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1 Documentation produit PUBLIC Achats

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3 Table des matières 1 Achats Contexte de gestion Gestion de la relation fournisseurs Approvisionnement opérationnel Acquisition d'immobilisations dans les achats Automatisation de la gestion de la relation fournisseurs Remboursement de la TVA pour les entreprises nationales établies à l'étranger Détermination du prix dans la gestion de la relation fournisseurs Imputation dans les achats Temps et frais pour projets inter-sociétés Transfert de stock inter-sociétés Livraison directe Transfert de stock intra-société (Inde) Libres-services : Approvisionnement Contexte de gestion Traitement des paniers Tâches Créer un panier Créer un panier pour un tiers Ajouter un poste avec limites au panier Suivre le statut d'un panier Retirer un panier du processus d'approbation Annuler un produit demandé dans un panier Confirmer une livraison à partir d'un panier Confirmer une livraison rapidement Confirmer la livraison d'un article limite provenant d'un panier Annuler un accusé de réception de biens et services pour un panier Créer un retour marchandises pour un panier Demandes et commandes d'achat Vue Demandes d'achat Guide de consultation rapide Demandes d'achat Fondamentaux Tâches Vue Commandes d'achat Guide de consultation rapide Commandes d'achat Fondamentaux Table des matières P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 3

4 Tâches Vue Rapports Documents appelés par contrat Historique des prix par produit et fournisseur Suivi de création automatique de commandes d'achat Suivre les commandes d'achat Livraisons attendues par semaine Commandes d'achat par imputation Suivre les demandes d'achat Demandes d'achat par imputation Tâches courantes Configuration : Création automatique de commandes d'achat Configuration : Classification des taxes pour les postes de texte libre Accusés de réception de biens et services Fondamentaux Traitement des accusés de réception de biens et services et des retours marchandises Quantités dans les accusés de réception de biens et services et dans les retours marchandises. 129 Suivre un document de douane (Mexique) Vue Commandes d'achat à livrer Guide de consultation rapide Commandes d'achat à livrer Tâches Vue Accusés de réception et retours Guide de consultation rapide Accusés de réception et retours Tâches Vue Rapports Documents appelés par contrat Suivre les commandes d'achat Livraisons attendues par semaine Commandes d'achat par imputation Facturation fournisseur Fondamentaux Types de factures fournisseurs Contrôle des factures fournisseurs Détermination des taxes Détails de la détermination de la taxe Détermination des déclarations d'honoraires Processus de report fiscal pour facturation fournisseur Détermination automatique des comptes Flux de documents dans la comptabilité Écritures au journal Vue Travail Guide de consultation rapide Travail (Facturation fournisseur) Contexte de gestion SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Table des matières

5 Tâches Vue Saisie de facture Guide de consultation rapide Saisie de factures Fondamentaux Tâches Vue Factures et avoirs Guide de consultation rapide Factures et avoirs (Facturation fournisseur) Tâches Vue Décompte évalué des entrées Guide de consultation rapide Décompte évalué des entrées (Facturation fournisseur) Fondamentaux Vue Factures récurrentes Guide de consultation rapide Factures récurrentes (Facturation fournisseur) Tâches Vue Rapports Documents appelés par contrat Factures avec exceptions Statistiques des paiements Escompte Suivi des factures Tâches courantes Configuration : Classification des taxes pour les postes de texte libre Table des matières P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 5

6 1 Achats Synthèse Le domaine de gestion Achats vous permet de gérer le cycle de vie des achats opérationnels. Il couvre des activités permettant de contrôler et de gérer de manière centralisée les demandes d'achat, le service collaboratif de commandes d'achat et les accusés de réception de biens et services pour la livraison de produits. Vous pouvez intégrer et automatiser vos tâches d'achat, telles que la création de commandes d'achat, la réception des confirmations des commandes d'achat et la vérification des factures fournisseurs, ce qui contribue à minimiser les erreurs et à rationaliser l'intégralité de votre processus d'approvisionnement. De plus, l'approvisionnement en libreservice permet à vos salariés de créer, surveiller et contrôler leurs propres paniers de manière décentralisée, vous permettant ainsi de vous consacrer à d'autres tâches. Pertinence Le domaine de gestion Achats est particulièrement utile si vous devez acheter du stock pour la fabrication ou la vente directe à vos clients. Il est également utile si vous voulez acheter des articles ou des services non gérés en stock pour le fonctionnement quotidien de votre société et que vous voulez gérer vos coûts d'achat de manière centralisée. Les packages de gestion suivants sont associés au domaine de gestion Achats : Gestion des demandes et commandes d'achat (obligatoire) Approvisionnement en libre-service (facultatif) Facturation fournisseur (obligatoire) Avantages Un meilleur partage des informations au sein de votre entreprise et avec vos partenaires La solution SAP Business ByDesign prend en charge l'intégration de vos processus d'achat avec vos autres processus de gestion essentiels, tels que la gestion de la chaîne logistique, les projets et la comptabilité financière. Autrement dit, les salariés de tous les services peuvent accéder aux informations appropriées relatives aux achats et en faire le suivi. Ainsi, lorsqu'un salarié crée une demande d'approvisionnement pour un projet, les informations sont instantanément accessibles à un acheteur et au chef de projet concerné. De même, les salariés et les acheteurs peuvent commander des produits en ligne à partir de catalogues de fournisseurs externes mis à jour. Une efficacité accrue grâce à l'automatisation de vos processus de gestion SAP Business ByDesign vous aide à automatiser vos processus et limite ainsi au minimum l'intervention des salariés pour les tâches routinières. Le logiciel peut, par exemple, déterminer automatiquement la source d'approvisionnement, puis créer et envoyer la commande d'achat. De plus, la fonction intégrée de contrôle des factures de SAP Business ByDesign permet aux salariés de créer des factures avec ou sans référence à une commande d'achat. Le système compare automatiquement les références et détecte les exceptions, telles que les doublons et les écarts dans les factures électroniques. Les salariés n'ont à intervenir que lorsque des exceptions de ce type surviennent. Par ailleurs, SAP Business ByDesign comptabilise les factures et prend en charge le paiement à l'arrivée des marchandises. Davantage de temps à consacrer aux projets et tâches stratégiques La solution donne aux salariés et responsables du service Achats une vue hiérarchisée de leurs tâches quotidiennes. Avec les réserves de travail qui comportent des alertes et des exceptions, les salariés savent exactement quelles activités d'achat ils doivent accomplir. En outre, la prise en charge de l'approvisionnement SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Achats

