Guide utilisateur. Guide Utilisateur

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1 Guide utilisateur SIGAT DELEG-IA Guide Utilisateur Version 1.0 du 27 Novembre 2009 Etat : Final L application DELEG-IA permet, avec le profil utilisateur IA, de déléguer des droits d accès aux applications du 1 er degré à des agents affectés en IA ou en circonscription. Gestion des Identités Page 1/18

2 Destinataire(s) : Agent affecté en IA désigné par l IA- DSDEN et appartenant au groupe LDAP IAADMIN Historique : Version Date Origine de la mise à jour Page Rédigée par 19/11/2009 Création du document Diffusion Identité 23/11/2009 Observations de la DGESCO MISSI /11/2009 Evolution du document Diffusion Identité Page 2/18

3 Préambule : L'objectif de ce document est de décrire le fonctionnement de l application DELEG-IA. Dans une première partie, une présentation du cadre général sera faite. Puis dans une seconde partie, la présentation de l application DELEG-IA elle-même. Page 3/18

4 Sommaire : 1. PRESENTATION GENERALE 5 2. ERGONOMIE GENERALE Ergonomie de l application Zoom sur les boutons 6 3. CARACTERISTIQUES ET REGLES DES TRAITEMENTS AUTOMATIQUES Les caractéristiques de l utilisateur de DELEG-IA Les caractéristiques d une délégation Les règles des traitements automatiques Règle n Règle n LES FONCTIONNALITES DE L APPLICATION La gestion des droits d accès (délégations) La création La suppression Création d une délégation Suppression d une délégation 16 Page 4/18

5 1. PRESENTATION GENERALE Le but de l application DELEG-IA est de permettre la gestion des droits d accès par délégation aux applications du 1 er degré destinées aux IA. Les applications actuellement délégables par DELEG-IA sont : module IA de BE1D (Base Elève 1 er degré), module IA de Evaluation primaire. L accès à cette application DELEG-IA est restreint, limité à 2 ou 3 personnes par inspection académique, désignées nominativement par l IA-DSDEN. Ces personnes ont également accès de plein droit aux applications du 1 er degré destinées aux IA. L accès à DELEG-IA se fait par le portail ARENB V2.0. L utilisateur peut créer et supprimer des délégations faites à des agents affectés en IA ou dans une circonscription IEN du département de l IA. Page 5/18

6 2. ERGONOMIE GENERALE 2.1. Ergonomie de l application Dans l application, les éléments suivants seront toujours présents : des boutons en haut à droite, un message de bienvenue avec le nom et le prénom de l utilisateur, en bas d écran, le nom de l application (delegia), sa version (ici v1.0) et la date de la version (ici 27 octobre 2009) Zoom sur les boutons En haut de page à droite, vous avez un ensemble de boutons : Le bouton application. permet de revenir à ARENB, et donc, de choisir l accès à une autre Le bouton permet d envoyer un mail en cas de problème à une personne contact définie lors de l installation de l application. Le bouton permet de se déconnecter, c est-à-dire de sortir de l application, mais aussi de l authentification ARENB (perte de l authentification). Page 6/18

7 3. CARACTERISTIQUES ET REGLES DES TRAITEMENTS AUTOMATIQUES 3.1. Les caractéristiques de l utilisateur de DELEG-IA Pour pouvoir utiliser l application DELEG-IA, il faut être affecté dans une IA et appartenir au groupe LDAP IAADMIN. Ces 2 contraintes doivent absolument être respectées. Tout utilisateur n appartenant pas au groupe ne verra pas le lien vers l application DELEG-IA dans son portail d accès ARENB et ne pourra en aucun cas accéder à l application. Tout utilisateur appartenant au groupe verra l application DELEG-IA dans son portail d accès ARENB, mais aura une erreur dès qu il tentera d accéder à l application s il n est pas affecté en IA Les caractéristiques d une délégation Une délégation ouvre un droit d accès à une application précise et non pas à l ensemble des applications 1 er degré destinées aux IA. Une délégation est caractérisée par une date de début et une date de fin. Toute délégation créée ouvre des droits d accès à compter de la date de création de la délégation (date de début comprise) et sans limite dans le temps (date de fin 31/12/9999). En effet, il n est pas possible dans l application de définir une date de fin de validité pour la délégation. Une délégation ouvre un droit d accès pour une IA précise, celle de l utilisateur créant la délégation. Page 7/18

