GUIDE DE COURSE 30% 50% POURQUOI DEVENIR CHEF D'UNE ÉQUIPE DE SEINTINELLES? QUEL SERA VOTRE RÔLE? COMMENT PRÉPARER AU MIEUX LE JOUR J?

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1 30% 50% GUIDE DE COURSE CHEF D'ÉQUIPE PAR L'EQUIPE DES SEINTINELLES POURQUOI DEVENIR CHEF D'UNE ÉQUIPE DE SEINTINELLES? QUEL SERA VOTRE RÔLE? COMMENT PRÉPARER AU MIEUX LE JOUR J? TOUTES LES RÉPONSES

2 POURQUOI CE GUIDE Fanny C O O R D I N A T R I C E D E S C O U R S E S S E I N T I N E L L E S Vous avez souhaité prendre la tête d une équipe Seintinelles pour participer à une marche ou une course au profit de la recherche sur le cancer. Un grand merci! Grâce à vous, les Seintinelles de votre région vont pouvoir se rencontrer et participer à une journée inoubliable, pleine d émotions, d énergie et de bonne humeur. Rassurez-vous : nous savons bien qu avoir la responsabilité d une équipe de personnes qu on ne connaît pas forcément peut paraître un peu impressionnant. Et même qu on ne sait pas forcément très bien par où commencer C est justement la raison pour laquelle nous avons conçu ce guide : pour vous aider à créer votre équipe, recruter des participantes et animer tout ce petit monde sans y passer des heures (et en y prenant même du plaisir!). Pour que cela soit le plus pratique pour vous, nous avons choisi de fonctionner sous forme de questions/réponses, en listant toutes les questions que vous pouvez vous poser au fur et à mesure. Conservez ce guide à proximité : il pourra vous servir à chaque étape. Si certaines de vos questions restent en suspend, n hésitez pas à m'écrire à l adresse suivante : Cela enrichira le guide pour les prochaines chefs d équipe! Parce que c est aussi ça l esprit d équipe ;) W W W. S E I N T I N E L L E S. C O M 0 2

3 PAGE 03 GUIDE DE COURSE MON RÔLE JE SUIS CHEF D'ÉQUIPE. QUEL EST MON RÔLE? Une chef d équipe est un peu la chef d orchestre de l équipe : elle coordonne, elle anime, elle motive et elle donne le ton. Concrètement, cela veut dire que vous serez le pilier de votre équipe. Attention : certaines courses affichent complet plusieurs semaines à l avance, voire plusieurs mois. Vérifiez qu il reste des places disponibles au moment de la création de votre équipe. Et incitez les membres de votre équipe à s inscrire relativement tôt, pour éviter toute déception. 1e étape Créer votre équipe sur le site Internet de la course/marche à laquelle vous participerez. Dans la plupart des cas, vous avez la possibilité de créer une équipe sur le site Internet de la course à laquelle vous participerez. Lisez bien les conditions : quelquefois, il faut inscrire un minimum de 10 personnes, alors que dans d autres cas, chaque personne pourra s inscrire individuellement en indiquant seulement le nom de l équipe qu elle souhaite rejoindre. Notre conseil : Créez une équipe au nom de «Seintinelles» sur le site Internet de votre course. Précisez bien aux membres de votre équipe qu il faut respecter scrupuleusement l orthographe (et les majuscules) si elles doivent s inscrire elles-mêmes individuellement. 2e étape Répondre aux femmes qui souhaitent rejoindre votre équipe et leur expliquer la marche à suivre. Vous connaîtrez personnellement une partie des membres de votre équipe (car elles feront partie de votre entourage). Mais une autre partie des participantes ne vous connaîtront pas : elles se seront inscrites pour rejoindre votre équipe sur notre site Internet. Dans ce cas là, comment ça se passe? Vous allez recevoir un automatique, à chaque demande. Dans cet , vous trouverez les coordonnées de la personne qui souhaite rejoindre votre équipe. La première chose à faire est de créer un dossier dans votre boîte mail ou un fichier vous permettant d enregistrer toutes les demandes.

