Manuel administratif Assurance groupe. Manuel administratif Assurance groupe

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2 Sommaire 1 Quels documents recevez-vous lors de l entrée en vigueur de l assurance groupe? Quelles sont les possibilités offertes par KBC-Online? Possibilités dont dispose l employeur Possibilités dont disposent les membres du personnel Comment communiquer à KBC les modifications à apporter dans le fichier du personnel? Une nouvelle affiliation? Que devez-vous faire lorsqu un membre du personnel quitte l entreprise? Comment communiquer un changement d adresse? Manuel administratif Devez-vous communiquer des modifications au niveau de la situation familiale? Qui est le bénéficiaire en cas de décès? Comment transmettre une modification du pourcentage d occupation? Que faire lorsqu un affilié ne touche pas de rémunération? Gestion annuelle des échéances Comment se déroule la gestion annuelle des échéances en cas d indexation de la prime? Comment se déroule la gestion annuelle des échéances en cas d adaptation de la prime en fonction du nouveau salaire? Que devez-vous faire au moment du paiement? Que devez-vous faire lorsqu un membre du personnel prend sa retraite? Que devez-vous faire en cas de décès d un membre du personnel? Que devez-vous faire en cas d incapacité de travail d un membre du personnel à la suite d une maladie ou d un accident?... 11

3 1 Quels documents recevez-vous lors de l entrée en vigueur de l assurance groupe? Au moment de l entrée en vigueur de l assurance groupe, vous recevez les documents suivants : Le règlement d assurance groupe. Ce règlement comprend le contrat qui vous lie, en tant qu employeur, à KBC Assurances. Il précise entre autres la catégorie des membres du personnel qui est assurée ainsi que le mode de fixation de la prime. Il reprend également un certain nombre de conventions administratives. Vous devez renvoyer l un des deux exemplaires que vous recevez, signé, à KBC. L attestation fiscale. Vous recevez l attestation fiscale en deux exemplaires. Vous devez conserver un exemplaire dans votre dossier. Quant au second exemplaire, il doit être joint à la déclaration fiscale de votre entreprise pour l exercice au cours duquel la première prime de l assurance groupe est perçue. La fiche d information. Un représentant de l entreprise signe la fiche et la joint, avec l attestation fiscale, à la déclaration fiscale de l entreprise. Le numéro de TVA de votre entreprise doit encore être complété par vos soins sur cette fiche d information. Une fiche individuelle de pension par affilié, émise en deux exemplaires ; un exemplaire est destiné au dossier de l entreprise et le second, à l affilié. L entreprise est donc responsable de la distribution des fiches de pension individuelles. Le décompte de la première prime avec une lettre d accompagnement reprenant toutes les informations nécessaires. Pour un affilié ayant le statut de travailleur salarié, vous devez payer une cotisation ONSS de 8,86 % sur les primes versées par l employeur pour les garanties vie et décès. Le montant que vous devez payer pour la période à laquelle ce décompte a trait est précisé dans la lettre. Vous devez communiquer ce montant au secrétariat social qui se charge de l administration des salaires. Une liste détaillée des primes personnelles par affilié si le règlement prévoit les versement de primes personnelles. Cette liste précise, pour chaque affilié, la partie de la prime que l entreprise est tenue de prélever sur son salaire.

4 2 Quelles sont les possibilités offertes par KBC-Online? KBC-Online for Business vous permet, en tant qu employeur, de consulter à tout moment les informations relatives au règlement de l assurance groupe et de procéder à un certain nombre de modifications en ligne. Les membres du personnel affiliés peuvent eux aussi consulter, dans KBC-Online, les informations relatives à leur assurance groupe. Les possibilités offertes par KBC-Online sont exposées ci-après. Le manuel pour vous en tant qu employeur mais aussi le manuel pour les travailleurs salariés sont disponibles sur le site web de KBC. 2.1 Possibilités dont dispose l employeur Consulter tous les règlements de l employeur, avec un aperçu des catégories et des garanties assurées la liste des affiliés à chaque règlement pour chaque affilié : n les réserves personnelle et patronale n la réserve en matière de pension n les primes n les garanties assurées Communiquer une nouvelle affiliation la fin d une affiliation le montant des salaires pour la gestion annuelle 2.2 Possibilités dont disposent les membres du personnel Consulter des informations détaillées sur les réserves personnelle et patronale la réserve en matière de pension les primes les garanties assurées.