8 3.3. Les règles des traitements automatiques Les règles décrites ici concernent des traitements automatiques qui devront être déclenchés une fois par an par les services techniques du rectorat Règle n 1 En début de chaque nouvelle année de gestion, les délégations faites aux IEN de circonscription doivent être supprimées par une purge automatique. Elles seront recréer si besoin, chaque année par l IA. Les délégations faites aux agents affectés dans l IA ne sont pas concernées par ce traitement. A noter : Cette purge automatique sera lancée par le service informatique du rectorat. Description A partir de la date du jour, le traitement déterminera la période correspondant à l année de gestion. Toute délégation dont la date de début en antérieure à la date de début de l année de gestion sera supprimée. Par ex, pour une date du jour au 30/11/2009, la période correspondante est du 01/09/2009 au 31/08/2010 : Toute délégation ayant une date de début antérieure au 01/09/2009 sera supprimée. Toute délégation ayant une date de début postérieure au 01/09/2009 sera conservée. Page 8/18

9 Règle n 2 Un traitement automatique doit être lancé régulièrement, au moins une fois en début de chaque nouvelle année de gestion, pour supprimer les délégations des agents selon leur changement d affectation. A noter : Ce traitement automatique sera lancé par le service informatique du rectorat. Il est important de lancer ce traitement régulièrement car tant que l agent a délégation, il a accès aux applications déléguées, même si son affectation a changé. Description Le traitement examine toutes les délégations créées par DELEG-IA : Si l agent est affecté en IA : o S il est affecté dans la même IA que celle de la délégation : la délégation est conservée. o S il est affecté sur une autre IA sur celle de la délégation : la délégation est supprimée. Si l agent est IEN affecté en circonscription : o Si la circonscription est dans le département de l IA de la délégation : la délégation est conservée. o Si la circonscription n est pas dans le département de l IA de la délégation : la délégation est supprimée. Page 9/18

10 4. LES FONCTIONNALITES DE L APPLICATION 4.1. La gestion des droits d accès (délégations) La création L utilisateur doit définir la liste des agents à qui il souhaite ouvrir des droits d accès aux applications du 1 er degré destinées aux IA et dans l application DELEG-IA il doit leur créer les délégations correspondantes. L utilisateur peut à tout moment décider de créer des délégations supplémentaires en fonction des besoins et des demandes La suppression La suppression de droits d accès (délégations) se fait selon deux processus : via l application DELEG-IA : toute suppression de délégation est effective le jour même, à l instant même où l utilisateur supprime la délégation. via des processus automatiques lancés par les services informatiques de l académie en début d année scolaire et régulièrement en cours d année. La suppression de délégations est effective dès la fin d exécution de ce traitement automatique. Ces traitements correspondent aux règles n 1 et 2 décrites dans le chapitre précédent. Opérations ponctuelles à gérer à la main dans l application DELEG-IA En cours d année, sans aucun changement d affectation ou de situation pour un agent, si l utilisateur estime que sa délégation n a plus lieu d être, il la supprime via l application DELEG-IA. Pour les changements d affectation ou de situation d IEN de circonscription (affectés en circonscription) en cours d année scolaire : Si l agent est toujours affecté en circonscription dans le département, il apparaît toujours dans l application, mais dans sa nouvelle circonscription. L utilisateur peut ou non lui supprimer la délégation en fonction des nouvelles fonctions assumées par cet agent. Si l agent doit être affecté dans une circonscription d un autre département, ce sera à l utilisateur de supprimer les délégations correspondantes dans l application DELEG-IA. Cette suppression doit intervenir avant le changement effectif d affectation de cet agent car après, cet agent n apparaîtra plus dans l application (celle-ci n affichant que les agents affectés dans les circonscriptions du département). Après la date de début de nouvelle affectation de l agent, la Page 10/18

11 suppression de la délégation relèvera des traitements automatiques. Tant que le traitement automatique de purge n est pas passé, l agent a toujours la(les) délégation(s) donc accès au(x) application(s) du 1 er degré destinée(s) aux IA et ce pour l IA du département de son ancienne affectation. Dans sa nouvelle affectation par contre, il n a aucun droit, aucune délégation par défaut. La difficulté dans un tel cas réside dans le fait que bien souvent, l utilisateur n a pas connaissance d un tel changement d affectation et de la date de début de la nouvelle affectation. Un tel cas sera généralement géré par les traitements automatiques. Pour les changements d affectation ou de situation d agents autres que des IEN de circonscription (affectés en circonscription), donc affectés à l IA du département en cours d année scolaire : Si le changement de situation ne touche pas son affectation à l IA, l agent apparaît toujours dans DELEG-IA et l utilisateur peut ou non lui supprimer la délégation en fonction des nouvelles fonctions assumées par cet agent. Si l agent doit ne plus être affecté à l IA, ce sera à l utilisateur de supprimer les délégations dans l application DELEG-IA. Cette suppression doit intervenir avant le changement effectif d affectation d un tel agent car après, cet agent n apparaîtra plus dans l application (celle-ci n affichant que les agents affectés dans les circonscriptions du département). Après la date de début de nouvelle affectation de l agent, la suppression de la délégation relèvera des traitements automatiques. Tant que le traitement automatique de purge n est pas passé, l agent a toujours la(les) délégation(s) donc accès au(x) la(les) application(s) du 1 er degré destinée(s) aux IA et ce pour l IA du département de son ancienne affectation. Dans sa nouvelle affectation par contre, il n a aucun droit, aucune délégation par défaut. La difficulté dans un tel cas réside dans le fait que bien souvent, l utilisateur n a pas connaissance d un tel changement d affectation et de la date de début de la nouvelle affectation. Un tel cas sera généralement géré par les traitements automatiques. Page 11/18

