Forum 500 Forum 5000 Système de messagerie vocale Forum Voic

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1 Forum 500 Forum 5000 Système de messagerie vocale Forum Voic Mode d emploi

2 Bienvenue chez Proximus Nous vous remercions d avoir acheté un produit Proximus. Notre produit répond à des exigences élevées de qualité associées à un design soigné. Forum Voic Le présent mode d emploi vous accompagnera dans l utilisation de votre Forum Voic et apportera des réponses aux questions les plus importantes. Pour toute aide ou demande d informations supplémentaires, veuillez vous adresser en premier lieu à votre administrateur système ou à votre revendeur. Internet: Forum 5000 et Forum 500 Le présent mode d emploi est prévu pour l ensemble de la gamme de produits Forum 5000 et Forum 500. La gamme de produits Forum 500 inclut les systèmes de communication Forum 523/524, Forum 525/526 et Forum 550/560. La gamme de produits Forum 5000 inclut les systèmes de communication Forum 5500, Forum 5004, Forum 5008 et Forum Si une caractéristique est différente pour l un des systèmes, il y est fait mention dans le texte du mode d emploi concerné. Nous espérons que le Forum Voic saura au mieux satisfaire vos attentes.

3 Table de matières Forum Voic Caractéristiques Gamme des prestations Numéro d appel du Forum Voic Le menu vocal : guidage de l utilisateur Numéro d appel et indication de date et temps Message d accueil et message de fin Textes d annonce individuels Message d accueil Avertissement lors de l arrivée de messages lors de l arrivée de messages Appel d information Fonction de remplaçant Faire suivre vers la vocale du remplaçant Faire suivre un message commenté Interrogation et commande à distance Fonctions d utilisation Protéger la boîte vocale avec un PIN Déviation d appel vers la boîte vocale Allumer et éteindre la boîte vocale Activer et désactiver le numéro d appel et l indication de date et temps Message d accueil et message de fin Ecouter, réentendre, supprimer les messages Parcourir les messages Pauses lors de l écoute, avance et retour rapide Rappel de l appelant Faire suivre un message vocal Changer la boîte vocal Laisser un message Configurer un appel d information Utiliser le Forum Voic à distance

4 Contenu de l emballage Configuration et administration Utiliser Forum Voic Fonctions par défaut Configurer les fonctions sur le terminal via l application Web Forum CTI Appelez la boîte vocale en interne C est ainsi que de nouveaux messages sont signalisés sur les appareils système Forum Phone 5xx sur le Forum Phone sur les appareils système DECT Forum Free 5xx dans le Forum CTI sur les appareils standard Ecouter et éditer des messages sur les appareils système Forum Phone 5xx sur les appareils système DECT Forum Free 5xx dans le Forum CTI sur des appareils standard Appel à distance de la boîte vocale Programmer une touche de fonction La carte de menu Boîte vocale Le menu vocal du Forum Voic Menu 1 Nouveaux messages Menu 2 Messages enregistrés Menu 3 Paramètres centraux Menu 4 Messages d accueil centraux Menu 5 Changer la boîte vocale Menu 6 Enregistrer le message et l envoyer

5 Annexe Informations relatives à l environnement Données techniques Menu vocal Support technique

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7 Forum Voic Forum Voic Forum Voic est le système intelligent de messagerie vocale du systèmes de communication Forum 500 / Forum Il ajoute au Forum 500 / Forum 5000 un système numérique d enregistrement vocal et d information vocale. Grâce à ses caractéristiques intéressantes et son utilisation facile, il peut être utilisé pour améliorer efficacement la communication vocale interne et externe. Avec le Forum Voic , vous disposez d un outil supplémentaire avec lequel vous pouvez gérer les boîtes vocales, consulter et traiter les messages enregistrés dans ces boîtes vocales. Vous pouvez utiliser cet outil pour stocker vos messages personnels, pour enregistrer des commandes ou encore comme bloc-notes électronique, central de messages ou distribution automatique d informations. Ce système de messagerie vocale intégré au système de communication vous permet d utiliser des terminaux standard (téléphones standard analogiques, téléphones ISDN, téléphones GAP sans fil) ainsi que les terminaux système. Les messages reçus par les boîtes vocales s affichent sur les terminaux système et dans l application Forum CTI du système de communication. Lors de l utilisation du Forum Voic , vous serez guidés pas à pas par ses menus vocaux. Sur les terminaux systèmes, certaines caractéristiques telles que par exemple la lecture et la suppression de messages sont assistées en plus par l affichage sur le display et peuvent être utilisées simplement et rapidement grâce aux cartes d extensions du menu. Pour pouvoir utiliser le Forum Voic en tant que composant supplémentaire, vous avez besoin d une licence correspondante. Le présent mode d emploi décrit le Forum Voic en tant que composant de programme du Forum 500 / Forum Il s adresse aussi bien aux utilisateurs qu aux administrateurs du système. Votre représentant Proximus configure le progiciel Forum Voic . Il installe dans le système le logiciel vocal nécessaire. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations ou modifications concernant votre installation Forum Voic , adressez-vous à votre représentant. Pour l utilisation du Forum Voic , consultez les différents chapitres contenant des informations de base et des instructions concrètes d utilisation. 5

8 Forum Voic Sur les dernières pages de ce mode d emploi, vous trouverez un résumé du menu vocal que vous pourrez imprimer comme aide. Note : le présent mode d emploi décrit les caractéristiques et fonctions nécessaires à l utilisation du Forum Voic . Il complète ainsi les modes d emploi du système de communication ( Montage et mise en service (Forum 523/524, Forum 525/526, Forum 550/560, Forum 5004/5008/5012) ou Mise en service et maintenance (Forum 5500)), téléphones système sans fil et raccordés au Forum 500 / Forum 5000 ainsi que les terminaux standard) dans lesquels vous trouverez des informations détaillées sur l utilisation générale et les fonctions de votre système de communication et de vos terminaux. 6

