Télé-procédure des Accueils de Mineurs T.A.M.

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1 Edition mai 2008 Télé-procédure des Accueils de Mineurs T.A.M. Conseils, astuces, écueils à éviter pour une télé-procédure de déclaration des accueils collectifs de mineurs ( Eléments d information complémentaires au guide utilisateur téléchargeable à partir de TAM ) Dans le cadre de la modernisation de l Etat et de la simplification administrative, les déclarations d accueils collectifs de mineurs (accueils de loisirs, séjours de vacances, etc.) s effectuent désormais par connexion extranet. Pré requis : posséder un accès à Internet et utiliser un navigateur de type Internet Explorer, Firefox, etc., posséder une adresse , rechercher votre code organisateur numéro de type 083ORGxxxx (il figure sur le récépissé de déclaration, document délivré par la DDJS pour l année ), demander à la DDJS de pouvoir accéder à cette procédure de télé déclaration. N oubliez pas néanmoins de nous faire parvenir votre projet éducatif. PHASE PREALABLE : IDENTIFICATION DE L ORGANISATEUR Se connecter sur le site de déclaration: 1. Cliquer sur C est ma première connexion. 2. Saisir le code organisateur puis valider. 3. Saisir le nom du déclarant (Il peut être différent du responsable légal de la structure organisatrice. Ce nom a déjà été renseigné lors des précédentes déclarations papier ou bien sur la fiche organisateur de la télé-déclaration) puis valider. 4. Le système vérifie les données et attribue ensuite un identifiant et un mot de passe (visible à l écran). Un envoyé par GAM sur votre messagerie (adresse transmise à la DDJS) vous indique ces codes d accès. Important! Ces codes d accès (identifiant et mot de passe) sont à conserver. En effet, ils vous seront nécessaires pour vos prochaines télé procédures de déclaration. Pour effectuer vos déclarations, cliquez sur retour (à la page d identification).

2 DECLARATION DES ACCUEILS ET SEJOURS Saisir les informations relatives à l identification: - code organisateur ( 083ORGxxxx) - identifiant ( Admin) - mot de passe ( xxxxxxxx) Puis cliquer sur Connexion. Vous arrivez sur la page d accueil. Présentation du contenu de la page d accueil du site de déclaration Déclarations : Saisie des déclarations et fiches complémentaires Locaux avec hébergement : Consultation de la base nationale des locaux pouvant héberger des mineurs (déclaration préalable à la DDJS par le gestionnaire du local). Locaux sans hébergement : Consultation de la base départementale des locaux (si un changement est à apporter au local ou s il s agit d une création merci de prendre contact avec la DDJS). Fiche Organisateur : Informations communiquées au préalable qui peuvent être modifiées par l organisateur. Contrôle saisie des Fiches complémentaires : Accès direct aux fiches complémentaires (ex fiches C1 ou C2 ) Intervenants: Renseigne sur la liste des personnes susceptibles d intervenir pendant les accueils. Cadres interdits: Accès à la consultation des cadres interdits (transmission des codes confidentiels d accès sur demande écrite de l organisateur à la DDJS). Attention des personnes peuvent être frappées «d incapacité», penser à vérifier les extraits de casiers judiciaires (Une collectivité territoriale peut demander un bulletin n 2, une personne privée le bulletin n 3. En cas de doute, vous pouvez nous solliciter que nous consultions le bulletin n 2).En ce cas ces personnes ne figurent pas sur la liste des interdits. Utilisateurs: Permet éventuellement de rendre accessible certaines données à d autres personnes que le déclarant Remarque/précision: Un gestionnaire peut saisir les fiches complémentaires de tous les accueils de l organisme. Un directeur de centre ne peut saisir que la fiche de son accueil ou séjour. Dans les deux cas, le système attribue un identifiant et un mot de passe par personne utilisatrice. Sous le pavé Déconnexion Vous pouvez télécharger le Guide Utilisateur Procédure de déclaration d un accueil collectif de mineurs 1. Sélectionner, sur l onglet situé sous le titre accueil de la page d accueil l exercice correspondant à votre période d activité: Par exemple : exercice exercice Cliquer sur Déclarations 3. Cliquer sur le type d accueil à déclarer: Ajouter un accueil sans hébergement Ajouter un accueil avec hébergement 4. Saisir les informations suivant le type de déclaration choisi Puis valider à la fin de chaque page 2

