Mots-clés : indicateurs, tableaux de bord, établissements et services sociaux et médico-sociaux, financement

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1 Ministère de l'emploi, du travail et de la cohésion sociale Ministère des solidarités, de la santé et de la famille Ministère de la parité et de l'égalité professionnelle Direction générale de l action sociale Sous-direction des institutions, des affaires juridiques et financières Bureau de la réglementation financière et comptable (5B) Personne chargée du dossier : Isabelle Piel tél. : fax : mél. : isabelle.piel@sante.gouv.fr Le ministre du travail et de la cohésion sociale Le ministre des solidarités, de la santé et de la famille à Mesdames et Messieurs les préfets de région, Directions régionales des affaires sanitaires et sociales (pour exécution) Mesdames et Messieurs les préfets de département Directions départementales des affaires sanitaires et sociales (pour exécution) CIRCULAIRE N DGAS/5B/2005/120 du 7 mars 2005 relative à la publication des valeurs moyennes et médianes des indicateurs des tableaux de bord des articles R et suivants du code de l action sociale et des familles et aux questions soulevées par leur mise en œuvre, entre octobre 2004 et février 2005 Date d'application : immédiate NOR : Grille de classement : Résumé : Ce document a pour but de préciser les modalités de publication des valeurs moyennes et médianes des indicateurs des tableaux de bord fixés par l arrêté du 26 octobre 2004 relatif aux premiers indicateurs prévus aux articles R et suivants du code de l action sociale et des familles (CASF) et de répondre aux questions les plus fréquentes. Mots-clés : indicateurs, tableaux de bord, établissements et services sociaux et médico-sociaux, financement - Textes de référence : - Code de l action sociale et des familles notamment l article L et les articles R à R ; - Arrêté du 22 octobre 2003 fixant les modèles de documents prévus aux articles 9, 12, 16, 18, 19, 47 et 83 du décret n du 22 octobre 2003 relatif à la gestion budgétaire, comptable et financière, et aux modalités de financement et de tarification des établissements et services sociaux et médico-sociaux mentionnés au I de l article L du Code de l action sociale et des familles, et des établissements mentionnés au 2 de l article L du code de la santé 14, avenue Duquesne, PARIS 07 SP / 1

2 Ministère de l'emploi, du travail et de la cohésion sociale Ministère des solidarités, de la santé et de la famille Ministère de la parité et de l'égalité professionnelle publique. - Arrêté du 30 janvier 2004 fixant le cadre normalisé de présentation du compte administratif prévu à l'article 48 du décret n du 22 octobre Arrêté du 26 octobre 2004 fixant les premiers indicateurs et leurs modes de calcul pris en application du 5 du I de l article 16 et des articles 27 à 32 du décret n du 22 octobre Note DGAS/5B n 184 du 22 avril 2004 relative aux indicateurs du tableau de bord de l article 27 et suivants en application du décret n du 22 octobre 2003, et à la mise en place d une expérimentation - CIRCULAIRE n DGAS/5B/2004/527 du 5 novembre 2004 relative à l arrêté du 26 octobre 2004 fixant les premiers indicateurs et leurs modes de calcul pris en application du 5 du I de l article 16 et des articles 27 à 32 du décret n du 22 octobre Textes abrogés ou modifiés : xxx Annexes : 3 1. Modèle d arrêté 2. Forum aux questions 3. Fiche questions techniques relatives aux tableurs de saisie de données et d agrégation 2 14, avenue Duquesne, PARIS 07 SP /

