LES ACHATS SUR LE WEB (DELL) (Version 2)

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1 LES ACHATS SUR LE WEB (DELL) (Version 2) COMMERCE ÉLECTRONIQUE (B2B) La fonctionnalité de commerce électronique (B2B) du système financier SOFE permet à l usager de faire son magasinage sur le site Web des fournisseurs avec lesquels l Université a jugé avantageux de mettre en place un tel processus. Après avoir accédé à l application, l usager emprunte les fonctionnalités du module «approvisionnement» pour se diriger vers le site du fournisseur afin de sélectionner les articles désirés. Au terme du magasinage, le système créé une demande de prix (E- Quote : cotation électronique) qui sera ramenée de façon automatique dans le système financier SOFE. (Note importante : Le E-Quote de DELL et la demande de prix SOFE ont une durée de vie de 45 jours après quoi s ils n ont pas été utilisés pour générer un document d achat, ils passeront au statut échu et ne pourront plus être utilisés.) L usager consulte par la suite ses demandes de prix : s il veut y apporter une modification, il est en mesure de faire un «punch-out» vers le site de Dell (le bouton «punch-out» nous amène sur un écran transitoire avant d accéder au site Web de Dell). Après correction, le système ajustera automatiquement la demande de prix au terme du magasinage. Lorsque le tout est à la satisfaction de l usager, ce dernier peut générer son document d achat à même l écran de consultation des demandes de prix : lors de cette étape, le système demande qui sera l initiateur du document d achat afin de lui envoyer un courriel pour l informer de poursuivre son cycle d achat de la même façon que pour le document d achat régulier. Pour effectuer ces opérations au système financier SOFE 2 options s offrent à vous : le menu décentralisé tel que vous le connaissez aujourd hui ou une structure de menu allégé pour faire le magasinage simplement. Cette structure de menu vous est attribuée lors de la création de votre code d usager. Menu allégé magasinage sur le web Menu décentralisé régulier Usage : Usage : - Ressources informatiques qui veulent un menu épuré - Généralisé aux ressources en support administratifs Le commerce électronique (B2B) 1

2 L UTILISATION DU SITE DE DELL POUR L ACHAT D APPAREIL INFORMATIQUE Le site de Dell vous permettra de faire l acquisition de deux types d appareils. Les appareils de type «configuration normalisée» qui ont fait l objet de tests rigoureux de la part de l équipe du Service des technologies et les appareils divers que l on retrouve sous l onglet «systems». N.B. Le prix des appareils sous l onglet «systems» peut sembler intéressant mais il faut se souvenir que la garantie de base de ces appareils est généralement d un an et qu il est possible que le système d exploitation par défaut soit Windows XP Édition Familiale (XP Home Edition). La garantie des appareils de type «configuration normalisée» est d une durée de trois ans. L ÉCRAN DE NAVIGATION VERS LES SITES WEB DES FOURNISSEURS Le processus de magasinage sur le site web des fournisseurs va s amorcer de la même façon que toutes les autres initiatives liées à l achat de produits et services, l usager sera amené vers l écran qui est à l origine de tout processus d achat. Cette façon de faire permet d avoir un canal unique qui permet de diriger l usager d abord vers un fournisseur et ensuite vers les processus qui lui permettrons de compléter son achat : 1- Le magasinage sur les sites web des fournisseurs et la préparation de demandes de prix (E- Quote) 2- La création d un document d achat D abord, il nous faut atteindre l écran des documents d achat tel qu il se présente dans l image cihaut. (Dans le menu décentralisé sous le dossier «Achat») Double cliquer sur document d achat; dans l écran qui se présente à vous, cliquer sur le bouton. Le commerce électronique (B2B) 2