5 3 Comment communiquer à KBC les modifications à apporter dans le fichier du personnel? Les modifications administratives relatives aux affiliés (nouvelles affiliations, départs de l entreprise, changements d adresse, modification du pourcentage d occupation, de la situation familiale et autres) doivent être transmises, de préférence, via KBC-Online for Business ou au moyen des formulaires prévus à cet effet. Ces formulaires peuvent être envoyés par à l adresse Vous pouvez télécharger ces formulaires depuis notre site web 3.1 Une nouvelle affiliation? Vous pouvez enregistrer une nouvelle affiliation via KBC-Online for Business ou vous pouvez la communiquer au moyen d un formulaire d affiliation complété. Si votre assurance groupe est du type plan cafétéria, où chaque affilié a le choix pour fixer l importance de ses risques assurés, KBC vous enverra les documents nécessaires pour les faire compléter par l affilié. L affilié dispose de 2 mois pour faire connaître son choix à KBC Assurances. Si, compte tenu du montant des garanties demandées, une acceptation médicale s impose, KBC réclame les informations nécessaires à l affilié directement. Dès qu elle a reçu les documents nécessaires et que l acceptation médicale est terminée, KBC établit une fiche de pension en 2 exemplaires et vous les transmet. Un exemplaire est destiné au dossier de l entreprise. Le second exemplaire est destiné à l affilié. L entreprise est donc responsable de la distribution des fiches de pension individuelles. Si KBC n a pas été informée du choix de l affilié ou si la procédure d acceptation médicale n est toujours pas terminée, la fiche de pension est établie sur la base de la couverture standard. La partie pension sera adaptée (si nécessaire) au moment où nous recevrons le formulaire ou lorsque la procédure d acceptation médicale sera terminée. Il est possible, si toutes les parties sont d accord, d abréger cette période de 2 mois. 3.2 Que devez-vous faire lorsqu un membre du personnel quitte l entreprise? Lorsque quelqu un quitte l entreprise ou est licencié, vous pouvez communiquer cette information via KBC-Online for Business ou au moyen du formulaire communication d un départ de l entreprise. En tant qu employeur, la loi vous impose de communiquer à KBC un départ de l entreprise dans les 30 jours.

6 Dans les 30 jours qui suivent la déclaration, KBC vous enverra les documents que vous devez remettre à l affilié concerné. Si toutes les primes n ont pas été acquittées, KBC précisera dans la lettre le montant de la réserve constituée et rappellera l existence de ces primes impayées. Il est donc essentiel dans ce cadre, ainsi que dans le cadre du rendement minimum légal obligatoire, que les créances soient acquittées immédiatement. En cas de départ de l entreprise, l affilié dispose des options suivantes : laisser chez KBC ses réserves constituées en matière de pension transférer les réserves vers l organisme de pension de son nouvel employeur transférer les réserves vers un organisme de pension qui répartit, proportionnellement à leurs réserves, le bénéfice total entre les affiliés et limite les frais conformément aux dispositions de l Arrêté Royal du 14 novembre 2003 relatif à l octroi d avantages extralégaux aux travailleurs visés par l Arrêté Royal n 50 du 24 octobre 1967 relatif aux pensions de retraite et de survie des travailleurs. 3.3 Comment communiquer un changement d adresse? Manuel administratif Tout changement d adresse que vous communiquez par le biais du formulaire de modification est intégré au dossier. Nous n établissons pas de nouvelle fiche de pension à ce moment-là. 3.4 Devez-vous communiquer des modifications au niveau de la situation familiale? Vous devez communiquer les modifications au niveau de la situation familiale de l affilié (comme par exemple un mariage, un début de cohabitation légale ou de fait, une naissance, le décès d un membre de la famille ou le fait qu un enfant ne soit plus à charge) au moyen du formulaire de modification si cette modification donne lieu à une modification des avantages assurés. Dans ce cas, KBC vous fournit une nouvelle fiche de pension en deux exemplaires. 3.5 Qui est le bénéficiaire en cas de décès? Le bénéficiaire en cas de décès est désigné dans l article 10 des conditions générales. Cet article stipule l ordre suivant : 1 le conjoint ou le partenaire cohabitant légal de l affilié. Le conjoint et l affilié ne doivent être ni divorcés, ni séparés de corps et de biens ou ne peuvent pas être impliqués dans une procédure de divorce ou de séparation de corps et de biens ; 2 les enfants de l affilié et, par représentation, leurs descendants ; 3 le(s) bénéficiaire(s) désigné(s) par l affilié dans le contrat individuel. En ce qui concerne le paiement constitué par les primes à charge du preneur d assurance, l autorisation de ce dernier est requise ; 4 les parents de l affilié ; en cas de décès de l un d eux, le capital revient au survivant ; 5 les frères et sœurs de l affilié et, par représentation, leurs enfants ;