3 3 Les articles R et suivants du CASF, disposent que le fonctionnement des établissement ou services qui fournissent des prestations comparables peut être décrit par un ou plusieurs indicateurs, afin notamment de permettre des comparaisons de coûts. Le premier arrêté fixant les premiers indicateurs pris en application de ce décret a été signé le 26 octobre 2004 et est paru au journal officiel du 29 octobre Il concerne les établissements et services du champ du handicap, et plus particulièrement les IME, IEM, MAS, CAT, IR. et les SESSAD relevant des annexes XXIV, XXIV bis et XXIV ter. Cet arrêté a rendu obligatoire, la transmission des données brutes permettant le calcul des premiers indicateurs. A ce jour, les DRASS doivent être en mesure d assurer la publication des valeurs moyennes et médianes régionales des tableaux de bord, comme le prévoit l article R du CASF. La présente circulaire doit notamment en clarifier les modalités de publications. 1. La publication des valeurs moyennes et médianes est une compétence du préfet de région Le préfet de région a la charge de publier les valeurs moyennes et médianes départementales et régionales. La répartition géographique des structures est très hétérogène, il est donc souhaitable de prendre en compte les réalités locales, tout en assurant l information des acteurs et la cohérence du dispositif. Les valeurs sont publiées par circonscription de référence. L arrêté DGAS/5B du 26 octobre 2004 fixe dans son annexe n 1, le nombre minimum d'établissements ou services comparables. - Si le nombre de structures est suffisant par département, il sera publié des valeurs départementales pour chacun des départements qui composent la région, et à titre d information les valeurs régionales. - Si le nombre de structures est insuffisant pour certains départements, il sera publié uniquement les valeurs départementales pour les départements qui disposent du nombre de structures suffisant, et les valeurs régionales pour les autres départements. - Il peut arriver que même au niveau régional, une catégorie d établissement ou service contienne moins de 5 structures. A titre expérimental, et pour la première année, il est proposé de publier pour information les valeurs régionales quand il existe 3 structures au moins. Quand il existe une ou deux structures de la même catégorie sur une région, aucune valeur ne sera publiée. Nombre de structures minimum permettant d'établir une moyenne départementale par catégories TYPE DE SERVICES EXTERNAT ET SEMI -INTERNAT ANNEXE XXIV Décret n ANNEX E XXIV- ITEP Décret n ETABLISSEMENTS ANNEXE XXIVbis Décret n ANNEXE XXIVter Décret n INTERNAT et MIXTE SESSAD SERVICE S MAS CAT ETABLISSEMENT S La publication des valeurs moyennes et médianes concerne les derniers résultats approuvés Seules les données relatives au compte administratif 2003, et les valeurs collectées sur l exercice 2003 seront rendues publiques. La formalisation de la publication peut prendre la forme d un arrêté unique qui précise le niveau départemental ou régional de référence par catégorie de structure pour la région donnée, et renvoie en annexe à une fiche récapitulative des valeurs par catégorie. Un exemple d arrêté est proposé en annexe n 1 Le fichier d agrégation fourni pour établir les valeurs permet d extraire les tableaux récapitulatifs nécessaires. 3. Conditions d utilisation des valeurs moyennes et médianes par l'autorité de tarification à titre indicatif R dans le cadre de la procédure contradictoire de fixation du tarif. Pour motiver les modifications de propositions budgétaires au titre de l article R La référence à ces valeurs moyennes et médianes n'est toutefois possible, au soutien d'une proposition de modification budgétaire, ou au soutien d'une demande de réduction d'écarts engagée sur le fondement de l'article R , que s'il existe un nombre minimum d'établissements ou services comparables dans la circonscription considérée, comme le précise le point 1 de la présente circulaire.

4 4 Il vous est recommandé de conserver toutes les informations relatives au calcul des indicateurs, particulièrement quand un redressement de données a été réalisé dans le cadre d une vérification de cohérence. Si vous réalisez un redressement de données, et que l information corrigée est intégrée au calcul de moyenne, vous devez le mentionner à la structure dans le cadre de la procédure contradictoire. Il est rappelé que s agissant de la première année de la mise en œuvre et d appropriation du dispositif, la référence aux valeurs moyennes et médianes sera utilisée avec prudence. Le forum aux questions en annexe 2 a pour but d apporter une réponse aux questions les plus fréquemment posées à mes services sur ce dispositif. Il est complété en annexe 3 par une fiche explicative qui aborde les différentes questions techniques liées à l utilisation des tableurs. Ce forum aux questions restera ouvert au cours du second trimestre Jean-Jacques TREGOAT Directeur général de l action sociale

5 ANNEXE N 1 Modèle d arrêté de publication des valeurs moyennes et médianes des indicateurs LE PREFET VU Le code de l action sociale et des familles notamment l article L et les articles R à R ; VU l arrêté du 22 octobre 2003 fixant les modèles de documents prévus aux articles 9, 12, 16, 18, 19, 47 et 83 du décret n du 22 octobre 2003 relatif à la gestion budgétaire, comptable et financière, et aux modalités de financement et de tarification des établissements et services sociaux et médico-sociaux mentionnés au I de l article L du Code de l action sociale et des familles, et des établissements mentionnés au 2 de l article L du code de la santé publique ; VU Arrêté du 30 janvier 2004 fixant le cadre normalisé de présentation du compte administratif prévu à l'article 48 du décret n du 22 octobre 2003 ; VU Arrêté du 26 octobre 2004 fixant les premiers indicateurs et leurs modes de calcul pris en application du 5 du I de l article 16 et des articles 27 à 32 du décret n du 22 octobre 2003 ; CONSIDERANT les données relatives aux indicateurs transmises par les Directions Départementales des Affaires Sanitaires et Sociales de la circonscription régionale; SUR RAPPORT du Directeur Régional des Affaires Sanitaires et Sociales ; ARRÊTE Article 1 er : En application de l annexe 1 de l arrêté du 26 octobre 2004 susvisé, pour la publication des valeurs moyennes et médianes des derniers résultats approuvés 2003 relatives aux indicateurs, le niveau territorial de publication est déterminé comme suit : TYPE DE SERVICES EXTERNAT ET SEMI - INTERNAT ANNEXE XXIV Décret n ANNEXE XXIV- ITEP Décret n ANNEXE XXIV bis Décret n ANNEXE XXIV ter Décret n SESSAD MAS CAT ETABLISSEMENTS SERVICES ETABLISSEMENTS *** *** *** *** INTERNAT et MIXTE *** *** *** *** *** *** *** *** Indiquer le niveau retenu «départemental» ou «régional»

