Fiche pratique n 3 : Les documents

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1 Fiche pratique n 3 : Les documents janvier 2001 Eric Ecoutin et Nathalie Even nathalie.even@algora.org Les documents pédagogiques sont une composante essentielle des dispositifs de formation à distance. Ils y sont omniprésents et leur qualité contribue à l efficacité de la formation à distance et la rend comparable au présentiel. Cette fiche expose trois démarches possibles pour élaborer des documents pédagogiques dans un dispositif de formation utilisant une plate-forme : produire des ressources, acquérir des ressources, utiliser Internet et les intranets comme une bibliothèque. Pour chacune d elles, seront présentées les implications en termes organisationnels, en terme de compétences associées, les chiffres clés ainsi que les points problématiques. Cette fiche vise, dans l esprit de ce guide, à fournir aux concepteurs d un dispositif de formation utilisant une plate-forme des éléments lui permettant de dimensionner un projet. Sommaire 3.1 La production de documents Les différents types de documents et de médias Le processus de production Les chiffres-clés Problématiques L acquisition de ressources L offre de produits L acquisition de ressources : acheter une ressource pédagogique, sélectionner un portail Les chiffres-clés Problématiques L utilisation de l Internet et des intranets comme une bibliothèque en ligne Les sources d information Outils et compétences Problématiques Conclusion Questions à se poser Bibliographie Points de méthode 1/ Dans ce chapitre, ont été dissociées ces différentes démarches afin de montrer pour chacune d entre elles leur valeur ajoutée. Cependant, en pratique, elles sont le plus souvent présentes et combinées dans les dispositifs de formation. 1

2 Cette situation est illustrée par les études de cas qui ont été rassemblées dans le cadre de ce projet. 2/ On peut cependant, avec des logiciels comme les plates-formes, concevoir des dispositifs de formation à distance n utilisant pas de documents. C est un choix de conception. On peut également isoler entièrement la gestion de documents et la plate-forme ellemême. Cela dit, les plates-formes sont des logiciels dont les fonctionnalités sont orientées vers la mise à disposition, l archivage et la construction de documents. L introduction d une plate-forme ajoute des dimensions nouvelles à la gestion des documents : des contraintes techniques supplémentaires (formats numériques répondant à des standards et à des normes) et des outils permettant de gérer et d utiliser une bibliothèque de documents. Une réserve doit cependant être faite : dans l état actuel des technologies plates-formes (janvier 2001), la gestion des documents reste peu élaborée. Mais, il faut s attendre à des évolutions significatives de l offre à court terme. 3/ Ce chapitre mettra autant en valeur des démarches de production ou de recherche de documents très proches de documents imprimés (même s ils ont un format électronique) que des démarches concernant des documents multimédias élaborés. C est un choix de méthode qui vise à montrer l intérêt pratique de cette première catégorie de documents : moins longs à produire, moins coûteux, d utilisation connue par les apprenants. Conformément à l esprit de ce guide qui est d aider à dimensionner un dispositif de formation utilisant une plate-forme, ce choix n implique pas une préférence pour une stratégie de production «lourde» par rapport à une production «légère». Il invite seulement à envisager l éventail des possibles et à définir, par rapport aux documents, une stratégie dans le temps. Point de départ : former avec une plate-forme Une plate-forme est un logiciel qui assiste la conduite des enseignements à distance. Ce type de logiciel regroupe les outils nécessaires aux principaux utilisateurs d un dispositif qui a pour finalités la consultation à distance à distance de contenus pédagogiques, l individualisation de l apprentissage et le télétutorat. Dans ce système, le formateur crée des parcours pédagogiques types et individualisés, incorpore des ressources pédagogiques multimédias et effectue un suivi des activités des apprenants. L apprenant consulte en ligne ou télécharge les contenus pédagogiques qui lui sont recommandés, organise et a une vue de l évolution de son travail, effectue des exercices, s auto-évalue et transmet des devoirs à corriger. Formateurs et apprenants communiquent individuellement ou en groupe, créent des thèmes de discussion et collaborent à des documents communs. Un administrateur technique installe et assure la maintenance du système, gère les accès et les droits des uns et des autres, crée des liens avec les systèmes d information externes (scolarité, catalogues, ressources pédagogiques, etc.). 2

3 Autour de ces premières finalités, peuvent s ajouter d autres fonctionnalités et d autres rôles. Une plate-forme permet de visualiser des documents au format HTML, de suivre des liens entre les documents internes et des documents externes, situés dans des intranets ou sur Internet. Elle permet de télécharger des fichiers à tout format texte ou image : PDF, DOC, GIF. Elle autorise en outre l utilisateur à les imprimer et à les utiliser de façon interactive. L ensemble des documents pédagogiques peut être organisé de façon hiérarchique (à la manière du plan d un livre) ou séquentielle. Un agenda peut être paramétré par le formateur. Une plate-forme permet de faire passer des tests en ligne. Dans la situation actuelle, il est difficile de faire utiliser des contenus audiovisuels, en raison des performances limitées des réseaux de télécommunication. Dans le futur, les plates-formes intégreront des fonctionnalités de gestion documentaire, d aide à la création collective de documents et de suivi des utilisations de ressources pédagogiques externes (interopérabilité). 3

