CIRCULAIRE SG/DICOM/C Date: 18 mai 2006

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1 MINISTERE DE L AGRICULTURE ET DE LA PECHE SECRETARIAT GENERAL DELEGATION A L INFORMATION ET A LA COMMUNICATION Adresse : 78, rue de varenne PARIS 07 SP Dossier suivi par : Tél. : Fax : CIRCULAIRE SG/DICOM/C Date: 18 mai 2006 Nombre d'annexe: 1 Le Ministre de l'agriculture et de la pêche à Monsieur le Secrétaire général Mmes et MM. les directeurs généraux, directeurs et chefs de service d administration centrale Mmes et MM. les directeurs de services déconcentrés Objet : Organisation de la communication Résumé : La présente circulaire précise les règles de fonctionnement de la communication du ministère. Ces règles ont pour but d améliorer la cohérence, la réactivité et l efficacité générale de la communication interne et externe du ministère. Elle participe à l intégration de la fonction communication dans l accomplissement des missions du ministère. Mots-clés : Communication / Information Pour exécution : Destinataires Pour information : Directeurs et Chefs de service d administration centrale Directeurs de services déconcentrés Etablissements d'enseignement Etablissements publics 1

2 La nouvelle organisation de la communication du ministère s est traduite par la création de la Délégation à l information et à la communication (DICOM) au sein du Secrétariat général. Le décret n du 25 avril 2005 portant création du Secrétariat général précise que : «la DICOM élabore, met en œuvre et évalue la politique d information et de communication interne et externe de l ensemble du ministère. Pour l exercice de ses missions, elle s appuie sur le réseau des responsables de mission d information des directions de l administration centrale et anime le réseau des chargés de communication des services déconcentrés du ministère. Elle élabore la politique documentaire et la politique d archivage du ministère et coordonne le réseau des chargés de documentation des directions de l administration centrale. Elle dirige le service de presse du ministère. Elle assure la direction éditoriale et coordonne la production de l ensemble des médias écrits, audiovisuels et électroniques du ministère. Elle conduit les campagnes de communication et les opérations de relations publiques. Elle définit les règles de l utilisation de l internet au ministère. Elle est le correspondant du ministère auprès du service d information du Gouvernement». «La délégation à l information et à la communication comprend sept unités opérationnelles. - Le service de presse assure l ensemble des relations presse du ministère ; - la mission de la politique Internet élabore et met en œuvre la politique Internet du ministère ; - le département des médias conçoit et réalise l ensemble des produits de communication et coordonne la politique éditoriale du ministère ; - le département des relations publiques et des partenariats propose et met en œuvre l activité de communication événementielle du ministère ; - le département de la coordination et de la communication interne anime et coordonne les réseaux d information et de communication de l ensemble du ministère ; - le département de l information documentaire propose, coordonne et met en œuvre la politique documentaire du ministère. Il assure les fonctions de diffusion et de veille stratégique ; - le département des archives assure et met en œuvre la politique archivistique du ministère.» La présente circulaire précise les règles de fonctionnement de la communication du ministère qui découlent notamment de la nouvelle organisation structurelle. Elles ont pour but d améliorer la cohérence, la réactivité et l efficacité générale de la communication interne et externe du ministère. Elle participe à l intégration de la fonction communication dans l accomplissement des missions du ministère. 2

3 Sommaire 1/ L organisation des flux d informations internes et des circuits de validation est à la base d une communication efficace : la circulation de l information est à la base de toute communication, le respect des circuits de validation assure la qualité de l information diffusée, la mise en œuvre de la communication interne et externe repose sur la programmation. 2/ Les Chargés de communication des directions d administration centrale deviennent les personnes ressources pour toutes les informations issues de leur direction. 3/ Les Chargés de communication des services déconcentrés sont les relais locaux d information et de communication. 4/ Plusieurs instances organisent les échanges et la coordination de l information entre l administration centrale, les services déconcentrés et la DICOM. 5/ Le Service de presse coordonne et organise les relations des services du ministère avec la presse. 6/ Les crédits et la gestion budgétaire de la communication du ministère sont centralisés à la DICOM. ANNEXE : La fonction communication participe à toutes les missions du ministère Principes et définitions. 3

