DOSSIER DE DEMANDE DE SUBVENTION 2016 CULTURE

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1 NOM DE L ASSOCIATION : SUBVENTION AU PROGRAMME D ACTIVITES : OU SUBVENTION AU PROJET : DOSSIER DE DEMANDE DE SUBVENTION 2016 CULTURE DATE LIMITE DE RENVOI DU DOSSIER : CULTURE - 23 NOVEMBRE 2015 PATRIMOINE 28 FEVRIER 2016 (CACHET DE LA POSTE FAISANT FOI) Les dossiers et l ensemble des pièces sont à adresser par courrier à : Mairie de Lille Pôle Culture 40 Place Augustin Laurent Les Arcades 2 ème étage CS LILLE CEDEX ET par mail à subventionsculture@mairie-lille.fr Cadre réservé à l Administration DATE D ARRIVEE : (Cachet) ACCUSE DE RECEPTION ENVOYE MONTANT DE LA DEMANDE : Délégation Culture Page 1 sur 11

2 NOTICE D'INFORMATION GENERALE Le présent dossier constitue le cadre au sein duquel les porteurs de projets sont invités à formuler leur demande de subvention. Le dépôt d une demande de subvention ne vaut pas acceptation par la Ville de Lille de ladite demande. L octroi de la subvention au porteur du projet est acté par délibération du Conseil Municipal. Si la subvention est supérieure à , une convention entre la Ville et l'association est nécessaire. La convention décrit le projet de l association et fixe les engagements réciproques et de la Ville et de l association, notamment les règles de contrôle. En conséquence il est rappelé au porteur de projet que le démarrage du projet pour lequel la subvention est demandée avant que le Conseil Municipal n ait délibéré se fait aux risques et périls du demandeur. Le porteur de projet est seul responsable des actions qu il mène. En cas de refus de la subvention, la Ville de Lille ne peut en aucun cas être tenue responsable des pertes financières liées au projet. Jusqu à quand déposer vos demandes de subvention? o Jusqu'au 23 novembre 2015 pour les demandes de subvention 2016 auprès de la délégation de la culture. o Jusqu'au 28 février 2016 pour les demandes de subvention 2016 auprès de la délégation du Patrimoine. Le parcours de la demande de subvention (de l instruction au vote) : Etape 1 : dépôt de la demande de subvention par l association Il appartient au porteur du projet de déposer une demande via le présent dossier dûment complété envoyé par courrier et par mail à l'adresse générique subventionsculture@mairie-lille.fr. En fonction du montant demandé, les justificatifs à fournir ne sont pas les mêmes. Etape 2 : enregistrement de la demande de subvention Lorsque que le porteur de projet fait une demande de subvention un accusé de réception lui est adressé, lui attribuant un numéro de dossier et faisant état de la complétude ou non du dossier. Le cas échéant cet accusé précise les pièces manquantes et le délai de transmission. Etape 3 : instruction de la demande La direction thématique concernée procède à une instruction technique, juridique et financière de la demande et examine l opportunité du projet au regard des objectifs de la Politique Culturelle Municipale. Des vérifications juridiques et comptables sont également effectuées, soit par la direction instructrice, soit par les services juridiques et/ou du contrôle de gestion de la collectivité, sur la base des documents qui doivent être transmis par l association (récépissés de déclarations de modification, composition du conseil d administration et du bureau de l association, dernier procès-verbal d assemblée générale ou dernier rapport d activité, documents budgétaires et comptables). Etape 4 : décision L'Adjoint au Maire compétent décide alors de donner une suite favorable ou non à la demande. Si l avis est positif, la proposition de subvention est présentée en commission culture puis soumise au vote du Conseil Municipal selon un calendrier propre aux services de la Ville de Lille. Etape 5 : versement de la subvention Au lendemain du vote, les délibérations du Conseil Municipal sont adressées à la Préfecture qui opère un contrôle de légalité des décisions prises par le Conseil Municipal. Au retour de ces délibérations des services de la Préfecture (dans un délai moyen d'un mois), les services procèdent au versement de la subvention votée, par virement sur le compte bancaire désigné par l association au moment du dépôt de la demande. Le N SIRET est nécessaire pour procéder au versement. Les délais administratifs de versement sont en moyenne de 6 semaines. Délégation Culture Page 2 sur 11