9 Gamme des prestations Caractéristiques Caractéristiques Ce système intelligent de boîte vocale met à la disposition des utilisateurs des fonctions de messagerie vocale confortables et faciles à utiliser. Le Forum Voic peut être utilisé de la même façon, raccordé à des terminaux système avec ou sans fil ainsi qu à des terminaux standard DTMF. La plupart des caractéristiques du Forum Voic peuvent être configurées directement sur les terminaux sans utilisation d un PC. La configuration et l administration du Forum Voic se font via la console Web du Forum 500 / Forum 5000 et sont expliquées en détail dans l Aide en ligne. Gamme des prestations Numéro d appel du Forum Voic Le Forum Voic est contacté par un appel interne ou externe. L administrateur système configure un numéro d appel approprié dans le Forum 500 / Forum 5000 et le communique aux propriétaires des boîtes vocales. Après avoir composé ce numéro, les utilisateurs sont guidés dans la suite des opérations sur le terminal via la post-sélection de chiffres conformément au guidage vocal de l utilisateur. Le menu vocal : guidage de l utilisateur Les utilisateurs internes et externes sont guidés via des messages vocauxs. Ces messages sont adaptés à l utilisateur actuel à un utilisateur possédant une boîte vocale ou une autre personne mise en communication avec une boîte vocale et à la situation actuelle. Indépendamment du type et de l équipement des terminaux système, les informations concernant des caractéristiques essentielles comme par ex. la lecture et la suppression de messages s affichent en plus via des LED et sur l écran ou sont signalées par des symboles correspondants. A la place du pavé numérique, vous pouvez utiliser sur ces terminaux des menus étendus et intégrés spécialement pour le Forum Voic . Les utilisateurs du Forum Voic ont à tout moment la possibilité d exécuter des procédures à codes via post-sélection immédiatement après 7

10 Caractéristiques Gamme des prestations avoir composé le numéro, avant la diffusion du message d accueil et pendant la lecture. Numéro d appel et indication de date et temps Pour chaque message qui arrive dans la boîte vocale, on indique la date et l heure d arrivée. De même si transmis immédiatement le numéro de la personne qui appelle est noté. Le numéro d appel et l indication de date et temps peuvent être retransmis lors de l écoute du message, et de plus ils peuvent être affichés sur les terminaux système. Message d accueil et message de fin Le Forum Voic est livré avec des textes standard. Chaque utilisateur d une boîte vocale a la possibilité d enregistrer des textes personnels pour souhaiter la bienvenue et dire au revoir aux personnes qui appellent. Textes d annonce individuels Les utilisateurs d une boîte vocale peuvent éditer les textes individuels de leurs messages d annonces du Forum Voic via un téléphone de leur choix ou via l application Web Forum CTI (enregistrer, écouter, corriger ou supprimer). Via l application Web Forum CTI, ces textes peuvent également être assurés. Message d accueil Le Forum Voic offre la facilité Message d accueil pour des groupes d utilisateurs configurés ainsi que pour les numéros d appel externes du raccordement de plusieurs terminaux et du raccordement d une installation. Tout appelant entend, au bout d un nombre d appels déterminé, le message d accueil central attribué au groupe d utilisateurs ou au numéro d appel il peut s agir, par exemple, d une publicité. Ensuite, il entend Musique d attente jusqu à ce qu il soit connecté à son interlocuteur. Dans le Forum Voic jusqu à huit messages d accueil centraux peuvent être édités par des utilisateurs disposant de l autorisation correspondante. Le Message d accueil en liaison avec une boîte vocale peut être pertinent lorsque dans le Forum 500 / Forum 5000 une destination est configurée comme poste d information avec une file d attente. 8

11 Gamme des prestations Caractéristiques Selon le nombre d appels dans la file d attente et la longueur de la file d attente, chaque personne qui appelle est transmise à son tour à la boîte vocale. Chaque propriétaire de boîte vocale peut le configurer lui-même via la fonction Déviation d appel après temps. Avertissement lors de l arrivée de messages L arrivée d un nouveau message sur la boîte vocale est indiquée par un signal sonore ou visuel sur le terminal (MWI: Message Waiting Indication ). Les utilisateurs de téléphones système, par ex. Forum Phone 526, 530, sont informés via un LED et l affichage écran. Sur les appareils système DECT, par ex. Forum Free 567 et le Forum CTI les nouveaux messages sont signalés par des symboles spécifiques. Sur les terminaux standard sans LED, l arrivée de nouveaux messages sur la boîte vocale est signalisée de manière sonore. Lors du décrochage, au lieu du son de numérotation normale on entend un son de numérotation spécial. Via le service MWI, le Forum 500 / Forum 5000 supporte également la réception de messages sur la boîte vocale de téléphones ISDN. Cette procédure de signalisation de message présuppose l utilisation de téléphones ISDN correspondant aux normes. Sur Forum Phone 510, un point clignotant au milieu de l écran signale les nouveaux messages vocaux. Le Forum Phone 510 active l affichage dès qu au moins un nouveau message, non encore écouté, se présente dans la boîte vocale. lors de l arrivée de messages Lors de l arrivée d un message sur la boîte vocale du Forum 500 / Forum 5000, le propriétaire de cette boîte vocale peut se faire annoncer la réception du message via un . Vous configurez cette fonction dans l application Web Forum CTI. Appel d information Lors de l arrivée de messages dans la boîte vocale, le propriétaire de cette boîte vocale peut en être informé sur un autre terminal. Avec l acceptation de l appel et l entrée de un PIN, il est ensuite directement relié à la boîte vocale. 9