3 ACCUEIL SANS HEBERGEMENT Pour les accueils de loisirs l organisateur effectue la déclaration au titre de l année scolaire deux mois au moins avant la date prévue pour le début de la première période d accueil. (Arrêté du 22 septembre 2006 relatif à la déclaration préalable aux accueils de mineurs ) 1- Sélectionner le type de déclaration : - accueil de loisirs, - accueil de jeunes (Attention pour ce type d accueil il est nécessaire de prendre contact avec un conseiller Jeunesse & Sport : encadrement défini par convention entre le représentant de l Etat dans le département pour répondre aux besoins identifiés) Déclaration avec local oui non Si oui, vous accédez à une liste de locaux que vous avez déjà occupés. (Nota : seuls les "accueils de rue" ou de scoutisme sont susceptibles d être déclarés hors locaux) cliquer sur valider, la page sélection d un local ouvert s affiche, vous pouvez effectuer la recherche du local en affichant -soit directement le n à 9 chiffres -soit le nom de la commune -soit le code postal de la localité ensuite cliquer sur sélection, la liste des locaux correspondant à la sélection s affiche, choisissez maintenant le local en cliquant sur sélection en bout de ligne 2- Vous accédez ensuite à la fiche déclarative à compléter : - périodes, - effectifs maximum :déclarer l effectif le plus important atteint au cours d une période de l année pour chaque tranche d âge (la fréquentation réelle apparaîtra dans les fiches complémentaires) - locaux (saisie éventuelle d un nouveau local), - directeur ou référent cliquer sur ajouter un directeur, - observations : les accueils sont baptisés du nom du local, pour les distinguer utilisez la case précisions) Cliquer sur ajouter. 3-Vous accédez ensuite sur la page enregistrer une déclaration. Soit vous enregistrez provisoirement votre déclaration, cliquez sur Enregistrement provisoire, Soit vous la déposez à la DDJS, cliquez sur Déposer après voir lu et cocher la case correspondant à votre déclaration sur l honneur,( toute modification sera désormais impossible) Soit vous retournez à la saisie, cliquez sur Retour. ATTENTION : la déclaration d un séjour court accessoire d un accueil sans hébergement ( 3 nuits maximum ) s effectue directement à partir de la fiche de déclaration du même accueil après dépôt et acceptation de la déclaration par la DDJS. Ajouter un séjour court Il faut néanmoins sur la fiche complémentaire désigner le local d hébergement (Ajout d un local) dans les mêmes conditions que pour le séjour de vacances (voir chapitre suivant). 3

4 ACCUEIL AVEC HEBERGEMENT Pour les séjours de vacances l organisateur effectue la déclaration deux mois au moins avant la date prévue pour le début du séjour. (Arrêté du 22 septembre 2006 relatif à la déclaration préalable aux accueils de mineurs ) 1- Sélectionner le type de déclaration : séjour de vacances, séjour court, séjour sportif, séjour linguistique, etc. Période a- Modalités En France Fixe avec numéro de local Sélection du département de destination Pour les hébergements en France vous devez sélectionner fixe avec n de local : tous les locaux susceptibles d accueillir des mineurs doivent être déclarés auprès de la DDJS cliquer sur valider, la page sélection d un local ouvert s affiche, vous pouvez effectuer la recherche du local en affichant -soit directement le n à 9 chiffres -soit le nom de la commune -soit le code postal de la localité ensuite cliquer sur sélection, la liste des locaux correspondant à la sélection s affiche, choisissez maintenant le local en cliquant sur sélection en bout de ligne Vous accédez à la fiche concernant le local seulement si vous choisissez un lieu d accueil avec numéro de