4 PAGE 04 GUIDE DE COURSE MON RÔLE 3e étape L idée n est pas forcément de leur répondre dans la journée. Mais vous pouvez vous fixer un jour dans la semaine, où vous répondrez à toutes les demandes en même temps. Cela vous fera gagner du temps. Dans la mesure du possible, il est préférable de prendre contact avec elles dans un délai maximum d une semaine (sinon elles risquent de s inquiéter et croire que vous n avez pas reçu leur demande). A la fin de ce guide, vous trouverez un exemple de mail type à leur envoyer (à compléter évidemment en fonction des spécificités de votre course/marche) le site Internet de votre course. Précisez bien aux membres de votre équipe qu il faut respecter scrupuleusement l orthographe (et les majuscules) si elles doivent s inscrire elles-mêmes individuellement. Recruter vous-mêmes de nouvelles participantes. Nul doute : vous serez la mieux placée pour recruter des participantes dans votre entourage. N hésitez pas à leur en parler : vous serez surprise du nombre de personnes qui auront envie de participer à vos côtés. Pour vous faciliter la tâche, nous avons créé un module d invitations sur notre site Internet. Il vous suffit d entrer votre prénom, votre mail et la ville de votre course, ainsi que le mail de votre ami(e) pour qu il/elle reçoive un mail d invitation. Incitez les membres de votre équipe à faire la même chose. Seul impératif : leur demander de vous donner les adresses mails des personnes qui souhaitent rejoindre votre équipe, pour que vous puissiez les contacter facilement. A noter : pas besoin d être inscrite sur le site de Seintinelles pour rejoindre une équipe. Et n'oubliez pas que les hommes peuvent également participer à la plupart des courses/marches. N hésitez pas à leur en parler! Pièces et justificatifs à fournir au moment de l inscription Si les membres de votre équipe participent à la course, il leur sera demandé de fournir, le plus souvent au moment de l inscription, un certificat médical ou une licence de course FFA. Les marcheurs, quant à eux, n ont pas à fournir de justificatif. Pensez à prévenir les membres de votre équipe. 4e étape Animer votre équipe. Vous êtes un peu la GO (Gentille Organisatrice) de votre équipe. C est vous qui allez donner le ton et faire le lien entre toutes les participantes. N hésitez pas à créer un événement sur Facebook, et inviter les participantes de votre course à le rejoindre. N hésitez pas à donner des conseils à l équipe, à leur envoyer des informations pratiques concernant la course, et pourquoi par proposer des séances d entraînement ensemble. Vous pouvez également organiser des moments de rencontre en amont de la course (pour réfléchir au jour J, créer des bannières Seintinelles, etc).

5 PAGE 05 GUIDE DE COURSE MON RÔLE Pour que cet événement devienne un vrai moment de rencontre et d échanges avec des personnes qui ont certainement beaucoup de choses et de valeurs en commun avec vous. Création d un événement sur Facebook Rejoignez notre groupe Facebook Créer votre événement sur Facebook pourra faciliter l échange avec les membres inscrits sur Facebook. Pour créer votre événement, vous pouvez vous rendre sur votre page d accueil Facebook, cliquer sur l onglet événement puis créer un événement. Vous n aurez plus qu à rentrer les informations de la course et ajouter un message pour proposer à tous vos amis de vous rejoindre. Pensez à rendre l événement public afin que tous les membres de votre équipe puissent vous rejoindre sur la page. Pour communiquer facilement avec les autres chefs d équipes et participantes aux courses, nous avons créé un groupe Facebook. Vous pouvez le rejoindre dès maintenant, pour poser vos questions, donner vos conseils, etc. nelles/

6 PAGE 06 GUIDE DE COURSE PRÉPARER LA COURSE PRÉPARER LA COURSE En tant que chef d'équipe, les membres de votre équipe vont se reposer sur vous pour l'organisation de la course. Voici toutes les questions à se poser en amont, pour préparer au mieux le jour J. En tant que chef d équipe, puis-je courir moi-même? Techniquement, rien ne vous empêche de courir. Mais d expérience, nous vous recommandons plutôt de participer à la marche : cela vous permettra d accueillir toutes les membres de votre équipe, sans être tenue par un horaire de départ de course. Et bien sûr, vous aurez plus de temps à consacrer aux membres de votre équipe si vous faites la marche à leur côté. Sans oublier que cela vous permettra de garder les affaires des coureurs pendant la course. Que faire si certains souhaitent marcher et d'autres courir? Vous aurez forcément les deux cas de figure. Certaines personnes participent pour le défi sportif que cela représente, d autres juste pour partager un moment convivial autour d une cause qui leur tient à cœur. Dans les 2 cas, cela n est pas contradictoire avec la notion d équipe. Que chacun(e) participe au format qui l intéresse, l important est avant tout que vous vous retrouviez avant et après la course/marche, pour partager de bons moments ensemble et faire des photos sympas.