7 en libre-service dans SAP Business ByDesign permet aux acheteurs de rationaliser et d'accélérer les processus d'achat et de réduire le volume des tâches routinières liées aux achats. Achats P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 7

8 2 Contexte de gestion 2.1 Gestion de la relation fournisseurs Synthèse La gestion de la relation fournisseurs vous permet de renforcer les relations avec vos fournisseurs, d'améliorer les processus d'approvisionnement, de réduire les coûts et de transformer les relations avec vos fournisseurs en un avantage concurrentiel. La gestion de la relation fournisseurs couvre tous les processus d'approvisionnement opérationnels et stratégiques, depuis la génération de la demande et l'approvisionnement de nouveaux biens et services jusqu'à la négociation de contrat et au suivi de documents d'achat incluant les factures. De plus, elle les intègre aux autres processus de gestion essentiels, tels que la logistique, la gestion de projets et la gestion financière. En conséquence, vous pouvez collaborer avec vos fournisseurs de manière plus efficace, automatiser vos processus et évaluer en permanence l'efficacité de vos activités d'approvisionnement et de vos relations avec vos fournisseurs. En outre, la gestion de la relation fournisseurs propose des outils de reporting très puissants permettant une visibilité de très haut niveau de vos processus. Elle vous aide à mieux comprendre les rouages des achats opérationnels et stratégiques et, par conséquent, à réaliser des économies substantielles. Les rapports standard permettent à votre société de surveiller les performances des fournisseurs et d'analyser les prix et le développement effectué, ainsi que de suivre les demandes d'achat, les commandes d'achat, les factures fournisseurs et les contrats d'achat. Achats La gestion de la relation fournisseurs prend en charge vos achats en automatisant vos processus d'approvisionnement, par exemple en contrôlant et gérant de manière centralisée les achats au niveau de la société tout en réduisant le volume des tâches routinières liées aux achats. Le contrôle automatique des factures fait aussi partie du processus d'approvisionnement, tout comme la notification automatique auprès de la comptabilité financière des données comptables pertinentes, des paiements et taxes dus et des paiements effectués à un fournisseur non-résident, le cas échéant SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion

9 Graphique 1 : processus d'achat Le processus d'achat standard fonctionne de la manière suivante : 1. Suivant la configuration, une demande est créée de l'une des manières suivantes : Pour commander des articles non gérés en stock ou des services, un panier utilisant des catalogues peut, par exemple, faire l'objet d'une demande en libre-service dans le poste de travail Page d'accueil. Pour plus d'informations, voir Traitement de panier [Page 46]. Pour commander des articles gérés en stock, une proposition d'achat peut être créée dans le poste de travail Planification des approvisionnements. Pour plus d'informations, voir Déclencher la production et les achats. Pour demander des services externes pour un projet, une demande d'achat peut être validée dans le poste de travail Gestion de projets. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Projets. 2. Le système crée automatiquement une demande d'achat basée sur la demande saisie. Pour plus d'informations, voir Traitement des demandes d'achat [Page 70]. 3. Le système recherche automatiquement une source d'approvisionnement (contrats ou prix affichés, par exemple) et, si cette source est disponible, l'affecte à la demande. Si nécessaire, un acheteur peut aussi affecter manuellement une source d'approvisionnement ou des données provenant d'une commande d'achat existante. Si un produit donné ne dispose d'aucune source d'approvisionnement, un acheteur peut déclencher la création d'une demande de détermination de source d'approvisionnement dans le poste de travail Détermination de source d'approvisionnement et conclusion de contrats, qui lance alors le processus de demande d'offre. Pour plus d'informations, voir Détermination des sources d'approvisionnement. 4. Suivant la configuration, le système peut créer automatiquement une commande d'achat à partir d'une demande d'achat. Un acheteur peut également créer une commande d'achat manuellement à partir d'une demande d'achat ou de toutes pièces. Pour plus d'informations, voir Traitement des commandes d'achat [Page 83]. 5. Si le système a créé automatiquement une commande d'achat, il l'envoie aussi automatiquement au fournisseur ou à l'imprimante locale. Si un acheteur a créé manuellement une commande d'achat, le système l'envoie automatiquement au fournisseur dès qu'un acheteur le lui demande manuellement. 6. Suivant la configuration, le système peut envoyer la commande d'achat en tant que formulaire standard ou interactif, ou via l'échange électronique de données (EDX). Dans ce dernier cas, la création et la mise à jour de la confirmation de la commande d'achat peuvent être entièrement automatisées dans le système. Dans Contexte de gestion P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 9