7 6 la succession de l affilié, à l exclusion des pouvoirs publics qui deviennent héritiers par l autorité seule de la loi ; 7 le fonds de financement. Si un travailleur salarié souhaite désigner un bénéficiaire comme indiqué au point 3, il doit le faire au moyen du formulaire de modification dans la case Autre. Le travailleur doit compléter les données suivantes relatives au bénéficiaire : le nom du bénéficiaire la date de naissance du bénéficiaire le lien de parenté entre le bénéficiaire et l assuré l adresse du bénéficiaire. Attention : si un travailleur désigne nommément un bénéficiaire, il est important qu il communique toujours les éventuelles modifications. 3.6 Comment transmettre une modification du pourcentage d occupation? En cas de modification du pourcentage d occupation, KBC doit adapter les avantages assurés, conformément à la Loi sur les Pensions Complémentaires, en fonction du nouveau pourcentage d occupation. Pour transmettre le nouveau pourcentage d occupation, vous devez utiliser le formulaire de modification. KBC établit une fiche de pension en 2 exemplaires et vous les transmet. 3.7 Que faire lorsqu un affilié ne touche pas de rémunération? Il est possible qu au cours de sa carrière, l affilié ne perçoive, pendant une certaine période, aucune rémunération bien qu il continue de faire partie de la catégorie des personnes à affilier. Pour communiquer cette information, vous devez utiliser le formulaire de modification. Aucune prime ne doit être payée pendant cette période. A la fin de la suspension du contrat de travail, vous devez transmettre un nouveau formulaire de modification. Les garanties assurées et les primes correspondantes sont alors remises en vigueur. Une fiche de pension est établie au début et à la fin de la suspension du contrat de travail. Si cette période d incapacité de travail est la conséquence d une maladie ou d un accident (dans la vie privée) pour lequel vous avez souscrit la couverture exonération de prime, cette couverture est effectivement en vigueur et nous vous renvoyons à la partie 6 «Que devez-vous faire en cas d incapacité de travail d un membre du personnel?».

8 4 Gestion annuelle des échéances Chaque année, KBC adapte les avantages assurés sur la base des nouveaux salaires ou de l indexation en fonction de ce que le règlement prévoit. 4.1 Comment se déroule la gestion annuelle des échéances en cas d indexation de la prime? En cas d indexation annuelle de la prime de l assurance groupe, vous recevez à l échéance les fiches de pension annuelles reprenant les garanties et les primes adaptées en fonction du nouvel indice. Vous recevez un décompte adapté avec les nouvelles primes. En ce qui concerne les fiches de pension, voyez le point 4.2 ci-dessous. 4.2 Comment se déroule la gestion annuelle des échéances en cas d adaptation de la prime en fonction du nouveau salaire? Si le règlement prévoit de calculer la prime de l assurance groupe sur la base du salaire, KBC demande, trois mois avant l échéance annuelle, les données salariales à l employeur. KBC utilise en effet les salaires de quatre mois avant l échéance annuelle sauf si le règlement de l assurance groupe le prévoit autrement. Cette procédure a pour avantage, tant pour vous en tant que client que pour KBC, de faciliter l administration : vous transmettez les données salariales trois mois à l avance à KBC afin que tout puisse être traité dans les délais. De cette manière, vous recevrez à l échéance les fiches de pension annuelles des affiliés ainsi que le nouveau décompte de prime. La transmission des nouveaux salaires se fait de préférence via KBC-Online for Business. Vous pouvez toutefois également le faire par écrit ou par . Vous recevez, pour chaque affilié, une fiche de pension en deux exemplaires, dont un sera destiné à l affilié et l autre, à votre dossier. L entreprise est donc responsable de la distribution des fiches de pension individuelles. La fiche de pension mentionne les données suivantes : le nom et l adresse du preneur d assurance ; le nom et l adresse de l affilié ; la date d affiliation ; la date de naissance de l affilié ; le statut social ; la catégorie du personnel ; la date d entrée en service ;