12 Caractéristiques Gamme des prestations Fonction de remplaçant Le propriétaire d une boîte vocale peut déterminer un numéro de remplaçant qui est appelé lors de l arrivée de message dans la boîte. Le message n est dans ce cas pas enregistré dans la boîte vocale. La personne qui appelle entend le texte de bienvenue ou le texte standard pour la fonction de remplaçant d être transmise au remplaçant. Lorsque l appel est accepté, le remplaçant est directement mis en relation avec la personne qui appelle et peut parler avec lui. Faire suivre vers la vocale du remplaçant Si le propriétaire de la boîte vocale a configuré un remplaçant, mais n a pas activé la déviation vers le remplaçant, un appelant peut établir lui-même une liaison avec le remplaçant. A cet effet, l appelant doit appuyer sur la touche étoile * pendant l écoute du message d accueil de la boîte vocale ou après avoir commencé à dire son message. Recommandation : il est recommandé au propriétaire de la boîte vocale d informer l appelant dans son message d accueil qu il peut être mis en liaison avec le remplaçant en appuyant sur la touche étoile *. Faire suivre un message commenté Le propriétaire d une boîte vocale peut ajouter un commentaire à un message entrant et le faire suivre en interne au propriétaire d une boîte vocale. Interrogation et commande à distance Forum Voic peut être interrogé et commandé à distance à partir de n importe quel téléphone DTMF ou émetteur DTMF portatif. 10

13 Fonctions d utilisation Caractéristiques Fonctions d utilisation Protéger la boîte vocale avec un PIN Chaque propriétaire d une boîte vocale a la possibilité de protéger l accès à sa boîte vocale à l aide d un numéro secret et de modifier ce PIN autant de fois qu il le désire. Il peut à tout moment activer ou désactiver le processus de demande de ce numéro secret. Déviation d appel vers la boîte vocale Chaque propriétaire d une boîte vocale a la possibilité de configurer lui-même la déviation d appel de sa boîte vocale. Pour cela, il peut choisir entre les déviations d appel, Occupé, après temps et immédiate. Avec les déviations Occupé & après temps, il peut activer simultanément les deux types de déviation d appel dont on a le plus souvent besoin. Si aucune déviation d appel n est activée pour un numéro d appel attribué à la boîte vocale ou si la cible n est pas le numéro du Forum Voic , la boîte vocale pour ce numéro d appel est mise hors service. Par l intermédiaire de la fonction de remplaçant, un autre numéro de participant peut être directement appelé à la place de la boîte vocale. Si le numéro d appel du remplaçant est un numéro externe, le LCR (Least Cost Routing) configuré sur le Forum 500 / Forum 5000 peut être évalué. Cela présuppose que le propriétaire de la boîte vocale appartient à un groupe d utilisateurs disposant des droits d accès LCR en cas de déviation d appel vers une destination externe. Note : plusieurs déviations d appel peuvent être enchaînées les unes avec les autres dans le système de communication Forum 500 / Forum Veuillez tenir compte des informations sur les déviations d appel et les boîtes vocales dans le mode d emploi Montage et mise en service (Forum 523/524, Forum 525/ 526, Forum 550/560, Forum 5004/5008/5012) ou Mise en service et maintenance (Forum 5500) dans le chapitre Déviations d appel. 11

14 Caractéristiques Fonctions d utilisation Allumer et éteindre la boîte vocale Chaque propriétaire d une boîte vocale a la possibilité d activer et de désactiver à tout moment la boîte vocale et de déterminer la durée d enregistrement pour les différents messages. Activer et désactiver le numéro d appel et l indication de date et temps Chaque propriétaire d une boîte vocale a la possibilité d activer et de désactiver l annonce du numéro d appel de la personne qui a appelé ainsi que l annonce de la date et de l heure pour chaque message reçu. Message d accueil et message de fin Chaque propriétaire d une boîte vocale a la possibilité de choisir lui-même les messages d accueil et les messages de fin de sa boîte vocale. Il peut décider d utiliser les messages standard fournis à la livraison ou enregistrer et éditer des messages personnels. Si pour une boîte vocale, Message d accueil central peut être modifié est activé, il peut également éditer les messages d accueil centraux. Un appelant peut sauter le message d accueil d une boîte vocale en appuyant sur la touche dièse #. Il peut ensuite dire immédiatement son message. Ecouter, réentendre, supprimer les messages Chaque propriétaire d une boîte vocale a la possibilité d écouter les nouveaux messages reçus par la boîte vocale et les anciens messages qui sont encore existants ainsi que de supprimer certains ou tous les messages écoutés. Il peut réentendre les messages en les sélectionnant directement. Le propriétaire d une boîte vocale peut également écouter ses messages via une touche de fonction qu il a programmée et prendre un appel, alors que l appelant parle encore sur la boîte vocale en question. Parcourir les messages Chaque propriétaire d une boîte vocale a la possibilité de parcourir ses messages reçus. Le Forum Voic passe alors du message actuel au message suivant ou au message précédent. 12

15 Fonctions d utilisation Caractéristiques Pauses lors de l écoute, avance et retour rapide Chaque propriétaire d une boîte vocale a la possibilité d interrompre l écoute d un message reçu en appuyant sur une touche et de reprendre l écoute également en appuyant sur une touche. Lors de l écoute, il peut faire avancer le message ou le faire retourner en arrière par étapes de cinq secondes. Rappel de l appelant Chaque propriétaire d une boîte vocale sur un appareil système a la possibilité de répondre directement à un message reçu. Pour cela, le message reçu doit comporter le numéro d appel du correspondant. Le message reçu doit pour cela contenir le numéro d appel du correspondant. Ce numéro peut être composé automatiquement, sur demande, à partir du menu vocal du répondeur via un indicatif. Cette fonction n est disponible que si l appelant n a pas supprimé l affichage de son numéro d appel. Faire suivre un message vocal Chaque propriétaire d une boîte vocale a la possibilité de faire suivre un message vocal entrant au propriétaire d une autre boîte vocale et d ajouter à ce message un commentaire vocal. Changer la boîte vocal Chaque appelant d une boîte vocale a la possibilité de changer de boîte vocale actuelle. La nouvelle boîte vocale est identifiée par son numéro d appel. L appelant doit entrer son code PIN, si la nouvelle boîte vocale a une protection correspondante. Laisser un message Chaque appelant d une boîte vocale a la possibilité d enregistrer un message vocal dans sa boîte vocal et de l envoyer à une autre boîte vocale. Configurer un appel d information Chaque propriétaire d une boîte vocale a la possibilité de se faire signaler à un autre terminal l arrivée d un message dans la boîte vocale et d appeler la boîte vocale à partir de ce terminal. 13

