Réseau de vigilance des Bactériémies Nosocomiales. Guide informatique. Application VIGI_BN V2. A. Avant-propos. B. Installation et mise à jour

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1 Réseau de vigilance des Bactériémies Nosocomiales Guide informatique Application VIGI_BN V2 A. Avant-propos B. Installation et mise à jour C. Lancement de l application D. Saisie des données E. Contrôle des données F. Analyse des données G. Sauvegarde, cryptage et envoi des données CCLIN Sud-Est Hôpital Henry Gabrielle, Villa Alice 20 route de Vourles, St GENIS LAVAL cedex Tél Fax Site Internet Guide informatique Vigi BN / version V2 1

2 A. Avant-propos La surveillance VIGI BN implique une saisie informatique des données recueillies. Pour ce faire, nous avons réalisé une application VIGI_BN à partir du logiciel Epi Info version L installation préalable de ce logiciel (gratuit) est indispensable au bon fonctionnement de l application. Cette application vous permettra de saisir les fiches de la surveillance VIGI_BN, de contrôler, d analyser vos données et de les crypter pour l'envoi au CCLIN à la fin de la période de surveillance. Bien sûr, n hésitez pas à nous appeler au secrétariat des réseaux du CCLIN Sud-Est au , nous essayerons de répondre au mieux à vos questions. Nous passons maintenant à l installation et à l'utilisation effective de l application. B. Installation et mise à jour Avant toute installation, il est important de noter que le logiciel Epi Info version ne permet pas, pour l instant, une saisie en réseau. De plus, pour que l application VIGI_BN fonctionne correctement, il est impératif que : - le logiciel Epi Info version soit installé sur votre disque dur (C:\Epi_Info) - l application VIGI_BN soit installée sur votre disque dur (C:\VIGI_BN) - qu une imprimante soit reliée à votre ordinateur - que le logiciel Internet Explorer soit installé sur votre ordinateur 1/ Installation d Epi Info version Si ce logiciel est déjà installé sur votre ordinateur, veuillez vous rendre directement au paragraphe : 2/ Installation de l application VIGI_BN. Connectez-vous en tant qu administrateur (faire appel à votre informaticien si vous n avez pas les droits d accès) double-cliquer sur le fichier Epi_Info_V3.3.2.exe Vous venez de lancer le programme d installation du logiciel Epi Info version Vous n avez plus qu à suivre les instructions qui s affichent à l écran. 2/ Installation de l application VIGI_BN Si cette application est déjà installée sur votre ordinateur, veuillez vous rendre directement au paragraphe : 3/ Mise à jour de l application VIGI_BN. Connectez-vous sous votre session de travail. double-cliquer sur le fichier Install_VIGI_BN-V2.exe Vous venez de lancer le programme d installation de l application VIGI_BN. Vous n avez plus qu à suivre les instructions qui s affichent à l écran. Attention : - le logiciel Epi_Info version ainsi que l application VIGI_BN doivent impérativement être installés sur le dossier du disque dur C:\ - ne pas renommer ou déplacer les fichiers sous peine d inactiver les procédures d analyse et les programmes de contrôle. Guide informatique Vigi BN / version V2 2

3 3/ Mise à jour de l application VIGI_BN Ce chapitre est destiné aux utilisateurs ayant déjà une version de l application VIGI_BN d installée. Pour les personnes ayant déjà une version de l application VIGI_BN d installée, voici les étapes à suivre pour mettre à jour votre application : connectez-vous sous votre session de travail. faites une sauvegarde du fichier C:\VIGI_BN\VIGI_BN.mdb dans un autre répertoire que C:\VIGI_BN\ double-cliquer sur le fichier Install_VIGI_BN-V2.exe suivez les instructions qui s affichent à l écran jusqu au terme de l installation lancez l application VIGI_BN cliquez sur le bouton Votre application est mise à jour si, sur la page de votre établissement ou de vos épisodes bactériémiques, vous avez le numéro de la version qui s affiche en haut à gauche (Version 2). Page Etablissement Page «Episodes bactériémiques» Attention : la mise à jour de l application engendre la suppression définitive de tous vos enregistrements notés comme supprimés («deleted record»). Assurez-vous au préalable que ces enregistrements peuvent bien être supprimés. Guide informatique Vigi BN / version V2 3

