Bilan d activité Avalon S3W 2012

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1 Bilan d activité Avalon S3W 2012 Après une année d existence, l association s est attachée à finaliser la version Alpha de son outil Home S3W avant d entamer le développement de sa version Bêta en milieu d année. Cette migration a nécessité la refonte complète de l ergonomie de l outil, a également permis sa simplification et l'optimisation de son fonctionnement. La location du serveur dédié a monopolisé approximativement 80% des ressources financières, les 20 % restants étant ventilés sur les services bancaires. Matériel Administratif Technique Besoin Serveur dédié Étude sur le coût et le besoin d assurance Migration du HOME S3W Alpha vers une version Bêta Objectif Développement de l outil et intégration de membres Passage en version Bêta Permettre de réaliser l objet de synergie entre virtuel et réel tout en assurant la sécurité des membres organisateurs Permettre une première version exploitable pour éprouver la technologie développée Solution Location d un serveur dédié chez une Régistar Étude de besoin sur les différents types d assurances Étude des coûts Soirée d intégration des contacts susceptible d être intéressés dans l entourage des membres du bureau Les différentes actions de l association Au cours de l'année passée, de nombreuses évolutions et corrections ont nécessité la mise en ligne d'une vingtaine de versions. Les notes relatives aux corrections et améliorations ainsi mises en ligne sont consultables via les liens suivants : 07/01/2012 : HOME S3W v.a (cf. readme.html) 27/01/2012 : HOME S3W v.a.5.2 : Intégration des modes de publications (Privé, social, public), Intégration des genres de contenus, Options Multi-comptes 15/02/2012 : HOME S3W v.a (cf. readme.html) 23/02/2012 : HOME S3W v.a (cf. readme.html)

2 06/03/2012 : HOME S3W v.a (cf. readme.html) 21/03/2012 : Location d un serveur dédié chez OVH pour une durée de 3 mois 21/03/2012 : Achat des noms de domaines en vue de la migration en version Bêta 23/03/2012 : HOME S3W v.a (cf. readme.html) 03/04/2012 : HOME S3W v.a (cf. readme.html) 16/04/2012 : Première réunion de travail Objectif Bêta, début du développement 25/04/2012 : HOME S3W v.a (cf. readme.html) 01/06/2012 : HOME S3W v.a (cf. readme.html) 21/06/2012 : Location d un serveur dédié chez OVH pour une durée de 3 mois 21/09/2012 : Location d un serveur dédié chez OVH pour une durée de 3 mois 30/10/2012 : HOME S3W v.b : Mise en ligne de la version Bêta, sur le serveur dédié à l adresse : 23/10/2012 : Mise en ligne du S3W-Home Bêta sur le nom de domaine dédié avalons3w.com 06/11/2012 : Mise en ligne et intégration d un forum sur le Home S3W 12/11/2012 : HOME S3W v.b (cf. readme.html) 01/12/2012 : Soirée «Chili On Carne» de remerciement aux alphas-testeurs et présentation de la version Bêta. 20/12/2012 : HOME S3W v.b (cf. readme.html) : Intégration d un tutoriel en ligne 21/12/2012 : Ouverture de la version Bêta du S3W home a de nouveaux membres issus des utilisateurs existants o o Mise en ligne du tutoriel de premières connexions Mise en ligne du blog d information d Avalon pour la communication extérieure 21/12/2012 : Location d un serveur dédié chez OVH pour une durée de 3 mois 21/12/2012 : Lancement du blog Avalon S3W.info Aspect techniques Etat d avancement du S3W L année 2012 a été consacrée à la finalisation de la version Alpha du Home S3W, et sa refonte visuelle, ergonomique, et technique pour aboutir à la version Bêta. L intégration d un graphiste bénévole au sein de l équipe de développement, nous a permis de révéler les incohérences graphiques et ergonomiques. Cette démarche a par la suite permis de remettre en valeur des fonctionnalités de la version Alpha.

