1 O2 Gestion internalisée

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1 1 Objectif Ce qu il faut retenir Cette fiche met en avant différentes façons d organiser et de gérer les transports en interne, en abordant les questions des ressources humaines et des moyens de transports. La gestion du personnel, avec ses contraintes horaires fortes, reste un élément délicat de l organisation. Au niveau des véhicules, la question fondamentale porte surtout sur l acquisition ou la location des véhicules et des modalités financières de ces choix..1 Principe La gestion interne repose sur le fait de réaliser les transports avec des moyens propres à l établissement, qu il s agisse du personnel de conduite ou d accompagnement, ou des véhicules. + L avantage majeur de cette organisation repose sur la possibilité de mieux contrôler la qualité du service. - Cette organisation nécessite avant tout la mobilisation de personnel pour des prestations ponctuelles le matin et le soir, avec des contraintes managériales qui ne sont pas toujours compatibles. Ainsi, la gestion du temps reste assez complexe et peut induire des difficultés sociales importantes..2 Le personnel La conduite des véhicules nécessite la mise à disposition de personnel durant les heures de transport en prenant en compte plusieurs contraintes : - L'amplitude horaire : les transports commencent parfois tôt et finissent tard, - Le choix du personnel le plus à même de réaliser les transports : éducateur, personnel d'entretien, etc. - Le type de véhicule choisi qui peut imposer un certain nombre de règles telle la détention du permis transport en commun, une visite médicale spécifique, etc..2.1 Statut Le gestionnaire d'établissement doit choisir le statut du personnel affecté au transport qui peut être soit : - Une personne effectuant cette mission à titre exclusif, - Un salarié réalisant d'autres fonctions, - Plusieurs personnes se répartissant les circuits du matin et du soir, afin d éviter les amplitudes trop importantes.

2 Optimisation de la fonction transports dans les ESMS 2/7 19/01/2015 Préconiser tel ou tel statut pour le personnel n est pas possible et relève du libre arbitre du gestionnaire. Préconisation Il existe un réel intérêt d'identifier clairement la fonction transport et son coût. Si une personne a la charge de l'entretien général des bâtiments et les transports, il sera intéressant de différencier précisément ses temps de travail et le budget y afférant. La mise en place d'un tableau de bord des transports (cf Annexe «Tableau_de_bord») pourra aider le suivi du coût et du temps de travail réel du conducteur..2.2 Organisation du travail Les transports se déroulent en grande partie en amont et en aval des activités de l'établissement, soit avant 9 heures et après 17 heures. Il s'agit souvent de temps relativement courts allant de 1 heure à 2 heures 30 environ pour les plus longs, soit de 2 à 5 heures par jour. Organiser le temps de travail dans ces conditions s'avère donc particulièrement délicat. Viennent s'ajouter ici les contraintes réglementaires telles que les 35 heures et les amplitudes de travail inférieures à 12 heures, et les contraintes de calendrier, telles que l ouverture de l'établissement 210 jours par an ou toute l'année. Quelques pistes peuvent permettre de réaliser une organisation du travail efficace en fonction de quelques cas particuliers. Pour un établissement fonctionnant de 9 heures à 17 heures, le temps consacré aux transports, intégrant les approches, devra impérativement être inférieur à 4 heures par jour pour permettre de rester dans l'amplitude maximum de 12 heures. Doivent également être inclus les temps de : - "Entretien minimum" des véhicules lors des prises de service : le contrôle des niveaux (huile, eau, frein, etc.), le contrôle de la pression pneumatique et le contrôle de la carrosserie - Préchauffe du véhicule. Le temps dédié aux transports peut donc se décomposer comme suit :

3 Optimisation de la fonction transports dans les ESMS 3/7 19/01/2015 Prise de service Avant le départ Contrôles Niveaux carrosserie Préchauffe du véhicule Approche Circuit Circuit Dépose effectif finale Dégageme nt Contrôles Carrosserie A l'arrivée Nettoyage (option) Fin de service En fonction de ces données, 40 minutes de prise et de fin de service doivent être retranchées sur les 4 heures journalières affectées aux transports. Le temps disponible pour les trajets purs sera donc de 3 heures 20 minutes soit 1 heure 40 minutes par trajet. Face à ces contraintes, quelles solutions sont possibles pour une organisation efficace du temps de travail? 1. Ne réaliser que des trajets de moins de 1h40. Ce choix est possible pour des structures n'ayant pas de prise en charge trop lointaine ou sous-traitant un nombre important de transports. 2. Modifier les affectations de conducteurs entre le matin et le soir afin de ne pas générer de dépassement d'amplitude : Exemple : Un établissement a 3 tournées à réaliser, une longue (L, 2 heures par trajet), une moyenne (M, 1h30 par trajet) et une courte (C, 1 heure par trajet). Pour l'affectation des 3 conducteurs, le roulement suivant est choisi : MATIN SOIR Circuit L M C L M C Semaine 1 C1 C3 C2 C2 C3 C1 Semaine 2 C3 C2 C1 C1 C2 C3 Semaine 3 C2 C1 C3 C3 C1 C2 Ce roulement permet aux conducteurs de réaliser des journées de "transport" de 3h30

