Samedi 23 octobre 2004 à 9:00

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1 8 e Assemblée Annuelle 2004 P r o c è s Samedi 23 octobre 2004 à 9:00 L asemblée annuele, c est tenue au BUFFET Il Gabbiano, 1550, rue Lapierre, arrondissement LaSalle, Québec, H8N 2R2. Durée : 9 :05 à 10 :45 approx. V e r b a l

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4 INDEX Présence. 1 Ordre du jour. 2 Ouverture de la huitième assemblée annuelle. 3 Présentation du Président de l asemblée annuele. 3 Mot de bienvenue. 3 Lecture et adoption de l ordre du jour L adoption du procès-verbal de la dernière assemblée annuelle. 3 2-Rapport sur les conflits d intérêt. 3 3-Présentation : Des membres du comité de retraite, 4 Du conseiller en sécurité financière du régime de retraite, 4 4-Résultat du sondage par le Secrétaire du comité de retraite 4 5-Rapport du comité de retraite, 5 Les points importants de la réunion du comité de retraite, 5 Les points importants de la réunion du comité de retraite, suite 6 Bilan des dépenses. 7 6-Présentation du conseiller en sécurité financière. 8 7-Une élection. 9 8-Varia. 9 9-Levée de l asemblée. 9 Rédaction du procès-verbal. 9 Tirages des prix de présence. 10 Coordonnées importantes. 11

5 Présence des membres du Régime de retraite: PRÉSENCE Stéphane Béland Pierre Bélec Réal Caron Brian Cauchon Claude Jr Clermont Denis Dagenais Sandra Décarie Marc Dubé Yvan Landry Alain Lavaute Normand Lavigne Mario Limoge Thérèse Ostiguy Marie-Anne Pichette Sophie Pinsonneault Robert Rozon Alain Warren Zachary Zunenshine Stéphane Daigneault Jean-Luc Méthot Les membres présents représentent 9 % des membres actifs du Régime. Présence d autres personnes que les membres du Régime de retraite: M. Réjean Bellemare : Tierce personne M. André Bilodeau: Conseiller en sécurité financière de COURTAGE CONSEIL BIRAR INC. 1 de 11

6 Ordre du jour Ouverture de la huitième assemblée annuelle Présentation du Président de l asemblée annuele. Mot de bienvenue de M. Zachary Zunenshine Lecture et adoption de l ordre du jour. 1-L adoption du procès-verbal de la dernière assemblée annuelle 2-Rapport sur les conflits d intérêt 3-Présentation : des membres du comité de retraite et du conseiller en sécurité financière du régime 4-Résultat du sondage par le Secrétaire du comité de retraite 5-Rapport du comité de retraite (minute, procès verbal) 6-Présentation du conseiller en sécurité financière 7-Deux élections : un membre élu par les membres (M. Réal Caron) et la tierce personne (M. Réjean Bellemare) 8-Varia 9-Levée de l asemblée Tirages des prix de présence à la fin de l asemblée annuele 2 de 11

7 Ouverture de la huitième assemblée annuelle : (9:05 approx.) M. Alain Warren, Président faitl ouverture de la huitième assemblée annuelle. Proposé par M. Jean-Luc Méthot Secondé par M. Marc Dubé Présentation du Président de l assemblée annuele. M. Alain Waren a délégué et présenté le Président de l asemblée 2004 M. Réal Caron. Mot de bienvenue de M. Zachary Zunenshine. M. Zachary Zunenshine a fait le mot de bienvenue à l asemblée. Lecture et adoption de l ordre du jour. M. Réal Caron, Président d asemblée a fait la lecture de l ordre du jour et il a demandé à l asemblée, s ils avaient un rajout à l ordre du jour, la réponse est négative. Proposé par M. Alain Lavaute Secondé par M. Marc Dubé ADOPTÉE 1-L adoption du procès-verbal de la dernière assemblée annuelle M. Réal Caron a fait savoir aux membres que le procès verbal de l assemblée annuelle du samedi 18 octobre 2003, on été posté aux membres, dans la semaine du 27 juillet 2004 et il a procédé par la suite à l adoption du procès-verbal de l asemblée annuele Le procès verbal a été adopté par les membres présents à l assemblée avec aucune modification. Proposé par Mme Marie-Anne Pichette Secondé par M. Alain Lavaute ADOPTÉE 2-Rapport sur les conflits d intérêt M. Réal Caron a déclaré, que le comité de retraite n avait aucun conflit d intérêt déclaré au registre du comité de retraite. 3 de 11

8 3-Présentation : M. Alain Warren Président du comité de retraite a procédé à la présentation du comité, du consultant et du représentant du gestionnaire Standard Life. Membres du comité de retraite, Représentants de l employeur Mme Sandra Décarie M. Zachary Zunenchine un poste vacant Tierce personne M. Réjean Bellemare Représentants élus M. Alain Warren, Président M. Réal Caron, Secrétaire M. Claude Clermont, Trésorier M. Alain Warren a fait un bref c.v. de la tierce personne «M. Réjean Bellemare» : - Il est un employé de la FTQ et il vient bénévolement au comité de retraite. -Il est un conseiller au service de la recherche Responsable du dosier de la retraite, des avantages sociaux et de la protection sociale -Il a siégé sur différents comités de retraite -Nouvelement membre du conseil d administration du RRQ du conseiller en sécurité financière, COURTAGE CONSEIL BIRAR INC. M. André Bilodeau Nous allons avoir un nouveau service à la disposition des membres du régime, une page web qui est hébergée à l adrese suivante Qui sera administrée par le comité de retraite. Pour le moment, il est en construction. 4-Résultat du sondage par le Secrétaire du comité de retraite M. Réal Caron à titre de secrétaire a expliqué à l asembléele résultat du sondage. Nous avons reçu 47 sondages qui représentent 22% des membres actifs du régime. De ses 47 sondages nous avons reçu 13 commentaires de membre. De ses 47 sondages 46 on inscrit leurs noms et 1 sondage sans son nom. Nous sommes 233 membres au régime, dont 210 membres actifs et 23 membres non actifs. Nous avons fait la compilation des feuilles de sondages et nous pouvons dire que tout va bien dans le fonctionnement du régime et les commentaires ont déjà été transmis à M. André Bilodeau. Voici un résumé des commentaires; Quelques membres ont découvert que nous avions fait une ereur dans le sondage sur la date de l asemblée annuelle qui devrait être le samedi 23 octobre Les membres qui ont prient le service de procuration de M. André Bilodeau, veulent un relevé quatre fois par année. Les membres aimeraient recevoir de M. André Bilodeau des recommandations de placement durant l année.et de plus nous avons reçu quelques félicitations de membres. 4 de 11

9 5-Rapport du comité de retraite M. Réal Caron a fait la description des points importants des deux réunions depuis la dernière assemblée annuelle. Nous avons eu deux réunions depuis la dernière assemblée annuelle, Mardi 16 décembre 2003 et jeudi 22 avril Mardi 16 décembre procès verbal 19 M. Gilles Leblanc ne désirant pas renouveler son mandat, nous avons recherché une nouvelle tierce personne. Lors de cette réunion nous avons fait la nomination d une nouvele tierce personne M. Réjean Belemare. - Il est un employé de la FTQ et il vient bénévolement au comité de retraite. - Il est un conseiller au service de la recherche Responsable du dosier de la retraite, des avantages sociaux et de la protection sociale - Il a siégé sur des comités de retraite Le comité de retraite a accepté de renouveler le mandat de M. Alain Warren à titre de Président du comité de retraite. Rajout de trois nouveaux fonds au régime de retraite, à la demande des membres. Nous sommes rendus à 16 fonds de placements A la demande de l employeur «groupe Datamark Systems, promoteur», nous avons retiré «Consultant Pajen» du régime de retraite et les employés du dit compagnie ont été transférés au groupe Datamark Systems depuis le début de l année Le dosier de Mme Rozsa Angermayer est réglé depuis le 12 août Nous avons négocié avec l employeur une exception a cause de l`âge du membre (plus de 69 ans), ele peut recevoir les cotisations de l employeur. Nous sommes en processus de rédaction du texte de régime avec la Standard Life. Nous avons déjà reçu une première épreuve du texte mais, ele n était pas concluante, il y avait plusieurs lacunes dans le texte, nous attendons une deuxième épreuve. Nous avons eu des séances d informations sur le placementen français et anglais organisées par le conseiller financier du régime de retraite de M. André Bilodeau. 5 de 11

10 5-Rapport du comité de retraite, suite Jeudi 22 avril procès verbal 20 Un communiqué a été envoyé aux membres pour présenter les nouveaux fonds, ils sont actifs depuis le début du mois de février Le fonds santé et technologie Standard Life sera remplacé par le fonds découverte Trimark géré par Placements AIM Trimark. La participation aux séances d information sur le placement a été très modeste.les séances d information sont toujours disponible sur demande pour des groupes de 5 personnes et plus. Nous sommes rendu à la deuxième épreuve du texte de régime avec la Standard Life, et il y a toujours des corrections à apporter. Nous allons inclure les règles internes du comité au texte de régime. Nous n avons pas reçu de confirmation écrite ou officielle de l employeur, qui allait nous inclure sur sa police d asurance responsabilité Notre assurance responsabilité se terminait le 27 mai De plus suite à la demande des membres présents à l asemblée annuele 2003 de l an pasé que les frais de l asurance responsabilité soit asumée par l employeur. Il y a eu une proposition lors de la dernière réunion du comité de retraite de renouveler notre police d asurance responsabilité 2004 et de conclure une atente avec l employeur par l entremise du syndicat en place. Proposition qui a été adoptée unanimement par le comité de retraite. A la demande des membres du régime, nous affichons chaque mois sur les babillards, des tableaux de rendements et des portefeuilles préétablis. 6de 11

11 5-Rapport du comité de retraite, suite M. Claude Clermont à titre de trésorier, nous a fait un bilan des dépenses commanditées. Le comité de retraite inscrit les dépenses commanditées au registre des dépenses et comptabilisées sur une année civile (1 janvier au 31 décembre) Les dépenses en 1998 ont été pour un total de $ 8 288,91, fin de l exercice financier au 31 décembre 1998 Les dépenses en 1999 ont été pour un total de $ 2 199,96, fin de l exercice financier au 31 décembre 1999 Les dépenses en 2000 ont été pour un total de $ 2 570,98, fin de l exercice financier au 31 décembre 2000 Les dépenses en 2001 ont été pour un total de $ 1 472,73, fin de l exercice financier au 31 décembre 2001 Les dépenses en 2002 ont été pour un total de $ 4 376,06, fin de l exercice financier au 31 décembre 2002 Nous avons dépensé $ ,64 de 1998 à 2002 Les dépenses en 2003 ont été pour un total de $ 5 609,90, en rajoutant la salle. Les dépenses de cete année on été la prolongation de l asurance responsabilité de deux mois pour un total de $994,00, l hébergement de la page web et l enregistrement est de $ 14,58 par mois, l achat de cartouches de l imprimante, les photocopies et les envois postaux. Les membres qui désirent voir en détail les dépenses peuvent consulter le registre des dépenses commanditées du comité de retraite. Les dépenses en 2004 ont été pour un total de $ 2 621,91 à la date du 19 octobre 2004 Un grand total de $ ,45 pour les huit années de fonctionnement du comité de retraite. Proposé par M. Marc Dubé Secondé par M. Alain Lavaute ADOPTÉE 7 de 11

