Motorola Phone Tools. Manuel d'utilisation

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1 Motorola Phone Tools Manuel d'utilisation

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3 Sommaire Informations légales... 1 Configuration minimale requise... 2 Copyright et marques... 2 CHAPITRE 1: AIDE PRINCIPALE...3 Présentation... 3 Données personnelles... 3 Communiquer... 3 Transférer des fichiers... 4 Personnaliser... 4 Moto En ligne... 4 Gérer les profils... 5 Pour sélectionner un profil... 5 Pour créer un profil... 5 Pour définir un profil par défaut... 5 Pour réactiver la sélection du profil... 6 Basculer d une vue à une autre... 6 CHAPITRE 2: CONFIGURATION DE L APPLICATION...8 Accéder à la configuration générale... 8 Modifier la couleur générale de l application... 8 Mettre à jour l application... 9 Pour lancer Motorola Live Update... 9 Pour configurer la mise à jour... 9 Définir des profils au démarrage CHAPITRE 3: DONNÉES PERSONNELLES...11

4 Présentation de la fonction Données personnelles Pour accéder à la fonction Données personnelles Contacts Présentation des contacts Organisation de la fenêtre Vue Standard Organisation de la fenêtre Vue Avancée Gestion des annuaires Créer un annuaire Ouvrir un annuaire Supprimer un annuaire Fenêtre Table des correspondances Etablir une correspondance entre les champs d un annuaire externe et ceux de l Annuaire de l application Gestion des contacts Créer un contact Sélectionner des contacts Modifier un contact Supprimer un contact Restaurer un contact supprimé Copier des contacts dans un dossier Imprimer des contacts Rechercher Rechercher des contacts Recherche rapide Recherche sur critères Importation\Exportation Fichiers annuaire compatibles Importation Exportation Gestion des groupes de contacts Groupe de contacts... 28

5 Créer un groupe Renommer un groupe Synchronisation des contacts Accéder à la vue avancée des contacts Utiliser la vue avancée des contacts Synchroniser manuellement des contacts Fenêtre Personnalisation vue de détails Fenêtre Paramètres d impression Calendrier Présentation du Calendrier Organisation de la fenêtre Vue Standard Organisation de la fenêtre Vue Avancée Gestion de l'agenda Ouvrir un agenda Démarrage d'une recherche Options Choisir l'affichage Gérer les événements Planifier un événement Consulter et modifier un événement Dupliquer un événement ou une tâche Supprimer un événement Gérer les tâches Créer une tâche Modifier une tâche Marquer une tâche comme achevée Dupliquer un événement ou une tâche Supprimer une tâche Synchronisation du calendrier Accéder à la vue avancée du calendrier Synchroniser manuellement les calendriers Exécuter une recherche dans la vue avancée du calendrier... 56

6 La fenêtre Agenda La fenêtre Calendrier La fenêtre Plage Horaire et Plage Semaine La fenêtre Tâches Les boutons Libre A l aide de la souris Synchronisation Synchronisation Deux modes de transfert Fonctionnement Modifier les paramètres de synchronisation Accéder à la fenêtre Options de synchronisation Configurer la synchronisation Onglet de configuration Synchroniser les contacts et le calendrier Synchroniser maintenant Utiliser le transfert protégé Sauvegarde/Restauration Sauvegarder et restaurer vos données Pour sauvegarder et restaurer vos données Pour supprimer des données de votre téléphone Transfert de l annuaire Présentation du transfert de l annuaire Gestion du transfert de l annuaire CHAPITRE 4: COMMUNIQUER...87 Pour accéder à la fonction Communiquer Présentation de la fonction Communiquer SMS... 89

7 Présentation de la fonction SMS Description de la fonction SMS Configurer la fonction SMS Au préalable Pour accéder aux paramètres des messages Pour configurer la fonction SMS Supprimer le message sur le téléphone Gestion des messages Envoyer un message Recevoir et lire un message court Répondre à un message reçu Faire suivre un message reçu à un autre destinataire Enregistrer un message Créer une boîte aux lettres Modifier l état d un message MMS Présentation de la fonction MMS Description de la fonction MMS Ecran de sélection de fichiers multimédia Ecran du Composeur Boutons de la barre d outils du Composeur Zones du Composeur Ecran de prévisualisation Gestion des messages MMS Créer et enregistrer un MMS Insertion d éléments dans un MMS Insérer une image dans un MMS Insérer un enregistrement sonore dans un MMS Insérer du texte dans un MMS Modifier un MMS

8 Déplacer des images, du texte ou des sons à l intérieur d un MMS Modifier le temps d affichage d une image, d un texte et/ou d un son à l intérieur d un MMS Retoucher une image Boutons Afficher un MMS Enregistrement d un MMS Envoyer un MMS Internet Présentation de la fonction Internet Connexion/Déconnexion Pour vous connecter à Internet Pour lancer une connexion autre que celle par défaut Pour mettre fin à une session Creer une nouvelle connexion Assistant Connexion Internet Gestion des connexions Modifier une connexion Définir une connexion par défaut Supprimer une connexion Renommer une connexion Démarrer automatiquement le navigateur Internet Verification des connexions Consulter le journal des connexions Afficher l état de la connexion Adresses DNS dynamiques/fixes Fonctionnement du service GPRS Qualité de service : Priorité : Délai :

9 Fiabilité : Débit maximum : Débit moyen : Saisie manuelle des paramètres opérateur pour un réseau standard 124 Saisie manuelle des paramètres opérateur pour un réseau haut débit CHAPITRE 5: TRANSFERER DES FICHIERS Présentation Boutons Transférer des fichiers Transférer un fichier du PC vers le téléphone mobile Transférer un fichier du téléphone mobile vers le PC CHAPITRE 6: PERSONNALISER Présentation de la fonction Personnaliser Pour accéder aux éditeurs Description Editeur d image Description de l Editeur d image Présentation de l Editeur d image Ecran de sélection Boutons Ecran de prévisualisation Editer une image Découper une image Retoucher une image Boutons de la barre d outils de retouche Réaliser une capture d écran Editeur de mélodie

