ORGANISATION DES NATIONS UNIES POUR L EDUCATION, LA SCIENCE ET LA CULTURE CONSEIL DU BUREAU INTERNATIONAL D EDUCATION. Quarante neuvième session

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1 Distribution : limitée UNESCO/BIE/C.49/Inf.7/Compte rendu et Décisions Annexe VI Genève, le 30 janvier 2002 Original : anglais ORGANISATION DES NATIONS UNIES POUR L EDUCATION, LA SCIENCE ET LA CULTURE CONSEIL DU BUREAU INTERNATIONAL D EDUCATION Quarante neuvième session Centre de Conférences de Varembé 9-11, rue de Varembé, Genève 30 janvier 1 er février 2002 RAPPORT DU GROUPE ADMINISTRATIF

2 Annexe VI Page 2 Le Groupe administratif est composé des pays suivants : Cuba, France, Malaisie, Fédération de Russie et Zimbabwe. Le Groupe s est réuni l après-midi du 28 janvier et le 29 janvier en trois sessions d une demi-journée chacune. Les délégués des pays suivants ont pris part aux travaux : Cuba/Mme Victoria Arencibia Sosa, France/M. Jean-Pierre Regnier, Malaisie/M. Datuk Abdul Rafie Bin Mahat/M. Shazali Bin Ahmad, La Fédération de Russie/M. Vladimir A. Sokolov, Zimbabwe/M. Michael N. Mambo. Le Groupe a réélu à l unanimité le délégué du Zimbabwe pour présider les sessions. Un représentant de la mission du Maroc auprès des Nations Unis à Genève, Mme Zakia El Midaoui, a participé en tant qu observateur à la session du 28 janvier après-midi. Il n y avait aucun représentant de la région arabe aux réunions du fait que M. Georges Nehmé, délégué du Liban fut élu à la première session du Conseil. Il participa à la dernière session du Groupe administratif avec Mme Bouchra Adra comme suppléante. L Administrateur du BIE a fait office de rapporteur du Groupe administratif. Les points suivants de l ordre du jour et les documents proposés par le Secrétariat ont été adoptés à l unanimité et discutés : 1. Brève introduction des tâches du Groupe administratif par la Directrice et l Administrateur du BIE : Les textes fondamentaux du BIE, édition de juin Brève présentation par la Directrice du BIE d éléments relatifs à la mise en œuvre du Programme et Budget pour l année Examen de la mise en œuvre du Programme et Budget pour l année Documents de référence : UNESCO/BIE/C.XLVII/3/Decisions/Annexe IV. UNESCO/BIE/C.49/2. UNESCO/BIE/C.49/Inf 2. UNESCO/BIE/C.49/Inf 2-page 4 rev. Frais de fonctionnement du BIE pour les années 2000 et Coût de la 46 e session de la Conférence internationale de l éducation. Utilisation des Fonds de réserve durant l année Examen du Programme et Budget pour l année Documents de référence : UNESCO/BIE/C.49/Inf 4. UNESCO/BIE/C.49/3. 5. Examen de la mise en œuvre des recommandations du Conseil à sa dernière session. Document de référence : UNESCO/BIE/C.XLVII/3/Decisions/Annexe VII. 6. Autres points.