4 3.1 La production de documents La production de documents est une option parmi d autres pour la mise en œuvre de formations utilisant une plate-forme. Sa valeur ajoutée est, idéalement, de faire converger au mieux les ressources pédagogiques et le dispositif de formation. Cependant cette option implique du temps, des moyens et des compétences. Avant de se lancer dans la production, il s agira donc de réaliser un diagnostic des documents internes et de les confronter d une part aux contraintes techniques de la plate-forme, d autre part à la pédagogie du dispositif, ainsi qu aux compétences existantes. Dans cette partie seront abordés : Les différents types de documents et de médias (qui sont utilisés par les enseignants dans une plate-forme et les contraintes à leur élaboration). Du document préexistant au document à distance Les médias utilisés Le processus de production, L organisation du workflow documentaire La production Les différentes fonctions (le modèle spécialisé dans la production des documents et le modèle internalisé). L atelier de production : ses fonctions et compétences Les chiffres clés (quel temps de production pour quel type de documents?) : Documents à imprimer Documents interactifs Production de séquences audio, vidéo et Flash Autres informations : le marché américain, la mise en ligne d un cours universitaire, les précautions de méthode nécessaires Problématiques : Les stratégies de production «lourde» ou «légère» L actualisation L évaluation L externalisation Les compétences techniques des auteurs de contenus 4

5 3.1.1 Les différents types de documents et de médias Les types de documents Différents types de documents sont habituellement produits en interne pour être utilisés avec une plate-forme. Ce sont : des documents méthodologiques, des tests, des documents d autoformation. Le tableau qui suit propose de montrer la valeur ajoutée et les contraintes concernant le choix des documents. Les types de documents 1 - Documents méthodologiques Description Proposent des objectifs à atteindre, des travaux à effectuer. Accompagnent d autres documents. Utilisent le plus souvent le média texte. 2 Tests Questions à choix multiples (QCM), Questionnaires à trous, Questionnaires avec des réponses ouvertes 3 - Documents d autoformation Divers formats : imprimé, bureautique sous différentes versions, Cassettes audio, vidéo. Ouvrages, livres, classeurs, polycopiés Contraintes d élaboration L élaboration de ces documents relève très souvent également des compétences de la fonction de la personne assurant le tutorat. Leur mise en ligne entraîne la maîtrise de certaines compétences techniques. Elles peuvent être simples quand il s agit d adresser un document aux apprenants par la messagerie. Elles peuvent être plus complexes s il s agit d accompagner un document de cours par exemple (incorporer des liens hypertexte, ). Le traitement des résultats des tests peut être automatisé, manuel ou enfin automatisé avec la possibilité d une intervention manuelle. Il existe de nombreux outils de construction de tests, souvent intégrés dans les plates-formes elles-mêmes. Un travail important doit être consacré à la validation des tests. Les documents d autoformation sont destinés à être d utilisation claire par les apprenants. Ils n exigent pas de documents méthodologiques annexes. L apprenant sait précisément ce qu il doit faire, les objectifs à atteindre, le temps pour traiter les documents. Ces documents pourront être soit intégrés à la plateforme soit utilisés tels quels en évitant un nouveau coût de production, principalement s il s agit de cédéroms ou de cassettes vidéo, néanmoins, cela exige d adresser ces documents au travers des voies postales. Selon les cas, les contenus sont repris de l existant et mis aux formats standards des technologies Internet ou bien sont créés spécialement pour l occasion. Tous ces documents peuvent être conçus avec différents types de multimédia, texte, images fixes, son, image vidéo, image de synthèse, simulation, hyperliens, Du document préexistant au document d autoformation Les documents existants nécessitent une adaptation et le plus souvent une transformation pour être utilisés à distance. Les transformations pourront être telles qu il s agit alors de la création d un nouveau document. 5

6 L auteur de contenu doit penser son document selon un usage à distance, en autoformation. Il aura à définir un «scénario», c est-à-dire l enchaînement des activités d apprentissage et des diverses ressources pédagogiques utilisées par les apprenants. Ce scénario servira aussi de base à l équipe de production multimédia avant la mise en ligne des contenus. L équipe multimédia adjoindra à ce scénario son expertise technique. S agissant de documents fondés sur le texte, deux types de transformation sont généralement à prévoir : l organisation des utilisations et l organisation des contenus. Ces transformations consistent à expliciter : les objectifs à atteindre et le travail à faire, globalement et partie par partie, la méthode d utilisation du document et les différents types d activités, le temps normal de travail d apprentissage par section ou partie, une présentation préalable, avec un exposé des objectifs, un résumé, particulièrement si l on renvoie à des documents longs ou si l on renvoie à un lien Intranet ou Internet (voir partie Web), la distinction entre niveaux de difficultés, entre l essentiel et les suppléments, le lien avec d autres documents, l identité du document (auteur, date, contexte, version, ), la bibliographie et un glossaire. L utilisation d une plate-forme permet d avoir deux versions des documents :une version imprimée et une version électronique. Deux formats sont habituels : PDF, qui est l exacte image du format imprimé, et qui sous sa forme électronique fournit des moyens de navigation entre les parties du document, HTML, un format qui a pour caractéristique de ne plus être structuré selon les formats de page (bien qu il puisse être imprimé) et de proposer des liens électroniques vers d autres documents. S agissant des multimédias interactifs, la transformation est complète : il faut prévoir une autre structuration appuyée sur l interactivité. On retrouvera en partie les caractéristiques listées ci-dessus et d autres viennent s y ajouter. L élaboration des documents implique la mise en place d une charte de production qui précise l organisation du workflow documentaire : le scénario rédigé par l auteur de contenu les délais de réalisation à destination de l équipe multimédia la charte graphique Autres sources d information : Ouvrage : Christian Depover, Max Giardina, Philippe Marton «Les environnements d apprentissage multimédia, Analyse et conception» Edition l Harmattan, collection Education et formation Ouvrage : Susan Sheerin «Self-Access», Edition Oxford University Press, coll. Oxford English, série Alan Maley : Resource books for teachers, 1991, 200 p. Le tableau suivant présente les contraintes à l élaboration de documents repris et de documents spécialement créés pour le dispositif. 6