3 1/ IDENTIFICATION DE LA STRUCTURE DENOMINATION OBJET DE LA STRUCTURE N SIRET CODE APE ADRESSE DU SIEGE SOCIAL N : Nom de Rue : Code Postal : Ville : ADRESSE DE CORRESPONDANCE (si différente de l adresse du siège social) N : Nom de Rue : Code Postal : Ville : PERSONNE A CONTACTER QUALITE (ex : directeur/rice) : N TELEPHONE COMPOSITION DU BUREAU NOM PRENOM PRESIDENT : TRESORIER : SECRETAIRE : 2/ RENSEIGNEMENTS ADMINISTRATIFS GENERAUX AGREMENTS ADMINISTRATIFS NON OUI (en ce cas précisez le(s)quel(s)) : Votre association dispose-t-elle d un agrément administratif? (ex : agrément jeunesse et sports, formation...) Votre association est-elle reconnue d utilité publique? ADHESIONS NON OUI (en ce cas précisez le(s)quel(s)) : Votre structure est-elle membre d autres associations ou personnes morales? : Des personnes morales sont-elles membres de votre association? CONVENTIONNEMENT NON OUI Délégation Culture Page 3 sur 11

4 (en ce cas précisez le(s)quel(s)) : Votre association a-t-elle signé une convention avec la Ville de Lille? Votre association a-t-elle signé une convention avec D autres organismes publics (Etat, collectivités locales, fondations...) Loi du 06/02/1992 Loi du 29/01/1993, Décret n du 21/03/2006 et Décret n du 05/05/2009 NOM DU COMMISSAIRE AUX COMPTES ADRESSE DE CORRESPONDANCE N : Nom de Rue : Code Postal : Ville : COMMISSARIAT AUX COMPTES Pour les associations dont la subvention est supérieure à ou correspond à plus de 50% du budget de l association, le bilan et le compte de résultat doivent être certifiés par le commissaire aux comptes de l association. Toute association recevant au moins un montant annuel de subventions publiques de doit établir un bilan, un compte de résultat et une annexe, nommer un commissaire aux comptes et un suppléant, et déposer ces documents à la Préfecture du siège social de l organisme. Enfin, elle doit assurer la publicité de ses comptes annuels et du rapport du commissaire aux comptes sur le site internet de la Direction des Journaux Officiels. COMPTE BANCAIRE OU POSTAL NOM DU TITULAIRE DU COMPTE BANQUE DOMICILIATION CODE BANQUE CODE GUICHET N DE COMPTE CLE IBAN : BIC : IMPERATIF : Fournir un R.I.B original pour toute demande de subvention. LICENCE D ENTREPRENEUR DU SPECTACLE Nom du titulaire : Qualité du titulaire : N DE LICENCE(S) : CATEGORIE 1 : CATEGORIE 2 : CATEGORIE 3 : Délégation Culture Page 4 sur 11

5 EQUIPE ET EMPLOI NOM DU RESPONSABLE : QUALITE : EMPLOIS PERMANENTS SALARIES ADMINISTRATIFS TECHNIQUES ARTISTES NOMBRE dont emploi(s) aidé(s) EQTP EMPLOIS INTERMITTENTS DU SPECTACLE SALARIES TECHNIQUES ARTISTES NOMBRE D HEURES EQTP VALORISATION DU BENEVOLAT ADMINISTRATIFS TECHNIQUES ARTISTES NOMBRE EQTP Existence d une fonction de médiation? Précisez si salarié ou bénévole : Existence d une fonction de communication? Précisez salarié ou bénévole Existence d une fonction d administration? Précisez salarié ou bénévole FONCTION DE MEDIATION OUI FONCTION DE COMMUNICATION FONCTION D ADMINISTRATION NON Délégation Culture Page 5 sur 11