10 tous les autres cas, un acheteur entre manuellement la confirmation de la commande d'achat dans le système. Pour plus d'informations, voir Confirmations de commandes d'achat [Page 94]. 7. Suivant l'origine de la demande, la livraison des biens et services commandés est gérée comme suit : Pour les articles non gérés en stock et les services, un acheteur ou le salarié demandeur peut confirmer la livraison des articles ou l'exécution des services (accusé de réception de biens et services). Pour plus d'informations, voir Traitement des accusés de réception de biens et services et des retours marchandises [Page 126]. Pour les articles gérés en stock, un magasinier peut confirmer la livraison des articles (réception). Pour plus d'informations, voir Traitement des réceptions. Pour les services approvisionnés par projets, le système peut, suivant les options de la commande d'achat, créer automatiquement un accusé de réception de biens et services basé sur la feuille de saisie des temps renseignée par des prestataires de services externes ou des chefs de projet (pour le compte de prestataires de services). Si nécessaire, un responsable peut aussi créer manuellement un accusé de réception de biens et services. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Travail du projet. 8. Dans le cadre de la facturation automatique et des factures récurrentes, le système crée automatiquement une facture fournisseur. Dans tous les autres cas, un comptable saisit manuellement une facture fournisseur avec ou sans référence à des documents prédécesseurs. Le comptable peut également numériser les factures. En outre, un comptable peut encore traiter les demandes d'acompte émises par les fournisseurs avant la livraison ou la fourniture des articles ou des services commandés. Pour plus d'informations, voir Traitement des factures fournisseurs avec référence. Le système vérifie automatiquement une facture fournisseur et, si nécessaire, déclenche des exceptions dues à des incohérences, comme un écart de prix ou une facture en double. L'exception peut être ensuite transférée à la personne appropriée qui apportera une clarification ou une approbation. Pour plus d'informations, voir Gestion des exceptions [Page 193]. 9. En l'absence d'exception ou une fois toutes les exceptions existantes résolues, le système comptabilise automatiquement une facture fournisseur afin de déclencher le processus de paiement. Le système transmet les informations suivantes à la comptabilité financière : des données comptables pertinentes ; des paiements et taxes dus ; des paiements à un fournisseur non-résident, le cas échéant. Pour plus d'informations, voir Décaissements. Détermination des sources d'approvisionnement La gestion de la relation fournisseurs prend en charge toutes les activités liées à la détermination des sources d'approvisionnement, à la négociation et à la documentation pour mieux répondre à vos demandes. Elle assure également la gestion d'un contrat sur l'ensemble de son cycle de vie et met à la disposition des salariés et des fournisseurs des informations à jour et précises sur les prix. Vous pouvez aussi suivre et contrôler les performances des fournisseurs en identifiant les fournisseurs, les produits et les catégories de produit les plus et les moins performants. Pour plus d'informations, voir Détermination des sources d'approvisionnement SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion

11 Graphique 2 : processus de détermination de source d'approvisionnement Le processus de détermination des sources d'approvisionnement fonctionne de la manière suivante : 1. Une demande de détermination de source d'approvisionnement est déclenchée dans l'un des scénarios suivants : Aucune source d'approvisionnement existante ne peut être identifiée pour les biens et services indiqués dans les demandes d'achat. Un contrat d'achat existant arrive à expiration et doit être renouvelé. 2. Le système crée automatiquement une demande de détermination de source d'approvisionnement basée sur une demande d'achat pour laquelle les sources d'approvisionnement doivent être déterminées ou sur un contrat d'achat arrivant à expiration. 3. Un acheteur peut manuellement créer une demande d'offre et l'envoyer à un ou plusieurs soumissionnaires. Le système peut aussi créer automatiquement une demande d'offre basée sur une demande de détermination de source d'approvisionnement et l'envoyer au fournisseur. 4. Le système reçoit des offres d'un ou de plusieurs soumissionnaires. Un acheteur peut comparer, attribuer ou rejeter des offres. 5. Le système crée une commande ou un contrat d'achat comme document de suivi basé sur l'offre retenue. Pour plus d'informations, voir Traitement des demandes d'achat [Page 70], Traitement des contrats d'achat et Traitement des demandes d'offres. Fonctionnalités clés de la gestion de la relation fournisseurs Pour rationaliser les processus d'approvisionnement opérationnel et stratégique de votre société, la gestion de la relation fournisseurs vous aide à intégrer et automatiser vos processus et à évaluer en permanence l'efficacité de vos activités d'approvisionnement et de vos relations avec les fournisseurs. Intégration La gestion de la relation fournisseurs intègre entièrement vos processus d'approvisionnement opérationnels et stratégiques aux processus suivants : Gestion de la chaîne logistique Pour les articles gérés en stock, la gestion de la relation fournisseurs interagit avec la gestion de la chaîne logistique dans tous les cas suivants : Réception des demandes d'achat émanant de la planification des approvisionnements. Réception de données de spécification de produit devant être utilisées dans les demandes et les commandes d'achat. Contexte de gestion P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 11