16 Caractéristiques Fonctions d utilisation En se connectant à sa boîte vocale, le propriétaire, s il a activé l appel d information, reçoit une indication. Celle-ci lui rappelle de désactiver, le cas échéant, l appel d information. Utiliser le Forum Voic à distance Chaque propriétaire d une boîte vocale disposant de l autorisation adéquate a la possibilité d appeler cette boîte vocale à partir de l extérieur, d écouter et éditer ses messages à distance ainsi que de modifier les paramètres de sa boîte vocale. Le propriétaire d une boîte vocale peut laisser directement un message à un propriétaire d une autre boîte vocale. 14

17 Fonctions d utilisation Contenu de l emballage Contenu de l emballage Le contenu de l emballage comporte tous les composants du matériel et des logiciels nécessaires : les fichiers du menu vocal du Forum Voic pour le guidage des utilisateurs sur les terminaux (sur le CD de produit du Forum 500 / Forum 5000) le mode d emploi Forum Voic (se trouvant en format PDF sur le CD de produit du Forum 500 / Forum 5000) Mémoire Les messages d annonce du menu vocal, les textes d accueil et de fin et les messages reçus sont sauvegardés sur la mémoire du système de communication. Y sont aussi enregistrés les messages laissés par des appelants. La mémoire dépend du type de votre système de communication. Système Forum 523/524 Forum 525/526 Forum 550/560 Forum 5004/5008/5012 Forum 5500 Mémoire carte mémoire installée carte mémoire installée carte mémoire installée système de fichiers interne disque dur Capacité d enregistrement Le temps d enregistrement maximal des messages dépend de la mémoire et de l espace mémoire nécessaire aux progiciels installés dans le système (par ex. le système de routage automatique des appels Forum 500(0) Auto Attendant). Pour disposer d une capacité d enregistrement d une heure en incluant les messages d annonce sauvegardés, il nécessaire d avoir 32 Mo. Toute langue chargée pour le menu vocal Forum Voic réduit d environ 15 minutes le temps d enregistrement maximal disponible. Pour augmenter la capacité d enregistrement, procédez à une compression. La capacité totale disponible sur la mémoire est répartie de façon dynamique sur toutes les boîtes vocales, l emplacement mémoire défini pour les différentes boîtes vocales n est pas réservé. 15

18 Contenu de l emballage Fonctions d utilisation Niveau de développement Sur les diverses variantes des systèmes de communication Forum 500 / Forum 5000, le progiciel Forum Voic est proposé en différents modèles se distinguant par leur niveau de développement : Forum 523/524 Voice Mail sur le Forum 523/524 : Licence pour 10 boîtes vocales Forum 525/526 Voice Mail sur le Forum 525/526 : Licence pour 40 boîtes vocales Forum 550/560 Voice Mail 64 users sur le Forum 550/560 : Licence pour 64 boîtes vocales Forum Voice 550/560 Voice Mail 200 users sur le Forum 550/560 : Licence pour 200 boîtes vocales Forum Voice 5000 Voice Mail 50 users sur le Forum 5500 et Forum 5004/5008/5012 : Licence pour 50 boîtes vocales 16

19 Fonctions d utilisation Configuration et administration Configuration et administration Le Forum Voic se configure et s administre via le Configurateur du Forum 500 / Forum Pour cela, vous avez besoin de la licence de votre Forum Voic . Lors d une actualisation du logiciel d un système de communication du type Forum 523/524, Forum 525/526 ou Forum 550/560, les fichiers vocaux actuels doivent éventuellement être chargés. Vous trouverez les fichiers vocaux sur le CD de produit du Forum 500 / Forum Note : pour de plus amples informations sur la mise à jour du logiciel et sur la configuration du Forum Voic , consultez l Aide en ligne. Connexion Connectez-vous sur la console Web avec un compte d utilisateur disposant des droits d administrateur système. Au moment de lalivraison du système, les données d accès sont les suivantes : Utilisateur : Administrator Mot de passe : [aucun mot de passe exigé] Vous configurez le Forum Voic 1. Dans le configurateur, sous SYS Configuration : Extensions, chargez le fichier de licence de votre Forum Voic . 2. Dans un système de communication a Forum 523/524, Forum 550/560 ou Forum 525/526 : Dans le Configurateur, au sein du menu SYS Configuration : Composants, choisissez le module Forum Voic et chargez un fichier vocal. Le format de fichier du fichier vocal chargé dans un Forum 523/524 ou Forum 550/560 est *.kda. Dans un Forum 525/526, il faut charger un fichier vocal au format *.kdp. 3. Dans le menu Applications : Forum Voic Paramètres, déterminez les paramètres de base du programme et informez vous ici sur le statut actuel du programme. 17

20 Configuration et administration Fonctions d utilisation 4. Ici, vous déterminez le Numéro d appel du Forum Voic par l intermédiaire duquel les utilisateurs du Forum 500 / Forum 5000 peuvent interroger leurs boîtes vocales. 5. Dans le menu Applications : Forum Voice : Boîtes vocales, installez une ou plusieurs (maximum jusqu au nombre autorisé par la licence) boîtes vocales pour les utilisateurs du Forum 500 / Forum 5000 (cf. à ce sujet la section Vous administrez des boîtes vocales à partir de la page 18). Vous installez le Message d accueil 1. Activez cette fonction pour un groupe d utilisateurs configuré ou pour un numéro d appel externe : pour un groupe d utilisateurs, dans le menu Gestion d utilisateurs : Groupes d utilisateurs Dans ce cas, le message d accueil central est lu lorsqu un appelant appelle un utilisateur de ce groupe. pour un numéro d appel externe, dans le menu TEL Configuration : Distribution d appels Cette configuration permet la lecture du message d accueil central lorsqu un appelant appelle le numéro d appel externe. 2. Déterminez si et de quelle manière la caractéristique Message d accueil doit réagir à des appels : choisissez une annonce (par ex. Annonce 1) ou activez la caractéristique hors. 3. Dans le menu Applications : Forum Voic Boîtes vocales, activez l option Message d accueil central peut être modifié pour une boîte vocale. 4. Appelez cette boîte vocale et définissez via le menu vocal du Forum Voic , menu 4 Messages d accueil centraux, un ou plusieurs messages (huit au maximum). Vous administrez des boîtes vocales En tant qu administrateur vous possédez tous les droits afin de gérer les boîtes vocales du Forum 500 / Forum 5000 et également ceux pour définir tous les paramètres des utilisateurs. Vous installez une nouvelle boîte vocale ou vous supprimez une boîte vocale existante. Vous sélectionnez une langue dans laquelle les personnes qui appellent une boîte vocale donnée sont guidées à travers le menu vocal. 18