6 3/ DEMANDE DE SUBVENTION AU PROGRAMME D ACTIVITES/PROJET 2016 DESCRIPTIF SYNTHETIQUE DU PROGRAMME D ACTIVITES/PROJET INTITULE (programme d activités ou projet et nom du projet) DESCRIPTION DU PROGRAMME D ACTIVITES/PROJET OBJECTIFS DU PROGRAMME D ACTIVITES/PROJET : préciser les raisons et intentions du projet, identifier ses priorités et montrer le résultat visé. DESCRIPTIF DES ACTIONS DE MEDIATION CULTURELLE DEPLOYEES ET ANCRAGE TERRITORIAL (Précisez quels sont les publics cibles de chaque action). Où? (Zone(s) géographique(s) ou territoire(s) de réalisation) QUI? (Publics bénficiaires) QUAND? (Date de mise en oeuvre et durée prévisionnelle) COMMENT? (Moyens mis en oeuvre) IMPACTS DU PROJET/PROGRAMME D ACTIVITES? (Quels sont les outils qualitatifs et quantitatifs mis en oeuvre pour évaluer le projet?) EVALUATION Délégation Culture Page 6 sur 11

7 LISTE EXHAUSTIVE DES DEMANDES DE SUBVENTIONS 2016 Fonds Européens Montant de la subvention en Euros % H.T T.T.C Objet de la subvention Dispositif concerné Etat Conseil Régional (Culture) Conseil Régional (Autre) Conseil Départemental du Nord MEL Ville de Lille (Culture) Ville de Lille Autres délégations (Précisez) Autres (Précisez) Montant des recettes propres TOTAL DES PRODUITS LISTE EXHAUSTIVE DES SUBVENTIONS PERCUES EN 2015 Fonds Européens Montant de la subvention en Euros H.T T.T.C % Objet de la subvention Dispositif concerné Etat Conseil Régional (Culture) Conseil Régional (Autre) Conseil Départemental du Nord MEL Ville de Lille (Culture) Ville de Lille Autres délégations (Précisez) Autres (Précisez) Montant des recettes propres TOTAL DES PRODUITS Délégation Culture Page 7 sur 11

8 LISTE EXHAUSTIVE DES SUBVENTIONS PERCUES EN 2014 Fonds Européens Montant de la subvention en Euros H.T T.T.C % Objet de la subvention Dispositif concerné Etat Conseil Régional (Culture) Conseil Régional (Autre) Conseil Départemental du Nord MEL Ville de Lille (Culture) Ville de Lille Autres délégations (Précisez) Autres (Précisez) Montant des recettes propres TOTAL DES PRODUITS Mise à disposition gratuite de locaux permanents Lieu N : Nom de Rue : Code Postal : Ville : Prêts de salles ponctuels Lieu(x). N : Nom de Rue : Code Postal : Ville : LISTE DES CONCOURS EN NATURE PERCUS PAR LA VILLE DE LILLE Valorisation du loyer (sur base des éléments communiqués par la Ville) : Durée (en jours) : Matériels et services mis à disposition gratuitement (précisez la nature et le montant): Nature de l aide : Valorisation des coûts(sur base des éléments communiqués par la Ville : Nature de l aide : Valorisation des coûts(sur base des éléments communiqués par la Ville : Valorisation des fluides (sur base des éléments communiqués par la Ville) : Valorisation des coûts (sur base des éléments communiqués par la Ville : Délégation Culture Page 8 sur 11