3 L année 2012 marquera aussi le début de la location d un serveur dédié et d un nom de domaine personnalisé (avalons3w.com,.org,.info, etc). Cet investissement nous donne accès à la puissance de calcul et à l espace disque nécessaires à l accueil de nombreux membres et utilisateurs. Modules Home S3W Bêta Les modules listés dans le rapport 2011 existent toujours, bien que certains ne sont désormais plus directement visibles en tant que tels par l utilisateur final. Home Il s agit en définitive du module médiathèque originel dont l interface graphique à été métamorphosée, et dont les fonctions ont été développées. Ainsi, le tri des données a été segmenté en quatre grands aspects cumulatifs : le mode de publication (privé, social, public) le type de média (vidéo, lien, musique, événement) l indexation publique sous forme de grandes thématiques et sous-thématiques (s informer, se cultiver, se divertir, se renseigner, s instruire) l indexation privée sous forme de tags créés et gérés par l utilisateur. Ils lui permettent d'adopter son propre système pour classer ses contenus. Une nomenclature de l affichage des contenus a été adoptée : le listing des contenus se faisant sous la forme Sticker, leur prévisualisation sous la forme Flyer, et leur affichage en mode Poster. Une refonte complète de la fonctionnalité d insertion de contenu a été effectuée pour découper celle-ci en 4 étapes simples et intuitives, permettant d intégrer les différents aspects de tri spécifiés plus haut. Réseau Il s agit du module contact ayant les mêmes fonctions qu auparavant. Si l on note les améliorations graphiques et ergonomiques, ce module n a pas bénéficié de l apport réalisé pour le module Home. Ce module devrait se trouver modifié pour l année 2013, avec l ajout de nombreuses fonctionnalités sociales. Profil Ce module permet la modification des coordonnées utilisateurs ainsi que la gestion de leur diffusion au sein de son réseau. Historique Ce module permet le suivi d activité du compte utilisateur. Il enregistre les différentes interactions entre l espace de l utilisation avec son réseau. Aide en ligne Ce module apporte une aide contextuelle au passage de la souris ou en réaction à une action réalisée par l utilisateur sur son compte.

4 Tutoriel Ce module met à disposition une tutoriel complet sur l utilisation de l outil par l utilisateur. Lors de la première connexion à l outil, il propose un parcours initiatique présentant les fonctions principales de l outil. Forum Il s agit du module donnant accès au forum public et privé de l association Avalon S3W. Les modules alphas en attente d une version êta Messagerie : prévu pour Janvier 2013 Événement : intégré partiellement dans le HOME, le reste des fonctionnalités devraient être accessible courant 2013 Les modules utilisateurs et supports qui composaient le Associative S3W Lancement du Blog AvalonS3W.info Le lancement du blog Avalon va permettre de communiquer officiellement sur le développement et les projets de l association. Il permettra aussi de mettre en ligne toutes les ressources légales et administratives de l association afin de faciliter l intégration de membres ainsi que les dons. Activité du réseau S3W en 2012 Nombre de contenus publiques enregistrées : 744 o contenus vidéos : 345 o contenus événements : 92 o contenus musiques : 87 o contenus liens : 519 o contenus multiples : 21 Nous n indiquerons pas d avantages de chiffres propres aux espaces privés et sociaux de chacun, mais sachez, que sur l année 2012 : 1440 contenus ont été créés au total. Ce chiffre nous indique qu un petit peu plus de 50% des contenus enregistrés sur Avalon, est accessible par l ensemble des utilisateurs! Grâce à l outil de support de la version Alpha, et du forum pour la version Bêta, nous pouvons vous indiquer quelques chiffres de votre participation à la réalisation : Nombre d idées d évolutions recensées : 85 Nombre de bugs remontés : 86 Bien sûr, ces chiffres ne prennent pas en compte les centaines de remarques exprimées oralement à notre équipe et sans lesquelles, ce projet n aurais jamais abouti à ce qu il est aujourd hui.

5 Hébergement Internet L intégration d un serveur dédié a permis de booster la rapidité d exécution et d accepter une interface plus ergonomique et se rapprochant d avantage des objectifs du S3W. L objectif initial pour 2012, offrir un espace personnelle à chaque l utilisateur leur permettant l enregistrement sur le serveur de fichiers numériques (photos, vidéos, musique, documents...), n a malheureusement pas pu être atteint. L analyse des raisons ayant abouti à ce retard montre que deux grands aspects n ont pas été pris en compte avec suffisamment d'attention : Une analyse de temps de développements erronée par l intégration d une nouvelle ressource (Graphiste), avec lequel il a fallu apprendre à travailler efficacement. Un manque de ressources compétentes et motivées dans le domaine de l administration serveur. Cela a conduit à l inexploitation du serveur pendant une durée d environ 6 mois et de nombreuses difficultés pour mettre en place les services de base que doit proposer un serveur. Si la sécurité des données et l utilisation de base du serveur sont effectivement en place, les objectifs fixés en début d année 2012 ne sont pas totalement respectés.