local. b- Modalités En France Hébergement hors locaux (cas d un hébergement en terrain de camping) Sélection du département de destination cliquer sur valider, un champs libre à compléter s affiche : implantation : - inscrire l adresse et la dénomination exacte du camping, s il s agit d un terrain privé mentionner «chez madame ou monsieur untel» - cas d hébergement sur un bateau donner le nom, l immatriculation du navire, port d attache ainsi que sa localisation dans le port. précisions : hébergement sous tente de 10, dans des mobile-homes de 5 places, sur un voilier. c- Modalités En France Itinérant Sélection du département de destination sélectionner ici le département de la 1 ère étape du séjour itinérant ( les autres étapes seront désignées sur la fiche complémentaire) cliquer sur valider, un champs libre à compléter s affiche : implantation : - inscrire l adresse et la dénomination exacte de la 1 ère étape. - - cas d hébergement sur un bateau donner le nom, l immatriculation du navire, port d attache ainsi que sa localisation dans le port. précisions : séjour itinérant au départ de. à destination de. d- Modalités A l étranger Hébergement hors locaux (les locaux à l étranger ne sont pas enregistrés) Sélection du pays de destination cliquer sur valider, un champ libre à compléter s affiche : implantation : - inscrire l adresse et la dénomination exacte du lieu d hébergement - cas d hébergement sur un bateau donner le nom, l immatriculation du navire, port d attache ainsi que sa localisation dans le port. précisions : hébergement sous tente de 10, dans des mobile-homes de 5 places, sur un voilier. 4

5 e- Modalités A l étranger Itinérant Sélection du pays de destination sélectionner ici le pays de la 1 ère étape du séjour itinérant ( les autres étapes seront désignées sur la fiche complémentaire) cliquer sur valider, un champ libre à compléter s affiche : implantation : - inscrire l adresse et la dénomination exacte de la 1 ère étape. - cas d hébergement sur un bateau donner le nom, l immatriculation du navire, port d attache ainsi que sa localisation dans le port. précisions : séjour itinérant au départ de. à destination de. 2- Vous accédez ensuite à la fiche déclarative à compléter : - périodes, - effectifs maximum :déclarer l effectif maximum du séjour pour chaque tranche d âge (la fréquentation réelle apparaîtra dans la fiche complémentaire) - locaux (saisie éventuelle d un nouveau local), - précisions ( voir les suggestions précédentes ) - directeur ou référent cliquer sur ajouter un directeur, Cliquer sur ajouter. 3-Vous accédez ensuite sur la page enregistrer une déclaration. Soit vous enregistrez provisoirement votre déclaration, cliquez sur Enregistrement provisoire, Soit vous la déposez à la DDJS, cliquez sur Déposer après voir lu et cocher la case correspondant à votre déclaration sur l honneur,( toute modification sera désormais impossible) Soit vous retournez à la saisie, cliquez sur Retour. RECEPISSE DE DECLARATION DDJS Dès que la déclaration est déposée, elle devient visible par la DDJS qui pourra alors : Demander un complément de saisie. Accepter la déclaration. Un récépissé sera alors envoyé par voie postale. Création des fiches complémentaires: l acceptation de la déclaration génère l accès aux fiches complémentaires ( FC ) dans la page informatique de la déclaration ( tableau en haut de page ). ( Pour les déclarations de séjour, le département d accueil est aussi destinataire ) CONTROLE DES DECLARATIONS Lors de l enregistrement de la déclaration, un contrôle est automatiquement effectué et si des anomalies sont détectées, elles sont systématiquement signalées. 5