12 Transmission à la planification des approvisionnements des informations sur les commandes d'achat créées et des modifications apportées. Réception des informations résultant des réceptions et des retours au fournisseur confirmés, ce qui permet de mettre automatiquement à jour les commandes d'achat dans la gestion de la relation fournisseurs. Transmission, de la gestion de la chaîne logistique vers la facturation fournisseur de la gestion de la relation fournisseurs, des informations résultant des réceptions et des retours au fournisseur confirmés. Rapprochement de la quantité livrée des factures fournisseurs comptabilisées de celle des réceptions confirmées. Intégration aux commandes et contrats d'achat des documents de contrôle qualité définis dans la planification de la qualité et envoi aux fournisseurs afin de vérifier que les contrôles qualité appropriés sont effectués. Création de factures fournisseurs d'après des commandes à livraison directe. Création de documents d'achat d'après le transfert de stock inter-sociétés. Gestion de la relation clients En cas d'approvisionnement par livraison directe, la gestion de la relation fournisseurs interagit avec la gestion de la relation clients de la manière suivante : Un salarié, un acheteur ou un comptable peut sélectionner un poste de commande client ou d'ordre de service comme imputation dans le panier, la commande d'achat, l'accusé de réception de biens et services ou la facture fournisseur. Un salarié, un acheteur ou un comptable peut sélectionner une adresse client comme adresse de livraison dans le panier, la commande d'achat, l'accusé de réception de biens et services ou la facture fournisseur. Gestion de projets Pour les services effectués dans le cadre de projets, la gestion de la relation fournisseurs interagit avec la gestion de projets dans les cas suivants : Réception des demandes d'achat des projets, avec imputation sur les projets. Création de paniers, commandes d'achat, accusés de réception de biens et services et factures fournisseurs avec imputations sur les projets. Envoi à la gestion de projet d'informations concernant la création des paniers, des commandes d'achat, des accusés de réception de biens et services et des factures fournisseur. Affectation des projets aux demandes d'offre et aux contrats afin de suivre les projets d'achat ainsi que les demandes d'offre et les contrats associés à un autre type de projet. Création d'accusés de réception de biens et services basés sur les feuilles de saisie des temps approuvées pour les projets et renseignées par des prestataires de services externes ou des chefs de projet pour le compte des prestataires de services. Comptabilité financière Par le biais des documents d'achat (commandes d'achat, accusés de réception de biens et services ou factures fournisseurs comptabilisés), la gestion de la relation fournisseurs transmet à la comptabilité financière les informations suivantes : Imputation (centres de coûts, projets, commandes clients, ordres de service) Informations de comptabilité générale (basées sur la catégorie de produit ou le groupe de détermination des comptes) Taxes Dépenses SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion

13 Automatisation En automatisant le processus d'approvisionnement, la gestion de la relation fournisseurs permet de réduire l'intervention des salariés requise pour accomplir les tâches. L'automatisation potentielle des différentes étapes d'un processus d'approvisionnement standard est décrite ci-dessous. Saisie de demande Un salarié peut directement saisir une demande dans le système en utilisant l'approvisionnement en libre-service. Si un salarié ajoute des produits de catalogues à un panier, le système détermine automatiquement le prix et le fournisseur et peut aussi créer automatiquement la commande d'achat. Dans la planification des approvisionnements, le système peut automatiquement créer des propositions d'achat et les valider en demandes d'achat. Approbation Le système peut acheminer automatiquement les documents d'achat (paniers, commandes d'achat, accusés de réception de biens et service, contrats d'achat ou factures fournisseurs) vers le circuit d'approbation. Grâce aux limites d'approbation, les approbateurs peuvent automatiquement contrôler les dépenses. Détermination de la source Si cette fonction est disponible, le système peut automatiquement affecter les sources d'approvisionnement appropriées suivant les contrats ou les prix affichés. S'il existe plusieurs contrats pour un produit, un acheteur peut utiliser les répartitions de quotas pour définir quel fournisseur livre quelle quantité de produit ou définir un contrat ou un prix affiché comme source d'approvisionnement fixe. Selon le volume d'achat et l'importance des biens et services à acheter, vous ne serez peut-être pas en mesure de négocier des contrats avec votre fournisseur. Dans ce cas, vous pouvez recourir aux prix affichés, alternative plus simple, pour gérer les données principales de prix et automatiser le processus d'achat. Pour plus d'informations, voir Détermination de la source. Négociation de contrat d'achat avec le fournisseur actuel Lorsqu'un acheteur décide de renégocier un contrat existant directement avec le fournisseur actuel, le système crée automatiquement une demande de détermination de source d'approvisionnement, sur la base de laquelle il crée aussi une demande d'offre. Le système envoie automatiquement la demande d'offre au fournisseur actuel. Lorsqu'un acheteur accepte une offre, le système crée automatiquement un contrat d'achat basé d'après cette offre. Détermination des taxes Suivant le pays de la société, le fournisseur et le type de produit approvisionné, le système détermine automatiquement les taxes. Pour plus d'informations, voir Détermination des taxes [Page 155] et Détermination des déclarations d'honoraires [Page 177]. Création d'une commande d'achat Si le système détermine automatiquement la source d'approvisionnement, il peut aussi créer automatiquement une commande d'achat, en fonction des options définies. Pour plus d'informations, voir Commandes d'achat créées automatiquement [Page 92]. Envoi des commandes d'achat Les commandes d'achat sont envoyées automatiquement aux fournisseurs à l'aide des canaux de sortie définis, comme la télécopie, les formulaires imprimés ou interactifs envoyés par ou échange électronique de données (EDX). Confirmations de commandes d'achat Si le système envoie une commande d'achat à un fournisseur à l'aide d'un auquel est joint un formulaire interactif ou via un échange électronique de données (EDX), le système crée automatiquement la Contexte de gestion P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 13