6 Article 2 : Pour chaque catégorie disposant de trois structures au moins au niveau régional, les valeurs régionales sont indiquées. Article 3: Pour chacune des catégories de structures, une fiche récapitulative des valeurs moyennes et médianes de chaque indicateur est annexée au présent arrêté : La fiche 1 présente les valeurs moyennes et médianes des indicateurs des établissements fonctionnant en externat et semi internat relevant de l article D du Code de l action sociale et des familles (annexe XXIV au décret n ) La fiche 2 présente les valeurs moyennes et médianes des indicateurs des établissements fonctionnant en internat et mixtes relevant de l article D du Code de l action sociale et des familles (annexe XXIV au décret n ) La fiche 3 présente les valeurs moyennes et médianes des indicateurs des établissements fonctionnant en externat et semi internat relevant des articles D à D du Code de l action sociale et des familles La fiche 4 présente les valeurs moyennes et médianes des indicateurs des établissements fonctionnant en internat et mixtes relevant des articles D à D du Code de l action sociale et des familles La fiche 5 présente les valeurs moyennes et médianes des indicateurs des établissements fonctionnant en externat et semi internat relevant de l article D du Code de l action sociale et des familles (annexe XXIV bis au décret n ) La fiche 6 présente les valeurs moyennes et médianes des indicateurs des établissements fonctionnant en internat et mixtes relevant de l article D du Code de l action sociale et des familles (annexe XXIV bis au décret n ) La fiche 7 présente les valeurs moyennes et médianes des indicateurs des établissements fonctionnant en externat et semi internat relevant de l article D du Code de l action sociale et des familles (annexe XXIV ter au décret n ) La fiche 8 présente les valeurs moyennes et médianes des indicateurs des établissements fonctionnant en internat et mixtes relevant de l article D du Code de l action sociale et des familles (annexe XXIV ter au décret n ) La fiche 9 présente les valeurs moyennes et médianes des indicateurs des SESSAD La fiche 10 présente les valeurs moyennes et médianes des indicateurs des maisons d accueil spécialisées (MAS) La fiche 11 présente les valeurs moyennes et médianes des indicateurs des centre d aide par le travail (CAT) Article 4 : Les recours dirigés contre le présent arrêté doivent être portés devant le tribunal interrégional de la tarification sanitaire et sociale sis [adresse du secrétariat du tribunal dans lequel l établissement ou le service a son siège], dans le délai d un mois à compter de sa publication ou, pour les personnes auquel il sera notifié, à compter de sa notification. Article 5 : Une ampliation du présent arrêté sera notifiée aux directeurs départementaux des affaires sanitaires et sociales concernés. Article 6 : En application des dispositions l article R du code de l action sociale et des familles susvisé, le présent arrêté sera publié au recueil des actes administratifs de la préfecture de [nom de la région]. Article 7 : Le secrétaire général de la préfecture et le directeur régional des affaires sanitaires et sociales sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté. Fait à Le LE Préfet

7 FICHE n 1 Annexe XXIV externat et semi-internat Statistiques régionales 0-2 ans 3-4 ans 5-6 ans 7-10 ans plus de Total ans ans ans ans ans ans ans ans ans ans 75 ans A1/A A2/A A3/A A4/A A5/A A6/A A7/A A8/A A9/A A10/A A11/A A12/A A13/A A14/A A15/A A/A Moyenne 1er quartile 2è quartile ou médiane 3ème quartile Valeur la plus haute Valeur la plus basse Ecart-type Coefficient de variation Valeurs régionales hommes femmes TOTAL B1/B B2/B B/B Moyenne 1er quartile 2è quartile ou médiane 3ème quartile Valeur la plus haute Valeur la plus basse Ecart-type Coefficient de variation