3 Annexe VI Page 3 1. Brève introduction des tâches du Groupe administratif par la Directrice et l Administrateur du BIE : L octroi par le Conseil exécutif de l UNESCO d une allocation financière globale, pour chaque biennium, et l adoption d un règlement financier, d un règlement d administration financière spécifiques ainsi que d un cadre réglementaire pour la gestion des postes et du personnel, a donné au Conseil du BIE une responsabilité accrue dans le domaine administratif et financier. C est la raison pour laquelle le Conseil, lors de sa session de 1995, a éprouvé le besoin de créer, selon ses statuts (Article IV, para. 6), un organe subsidiaire appelé Groupe administratif. La tâche principale du Groupe administratif est d aider le Conseil à exercer pleinement son rôle de supervision du Secrétariat, de suggérer des moyens d améliorer la gestion du Bureau, et la mobilisation de ressources humaines pour financer ses activités. 2. Brève présentation par la Directrice du BIE d éléments importants relatifs à la mise en œuvre du Programme et Budget de l année 2001 : La Directrice a présenté les points suivants : 2001 a été une année spéciale pour le BIE durant laquelle s est tenue la Conférence internationale de l éducation. Normalement, lors de l année de la préparation et de la tenue de la CIE, la plupart des activités du Bureau sont mises en veilleuse du fait de la mobilisation des ressources humaines et financières pour l organisation et le déroulement de cette Conférence. Cela n a pas été le cas cette année. La baisse constante de l allocation financière de l UNESCO. Le soutien croissant de certains pays/institutions en faveur des activités des programmes du BIE et particulièrement leur contribution au succès de la 46 e session de la CIE. L utilisation de la totalité des fonds de réserve ( $US) conformément aux recommandations du Conseil dans sa 47 e session. 3. Examen de la mise en œuvre du Programme et Budget durant l année Après la présentation des activités de l année 2001 par la Directrice du BIE, les points suivants ont été soulevés et discutés : Les ressources provenant des ventes des publications sont encore faibles. Aucune mesure significative n a été prise durant l année 2001 pour rationaliser les ventes et améliorer cette situation. Un effort complémentaire devrait être poursuivi. Quelques produits (CD-ROM, films video) ont été vendus durant la CIE. Mais les résultats sont faibles. La Directrice du BIE a expliqué que les publications constituent un sujet de préoccupation et qu elle a préparé un document complet devant être discuté pendant le Conseil au sujet de l avenir de la revue Perspectives, le BIE ne pouvant continuer de financer les coûts d impression de cette publication sans mettre en péril d autres activités. Les membres du Groupe ont approuvé le maintien de ces publications importantes, notamment la revue Perspectives et le bulletin Information et Innovation en éducation. Les moyens de financement devraient être trouvés tout particulièrement pour le maintien de Perspectives. Des rentrées d argent plus conséquentes pourraient être envisagées provenant de sous-location des locaux du BIE.

4 Annexe VI Page 4 Les Membres du Conseil ont souligné que les dépenses relatives aux activités du programme sont de beaucoup inférieures au coût du personnel si l on prend en compte l allocation de l UNESCO. Le Groupe administratif a signalé que les fonds extrabudgétaires ont atteint un niveau jusque-là jamais inégalé. En analysant le coût de fonctionnement pour l année 2001, le Groupe a noté une augmentation considérable du coût d entretien du bâtiment : $US pour l année 2000 et $US pour Le Secrétariat a expliqué que, selon une décision collective des copropriétaires du bâtiment où le BIE a ses locaux, des travaux de réfection du bâtiment, isolation du toit et de la façade, ont eu lieu en l an Les factures relatives à ces travaux ont été payées en 2001 sur les fonds de réserve du Bureau. Le Groupe a proposé que ce type de dépenses importantes soient prises en charge par le Siège de l UNESCO qui est le propriétaire réel de la partie du bâtiment où se situent les bureaux du BIE. Il a demandé au Secrétariat d examiner avec la Division compétente du Siège que ce type d investissement, ne devant pas faire partie des coûts opérationnels du BIE, soit pris en charge par le Siège. Le Groupe a noté que les coûts de la 46 e session de la CIE se sont élevés à $US et qu une part importante de ce montant a été financée par des ressources extérieures : $US de contributions volontaires des Etats membres ; $US de la part de l Unité de Suivi du Forum de Dakar au Siège. Le Groupe a également noté que c est la première fois que des partenaires extérieurs ont partagé les coûts de la préparation et de l organisation de la CIE. Il a été également noté que, pour la première fois, une publication des documents et résultats de la Conférence serait publiée grâce à une contribution spéciale de la France. En analysant les chiffres indiqués dans le point 6.7 du document UNESCO/BIE/C.49/Inf 2 rev., le Groupe a noté que le montant de $US était beaucoup trop global et a demandé au Secrétariat d en faire la ventilation. Un tableau établissant la répartition par ligne d activité et par poste de dépense a été demandé afin d allouer chaque dépense à la ligne d activité correspondante. Ce qui fut présenté au Groupe. Le Groupe a aussi noté qu aucun fonds n a été alloué pour les activités visant à la réalisation des objectifs du Forum de Dakar et a demandé à ce que cette situation soit remédiée en l an Le Groupe a pris note que les fonds de réserve des années précédentes ( $US) ont été entièrement utilisés pour financer les activités pour lesquelles ils avaient été alloués, soit le renforcement des capacités dans le domaine des contenus de l éducation, la préparation et l organisation de la 46 e session de la CIE, et le soutien au développement institutionnel du BIE (préparation du document sur la stratégie à moyen terme, préparation de projets soumis au financement extra-budgétaire, missions pour rencontrer d éventuels partenaires). Le Groupe a pris note qu une partie des activités préparatoires de la 46 e session de la CIE a été menée par de jeunes professionnels impliqués dans le projet BRIDGE. Les membres du Groupe encouragent le Secrétariat à continuer d employer les talents de ces jeunes professionnels (experts associés, stagiaires ou tout autre). Le Groupe administratif recommande au Conseil d adopter le document UNESCO/BIE/C.49/Inf. 2, amendé selon les observations indiquées ci-dessus.