10 Présentation de l Editeur de mélodie Description de l Editeur de mélodie Ecran de sélection Ecran Fichiers Mélodies Ecran de prévisualisation Ouverture d un fichier son Ouvrir un fichier.cda Ouvrir un fichier son polyphonique Ouvrir un fichier son hi-fi Sélectionner et lire un extrait Pour sélectionner un extrait musical Pour écouter l extrait musical sélectionné Pour démarrer la lecture à partir d un point spécifique Enregistrement vocal Mixer deux fichiers son Enregistrer un extrait Pour enregistrer une mélodie sur l ordinateur Pour enregistrer une mélodie sur le téléphone mobile Editeur de video Présentation de l Editeur de vidéo Description de l Editeur de vidéo Ecran de prévisualisation Ecran Explorateur Ecran du Composeur Ecran de sélection de fichiers multimédia Ecran du Composeur Boutons de la barre d outils du Composeur Boutons spécifiques du menu Outils (uniquement dans la Vue Edition) Zones du Composeur Ecran de prévisualisation

11 Gerer les videos Créer une vidéo Importer des fichiers multimédia (vidéo, audio, image, texte) 166 Insérer un titre Modifier un titre Ajouter un enregistrement sonore Régler la balance audio Régler le temps d affichage d un élément Pour régler le temps d affichage d un son ou d un titre Pour régler le temps d affichage d une vidéo ou d une image172 Réorganiser des éléments Scinder une vidéo Combiner des vidéos et/ou des images Enregistrer une vidéo Transférer une vidéo Formats compatibles Déplacer un champ de saisie Redimensionner un champ de saisie Basculer d une vue à une autre

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13 Informations légales La musique ou autres oeuvres audio provenant de CD, MP3 ou toute autre source («matériaux musicaux») peuvent être soumises à la loi sur le droit d'auteur. La copie non autorisée d'oeuvres protégées par le droit d'auteur peut contrevenir aux dispositions légales en vigueur notamment en France, aux Etats-Unis. Il est de votre responsabilité et non de celle de Motorola de vous assurer que votre utilisation du logiciel de Motorola Phone Tools et/ou des téléphones Motorola pour copier, modifier, lire ou utiliser de quelque manière que ce soit les matériaux musicaux ne viole pas les lois sur le droit d'auteur. Il vous incombe d'obtenir toute permission nécessaire et de régler la redevance de licence nécessaire pour les matériaux musicaux ou tout autre matériau que vous voulez copier, modifier, lire ou utiliser de quelque manière que ce soit. La violation des lois sur le droit d'auteur vous rend passible de procédures civiles ou pénales, même si vous ne tirez aucun profit financier ou commercial de votre copie ou de toute autre utilisation du matériau. Vous devez utiliser ce logiciel à des fins personnelles et non commerciales. Motorola Phone Tools 1

14 Configuration minimale requise Motorola Phone Tools s exécute sous Windows 2000, XP ou Vista. Pour un fonctionnement optimal de Motorola Phone Tools, vérifiez que vous disposez des éléments suivants : Processeur cadencé à 500 MHz au minimum 128 Mo de RAM Disque dur local comportant 120 Mo d espace libre Internet Explorer 6.0 ou ultérieur Câble USB ou dongle Bluetooth Port USB disponible (si vous utilisez un câble) ou adaptateur Bluetooth actif Téléphone Motorola ou périphérique compatible avec Motorola Phone Tools (Veuillez contacter votre fournisseur de services sans fil pour plus de détails.) Facultatif : Options Réseaux de données haut débit incluses dans le plan de services souscrit auprès de votre opérateur de téléphonie mobile (pour utiliser la messagerie électronique et l Internet haut débit sur le réseau de téléphonie mobile) ; le service de données, fonctionnalité qui dépend du réseau utilisé et de l abonnement souscrit, n est pas disponible dans toutes les zones. Copyright et marques Motorola, Inc Avanquest Software Tous droits réservés. Motorola Phone Tools est une marque déposée d Avanquest Software. Tous les noms de produit mentionnés dans ce document sont des marques ou des marques déposées de leurs propriétaires respectifs. 2 Motorola Phone Tools

15 Chapitre 1 : Aide principale Présentation Cette application vous permet de partager les informations de votre téléphone mobile avec votre ordinateur. Une fois que votre téléphone est connecté à votre ordinateur, il vous est possible d exécuter facilement différentes opérations. Celles-ci sont organisées en plusieurs zones, accessibles dans le volet de gauche : Données personnelles, Communiquer, Transférer des fichiers, Personnaliser et Moto En ligne. Données personnelles Contacts : gérer et modifier manuellement les contacts stockés sur votre téléphone et votre PC. Calendrier : gérer et modifier manuellement les rendez-vous planifiés sur votre téléphone et votre PC. Synchroniser : synchroniser les contacts et le calendrier de votre PC avec ceux de votre téléphone. L application fonctionne avec Outlook, Outlook Express et Lotus Notes. Sauvegarder/Restaurer : sauvegarder ou restaurer les contacts et les données du calendrier à tout moment. Transfert de l annuaire : transférer l annuaire du téléphone mobile vers un autre téléphone. Communiquer SMS : composer, recevoir et gérer des messages texte. MMS : composer des messages multimédia avec des images, des sons et des titres en vue de les envoyer à vos amis. Internet : vous connecter à Internet en utilisant votre téléphone en tant que modem et gérer les connexions. Motorola Phone Tools 3

16 Transférer des fichiers Images : transférer des images de votre téléphone vers votre PC, et inversement. Fichiers audio : transférer de la musique de votre téléphone vers votre PC, et inversement. Fichiers vidéo : transférer des vidéos de votre téléphone vers votre PC, et inversement. Tous les fichiers : transférer tout type de fichier de votre téléphone vers votre PC, et inversement. Personnaliser Vous pouvez modifier des mélodies ou des images, créer et/ou modifier des vidéos en vue de les transférer vers votre téléphone mobile. Editeur d image : modifier des images et les utiliser en tant que fond ou économiseur d écran sur votre téléphone mobile. Editeur de mélodie : modifier vos fichiers musicaux favoris ou des pistes de CD audio en vue de les utiliser comme sonneries sur votre téléphone mobile. Editeur de vidéo : composer des vidéos avec des sons et des titres, et les transférer vers votre téléphone mobile. Moto En ligne Vous pouvez accéder à des informations sur Motorola, les accessoires et le support technique de Motorola Phone Tools. Remarque Vous devez disposer d une connexion Internet pour accéder à ce service. 4 Motorola Phone Tools