21 Fonctions d utilisation Configuration et administration Vous déterminez le temps d enregistrement maximal pour une boîte vocale. La capacité d enregistrement du Forum Voic est répartie de manière dynamique sur toutes les boîtes vocales (c.-à-d. sur tous les utilisateurs qui possèdent une boîte vocale). Par conséquent le temps d enregistrement maximal dépend également du nombre de boîtes vocales installées. Vous déterminez la durée maximal d un message pour les utilisateurs d une boîte vocale. Par défaut, cette durée est de 60 secondes. Vous activez la fonction Interrogation à distance pour les utilisateurs d une boîte vocale. Avec cette fonction, vous donnez aux utilisateurs la possibilité d interroger et de commander leur boîte vocale à distance ou à partir d un autre terminal. Vous activez l option Message d accueil central peut être modifié pour une boîte vocale. Grâce à cette option, les propriétaires de cette boîte vocale sont autorisés à créer et à administrer des messages d accueil centraux. Vous pouvez régler l activation de la fonction Message d accueil pour le groupe d utilisateurs dans le Configurateur dans le menu Gestion d utilisateurs : Groupes d utilisateurs ou dans le menu TEL Configuration : Distribution d appels. Rétablissez le PIN pour une boîte vocale existante. Ce PIN est un code avec lequel plusieurs utilisateurs peuvent protéger l interrogation de leur boîte vocale commune. Si un utilisateur a modifié le PIN de sa boîte vocale à partir d un terminal (et qu il l a oublié), rétablissez-le sur celui-ci de la configuration par défaut Vous attribuez des numéros d appels internes à une boîte vocale (au maximum 20) et/ou vous modifiez certaines ou toutes les attributions. Par le biais de ces numéros, les utilisateurs deviennent propriétaires de ces boîtes vocales. Vous déterminez si et de quelle manière (immédiate, après temps, Occupé, Occupé &aprèstemps) les appels doivent être déviés vers la boîte vocale. D autre part, vous déterminez si la déviation doit s appliquer uniquement aux appels internes (Appels int.), uniquement aux appels externes (Appels ext.) ou de manière générale à tous les appels (Appels int.&ext.). 19

22 Utiliser Forum Voic Fonctions par défaut Utiliser Forum Voic Si votre administrateur système a installé une boîte vocale pour le numéro d appel d un terminal, tous les appels auxquels vous ne répondez pas (ou auxquels vous ne pouvez pas répondre) sont transférés sur cette boîte. Dans ce chapitre, vous trouverez des instructions concernant l utilisation du Forum Voic sur vos différents terminaux, afin de pouvoir utiliser ces boîtes vocales. Fonctions par défaut Lors de l installation de votre boîte vocale, l administrateur système a défini certaines fonctions par défaut : Le code PIN de votre boîte vocale qui est mis sur 0000, La langue dans laquelle vous êtes guidé à travers le menu vocal du Forum Voic sur votre terminal, La durée maximale pour l enregistrement de messages (lorsque cette durée d enregistrement est dépassée, les personnes qui ont appelé ultérieurement ne peuvent plus laisser de messages), La durée des messages, c.-à-d. le temps dont dispose une personne qui appelle pour laisser son message, Le fait que vous puissiez ou non interroger à distance votre boîte vocale (à partir d un autre terminal que celui qui est attribué), Le fait que vous soyez autorisé ou non à éditer des messages d accueil centraux pour la caractéristique Message d accueil. Configurer les fonctions Sur votre terminal et dans le Forum CTI (sur la console Web du Forum 500 / Forum 5000), vous pouvez modifier certaines fonctions par défaut ou activer d autres fonctions du Forum Voic Vous pouvez modifier la durée des messages (c.-à-d. la durée d enregistrement par message). 20

23 Configurer les fonctions Utiliser Forum Voic Vous pouvez activer ou désactiver la boîte vocale en tant que telle ou certaines de ses fonctions, telles que l annonce du numéro d appel, l indication de date et temps, le remplaçant, la demande du code PIN. Pour l accueil et l adieu aux personnes qui appellent, vous pouvez avec le Forum Voic créer et éditer des textes individuels. Si besoin est, vous pouvez réactiver les textes standard. Si vous disposez de l autorisation correspondante, vous pouvez rédiger et éditer les messages d accueil centraux. Si vous transférez votre terminal sur un autre numéro d appel, les appels suivants ne sont plus dirigés vers la boîte vocale. La boîte vocale est mise sur le statut hors service en interne pour votre numéro d appel. sur le terminal Pour l interrogation des messages et la configuration individuelle de votre boîte vocale appelez le Forum Voic au numéro d appel interne installé par l administrateur système (à ce sujet, voir Appelez la boîte vocale en interne à partir de la page 23). Le menu vocal du Forum Voic vous guide étape par étape à travers les fonctions du programme. Selon les situations, on vous demande d appuyer sur certaines touches avec des chiffres afin de définir une fonction ou pour passer d un menu à l autre et c est ici que vous enregistrez vos textes individuels. * Avec la touche étoile, vous confirmez l entrée de plusieurs chiffres. # Avec la touche dièse, vous interrompez une entrée ou vous retournez au menu situé immédiatement au-dessus. 0 Lorsque vous entrez 0, la dernière annonce est répétée. Lorsque vous n entrez rien pendant un certain temps, la connexion au Forum Voic est automatiquement interrompue après un message correspondant. Vous pouvez effectuer vos entrées aussi bien avant l annonce sonore que pendant un message en composant une séquence de chiffres correspondants et en raccourcissant ainsi le dialogue. Vous trouverez les codes correspondants dans le résumé graphique du menu vocal à la dernière page de ce mode d emploi. 21