8 FICHE n 1 Annexe XXIV externat et semi-internat Durée moyenne de prise en charge Valeurs régionales E2/E1 Moyenne 1er quartile 2è quartile ou médiane 3ème quartile Valeur la plus haute Valeur la plus basse Ecart-type Coefficient de variation Indicateur de qualification Niveau VI Niveau V NiveauIV Niveau III Niveau II Niveau I Niveaux VI à I Indicateur de vieillesse technicité Valeurs régionales H1/H H2/H H3/H H4/H H5/H H6/H H/H J/I Moyenne 1er quartile 2è quartile ou médiane 3ème quartile Valeur la plus haute Valeur la plus basse Ecart-type Coefficient de variation

9 FICHE n 1 Annexe XXIV externat et semi-internat Coût de structure Valeurs régionales Indicateur Indicateur relatif à relatif à l encadrement l immobilier Indicateur relatif au transport du personnel Moyenne 1er quartile 2è quartile ou médiane 3ème quartile Valeur la plus haute Valeur la plus basse Ecart-type Coefficient de variation

10 ANNEXE 2 Forum aux questions (première série) (29 octobre 2004 au 15 février 2005) 1. QUESTIONS GÉNÉRALES. Champ d application Question 1 - Les SESSAD sensoriels sont-ils concernés par l arrêté du 29 octobre 2004? Qu en est il des CAMSP, CMPP et des CRP? Les SESSAD sensoriels, les CAMSP, les CMPP et les CRP ne sont pas concernés par cet arrêté. Question 2 : Pour les SESSAD, faut-il comprendre tous les types de services (SESSAD, SEFFIS, SAAIS, SAFEP et SSAD). Oui Calendrier Question 3 - Quels sont les années à renseigner pour les indicateurs à remettre au 31 décembre 2004 (la campagne budgétaire 2005)? Les informations relatives à la population et à l activité sont comptabilisées en flux, c est à dire en cumul du 01/01 au 31/ Les informations relatives au personnel sont comptabilisées en stock au 31 décembre Les informations financières sont celles figurant au compte administratif 2003 et le budget prévisionnel Question 4 - Quels sont les années à renseigner pour les indicateurs à remettre au 30 avril 2005 (compte administratif 2004)? Les informations relatives à la population et à l activité sont comptabilisées en flux, c est à dire en cumul du 01/01 au 31/ Les informations relatives au personnel sont comptabilisées en stock au 31 décembre Les informations financières sont celles figurant au compte administratif Question 5 - Pour les indicateurs suivants : coût de structure, indicateur relatif à la fonction d'encadrement, indicateur relatif à l'immobilier, il est demandé une saisie des données du compte administratif et du budget prévisionnel. S'agit-il du même exercice budgétaire, ou par exemple du CA 2003 et du BP 2004? CA 2003, et BP 2005 pour la campagne budgétaire 2005 CA 2004 pour le compte administratif à remettre au 30 avril 2005 Question 6 - Faut-il prendre les chiffres du compte administratif transmis par l établissement ou ceux du compte administratif arrêté par la DDASS? Deux cas de figures : - indicateurs transmis avec les propositions budgétaires 1

11 Il faut le compte administratif approuvé par l autorité de tarification. Toutefois lorsque le CA n a pas été approuvé au 31/10, il faut prendre le CA de l établissement. - indicateurs transmis avec le compte administratif Il faut prendre au 30 avril le compte administratif proposé par l établissement. Question 7 - Que fait-on lorsque l établissement vient d ouvrir? Lorsque l établissement n a été ouvert qu en 2004 et donc qu il n existe pas de compte administratif 2003, il n est pas nécessaire que l établissement remplisse les tableaux relatifs aux informations financières BP 2005, car les indicateurs sont calculés sur les données d activité et de population de l année Question 8 La capacité autorisée et financée (D) dans la feuille données brutes de l annexe 2 est indiquée uniquement au 31/12/n-2. Que fait-on en cas de modification de l agrément entre n-2 et n? La capacité qu il faut indiquer est celle existant au 31/12/n-2. Il serait souhaitable que l établissement ou le service concerné indique dans la feuille commentaire qu il peut remettre avec le fichier excel qu entre n-2 et n il y a eu une modification de l agrément afin que l autorité de tarification puisse le prendre en compte lors de l analyse de la moyenne. Question 9 En 2003, un établissement a subi de profondes restructurations au niveau des modalités d accueil (mise en place d un semi-internat et d un SESSAD en cours d exercice). Quelle année doit-il saisir? Il faut renseigner les données pour Il peut utiliser la fiche de commentaires pour expliquer ces conditions exceptionnelles. Question 10 : deux IME ont fusionné en septembre 2003? Quelles données doivent-il remplir? Ce sont les modalités d approbation du (des) CA qui déterminent les modalités d élaboration des indicateurs. Catégories et calcul des moyennes : Question 11 - Pour réaliser une moyenne départementale, comment faut-il comptabiliser un établissement dont l'agrément des places fait référence à des annexes XXIV différentes? (risque de double comptage puisque l'on compte le nombre d'établissements et non pas le nombre de places). C'est le nombre de places le plus important qui détermine la catégorie de rattachement, s'il n y a pas de possibilité de différencier Comment doit procéder : - quand l'établissement gère également un SESSAD - quand l'établissement a une section IMPRO C'est le nombre de places le plus important qui détermine la catégorie de rattachement s'il n y a pas de budget annexe Question 12 Les IME avec une section polyhandicapé vont-ils établir deux séries d indicateurs, afin de tenir compte des particularités liées à l accueil de cette population au sein de l établissement? Non Question 13 Comment traiter les actions complémentaires de CAT (SISEP)? Faut-il les inclure dans l ensemble des indicateurs du CAT? Oui, l annexe 1 de l arrêté du 26 octobre 2004 précise qu il n y a pas de subdivision de la catégorie CAT pour le calcul des moyennes. Question 14 Est-ce que l on comptabilise les places des centres d'accueil familial Spécialisé (CAFS)? Oui. 2