9 LISTE DES DOCUMENTS À JOINDRE (TOUTES LES PIECES SONT À FOURNIR OBLIGATOIREMENT POUR L ACCEPTATION DU DOSSIER) Pour toutes les structures : Courrier de demande de subvention adressé au Maire de Lille ou à l'élu délégué précisant l'objet et le montant de la demande Relevé d identité Bancaire ou Postal Projet artistique et culturel (programme détaillé des actions) pour lequel la subvention est sollicitée Délégation de signature des représentants légaux ( + copie du procès verbal du conseil d administration) Valorisation du bénévolat (nombre de bénévoles, heures annuelles estimées) Comptes annuels certifiés 2015 (bilan, compte de résultat, annexes dont impérativement l état de dette). A fournir au plus tard pour le 30/06/2016 : Certifiés par le conseil d administration si le budget est inférieur à Certifiés par un expert comptable ou commissaire aux comptes si le montant des subventions obtenues en 2015 est supérieur à ou si la subvention obtenue dépasse 50% du budget total de l association. Rapport du commissaire aux comptes ou, à défaut, du trésorier de l association. Comptabilité analytique. Détail des aides directes et indirectes perçues des financeurs autres que la Ville de Lille. Copie de la déclaration automatisée des données sociales unifiée (DADS-U) ANNEXE N 1 : Budget prévisionnel global équilibré selon modèle fixé par la Ville de Lille certifié par le Conseil d administration. Uniquement en cas de changement : Liste actualisée du Conseil d Administration (uniquement en cas de changement depuis la dernière demande) Copie de l arrêté d attribution de licence d entrepreneur de spectacles en cours de validité Pour toute première demande, en plus de tous les autres documents : Statuts de l association signés Extrait de la parution au Journal Officiel ATTESTATION SUR L HONNEUR Je, soussigné(e) représentant légal de l association certifie : - que l association est régulièrement déclarée à la Préfecture et qu elle est en règle au regard de l ensemble des déclarations sociales et fiscales ainsi que des cotisations et paiements correspondants, - exactes et sincères les informations du présent dossier, notamment la mention de l ensemble des demandes de subvention déposé auprès d autres financeurs publics ainsi que l approbation du budget par les instances statu - taires. J ai pris connaissance de l article L du Code Général des Collectivités Territoriales qui donne à la collectivité un pouvoir de contrôle sur l association et du texte de la Loi du 6 février 1992 qui fixe les conditions d une publication des comptes en annexe du compte administratif de la Ville de Lille. Fait, à le Signature La loi n du 6 janvier 1978 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés, s applique aux réponses faites à ce formulaire. Elle garantit un droit d accès et de rectification, pour les données vous concernant, auprès des services de la ville. COMMUNICABILITE : Je, soussigné(e) représentant légal de l association autorise la Ville de Lille à diffuser une présentation de mon association, hors données budgétaires, notamment sur le portail Internet de la Ville de Lille. OUI NON Signature Délégation Culture Page 9 sur 11

10 CHARTE D ENGAGEMENT La Ville de Lille, consciente de l importance d une bonne gestion des deniers publics et de la nécessite de transparence, souhaite établir par la présente Charte des relations contractuelles avec chacun de ses partenaires. Cette Charte se décline en grands principes partagés et engagements des signataires. Par cette Charte, la Ville, garante de l efficacité des politiques locales, reconnaît le rôle prépondérant que les partenaires occupent dans l animation et le développement harmonieux du territoire, le maintien des équilibres économiques et environnementaux, le renforcement du lien social et de l identité culturelle lilloise. Néanmoins, la ville reste souverain dans le choix d attribuer une aide à un partenaire. La signature de la présente Charte n exclut pas la signature ultérieure de conventions avec certains partenaires. Elle est cependant obligatoire pour qu une demande d aide puisse être instruite par les directions de la Ville. Lorsqu il effectue une demande d aide à la Ville, le partenaire s engage donc à respecter les principes suivants : 1- Se conformer au formalisme, aux règles et au processus de demande d aides de la Ville ; 2- Être à jour de ses cotisations sociales et fiscales pour l année n-1 ; 3- Utiliser la contribution uniquement pour la réalisation des opérations visées et ne pas reverser tout ou partie de la subvention à d autres associations, sociétés ou œuvres, sans autorisation formelle de la Ville ; 4- Communiquer à la collectivité communale le compte-rendu financier de l opération attestant de la conformité des dépenses effectuées à l objet de la subvention, ainsi que tout document budgétaire et comptable nécessaire à l analyse de la situation financière du partenaire, pour l exercice écoulé ; 5- Informer la Ville de tout projet important de communication, en relation avec l objet de l aide, afin de préserver la cohérence de l action communale ; 6- Informer la Ville de tout changement substantiel intervenant dans sa situation (difficultés financières, procédures collectives, redressement judiciaire, etc.) ; 7- Faire apparaître sur ses principaux documents informatifs ou promotionnels, après validation et le cas échéant, la participation financière de la collectivité ; 8- Fournir les procès verbaux des assemblées générales de l année n-1, ainsi que les modifications institutionnelles internes intervenues au cours de l année n ; 9- Faciliter le contrôle et l évaluation, par la collectivité communale et sous toute forme qu elle jugera opportune, de l utilisation des aides versées ; 10- Souscrire toutes les polices d assurance nécessaires pour garantir sa responsabilité civile, la collectivité communale ne pouvant être mise en cause en cas de défaut ; 11- Accepter les conditions de versement fixées par la Ville. En cas de non-respect de l un des engagements de la présente charte, le partenaire s expose à la résiliation, le nonpaiement ou à la demande de remboursement des aides attribuées, sur décision unilatérale de la Ville. Date et Signature du représentant légal : Délégation Culture Page 10 sur 11