24 Utiliser Forum Voic Configurer les fonctions Note : lorsque vous appelez votre boîte vocale pendant qu une autre personne est en liaison avec elle, un message vous indique que l interrogation n est pas possible pour l instant. Recommandation : vous pouvez programmer l interrogation de boîtes vocales également sur une touche de fonction d un terminal (cf. Programmer une touche de fonction à partir de la page 29). via l application Web Forum CTI Vous pouvez également configurer de manière individuelle votre boîte vocale via l application Forum CTI (et ainsi écraser certaines configurations par défaut de l administrateur). D autre part, vous pouvez éditer dans le Forum CTI des messages d accueil et de fin. 1. Sur la console Web du Forum 500 / Forum 5000, ouvrez l application Forum CTI. 2. Si l administrateur système vous a attribué plusieurs terminaux, sélectionnez d abord le poste correspondant dans la liste de sélection du Forum CTI. 3. Cliquez sur le registre Configuration. La fenêtre Configuration s ouvre. La configuration actuelle de votre boîte vocale s affiche dans la rubrique Boîte vocale. Via la rubrique Boîte vocale - Annonces, vous pouvez enregistrer, écouter et sélectionner les messages d accueil et de fin. Dans le Forum CTI vous pouvez sélectionner un texte d accueil propre et un texte de fin propres à chaque plage horaire configurée. Vous pouvez également définir les textes d accueil et les textes de fin via le menu vocal, cependant uniquement pour la plage horaire activée à ce moment-là. D autre part, avec le Forum CTI vous pouvez également sauvegarder vos textes personnels de messages d annonce (textes d accueil et textes de fin) et les textes d accueil du système central sur un lecteur ou un support de données. Vous pouvez archiver ces données sauvegardées puis de nouveau les enregistrer dans le système de communication. Pour plus d informations, veuillez consulter l aide en ligne concernant le Forum CTI. 22

25 Appelez la boîte vocale en interne Utiliser Forum Voic Appelez la boîte vocale en interne Vous avez plusieurs possibilités pour l interrogation directe de votre boîte vocale en interne : à partir d un téléphone, dont le numéro d appel n est pas attribué à votre boîte vocale 1. Entrez le numéro d appel interne que votre administrateur système a installé pour le Forum Voic ou appuyez sur la touche de fonction que vous avez programmée (cf. Programmer une touche de fonction à partir de la page 29). Vous entendez le texte d invitation qui vous demande d entrer un numéro de boîte vocale. 2. Entrez maintenant le numéro d appel du terminal dont vous souhaitez interroger les messages de la boîte vocale. Confirmez l entrée avec *. L interrogation de la boîte vocale est uniquement possible lorsque l autorisation pour Interrogation à distance est activée. 3. Entrez le code après l invitation. Par défaut le code PIN pour une nouvelle boîte vocale est toujours Le Forum Voic vous informe si des nouveaux messages sont dans votre boîte vocale. 4. Vous pouvez maintenant interroger et éditer les messages et définir les paramètres de la boîte vocale. Recommandation : lors de l écoute des nouveaux messages, vous pouvez, en entrant la procédure par code 77, interrompre la connexion à la boîte vocale ; tous les messages déjà écoutés conserve le statut nouveau. 5. Suivez les instructions du menu vocal pour toutes les autres étapes d utilisation. Recommandation : lors de l écoute d un message, vous pouvez rappeler immédiatement l appelant en appuyant sur la touche 7 de votre terminal. 23

26 Utiliser Forum Voic Appelez la boîte vocale en interne à partir d un téléphone, dont le numéro d appel est attribué à votre boîte vocale 1. Entrez le numéro d appel interne que votre administrateur système a installé pour le Forum Voic . 2. Si l interrogation du code PIN est activé, saisissez-le lorsque cela vous est demandé. Vous êtes maintenant connecté directement avec votre boîte vocale, le Forum Voic vous informe si de nouveaux messages sont arrivés. 3. Vous pouvez maintenant interroger et éditer les messages et définir les paramètres de la boîte vocale. Recommandation : lors de l écoute des nouveaux messages, vous pouvez, en entrant la procédure par code 77, interrompre la connexion à la boîte vocale ; tous les messages déjà écoutés conserve le statut nouveau. 4. Suivez les instructions du menu vocal pour toutes les autres étapes d utilisation. Recommandation : lors de l écoute d un message, vous pouvez rappeler immédiatement l appelant en appuyant sur la touche 7 de votre terminal. Lorsque vous utilisez le Forum Voic sur un téléphone système du Forum 500 / Forum 5000, vous pouvez également interroger votre boîte vocale via l entrée 9 Applications : 1 Boîte vocale dans le Menu principal (voir La carte de menu Boîte vocale à la page 30). Note : le code PIN est un PIN qui protège l interrogation de votre boîte vocale. Il est valable pour le terminal (le numéro d appel) qui est attribué à cette boîte vocale. Il n est pas identique au PIN du terminal avec lequel vous activez par exemple le verrouillage! Vous pouvez activer et désactiver la demande du code PIN dans Forum Voic dans le menu vocal. De même, vous pouvez modifier vous-même le code PIN (voir Menu 3 Paramètres centraux à partir de la page 32). S il vous arrivait d oublier le PIN de votre boîte vocale, l administrateur système peut le rétablir tel qu il était à la livraison. Ainsi, vous êtes à nouveau en mesure de déterminer un (nouveau) code PIN pour votre boîte vocale. 24