12 Question 15 - Pour déterminer le nombre d'établissements pour constituer les moyennes départementales puis régionales, faut-il recenser les établissements en prenant le numéro FINESS entité juridique ou entité établissement? l'entité établissement 2. QUESTIONS PAR INDICATEURS. Indicateurs n 1 et 2 : population Question 16 - Faut il compter les personnes accueillies temporairement, parfois sur des durées très courtes au cours de l année? Oui, il s agit de recenser la population accueillie du 01/01/2003 au 31/12/2003. Question 17 - Faut il compter les personnes à temps très partiel, l effectif à saisir dans le tableau étant prévu en nombre entier? OUI ; Les informations doivent être comptabilisées en flux c est à dire en cumul du 01/01 au 31/12. Question 18 - Dans un IME, faut-il compter à la fois les enfants qui quittent l établissement en juillet et ceux rentrant en septembre? Oui, s il ne s agit pas des mêmes enfants. Question 19 Si tous les flux de l année sont comptabilisés, l effectif des indicateurs 1 et 2 sera nettement supérieur à l effectif agréé? Oui Question 20 - Les limites supérieures de tranche d âge incluent elles les personnes ayant dépassé l âge? Ex : de 0 à 2 ans : un enfant ayant 2 ans et x mois est il à prendre dans cette tranche d âge ou dans celle de 3 à 4 ans, compte tenu qu il est dans sa 3 ème année? OUI. Pour un enfant ayant 2 ans et x mois, il convient de le classer dans la tranche 0-2 ans. Indicateur n 3 : Durée moyenne de prise en charge Question 21- au niveau des jours cumulés des séjours des sortants, faut-il prendre en compte le nombre de jours à compter du 01/01/03 ou à compter de la date d'entrée effective dans la structure (date d'entrée pouvant être bien avant 2003) Il faut prendre la date d'entrée effective dans la structure Question 22- Comment prendre en compte le nombre de jours des personnes accueillies à temps partiel? Le calcul est en jours calendaires, il convient de cumuler les prises en charges partielles. Question 23- Comment faut il interpréter la notion «d accompagnement régulier» comme indiqué dans les commentaires? Ex : une personne ne vient plus dans l établissement bien qu elle ait toujours une orientation COTOREP ou CDES vers cet établissement. Faut il la considérer comme sortie? Dans cette hypothèse, la situation de fait prévaut. En l occurrence, il n y a plus d accompagnement régulier. Le projet d accompagnement n est plus effectif. Question 24 Quand un enfant passe du semi-internat au SESSAD au sein d un même établissement, faut-il le considérer comme sortant? Non, s il s agit de la même structure 3