7 Les documents à produire Options Descriptif Contraintes d élaboration Reprise de documents existants Reprise de documents réalisés par les apprenants Création Divers formats : imprimé, traitement de texte sous différentes versions, Cassettes audio, vidéo. Ouvrages, livres, classeurs, polycopiés Divers formats Documents créés pour le dispositif Ces documents sont archivés ou non, avec une collecte plus ou moins difficile. Les opérations de reprise peuvent en partie ou totalement être automatisées. Cette automatisation est limitée quand est nécessaire une transformation des contenus. Des documents d accompagnement, ressources méthodologiques, peuvent être nécessaires si les documents réutilisés sont repris sans être transformés. Ils permettent de décharger les formateurs-tuteurs d une partie du travail de préparation des documents. Mais ils demandent une validation systématique des formateurs-tuteurs et peut-être des ajustements car les élèves n ont pas de compétence pédagogique. Ce qui requiert du tuteur un travail en aval du processus de production. Requiert du temps de création en fonction des objectifs visés, du degré d interactivité, des médias utilisés, etc. Quelles que soient les options choisies, il s agit au préalable de réaliser un diagnostic sur la documentation existante, son classement, le travail de traitement à y effectuer, et de prendre en considération l aspect relatif à leur actualisation (voir partie Problématique). Dans les trois hypothèses, une gestion spécifique des droits d auteur et des droits d usage est à prévoir. Les médias utilisés Les documents peuvent combiner du texte, des images fixes ou animées, des séquences audio, vidéo, de liens Internet ou intranet, des infos bulles, etc. Les types de média Conditions d élaboration 1 - Textes et images fixes Les contenus sont souvent existants dans l institution même s ils doivent être remédiatisés. Le média texte souffre souvent d une mauvaise image mais il peut être aussi le plus adapté ou bien le seul disponible. S ils doivent être créés, le temps de création dépendra du nombre de pages à réaliser par son auteur. Le temps de médiatisation reste comparativement faible comparé à celui des autres médias. Mais peut être important en fonction du degré de scénarisation des contenus. Les documents peuvent être assez naturellement restructurés, réutilisés, redécoupés. 2 - Audio et vidéo Audio : Les contenus préexistent souvent dans l établissement. Ils correspondent à une pratique pédagogique usuelle (le cours ou l intervention). Le média peut convenir aux contenus d actualité. Il est assez facile à traiter. Les réseaux de communication les supportent (à voir) Vidéo : Les contenus sont plus rarement préexistants. L équipement nécessaire est plus lourd. Les réseaux de communications ont des capacités insuffisantes, notamment dans leur partie terminale. L audio et la vidéo sont utilisables en temps réel et en temps différé : ils peuvent être rejoués. Les opérations de restructuration, redécoupage, granularisation sont 7

8 3 Animation par logiciel 4 - Simulation par logiciel complexes (mais, elles sont pratiquées couramment dans les laboratoires de langues). Permet de mettre en scène et d animer un document. L animation peut être très facile à maîtriser avec certains logiciels en fonction du résultat que l on souhaite obtenir. Une animation peut être par exemple une flèche qui s anime, un personnage qui bouge. Ainsi, selon les logiciels utilisés (type Flash) il n est pas nécessaire d avoir des compétences en paramétrage. Les contenus existent sous forme imprimée mais ne peuvent être repris naturellement, il n y a pas de transfert direct. Sert à la représentation de phénomènes non visibles, etc. Induit des activités d apprentissage fondées sur les essais-erreurs. Ces produits peuvent incorporer de l analyse de réponse, autoriser des données modifiables, prévoir des fonctions d appréciation de l efficacité de la réponse de l apprenant. La production est nettement plus coûteuse. Achat d équipements spécifiques. Quelle que soit la stratégie documentaire choisie, il s agira de déterminer comment les documents seront mis en ligne, quelles personnes interviendront dans le parcours documentaire. Source d information : Des logiciels pour élaborer des contenus sur Internet. Thot est un site Web francophone qui propose de nombreuses informations sur la formation à distance. Il a répertorié «la centaine d outils et de ressources de l an 2000 pour réaliser les cours en ligne». Cette liste se divise en cinq parties : outils pour produire des cours, outils pour produire des quizz et des activités, outils complémentaires (notamment pour faire de l audio et de la vidéo), aide et mise en marché. Indispensable source d information. 8

