NOTIFICATION OF A B GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY

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1 NOTIFICATION OF A B GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY LOCATION: NATO Headquarters, Brussels, Belgium DIVISION: EMERGING SECURITY CHALLENGES SPS (Science for Peace and Security) Programme Management and Budget Unit TITLE: Assistant GRADE: B.3/B.4 SECURITY CLEARANCE: NS VACANCY N : SUMMARY The Emerging Security Challenges Division (ESCD) provides a structured approach for NATO to the emerging security challenges of the 21 st Century and beyond. These include terrorism, weapons of mass destruction proliferation, cyber threats, and energy security. The Division also promotes security cooperation on these challenges through a variety of programmes within NATO, with Partner nations and with other International Organisations as appropriate. Under the ESCD, the Science for Peace and Security (SPS) Programme is an operational Partnership programme linking national communities through substantive joint cooperation with tangible results between NATO and all its partners. The SPS Programme provides the forum bringing together a network of scientists to find solutions to new security challenges through non-military means, especially in the fields of defence against terrorism (DAT), weapons of mass destruction (WMD), energy security, cyber security and environmental security. The ESC SPS Working Group (SPSWG) will identify and implement activities in the areas of interest proposed by any of the sections in the ESCD. The incumbent carries out the duties of Assistant for the Senior SPS & Partnership Cooperation Advisor, in the ESCD. He/she is accountable for efficiently handling a wide range of support duties of an administrative, financial and organisational nature. -1-

2 2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE ESSENTIAL The incumbent must: have a good general education at least to higher secondary level or to secondary level complemented by secretarial school; have at least 4 years' previous experience of administrative and organisational duties; be familiar with various software packages, in particular collaborative tools, as well as Microsoft Office suite or similar; have experience in organising conferences or programme administration; have experience in financial administration; possess the following minimum levels of NATO s official languages (English/French): V ( Advanced ) in one: I ( Beginner ) in the other. DESIRABLE The following would be considered an advantage: experience in minute writing and good drafting skills; familiarity in working with an ERP tool or equivalent. 3. MAIN ACCOUNTABILITIES Planning and Execution Assist with the day-to-day administration: arrange meetings and handle related details, such as necessary travel arrangements and mission coordination, as well as coordination of leave plans. Draft memoranda and cover letters to documents. Type and format all kinds of documents, including tables of figures requiring careful presentation using the standard software packages used by NATO (Word, Excel, PowerPoint). Provide administrative support to the Senior SPS & Partnership Cooperation Advisor; coordinate work with the secretariat of the Partnerships and Cooperative Security Committee (PCSC), including preparation of official documents (SPS reports, summaries); keep the E-prime database upto-date on SPS activities with partners. Ensure careful organisation of own workload to ensure the accurate and timely execution of duties. Information Management Administer the schedule of the Senior SPS & Partnership Cooperation Advisor. Oversee the paper flow into and out of the office, including retrieving and organising correspondence/documents (including classified information). Make arrangements for meetings and missions, as well as hospitality, and maintain an office diary. Maintain an effective follow-up and/or reminder system for pending actions within the SPS Programme. Answer enquiries and incoming calls. Take minutes at Committee meetings as well as other meetings as deemed necessary. Knowledge Management Collect, categorise, and track relevant information required for various tasks and projects. Maintain well-structured paper and electronic filing systems. -2-

3 Stakeholder Management Liaise with points of contact to ensure efficiency in the daily management of workload and processes. Be the point of contact for initial requests of a various nature. Maintain all lists of internal and external contacts up to date. Financial Management Ensure that proper financial procedures are followed for the budget, on a case-by-case basis prepare the necessary financial documents via the ERP system, follow up on activities to ensure that financial files are correctly processed and maintain records of all financial transactions in the ERP system. Expertise Development Proactively develop skills in areas such as planning and organising, new technology, languages and effective communication. Liaise with other Assistants to leverage knowledge. Keep up to date with NATO financial and administrative procedures and the relevant IT tools, such as ERP and other databases. Organizational Efficiencies Provide constructive suggestions to improve office procedures. Find ways to be faster, better and more effective in managing information and using office tools. Perform any other related duty as necessary. 4. INTERRELATIONSHIPS The incumbent reports to the Senior Science for Peace and Security & Partnership Cooperation Advisor, and maintains close working relationships with other staff throughout the SPS Working Group. He/she will also interact with scientists and science administrators, as well as with other staff across the ESC Division and other Divisions/Agencies throughout the Organization. Direct reports: N/a. Indirect reports: N/a. 5. COMPETENCIES The incumbent will demonstrate the following competencies: Clarity and Accuracy; Customer Service Orientation; Empathy; Flexibility; Initiative; Organizational Awareness; Teamwork. -3-