13 Question 25 Que fait-on quand l établissement n a enregistré aucune sortie? La durée moyenne de prise en charge sera égale à 0. Indicateur n 4: Indicateur du nombre de travaileurs handicapés à temps partiel Question 26 Comptabilise t-on les temps partiels aménagés comme étant du temps partiel? Les temps aménagés ne sont pas considérés comme étant du temps partiel. Seuls les temps partiels «officialisés» doivent être comptabilisés. Question 27 - Comment faut il considérer les personnes ayant eu une modification de statut en cours d année : passage de temps plein à temps partiel ou inversement? Cette indicateur vise à mesurer la proportion d adultes handicapés travaillant à temps partiel. Pour les personnes ayant une modification de statut en cours d année, il peut être envisagé de retenir le statut effectif au 31/12 de l année. Indicateurs 5 et 6 : indicateurs relatifs au personnel Question 28 - Faut il indiquer le personnel extérieur à l établissement, comptabilisé en prestations externes? Ce personnel extérieur peut permettre de remplacer un poste à l organigramme pour lequel on n arrive pas à trouver de salarié à recruter (ex : orthophoniste dans les SESSAD). Si ce personnel bien qu effectivement en poste n est pas comptabilisé en groupe de dépenses II, il ne faut pas le comptabiliser dans l indicateur de qualification ni dans l indicateur de vieillesse-technicité. Question 29 - Faut-il indiquer les personnels rémunérés par l Education nationale? Oui, il faut les indiquer dans l indicateur de qualification et dans l indicateur de vieillesse-technicité. Question 30 - En cas de CDI remplacé par un CDD ponctuellement, quelle est la personne dont il faut indiquer le niveau? Le niveau de qualification pris en compte est celui du salarié en poste au 31/12 de l exercice. Question 31- Faut il indiquer les CDD non remplaçant (ex : pour surcroît de travail), les CES, emplois jeunes,? Oui, il faut les indiquer dans l indicateur de qualification et dans l indicateur de vieillesse-technicité. Question 32- Le total des postes en ETP doit il être équivalent à l ETP de l organigramme? Ou peut il être différent? NON dans la mesure où il s agit des personnes effectivement en poste au 31/12, y compris le personnel mis à disposition (éducation nationale), les CDD et contrats aidés Indicateur n 5 : indicateurs de qualification Question 33- Quel est le niveau à indiquer entre celui de la fiche de poste de l organigramme ou celui de la personne? C est celui du poste prévu à l organigramme. Mais attention si la personne a un niveau de qualification inférieur au niveau de qualification du poste on prend en compte le niveau de qualification de la personne. Question 34- Est-il nécessaire d avoir obtenu le diplôme ou prend-on en compte le niveau correspondant au poste? 4

14 On prend le niveau de qualification du dernier diplôme obtenu. Toutefois, il faut qu il soit en lien avec le poste occupé. Question 35 - Quand le diplôme dont dispose la personne n'a pas de lien avec l'activité exercée (par exemple, un BTS horticulture exerçant une fonction de secrétaire médico-sociale ou un DUT mécanique exerçant une fonction de directeur-adjoint d'établissement), prend-on en compte le niveau de ce diplôme ou celui correspondant normalement à cette activité? Il faut prendre le niveau de diplôme qui correspond à la fiche de poste. Dans l exemple présenté si le niveau attendu pour le poste est un niveau BTS, on prend en compte le niveau III, si en revanche pour cette fonction de secrétariat la fiche de poste se réfère à un niveau IV, on prend en compte le niveau IV et non le niveau III du salarié qui occupe le poste. Question 36- Comment renseigner le niveau des diplômes belges? Selon l équivalence européenne des niveaux. Indicateur n 6 : indicateur de vieillesse-technicité Question 37 - Comment valoriser l indice du personnel extérieur non salarié? Nous ne connaissons ni leur salaire, ce sont d ailleurs souvent des professions libérales, ni leur ancienneté. Les professions libérales ne sont pas intégrées dans le calcul de cet indicateur, ni celui de qualification Question 38- Que faut il indiquer en cas de personnel «faisant fonction de»? ex : ME faisant fonction d ES. Pour les ME faisant fonction, c est le niveau de qualification de la personne qui occupe le poste. Question 39- Faut-il indiquer les personnels vacataires? Oui, l indice est dans ce cas calculé à partir de la rémunération. Il est à inscrire dans le tableau «ETP sauf CCN51». Question 40 - Comment calcule t-on les indices de la CCN51? Un coefficient de référence est fixé pour chaque regroupement de métiers. A ce coefficient de référence s ajoutent, le cas échéant, des compléments de rémunération (diplôme, encadrement, métier ). L addition du coefficient de référence et des compléments de rémunération constitue le coefficient de base conventionnel.(j22) Sur ce coefficient de base conventionnel, il est appliqué une prime d ancienneté de 1% l an dans la limité de 30% (J23), et une majoration spécifique pour les cadres de 1% l an dans la limite de 20%(J24). Question 41- Comment calculer l indicateur vieillesse-technicité pour les personnels de l Education nationale? Il faut se référer à la grille indiciaire correspondante de la fonction publique d Etat. Indicateurs financiers Encadrement Question 42 - Le médecin psychiatre dans un établissement type IME (où il a un rôle de responsable technique) ; est-il considéré comme appartenant à la fonction "soins" ou à 5