17 Gérer les profils A chaque démarrage de l application, vous êtes invité à sélectionner un profil ou à en créer un nouveau, mais vous avez également la possibilité de définir un profil par défaut. Toutes les informations relatives à un utilisateur (contacts, événements du calendrier, SMS envoyés et reçus, etc.) étant associées à un profil, l application peut être utilisée par différentes personnes. Pour sélectionner un profil 1. Sélectionnez le profil de votre choix dans la liste déroulante Profil. 2. Cliquez sur OK pour lancer l application en utilisant le profil sélectionné. Pour créer un profil 1. Cliquez sur le bouton Nouveau. La fenêtre Nouveau profil s ouvre. 2. Saisissez le nom du nouveau profil et cliquez sur OK. La fenêtre se ferme et le nouveau profil est sélectionné dans la liste Profil. 3. Cliquez sur OK pour lancer l application en utilisant le nouveau profil. Pour définir un profil par défaut 1. Sélectionnez un profil dans la liste déroulante. 2. Cliquez sur le bouton Options >>. 3. Dans la zone Options, activez la case à cocher Définir comme profil par défaut. La boîte de dialogue Choix d un profil ne s affichera plus par la suite. Motorola Phone Tools 5

18 Pour réactiver la sélection du profil 1. Dans le menu Outils, sélectionnez Configuration > Configuration générale. La fenêtre Configuration générale s ouvre. 2. Cliquez sur l onglet Divers. 3. Dans la zone Au démarrage, activez le bouton radio Demander le profil à utiliser. Basculer d une vue à une autre Vous pouvez personnaliser l application et passer de la vue par défaut à la vue Téléphone. Dans la vue par défaut, cliquez sur le bouton placé dans l angle inférieur droit. La vue Téléphone s affiche. Vous pouvez accéder à toutes les fonctions dans le volet de droite. 6 Motorola Phone Tools

19 Remarque La vue Téléphone varie en fonction du téléphone connecté. Motorola Phone Tools 7

20 Chapitre 2 : Configuration de l application Accéder à la configuration générale Dans le menu Outils, sélectionnez Configuration > Configuration générale. La fenêtre Configuration générale s ouvre. Plusieurs onglets vous permettent de configurer l application et réaliser les opérations suivantes : «Modifier la couleur générale de l application» à la page 8 «Mettre à jour l application» à la page 9 «Définir des profils au démarrage» à la page 10 Modifier la couleur générale de l application Important! La disponibilité de certaines options dépend de la version du logiciel installé. 1. «Accéder à la configuration générale» à la page Cliquez sur l onglet Thèmes. 3. Sélectionnez la couleur dominante de l application. 4. Cliquez sur le bouton OK pour confirmer votre choix. Voir aussi «Mettre à jour l application» à la page 9 «Définir des profils au démarrage» à la page 10 8 Motorola Phone Tools

21 Mettre à jour l application Attention! Les fonctions décrites dans cette section de l aide en ligne ne sont pas prises en charge par tous les modems. Pour lancer Motorola Live Update 1. «Accéder à la configuration générale» à la page Cliquez sur l onglet Mise à jour des applications. 3. Cliquez sur le bouton Mettre à jour. L assistant Motorola Live Update s affiche. Suivez les instructions de l assistant. 4. Cliquez sur le bouton OK pour valider. Pour configurer la mise à jour 1. «Accéder à la configuration générale» à la page Cliquez sur l onglet Mise à jour des applications. 3. Cliquez sur le bouton Réglages. La fenêtre Mode de mise à jour s ouvre. 4. Sélectionnez un de ces modes : -> Automatique : La mise à jour s effectue automatiquement à la fréquence spécifiée dans la liste déroulante Vérifier les mises à jour tous les. La mise à jour est silencieuse (sans intervention de votre part). Activez la case à cocher Utiliser l assistant pour le téléchargement des mises à jour pour lancer automatiquement l assistant de mise à jour à la fréquence définie. Motorola Phone Tools 9

22 -> Manuel : La mise à jour s effectue manuellement. Reportez-vous à la rubrique Pour lancer Motorola Live Update. Remarque Par défaut, la case à cocher Pouvoir utiliser mon produit pendant le téléchargement est activée. Si vous souhaitez empêcher l utilisation de l application lors du téléchargement des mises à jour, désactivez cette case. 5. Cliquez sur le bouton OK pour confirmer votre choix. Voir aussi «Modifier la couleur générale de l application» à la page 8 «Définir des profils au démarrage» à la page 10 Définir des profils au démarrage Important! La disponibilité de certaines options dépend de la version du logiciel installé. 1. «Accéder à la configuration générale» à la page Cliquez sur l onglet Divers. 3. Dans la zone Au démarrage, indiquez si vous souhaitez que la boîte de dialogue Choix d un profil s ouvre au démarrage de l application afin de pouvoir sélectionner un profil parmi ceux que vous aurez définis au préalable ou si vous souhaitez toujours utiliser le profil actuel par défaut. Ainsi, la boîte de dialogue Choix d un profil ne s ouvrira plus au démarrage, sauf en cas de modifications ultérieures. 4. Cliquez sur le bouton OK pour confirmer votre choix. Voir aussi «Modifier la couleur générale de l application» à la page 8 «Mettre à jour l application» à la page 9 10 Motorola Phone Tools

23 Chapitre 3 : Données personnelles Présentation de la fonction Données personnelles La fonction Données personnelles vous permet de gérer facilement et efficacement vos contacts et votre calendrier. Vous pouvez ainsi modifier vos contacts et rendez-vous avant de les transférer vers votre téléphone mobile. En outre, vous avez la possibilité de synchroniser les contacts et le calendrier stockés sur votre PC avec ceux de votre téléphone, de sauvegarder et restaurer les contacts et le calendrier de votre téléphone à tout moment, ou encore de transférer votre annuaire vers un autre téléphone. Pour accéder à la fonction Données personnelles Dans le volet de gauche, cliquez sur le bouton Données personnelles, puis sur la zone à laquelle vous souhaitez accéder : «Contacts» à la page 13 «Calendrier» à la page 41 «Synchronisation» à la page 67 «Sauvegarde/Restauration» à la page 83 «Transfert de l annuaire» à la page 85 Motorola Phone Tools 11