27 C est ainsi que de nouveaux messages sont signalisés Utiliser Forum Voic C est ainsi que de nouveaux messages sont signalisés Lorsque de nouveaux messages arrivent dans la boîte vocale, ils sont signalisés de plusieurs manières sur les terminaux et dans le Forum CTI : Vous pouvez également être informé de l arrivée d un nouveau message sur votre boîte vocale via un . Cela présuppose une configuration préalable de cette fonction dans le Forum CTI. Pour de plus amples informations consultez l Aide en ligne. sur les appareils système Forum Phone 5xx La touche d information LED clignote, sur l écran dans le menu Infos vous informe des messages arrivés. sur le Forum Phone 510 Un point clignotant au milieu de l écran signale qu au moins un nouveau message, non encore écouté, se présente dans la boîte vocale (affichage MWI, Message Waiting Indication). sur les appareils système DECT Forum Free 5xx Le symbole vocale. dans le ForumCTI indique que de nouveaux messages sont arrivés dans la boîte Les nouveaux messages de la boîte vocale sont répertoriés dans la liste des appels et signalés par l icône. sur les appareils standard Sur les appareils standard, la signalisation de nouveaux messages peut être effectuée par un appel d information. Sur les terminaux standard sans LED de message, l arrivée de nouveaux messages sur la boîte vocale est signalisée de manière sonore. Lorsqu on décroche, au lieu de la tonalité de numérotation normale, on entend une tonalité de numérotation spéciale. 25

28 Utiliser Forum Voic Ecouter et éditer des messages Le Forum 500 / Forum 5000 supporte l arrivée de messages dans la boîte vocale sur les téléphones RNIS grâce à la caractéristique de service MWI (Message Waiting Indication). Le LED du téléphone correspondant à la norme clignote lorsqu un nouveau message arrive sur la boîte vocale. Ecouter et éditer des messages sur les appareils système Forum Phone 5xx 1. Appuyez brièvement sur la touche d information et sélectionnez l entrée 4 Boîte vocale ou appuyez sur la touche de fonction que vous avez programmée (cf. Programmer une touche de fonction à partir de la page 29). Vous voyez la liste des messages arrivés. Les nouveaux messages qui n ont pas été écoutés sont marqués avec + et ceux qui sont arrivés en dernier sont au début de la liste. 2. Sélectionnez un message et appuyez sur la touche OK. 3. Vous avez désormais les options suivantes : En appuyant sur Marche, vous pouvez écouter le message. Effacer efface le message. Avec Sélectionner, vous rappelez la personne qui vous avait appelé. Avec Annuaire télé. et 1 Nouvelle entrée vous pouvez inscrire un appelant dans votre annuaire, avec 2 Ajouter éditer les détails d une entrée. Sauvegarder vos entrées. Avec Renvoyer vous pouvez faire suivre un message sur une autre boîte vocale soit sans remarques soit avec remarques, et ajouter vos propres remarques. Marquer c nouv. : Si le message est destiné à une autre personne et que vous l avez entendu par inadvertance, vous pouvez redonner le statut nouveau à ce message avec cette option du menu. Infos indique le numéro d appel et/ou le nom d utilisateur de la personne qui a appelé ainsi que la date et l heure du message. 26

29 Ecouter et éditer des messages Utiliser Forum Voic sur les appareils système DECT Forum Free 5xx 1. Appuyez brièvement sur la touche d information. 2. Sélectionnez l entrée Message vocale et confirmez avec le touche Écran OK. Vous voyez la liste des messages arrivés. Les nouveaux messages qui n ont pas été écoutés sont marqués avec + et ceux qui sont arrivés en dernier sont au début de la liste. 3. Sélectionnez l entrée Boîte vocale et confirmez avec le touche Écran OK. 4. Sélectionnez un message et confirmez avec le touche Écran OK. 5. Vous avez désormais les options suivantes : En appuyant sur Marche, vous pouvez écouter le message. Avec Numerotation, vous rappelez la personne qui vous avait appelé. Effacer efface le message. Avec Annuaire téléph. et Nouvelle entrée vous pouvez inscrire un appelant dans votre annuaire, avec Ajouter éditer les détails d une entrée. Sauvegarder vos entrées. Avec Renvoyer vous pouvez faire suivre un message sur une autre boîte vocale soit sans remarques soit avec remarques, et ajouter vos propres remarques. Marquer c nouv. : Si le message est destiné à une autre personne et que vous l avez entendu par inadvertance, vous pouvez redonner le statut nouveau à ce message avec cette option du menu. Infos indique le numéro d appel et/ou le nom d utilisateur de la personne qui a appelé ainsi que la date et l heure du message. Supprimer tout: vous effacez tous les messages reçus par la boîte vocale (après une interrogation de sécurité). dans le ForumCTI 1. Sélectionnez le terminal dont vous souhaitez consulter la liste des appels. 2. Cliquez sur le registre Liste des appels. Vous voyez les appels des personnes qui n ont pas réussi à vous joindre. Les messages de la boîte vocale sont signalés par l icône. 3. Cliquez sur une icône afin d écouter un message. 27