15 l'encadrement?un directeur pédagogique, mis à disposition par l'education nationale, est-il à inscrire en personnel enseignant ou d'encadrement? Ils sont classés dans l'encadrement. C'est la fonction hiérarchique qui prime. Question 43- Comment entendre la fonction «encadrement»? Est-elle à considérer selon la rémunération de la personne ou le statut salarié cadre/non cadre ou l exercice de certaines fonctions ou compte tenu de fonctions hiérarchiques? La ventilation des personnels dans la fonction «encadrement» est effectuée conformément à l annexe A du guide. Néanmoins si l on considère l indicateur 8, toute fonction dont la rémunération associée figure sur une grille de rémunération d encadrement peut être considérée comme fonction encadrement. A l exception des psychologues conformément à l annexe A. Charges de personnel Question 44- Dans les dépenses de personnel, les rémunérations et charges (O1 et P1) doivent elles inclure des charges exceptionnelles, comme des primes de départ en retraite ou indemnités de licenciement? Conformément au guide pratique, les dépenses afférentes au personnels comprennent : Les rémunérations et les charges sociales et fiscales, La valorisation du personnel mis à disposition à titre gratuit coût réel + charges + primes + autres avantages en nature. Les dépenses exceptionnelles de cette nature figurent dans les dépenses de structures (groupe 3) 6

16 ANNEXE 3 : FICHE QUESTIONS TECHNIQUES RELATIVES AUX TABLEURS DE SAISIE DE DONNEES ET D AGREGATION Rappels : Le code ou nom du département inscrit dans l onglet «Régions doivent être strictement identique à celui inscrit dans l onglet «données ét» Il est nécessaire de créer un fichier d agrégation par catégories d établissements ou services mentionnées à l annexe 1 de l arrêté du 26 octobre Où trouver les documents? Les fichiers sont téléchargeables sur : intranet dans "social", "Décret budgétaire et comptable" internet ( "autres points sur", "établissements sociaux et médico-sociaux"). 1. Fichier de l établissement ou du service. Il est inscrit DIV0! pour l indicateur d encadrement dans le tableau de bord du service. Explication-solution : Pour permettre le calcul, il suffit après avoir bien renseigné 0 dans le compte 656, puisqu'il n y a pas de frais de siège social, de mettre un chiffre tel que 0,00001 dans la case x21 et un autre dans la case y2. Comme cela, la formule de calcul fonctionne. Dans les tableaux vieillesse-technicité, il n y a pas assez de lignes dans le fichier établissement pour reporter l ensemble des postes de l établissement et leurs indices. Explication-solution :Le tableau relatif à la vieillesse-technicité, pour la convention de 1951 comme pour les autres conventions, peut être agrandi. Pour se faire, il faut, comme cela est indiqué à la fin des tableaux, sélectionner la dernière ligne du tableau, puis positionner le curseur sur le coin à droite et en bas de la cellule la plus à droite de la ligne- une petite croix apparaît alors- et faire glisser cette ligne vers le bas au moyen de la souris. Vous pouvez ainsi obtenir le nombre de lignes correspondant à la taille de l'établissement. 2. Fichier d agrégation Généralités. Vous avez copié l ensemble des lignes d exportation dans l onglet «Données ét» du fichier d agrégation, pourtant il n y a pas de résultats dans la feuille «age», «sexes», dans le tableau de vérification par établissement plusieurs conditions ne sont pas respectées pourtant dans le tableau vérification globale aucun point d interrogation n apparaît. Explication-solution : les noms (ou code ou numéro) de département inscrits dans la feuille "données et" du fichier d'agrégation sont différents de ceux inscrits dans la feuille "région" de ce même fichier. 1

17 mettre des codes ou noms strictement identiques dans ces deux onglets Une cellule contient #VALEUR alors qu elle devrait contenir un chiffre. Explication-solution : il est probable qu une lettre ou un point soit inscrit dans une des cellules utilisées pour le calcul de ce chiffre. il faut rectifier ce chiffre : - soit dans la feuille «données et» ou «données + places» du fichier d agrégation - soit dans le fichier de l établissement et recopier la ligne d exportation dans le fichier d agrégation Une cellule contient DIV!0 alors qu elle devrait contenir un chiffre. Explication-solution : la cellule qui sert de diviseur contient Onglets de vérification de la cohérence. Ces onglets ont été établis pour vérifier la cohérence des données qui ont été renseignées. Elle ne dispense pas d autres vérifications. Colonne C : Le total de la population par âges doit être égal au total de la population par sexes La colonne contient des points d interrogation : Explication : Le total «ages» ou le total «sexes» a été renseigné de manière non correcte.. Il n y a pas d égalité entre les deux totaux alors que la population de référence devrait être la même. Il est nécessaire de regarder dans la page suivante «vérification par établissements» pour voir quels établissements sont concernés et se rapprocher des établissements concernés pour rectifier ces données. Colonne D : Le nombre total d'etp par niveaux de qualification est égal au nombre total d'etp de l'indice vieillesse-technicité La colonne contient des points d interrogation : Explication-solution : Cela signifie que le total ETP par niveaux de qualification n est pas égal au total ETP de l indice vieillesse-technicité. 1ère question : Quels sont les régions et les établissements concernés? Regarder dans la feuille vérification globale puis la feuille vérification par établissements pour voir quels sont les établissements concernés. Plusieurs explications sont possibles : pour les trouver, il faut regarder dans le fichier de l établissement concerné et procéder par étapes, en répondant à un certain nombre d autres questions : 2ème question : est-ce qu il y a un problème d arrondi? Si oui, ne pas tenir compte des points d interrogation. 2