4 1) - L organisation des flux d informations internes et des circuits de validation est à la base d une communication efficace La DICOM a en charge l organisation de la communication et est l interlocuteur des services du ministère et du Cabinet du ministre en la matière. Elle doit donc être le point focal de l information interne. C est elle qui soumet au Cabinet, en concertation avec les services, les décisions de communication. La direction éditoriale de la communication du ministère et les relations avec la presse, sous le contrôle du Cabinet, sont confiées à la DICOM. A ce titre, la DICOM a la responsabilité de la cohérence des informations diffusées conformément aux objectifs de communication fixés dans le programme annuel de communication du ministère, ou aux instructions du Cabinet sur les sujets d actualité. C est pourquoi l organisation des flux d informations et des circuits de validation est particulièrement importante et doit obéir à des règles très précises. La circulation de l information est à la base de toute communication La DICOM doit être informée en amont de l événement, pour élaborer et mettre en œuvre les actions de communication correspondantes. La mise en place d un dispositif de veille stratégique contribue à l alimentation d informations utiles, en associant l ensemble des services. Par leurs échanges interactifs avec la DICOM, les Chargés de communication des directions d administration centrale, les Chargés de communication des services déconcentrés, ont un rôle primordial dans la circulation et le partage de l information. Les services du ministère doivent ainsi, avant transmission au Cabinet, informer la DICOM de toutes les informations susceptibles de donner lieu à des actions de communication. Le respect des circuits de validation assure la qualité de l information diffusée La validation des informations portées par les actions de communication comporte deux niveaux. Le premier niveau est technique et consiste à valider le contenu des messages. S agissant du fond, il est donc de la compétence principale de la direction d administration centrale concernée. Avant toute transmission à la DICOM, le chargé de communication de la direction concernée, veille donc, selon des modalités arrêtées avec le directeur, que les informations ont été stabilisées et validées. Le second niveau relève de la communication. En concertation avec les chargés de communication, la DICOM exploite et traite les informations ou éléments de langage recueillis, conformément aux objectifs de communication et aux publics cibles. La DICOM saisit alors le Cabinet pour l ultime étape de validation. Au plan local, les validations relèvent des préfets, responsables des services déconcentrés de l Etat. S agissant d actions presse induisant une médiatisation nationale, les services déconcentrés sollicitent en premier lieu l avis de leur ministère de tutelle puis, prennent l attache de leur préfecture. La DICOM réalise alors l interface avec la direction concernée, le Cabinet du Ministre (en fonction du degré de sensibilité du sujet) et transmet l aval du ministère au service déconcentré. 4

5 La mise en œuvre de la communication interne et externe repose sur la programmation L efficacité de la communication interne et externe repose sur un exercice de programmation et de coordination assurant cohérence et lisibilité des messages et actions de communication. La DICOM, destinataire le plus en amont possible de l ensemble des informations, établit la programmation de la communication et l adapte à l actualité du Ministre et des directions : - la programmation est annuelle avec le Programme annuel de communication du ministère (voir 4) ; - la programmation est adaptée hebdomadairement selon les événements nouvellement intervenus et l actualité du Ministre. Ces adaptations sont notamment effectuées lors des réunions hebdomadaires de coordination avec les chargés de communication des directions d administration centrale (voir 4). 2) - Les chargés de communication des directions d administration centrale deviennent les personnes ressources pour toutes les informations issues de leur direction La mission des chargés de communication, réalisée au sein des différentes directions de l administration centrale, doit s articuler avec l action menée par la DICOM, celle-ci dépendant de la collecte et de la transmission des informations par les chargés de communication. C est pourquoi, leur nomination se fait conjointement par le directeur concerné et le secrétaire général en accord avec le délégué à l information et à la communication. Administrativement rattachés aux directions et agissant pour le compte de celles-ci, ils sont également mis à la disposition de la DICOM en tant que de besoin pour l exercice de ses missions, selon des modalités définies avec le directeur concerné. Les chargés de communication assurent notamment les fonctions suivantes : - placés au cœur de la circulation de l'information de la direction, ils sont responsables du recueil et du traitement de toutes les informations (notes, instructions, argumentaires, éléments de langage techniques, information de veille stratégique ) produites par la direction et susceptibles d'être valorisées en communication. Les chargés de documentation des directions participent, dans le cadre de la veille externe, à l alimentation en informations validées et structurées. A ce titre, les chargés de communication assurent la responsabilité de la bonne intégration de ces données dans l organisation des flux d informations du ministère, en particulier en ce qui concerne les sites Intranet et Internet. - ils participent au comité hebdomadaire de direction et en extraient les sujets d actualité méritant un traitement particulier de communication (communiqués de presse, éléments de langage ) ; - ils participent aux réunions hebdomadaires de coordination pilotées par la DICOM pour élaborer le calendrier d activités et d actions de communication ; ils interviennent dans les décisions de communication ; - ils contribuent à la définition du programme annuel de communication du ministère élaboré par la DICOM et participent aux actions de communication relevant du domaine d'activité de leur direction ; - ils sont responsables, pour leur direction, de l'enrichissement du site Internet du ministère, en relation avec le rédacteur en chef du site, la mission de la politique Internet et le département de l information documentaire de la DICOM. A ce titre, ils animent les 5