9 3.1.2 Le processus de production La production de document est onéreuse, compte-tenu des compétences nécessaires et du temps à y consacrer. L organisation de la production de document est une nécessité qui se fait rapidement sentir. L organisation Un workflow documentaire, c est le parcours réalisé par un document depuis sa création jusqu à sa mise en ligne. Dans ce parcours, des compétences diverses interviennent. Les études de cas rassemblées dans ce projet présentent un éventail de situations allant du simple au complexe : un workflow simple associera peu de personnes, en général l auteur du document et une aide technique pour la mise en ligne des documents sur la plate-forme. Il peut s agir par exemple d un auteur-tuteur qui décide d élaborer un contenu (texte plus images fixes) et qui s aide d une personne-ressource dont le rôle sera de mettre le document en ligne. un workflow complexe associera plusieurs personnes aux compétences et rôles divers. Par exemple, si un auteur propose un texte qu il souhaite enrichir d images et de son, et avec un test automatisé et qu il n a pas de compétences dans ces domaines, il lui faudra avoir recours à des compétences présentes à l interne soit sous-traiter, ou bien acquérir ces compétences mais là encore sous réserve du temps à y consacrer. La production Produire des documents de formation à distance nécessite une préparation spécifique. La production des documents n allant pas de soi, il sera nécessaire dans les premiers temps de l expérience de garder la mémoire des procédures utilisées. Il est conseillé dans la mise en place des contenus de capitaliser dès le départ les différentes étapes d élaboration. Cette capitalisation, déclinée sous formes de procédures permettra un gain de temps dans la recherche d élaboration de contenus. Note : les plates-formes et la création de contenu Dans l état actuel de l offre (janvier 2001), es plates-formes intègrent des fonctionnalités d importation de contenu (pages, textes, images, tests). Elles sont plus rares à proposer des fonctionnalités pour l organisation de workflows documentaires. SylFIDE, la plate-forme développée par Initiative Développement SA propose un système de workflow documentaire. Les formateurs élaborent les plans de formation et les contenus directement sur la plate-forme. La plate-forme est partagée par l ensemble de l équipe (selon des droits attribués). Les contenus ou les plans de formation construits par les formateurs sont validés par les chefs de projet. Des messages d alerte préviennent les destinataires qu ils ont une validation à faire. La plate-forme permet ainsi de travailler en équipe de manière asynchrone sans se préoccuper du lieu, chaque personne pouvant en effet se connecter à distance. 9

10 Voir l étude de cas sur Triad sur ce site. Les différentes fonctions Il est courant de voir décrites une multiplicité de fonctions concourrant à la production de produits multimédias. On observe deux modèles, l un privilégiant la spécialisation de la production et l autre privilégiant la production en interne de l organisme. Dans le modèle d un opérateur spécialisé dans la production des documents, on observe le recours à de multiples acteurs aux compétences bien définies. Ils peuvent être d une même institution ou non. A contrario dans le modèle internalisé, une personne peut tenir différentes fonctions. Dans les études de cas rassemblées dans ce projet, une majorité de dispositifs sont internalisés. Ils résultent d une stratégie privilégiant, souvent dans le cadre d une expérimentation, le recours à des compétences internes. C est pourquoi beaucoup de formateurs ou d enseignants, souvent porteurs du projet innovant, ont acquis des nouvelles compétences en devenant à la fois tuteur, ingénieur pédagogique, ingénieur de formation, médiatiseur, etc. Dans le modèle internalisé, la polyvalence et la proximité entre les acteurs est pensée comme la stratégie la plus flexible et la moins chronophage comparée à une externalisation. L auteur de contenu doit pouvoir être rapidement aidé par l expert technique. Dans tous les cas de figure, les différents acteurs devront travailler ensemble. Le modèle de l opérateur spécialisé Dans ce modèle, on trouve les fonctions suivantes : le responsable du projet coordonne et organise le projet, assure les liens avec les parties tierces l expert du domaine fournit un contenu précis et à jour le rédacteur élabore le texte, les dialogues et les scénarios l instructional designer est responsable de l analyse des besoins, de l élaboration des objectifs, des stratégies pédagogiques et de la réalisation technique et pédagogique du document et du scénario le concepteur graphique est responsable des éléments graphiques et prépare l ensemble des matériaux nécessaires le programmeur est responsable de toute programmation nécessaire dans les langages tels que PHP, Java, Perl, etc. l auteur est responsable de l assemblage des matériaux les spécialistes de l audio-visuel produisent ou préparent les contenus audio et vidéo les testeurs effectuent les tests techniques l assistant de production assure le support administratif et logistique le tuteur chargé de la conduite des formations 10