14 confirmation de commande d'achat selon la réponse du fournisseur et informe l'acheteur des écarts constatés par rapport à la commande d'achat. Accusés de réception de biens et services pour les projets Suivant les options de la commande d'achat, le système peut créer automatiquement un accusé de réception de biens et services basé sur les feuilles de saisie des temps des projets renseignées par des prestataires de services externes ou des chefs de projet (pour le compte de prestataires de services). Factures fournisseurs Le système peut recevoir des factures fournisseurs électroniques via EDX ; aucune intervention manuelle n'est alors requise. À l'aide de la facturation automatique, le système crée automatiquement les factures fournisseurs d'après les accusés de réception de biens et services et les réceptions comptabilisés. Pour plus d'informations, voir Traitement des factures fournisseurs via le décompte évalué des entrées [Page 262]. À l'aide des factures récurrentes, en cas de paiement à intervalles réguliers de loyer, crédit-bail ou de prime d'assurance par exemple, le système crée automatiquement les factures fournisseurs aux dates d'échéance définies d'après les informations que votre société a saisies dans les modèles. Pour plus d'informations, voir Factures récurrentes pour les factures fournisseurs. Un comptable peut numériser les factures papier plutôt que de les saisir manuellement ; le système recherche automatiquement le numéro de la commande d'achat et ajoute ce numéro comme référence à la facture fournisseur. En utilisant le numéro de commande d'achat, le système crée une proposition de facture. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Saisie de factures (dans la facturation fournisseur) [Page 206] et Télécharger des factures fournisseurs numérisées via le service de téléchargement automatique. Pour plus d'informations sur l'automatisation du processus d'approvisionnement, voir Automatisation de la gestion de la relation fournisseurs [Page 20]. Analyse Différents rapports de dépenses de la gestion de la relation fournisseurs, tels que les rapports Total des dépenses par catégorie de dépense, Dépenses par fournisseur, Dépenses par produit ou Dépenses par catégorie de produit, aident à mieux comprendre les performances des activités d'achat et d'approvisionnement, permettent une réelle transparence des dépenses effectuées pour les achats et les différentes catégories d'achats, comme les contrats ou les achats indépendants, et vous aident à identifier les économies potentielles pouvant être faites au niveau des coûts. Les rapports standard permettent à votre entreprise de surveiller les performances des fournisseurs, comme la fiabilité des prix, et d'analyser les prix et le développement effectué, ainsi que de suivre les demandes d'achat, les commandes d'achat, les factures fournisseurs et les contrats d'achat. Détermination du prix Le système vous donne plusieurs moyens de définir des prix simples ou variables dans les catalogues, les contrats d'achat, les offres fournisseurs, les commandes d'achat et les prix affichés, selon le volume d'achat, le rôle du produit ou du service dans la réussite de votre société et la qualité des relations à établir avec les fournisseurs. Le système permet également de définir des conditions tarifaires. Ces conditions tarifaires déterminent les facteurs à appliquer lors du calcul d'un prix : quantité, date, produit, remises ou majorations éventuelles, par exemple. Ces facteurs variables influencent la valeur totale. Il est possible de combiner ces diverses conditions tarifaires. Pour plus d'informations, voir Détermination du prix dans la gestion de la relation fournisseurs [Page 25]. Fonctions organisationnelles Les fonctions organisationnelles servent à définir les autorisations d'accès aux processus des postes de travail. Elles permettent, par exemple, de restreindre l'accès des entités et des salariés à certains documents, comme les commandes d'achat, les retours marchandises, les contrats d'achat ou les factures. Les autorisations dépendent SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion

15 de l'affectation organisationnelle des salariés, qui est définie dans les catégories de travail correspondantes. La gestion des tâches de gestion se réfère aux catégories de travail définies pour les fonctions organisationnelles afin de déterminer les destinataires des tâches. Pour plus d'informations sur les fonctions organisationnelles et les catégories de travail pertinentes pour la gestion de la relation fournisseurs, voir Approvisionnement stratégique, Approvisionnement opérationnel et Facturation fournisseur. Scénarios de gestion avec la gestion de la relation fournisseurs Approvisionnement piloté par la planification Le scénario Approvisionnement piloté par la planification permet d'acheter des produits gérés en stock sur la base d'un besoin pouvant être généré à partir d'un système de planification, par exemple un système de planification des besoins en articles. Il couvre toutes les étapes du processus d'approvisionnement, de la planification de la demande et la création d'une commande d'achat, l'affectation automatique ou manuelle de sources d'approvisionnement et l'envoi de la commande d'achat à un fournisseur, jusqu'à la réception des marchandises et des services, la vérification de la facture et le paiement. Pour plus d'informations, voir Approvisionnement piloté par la planification. Approvisionnement non géré en stock Le scénario de gestion Approvisionnement non géré en stock vous permet d'acheter des articles non gérés en stock, tels que des fournitures de bureau, des prototypes ou des immobilisations. Ce scénario peut être déclenché par les salariés ou les assistants qui créent des paniers, par les équipes de projet qui ont besoin d'articles non gérés en stock pour les projets, par les acheteurs directement dans les commandes d'achat ou les demandes d'offre, ou par les comptables aux comptes fournisseurs dans les factures fournisseurs. Les livraisons peuvent être confirmées de manière centralisée ou décentralisée. Les coûts relatifs aux articles non gérés en stock liés à des projets sont directement transférés à des tâches de projet en comptabilité financière. S'il existe un catalogue, un contrat d'achat ou un prix affiché pour un article non géré en stock, une commande d'achat peut être créée automatiquement. En l'absence d'une source d'approvisionnement, vous pouvez envoyer des demandes d'offre pour déterminer les fournisseurs appropriés. Ce scénario vous permet également de commander des articles non gérés en stock pour couvrir les demandes client par le biais de commandes d'achat ou d'ordres de service et déclencher l'approvisionnement par livraison directe. Pour plus d'informations, voir Approvisionnement non géré en stock. Achat et paiement des services Le scénario de gestion Processus d'approvisionnement (services) vous permet d'acheter des services de conseil, de formation et d'ingénierie par exemple, ou de recourir au travail temporaire. Il peut être déclenché par les salariés qui créent des paniers de services, par les chefs de projet qui ont besoin d'un service spécifique pour mener à bien leur travail, ou directement par l'acheteur via une commande d'achat. En général, les services liés à un projet sont enregistrés dans une feuille de saisie des temps et les coûts sont directement transférés aux tâches du projet de la comptabilité financière. La commande d'achat peut être créée automatiquement s'il existe un contrat d'achat ou un prix affiché pour le service. S'il n'existe aucune source d'approvisionnement, une demande d'offre peut être envoyée pour trouver un fournisseur approprié. Ce scénario sert aussi à commander des prestations externes pour satisfaire les demandes client qui ne peuvent l'être par des ressources internes. Dans ce cas, la création d'une commande client ou d'un ordre de service déclenche le processus d'approvisionnement. Pour plus d'informations, voir Achat et paiement des services. Contexte de gestion P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 15