30 Utiliser Forum Voic Appel à distance de la boîte vocale Si vous souhaitez rappeler la personne qui vous a appelé, cliquez sur son Numéro d appel (si celui-ci a été transmis). Note : dans l aide en ligne, vous trouverez des informations détaillées sur l utilisation du Forum CTI. sur des appareils standard Procédez de la manière décrite dans Appelez la boîte vocale en interne à la page 23 et Appel à distance de la boîte vocale à la page 28. Appel à distance de la boîte vocale Si votre administrateur système a activé l autorisation pour Interrogation à distance pour une boîte vocale, vous pouvez également interroger et configurer la boîte vocale à partir de l extérieur. Note : Attention! Le PIN de la boîte vocale qui est 0000 par défaut doit, à cet effet, être changé. La boîte vocale est bloquée au bout de trois tentatives d accès avec le mauvais PIN ou avec le PIN par défaut 0000! L administrateur système doit ensuite réactiver la boîte vocale. Le PIN est alors réinitialisé à la valeur Il est conseillé à l administrateur système de le changer immédiatement! Vous avez plusieurs possibilités pour interrogation externe : avec le numéro d appel du Forum Voic (ce numéro d appel est intégré dans la répartition des appels entrants) 1. Composez le numéro d appel externe que votre administrateur système a attribué au Forum Voic . 2. Puis, entrez le numéro d appel interne de votre boîte vocale, c.-à-d. le numéro d appel du terminal qui a été attribué à la boîte vocale. Confirmez l entrée avec *. 3. Entrez le code PIN de votre boîte vocale. 4. Consultez les instructions de votre menu vocal pour toutes les autres étapes d utilisation. 28

31 Programmer une touche de fonction Utiliser Forum Voic avec le numéro d appel de votre téléphone (le numéro d appel de votre téléphone est intégré dans la répartition des appels entrants, vous avez transféré le téléphone sur la boîte vocale) 1. Sélectionnez le numéro d appel externe auquel vous joignent des personnes de l extérieur. Vous entendez le message d accueil de votre boîte vocale. Vous pouvez sauter le message d accueil en appuyant sur la touche dièse *. 2. Entrez le code PIN de votre boîte vocale. 3. Consultez les instructions de votre menu vocal pour toutes les autres étapes d utilisation. Programmer une touche de fonction Vous pouvez programmer un touche de fonction pour l interrogation de votre boîte vocale sur un terminal système (par ex. un Forum Phone 526). Cette fonction vous permet d écouter vos messages enregistrés. Si un appelant parle sur votre boîte vocale au moment de l écoute, vous pouvez prendre l appel en appuyant sur la touche de fonction. Vous pouvez d autre part programmer une autre touche de fonction afin d appeler votre boîte vocale. Appuyez sur la touche programmable long, sélectionnez ensuite... Fonctions et validez avec la touche OK. Sélectionnez dans la carte de menu Menu principal le point 9 Applications : 1 Boîte vocale puis 1 Message vocal : vous permet de définir l écoute des messages de votre boîte vocale. 2 Appel boîte vocale : vous permet de définir l appel de votre boîte vocale. Avec Sauvegarder vous valider et terminer la programmation. 29

32 Utiliser Forum Voic La carte de menu Boîte vocale La carte de menu Boîte vocale Après qu une boîte vocale a été installée pour un utilisateur du Forum 500 / Forum 5000, le Menu principal du téléphone système correspondant est élargi. Le nouveau menu 9 Applications : 1 Boîte vocale vous aide à utiliser le Forum Voic . Le menu contient les entrées suivantes : 1 Message vocal.: vous voyez la liste des messages arrivés et vous pouvez les éditer (voir à cet effet le chapitre Ecouter et éditer des messages les chapitres sur les appareils système Forum Phone 5xx à partir de la page 26 et sur les appareils système DECT Forum Free 5xx à partir de la page 27). 2 Appel boîte vocale (le menu vocal) : vous appelez votre boîte vocale et sur demande vous identifiez avec votre code PIN. Le Forum Voic vous informe s il y a de nouveaux messages dans votre boîte vocale. Dans cette situation, vous pouvez également éditer des nouveaux messages et des messages enregistrés et effectuer des paramétrages pour votre boîte vocale. Pour cela, suivez les instructions du menu vocal (voir également Le menu vocal du Forum Voic à partir de la page 30). Le menu vocal du Forum Voic Le menu vocal est divisé en sous-menus : 1 Nouveaux messages 2 Messages enregistrés 3 Paramètres centraux 4 Messages d accueil centraux 5 Changer la boîte vocale 6 Enregistrer le message et l envoyer Vous êtes guidés oralement à travers ces menus par des textes de boîte vocale et de plus vous êtes informés par les LED et le display sur les terminaux système. Vous utilisez le menu vocal par l intermédiaire des chiffres du clavier ainsi qu avec la touche étoile * et la touche dièse # de votre téléphone. Sur 30

33 Le menu vocal du Forum Voic Utiliser Forum Voic les terminaux système vous avez la possibilité d utiliser des menus intégrés et élargis spécialement pour le Forum Voic . Note : vous pouvez raccourcir des entrées qui reviennent fréquemment en entrant une séquence de chiffres d indicatifs. Cela peut avoir lieu avant et pendant l annonce sonore. Vous trouverez les indicatifs dans la vue d ensemble à la dernière page de ce mode d emploi. Les exemples suivants partent du principe que le numéro d appel 96 a été installé pour le Forum Voic . Menu 1 Nouveaux messages Dans ce menu, vous écoutez les nouveaux messages. Pour chaque message, le numéro d appel de la personne qui a appelé et la date et l heure de l appel sont annoncés dans la mesure où vous l avez défini dans le menu 3 Paramètres centraux et où ces informations sont disponibles. Ici, vous pouvez supprimer certains messages ou tous les nouveaux messages et rappeler immédiatement un appelant. Exemple Écouter message : Vous appelez le Forum Voic (96). Le code PIN est demandé. Vous entrez 0000 car votre boîte vocale est nouvelle et vous n avez pas encore modifié votre code PIN. Vous entendez qu il y a de nouveaux messages et vous les écoutez. Vous renouvelez l écoute d un certain message (2), vous faites une pause pendant l écoute (5) et faites un retour en arrière de 5 secondes (4). Puis vous utilisez les codes ou les annonces du menu vocal. Recommandation : lors de l écoute des nouveaux messages, vous pouvez, en entrant la procédure par code 77, interrompre la connexion à la boîte vocale ; tous les messages déjà écoutés conserve le statut nouveau. Exemple Rappel de l appelant : Vous appelez le boîte vocale (96). Le code PIN est demandé. Vous entrez 0000 car votre boîte vocale est nouvelle et vous n avez pas encore 31

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