11 Rappels réglementaires : Article L du code Général des Collectivités Territoriales Loi n du 21 février 1996 «Toute association, œuvre ou entreprise ayant reçu une subvention peut être soumise au contrôle des délégués de la collectivité qui l a accordée. Tous groupements, associations, œuvres ou entreprises privées qui ont reçu dans l année en cours une ou plusieurs subventions sont tenues de fournir à l autorité qui a mandaté la subvention une copie certifiée de leur budget et de leurs comptes de l exercice écoulé, ainsi que tous les documents faisant connaître le résultat de leur activité». Article 60-XI Loi de finances n du 23 Février 1963 La gestion de fait s applique, selon l article 60-XI de la loi de finances n du 23 Février 1963, à «toute personne qui, sans avoir la qualité de comptable public ou sans agir sous contrôle et pour le compte d un comptable public, s ingère dans le recouvrement de recettes affectées ou destinées à un organisme public», ou «reçoit ou manie directement ou indirectement des fonds ou valeurs extraits irrégulièrement de la caisse d un organisme public». Circulaire Ministérielle du 16/01/2007 Toute association doit transmettre un compte-rendu financier de son action dans les 6 mois suivants la fin de l exercice pour lequel la subvention a été attribuée, même si le renouvellement n est pas demandé. Ces documents comptables doivent être conformes au plan comptable associatif Loi du 06/02/1992 Pour les associations dont la subvention est supérieure à ou correspond à plus de 50% du budget de l association, le bilan et le compte de résultat doivent être certifiés par le commissaire aux comptes de l association. Loi du 29/01/1993, Décret n du 21/03/2006 et Décret n du 05/05/2009 Toute association recevant au moins un montant annuel de subventions publiques de doit établir un bilan, un compte de résultat et une annexe, nommer un commissaire aux comptes et un suppléant, et déposer ces documents à la Préfecture du siège social de l organisme. Enfin, elle doit assurer la publicité de ses comptes annuels et du rapport du commissaire aux comptes sur le site internet de la Direction des Journaux Officiels La loi n du 31 juillet 2014 en son article 59 stipule que «Constituent des subventions, au sens de la présente loi, les contributions facultatives de toute nature, valorisées dans l'acte d'attribution, décidées par les autorités administratives et les organismes chargés de la gestion d'un service public industriel et commercial, justifiées par un intérêt général et destinées à la réalisation d'une action ou d'un projet d'investissement, à la contribution au développement d'activités ou au financement global de l'activité de l'organisme de droit privé bénéficiaire. Ces actions, projets ou activités sont initiés, définis et mis en oeuvre par les organismes de droit privé bénéficiaires. Ces contributions ne peuvent constituer la rémunération de prestations individualisées répondant aux besoins des autorités ou organismes qui les accordent». Délégation Culture Page 11 sur 11