7 PAGE 07 GUIDE DE COURSE LE JOUR J Dois-je faire des photos le jour J? Quels seront nos liens avec l association Seintinelles tout au long des courses? Plutôt deux fois qu une! Ces photos seront un excellent souvenir pour toutes les participantes de votre équipe. Vous pourrez également nous en faire parvenir, afin que nous puissions les publier sur notre site Internet et sur Facebook. D ailleurs, n hésitez pas à laisser libre cours à votre imagination pour faire des photos originales (pourquoi pas avec un signe de ralliement, ou un déguisement spécifique? Si c est le cas, n hésitez pas à prévenir les membres de votre équipe en amont). Nous ne pourrons malheureusement pas être présents lors de ces événements. Il y en a bien trop pour que cela soit humainement possible! Cette journée est avant tout la vôtre et celle de votre équipe. C est pourquoi nous vous laissons la main pour la gérer comme bon vous semble. Nous restons néanmoins à votre disposition si vous avez des questions, ou besoin de conseils. Nous prendrons contact avec vous pour réaliser votre portrait, si vous êtes d accord : cela nous aidera pour communiquer sur les réseaux sociaux et auprès de la presse de votre région. Nous vous demandons une seule chose : après la course, nous aimerions un petit retour de votre part : cela nous permettra de savoir ce qui s est bien passé, ce qui s est moins bien passé, quelles sont les pistes d amélioration pour les prochaines éditions, savoir si vous souhaitez renouveler l expérience l année suivante, nous envoyer vos photos Bref, cela nous aidera à améliorer le concept, car c est aussi un test pour nous!

8 Voici un récapitulatif des s que vous pouvez envoyer aux membres de votre équipe. En fonction du moment auquel vous créez votre équipe par rapport à la date de la course, les dates d envoi peuvent être ajustées. A chaque demande d'ajout à votre équipe: de remerciement, qui explique à la personne qui souhaite rejoindre votre équipe quelle est la marche à suivre pour rejoindre votre équipe, 1eres infos pratiques, vos coordonnées pour que vos coéquipier(e)s puissent vous joindre PLANNING J 1 mois: Rappel des modalités de la course (lieu pour récupérer son dossard, rappel pour penser à fournir son certificat médical, parcours de la course ) J 1 semaine: 2 à 3 jours avant l événement : rappelez le point et l heure du RDV à tous-tes les membres de votre équipe. N hésitez pas à préciser le signe distinctif qui leur permettra de vous reconnaître. Et pensez à communiquer (à nouveau) votre numéro de portable, en cas de problème de dernière minute le jour J. Vous pouvez en profiter pour joindre votre photo à cet , afin que tout le monde vous reconnaisse le jour J. Après la course : C est le moment de remercier les membres de votre équipe et de partager vos photos. Lors d un envoi d , n oubliez pas de mettre les adresses en copie cachée (cci), cela permet de respecter la confidentialité des membres

9 GUIDE DE COURSE EXEMPLES D' S Voici quelques exemples de mail type à envoyer (à compléter évidemment en fonction des spécificités de votre course/marche) Pour inviter vos proches à rejoindre votre équipe Bonjour, Seintinelles.com est un site Internet qui met en relation des chercheurs qui travaillent sur tous les cancers et des citoyens qui se portent volontaires pour participer à leurs études. J y suis inscrite. Seintinelles propose de créer des équipes pour participer aux courses contre le cancer, qui ont lieu partout en France. Je me suis portée volontaire pour être la chef de l équipe Seintinelles au sein de la course [Nom de la course]. Je vous propose de rejoindre mon équipe, nous partagerons un super moment dans une belle ambiance. L idée étant courir ou marcher tous-tes ensembles au profit d une cause qui me tient à cœur. Si cela vous tente, vous pouvez vous inscrire pour courir ou marcher avec moi, mes amies et d autres femmes, elles aussi engagées contre le cancer. [Compléter avec votre mode d inscription]. Il ne vous reste plus qu à chausser vos baskets et nous retrouver pour une belle journée! Un grand merci, [Votre nom] (N hésitez pas à donner ce modèle aux membres de votre équipe pour les aider à recruter de nouvelles personnes).