6 FICHES COMPLEMENTAIRES ( activation de la période : elle reflète la réalité de l accueil ) L organisateur adresse au plus tard 8 jours avant le début du séjour ou de chaque période d accueil une première fiche complémentaire. Si les services départementaux ne reçoivent pas cette première fiche complémentaire l accueil ou le séjour est considéré comme ne fonctionnant pas. Après connexion Saisir les codes d accès. Saisie des Fiches complémentaires, deux options 1. Cliquer sur Contrôle saisie des Fiches complémentaires puis sélectionner l accueil suivant les caractéristiques demandées. Vous accédez à la liste des périodes couvertes dans la déclaration. Cliquer sur la fiche complémentaire correspondante (FC) et complétez là. 2. Ou Cliquer sur Déclarations. Vous accédez au tableau récapitulatif de toutes vos déclarations. Sélectionner la déclaration de votre choix en cliquant sur le numéro de déclaration et vous accédez à la liste de toutes les périodes couvertes par la déclaration. Cliquer sur la fiche complémentaire correspondante (FC). Fiche complémentaire d un accueil sans hébergement - Saisir date de début date de fin - Saisir effectif réel accueilli par tranche d âge (en aucun cas vous ne devez saisir un effectif supérieur à l effectif de votre déclaration, ce dans chaque tranche d âge ) - Dans le cas ou vous avez saisi un local secondaire cocher le local utilisé pour la période - Désigner les périodes de la journée : matin après-midi repas - La personne à prévenir en cas d urgence est le correspondant désigné sur votre fiche organisateur par défaut, il vous est néanmoins possible de saisir l identité d une autre personne. - Tableau récapitulatif de l équipe d encadrement (vide à la première saisie) afin de le compléter cliquer sur sélection intervenant Une page de création de l équipe d encadrement apparaît Le tableau récapitulatif de l équipe d encadrement en haut de page, suivent ensuite deux options : Sélection dans la liste des intervenants déjà créés ( possibilité de filtrer par le nom ou l initiale une liste trop exhaustive ) cliquer sur sélectionner puis valider sélection. Création d un nouvel intervenant.saisir les informations ( Pour les animateurs nés à l étranger faire figurer le pays dans la case CP code postal. ) dans tous les cas si le message d alerte «ajout intervenant impossible : xxxxxx déjà enregistré par cet organisateur» vérifier sur la liste précédente Cliquer sur ajouter. Au fur et à mesure les intervenants apparaissent dans le tableau en haut de page, à tout moment vous avez la possibilité de supprimer un intervenant en cochant supprimer puis valider suppressions A la fin de la saisie retour à la fiche complémentaire - Dans le tableau récapitulatif de l équipe d encadrement il convient parfois de re-ventiler les fonctions (directeur, adjoint, animateur, autre ) et les dates d intervention qui s inscrivent par défaut.( possibilité de désigner un directeur différent sur deux périodes distinctes dans la même fiche complémentaire ). Toutes les informations que vous saisissez sont automatiquement enregistrées, si votre fiche n est pas complète ne la validez pas! Faites simplement Annuler ce qui aura pour effet de vous ramener à la page de la déclaration mais conservera votre saisie de fiche 6

7 complémentaire à compléter ultérieurement. Si votre fiche est complète Valider. Fiche complémentaire d un accueil sans hébergement séjour court Dans le cadre d un séjour court en lien avec votre accueil de loisirs il vous suffit dans la page de déclaration d Ajouter un séjour court. ( A déposer au plus tard 2 jours ouvrables avant le début du séjour ) Une fiche complémentaire est créée Elle comporte un champ obligatoire Localisation ou Itinéraire Ajouter Pour un local en dur cliquer sur Sélection d un local avec numéro Pour un hébergement en camping- inscrire l adresse et la dénomination exacte du camping, s il s agit d un terrain privé mentionner «chez madame ou monsieur untel» Pour un hébergement sur un bateau donner le nom, l immatriculation du navire, port d attache ainsi que sa localisation dans le port. Pour un séjour itinérant procéder comme décrit au paragraphe Fiche complémentaire d un accueil avec hébergement - séjour itinérant. Ne Valider que si votre fiche est complète! Fiche complémentaire d un accueil avec hébergement Dans la fiche complémentaire les effectifs et les dates sont déjà renseignés Une modification reste possible - pour les effectifs s ils sont inférieurs à ceux déclarés - pour les dates si elles sont inclus dans les dates déclarées Ne Valider que si votre fiche est complète! Fiche complémentaire d un accueil avec hébergement - séjour itinérant A l instar du séjour court la fiche complémentaire doit faire apparaître toutes les étapes. Pour un séjour itinérant il vous faut Ajouter successivement les locaux en précisant les dates pour chaque localisation Cliquer sur Localisation ou Itinéraire Ajouter Dans Saisie de la localisation ou itinéraire - saisir d abord les dates de la première étape ensuite pour les locaux en dur cliquer sur Sélection d un local avec numéro cliquez sur valider, la page sélection d un local ouvert s affiche, vous pouvez effectuer la recherche du local en affichant -soit directement le n à 9 chiffres -soit le nom de la commune -soit le code postal de la localité ensuite cliquer sur sélection, la liste des locaux correspondant à la sélection s affiche, choisissez maintenant le local en cliquant sur sélection en bout de ligne pour un hébergement en camping, inscrire l adresse et la dénomination exacte du camping, s il s agit d un terrain privé mentionner «chez madame ou monsieur untel» pour un hébergement sur un bateau, donner le nom, l immatriculation du navire, port d attache ainsi que sa localisation dans le port. - cliquer sur Ajouter le local apparaît dans la tableau ( en cas d erreur, possibilité de Supprimer ) - saisir ensuite l étape suivante - à la dernière étape cliquer sur Retour à la fiche complémentaire Ne Valider que si votre fiche est complète! 7

8 Mise à jour des fiches complémentaires M.A.J. : vous pouvez mettre à jour votre fiche complémentaire autant de fois que nécessaire Toute fiche modifiée est présentée pour obtention d un visa auprès de la DDJS celui ci apparaît dans le tableau derrière FC ou quand la fiche complémentaire est ouverte en haut de page sous la rubrique visa du service avec la date du visa Contrôle des fiches complémentaires Cohérence avec la déclaration : vous ne devez pas émettre de fiche complémentaire avec un effectif de mineurs supérieur à l effectif global de la déclaration,ni supérieur à l effectif des moins de 6 ans (l avis de la Protection Maternelle et Infantile du Conseil Général s appuie sur ce chiffre). L application TAM effectue quant à elle un contrôle automatique de votre fiche FC (rouge) = fiche à saisir au plus tard 8 jours avant le début du séjour ou de chaque période d accueil FC (vert) = fiche saisie et complète FC* (vert, étoile rouge) = fiche incomplète Un message d alerte vous signifie l erreur : exemple «quota intervenants non réglementaire.» Après dépôt la fiche complémentaire doit obtenir un visa de la DDJS ( voir paragraphe Mise à jour de la fiche complémentaire ). Si elle n a pas obtenu ce visa sous quelques jours, elle comporte une erreur ou une incohérence et nécessite une mise à jour : Contacter la DDJS! La saisie des éléments de la fiche complémentaire doit être précise. Cette fiche permet de valider des stages pratiques BAFD et BAFA et surtout de vérifier le respect des normes d encadrement et les qualifications requises. L envoi des fiches complémentaires est aussi important que la déclaration. Omettre de l envoyer revient à ne pas déclarer votre accueil en fonction de la période. Conseils : N hésitez pas à naviguer sur tous les champs, les liens hypertextes, les chapitres, les rubriques. Plus vous naviguerez dans le logiciel, plus vous apprendrez à le connaître et plus vous serez performants dans son utilisation. Contacts utiles Nicolas LE HEN (Suivi administratif), : Courriel : nicolas.le-hen@jeunesse-sports.gouv.fr Renée GAMBO (Contentieux/Locaux d hébergement) : Courriel renee.gambo@jeunesse-sports.gouv.fr Gérard CHOVELON (Conseiller technique et pédagogique), : Courriel : gerard.chovelon@jeunesse-sports.gouv.fr Direction Départementale de la Jeunesse et des Sports du Var Madame Isabelle EYNAUDI, Inspectrice Service Accueils collectifs de mineurs Boulevard Desaix TOULON : Fax. : Courriel : dd083@jeunesse-sports.gouv.fr 8