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25 Contacts Présentation des contacts La fenêtre Contacts est un emplacement pratique pour stocker des informations sur vos correspondants, afin de pouvoir les exploiter lorsque vous préparez une émission. L application vous permet d afficher les contacts stockés sur votre PC et sur votre téléphone mobile dans une seule et même fenêtre afin de faciliter la synchronisation des données. Les fonctionnalités présentées dans cette aide vous aideront à organiser les informations relatives à vos correspondants sous la forme qui vous convient le mieux. Une vue standard et une vue avancée sont disponibles. Organisation de la fenêtre Vue Standard La fenêtre Contacts se divise en quatre parties : La barre de menu et la barre d outils de gestion des fichiers (qui reprend les options de menu les plus fréquemment utilisées) se trouvent dans la partie supérieure de la fenêtre. Voir plus bas pour plus de détails. A gauche, la liste des groupes affiche l arborescence des fiches courantes. La liste des contacts des fiches courantes et l «Recherche rapide» à la page 22 se trouvent en haut à droite. En bas à droite, apparaît le détail des coordonnées du contact sélectionné dans la liste des contacts. Motorola Phone Tools 13

26 Organisation de la fenêtre Vue Avancée Lorsque vous accédez à la Vue Avancée, l application lit les contacts stockés dans votre téléphone mobile. La Vue Avancée des contacts vous permet d afficher dans une même fenêtre les contacts de l application et ceux de votre téléphone mobile afin de faciliter la synchronisation des données. Pour plus d informations, reportez-vous à l aide en ligne relative à la synchronisation des contacts : «Synchronisation des contacts» à la page 30. «Utiliser la vue avancée des contacts» à la page 30. Gestion des annuaires Créer un annuaire Afin de faciliter l accès aux coordonnées de vos correspondants, il peut être utile de créer plusieurs annuaires regroupant chacun un type de contact. Par exemple, vous pouvez créer un annuaire réservé à vos contacts professionnels et un annuaire personnel. 1. Dans la barre de menus, sélectionnez Fichier > Nouveau. La fenêtre Nouvel Annuaire s ouvre. a. Saisissez le nom de l annuaire que vous souhaitez créer, puis indiquez le lecteur et le dossier où vous voulez l enregistrer. L extension.mdb est automatiquement attribuée aux fichiers annuaire de l application. b. Cliquez sur Enregistrer. 14 Motorola Phone Tools

27 Ouvrir un annuaire 1. Dans la barre de menus, sélectionnez Fichier > Ouvrir... La fenêtre Ouverture d un Annuaire s affiche. 2. Sélectionnez le type d annuaire à ouvrir dans la zone Type d annuaire. Le champ Nom de fichier indique le nom de l annuaire par défaut. 3. Si vous voulez modifier l annuaire par défaut, cliquez sur le bouton. La fenêtre Ouvrir un annuaire s affiche, vous permettant de rechercher un annuaire. 4. Cliquez sur le bouton Ouvrir. L annuaire sélectionné devient l annuaire courant : il est ouvert par défaut chaque fois que vous accédez aux contacts. Remarque Si l annuaire que vous ouvrez a été créé dans une autre application, sa structure est probablement différente de celle d un annuaire créé dans l application. Pour cette raison, vous devez «Etablir une correspondance entre les champs d un annuaire externe et ceux de l Annuaire de l application» à la page 16 du fichier ouvert et ceux de l annuaire de l application. Si certains champs de l annuaire ne figurent pas dans la structure du fichier ouvert, ils apparaissent en grisé. Supprimer un annuaire 1. «Ouvrir un annuaire» à la page 15 que vous voulez supprimer. 2. Dans la barre de menus, sélectionnez Fichier > Ouvrir. La fenêtre Ouverture d un Annuaire s affiche. 3. Notez le chemin d accès à l annuaire (format mdb), précisé dans le champ Fichier actuel. 4. Utilisez l Explorateur Windows pour localiser et supprimer l annuaire souhaité. Motorola Phone Tools 15

28 Fenêtre Table des correspondances Les fichiers PST de Microsoft Outlook, PAB de Microsoft Exchange, WAB de Microsoft Outlook Express et NSF de Lotus Notes présentent une structure différente de celle des fichiers annuaire de l application (extension.mdb). Pour cette raison, lorsque vous ouvrez un de ces fichiers dans l Annuaire, vous devez établir la correspondance entre les champs qu il contient et ceux de l Annuaire. Cette fenêtre vous permet d établir cette correspondance. La zone Onglets vous permet de sélectionner l onglet du contact pour lequel vous souhaitez établir la correspondance. La liste Champ Annuaire affiche tous les champs disponibles dans l annuaire pour l onglet sélectionné. La liste Champs annuaire externe affiche tous les champs disponibles dans l annuaire externe. Le bouton Défaut vous permet d accepter directement la table des correspondances proposée par l application. Vous pouvez cependant «Etablir une correspondance entre les champs d un annuaire externe et ceux de l Annuaire de l application» à la page 16. Etablir une correspondance entre les champs d un annuaire externe et ceux de l Annuaire de l application Remarque Cette option n est disponible qu avec un annuaire MS Outlook, Outlook Express, Microsoft Exchange ou Lotus Notes. 1. Dans la barre de menus, sélectionnez Options > Table des correspondances. La fenêtre Table des correspondances s ouvre. Remarque Vous pouvez également accéder à cette fenêtre via la fenêtre Paramètres d échange entre annuaires. 16 Motorola Phone Tools

