence, notamment pour un tirage au sort, doit être présentée en utilisant le nom de l événement, et non celui de la Fondation de l Hôpital Saint-Boniface. Nom : J ai lu et j accepte les conditions présentées dans les directives de la Fondation de l Hôpital Saint-Boniface concernant l organisation d un événement de collecte de fonds. Signature : Date : Veuillez faire parvenir le formulaire dûment rempli par la poste, par télécopieur ou par courriel à : Fondation de l Hôpital Saint-Boniface 409, avenue Taché, bureau C1026 Winnipeg (Manitoba) R2H 2A6 Télécopieur : Courriel : Nous vous remercions d exprimer votre intérêt pour l organisation d un événement en appui à la Fondation de l Hôpital Saint-Boniface!

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