6 - flux d'informations numériques à caractère technique issus des bureaux et contribuent directement à la mise en ligne d'informations à destination du grand public ; - ils sont l interlocuteur, en liaison avec la DICOM, de la coordination de la communication des établissements sous tutelle de la direction, conformément aux orientations stratégiques de la communication du ministère ; - ils veillent à la cohérence et à la bonne exécution du programme annuel de communication du ministère, pour ce qui relève de leur direction. 3) - Les Chargés de communication des services déconcentrés sont les relais locaux d information et de communication. Dans les DRAF, DDAF et DDSV, le Directeur est le responsable de la communication par délégation du préfet. A ce titre, il définit une organisation interne sur laquelle il s'appuie pour le pilotage opérationnel de la communication, et dont il informe la DICOM. Cette organisation interne peut prendre les formes suivantes : un chargé de communication à temps plein ou à temps partiel, plusieurs chargés de communication répartis par missions spécifiques, un groupe de personnes ressources... Quelle que soit l organisation retenue, le Chargé de communication participe aux comités de direction et est compétent dans les domaines suivants : - il participe à la réflexion stratégique de communication : il élabore et met en place les actions de communication découlant de la stratégie retenue ; - le cas échéant, il anime le groupe de personnes ressources : il est l interlocuteur de la DICOM et participe au réseau des communicants du ministère ; - il est l'interface, sur les questions de communication, entre les interlocuteurs externes et le directeur. Le Département de la coordination et de la communication interne (DCCI) de la DICOM est l'interlocuteur privilégié des Chargés de communication des services déconcentrés. A ce titre il intervient en tant que conseil et également dans le financement d actions de communication mises en place par les services déconcentrés, sous la forme de délégations de crédits. Le DCCI apporte, aux services déconcentrés qui le souhaitent, son appui pour l'élaboration de leur stratégie de communication notamment dans le cas des DRAF, DDAF et DDSV qui sont en cours d'élaboration de leur projet stratégique. D'une manière générale, et dans son activité au quotidien, le DCCI aide les services déconcentrés à mettre en place leurs actions. Cet appui peut se traduire par des aides en industrie ou par de la mise en relation avec des interlocuteurs externes ou internes. 4) - Plusieurs instances organisent les échanges et la coordination de l information entre l administration centrale, les services déconcentrés et la DICOM Les réunions hebdomadaires de coordination avec les chargés de communication des directions d administration centrale sous la présidence de la DICOM ont lieu tous les lundis. Instance de mise en commun des informations et de préparation des décisions de communication, elles donnent lieu à l établissement d un calendrier des événements et de l actualité du ministère avec les éventuelles actions de communication à mettre en œuvre. Elles précisent les thèmes sur lesquels la veille doit être particulièrement attentive. Le planning des actions et le compte rendu de ces réunions sont consultables par voie électronique. 6

7 Le séminaire national de la communication réunit, au moins une fois par an, tous les communicants du ministère : chargés de communication des directions d administration centrale ; directeurs de services déconcentrés et leurs chargés de communication, représentants des groupements DRAF, DDAF et DDSV, représentants des IGIR-IGVIR et personnels de la DICOM. Le séminaire est organisé en séance plénière et en ateliers pour encourager les échanges d expériences, la mutualisation des compétences et le renforcement du réseau de celles et ceux qui font la communication du ministère. Le comité national d élaboration du programme annuel de communication réunit, sous l autorité de la DICOM, les chargés de communication des directions de centrale, les correspondants «communication» désignés dans les groupements des DRAF, DDAF, DDSV, des représentants des chargés de communication des services déconcentrés, et les chefs de départements de la DICOM. La gestion par projets regroupe, en tant que de besoin, les chargés de communication des directions d administration centrale, les agents à compétence technique des directions concernées et les personnels de la DICOM. Cette gestion, sous la responsabilité de la DICOM, consiste à organiser et mettre en place une stratégie et des actions de communication en lien avec une politique particulière du ministère. Enfin, la communication de crise est l occasion de réunir au sein d une cellule en quasicontinu, les personnes ressources pour répondre à une situation d urgence. Cette cellule, qui peut être placée sous la responsabilité du Cabinet du ministre, d une direction, ou de la DICOM, rassemble les compétences en communication et les compétences techniques sur le sujet de la crise. 5) - Le service de presse coordonne et organise les relations des services du ministère avec la presse Le service de presse assure l interface entre les journalistes et le ministère, assiste le Cabinet du Ministre en matière de relations avec la presse, centralise toutes les demandes de la presse sur les actions conduites par le ministère dans toutes ses composantes, rédige ou met en forme les projets de communiqués et dossiers de presse et assure la production des revues de presse quotidiennes nationale et régionale. Pour le traitement des sujets d actualité, le service de presse travaille en étroite concertation avec les chargés de communication des directions de centrale, le conseiller en communication du Ministre et les conseillers techniques, a un rôle d alerte et de veille sur les sujets d actualité et informe le Cabinet du Ministre des demandes de la presse nécessitant une validation préalable. Le service de presse répond aux demandes quotidiennes de la presse sur la base d éléments de langage oraux ou écrits fournis par les directions et validés par le Cabinet du Ministre. Le service de presse rédige ou met en forme les communiqués et dossiers de presse d actualité après avoir recueilli les informations de fond auprès des directions compétentes. Ils sont soumis au conseiller technique en charge du dossier et au conseiller en communication du Ministre. Pour les sujets institutionnels, le service de presse centralise les projets de communiqué de presse émanant des directions d administration centrale et les soumet après mise en forme au Cabinet du Ministre. Il rédige les communiqués et dossiers de presse accompagnant les opérations de communication institutionnelle du ministère, comme les salons ou autres actions de relations publiques. Pour organiser la diffusion de ces informations institutionnelles, le service de presse élabore des «plans médias» et constitue des fichiers de presse spécifiques par secteurs d activité. Ce mode de fonctionnement en matière de gestion des relations presse du ministère et de circulation de l information en interne, permet de garantir la cohérence des informations émises à destination des médias. 7

