Fiche U11 : PROCES VERBAUX

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1 Guide de l'utilisateur Fiche U11 : PROCES VERBAUX Après vous être reporté à la Fiche U1.Prise en main rapide pour lancer votre logiciel, vous pouvez dès à présent enregistrer un nouveau dossier Procès-verbal. Retrouvez dans cette fiche, l'ensemble des fonctionnalités liées au dépôt et à la gestion de ces dossiers. Edition Première Edition Standard Edition Professionnelle

2 AVANT-PROPOS Fiche U11 : PROCES VERBAUX AVANT-PROPOS DEPOT DU DOSSIER Objet de la demande Déclaration des intervenants Désignation du terrain Proposition du contrôleur EVENEMENTS LIES AU DOSSIER Evènements liés au dossier Transmission de la procédure au parquet Procédures d'enquêtes DECISION INSTANCES JURIDIQUES Gestion des audiences Gestion des astreintes OBSERVATIONS ETAPES DU DOSSIER INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES /14

3 AVANT-PROPOS 1. AVANT-PROPOS A l'ouverture d'un dossier de type "Procès-verbal" (PV), Cart@DS CS vous propose par défaut la fenêtre résumé du dossier. Vous pouvez alors naviguer dans les différentes phases du dossier via l'arborescence. Un dossier de type "Procès-verbal" comporte 5 phases : Dépôt du dossier : Enregistrement des déclarations provenant des Cerfa ou autre : type de projet, contractants (propriétaire, auteur du projet), terrain(s) et bien(s) concerné(s) par le dossier, description détaillée du projet, Evènement du dossier : Suivi du procès-verbal, Instances juridiques : Suivi de jugement(s), Observations : Observations générales du dossier Etape du dossier : Journal des étapes et suivi des envois du dossier à l'état. Le détail des phases par type de dossier est mentionné au niveau de l'annexe Phases et formulaire par type de dossier. Hormis les phases communes aux différents types de dossiers, cette fiche décrit les différents éléments de chacune de ces phases afin de mieux appréhender la gestion de vos procès-verbaux au niveau de Cart@DS CS. 2. DEPOT DU DOSSIER En suivant l ordre de traitement logique en partie gauche dans le logiciel Cart@DS CS, la saisie du dossier commence par la saisie de la pétition au niveau de la phase Dépôt du dossier Objet de la demande L'Objet de la demande vous permet de spécifier les informations relatives à l infraction constatée. 3/14

4 DEPOT DU DOSSIER Vous pouvez renseigner : Les articles du code de l urbanisme liés à l infraction en cochant les cases correspondantes, La zone Autre permet de spécifier dans la zone de texte libre d autres catégories d infractions, Désigner les travaux contestés en saisissant dans la zone de texte libre vos observations. Ajouter des évènements, pour mentionner par exemple les différents constats terrain liés à ce dossier. Pour ajouter un évènement, cliquez sur le bouton fenêtre de saisie suivante.. Cart@DS CS vous propose la Saisissez la Date de constat, l Objet du constat et l Intervenant proposée ainsi que des Observations liées au constat. (type : agent assermenté) parmi la liste La liste Objet du constat terrain peut être personnalisée depuis l'espace d administration via le menu Paramétrage\Options\urbanisme au niveau de la rubrique Général / Objet du constat. Cliquez sur le bouton pour valider votre saisie et validez à nouveau votre saisie sur le formulaire Objet de la demande avant de passer à un autre formulaire. Pour vous permettre de suivre la liste de tous les évènements sur un PV au sein d un même et unique écran, vous retrouverez dans chaque phase cette rubrique. Elle vous permet de saisir de nouveaux évènements tout en proposant la liste complète des évènements depuis le premier constat. 4/14

5 DEPOT DU DOSSIER 2.2. Déclaration des intervenants Reportez-vous à la fiche U5. Gestion des intervenants du dossier qui détaille toutes les fonctionnalités de cet élément Désignation du terrain Reportez-vous à la fiche U6. Gestion du terrain du dossier qui détaille toutes les fonctionnalités de cet élément Proposition du contrôleur Le contrôleur peut ainsi spécifier dans ce formulaire : L'injonction : description des demandes du service au procureur. La situation administrative du dossier : description des actions en cours de régularisation (par exemple qu'un dépôt de dossier est en cours). N'oubliez pas de préciser le nom de l'agent assermenté et la date de proposition. Cliquez sur le bouton pour valider votre saisie. 5/14