11 Source : la liste des fonctions ci-dessus est tirée de Taking Training Online, Exploiting the potential for Web-based training in the UK, Epic Group PLC, accessible sur Une autre fonction se révèle importante et qui n est pas citée plus haut, celle de médiatiseur, elle pourrait correspondre en partie à l instructional designer. Le médiatiseur est garant de la qualité des productions tant sur le contenu que sur la forme graphique et technique. Il doit définir et viser l articulation la plus adéquate des différents documents utilisés. Il joue un rôle de coordinateur méthodologique et supervise plusieurs personnes, les experts de contenus, les supports techniques, etc. Il intègre dans ses fonctions, dans le cas où la division du travail est moins importante, jusqu à la médiatisation pédagogique. Tous les documents n exigent pas pour leur élaboration une telle réunion de compétences ou une telle division du travail. L observation des pratiques de dispositifs de formation montre que ce n est pas le cas le plus fréquent, la liste ci-dessus correspondant plutôt aux métiers rassemblés pour une production multimédia lourde. Le modèle de la production internalisée Une segmentation des tâches peut être opérée en restant souvent à un degré réduit de division du travail. En effet, dans les modèles internalisés souvent une même personne est en charge de différentes fonctions décrites précédemment. La difficulté est d optimiser le processus en prenant en considération les éléments suivants : les compétences présentes en interne susceptibles de répondre aux contraintes techniques, les outils existants, les contraintes générales : délais, coûts de production, Il s agira ainsi d opter pour différents choix, soit externaliser tout ou partie de la production, soit acquérir les compétences nécessaires en interne. Les conditions de ces choix sont proposées dans la partie problématique. Autres sources d information : «Les nouveaux métiers de la e-formation», Onlineformapro, téléchargé le 13/01/ Description de 7 nouvelles perspectives pour le formateur : scénariste, intervenants, développeurs, intégrateurs, intervenants, fournisseur de contenus, tuteur en ligne. Une étude sur les métiers de la production multimédia, sans référence explicite au monde de la formation : réalisateur multimédia, concepteur de formation, Webmestre, Producteur, Gestionnaire de projet, Concepteur-scénariste, analyste de contenus, directeur artistique, infographiste (débutant expérimenté), animateur 2D et 3D (niveaux débutant expérimenté), intégrateur, web designer, directeur du marketing, directeur des ventes. Source : L atelier de production 11

12 L atelier de production concentre les compétences nécessaires avec l objectif d offrir aux auteurs de contenu des services pour la production, le stockage et la mise en ligne de leurs ressources. Exemple Vidéoscop est le centre de production vidéo et multimédia de l Université Nancy 2. Il intervient essentiellement dans le domaine de la médiatisation des savoirs pour l'enseignement et la formation. Son champ de compétence est double : ingénierie de la formation et technologies de la communication. Son activité s'insère dans la politique de développement de la Formation Ouverte et à Distance menée par l'université (Lorraine Université Ouverte). Elle s'insère également dans des actions nationales ou européennes (Les Amphis de La Cinquième). Vidéoscop apporte à ses partenaires ses compétences aux différents stades d avancement des projets. Ingénierie de dispositifs de formation intégrant les technologies éducatives (ingénierie de la médiatisation des enseignements) Conseil - élaboration de cahiers des charges Élaboration de projets Réponse à des appels d offres nationaux et européens Mise en place de dispositifs innovants Expérimentation de dispositifs innovants Production (gestion et administration de la production) Management de projets Élaboration de devis - plans de financement Organisation, gestion et administration Gestion des droits Conception De scénarios linéaires De scénarios interactifs De scénarios s'inscrivant dans une logique de "convergence des médias" (exemple : un même contenu est médiatisé sous 3 formes : vidéo, cédérom, serveur Web) Réalisation technique Vidéo : tournage, postproduction, captations Infographie, images de synthèse tridimensionnelles Publication assistée par ordinateur Développement de cédéroms, DVD-Rom Développement de serveurs Web et intégration de contenus dans des platesformes Internet de formation. Diffusion (directs sur le Web, visioconférence, hertzien, etc.) Industrialisation et amélioration des méthodes de travail. 12

13 Composition de l équipe Direction Gestion de production Poste Descriptif de la fonction Nombre de personnes Prévoir le budget sur plusieurs années, faire des rapports d activité, diriger l ensemble du personnel, monter des partenariats, initier de nouveaux projets. Administrateur de production : s occupe de l organisation générale des productions, en particulier la gestion du planning et du personnel, la planification et la vérification des travaux, la création des devis, 1 1 Chargé de production : prépare les tournages et la postproduction ; met en place les équipes de personnes pour tourner, monter, mixer ; suit la réalisation effective des devis 3 Secrétariat et comptabilité Accueil, facturations, traitement des papiers administratifs 3 Développement de projets Chef de projet : il est en contact avec les auteurs et établit un cahier des charges du projet ; il réunit l ensemble des éléments nécessaires au projet et coordonne son équipe de travail ; il veille à respecter les délais et le cahier des charges. Chargés de projets : suit la réalisation effective et le développement du projet en lien avec l équipe. 3 8 Développement technique Infographiste- responsable multimédia : réalise les chartes ergonomique et graphique des produits et organise le développement technique. Responsable vidéo : s occupe des tournages et du montage vidéo. Technicien audio vidéo : s occupe de la prise de son et du mixage dans le cadre de la post production. Ingénieur informaticien : s occupe des développements informatiques lourds (programmation Java, Javascript, ) Développeur : création de sites Internet et de cd rom. 6 Enseignant -conseiller pédagogique Joue le rôle de médiateur et conseiller auprès des formateurs porteurs d un projet multimédia 2 Vidéoscop - décembre personnes composent l'équipe permanente de VIDEOSCOP (5 sur budget de l Etat et le reste sur fonds propres). 13

14 3.1.3 Les chiffres-clés Les chiffres-clés présentés ci-dessous ont vocation à aider à dimensionner un projet de production de documents. Sont présentées ci-dessous des valeurs rapportant l heure d activité-apprenant avec un document au temps nécessaire pour élaborer ces documents. Deux types de documents électroniques ont été distingués : ceux que l on imprime ou que l on consulte à l écran (A/), et ceux qui sont interactifs (B/). Sont ajoutées des données sur la production de séquences et matériaux interactifs (C/) et de données d origine nord américaine (D/). Ces chiffres varient d un dispositif à l autre. Il n est pas possible à partir de ces quelques exemples de fixer des gammes de fabrication systématiques. En effet, les facteurs à prendre en compte sont trop nombreux : choix pédagogiques et didactiques, domaines et discipline, organisation du travail de production et d un atelier de production, existence d une base de ressources disponibles, support de diffusion. Cependant, les exemples cités mettent l accent sur plusieurs points : la gamme des options possibles est large on peut élaborer des documents pédagogiques faits pour être consultés en ligne et pour être imprimés avec un coût relativement modéré (hors coûts supportés par l utilisateur) le coût de production des sites interactifs, d après les estimations obtenues sur les marchés étrangers, est à la baisse A/ Documents à imprimer Un document à imprimer ou à consulter est par exemple un texte avec des images fixes sans hyperliens, des graphiques non animés. Pour les documents à imprimer, on a distingué quatre phases : élaboration pédagogique du document, médiatisation, intégration dans la plate-forme, validation. Les trois exemples suivants donnent des chiffres clés en fonction des différentes phases : Exemple 1 : INPL, chiffres clés pour la phase d élaboration pédagogique Exemple 2 : Vidéoscop, chiffre clés pour les phases de médiatisation, intégration et validation Exemple 3 : Dafco de Lille, chiffre clés pour les phases d élaboration pédagogique, médiatisation et intégration Exemple 1 : Conception de supports de cours à distance à l Institut National Polytechnique de Lorraine (phase d élaboration pédagogique) L INPL réalise ses documents pédagogiques en interne. Les contenus sont de type scientifique (mathématiques, physique) et tirés de polycopiés déjà existants. Les documents sont distribués en format PDF ; ce format autorise une navigation simple entre les parties du document. Un document correspond à 10 heures de travail 14

15 apprenant, durée maximale envisagée chaque semaine pour l étude d un module. La granularité n est pas recherchée : un support pourra faire 70 pages A4. L organisation de la chaîne de production vise à rendre les concepteurs de contenus indépendants des contraintes techniques : le niveau de compétence exigé pour les concepteurs de modules est la maîtrise d un logiciel de traitement de texte. Les concepteurs doivent suivre une charte fixant des règles de présentation, de signalétique et de conditions d usage. La médiatisation (transfert du traitement de texte au format PDF) est faite par une équipe spécifique, tout comme l intégration dans la plate-forme (TopClass). Les temps de production pour une ressource pédagogique de la «phase 1» uniquement sont les suivants : Type de ressource Temps de production ressource pour 1 heure d activité stagiaire Niveau 1 : conception d un document directement tiré d un polycopié et d exercices sans médiatisation Niveau 2 : conception d un polycopié réorganisé avec des aides pédagogiques («coup de pouce») et des solutions commentées aux exercices sans médiatisation Source : étude de cas sur l INPL sur ce site 3 à 4 h 8 à 10 h (environ 70% conception initiale, 15% relecture et correction, 15% modifications après une session annuelle) INPL : Cycle préparatoire ingénieur octobre 2000 NB : pour chaque module hebdomadaire (10 heures de travail apprenant), s ajoutent 3 à 6 heures de médiatisation et de mise en ligne des documents. Exemple 2 : Médiatisation d un module de cours à Vidéoscop (phases médiatisation, intégration, validation) Il s agit ici d une estimation de médiatisation pour un module de cours équivalent à environ 50 à 60 HETD (heure équivalent travaux dirigés, présentiel). Les documents sont disponibles sous forme exploitable (documents Word avec hypertexte et animations PowerPoint), c est-à-dire que les contenus sont définitifs. Vidéoscop estime les temps de développement pour les opérations de médiatisation, intégration et validation de la manière suivante : Phase de travail Temps de développement pour 50 à 60 heures équivalent TD Récupération des documents (y compris enregistrement de commentaires en voix off sur les diapositives Power Point, découpage des textes, organisation des fichiers, travail préparatoire (réunions de travail, planification) Mise au format adapté au Web (transformation en html, retouche des liens, agencement des fichiers, finalisation globale) Mise en ligne sur le serveur WebCT et tests Tests et validation par l auteur (si tout se passe bien) 50 heures De 200 à 300 selon les difficultés rencontrées et l expérience du développeur (30 à 40 jours de développement) Environ 50 heures Une dizaine d heures 15

16 Vidéoscop - décembre On obtient donc au final un ratio de 1 à 5 (voire 6) dans une configuration optimale, soit 5 à 6 heures de développement pour une heure équivalent TD (comportant sur certaines parties de la voix off). Exemple 3 : Réseau de production de ressources à la Dafco de Lille (phases d élaboration pédagogique, médiatisation, intégration) La Dafco de Lille utilise une plate-forme développée pour ses besoins propres à partir de la technologie Lotus Notes (Gef Expert). La production des documents est réalisée au sein du réseau des GRETA de la région Nord Pas de Calais. L équipe qui élabore les documents est composée de formateurs ayant acquis des connaissances de base en ce qui concerne les technologies. Les documents doivent être à la fois simples (textes à imprimer) et être utilisables pour plusieurs actions de formations : ils sont produits en format traitement de texte et sont directement incorporables dans la plate-forme. Pour la réalisation de ses documents, la Dafco de Lille a établi plusieurs chiffres-clés intégrant les phases d élaboration pédagogique, médiatisation et intégration. Temps de production des ressources Type de ressource Temps de production ressource pour 1 heure d activité stagiaire La ressource est de type méthodologique et fait appel à une ressource externe La ressource est la mise en ligne d'une ressource antérieure La ressource en ligne est nouvelle mais de type ressource à imprimer (même si on y introduit des liens) Source : voir étude de cas sur Massive sur ce site 1 h 2 h 3 h Dafco Lille octobre 2000 B/ Documents interactifs Les documents interactifs sont des documents avec lesquels l apprenant peut interagir. Ce sont par exemple un formulaire à remplir, un test dont l apprenant aura les réponses de manière automatique, fonctionnalités auxquelles peuvent s ajouter des hyperliens à consulter. Exemple 1 : La production de documents multimédias interactifs dans le réseau des collèges québécois Les données ci-dessous reposent sur l'hypothèse que la production est assurée avec une équipe composée de ressources internes. Nous avons attribué plusieurs tâches à certaines personnes-ressources. Il va de soi que ces tâches pourraient être réparties entre plusieurs spécialistes. Type de document visé et contexte Temps de production ressource pour 1 heure d activité stagiaire 16

17 Documents pour 1h d activité de démonstration multimédia : Conception des formulaires à remplir par les élèves. Il s agit d activités de type conception d une banque d image, suivi d un événement en direct, recherche dans Internet à l aide d un questionnaire à remplir, visualisation de documents à valeur pédagogique. Soutien à l enseignement. Il s agit de concevoir des graphiques, des gabarits de leçons, des présentations visuelles, des séquences animées, des tableaux. Consulter des rapports de recherche, des comptes rendus de conférence. Préparer des notes de cours Documents pour 1 h d activité d apprentissage sur tutoriel Les tutoriels comportent une séquence de présentation de matière, suivie d exercices. Cela permet une démarche autonome grâce à laquelle l élève peut évaluer ses lacunes. Ils peuvent être des pré-tests (compilation évaluation automatique des connaissances) Fournir des exercices répétitifs afin d appliquer des règles ou de vérifier des connaissances Documents pour 1 h d activité d apprentissage sur simulateur Il s agit d activité de type : manipulation d objets virtuels (dissection humaine, manipulation chimique, ), simulation d un processus, d une transformation, d un mouvement (évolution démographique ) ; simulation de procédure d examens d hypothèses (diagnostics médicaux) 3 types d usages : Simuler une manipulation un mouvement. Déambuler à travers une réalité virtuelle (un cite antique) Tableurs électroniques : fonctions de calculs, afin de modifier des graphiques 20,3 h de production dont : Conception pédagogique : 4 h Scénarisation : 2 h Conception de l interface : 1 h Production graphique : 3 h Analyse informatique + programmation : - Assemblage de page Web : 4 h Test, gestion, supervision (10%, 20%, 20%) : 6,3 h Matériels et services : p.m. 37,7 h de production dont : Conception pédagogique : 8 h Scénarisation : 2 h Conception de l interface : 1 h Production graphique : 3 h Analyse informatique + programmation : 2 h + 5 h Assemblage de page Web : 5 h Test, gestion, supervision (10%, 20%, 20%) : 11,7 h Matériels et services : p.m. 60 h de production dont : Conception pédagogique : 3 h Scénarisation : 3h Conception de l interface : 2 h Production graphique : 3 h Analyse informatique + programmation : 4 h + 24 h Assemblage de pages Web : 2 h Test, gestion, supervision (10%, 20%, 20%) : 19,1 h Matériel et services : p.m. ministère de l Education du Québec 2000 NB : Non compris le temps de production des séquences audio ou vidéo. Source : NB : un raffinement de l analyse consisterait à différencier le premier exemplaire produit des autres exemplaires d une série. Exemple 2 : Production de tests en ligne Dafco de Lille Pour 10 questions, l élaboration (conception des questions et des réponses) et la médiatisation d un test demandent 2 heures, en utilisant un générateur de tests et dans les domaines de la bureautique et des langues. Exemple 3 : Production de tests interactifs à l ECIT, école de formation professionnelle de GIAT Industrie 17