9 le pourcentage d occupation ; les risques assurés ; la réserve en matière de pension ; le montant de la couverture décès ; les éventuelles garanties complémentaires ; les primes à payer ; un relevé détaillé de la réserve déjà constituée et la garantie minimum. L affilié a donc chaque année une idée précise de l évolution de sa police et peut même vérifier si ses données personnelles sont toujours correctes. Vous recevez également à l échéance annuelle un décompte adapté reprenant les nouvelles primes.

10 5 Que devez-vous faire au moment du paiement? 5.1 Que devez-vous faire lorsqu un membre du personnel prend sa retraite? Six mois avant la date d expiration de la police, le membre du personnel concerné reçoit une lettre de KBC reprenant une estimation du montant que KBC lui paiera. Un mois environ avant la date d expiration, le membre du personnel reçoit la quittance précisant les montants qui seront payés à l assuré. Le membre du personnel doit s adresser à une agence bancaire KBC ou un agent d assurances KBC muni de sa carte d identité afin que le capital pension complémentaire puisse être payé. En tant qu employeur, vous êtes tenu au courant du paiement et vous recevez une copie de la quittance. 5.2 Que devez-vous faire en cas de décès d un membre du personnel? En cas de décès d un travailleur, vous devez compléter et renvoyer à KBC le formulaire communication d un décès. Si vous savez qui est le bénéficiaire, complétez ses coordonnées sur le formulaire. KBC prendra immédiatement contact avec le(s) bénéficiaire(s) par votre intermédiaire ou par le biais de votre agence/agent pour déterminer la suite du traitement du dossier. Si vous ne savez pas qui est le bénéficiaire, KBC le recherchera par la voie officielle. Une fois les formalités administratives remplies, KBC envoie une quittance précisant les montants qui seront payés. Le(s) bénéficiaire(s) doi(ven)t signer cette quittance et la renvoyer à KBC. Dès que c est fait, le montant est versé sur le compte dont le numéro a été communiqué.

11 6 Que devez-vous faire en cas d incapacité de travail d un membre du personnel à la suite d une maladie ou d un accident? Cette partie ne s applique que si une garantie exonération de prime et/ou incapacité de travail est assurée. En cas de maladie ou d accident (dans la vie privée) d un membre du personnel, vous devez compléter le formulaire Déclaration d incapacité de travail. Vous devez le compléter si la garantie exonération de prime et/ou revenu garanti est d application. Le recto du formulaire est à compléter par vos soins ou par l assuré ; le verso doit quant à lui être rempli par le médecin traitant. Vous ne pouvez pas envoyer le formulaire par la voie électronique. Vous devez l envoyer à l adresse suivante : KBC Assurances Service SGI Prof. R. Van Overstraetenplein Leuven KBC prend contact avec l assuré. À l issue du délai de carence, KBC paie la rente à l assuré conformément au degré d incapacité de travail et ce, aussi longtemps que dure l incapacité de travail. KBC vous rembourse la prime pour cette garantie incapacité de travail ou la porte en compte lors du décompte, conformément au degré d incapacité de travail. Si la garantie exonération de prime est également d application, KBC continue à vous demander le paiement de la prime pour l assurance groupe. KBC vous rembourse cette prime, conformément au degré d incapacité de travail et ce, tant que dure l incapacité de travail. Siège de la société : KBC Assurances SA, Professor Roger Van Overstraetenplein 2, 3000 Leuven, Belgique. TVA BE , RPM Leuven, IBAN BE , BIC KREDBEBB, FSMA A. Société du groupe KBC Éditeur responsable : KBC Groupe SA, avenue du Port 2, 1080 Bruxelles, Belgique. TVA BE , RPM Bruxelles

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