6 EVENEMENTS LIES AU DOSSIER 3. EVENEMENTS LIES AU DOSSIER En suivant l ordre de traitement logique en partie gauche dans le logiciel Cart@DS CS, la saisie du dossier se poursuit par la phase Evènements liés au dossier. Cette phase permet la gestion de la transmission de la procédure au parquet ainsi que les échanges avec celuici tels que les demandes d enquête ainsi que la gestion des évènements liés au dossier Evènements liés au dossier Vous retrouvez les évènements saisis lors de la préparation du dossier. Vous pouvez ajouter d autres évènements qui apparaîtront dans le tableau, classés par date décroissante du constat Transmission de la procédure au parquet Les informations sont proposées pour répondre à un circuit de gestion communal et intercommunal et suivre la transmission de la procédure au parquet. Dans ce second cas, la procédure créée par le centre instructeur peut être adressé en commune pour signature et envoi par chaque commune. Cart@DS CS prévoit donc ce cas de figure. Les champs d informations relatifs à la transmission de la procédure concernent : Date de transmission au pôle juridique : date à laquelle vous transmettez la procédure au pôle juridique. 6/14

7 EVENEMENTS LIES AU DOSSIER Date de validation du pôle juridique : date à laquelle le pôle juridique valide la procédure. Date de transmission commune : date à laquelle vous transmettez la procédure à la commune (le cas échéant). Date de transmission parquet : date à laquelle la procédure est transmise au parquet. Signataire de la procédure : nom du signataire de la procédure. La procédure est dès lors envoyée au parquet. Celui-ci reçoit votre procédure et vous envoie en retour un numéro de procédure. Date de réception : date à laquelle vous recevez le retour de procédure. Numéro de procédure : numéro de procédure attribuée par le parquet. Vous disposez également de la possibilité de mentionner des Observations liées à cette phase. Enfin, cliquez sur le bouton pour valider ou valider et passer au formulaire suivant Procédures d'enquêtes Le parquet dispose de différentes options quant à la suite qu il souhaite donner à la procédure. Il peut : solliciter différentes enquêtes sur le dossier, classer le dossier, transmettre le dossier à l instance juridique compétente. Pour ajouter une Suite donnée par le parquet, cliquez sur bouton. La fenêtre suivante est alors proposée : 7/14

8 EVENEMENTS LIES AU DOSSIER Les champs d informations relatifs à la Suite donnée par le parquet concernent : Date d envoi par le parquet : date à laquelle le parquet vous a transmis la demande ; N d'ordre dans {n de procédure} : n d'ordre associée à la procédure ; Date de réception : date à laquelle vous recevez la demande ; Date limite de réponse : date limite de réponse à la demande en cas de demande d enquête, proposée par défaut par Cart@DS à deux mois. Indiquez les éléments de réponses dans les cases appropriées : Situation sur le terrain ; Proposition ; Situation administrative ; En cas de renvoi de la procédure d'enquête, indiquez : Date de transmission au pôle juridique : date à laquelle vous transmettez la procédure au pôle juridique ; Date de validation du pôle juridique : date à laquelle le pôle juridique valide la procédure ; 8/14

9 DECISION Date de transmission commune : date à laquelle vous transmettez la procédure à la commune (le cas échéant) ; Date d'envoi d'enquête : date à laquelle la procédure est envoyée ; Signataire de la procédure : nom du signataire de la procédure ; Date de signature : date de signature. En cas de décision du parquet : Décision du parquet : parmi un choix dans une liste de choix ; Date de décision : date de décision du parquet ; Motivation de la décision : motivations. Cliquez sur le bouton pour valider votre saisie. 4. DECISION La phase Décision vous permet de renseigner la proposition de l'agent assermenté ainsi que la Décision de l'autorité. Vous pouvez également rajouter des observations générales sur la décision. Proposition de l'agent assermenté : Décision de l'autorité : 9/14

10 INSTANCES JURIDIQUES Observations de la décision : L e comportement de ces formulaires et le même que pour tous les dossiers. Seules les listes d'avis et de Décisions à donner seront différentes. Ces listes peuvent être paramétrées par l'administrateur via l'espace d'administration. Choisissez ainsi dans les champs adéquats les avis et décision à donner en fonction de votre dossier. Enfin, cliquez sur le bouton pour valider ou valider et passer au formulaire suivant. 5. INSTANCES JURIDIQUES Cette phase permet de gérer : la procédure lorsqu elle est transmise à une instance juridique ; ainsi que les éventuelles astreintes liées au dossier. 10/14