6 Aspect Organisation humaine Le bureau et le conseil d administration L année 2012, n a pas permis d intégrer des membres pouvant siéger au conseil d administration. N ayant pas encore entrepris de communiquer auprès du public, et alors que la communauté reste faible en terme de quantité, le premier bureau continue d exercer son mandat. Pour rappel, le bureau et le conseil d administrations sont composés des membres fondateurs de l association : Le Président : Mr GRZELAK Nicolas Le Trésorier : Mr LEMARDELEY Adrien La Secrétaire : Melle CLEMENTELLI Magali Les membres d honneurs L année 2012 a permis l'adhésion de 4 nouveaux membres d honneurs, faisant ainsi passer le nombre total à 16. Les utilisateurs La réécriture des statuts n a pas encore été réalisée, néanmoins le nombre d utilisateurs est passé de 38 à 94, montrant que l intérêt pour l outil grandit. Équipe de développement L équipe de développement de l outil S3W en cette fin d année 2012 s est étoffée. En effet, Mr Nicolas GRZELAK n est plus seul et travaille désormais avec Mr Jérôme AUBRY pour l aspect ergonomie et graphisme du site, et Mr Adrien LEMARDELEY pour l aspect administration serveur (assuré par intérim). Équipe Administrative Là aussi, l équipe administrative s est étoffée avec la participation en cette fin d année 2012 de Mr Christophe DORE, qui a pris en charge l aspect rédaction des différentes documentations de l association ainsi que la communication de l association via le blog d information.

7 Aspects financiers Les dépenses Actions Coût en euros Ventilation Coût annuel en euros Achats noms de domaines Annuelle Location serveur dédiés Trimestrielle Frais Bancaires Généraux Mensuelle Frais de prélèvements 0.75 Mensuelle 9 Frais de gestions bancaire 13.5 Annuelle 13.5 Total NA NA

8 Les recettes Actions Coût en euros Ventilation Coût annuel en euros Dons numéraires réguliers 50 Mensuelle 600 Dons numéraires ponctuels 55 Annuelle 55 Dons matériels 0 NA 0 Total NA NA 655 Crédits annuels (Total 655 euros) Dons numéraires réguliers 92% Dons matériels 0% Dons numéraires ponctuels 8%

9 Bilan 2012 Comme l indique le graphique d évolution des comptes pour l année 2012, tout le budget à été utilisé pour la location du serveur, comme cela a été établi en début d année, avec un compte de résultat positif de 3 euros 64 centimes. Les économies réalisées en fin d année 2011 ont donc été totalement utilisées. L année 2013 s annonce difficile d un point de vue financier et contraint à une absolue nécessité de trouver des financements pérennes rapidement.

10 Rétrospective financière année n et n-1

11 Préparation pour 2013 Aspect Technique Poursuite du développement de la version Bêta du Home S3W. Développement des modules Associative S3W au format Bêta. Création d espaces d hébergement individualisés par utilisateur au sein du serveur et leur mise à disposition. Aspects Organisation Humaine Réflexion sur la création d une équipe Community Manager, en charge de l activité de la communauté, et de la relance de ces membres. Organisation d événements et rencontres entre les membres, autour des projets de l association. Étude sur la contraction d une assurance pour la tenue des événements. Aspect financier Réflexion sur la mise en place d une cotisation. Augmentation du nombre de membres donateurs. Conclusion L année 2012 a été particulièrement intense concernant la migration vers la version Bêta sur serveur dédié. La majeure partie du temps a été consacrée au développement de cette nouvelle version, laissant de côté l aspect social et vie de l association. Le retard engendré par l accès au nouveau serveur a nécessité de maintenir 2 systèmes en parallèles : La version alpha sur serveur mutualisé, qui s est dépeuplée par manque de dynamisme La version Bêta sur serveur dédié, qui était en cours de développement mais inaccessible aux utilisateurs faute de serveur viable. Cette problématique n existe plus en cette fin d année 2012, mais la perte d utilisateurs engendrée est significative. Cette tendance devrait toutefois être partiellement contrebalancée par la mise en place du blog de l association, lequel facilitera la diffusion d'informations relatives à l état d avancement, aux projets et problématiques que rencontre l association. En cette fin 2012, l association Avalon S3W se doit à présent de renforcer sa communauté, et de faire naître un vrai attrait autour de son activité. La chute d activité des publications publiques sur le réseau ayant entraîné un non retour progressif des utilisateurs, il est important à l avenir qu aucune chute d activité ne soit notable sur l aspect contenu.

12 Remerciements L équipe du bureau de l association Avalon S3W remercie toutes les personnes qui, par leurs suggestions, leurs retours de test, ou leurs idées, ont aidé au développement du HOME S3W.