5 Annexe VI Page 5 4. Examen du Programme et Budget Faisant suite à la présentation par la Directrice du BIE des propositions d activités à mettre en œuvre en 2002, les points suivants ont été soulevés : Les membres du Groupe ont particulièrement apprécié la nouvelle présentation du document, en particulier le résumé descriptif. Ils ont demandé au Secrétariat d apporter les améliorations suivantes : introduction d une ligne pour le budget et d une ligne pour les dépenses effectives, ce qui donnera le taux d exécution de l activité. Ils ont également demandé à ce que la numérotation soit revue afin que le résumé descriptif soit en accord avec le tableau budgétaire. En ce qui concerne la proposition budgétaire, il a été recommandé que dans la ligne I.1 (renforcement des capacités) ne soit pas mentionné le nom des pays où les activités devraient se dérouler. Dans le cas où les activités n ont pas encore été clairement définies et finalisées, les budgets ne devraient pas y figurer. En effet, cela pourrait susciter de vaines attentes et provoquer des déceptions si ces activités ne pouvaient effectivement pas être réalisées. Dans de tels cas, il a été suggéré que des montants globaux soient plutôt alloués aux régions, aux sous-régions ou aux activités. Les activités transversales devraient être mises sous le chapeau des activités opérationnelles et sous la rubrique «renforcement des capacités», comme pour le budget Les activités préparatoires et la tenue des réunions du Conseil ne sont pas des activités de programme proprement dites et doivent être transférées sous une nouvelle rubrique d activités qui pourrait être intitulée «Organe directeur». Le Groupe recommande, après examen du tableau faisant état des ressources du BIE pour l année 2002 (doc. : UNESCO/BIE/C.49/3, Annexe), que davantage de fonds extra-budgétaires soient mobilisés comme complément à l allocation financière de l UNESCO pour la mise en œuvre des activités du programme. Le Groupe a montré sa préoccupation quant à la réduction substantielle de l allocation financière du Siège, ceci constituant une entrave à l efficacité du BIE. Il a été suggéré de supprimer du tableau budgétaire, les activités pour lesquelles aucune allocation financière ou aucun fonds ne seraient transférés sur le compte du BIE, (par exemple, le projet Campana). Ces activités devraient être présentées dans la partie narrative de la proposition du programme. Le Groupe administratif recommande que le Conseil adopte le document UNESCO/BIE/C.49/3, amendé selon les remarques ci-dessus et autorise la Directrice de le mettre en œuvre avec la flexibilité nécessaire. Le résumé budgétaire pour 2002 sera révisé selon les éléments ci-dessus, dans le document «Compte rendu et Décisions» du Conseil. Le Groupe administratif suggère que le Secrétariat adopte une approche planificatrice sur trois ans. 5. Examen des recommandations du Conseil lors de sa dernière session. Le Groupe a noté avec satisfaction que le BIE a pris bonne note de ses recommandations et qu un progrès notable avait été fait pour la présentation des documents de travail du Conseil. Cependant, le Groupe administratif recommande que plus d efforts soient faits afin de réduire le nombre de documents de support en adoptant plus de rationalisation et de synthèse au niveau des documents.

