Politique de remboursement des dépenses

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1 Politique de remboursement des dépenses Procédure de remboursement des dépenses encourues par le personnel et les administrateurs de l Administration régionale Baie-James ainsi que des membres des comités dans l'exercice de leurs fonctions Adoptée le 16 janvier 2014 Résolution ARBJCA

2 Moyens de transport L'utilisation du moyen de transport le plus approprié est déterminée par la direction générale et le remboursement par l Administration régionale Baie- James. Route pavée L employé autorisé à utiliser son véhicule personnel reçoit, pour toute la distance admise sur route pavée, une allocation établie à l annexe «C» et selon le tableau des distances routières spécifiées à l annexe «B».(voir annexes) Taxi Autobus et métro Avion Stationnement coût réel coût réel coût réel coût réel Route gravelée L employé autorisé à utiliser son véhicule personnel reçoit, pour toute la distance admise sur route gravelée, une allocation établie à l annexe «C» et selon le tableau des distances routières spécifiées à l annexe «B». L itinéraire utilisé devra être inscrit à la section description au formulaire de frais de déplacement à l annexe «A». Voiture L'origine aux fins de calcul du kilométrage parcouru est le siège social de l ou son bureau de service et le lieu de résidence de l'employé les samedi, dimanche et journée fériée ou de vacances. La destination et le motif du déplacement sont requis pour effectuer une demande de remboursement. 2

3 Passager supplémentaire Un montant forfaitaire de 0,10 $ supplémentaire est accordé et le kilomètre sera alloué à la personne qui aura des passagers supplémentaires (covoiturage). Taxi, autobus, métro et avion Les demandes de remboursement doivent être accompagnées de pièces justificatives. Stationnement Les frais de stationnement sont assumés par l Administration régionale Baie- James. Les pièces justificatives sont requises pour effectuer une demande de remboursement pour tous frais de stationnement. Surprime d'assurance Toute surprime d'assurance auto exigée par la compagnie d'assurances d'un employé, en raison de l'utilisation de sa voiture dans l'exercice de ses fonctions, est remboursée sur présentation de pièces justificatives. Repas L'employé qui, à la demande de son supérieur, doit effectuer son travail à l'extérieur du bureau se verra accorder un «per diem» pour couvrir ses frais de repas selon les taux suivants : Déjeuner 8,00 $ Dîner 18,00 $ Souper 25,00 $ 3

4 L'employé qui, à la demande de son supérieur, doit effectuer son travail à l extérieur du bureau, et ce, seulement dans les grands centres soit Montréal, Québec, etc., se verra accorder un «per diem» pour couvrir ses frais de repas selon les taux suivants : Déjeuner 10,00 $ Dîner: 20,00 $ Souper 25,00 $ Frais de représentation Les frais de représentation de même que ceux encourus par les membres des comités de travail de l'exécutif sont remboursés au coût réel sur présentation de pièces justificatives et ne sont pas assujettis à cette procédure. Hébergement Les frais d'hébergement sont remboursés au coût réel. Un montant de 25 $ sera alloué si l hébergement s effectue à l extérieur d un établissement hôtelier (ami, famille, etc.). Garderie Les frais supplémentaires de garderie encourus par l'employé ou l administrateur qui est appelé à travailler en dehors des heures normales de travail sont remboursés au coût réel sur présentation de pièces justificatives. Divers Toute sortie ou tout déplacement doit être autorisé au préalable et joint à la demande de remboursement des frais. Toute autre dépense encourue par le personnel doit être autorisée par la direction générale et la réclamation accompagnée d'une pièce justificative. Tout remboursement excédentaire aux taux fixés dans la présente procédure de même que le remboursement sans pièce justificative ne pourra s'effectuer sans l'autorisation du président ou de la direction générale. 4

5 ANNEXES 5

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