3 Vous accédez à l écran «Critères de création du document d achat». La section supérieure de cet écran vous permet de sélectionner un fournisseur à partir duquel on va lancer, grâce au bouton «B2B», un nouvel écran qui va nous diriger de façon sécurisée vers le site Web du fournisseur. Nous serons ainsi en mesure d effectuer notre magasinage et d obtenir un numéro de demande de prix (E-Quote) qui ultimement servira à générer notre document d achat. Requérant : Champ obligatoire, vous devez inscrire le numéro de l intervenant/requérant (responsable du budget) qui prendra éventuellement la dépense liée au document d achat. Note : Lorsqu on clique dans la case Requérant, le système affiche 3 petits points à droite de la case ce qui implique une liste de valeur à l intérieur de laquelle on peut choisir notre requérant. Si son numéro de requérant n est pas connu on peut taper son nom entre pourcentage (Ex. %Son nom%) et lancer la recherche grâce au bouton également disponible grâce au bouton droit de la souris.. La liste de valeur est Entité Externe : Saisir le numéro du fournisseur avec lequel vous souhaitez faire affaire. Le numéro d entité externe de Dell est le Les informations de recherche de la note ci-haut s appliquent également pour le champ entité externe. Dans l écran qui se présente à vous, vous pouvez taper directement le nom du fournisseur. Cliquer obligatoirement sur le bouton dans la section du bas avant d aller plus loin. pour que les informations s affichent Le magasinage sur le web ne sera disponible que pour les fournisseurs avec lesquels l Université aura décidé de faire affaire. Il y a pour ces derniers une entente de type commerce électronique qui se présente dans la colonne du centre de l écran ci-haut. À droite de cette entente le bouton vous permet de rejoindre le site web du fournisseur. commerce électronique (B2B) avec Dell est la X. L entente contractuelle de type Le commerce électronique (B2B) 3

4 Après avoir cliqué sur le bouton le système vous dirige vers une page de transition avant d accéder le site du fournisseur. Sur cette page, cliquer sur le bouton. Pour les articles normalisés, sous l onglet «configuration normalisée», il suffit d ajouter les articles convoités dans votre papier cliquant sur «Add to Cart». On peut adapter la configuration de notre appareil grâce au lien «Customize» qui vous permet de choisir certaines options. Le prix de l appareil est ajusté automatiquement selon les options retenues. Les frais de préparation et d expédition sont inclus dans le prix de l appareil. On peut ajouter un deuxième article à notre panier en cliquant sur le lien «Continue Shopping». Le commerce électronique (B2B) 4

5 Si votre commande est complète, il suffit de cliquer sur le bouton vert «Create Order Requisition» Shopping».. Si vous désirez poursuivre votre magasinage cliquez sur «Continue Par la suite, vous devez cliquer sur «No» à la question concernant vos intentions d exporter ces articles à l extérieur du Canada où des États-Unis. Ensuite, poursuivre le traitement en cliquant sur le bouton. Le commerce électronique (B2B) 5

6 Le système affiche un écran détaillé des articles retenus avec tous les éléments de configuration retenus. OPTIONNEL : À cette étape, si vous le désirez, vous pouvez acheminer un courriel des détails de la sélection des articles achetés à toute personne ayant fait la demande. Il suffit d utiliser les fonctionnalités de Windows : sous «Fichier» cliquer «Envoyer» ensuite «Page par courrier électronique». Windows va ouvrir une page de courrier électronique à l intérieur de laquelle il aura copié le contenu de votre page Dell. Indiquer l adresse de courriel vers laquelle vous souhaitez expédier le tout. Cliquez sur le bouton afin de poursuivre votre traitement. Cette étape fait en sorte de créer le «E-quote» chez Dell et rapporte automatiquement une demande de prix dans le système financier SOFE. Le commerce électronique (B2B) 6

7 Le système confirme le numéro de «demande de prix» que vous utiliserez dans le système financier SOFE afin de générer votre document d achat. En fermant la fenêtre de navigation internet (Dell), vous vous retrouvez dans le système financier SOFE. Double cliquer sur «Demande de prix». L écran suivant s affiche : lancer la recherche des demandes de prix en cours en cliquant sur le bouton de prix.. Sélectionner et ouvrir votre demande Le commerce électronique (B2B) 7