29 2. L application propose une table des correspondances par défaut. Les noms des champs communs aux deux annuaires sont affichés en rouge. Si aucune correspondance n a été trouvée, le mot Néant (premier mot de la liste Champs annuaire externe) s affiche en rouge. 3. Pour accepter la table des correspondances proposée par défaut, cliquez sur le bouton Défaut. 4. Si la table des correspondances proposée par l application ne convient pas, établissez vos propres correspondances. Pour ce faire, procédez comme suit : a. Dans la liste Onglets, sélectionnez l onglet (Identification, Bureau, Domicile, etc.) qui contient les champs de l Annuaire pour lesquels vous souhaitez établir une correspondance. Les champs de l onglet sélectionné s affichent dans la liste Champ Annuaire. L ensemble des champs contenus dans l annuaire externe sont affichés dans la liste Champs annuaire externe. b. Dans la liste Champ Annuaire, cliquez sur le nom du champ pour lequel vous souhaitez effectuer une correspondance. c. Dans la liste Champs annuaire externe, cliquez sur le nom du champ de l annuaire externe auquel vous voulez faire correspondre le champ préalablement sélectionné. d. Cliquez sur Affecter. 5. Répétez les étapes a. à d. pour chaque champ. 6. Lorsque toutes les correspondances sont correctement établies, cliquez sur OK. Voir aussi «Fenêtre Table des correspondances» à la page 16 Motorola Phone Tools 17

30 Gestion des contacts Créer un contact 1. Cliquez sur le bouton Nouveau. 2. Saisissez les informations que vous possédez sur votre correspondant. Renseignez au moins l un des champs suivants : Titre, Prénom, Deuxième prénom ou Nom. Les autres champs sont facultatifs. 3. Pour saisir les coordonnées téléphoniques de votre correspondant : a. Sélectionnez l onglet Bureau ou Domicile. b. Cliquez sur le bouton, sélectionnez le libellé qui correspond au type de numéro (Télécopie s il s agit d un numéro de fax, par exemple), puis saisissez le numéro. c. Procédez de la même manière pour tous les numéros auxquels vous pouvez joindre ce correspondant. Dans la liste des libellés correspondant aux différents types de numéro, une marque de sélection apparaît en regard de chaque type de numéro déjà saisi. 4. Cliquez sur le bouton Enregistrer. Sélectionner des contacts Pour sélectionner un seul contact Cliquez sur le contact ou déplacez-vous dans la liste jusqu au contact souhaité à l aide des touches fléchées du clavier. Le contact en question est mis en surbrillance. Ses informations sont affichées dans les onglets Identification, Bureau, Domicile, etc. 18 Motorola Phone Tools

31 Pour sélectionner plusieurs contacts Pour sélectionner plusieurs contacts qui ne se suivent pas dans la liste, maintenez la touche CTRL enfoncée, puis cliquez sur chacun des contacts souhaités. Pour sélectionner un bloc de contacts qui se suivent dans la liste, maintenez la touche MAJ enfoncée et cliquez sur le premier, puis sur le dernier contact du bloc. Pour sélectionner tous les contacts Dans la barre de menus, sélectionnez Edition > Sélectionner toutes les fiches ou utilisez le raccourci clavier Ctrl+A. Vous pouvez ensuite faire glisser les contacts sélectionnés vers le dossier d une liste de groupes pour les copier. Modifier un contact 1. Dans la liste des contacts de l annuaire, sélectionnez celui que vous voulez modifier. Les informations du contact sélectionné s affichent dans la partie inférieure de la fenêtre. 2. Placez le curseur dans le champ que vous voulez modifier, puis saisissez les nouvelles données. 3. Cliquez sur le bouton Enregistrer. Motorola Phone Tools 19

32 Supprimer un contact 1. Dans la liste des contacts de l annuaire, sélectionnez celui que vous voulez supprimer. 2. Cliquez sur le bouton Supprimer. Le contact sélectionné est alors placé dans le dossier Corbeille. Attention! Si vous utilisez un annuaire MS Outlook, Outlook Express ou Microsoft Exchange, le dossier Corbeille n est pas disponible. Dans ce cas, la suppression d un contact est irréversible. Voir aussi «Restaurer un contact supprimé» à la page 20 Restaurer un contact supprimé Les contacts supprimés sont stockés dans le dossier Corbeille. Vous pouvez les restaurer tant que vous ne videz pas la Corbeille. 1. Sélectionnez le dossier Corbeille dans le volet Liste des groupes. 2. Sélectionnez le(s) contact(s) que vous voulez restaurer. 3. Cliquez avec le bouton droit et sélectionnez l option Restaurer dans le menu qui s affiche. Attention! Si vous utilisez un annuaire MS Outlook, Outlook Express ou Microsoft Exchange, la Corbeille n est pas disponible. Vous n avez donc pas la possibilité de restaurer les contacts supprimés. Copier des contacts dans un dossier 1. Sélectionnez les contacts que vous voulez copier. 20 Motorola Phone Tools

33 2. Faites glisser les contacts sélectionnés vers le dossier de votre choix. Vous pouvez également utiliser les options Copier/Coller du menu Edition. Remarque Lorsque vous modifiez la copie d un contact, l original est automatiquement mis à jour, et inversement. Voir aussi «Groupe de contacts» à la page 28 Imprimer des contacts 1. Dans la barre de menus, sélectionnez Fichier > Imprimer. La fenêtre Paramètres d impression s ouvre. 2. Sélectionnez l onglet Mise en page. 3. Vérifiez l imprimante sélectionnée dans le champ Imprimante par défaut. Cliquez sur le bouton Imprimante si vous souhaitez en utiliser une autre. 4. Spécifiez l étendue d impression : Groupe courant : imprime tous les contacts figurant dans le groupe (ou dossier) sélectionné. Fiche courante : imprime seulement le contact sélectionné. 5. Indiquez la valeur (en centimètres) que vous voulez affecter aux marges Haute, Basse, Gauche et Droite. 6. Dans la zone Mise en page, sélectionnez l option Liste ou Fiche. En mode Liste : a. Cliquez sur l onglet Définir la liste. b. «Définir la liste à imprimer» à la page 37 selon vos préférences d impression. 7. Cliquez sur Aperçu pour vérifier la présentation du document. En mode Liste, vérifiez que toutes les colonnes apparaissent bien dans la page, à l intérieur des marges définies. Si ce n est pas le cas, affichez à nouveau l onglet Définir la liste et adaptez la présentation. Motorola Phone Tools 21