16 Gestion stratégique des approvisionnements Le scénario de gestion Gestion stratégique des approvisionnements permet d'identifier et de sélectionner de nouveaux fournisseurs et de gérer les relations avec les fournisseurs existants, afin de répondre aux besoins d'approvisionnement réguliers de votre société. Ce scénario implique la définition des besoins relatifs à un produit, jusqu'à l'identification et la sélection des fournisseurs les plus adaptés et enfin à la négociation et la création d'un contrat d'achat avec le fournisseur sélectionné. Pour plus d'informations, voir Gestion stratégique des approvisionnements. Administration de catalogue de produits Le scénario de gestion Administration de catalogue de produits permet à votre société d'utiliser des catalogues pour administrer les articles non gérés en stock tels que fournitures de bureau, prototypes, systèmes informatiques ou machines. Ce scénario ne concerne pas les produits stockés puisqu'ils peuvent être approvisionnés directement en relation avec une imputation de coûts. Un catalogue peut être administré par les acheteurs qui créent leurs propres catalogues à usage interne et accèdent aux catalogues externes proposés par les fournisseurs via l'interface OCI (interface catalogue ouverte). Votre société a également la possibilité de préciser des fournisseurs et des catégories de produits par défaut pour chaque catalogue. Une fois publiés, les catalogues peuvent intervenir dans d'autres scénarios d'approvisionnement. Pour plus d'informations, voir Administration de catalogue de produits. 2.2 Approvisionnement opérationnel Synthèse La solution SAP Business ByDesign accélère et optimise l'approvisionnement opérationnel en intégrant les processus s'y rapportant dans les postes de travail comme Demandes et commandes d'achat ou Facturation fournisseur. Fini la complexité et les soucis. La solution couvre l'ensemble des fonctions et des processus dont vous, en tant qu'acheteur, avez besoin pour planifier, gérer et évaluer l'achat des produits auprès de vos fournisseurs. Elle permet de gérer les demandes d'achat, d'affecter des sources d'approvisionnement et de convertir les demandes d'achat en commandes d'achat à l'aide d'options de création prédéfinies. Vous pouvez ainsi suivre, mettre à jour ou annuler des commandes d'achat et déclencher les processus liés comme la confirmation des commandes d'achat, la réception des livraisons et la gestion des exceptions dans les factures fournisseurs. Les processus d'approvisionnement opérationnel sont intégrés aux packages de configuration de gestion suivants dans la solution. Approvisionnement en articles gérés en stock L'Approvisionnement en articles gérés en stock améliore l'efficacité de votre société en l'aidant à acheter les produits en fonction de ses besoins, par exemple pour la production ou pour la vente. Ce scénario fait intervenir de nombreuses fonctions spécialisées au sein de l'entreprise, depuis la planification des approvisionnements, les achats, la gestion des stocks, la création des factures jusqu'au traitement des paiements et la comptabilité financière. Achat d'articles non gérés en stock et de services L'Achat d'articles non gérés en stock et de services permet d'acquérir des produits, indépendamment des processus d'exécution de stockage et de fabrication, ce qui simplifie considérablement l'acquisition de produits à usage interne. Ce scénario fait intervenir de nombreuses fonctions spécialisées au sein de l'entreprise, depuis la gestion des achats, des livraisons et des factures, jusqu'au traitement des paiements et la comptabilité financière. L'achat de services est une variante prise en charge SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion

17 Gestion des demandes et commandes d'achat La Gestion des demandes et des commandes d'achat permet de se procurer des articles ou des services auprès de fournisseurs externes. L'automatisation du processus d'approvisionnement, notamment le regroupement des demandes d'achat dans des commandes d'achat, réduit les erreurs et le temps passé à des tâches routinières. La Gestion des demandes et commandes d'achat englobe : Demandes d'achat Les demandes d'achat vous permettent de gérer la demande issue de la planification des besoins en articles, des paniers ou des projets qui doivent être approvisionnés en externe. Il est impossible de créer des demandes d'achat manuellement. Commandes d'achat Vous pouvez gérer et surveiller les commandes d'achat afin d'obtenir les produits commandés dans les délais, à l'endroit voulu et dans la quantité requise. Les commandes d'achat peuvent être créées automatiquement ou manuellement. Confirmations de commandes d'achat Les confirmations de commandes d'achat servent en principe à contrôler l'approvisionnement des articles achetés en vue de la production. Elles peuvent être créées manuellement par l'acheteur ou envoyées automatiquement par le fournisseur. Dans le deuxième cas, l'acheteur n'a plus qu'à se préoccuper des écarts constatés. L'acheteur peut aussi rappeler au fournisseur qu'il a oublié d'envoyer les confirmations de commandes d'achat. Accusés de réception de biens et services Vous pouvez comptabiliser les accusés de réception de biens et services et également rappeler au fournisseur qu'il manque des livraisons. Si vous devez renvoyer un article déjà comptabilisé dans le système, vous pouvez comptabiliser un retour marchandises. Si vous devez annuler un accusé de réception de biens et services ou un retour marchandises, vous pouvez créer une annulation d'accusé de réception ou de retour marchandises dans le système. Approvisionnement en libre-service L'Approvisionnement en libre-service permet à un acheteur de gérer avec efficacité l'acquisition de services externes planifiés ou non, ainsi que d'articles non gérés en stock. Cet approvisionnement a pu être déclenché par les salariés (via des paniers) ou par des demandes d'achat émises dans le cadre de projets. Par ailleurs, il est possible d'acheter directement des services en créant manuellement des commandes d'achat. Ce scénario fait intervenir de nombreuses fonctions spécialisées au sein de l'entreprise, depuis les achats, la confirmation des services et la gestion des factures, jusqu'au traitement des paiements, la comptabilité financière et la gestion de projet. Voir aussi Traitement des demandes d'achat [Page 70] Traitement des commandes d'achat [Page 83] Traitement des accusés de réception de biens et services et des retours marchandises [Page 126] Contexte de gestion P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 17

18 2.3 Acquisition d'immobilisations dans les achats Synthèse Les produits commandés au sein d'une société peuvent être très variés et, par conséquent, plusieurs variantes de processus sont possibles dans l'acquisition d'immobilisations en fonction de la valeur et de la complexité du produit à acquérir. Si le produit à acquérir est très complexe et sa valeur élevée (un nouveau bâtiment, par exemple), l'acheteur travaille généralement au préalable en étroite collaboration avec le comptable. L'immobilisation est ensuite créée dans le système. Des biens et services sont alors commandés avec une imputation à cette immobilisation. Si le produit à acquérir est peu complexe et de faible valeur (un nouveau portable, par exemple), l'immobilisation est généralement créée automatiquement au moment de la comptabilisation de l'entrée de marchandises. En conséquence, l'utilisation de composants d'immobilisation dans les achats peut générer des immobilisations dans la gestion financière. Conditions préalables Des composants d'immobilisation peuvent être créés uniquement pour les articles non gérés en stock dans la commande d'achat ou lors de la saisie de l'accusé de réception de biens et services. Dans la commande d'achat, la création de composants d'immobilisation est soumise à la condition qu'aucun accusé de réception de biens et services ne soit comptabilisé pour le poste en question. Il est possible d'affecter un nouveau composant d'immobilisation à un composant d'immobilisation existant dans la colonne Appartient au composant d'immobilisation de l'onglet Postes, ce qui génère une référence "Appartient à" entre ces deux composants. Si vous affectez un composant d'immobilisation à un autre composant d'immobilisation, ce composant doit déjà être en cours de préparation (l'accusé de réception de biens et services n'est pas encore comptabilisé, mais le composant existe) ou actif (l'accusé de réception de biens et services est déjà comptabilisé). Si le composant d'immobilisation auquel vous faites référence à l'aide de la référence "Appartient à" fait partie d'un autre document, assurez-vous que ce composant soit d'abord traité dans la gestion financière (une fois l'accusé de réception de biens et services comptabilisé) avant de l'affecter à un autre composant d'immobilisation en tant que référence "Appartient à". Vérifiez aussi que le composant d'immobilisation ayant la valeur la plus élevée soit utilisé comme référence "Appartient à" pour vous assurer qu'il est d'abord traité dans la gestion financière et qu'une immobilisation est créée (si les critères de création d'immobilisations sont remplis). La référence "Appartient à" est alors correctement prise en compte et tous les composants d'immobilisation affectés sont affectés à la même immobilisation. Pour pouvoir affecter un nouveau composant d'immobilisation à un autre nouveau composant d'immobilisation, l'autre composant doit être sauvegardé en premier et disposer de son propre ID. Il est possible de créer jusqu'à 100 composants d'immobilisation pour un poste de commande d'achat SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion

19 Flux de processus L'acquisition d'immobilisations propose différentes variantes : Création de nouveaux composants d'immobilisation dans une commande d'achat 1. Dans la commande d'achat, l'acheteur crée des composants d'immobilisation manuellement en cliquant sur Nouveaux composants d'immobilisation. Dans ce cas, un accusé de réception de biens et services doit également être comptabilisé pour cette commande d'achat. 2. Un certain nombre de composants d'immobilisation sont créés automatiquement, en fonction de la quantité commandée. 3. L'acheteur peut ensuite ajouter une description de composant d'immobilisation et affecter un composant d'immobilisation existant en tant que référence "Appartient à". Cette affectation est ensuite contrôlée et évaluée par la gestion financière. Le composant d'immobilisation est affecté à la même immobilisation que le composant utilisé comme référence "Appartient à". Vous commandez un nouveau moniteur pour un PC existant. Vous affectez ce moniteur au PC à l'aide de la référence "Appartient à". Dans la gestion financière, le moniteur est ensuite affecté à la même immobilisation que le PC. Une fois la commande d'achat sauvegardée par l'utilisateur, l'id du composant d'immobilisation est affiché. 4. Après la création de la commande d'achat, le comptable peut créer manuellement des immobilisations liées aux nouveaux composants d'immobilisation. Sinon, les immobilisations sont créées automatiquement une fois l'accusé de réception de biens et services comptabilisé sur la base de règles qui dépendent de la société, de la catégorie de produits et du seuil d'activation. La création manuelle d'immobilisations est généralement utilisée dans des cas plus complexes. 5. L'acheteur ou le magasinier comptabilise un accusé de réception de biens et services une fois que la marchandise commandée est livrée. Très souvent, des numéros de stock sont affectés à la marchandise reçue. Si vous commandez un nouveau moniteur et un nouveau PC en même temps, vous affectez la référence "Appartient à" lors de la confirmation de l'accusé de réception de biens et services. 6. Si une immobilisation a été créée automatiquement, le comptable reçoit une nouvelle tâche lui indiquant de vérifier si la création est conforme aux attentes. Création de nouveaux composants d'immobilisation dans un accusé de réception de biens et services Si des composants d'immobilisation ont été créés dans une commande d'achat, ils sont affichés et peuvent être mis à jour dans l'accusé de réception de biens et services qui est créé pour confirmer la livraison des postes commandés. Sinon, il est également possible d'individualiser les articles lorsqu'ils sont livrés et que l'accusé de réception de biens et services est comptabilisé : 1. L'acheteur crée un accusé de réception de biens et services pour confirmer la livraison des postes commandés. En cliquant sur Nouveaux composants d'immobilisation, l'acheteur déclenche la création de composants d'immobilisation pour les postes confirmés dans l'accusé de réception de biens et services. 2. Les postes de composants d'immobilisation sont créés automatiquement. Le nombre de postes créés est égal à la quantité livrée confirmée dans l'accusé de réception de biens et services, qui correspond par défaut à la quantité commandée du poste de commande d'achat. Contexte de gestion P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 19

20 3. L'acheteur peut ensuite gérer une description de composant d'immobilisation, un numéro de stock et affecter les composants d'immobilisation reçus à un autre composant d'immobilisation. Cette affectation est ensuite utilisée par la gestion financière pour créer des immobilisations en conséquence. 4. Les immobilisations sont créées automatiquement une fois l'accusé de réception de biens et services comptabilisé. 5. Si une immobilisation a été créée automatiquement, le comptable reçoit une nouvelle tâche lui indiquant de vérifier si la création est conforme aux attentes. Création de composants d'immobilisation et d'immobilisations avant le processus d'achat Ce scénario est généralement utilisé dans des cas plus complexes. 1. Le comptable créé manuellement les nouvelles immobilisations requises et les composants d'immobilisation correspondants après s'être aligné sur l'acheteur responsable. 2. L'acheteur crée ensuite des commandes d'achat avec une imputation à ces composants d'immobilisation. 3. L'acheteur ou le magasinier comptabilise un accusé de réception de biens et services une fois que la marchandise commandée est livrée. Les numéros de stock peuvent être affectés sur l'écran respectif du composant d'immobilisation utilisé pour l'imputation. 4. Le comptable entre la facture et contrôle l'imputation avant de la comptabiliser. Acquisition d'immobilisations à l'aide d'une facture fournisseur sans commande d'achat de référence Le comptable crée une facture fournisseur sans commande d'achat de référence. Il est possible d'affecter les postes de facture à des composants d'immobilisation existants ou de créer de nouveaux composants d'immobilisation. Les immobilisations correspondant à ces composants sont créées suivant les règles gérées une fois que la facture fournisseur est comptabilisée. La référence "Appartient à" n'est pas supportée dans la facture fournisseur. Si une immobilisation correspond à plusieurs composants d'immobilisation, la création de l'immobilisation et des composants doit être manuelle et la facture fournisseur doit être comptabilisée avec une imputation à ces composants créés manuellement. 2.4 Automatisation de la gestion de la relation fournisseurs Synthèse Pour vous faire gagner du temps dans vos opérations de gestion quotidiennes, certaines fonctions du logiciel Gestion de la relation fournisseur de la solution peuvent être automatisées. Pour profiter de cette automatisation, il vous faudra vraisemblablement faire des choix lors de la configuration de votre solution ou de la configuration personnalisée, phases au cours desquelles vous serez amené à définir les options voulues. Le système prend des décisions en fonction des options prédéfinies et traite automatiquement les transactions correspondantes. Création automatique de commandes d'achat Dans le système, l'option de création par défaut est définie pour créer manuellement des commandes d'achat. Cette option peut être modifiée si nécessaire. Les règles peuvent être définies lors de la configuration personnalisée ou dans le poste de travail Demandes et commandes d'achat. Vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes pour chaque catégorie de produit : SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion