FAITES LE POINT SUR VOS OBLIGATIONS!

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1 Professionnels de la Beauté et du Bien-être Vous êtes Esthéticienne,SPA Praticienne,Conseillère de Beauté Spa Manager,Responsable d institut ou de Parfumerie, Chef d entreprise Pour respecter le règlement Cosmétique FAITES LE POINT SUR VOS OBLIGATIONS! Document du 18 /02/2015 préparé par les experts de la CNEP

2 5 étapes pour honorer vos obligations 1. Assurez-vous des conditions de transport et de stockage. 2. Vérifiez l'étiquetage des produits de vente et des produits à usage professionnel. 3. Que faire si vous avez un doute sur la conformité d un produit de vente ou à usage professionnel? 4. Que faire si vous avez connaissance d un effet indésirable pour un produit de vente ou un produit à usage professionnel? 5. Respectez vos obligations auprès des autorités de contrôle. 6- Le règlement Cosmétique s applique t-il aux produits professionnels cosmétiques utilisés en Cabine pour les soins de Beauté et de Bien-être.

3 1- Assurez-vous des conditions de transport et de stockage Vous devez vous assurer qu'une fois que le produit cosmétique est sous votre responsabilité, les conditions de stockage ou de transport ne compromettent pas sa qualité. Vous pouvez demander ces conditions à la Personne Responsable ou à votre fournisseur. 2- Vérifiez l'étiquetage En tant que distributeur, vous devez vous assurer : Que l'étiquette du produit de vente et du produit à usage professionnel mentionne : - Le nom et l adresse de la Personne Responsable, - Le numéro de lot : suite de chiffres et de lettres apposée sur le produit qui permet au fabricant de savoir quand le produit a été fabriqué (Attention : ce ne sont pas les chiffres figurant sous le Code Barre), - La liste des ingrédients. Pour les très petits produits (type crayons de maquillage), lorsqu'il est impossible, pour des raisons pratiques, de faire figurer ces indications sur une étiquette, une bande, une carte ou une notice jointe, elles doivent figurer sur un écriteau placé à proximité immédiate du récipient dans lequel le produit cosmétique est proposé à la vente. Que la langue française est utilisée sur l'étiquetage (précautions d'emploi, fonction. Que la date de durabilité minimale (qui est le cas échéant spécifiée) n est pas dépassée.

4 3- Que faire si vous avez un doute sur la conformité du produit? Parce que l étiquetage ne vous paraît pas conforme. Parce que le produit a changé d aspect. Parce qu une mention ne vous semble pas conforme. Parce que le conditionnement vous semble défectueux. Etc. Retirez immédiatement le produit de la vente Contactez la Personne Responsable ou le fournisseur Rappel : les coordonnées de la Personne Responsable sont sur l étiquetage du produit cosmétique.

5 4- Que faire si vous avez connaissance d un effet indésirable? En tant que distributeur, vous êtes tenu de participer au système de cosmétovigilance. A ce titre, vous devez notifier sans délai (immédiatement après en avoir eu connaissance et au plus tard sous 20 jours) les renseignements suivants à l autorité compétente, l Agence Nationale de Sécurité du Médicament et des produits de santé (ANSM). -Tous les effets indésirables "graves" dont vous avez connaissance -Le nom du produit concerné, permettant son identification précise -Les mesures, si tel est le cas, que vous avez prises. Vous n êtes pas tenu de signaler un effet indésirable considéré comme non grave

6 Qu est-ce qu un effet indésirable? Le consommateur a utilisé le produit cosmétique normalement et cela a provoqué une réaction nocive pour sa santé. Qu est-ce qu un effet indésirable "grave"? C est un "effet indésirable entraînant une incapacité fonctionnelle temporaire ou permanente, un handicap, une hospitalisation, des anomalies congénitales, un risque vital immédiat ou un décès" (article 2 du Règlement Cosmétique). Plus simplement, il y a effet indésirable grave lorsque le produit a provoqué chez le consommateur : une hospitalisation ; une incapacité ou une invalidité permanente ; la mise en jeu du pronostic vital ; une anomalie congénitale chez sa descendance ; le décès. Différencier un effet indésirable d un effet indésirable "grave" peut parfois être difficile... Il faut : vérifier l existence de l effet indésirable (il sous-entend que le produit cosmétique a été correctement utilisé). Les effets indésirables relevant d une utilisation abusive ou d un mésusage ne sont pas à déclarer aux Autorités. vérifier si l effet indésirable répond aux critères de gravité mentionnés plus haut déterminer si l effet indésirable constaté peut être raisonnablement en rapport avec l utilisation du produit

7 La Personne Responsable possède l expertise nécessaire à l analyse des effets indésirables. Elle est la mieux placée pour vous aider. Contactez-la immédiatement afin qu elle puisse vous apporter son expertise et définir avec elle la conduite à suivre. L ANSM met à disposition un formulaire de notification en matière de cosmétovigilance. Vous pourrez le télécharger à l adresse suivante : _FORM.doc Pensez-y! Il peut être avantageux de prévoir contractuellement une collaboration entre vous et la Personne Responsable sur ces aspects.* NB : Attention, en tant qu utilisateur final (lors de l utilisation du produit dans le cadre de la prestation de service réalisée au client), vous n avez pas l obligation de déclarer ces effets indésirables graves auprès des autorités. Toutefois, nous vous conseillons vivement de les signaler à la Personne Responsable Pour plus d informations contactez la CNEP cnep@cnep-france.fr

8 5-Respectez vos obligations auprès des autorités de contrôle Obligation de traçabilité La Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'emploi (DIRECCTE) et la Direction Départementale de la Protection des Populations (DDPP) (ex DGCCRF) peuvent contrôler votre institut ou votre SPA. Si l une de ces autorités vous le demande, vous avez l obligation de mettre à sa disposition : l identité de vos fournisseurs de produits cosmétiques l identité des distributeurs à qui vous avez fourni ce produit, si tel est le cas (par exemple un autre institut ou un autre SPA ). Cette obligation s applique pendant une période de 3 ans à partir de la date à laquelle le lot du produit cosmétique a été mis à votre disposition. - Nous vous recommandons de reporter les numéros de lot sur le bordereau de livraison et de garder ce bordereau pendant 3 ans. -Dans le cas où vous vendez des produits à un professionnel, vous devez identifier précisément les produits sur la facture. Obligation de coopération Vous devez coopérer avec les autorités concernant toute mesure visant à éliminer les risques posés par des produits. En cas de doute, n hésitez pas à contacter la CNEP! cnep@cnep-france.fr

9 6-Le règlement Cosmétique s applique t-il aux produits professionnels cosmétiques utilisés en Cabine pour les soins de Beauté et de Bien-être? Un certain nombre de soins de Beauté et de Bien-être est assuré en utilisant des préparations professionnelles extemporanées, réalisées par l esthéticien(ne) et ou le(a) SPA Praticien(ne) comme des masques spécifiques pour le visage, des enveloppements pour le corps, ou des préparations pour les modelages ou l épilation orientale, etc... La réglementation cosmétique française ou européenne ne traite pas spécifiquement ce type d activités. Mais la «loi communautaire cosmétique» s applique à toutes les activités cosmétiques sans particularité ni distinction. Ainsi, l institut de beauté et le SPA doivent pouvoir assurer la sécurité du produit fabriqué ainsi que sa traçabilité. Le produit lui-même doit être conforme à la réglementation en vigueur en termes notamment de formulation et d innocuité. En général, la préparation est réalisée selon un protocole prédéfini par la Marque de produits cosmétiques. Dans tous les cas, ces préparations sont utilisées pendant le soin en cabine et ne sont pas vendues ou remises à la Cliente ou au Client après le soin. Afin de sécuriser votre exercice professionnel, nous vous recommandons de respecter les procédures suivantes :

10 6-Le règlement Cosmétique s applique t-il aux produits professionnels cosmétiques utilisés en Cabine pour les soins de Beauté et de Bien-être? (suite) Préparation réalisée selon le protocole et avec les produits d une Marque de produits Cosmétiques L esthéticien(ne)ou le(a) SPA praticien(ne) doit rigoureusement suivre le protocole de préparation du mélange et n utiliser que les produits fournis par la marque de produits cosmétiques à cette fin. L esthéticien(ne) ou le(a) SPA praticien(ne) ou le responsable de l Institut ou du SPA doit créer un «Cahier de suivi», soit sous forme de classeur, soit informatiquement. Elle ou il doit y enregistrer les informations suivantes Le nom de la personne ayant réalisé la préparation en cabine -Le nom et les coordonnées du client ou de la cliente ayant reçu le soin La dénomination de la préparation La date de réalisation de la préparation, Le numéro de lot de chacun des produits utilisés lors du mélange extemporané Le nom du fournisseur

11 Ce document a été préparé par les Experts de la CNEP Maître David Simhon Avocat en droit de la santé Sylvain Romain Cotte Docteur en pharmacie/expert près la Cour d appel de PARIS Dr Jean- Hugues Frêlon Directeur des Affaires Réglementaires / Groupe Rocher Adresses utiles Fédération des Entreprises de la Beauté (FEBEA) 137 rue de l Université Paris Agence Nationale de Sécurité du Médicament et des produits de santé (ANSM) boulevard Anatole France Saint Denis cedex Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes (DGCCRF) CNEP Confédération Nationale de l Esthétique Parfumerie 14 Rue du Faubourg St Honoré Paris cnep@cnep-france.fr UME Union des Marques de l Esthétique 14 Rue du Faubourg St Honoré Paris cnep@cnep-france.fr UPB /UPCOM Union des Professionnels de la Beauté 14 Rue du Faubourg St Honoré Paris cnep@cnep-france.fr