4 Optimisation de la fonction transports dans les ESMS 4/7 19/01/2015 Ce mode de fonctionnement est intéressant mais nécessite une excellente communication entre les conducteurs. En effet, il est impératif que le conducteur assurant le transport du matin informe des modifications éventuelles celui du soir et inversement. Par exemple, les parents disent au conducteur du soir que l'enfant ne sera pas là le lendemain. 3. Répartir un circuit de transport sur deux salariés Dans cette option, il s'agit de répartir l'exécution des transports entre deux salariés le matin et le soir. Cette solution sera notamment intéressante dans le cadre de salariés embauchés à temps partiel. Cas N 1 Temps plein Salarié 1 : Salarié 2 : 35 heures de 7 h à 14 heures 35 heures de 12 h à 19 heures Ce cas prend en compte la réalisation d'un seul circuit qui sera réparti entre les deux salariés. Cette solution peut également s'appliquer si les personnes ne font pas la journée continue. Cas N 2 Temps partiel Salarié 1 : 17,5h en 3.5h le matin Salarié 2 : 17.5h en 3.5h le soir Comme dans le cas précédent, il est possible de répartir l'organisation d'un circuit entre les deux salariés, un le matin, l'autre le soir. Ce mode de fonctionnement nécessite le même niveau de communication entre les conducteurs, avec une difficulté supplémentaire du fait de l'activité à temps partiel où les conducteurs ne se rencontrent pas forcément dans la journée.

5 Optimisation de la fonction transports dans les ESMS 5/7 19/01/ Les véhicules Concernant les véhicules, outre les choix techniques, le gestionnaire se trouvera confronté à la question du financement. Il existe en effet une multitude de solutions pour pouvoir bénéficier de véhicules et les utiliser dans le cadre de transports pour le compte de l établissement. Le gestionnaire peut ainsi faire le choix d investir dans des véhicules ou bien décider d autres modalités, comme la location avec option d achat par exemple. Avant toute décision sur les modalités d acquisition des véhicules, il sera évidemment important de se poser la question du besoin et surtout du type de véhicules nécessaires au bon fonctionnement de l établissement..3.1 L investissement sur fonds propres ou par l emprunt Principes L établissement se rend propriétaire du parc de véhicules en utilisant ses fonds propres ou par recours à l emprunt. Dans tous les cas, la valorisation du coût du véhicule se fera par son amortissement qui devra respecter les règles comptables notamment sur la durée. En cas d emprunts, les charges financières de l emprunt entrent dans les charges de l établissement et devraient être valorisées comme charges de transports tout comme les frais d assurance et d entretien. Les conséquences Les préalables Propriété des véhicules. Disponibilité de fonds propres importants, Possibilité de bénéficier de subventions pour l acquisition, Besoin de véhicules de petite capacité faciles à revendre et de coût d entretien faible. Mobilisation de fonds propres pour l acquisition des véhicules, Perte de valeur rapide des véhicules donc perte de capital rapide, Besoin de véhicules de grande capacité, chers en entretien et difficiles à revendre. Entretien à la charge de l établissement.

6 Optimisation de la fonction transports dans les ESMS 6/7 19/01/ Les autres formes possibles Location longue durée (LLD) Principes L établissement contractualise avec un fournisseur de véhicules pour louer des véhicules sur une période déterminée. Il est alors décidé des modalités de la location et notamment la prise en charge des frais d entretien, de pneumatiques, etc. Le loyer est mensuel et ajusté par rapport aux Km réellement effectués. L établissement passe la location en charges, en incluant tous les frais. Les conséquences Les préalables Pas de charge d entretien ou de maintenance, Pas de préoccupation sur la perte de valeur, Pas ou peu de fonds propres, Facturation adaptée à l usage réel (km parcourus), Besoin de véhicules avec des coûts importants (grande capacité). Maintien de la capacité de financement. Imposition d un kilométrage annuel à respecter, Impossible de devenir propriétaire du véhicule en fin de contrat. Pas de possibilité d obtenir des subventions d investissements Crédit-bail ou location avec option d achat (LOA) Principes L établissement contracte au niveau d un fournisseur de véhicules ou d une banque un contrat de LOA qui lui permet de disposer des véhicules moyennant le versement d un loyer mensuel et, dans certains cas, d un dépôt de garantie. Les conséquences Les préalables Pas de rachat possible des véhicules en fin de contrat, Pas de charge d entretien ou de maintenance, Pas ou peu de fonds propres, Pas de préoccupation sur la perte de valeur, Besoin de véhicules avec des coûts importants (grande capacité). Maintien de la capacité de financement. Pas de propriété des véhicules, Charges financières pouvant être plus lourdes que l emprunt classique et engagement ferme sur les mensualités et le prix de rachat. Pas de possibilité d obtenir des subventions d investissements.

7 Optimisation de la fonction transports dans les ESMS 7/7 19/01/ Une aide au choix Le choix entre les différentes solutions portera à la fois sur les éléments financiers de court et de long terme, mais aussi sur les éléments techniques propres à chaque catégorie de véhicules. Les deux éléments déterminants qui conduiront au choix d acquisition seront : - La capacité d investissement et le souhait de conserver des fonds propres, - Le type de véhicules utilisé. L orientation vers telle ou telle solution dépendra donc à la fois des contraintes physiques et financières et de la volonté du gestionnaire. Faible Fort Niveau de fonds propres mobilisables LLD ou LOA Achat Capacité des véhicules utilisés Achat LLD ou LOA Volonté d implication dans la gestion du parc (entretien et suivi) LLD ou LOA Achat