34 8. Dès que le document obtenu vous satisfait, cliquez sur Imprimer dans la fenêtre Aperçu avant impression. Rechercher Rechercher des contacts Selon votre objectif, deux méthodes de recherche de contacts s offrent à vous : Si vous recherchez un correspondant dont vous connaissez le nom, le prénom, la société ou le numéro de téléphone, effectuez une «Recherche rapide» à la page 22. Si vous recherchez tous les contacts qui répondent à un critère commun (tous les correspondants qui habitent Paris, par exemple), effectuez une «Recherche sur critères» à la page 24. Recherche rapide 1. Cliquez sur le dossier (ou groupe) sur lequel doit porter la recherche (si vous voulez effectuer une recherche sur toutes les fiches courantes, cliquez sur le dossier racine). 2. Dans la liste des contacts, cliquez sur l intitulé de la colonne qui correspond au champ sur lequel doit porter la recherche : Nom, Prénom, Société, etc. Par exemple, si vous cliquez sur l intitulé de la colonne Nom, l intitulé du champ Recherche rapide devient : «Recherche rapide sur Nom». 22 Motorola Phone Tools

35 3. Dans le champ Recherche rapide, saisissez les premiers caractères du mot (ou du numéro) recherché. Au fur et à mesure que vous tapez les caractères, le curseur se déplace dans la liste des contacts et sélectionne le premier correspondant dont le nom/le numéro commence par les caractères saisis. Voir aussi «Recherche sur critères» à la page 24 Motorola Phone Tools 23

36 Recherche sur critères 1. Dans la barre de menus, sélectionnez Edition > Rechercher. La fenêtre Rechercher s ouvre. 2. Dans le champ Texte recherché, saisissez le texte que vous souhaitez rechercher. 3. Dans la liste Champs, sélectionnez le champ sur lequel doit porter la recherche. 4. Cliquez sur le bouton OK. Les fiches qui répondent aux critères indiqués sont copiées dans le dossier Résultat Recherche. Voir aussi «Recherche rapide» à la page 22 Importation\Exportation Fichiers annuaire compatibles Lorsque vous utilisez l Annuaire, ne supprimez pas les annuaires ou les carnets d adresses que vous auriez éventuellement créés dans d autres applications. L application vous permet d importer et de mettre à jour les coordonnées de vos contacts dans l Annuaire et d exporter les formats de bases de données suivants : «Fichier texte avec séparateurs» à la page 35 DBASE III ou DBASE IV Motorola Phone Tools (DBF, MDB* et PBK) «vcard» à la page 37 (VCF) Annuaire Exchange (PAB*) Dossier Contacts Outlook/Exchange (PST*) Carnet d adresses Outlook Express (WAB*) Lotus Notes (NSF*) Contacts Windows Vista (VCS*) 24 Motorola Phone Tools

37 Les formats Lotus Notes, Exchange, Outlook et Outlook Express ne sont disponibles que si les applications correspondantes sont installées sur votre PC. Remarque *Ces types d annuaire peuvent être consultés directement en cliquant sur Fichier > Ouvrir... Voir aussi «Importer des contacts à partir d un fichier externe» à la page 25 «Exporter des contacts vers un fichier externe» à la page 26 «Spécifier la structure d un fichier texte avec séparateurs lors de l importation» à la page 25 Importation Importer des contacts à partir d un fichier externe Dans la barre de menus, sélectionnez Fichier > Importer. Un assistant vous guide tout au long des étapes d importation. Les fichiers DBF, MDB, DAN, VCF, PAB, PST et WAB sont importés de façon automatique. Seuls les fichiers texte avec séparateurs nécessitent que vous définissiez leur structure. Voir aussi «Fichiers annuaire compatibles» à la page 24 «Spécifier la structure d un fichier texte avec séparateurs lors de l importation» à la page 25 Spécifier la structure d un fichier texte avec séparateurs lors de l importation Lorsque vous importez un fichier texte avec séparateurs, vous devez définir sa structure afin que l application puisse délimiter correctement les différents champs et contacts. Motorola Phone Tools 25

38 Ces informations vous sont demandées dans la troisième fenêtre de l assistant d importation (Assistant d importation - Fichier texte avec séparateurs). Dans cette fenêtre : 1. Cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez le fichier à importer. 2. Dans la liste Origine du fichier, sélectionnez : ASCII/DOS si le fichier provient de l environnement DOS ou ANSI/WINDOWS si le fichier provient de l environnement Windows. 3. Indiquez les séparateurs utilisés pour délimiter les champs et les entrées (contacts) du fichier. Si vous ne connaissez pas le type de séparateur utilisé, faites des essais et contrôlez le résultat de vos essais dans la zone Aperçu. Si vous ne sélectionnez pas les paramètres appropriés, les contacts figurant dans votre annuaire ne s afficheront pas correctement. 4. Précisez si nécessaire l identificateur de texte utilisé. 5. Activez l option La première ligne correspond aux noms des champs, si tel est le cas. Ces intitulés seront alors reconnus en tant que tels et ne seront pas importés en tant que contact. 6. Cliquez sur Suivant pour poursuivre l importation. Remarque Si vous ne souhaitez pas importer les champs non renseignés, sélectionnez l option Masquer les champs vides. Cette option s applique uniquement si un champ n est renseigné dans aucun contact (entrée) : dans ce cas, dans la zone Aperçu, la colonne correspondant à ce champ est vide. Exportation Exporter des contacts vers un fichier externe L application vous permet d exporter vos annuaires afin d exploiter les informations qu ils contiennent dans des applications externes. 26 Motorola Phone Tools

39 Dans la barre de menus, sélectionnez Fichier > Exporter. Un assistant vous guide tout au long des étapes d exportation. L exportation aux formats MDB, DAN, PAB, PST et WAB est automatique. Seuls les fichiers texte avec séparateurs nécessitent que vous définissiez leur structure. Important! Pour procéder à une exportation vers un fichier vcard, reportez-vous à la rubrique suivante : «Exporter les informations d un contact vers un fichier vcard» à la page 28 Voir aussi «Fichiers annuaire compatibles» à la page 24 «Spécifier la structure d un fichier texte avec séparateurs lors de l importation» à la page 25 Spécifier la structure d un fichier texte avec séparateurs lors de l exportation Lorsque vous exportez un annuaire vers un fichier texte, vous devez définir la manière dont l application doit structurer ce fichier. Ces informations vous sont demandées dans la troisième fenêtre de l assistant d exportation (Assistant d exportation - Fichier texte avec séparateurs). Dans cette fenêtre : 1. Dans le champ Fichier d export, saisissez le nom du fichier vers lequel exporter les données ou utilisez le bouton rechercher un fichier d export. 2. Dans la liste Origine du fichier, sélectionnez : ASCII/DOS si le fichier doit être utilisé sous DOS ou ANSI/WINDOWS s il doit être utilisé sous Windows. Parcourir pour 3. Indiquez les séparateurs à utiliser pour délimiter les champs et les contacts dans le fichier de destination. 4. Spécifiez un identificateur de texte : le fichier obtenu sera plus lisible. Motorola Phone Tools 27