6 Annexe VI Page 6 Le Groupe a noté qu en dépit des recommandations de l année précédente pour l établissement d une unité d audit interne, rien ne fut fait. Le Secrétariat a souligné que cela aurait été une opération assez coûteuse et qu il était satisfait actuellement du travail que l audit externe de l UNESCO avait réalisé. Le Groupe administratif a demandé au Secrétariat une meilleure intégration et rationalisation des banques de ressources. Il pense qu il y a une duplication entre les rapports nationaux des pays, les dossiers par pays, et les profils par pays, etc. 6. Autres points. Le Groupe a remercié la Directrice et le Secrétariat du BIE pour leur contribution à la clarification des questions soulevées et les a encouragés à continuer à améliorer et rationaliser la présentation des documents afin d économiser du temps et de l argent. Le Groupe a apprécié la coopération du Secrétariat qui a permis l interprétation en deux langues et espère que ces facilités de travail lui seront dispensées pour la prochaine réunion. Il a également noté que le travail du Groupe a été facilité par le fait que des sessions de travail de celui-ci ont précédé la réunion du Conseil. Les documents et tableaux présentés au Groupe administratif comme supports explicatifs seront ajoutés aux Compte rendu et Décisions de cette réunion du Conseil. Le Groupe administratif devrait, à l avenir, se réunir deux jours avant le Conseil afin de pouvoir établir son rapport au préalable ce qui faciliterait les décisions du Conseil.

7 Annexe VI Page 7 ORGANISATION DES NATIONS UNIES POUR L EDUCATION, LA SCIENCE ET LA CULTURE CONSEIL DU BUREAU INTERNATIONAL D EDUCATION Quarante-neuvième session Centre de Conférences de Varembé 9-11, rue de Varembé, Genève 28 et 29 janvier 2002 GROUPE ADMINISTRATIF Utilisation des réserves et reliquats au cours de l année 2001 Sur recommandation du Groupe Administratif, le Conseil avait donné l autorisation à la Directrice d utiliser les réserves et reliquats constatés à la fin de l année 2000 et qui se montent à dollars des Etats-Unis y compris le reliquat de la contribution suisse ( US$ ), en les affectant à des activités appropriées. Le point pertinent de la décision du Conseil est le suivant ( Document UNESCO/BIE/C.XLVII/Décisions, Annexe II page 2, point 2, alinéa 5 ) : «Après avoir étudié en détail les origines et les raisons de ce reliquat, et à la demande de la Directrice du BIE, le Groupe recommande que ces fonds soient mis à la disposition du Bureau pour financer quelques activités du programme en continuation des années précédentes. Ceci inclut des activités dans le domaine du renforcement des capacités et de l organisation de la 46 e session de la CIE, la préparation de projets opérationnels et le développement des capacités du BIE à moyen terme. L utilisation de ce reliquat financier fera l objet d un rapport détaillé à la prochaine session du Conseil.» Affectation des ressources et montant dépensé : 1. Poursuite des activités de renforcement des capacités dans le domaine du contenu de l éducation : dollars des Etats-Unis. 2. Complément pour les activités de préparation et d organisation de la 46 e session de la CIE : dollars des Etats-Unis. 3. Activités de soutien et de développement institutionnel ( préparation du plan de développement stratégique à moyen terme, développement de projets opérationnels, recherche de fonds extrabudgétaires, création et développement d une base de données d experts internationaux dans les domaines de compétence du BIE, ) : dollars des Etats-Unis. 4. Activités de suivi du Forum de Dakar sur l éducation pour la prévention du VIH/Sida ( activités de «clearinghouse» ). Le financement extrabudgétaire attendu ne s est pas matérialisé dollars des Etats-Unis. Cela fait un total de : dollars des Etats-Unis ( le dépassement de 507 dollars des Etats-Unis par rapport aux fonds disponibles est absorbé par le budget de programme global ). Par ailleurs, la non exécution ou le report de certaines activités ( renforcement des capacités en matière d adaptation des contenus- ligne d action I ) pour de multiples raisons a rendu possible, l exécution de certaines activités non prévues au budget ou insuffisamment dotées dans la même ligne d action : exemples significatifs : 1. Le séminaire de formation des responsables du contenu de l éducation en Afrique orientale ( Nairobi ) n avait pas pu avoir lieu en Nous avons pu le faire en Le séminaire en Lituanie pour les Pays baltiques non prévu en 2001 a pu se faire. 3. Les dépassements de coûts relatifs aux séminaires pour l Afrique de l Ouest ( Lagos ) et les Caraïbes ( La Havane ) ont pu être financés.