8 Le service de presse assure, en tant que de besoin, un rôle de conseil en matière de relations avec la presse aux services déconcentrés. Des formations méthodologiques et pratiques sont organisées en fonction des besoins exprimés. Le service de presse assure la production et la diffusion, au Cabinet du ministre et aux directions d administration centrale, de deux panoramas de presse quotidiens. Le panorama de la presse nationale comprend les dépêches d agence et les articles intéressant l ensemble des domaines d activité du ministère dans la presse quotidienne, hebdomadaire et périodique nationale, la presse audiovisuelle, et la presse spécialisée agricole. Le panorama de la presse régionale recense les articles parus dans la presse quotidienne régionale. Le service de presse a également mis en place une surveillance très large des médias audiovisuels avec une procédure électronique de réception de scripts automatiques pour toutes les interviews du ministre. Par ailleurs, il réalise des revues de presse thématiques sur des sujets d actualité. 6) - Les crédits et la gestion budgétaire de la communication du ministère Conformément aux nouvelles dispositions de la Loi organique sur les lois de finances (LOLF), les moyens budgétaires correspondant aux missions horizontales du ministère et dont la répartition et la gestion nécessitent un pilotage coordonné, sont regroupés sur une imputation unique. L ensemble des budgets consacrés à la communication et à la gestion de l information par les services d administration centrale, sont ainsi regroupés, dans l architecture budgétaire retenue par le ministre, au sein de l action 41 «Moyens de l administration centrale» du Programme 4 «Soutien des politiques de l agriculture» de la mission ministérielle «Agriculture, pêche, forêt et affaires rurales». Le programme 4 est placé sous la responsabilité du secrétaire général. Pour sa mise en oeuvre, un Budget opérationnel de programme (BOP) «Communication» a été créé et placé sous la responsabilité du Délégué à l information et à la communication. Par ailleurs, les nouvelles dispositions du code des marchés publics ont pour conséquence d instituer le Délégué à l information et à la communication comme Personne responsable des marchés (PRM) de communication (circulaire DAF/SAJ du 4/01/2005 sur la mise en œuvre du code des marchés publics). Les marchés concernés sont tous les achats liés à des actions de communication (par ex : études et sondages, campagnes de communication, conception et réalisation d outils de communication imprimés, électroniques ou audiovisuels, colloques, salons, réalisations de stands, conceptions graphiques, abonnements aux journaux, magazines, revues et périodiques ). Cela entraîne une centralisation de la passation des marchés et des commandes auprès de la PRM DICOM, dans la mesure où, notamment, le seuil des marchés avec formalités ( euros hors taxes pour les fournitures et les services) se calcule globalement par addition des dépenses au niveau de toute l administration centrale. 8

9 ANNEXE - La fonction communication participe à toutes les missions du ministère Principes et définitions La communication tient un rôle croissant pour assurer le bon fonctionnement des institutions et accompagner les politiques publiques. La fonction communication du ministère se compose de : - la communication institutionnelle qui porte l image du ministère, amplifie la visibilité et l efficacité de son action, et permet d établir les conditions d échanges avec ses publics ; - la communication opérationnelle qui promeut les politiques et les activités menées par le ministère ; - la communication interne, garante de la bonne circulation de l information et de la cohésion de la communauté de travail ; - la gestion de l information organisant les flux et le partage de l information, ainsi que les circuits de validation et la veille stratégique. Pour accomplir ces missions, la communication dispose de trois grandes catégories de moyens : - les médias, au sens d «intermédiaires» de communication. Il s agit d Internet et d intranet (avec le site «agriculture.gouv.fr» qui est devenu le premier média du ministère avec un taux de consultation en constante augmentation et l intranet de la DICOM Comète, Nocia et Intradoc, à destination des communicants du ministère), des éditions (avec, notamment, le BIMA à destination des publics professionnels et institutionnels et Contact à destination des agents du ministère) et des productions audiovisuelles et photographiques ; - les relations publiques ou relations «hors média». Elles regroupent tous les événements et actions de communication qui établissent un contact direct avec les publics cibles de la communication : salons, colloques ; - les relations presse, pour traiter l actualité et accompagner toutes les opérations de communication du ministère. Enfin, l administration doit respecter les trois principales conditions d efficacité de la communication : - la cohérence de la communication entre les différentes structures composant le ministère pour créer un effet de synergie et éviter les contradictions internes ; - la réactivité de la communication, en particulier pour faire face aux aléas de l actualité, par nature imprévisibles - la programmation des actions de communication, grâce notamment à un programme annuel découlant des orientations politiques, des activités prévisionnelles du ministère et du cadre budgétaire donné ; Ces critères nécessitent de gérer et de partager en interne l information selon une organisation rigoureuse. Le Ministre de l'agriculture et de la pêche Dominique BUSSEREAU