40 5. Si vous souhaitez que le premier contact du fichier créé contienne les intitulés des champs exportés, sélectionnez l option Afficher le nom des champs sur la première ligne. 6. Cliquez sur Suivant pour poursuivre l exportation. Exporter les informations d un contact vers un fichier vcard 1. Sélectionnez le contact dont vous souhaitez exporter les informations. 2. Dans la barre de menus, sélectionnez Edition > Exporter vers le fichier vcard. La fenêtre Fichier vcard s ouvre. 3. Sélectionnez l emplacement dans lequel enregistrer le fichier vcard. 4. Cliquez sur Enregistrer. Gestion des groupes de contacts Groupe de contacts Un groupe désigne un dossier dans lequel vous stockez des contacts. Son principal intérêt est qu il permet de rassembler des contacts qui ne possèdent pas de critères communs et ne peuvent donc pas faire l objet d une recherche automatique. Lorsque le groupe est créé, il constitue une sélection stable de contacts, que vous n avez pas besoin de reconstituer à chaque fois que vous en avez besoin. Les groupes contiennent uniquement la copie des contacts que vous y placez. Lorsque vous modifiez la copie d un contact, l original est automatiquement mis à jour, et inversement. Voir aussi «Créer un groupe» à la page 29 «Renommer un groupe» à la page 29 «Supprimer un groupe» à la page Motorola Phone Tools

41 Créer un groupe Vous pouvez créer des groupes dans n importe quel dossier, à l exception des dossiers Résultat Recherche et Corbeille. 1. Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez créer un groupe. 2. Dans la barre de menus, sélectionnez Fichier > Groupe > Créer un sous groupe de l annuaire. La fenêtre Création de sous groupe de «[...]» s ouvre. 3. Saisissez le nom du groupe à créer dans le champ Nom du groupe. 4. Cliquez sur OK. Renommer un groupe 1. Cliquez avec le bouton droit sur le groupe que vous souhaitez renommer. Sélectionnez l option Renommer dans le menu contextuel. Vous pouvez alors modifier le nom du groupe. 2. Saisissez le nouveau nom que vous souhaitez attribuer au groupe sélectionné. 3. Appuyez sur la touche Entrée du clavier. Supprimer un groupe 1. Cliquez avec le bouton droit sur le groupe que vous souhaitez supprimer. Sélectionnez l option Supprimer dans le menu contextuel. Une fenêtre de confirmation s ouvre. 2. Cliquez sur OK pour confirmer l opération. Motorola Phone Tools 29

42 Synchronisation des contacts Accéder à la vue avancée des contacts Important! La disponibilité de certaines fonctionnalités décrites dans cette aide dépend des capacités de votre équipement et de la combinaison téléphone / abonnement. Assurez-vous que votre téléphone est bien connecté à votre PC et qu il est allumé. La Vue Avancée vous permet d afficher dans une même fenêtre les contacts de l application et ceux de votre téléphone mobile afin de faciliter la synchronisation des données. Pour ouvrir la vue avancée des contacts 1. Dans la barre de menus, sélectionnez Affichage > Vue Avancée La Vue Avancée s affiche. 2. Si la Vue Standard s affiche, cliquez sur le bouton Affichage pour passer à la Vue Avancée. Remarque Cette vue n est accessible que si votre téléphone mobile est allumé et connecté à votre PC. Utiliser la vue avancée des contacts Important! La disponibilité de certaines fonctionnalités décrites dans cette aide dépend des capacités de votre équipement et de la combinaison téléphone / abonnement. Assurez-vous que votre téléphone est bien connecté à votre PC et qu il est allumé. Lorsque vous accédez à la Vue Avancée, l application lit les contacts contenus dans l annuaire de votre téléphone mobile. 30 Motorola Phone Tools

43 Organisation de la fenêtre Vue Avancée Cette fenêtre se divise en quatre parties : La barre de menus et la barre d outils de gestion des fichiers (qui reprend les options de menu les plus fréquemment utilisées) se trouvent dans la partie supérieure de la fenêtre. Voir plus bas pour plus de détails. A gauche, la zone Annuaire affiche les contacts de l application. A droite, la zone Téléphone mobile affiche les contacts de votre téléphone mobile. Entre ces deux zones, une série de boutons vous permettent de transférer des contacts d un annuaire à l autre (boutons du haut) et d enregistrer les modifications (bouton du bas). Remarque Pour que l initialisation puisse s effectuer, votre téléphone mobile doit être allumé et connecté à votre PC. Barre de menus et barre d outils de gestion des fichiers Les barres d outils et de menus reprennent en partie les options disponibles dans la vue standard de l annuaire. Pour plus d informations, reportez-vous à l aide en ligne relative aux contacts : «Présentation des contacts» à la page 13. Menu Affichage Dans ce menu, les options suivantes sont spécifiques de la vue avancée. Vue de détails PC: Ouvre la fenêtre Personnalisation vue de détails Vue de détails mobile: Ouvre la fenêtre Personnalisation vue de détails. Motorola Phone Tools 31