4 C. Lancement de l application Double-cliquer sur l icône présente sur le bureau de votre ordinateur ou aller dans : La fenêtre de l'application VIGI_BN apparaît avec différentes possibilités présentes dans la barre de menu en haut (les principales fonctionnalités sont reprises dans des «boutons» à cliquer) : Saisie : des données Contrôle : programme de contrôle des données de la surveillance (Episodes bactériémiques et Etablissement) Analyse : programme d analyse des données de la surveillance Visualisation du rapport : affiche le rapport d analyse Extraction : enregistrement et cryptage des données pour sauvegarde et envoi au CCLIN Mise à jour : permet la mise à jour de l application Guide informatique Vigi BN / version V2 4

5 D. Saisie des données Pour entrer dans le module de saisie des données il vous suffit de cliquer sur le bouton : pour saisir les données relatives aux épisodes bactériémiques pour les données relatives à l établissement. 1/ Présentation du module de saisie Attention, ne sont présentées ici que les fonctionnalités dont vous aurez l utilité au cours de vos saisies. «Nom des pages» pour passer d une page à une autre pour quitter le module de saisie. «Mark record as deleted» pour «supprimer» un enregistrement (L enregistrement reste visible mais n est plus pris en compte dans l analyse) «Save data» pour sauver vos données. «New» pour créer un nouvel enregistrement «Find» pour rechercher un enregistrement Numéro de l enregistrement en cours Vers le premier enregistrement Enregistrement précédent Enregistrement suivant Vers le dernier enregistrement Guide informatique Vigi BN / version V2 5

6 Précisions sur certaines commandes : - Save data : il n est pas nécessaire d utiliser cette fonction. En effet, chaque nouvelle saisie ou chaque modification est sauvegardée automatiquement par l application. - Find : cette commande permet la recherche d un épisode particulier. Sélectionnez la variable NUMERO. Saisir le numéro de l épisode recherché (Identification de la fiche). Cliquer sur OK. Les données correspondant au code du patient recherché apparaissent. Un double clic en début de ligne (sur le triangle noir) vous permet de vous rendre automatiquement sur l enregistrement recherché. - Mark record as deleted : pour supprimer un enregistrement, cliquer sur la commande «Mark record as deleted». Le mention «Deleted Record» apparaît au dessus du numéro d enregistrement. Les données saisies pour l enregistrement supprimé sont toujours visibles mais elles ne sont plus prises en compte dans les programmes de contrôle et d analyse. Pour réintroduire un enregistrement supprimé il suffit de cliquer sur la commande «Undelete». Pour supprimer définitivement un enregistrement portant la mention «Deleted record», se référer au chapitre F (consolidation des données). Guide informatique Vigi BN / version V2 6

7 2/ Saisie des épisodes bactériémiques Pour entrer dans le module de saisie des épisodes bactériémiques cliquer sur le bouton Après la saisie du dernier item (porte d entrée microbiologiquement documenté), un nouvel enregistrement se crée automatiquement. Remarque : le code identification de la fiche, le délai d apparition et l âge du patient ne sont pas à saisir, ils sont automatiquement remplis par l application. Une fois la saisie terminée il vous suffit de cliquer sur la croix se situant en haut à gauche de l écran pour quitter le module de saisi et retourner sur la page principale. Guide informatique Vigi BN / version V2 7

8 3/ Saisie des données établissement Pour entrer dans le module de saisie des données établissement cliquer sur le bouton Après la saisie des données administratives d un établissement il vous suffit de cliquer sur la croix se situant en haut à gauche de l écran pour sortir du module de saisi et retourner sur la page principale. Dans le cas où vous faites la saisie de plusieurs établissements, il vous suffit de cliquer sur «New» pour créer un nouvel établissement. Remarque : si au moins un établissement a été saisi alors, à chaque fois que vous entrerez dans le module de saisie le message suivant apparaîtra : Par défaut, le module de saisie d Epi_Info s ouvre sur un nouvel enregistrement vierge. Ce message est là pour vous prévenir qu au moins un établissement a déjà été saisi et qu il faut donc se rendre sur l établissement considéré pour faire des modifications le cas échéant. Guide informatique Vigi BN / version V2 8

9 E. Contrôle des données 1/ Des épisodes bactériémiques Pour lancer le programme de contrôle sur les données des épisodes bactériémiques, il suffit de cliquer sur le Bouton du menu principal. Apparaissent alors plusieurs boîtes de dialogue vous demandant : - le code de l établissement - l année de la période à contrôler. Le cas échéant, le listing d erreurs apparaît automatiquement à l écran : Présentation du listing des erreurs : Il comporte plusieurs colonnes : - Le numéro d identification de la fiche - Le code de l erreur - Le libellé de l erreur - Le niveau de l erreur (A corriger / A confirmer) Guide informatique Vigi BN / version V2 9