8 À partir de cet écran vous pouvez modifier votre demande de prix initiale en retournant sur le site de Dell grâce au bouton «Punch-out». Vous serez ainsi redirigé de façon sécuritaire vers le site de Dell et serez en mesure d apporter les correctifs nécessaires à votre demande de prix. Dès que vos modifications sont complétées, il suffit de compléter les étapes énumérées précédemment. Votre demande de prix sera automatiquement ajustée dans le système financier SOFE. Une fois de retour à l intérieur de la demande de prix, vous pourrez générer le document d achat à l aide du bouton. Le système demande qui sera l initiateur du document d achat. Il est important de bien inscrire qui complétera le document d achat : sinon cette personne ne sera pas en mesure de le récupérer. En cliquant sur OK le système lance une requête pour initier le document d achat. Au même moment, le système expédie un courriel à la personne identifiée comme initiateur afin de lui signifier qu un document vient d être amorcé et qu elle devrait compléter sont traitement. La case commentaire permet à l usager d inscrire un message à l initiateur désigné qui recevra cette information dans le corps de son courriel. Note : Une liste de valeur est également disponible ici avec le bouton droit de la souris. Le commerce électronique (B2B) 8

9 La dernière étape consiste simplement à compléter le document d achat de la même façon qu un document d achat régulier. Un seul élément à faire attention : pour les commandes de type commerce électronique «B2B», on doit identifier pour l adresse de réception, le nom d une personne dans la case «Att.». Si cette case n est pas remplie, la commande ne sera pas expédiée au fournisseur. Au terme du processus d approbation hiérarchique, le document d achat devient officiel et une requête est générée par le système. Cette requête produit un fichier (.xml) qui est acheminé de façon électronique chez le fournisseur pour procéder à la commande. Complément d information - Lorsque vous vous êtes dirigés chez le fournisseur pour faire votre E-Quote (demande de prix) votre lien demeure actif pour 60 minutes. Au terme de ces 60 minutes, si vous n avez pas encore choisi de façon définitive tous vos articles simplement faire créer votre demande de prix par le système et retourner compléter le tout grâce au punch out de la demande de prix qui vous permet d aller faire des modifications à votre E-quote. - Les E-Quotes chez DELL et les demandes de prix ont une durée de vie de 45 jours au terme duquel le système va leur attribuer le statut échue et ils deviendront inutilisables. - Si vous souhaitez annuler dans le système financier SOFE une demande de prix qui ne sera pas utiliser simplement aller dans la demande de prix et dans le champ statut sélectionner annuler et enregistrer le tout avec la disquette de la barre d outils. Le commerce électronique (B2B) 9

10 LE SUIVI DES COMMANDES SUR LE SITE DE DELL De façon générale mentionnons d abord que les commandes devraient nous parvenir dans un délai de 5 jours ouvrable suivant la réception de la commande par DELL. Les écrans de SOFE fournissent des informations sur la progression de la commande. Dans la colonne Bon de commande ci-dessous on voit si le Document d achat a cheminé dans son cycle pour devenir un bon de commande afin d être expédié chez le fournisseur. S il y a un numéro de bon de commande on le prend en note car il sera demandé sur le site de DELL ainsi que le code postal de l adresse de livraison que l on obtient grâce au bouton à gauche du numéro de bon de commande : Le commerce électronique (B2B) 10

11 Riche de ces informations on accède au site de DELL selon l approche qui nous convient par une demande de prix en cour ou par le chemin de la création d une nouvelle demande de prix tel que vue antérieurement. Sur le site de DELL cliquer sur Order Status sous l onglet Configuration Normalisé. Le commerce électronique (B2B) 11

12 Dans l écran qui se présente à vous saisir les informations du Bon de commande et du Code Postal dans la zone Multiple order status et appuyer sur la flèche : Le commerce électronique (B2B) 12

13 Dans cet écran cliquer sur le Order Number (ex ) : Le commerce électronique (B2B) 13

14 Le détail du traitement chez DELL s affiche : On peut même se rendre chez le transporteur en cliquant sur le lien dans l écran : Le commerce électronique (B2B) 14

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