44 Menu Téléphone Mobile L option suivante est spécifique de la vue avancée. Lecture des contacts téléphone: Met à jour l affichage des fiches courantes de la zone Téléphone mobile. Zone Poste de travail Cette zone fonctionne comme la vue standard de l annuaire. La liste déroulante placée en haut de la zone vous permet de sélectionner le dossier de l annuaire où se trouvent les contacts à synchroniser. Audessous s affiche la liste des contacts contenus dans le dossier sélectionné. Les détails de chaque fiche sélectionnée apparaissent dans la partie inférieure de la fenêtre. Le bouton Nouveau vous permet de créer une nouvelle fiche pour un contact ; le bouton Editer vous permet de modifier la fiche pour le contact sélectionné ; le bouton Supprimer vous permet de supprimer la fiche du contact sélectionné. Le bouton une recherche de fiche sur critères. Rechercher vous permet d effectuer Remarque Lorsque vous modifiez un contact dans cette vue, ses détails apparaissent en rouge jusqu à ce que vous cliquiez sur Sauvegarder les modifications ou démarriez une synchronisation. Zone Téléphone mobile Important! Les informations disponibles dans cette zone dépendent des capacités de votre téléphone. Cette zone affiche la liste des fiches contact enregistrées dans la mémoire de votre téléphone mobile et de votre carte SIM. Tout comme dans la zone Poste de travail, les détails de chaque fiche sélectionnée apparaissent dans la partie inférieure de la fenêtre. 32 Motorola Phone Tools

45 Le bouton Nouveau ouvre la boîte de dialogue Nouvelle entrée mobile, qui vous permet de saisir un nouveau contact à enregistrer dans l annuaire de votre téléphone mobile. Remarque Pour une description les boutons Editer et Supprimer, reportez-vous au paragraphe Zone Poste de travail. Le bouton Actualiser permet de mettre à jour la liste des contacts de votre téléphone mobile. Remarque Cette commande est très utile si vous modifiez des contacts directement dans votre téléphone mobile alors que celui-ci est connecté à votre PC et que l application est ouverte. Un simple clic sur ce bouton vous permet d afficher la liste mise à jour. Boutons de commande Permet de transférer les contacts de l application vers l annuaire du téléphone mobile. Permet de transférer les contacts du téléphone mobile vers l annuaire de l application. Permet d enregistrer les modifications apportées à l annuaire de l application ou à celui du téléphone mobile. Remarque Le dernier bouton n est accessible que lorsque des modifications sont apportées à l une ou l autre liste. Motorola Phone Tools 33

46 Synchroniser manuellement des contacts Important! La disponibilité de certaines options dépend de la version du logiciel installé. Assurez-vous que votre téléphone est bien connecté à votre PC et qu il est allumé. 1. Ouvrez la«synchronisation des contacts» à la page Sélectionnez un ou plusieurs contacts (en maintenant la touche Ctrl enfoncée et en cliquant sur chacun des contacts à synchroniser) dans la zone Annuaire et/ou Téléphone mobile. 3. Cliquez sur le bouton (PC vers téléphone) ou (téléphone vers PC) pour transférer les contacts d une liste à l autre. Les contacts transférés sont affichés en rouge tant que la synchronisation n est pas terminée. 4. Cliquez sur le bouton pour enregistrer les contacts sur votre téléphone mobile ou votre PC. La synchronisation s effectue conformément aux paramètres définis dans la fenêtre Options de synchronisation. Fenêtre Personnalisation vue de détails 1. Dans la barre de menus de la «Vue Avancée» à la page 30, sélectionnez Affichage > Vue de détails PC ou Vue de détails mobile. La fenêtre Personnalisation vue de détails s ouvre. 2. Sélectionnez les champs affichés dans la vue des contacts, soit dans la zone Annuaire, soit dans la zone Téléphone mobile. a. Utilisez les boutons Ajouter et Cacher pour déplacer les champs de la liste Champs disponibles vers la liste Afficher ces champs dans cet ordre. 34 Motorola Phone Tools

47 b. Utilisez les boutons Monter et Descendre pour modifier la position des champs dans la liste Afficher ces champs dans cet ordre. c. Activez la case à cocher Afficher que les champs non vides si vous voulez afficher seulement les champs renseignés. Séparateur de champs Indicateur visuel permettant de définir et visualiser la taille des champs que vous souhaitez exporter. Vous pouvez insérer autant de séparateurs de champs que vous le souhaitez pour une fiche. Pour insérer un séparateur de champs, faites un clic gauche dans la zone Aperçu. Pour supprimer un séparateur de champs, faites un clic droit sur le séparateur que vous souhaitez supprimer. Pour déplacer un séparateur de champs, placez le curseur de la souris sur le séparateur de champs. Le curseur prend la forme d une croix. Appuyez sur le bouton gauche de la souris puis, tout en le maintenant enfoncé, déplacez le séparateur. Fichier texte avec séparateurs Fichier de type texte délimité (ASCII ou ANSI) : les champs et les contacts ne sont pas de taille fixe, mais séparés les uns des autres par des caractères ou séquences de caractères particuliers, qu il faut spécifier lors de l importation ou l exportation de contacts. Le format CSV est un exemple de fichier texte avec séparateurs. Identificateur de texte Caractères qui encadrent le texte contenu dans les champs que vous exportez. Ils permettent d accroître la lisibilité du fichier obtenu après l exportation d un fichier texte avec séparateurs. Par exemple, si vous exportez les champs Nom et Prénom et que vous choisissez les guillemets comme identificateur de texte, les champs exportés s afficheront comme suit : «Nom»;«Prénom» Motorola Phone Tools 35

48 «Smith»; «Igor» «Berteau»;«Cécile» Dans cet exemple, les guillemets encadrant les champs constituent l' Identificateur de texte. Identificateur de texte Les identificateurs de texte sont des caractères placés avant et après le texte des différents champs destinés à être exportés dans le fichier texte. Les fichiers contenant des identificateurs de texte sont plus faciles à lire. Par exemple, si vous exportez les champs Nom et Prénom, et que vous choisissez les guillemets comme identificateur de texte, les champs exportés s afficheront comme suit: «Nom»;«Prénom» «Dubois»; «Jean» «Durand»; «Marie» Dans cet exemple, les guillemets encadrant les champs constituent l'identificateur de texte. Fenêtre Paramètres d impression Pour imprimer des contacts, vous avez le choix entre deux modes de présentation : Fiche et Liste. Mode Fiche : imprime chaque contact en entier, c est-à-dire avec tous ses champs, qu ils soient renseignés ou non. Mode Liste : imprime uniquement les champs que vous spécifiez, sous la forme d un tableau. Chaque ligne représente un contact et chaque colonne un champ du contact. Le bouton Aperçu vous permet d afficher une fenêtre d aperçu avant impression des fiches. Voir aussi «Imprimer des contacts» à la page Motorola Phone Tools