10 2/ De l établissement Pour lancer le programme de contrôle sur les données administratives d un établissement, il suffit de cliquer sur le Bouton du menu principal. Apparaissent alors plusieurs boîtes de dialogue vous demandant : - le code de l établissement - l année de la période à contrôler. Le cas échéant, le listing d erreurs apparaît automatiquement à l écran : Présentation du listing des erreurs : Il comporte plusieurs colonnes : - Le code établissement - L année de la période de surveillance - Le code de l erreur - Le libellé de l erreur - Le niveau de l erreur (A corriger / A confirmer) Après chaque correction d erreur (Episodes bactériémiques ou Etablissement), il est indispensable de fermer le rapport d erreur puis de relancer le programme de contrôle. En effet, certaines erreurs étant bloquantes pour le programme de contrôle, il est impératif de les corriger avant de pouvoir corriger les autres. Une fois que vous n avez plus que des erreurs de type «A confirmer» vous pouvez analyser vos données. Conseil : un contrôle de vos données après chaque saisie ainsi qu avant l extraction des données pour envoi parait indispensable. Attention : Le programme d analyse et l envoi de vos données au CCLIN ne peuvent être réalisés que si vous n avez plus que des erreurs de type «A confirmer». Dans le cas contraire : - le programme d analyse ne fonctionnerait pas correctement - les résultats seraient erronés et donc inexploitables - vos données ne seraient pas acceptées par le CCLIN. Guide informatique Vigi BN / version V2 10

11 F. Analyse des données Pour lancer le programme d analyse des données, il suffit de cliquer sur le bouton du menu principal. Apparaît alors plusieurs boîtes de dialogue vous demandant : - le code de l établissement - l année de la période de surveillance à analyser. Une fois le programme d analyse terminé et après la fermeture de la fenêtre noire, vous pouvez visualiser le rapport d analyse en cliquant sur Une version de ce rapport est enregistré sur votre disque dur au format HTM à l emplacement suivant : C:\VIGI_BN\Rapport_Etablissement.htm. Ce fichier peut être ouvert par l intermédiaire du logiciel Internet Explorer. Une fois ouvert vous pouvez faire une copie des tableaux pour les insérer dans un autre document Word par exemple. Attention : Pour que le programme d analyse fonctionne correctement, il ne doit exister qu un enregistrement pour un établissement et une année donnée au niveau de la saisie des données Etablissement. Dans le cas contraire vous devrez supprimer le ou les enregistrements en trop à l aide de la commande «Mark record as deleted» (cf. p6 pour l utilisation de cette commande) avant de procéder à l analyse de vos données. Guide informatique Vigi BN / version V2 11

12 1/ Sauvegarde des données G. Sauvegarde, cryptage et envoi des données Il est impératif de sauvegarder régulièrement vos données afin de ne pas perdre tout le travail accompli. Pour ce faire, il vous suffit de faire une copie du fichier VIGI_BN.MDB (environ 400 Ko) situé à l endroit suivant : C:\VIGI_BN\VIGI_BN.mdb, sur un disque amovible (disque dur externe ou clé USB) ou sur un CD. Fichier à sauvegarder 2/ Envoi des données Une fois la période de surveillance achevée et l ensemble de vos fiches saisies et validées, procéder à l envoi de vos données au CCLIN en les copiant sur une disquette ou sur votre disque dur pour un envoi par mail. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton Une fenêtre permettant le cryptage des données apparaît. Saisir le mot de passe qui vous a été fourni Confirmer le mot de passe qui vous a été fourni Puis cliquer sur OK. Un fichier contenant vos données cryptées est alors créé à l emplacement suivant : C:\VIGI_BN\extraction\ENVOI_VIGIBN.MDB.elh Pour un envoi par mail, il vous suffit de nous envoyer le fichier ENVOI_VIGIBN.MDB.elh en pièce jointe au gestionnaire des données du réseau Vigi BN à l adresse suivante : N'hésitez pas à nous contacter en cas de problème : Réseaux de Surveillance (secrétariat) Tél CCLIN Sud-Est Fax Guide informatique Vigi BN / version V2 12

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