4 6. CONTRACT Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded): Definite duration contract of three years duration; possibility of an indefinite duration contract thereafter. Contract clause applicable: In accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations, the successful candidate will receive a definite duration contract of three years, which may be followed by an indefinite duration contract. If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO s member States, a 3-year definite duration contract will be offered, which may be renewed for a further period subject to the agreement of the national authority concerned. The maximum period of service in the post as a seconded staff member is six years. Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations. NOTE: Irrespective of previous qualifications and experience, candidates for twin-graded posts will be appointed at the lower grade. There are certain specific circumstances in which a serving staff member may be appointed directly to the higher grade. These are described in the IS directive on twin-graded posts. Advancement to the higher grade is not automatic and at least a minimum period of 3 years service (2 years for an A.1/A.2 post) is required before promotion to the higher grade can be considered. 7. HOW TO APPLY: Applications must be submitted using one of the following links, as applicable: For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment portal (for more information, please contact your local Civilian HR Manager); For all other applications: ADDITIONAL INFORMATION: Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone or enquiries cannot be dealt with. Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities of the selected candidate) and approval of the candidate s medical file by the NATO Medical Adviser. -4-

5 Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary requirements. Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member countries. NATO as an employer values diverse backgrounds and perspectives and is committed to recruiting and retaining a diverse and talented workforce. NATO welcomes applications of nationals from all Member States and strongly encourages women to apply. Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a non-smoking environment. -5-

6 NOTIFICATION DE LA VACANCE D'UN POSTE DE GRADE «B» SECRÉTARIAT INTERNATIONAL DE L OTAN POSTE OUVERT AUX SEUL(E)S RESSORTISSANT(E)S DES ÉTATS MEMBRES DE L OTAN LIEU D AFFECTATION : Siège de l'otan (Bruxelles Belgique) DIVISION : DÉFIS DE SÉCURITÉ ÉMERGENTS Programme pour la science au service de la paix et de la sécurité (SPS) Unité Gestion et budget INTITULÉ : Assistant(e) GRADE : B.3/B.4 HABILITATION DE SÉCURITÉ : NS POSTE VACANT N : RÉSUMÉ La Division Défis de sécurité émergents (ESC) offre à l OTAN un cadre structuré face aux défis de sécurité émergents du XXI e siècle et au-delà que sont, notamment, le terrorisme, la prolifération des armes de destruction massive (ADM), les cybermenaces ainsi que les défis liés à la sécurité énergétique. La Division ESC favorise par ailleurs la coopération en matière de sécurité au travers de différents programmes menés au sein de l OTAN, avec les pays partenaires et avec d autres organisations internationales, selon les besoins. Au sein de la Division ESC, le programme pour la science au service de la paix et de la sécurité (SPS) est un instrument de partenariat opérationnel qui met en lien les communautés scientifiques des pays membres et partenaires de l'otan autour d'importants projets de coopération débouchant sur des résultats concrets. Le programme SPS offre un cadre permettant de mobiliser un réseau de scientifiques pour trouver, grâce à des moyens non militaires, des solutions face aux nouveaux défis de sécurité, en particulier dans les domaines de la défense contre le terrorisme, des ADM, de la sécurité énergétique, de la cybersécurité et de la sécurité environnementale. Le Groupe de travail ESC/SPS (SPSWG) recense et mène à bien des activités dans les domaines d'intérêt proposés par les différentes sections de la Division ESC. Le/La titulaire du poste occupe la fonction d'assistant(e) du conseiller/de la conseillère sénior SPS et coopération avec les partenaires, au sein de la Division ESC. Il/Elle doit s acquitter avec efficacité de toute une série de tâches de soutien d ordre administratif, financier et organisationnel. -6-

7 2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE ACQUIS ESSENTIELS Le/La titulaire du poste doit : avoir une bonne instruction générale, au moins du niveau secondaire supérieur ou bien du niveau secondaire inférieur mais avec une formation complémentaire en secrétariat ; avoir au moins quatre années d expérience des tâches administratives et organisationnelles ; avoir une bonne connaissance de différents logiciels, en particulier les outils collaboratifs et la suite Microsoft Office ou applications similaires ; avoir une expérience de l'organisation de conférences ou de la gestion administrative de programmes ; avoir une expérience de l'administration financière ; avoir au minimum le niveau de compétence V («avancé») dans l'une des deux langues officielles de l'otan (anglais/français), et le niveau I («débutant») dans l'autre. ACQUIS SOUHAITABLES Seraient considérées comme autant d'atouts : une expérience de l'établissement de procès-verbaux ainsi que de bonnes aptitudes rédactionnelles ; une connaissance de l'utilisation d'un outil ERP ou équivalent. 3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Planification et exécution Aide aux tâches administratives quotidiennes, organise les réunions et s'occupe des formalités y afférentes (voyages, coordination des missions), et coordonne les prévisions de congés. Rédige des mémorandums et des notes destinées à accompagner les documents. Dactylographie et met en forme toutes sortes de documents, y compris des tableaux de chiffres nécessitant une présentation soignée, au moyen des logiciels communément utilisés à l'otan (Word, Excel, PowerPoint). Apporte un soutien administratif au conseiller/à la conseillère sénior SPS et coopération avec les partenaires. Coordonne les travaux avec le secrétariat du Comité des partenariats et de la sécurité coopérative (PCSC), y compris l'établissement de documents officiels (rapports SPS, résumés). Tient à jour la base de données e-prime pour ce qui concerne les activités SPS avec les partenaires. Gère sa propre charge de travail de manière à ce que les tâches soient exécutées correctement et dans les temps. Gestion de l'information Gère l'emploi du temps du conseiller/de la conseillère sénior SPS et coopération avec les partenaires. Contrôle le flux des documents entrants et sortants, trie et classe la correspondance et les dossiers (y compris ceux qui contiennent des informations classifiées). Prend les dispositions nécessaires pour les réunions et les missions ainsi que pour les activités de réception et tient à jour l'agenda du bureau. Tient à jour un système -7-