8 - Annexe VI - Page 8 46e session de la CIE - Bilan financier provisoire ( dépenses par sources de financement ). Janvier 2002 ( en dollar des Etats-Unis ) Origine des ressources / postes de dépenses Personnel conférence Voyages officiels Services contractuels Dépenses diverses Fournit. et équipement Total (traducteurs,interprètes,..) ( experts, animateurs, ) ( consultants, ) ( service CICG, ) divers Fonds propres BIE ( activités préparatoires ) 24'720 15'201 48'965 1'000-89'886 BIE ( organisation et tenue ) 67'778 9'985 10'000 52'000 20' '763 BIE ( médaille Coménius ) - 3'800 1' '000 BIE ( activités relatives au projet Bridge ) - 7'470 31'858 26'450-65'778 Sous-total 92'498 36'456 92'023 79'450 20' '427 Contributions volontaires pour la 46e session de la CIE Danemark ( Atelier I ) 5'600 14'500 3'962 3'400-27'462 Argentine ( Atelier II ) 5'000 15'000 8'591 4'000-32'591 Allemagne ( Atelier III ) - 5'400 4' '810 Pays-Bas ( Atelier IV ) 5'000 14'000 6'960 7'000-32'960 Espagne ( Contrib. à la trad. et interprèt. relatives aux ateliers ) 9' '876 Suisse ( Contribution à certaines réalisations du projet Bridge ) ' '900 Sous-total 25'476 48'900 80'823 14' '599 Contribution du Siège pour la 46e session de la CIE Unité de suivi du Forum de Dakar ( Atelier V ) 5'000 18'700 10'500 3'800 2'000 40'000 Unité de suivi du Forum de Dakar ( Atelier VI ) 5'000 18'800 6'700 7'500 2'000 40'000 Unité de suivi du Forum de Dakar ( Contribution de la société civile aux objectifs du Forum de Dakar ) 14'000 2' '010 Sous-total 24'000 39'510 17'200 11'300 4'000 96'010 Total 141' ' ' '150 24' '036 Notes : A titre de comparaison, la 45e session de la CIE avait coûté dollars des Etats-Unis. Montant entiérement financé par les fonds propres du BIE. Les structures des deux conférences ne sont pas comparables. Les fonds propres du BIE sont de dollars des Etats-Unis. Les contributions extérieures y compris celles du Siège représentent un montant total de dollars des Etats-Unis.

9 Redistribution des dépenses précédemment attribuées à la ligne I du document UNESCO/BIE/C.49/Inf 2 - page 4 rev ( en US$ ) Honoraires de consultants Missions officielles Total Renforcement des capacités 44'100 2'860 46'960 ( lignes 1 à 5 ) Observatoire/banque de ressources 39' '441 Dialogue politique 15'000-15'000 Activités de soutien et de developpement institutionnel 53'024 11'178 64'202 Total 152'018 14' '603 Détail préparé à la demande du Groupe administratif du Conseil.

10 - Annexe VI - Page 10 Frais de fonctionnement du BIE pour 2000 et Tableau comparatif par postes de dépenses ( en $US ) Postes de dépenses Montant engagé/dépensé Montant engagé/dépensé 1 - Coût du personnel Assistance temporaire pour divers travaux 8'460 19'998 Heures supplémentaires 6'000 15'456 Sous-total 14'460 35' Voyages officiels Missions diverses 25'240 1'507 Sous-total 25'240 1' Services contractuels Formation du Personnel 3'000 2'000 Sous-total 3'000 2' Frais généraux de fonctionnement Entretien des locaux 61' '652 Charges : Electricité, Eau 12'000 12'163 Charges : Chauffage (mazout et gaz) 2'400 2'933 Frais d'entretien, location (matériel et véhicule) 6'000 3'399 Affanchissements (PTT) 13'000 10'663 Téléphone & Fax (NATIONS UNIES, TELECOM,...) 42'000 28'157 Services d'envois rapides (DHL, JET SERVICES,...) 8'000 5'831 Services ICC - 17'500 Fret 1'000 1'000 Frais de réception 1'000 1'500 Divers (frais bancaires) 4'000 5'933 Divers (primes d'assurance) 1'000 3'710 Divers (autres frais : essence, visas, coffres UBS,...) 2'000 3'933 Sous-total 153' ' Fournitures de bureau Fournitures de bureau 6'000 6'822 Reproduction interne de documents 19'000 16'809 Fournitures informatiques 3'200 1'933 Sous-total 28'200 25' Mobilier et équipement de bureau Acquisition de mobilier et équipement de bureau 25'410 5'422 Equipement informatique - 9'058 Sous-total 25'410 14'480 Total pour l'année 249' '379