18 Si non, continuer la vérification : voir questions suivantes 3ème question : Dans le cas des établissements et services qui appliquent la convention de 1951, est-ce que cet établissement a utilisé la bonne version du fichier? Pour s en rendre compte, aller par exemple dans la case x de la feuille «données brutes» du fichier que vous avez reçu, s il est inscrit :..Ce n est pas la bonne version. L erreur de calcul est due à une erreur de formule dans ce fichier. Plusieurs possibilités s offrent alors à vous : - Soit recopier les données brutes dans un fichier exact - Soit corriger les erreurs sur le fichier d agrégation après avoir calculé l indice vieillesse technicité sur un fichier annexe Attention aux autres erreurs si cette méthode est choisie : En particulier, il faut renseigner dans le fichier d'agrégation les dépenses afférentes aux personnels d'encadrement du compte administratif car elles ne sont pas dans la feuille d'exportation. Si vous avez constaté que ce n était ni un problème d arrondi, ni un problème de fichier, il est nécessaire de se rapprocher de l établissement ou service pour rectifier. Colonne E : L indice vieillesse-technicité doit être supérieur à 1. La colonne contient des points d interrogation : Explication-solution : Cela signifie que l indice vieillesse-technicité est inférieur à 1. 1ère question : Quels sont les régions et les établissements concernés? Regarder dans la feuille vérification globale puis la feuille vérification par établissements pour voir quels sont les établissements concernés. Plusieurs explications sont possibles : pour les trouver, il faut regarder dans le fichier de l établissement concerné et procéder par étapes, en répondant à un certain nombre d autres questions : 2ème question : Est-ce que dans le tableau de calcul de l'indice vieillesse technicité, il y a des lignes où l ETP a été rempli mais pas l'indice de base ni l'indice réel? Si oui, il est nécessaire de se rapprocher de l établissement ou service pour renseigner les indices afférents aux ETP non renseignés car ce remplissage partiel a pour conséquence une erreur dans le calcul de l indice vieillesse-technicité. 3ème question : Dans le cas des établissements et services qui ont la convention de 1951, est-ce que cet établissement a utilisé la bonne version du fichier? Pour s en rendre compte, aller par exemple dans la case x de la feuille «données brutes» du fichier que vous avez reçu, s il est inscrit : =SOMMEPROD('VT-conv51'!C6:C10;('VT-conv51'!D6:D10+'VT- conv51'!e6:e10+1);si('vt-conv51'!c6:c10<>0;puissance(('vt-conv51'!c6:c10);(- 1));0);'VT-conv51'!G6:G10) Ce n est pas la bonne version. L erreur de calcul est due à une erreur de formule dans ce fichier. La différence avec la formule correcte de calcul est le chiffre 10 qui devrait être égal à 399. = SOMMEPROD('VT-conv51'!C6:C399;('VT-conv51'!D6:D399+'VT- conv51'!e6:e399+1);si('vt-conv51'!c6:c399<>0;puissance(('vt-conv51'!c6:c399);(- 1));0);'VT-conv51'!G6:G399) 3

19 4ème question: Y a t-il des indices réels inférieurs à l indice de base pour certains postes de l établissement? Pour s en rendre compte, il faut regarder dans le fichier de l établissement concerné dans l onglet «VT». Si oui, il est nécessaire de se rapprocher de l établissement ou service pour rectifier. Colonne F et G: Le groupe III de dépenses est supérieur aux dépenses d'infrastructures (compte administratif et budget prévisionnel) La colonne contient des points d interrogation : Explication-solution : Cela signifie que les dépenses du groupe III sont inférieures aux dépenses d infrastructure. Les dépenses d infrastructure sont les dépenses des comptes 6811, 612, 613, 614, 615 et 616. Ces comptes sont compris dans le groupe III. Il y a donc une erreur de remplissage. se rapprocher de l établissement ou service pour rectifier Fichier d agrégation CAT. Dans les feuilles «Vérification CAT», La colonne contient des points d interrogation. Explication-solution : Le nombre total de travailleurs handicapés n est pas égal au total de la population accueillie par âges. Il y a donc une erreur de remplissage se rapprocher de l établissement ou service pour rectifier. 4