12 6-Présentation du conseiller en sécurité financière Rapport financier du régime de retraite: Rapport financier au 30 novembre 2003 Solde au 1er décembre 2002 $ ,00 Cotisations salariales $ ,00 Cotisations patronales $ ,00 Cotisations facultatives $ 9 920,00 Autres cotisations (Clarica) $ ,00 $ ,00 Retraits et transfert ($ ,00) Solde au 30 novembre 2003 $ ,00 Rendement $ ,00 4,9% Rapport des participants au 30 novembre 2003 Participants au 1er décembre Nouvelles adhésions 50 Terminaison de participation -19 Participants au 30 novembre Suivi des dossiers avec procuration suite au sondage Envoi minimum trimestriel de votre situation versus le profil même s il n y a pas de transaction. À chaque transaction un résumé du profil et de la transaction. Recommandation de placement. 8 de 11

13 7-Une élection Nous aurons deux élections cette année, Un membre du comité, élu par l asemblée annuelle pour un mandat de 3 ans «M. Réal Caron» Tierce personne élue par l asemblée annuelle pour un mandat de 1 an «M. Réjean Bellemare» Nominé : Proposé : Réponse : M. Réal Caron M. Marc Dubé Accepté (Adopté unanimement par l asemblée membre du régime ) Nominé : Proposé : Réponse : M. Réjean Bellemare M. Jean-Luc Méthot Accepté (Adopté unanimement par l asemblée membre du régime ) ADOPTÉE 8-Varia M. Réal Caron, Président de l asemblée a demandé à l asemblée, s il y avait des questions dans le varia, réponse négative. Proposé par M. Marc Dubé Secondé par M. Stéphane Béland 9-Levé de l assemblée annuele: (10:45 approx.) Rédaction du procès-verbal Le procès verbal a été rédigé par le Secrétaire M. Réal Caron et M. Alain Warren La mise en page du procès verbal et les dessins ont été réalisés par M. Alain Warren. 9 de 11

14 Tirage des prix de présence a l asemblée annuele 2004 Deux chèques de $ 100,00 (membres répondus au sondage) de M. André Bilodeau conseiller en sécurité financière, COURTAGE CONSEIL BIRAR INC. 1 er M. Yvan Deschamps (Répondu au questionnaire & non présent) 2 e M. Alain Warren (Répondu au questionnaire & présent) Standard Life - gestionnaire Veste en molleton pour femme ou Veste en molleton pour homme ou Montre Unisexe 3 e Numéro M. Marc Dubé Montre Unisexe Certificats cadeaux de Sears de $ 50,00 X 4 de M. André Bilodeau conseiller en sécurité financière, COURTAGE CONSEIL BIRAR INC. 3 e Numéro M. Stéphane Béland 4 e Numéro Mme Sophie Pinseneault 5 e Numéro M. Claude Clermont 6 e Numéro M. Stéphane Daigneault Certificats cadeaux de $ 50,00 Labaie/Zellers GROUPE DATAMARK SYSTEMS INC. 8 e Numéro M. Pierre Bélec 10 de 11

15 Comité de retraite Par téléphone : (514) ext. 310 avec boîte vocal Par télécopieur : (514) Par Courriel : RREGDS@sympatico.ca Page web : Par courrier postal : 909, rue Upton, LaSalle, Québec, H8R 2V1 Conseiller en sécurité financière M. André Bilodeau Courtage Conseil Birar inc. Par téléphone : (450) Par télécopieur : (450) Numéro sans frais : Par courriel : andre.bilodeau@birar.com Par courrier postal : 5687, rue Auteuil, Bureau 200 Brossard, Québec, J4Z 1M5 Gestionnaire - Standard Life Référence du régime : RS Service de Téléconsultation financière employé Par Téléphone : Page Web : Par courrier postal : 1245, rue Sherbrooke Ouest, Montréal (Québec) H3G 1G3 Régie des rentes complémentaires Numéro de dossier : Par téléphone : (418) Par télécopieur : (418) Site Web : Par courrier postal : C.P. 5200, Québec, Québec, G1K 7S9 11 de 11