8 efficace de suivi et/ou de rappel pour les mesures restant à exécuter dans le cadre du programme SPS. Répond aux demandes d'informations et aux appels téléphoniques. Prend des notes aux réunions de comités ainsi qu'à d'autres réunions, s'il y a lieu. Gestion des connaissances Rassemble les informations utiles pour différents projets et tâches, les classe et en assure le suivi. Tient à jour des systèmes de classement électronique et sur papier bien organisés. Gestion des parties prenantes Se tient en liaison avec des points de contact pour une gestion quotidienne efficace de la charge de travail et des activités. Sert de premier point de contact pour des demandes de nature diverse. Tient à jour toutes les listes de contacts internes et externes. Gestion financière Veille au respect des procédures financières en vigueur pour le budget, établit les documents financiers nécessaires au cas par cas par l'intermédiaire du système ERP, se charge du suivi des activités pour s'assurer du bon traitement des dossiers financiers et garde une trace de toutes les opérations financières dans le système ERP. Développement de l'expertise Développe de façon proactive ses compétences dans des domaines tels que la planification et l'organisation, les nouvelles technologies, les langues et la communication. Se tient en liaison avec d'autres assistant(e)s pour améliorer ses connaissances. Suit l'évolution des procédures financières et administratives en vigueur à l OTAN ainsi que des outils informatiques pertinents, comme le système ERP et d'autres bases de données. Efficacité organisationnelle Fait des propositions constructives pour améliorer les procédures de travail. Cherche à perfectionner la gestion de l'information et l'utilisation des outils bureautiques sur le plan de la rapidité et de l'efficacité. S acquitte d autres tâches en rapport avec ses fonctions, selon les besoins. 4. STRUCTURE ET LIAISONS Le/La titulaire du poste rend compte au conseiller/à la conseillère sénior SPS et coopération avec les partenaires et entretient des relations de travail étroites avec toutes les personnes ayant des liens avec le SPSWG. Il/Elle a également des contacts avec des scientifiques et des administrateurs/administratrices scientifiques ainsi qu'avec le personnel de l'ensemble de la Division ESC et des autres divisions/entités à l'échelle de l'organisation. Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : sans objet. Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet. -8-

9 5. COMPÉTENCES Le/La titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes : Clarté et précision Souci du service au client Empathie Flexibilité Initiative Compréhension organisationnelle Travail en équipe 6. CONTRAT Contrat proposé (hors détachement) : contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être suivi d'un contrat de durée indéterminée. Clause contractuelle applicable : Conformément au Règlement du personnel civil de l'otan, la personne retenue se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être suivi d'un contrat de durée indéterminée. Si la personne retenue est détachée de l'administration d un État membre de l OTAN, elle se verra offrir un contrat d une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit. À ce poste, la durée de service d un agent détaché n excède pas six ans. Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l'otan. NOTE : Les personnes retenues pour des postes à grades jumelés seront nommées au grade inférieur, quelles que soient leurs qualifications et leur expérience antérieures. Toutefois, un agent en fonction peut être nommé directement au grade supérieur dans certaines circonstances spécifiques, définies dans la directive du Secrétariat international sur les postes à grades jumelés. Le passage au grade supérieur n'est pas automatique. Au moins trois années de service sont requises (deux ans pour un poste A.1/A.2) avant qu'une promotion puisse être envisagée. -9-

10 7. COMMENT POSTULER Les candidatures doivent être soumises comme suit : pour les seuls agents civils de l'otan : via le portail de recrutement interne (pour plus de précisions, veuillez prendre contact avec votre responsable des ressources humaines civiles) ; pour toutes les autres candidatures : via le lien INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES En raison du vif intérêt suscité par l'otan et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique. La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier médical par le/la médecin-conseil de l'otan. Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu'ils/elles remplissent les conditions requises. On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l OTAN pourront être acceptées. L'OTAN, en tant qu'employeur, accorde une grande importance à la diversité des parcours et des perspectives, et est déterminée à recruter et à fidéliser des personnes talentueuses issues d'horizons divers. L'Organisation examinera les candidatures de ressortissant(e)s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à postuler. Le Secrétariat international de l'otan est un environnement sans tabac. -10-