10 GUIDE DE COURSE Après l inscription d un nouveau membre dans votre équipe Bonjour [prénom], Vous souhaitez rejoindre l équipe Seintinelles de la course [Nom de la course]. Un grand merci! Je suis [Votre Nom], la chef d équipe. Vous trouverez dans ce mail toutes les informations sur les démarches d inscription pour rejoindre notre équipe. Ensuite, vous expliquez les démarches que doit faire la personne qui souhaite rejoindre votre équipe pour son inscription auprès de l organisme (inscription individuelle/inscription sous le nom d une équipe/inscription réalisée par vous). N oubliez pas de lui demander si elle souhaite participer au format course ou marche. Pensez à leur mettre un rappel sur les éléments nécessaires à l inscription (Certificat médical ou licence de course par exemple). Si vous avez créé un événement sur Facebook ou une rencontre avec votre équipe avant la course, n hésitez pas à en parler dès ce premier mail. Pour inciter les personnes à recruter de nouveaux membres, voici le message à insérer: Vous souhaitez recruter des membres dans votre entourage? C est avec grand plaisir. Pour rejoindre l équipe, je vous invite à leur expliquer la marche à suivre concernant l inscription. Je vous demanderai seulement de me fournir leur adresse afin de pouvoir les informer des actualités et connaitre le nombre exacte de personnes dans l équipe. Je suis là pour répondre à toutes vos questions, donc n'hésitez pas à m'écrire ou à m'appeler au xxxxx en cas de besoin. A bientôt, xxx

11 GUIDE DE COURSE J-1 mois avant la course Bonjour [prénom], Notre participation à [nom de la course] aura lieu dans 1 mois (à modifier en fonction de la date de votre course). Ça arrive vite! Voici d ores et déjà les premières informations concernant la course : Dates de retrait des dossards Heure de départ Parcours Rappelez les bons conseils : avoir une bonne paire de basket déjà faites (à 1 mois de la course, c est l idéal pour commencer à les faire). Pensez à rappeler votre contact (n hésitez pas à le faire dans la signature d ). xxx J-1 semaine avant la course Bonjour [prénom], La course approche à grands pas, dans 1 semaine nous nous retrouverons à [Nom de l endroit]. Ce mail à 1 semaine de la course doit récapituler toutes les informations pratiques (point de rdv, l heure à laquelle vous arriverez pour les accueillir, votre astuce pour être repérable ). Vous pouvez demander aux membres de votre équipe de ramener quelques petits gâteaux et du café. Joignez-y une petite liste des choses auxquelles penser pour le jour J (épingles à nourrice, astuces pour ranger ses clefs, sa carte bleue ) Pensez à rappeler votre contact (n hésitez pas à le faire dans la signature d ). xxx

12 GUIDE DE COURSE J-1 mois avant la course Bonjour [prénom], Notre participation à [nom de la course] aura lieu dans 1 mois (à modifier en fonction de la date de votre course). Ça arrive vite! Voici d ores et déjà les premières informations concernant la course : Dates de retrait des dossards Heure de départ Parcours Rappelez les bons conseils : avoir une bonne paire de basket déjà faites (à 1 mois de la course, c est l idéal pour commencer à les faire). Pensez à rappeler votre contact (n hésitez pas à le faire dans la signature d ). xxx J-1 semaine avant la course Bonjour [prénom], La course approche à grands pas, dans 1 semaine nous nous retrouverons à [Nom de l endroit]. Ce mail à 1 semaine de la course doit récapituler toutes les informations pratiques (point de rdv, l heure à laquelle vous arriverez pour les accueillir, votre astuce pour être repérable ). Vous pouvez demander aux membres de votre équipe de ramener quelques petits gâteaux et du café. Joignez-y une petite liste des choses auxquelles penser pour le jour J (épingles à nourrice, astuces pour ranger ses clefs, sa carte bleue ) Pensez à rappeler votre contact (n hésitez pas à le faire dans la signature d ). xxx

13 Pour recevoir vos stickers Seintinelles, envoyez-nous un mail à l'adresse suivante: Précisez le nombre de stickers voulu, ainsi que votre nom, prénom et adresse postale.

14 M E R C I Nous tenions à vous remercier pour votre aide et votre investissement. Nous voyons ces équipes Seintinelles comme une belle expérience et nous espérons que vous ressentirez la même chose. W W W. S E I N T I N E L L E S. C O M

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