18 L ECIT école de formation professionnelle de GIAT industries a mis en place, au sein de son offre, un dispositif d auto-formation en ligne avec tests conduisant sur des documents de l Intranet. La construction de 75 tests d évaluation a nécessité le recours à des experts du contenu (quatre experts), un ingénieur pédagogique pour la lisibilité des questions et une équipe chargée de saisir les tests dans la plate-forme (Librarian). La production d un test de 40 questions dont 20 seront tirées de manière aléatoire au moment de la passation requiert un effort de 1 à 2 journées, réparties dans le temps. Il faut pouvoir réunir les experts et organiser une coopération pour la rédaction des questions. A noter qu il n y a pas de réponse aux tests mais plutôt un renvoi automatique sur le document relatif à la procédure étudiée présent sur le site Intranet de GIAT. C/ Production de séquences audio, vidéo, Flash La valeur ajoutée des nouvelles technologies est de pouvoir associer au texte, des images, de l audio et de la vidéo. L exemple suivant propose des chiffres clés sur les coûts de développement de l audio. Cependant il subsiste certaines limites liées à l évolution des logiciels et versions dont la rapidité est telle qu elle entraîne des problèmes de compatibilité. Exemple 1 : Vidéoscop, intégration de l audio Coûts de développement de l audio Enregistrements voix off (pour environ 30 minutes de voix off) Studio et ingénieur du son pour enregistrement Studio et technicien pour transfert, découpage des sons Lecteur/lectrice (Appropriation du texte et enregistrement) 3 heures 2 heures entre 2 heures et 4 heures Vidéoscop - décembre 2000 L évolution des techniques Internet permet de diffuser de mieux en mieux de l audio. Des limites techniques sont encore très sensibles pour les utilisateurs. Exemple 2 : Production de séquences vidéo Les documents vidéos sont classés en 3 types : micro-trottoir, reportage et scientifique. Scénario Tournage (2 pers) Dérushage Découpage Montage Micro-trottoir (10 mn) 0.5 jour 2 jours 1 jour 2 jours Reportage (20 mn) 3 jours 8 jours 2 jours 1 jour 6 jours Scientifique (15 mn) 3 jours 4 jours 1 jour 1 jour 6 jours Source : CUEEP Des comédiens, la location d un plateau peut être en supplément. Pour les documents scientifiques, de l animation peut être prévue. 18

19 La vidéo peut être diffusée en téléchargement soit en streaming soit en utilisant d autres modes. Les coûts ci-dessus ne concernent qu une partie de l élaboration du document vidéo, et non les coûts liés au traitement des vidéos pour un usage sur une plate-forme. Exemple 3 : données d animations Flash Animations Flash (données pour 10 séquences de 30 secondes chacune, soit 5 minutes d animations) Travail préparatoire récupération des scénarios, création des éléments graphiques (images de synthèse) Réalisation technique 5 jours 6 jours de développement Vidéoscop - décembre 2000 Les animations Flash sont des graphismes animés utilisant les technologies Internet. L expérience montre cependant que dans l état actuel des techniques, les animations de type Flash peuvent ne pas fonctionner sur un grand nombre de configuration utilisateur. Une des raisons étant que les versions de navigateur et de logiciels changent rapidement. D/ Autres estimations Exemple : Le marché américain du développement de services Internet pour l apprentissage Des estimations pour le marché américain de la production de ressources pédagogiques multimédias sont accessibles sur : An overview of online learning, Saul Carliner Pour l élaboration des documents interactifs pour l apprentissage sur le Web, la valeur basse est fixée à 75 heures de développement pour une heure d activité d apprentissage (la valeur haute est fixée à 450 heures) Des estimations plus récentes, toujours d origine nord-américaine, fixent cette valeur basse à 25 heures pour une heure d apprentissage, sous réserve de ne pas utiliser de contenus multimédias élaborés. Making e-learning more affordable, Henry Stewart novembre Exemple : Mise en ligne d un cours universitaire (Etats-Unis) Des estimations du temps nécessaire pour la mise en ligne d un cours universitaire sur le Web sont données dans «How Much Does It Cost to Develop a Distance Learning Course? It All Depends», Judith V. Boettcher, Corporation for Research and Educational Networking (CREN), juillet 1999 Téléchargé le 21 novembre 2000 sur L auteur estime à 18 heures en moyenne le temps nécessaire pour porter sur le Web le contenu correspondant à 1 heure d intervention orale de l enseignant (elle-même conçue en moyenne pour être complétée par deux heures de travail autonome des étudiants), des activités d accompagnement pédagogique restant à la charge d assistants. 19

20 Précautions de méthode nécessaires Une analyse de la variabilité des coûts permet de différencier les différents types de paramètres influant sur le calcul des coûts : un ensemble de facteurs est lié à la nature du produit (objectif de formation, médias, etc.) et un autre ensemble est lié aux méthodes de travail, aux outils et aux compétences des développeurs. Estimating time to develop interactive courseware in the 1990s, décembre 1993, Golas K. C. Téléchargé le 21 novembre 2000 sur Un autre facteur d incertitude est la motivation des formateurs impliqués dans la mise en place et le temps de travail qu ils y consacrent sans valorisation ni rétribution. 20