11 INSTANCES JURIDIQUES 5.1. Gestion des audiences Pour Ajouter une audience, cliquez sur bouton. La fenêtre suivante apparaît : Les champs d informations relatifs à l audience concernent : Type de juridiction : cours d appel, conseil d état, cour européenne, etc. Date / heure d audience : date et heure de l audience des parties ; Chambre : numéro de chambre de l audience ; Décision : de l instance juridique, parmi un choix dans une liste ; Date de décision : date de décision de l instance ; Jugement/compte-rendu : compte-rendu du jugement ; 11/14

12 INSTANCES JURIDIQUES Audience/compte-rendu : compte-rendu de l'audience. En cas de jugement définitif : Spécifiez un jugement définitif en cochant la case correspondante et spécifiez la date de jugement ; Cochez la case Astreintes mises en application le cas échéant. Cliquez sur le bouton pour valider votre saisie Gestion des astreintes Dans le cas où la procédure débouche sur le paiement d astreintes, Cart@DS CS vous permet de gérer ces astreintes. Les champs d informations relatifs à l astreinte concernent : Date de début d astreinte : renseignée par défaut par cart@ds en fonction de la date de jugement définitif ; Montant (par journée) : montant de l astreinte par journée de retard ; Journées de retard : Nombre de journées de retard constaté par un constat d astreinte spécifié par la gestion des constats. Ce nombre peut être calculé automatiquement par Cart@DS par un clic sur l icône. C est le nombre de jours écoulés entre la date de début d astreinte et le dernier constat d astreinte réalisé. Montant total : Ce montant est calculé automatiquement par Cart@DS lors d un clic sur l icône. Le montant est le nombre de journées de retard multiplié par le montant par journée de retard. Pour calculer le nombre de journées de retard, Cart@DS CS se base sur le dernier constat terrain d astreinte. Pour Ajouter un constat d astreinte, cliquez sur le bouton la fenêtre de constat terrain identique aux autres constats.. Cart@DS CS vous présente Saisissez la date de constat, l objet du constat et l intervenant parmi la liste proposée ainsi que des observations liées au constat. Enfin, cliquez sur le bouton pour valider votre saisie. 12/14

13 OBSERVATIONS A noter que la liste de tous les évènements classés par ordre chronologique ascendant est proposée dans le tableau des constats (formulaire Constat terrain et événements de la phase Evènements du dossier). 6. OBSERVATIONS Cart@DS CS vous propose de gérer 2 types d observations : Des observations prédéfinies, Une zone de saisie libre, où vous pouvez saisir les observations comme vous le voulez. Pour ajouter une observation prédéfinie, cliquez sur parmi la liste déroulante mis à disposition. et choisissez l'observation Enfin, cliquez sur le bouton pour valider votre saisie. Les observations prédéfinies doivent être définies au préalable par l'administateur depuis l'espace d'administration au niveau du Menu Paramétrage\Options\urbanisme\Général\ Observation prédéfinie. 7. ETAPES DU DOSSIER Cart@DS CS gère actuellement une vingtaine d'étapes, qui s'insère automatiquement au fur et à mesure de la saisie de votre dossier. Ces étapes correspondent à différentes actions réalisées où à réaliser, vous permettant ainsi d'assurer le suivi de vos dossiers. Le stade, quant à lui correspond à la dernière étape générée automatiquement. Il est indiqué dans le bandeau du dossier. Un clic sur ce dernier vous permet de voir l'ensemble des étapes de votre dossier : 13/14

14 INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES A tout moment vous pouvez consulter le détail des étapes générées au niveau du formulaire Etape de la phase Etape du dossier de votre dossier. A noter que, contrairement aux autorisations d'urbanisme, les certificats sont considérés automatiquement "déposés" dès lors que le dossier est créé sur Cart@DS CS, la pétition étant par défaut validée. Le dossier, quant à lui passe au stade "Dossier terminé" dès que l'utilisateur a saisi la décision du dossier au niveau du formulaire Décision de l'autorité de la phase Décision. Pour plus de détails sur les étapes, reportez-vous à la Fiche U16. Etapes des dossiers du guide Utilisateur de Cart@DS CS. 8. INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES L'administrateur peut paramétrer dans l'un des formulaires un ou plusieurs champs d informations complémentaires, et ce depuis l'espace d administration. Ces champs apparaissent alors dans un bandeau inférieur de la fenêtre du formulaire, surligné d un visuel orange. Cliquez sur le bouton pour valider. Pour plus de renseignements, reportez vous de la fiche A15.Paramétrage par catégorie de dossier du guide d'administration. 14/14