12 4.2. Création d une délégation Objectif L utilisateur souhaite donner des droits d accès à une application du 1 er degré à destination des IA à un agent affecté soit à l IA, soit à un IEN de circonscription du département (affecté en circonscription). Mode opératoire 1. Sélectionner le service dans lequel l agent est affecté L utilisateur doit sélectionner le service de rattachement de l agent. Pour cela, l application lui propose une liste déroulante comprenant l IA et les circonscriptions rattachées au département de l IA sur lesquelles des agents sont affectés. Par ex, pour l IA du 81, l utilisateur voit la liste suivante : L utilisateur sélectionne alors un des services. Page 12/18

13 2. Sélectionner l application sur laquelle doit porter la délégation L utilisateur doit sélectionner l application (appelé ressource) sur laquelle doit porter la délégation. Pour cela, l application lui propose une liste déroulante comprenant les applications auxquelles l utilisateur a droit (exceptée l application DELEG-IA elle-même). L utilisateur voit la liste suivante : Normalement, seules les 2 applications Base Elève 1 er degré et Evaluation primaire sont actuellement délégables via DELEG-IA. L utilisateur sélectionne alors la ressources sur laquelle doit porter la délégation. L application affiche alors la liste des délégations déjà existantes pour cette application et pour des agents affectés dans ce service de rattachement : dans notre ex ci-dessous, aucune délégation n existe. Page 13/18

14 3. Sélectionner l agent pour lequel la délégation doit être créée L application lui propose sous forme de liste déroulante l ensemble des agents affectés dans ce service. Par ex, pour la circonscription de Mazamet, l utilisateur voit la liste suivante : Page 14/18

15 L utilisateur sélectionne alors l agent voulu et clique sur le bouton de confirmation s affiche. : une fenêtre Si l utilisateur confirme la création en cliquant sur le bouton. S il a fait une erreur et souhaite annuler l opération, il clique sur le bouton. Si l utilisateur a confirmé, l application crée la délégation correspondante. Celle-ci s affiche alors. La délégation apparaît ici, la case est cochée. Message de confirmation de création de la délégation : indique le nom de la ressource (ici, «Evaluation Evaluation des acquis des élèves de EC1 et CM2»), de l agent ainsi que le numéro (et caractéristiques) de l IA de l utilisateur (ici, D). Page 15/18

16 4.3. Suppression d une délégation Objectif L utilisateur souhaite supprimer des droits d accès à une application du 1 er degré à destination des IA à un agent affecté soit à l IA, soit à un IEN de circonscription du département (affecté en circonscription). Mode opératoire 1. Sélectionner le service dans lequel l agent est affecté L utilisateur doit sélectionner le service de rattachement de l agent. Pour cela, l application lui propose une liste déroulante comprenant l IA et les circonscriptions rattachées au département de l IA sur lesquelles des agents sont affectés. Par ex, pour l IA du 81, l utilisateur voit la liste suivante : L utilisateur sélectionne alors un des services. Page 16/18

17 2. Sélectionner l application sur laquelle porte la délégation à supprimer L utilisateur doit sélectionner l application (appelé ressource) sur laquelle porte la délégation à supprimer. Pour cela, l application lui propose une liste déroulante comprenant les applications auxquelles l utilisateur a droit (exceptée l application DELEG-IA elle-même). L utilisateur voit la liste suivante : Normalement, seules les 2 applications Base Elève 1 er degré et Evaluation primaire sont actuellement délégables via DELEG-IA. L utilisateur sélectionne alors la ressources sur laquelle porte la délégation à supprimer. L application affiche alors la liste des délégations déjà existantes pour cette ressource et pour des agents affectés dans ce service de rattachement : dans notre ex ci-dessous, plusieurs délégations existent. Page 17/18

18 3. Supprimer la délégation concernée L utilisateur clique alors sur la case cochée devant le nom l agent concerné, pour lequel il souhaite donc supprimer la délégation existante : une fenêtre de confirmation s affiche. Si l utilisateur confirme la suppression en cliquant sur le bouton. S il a fait une erreur et souhaite annuler l opération, il clique sur le bouton. Si l utilisateur a confirmé, l application supprime la délégation correspondante. Seules celles restantes s affichent alors. La délégation supprimée n apparaît plus. Message de confirmation de suppression de la délégation : indique le nom de la ressource (ici, «Evaluation Evaluation des acquis des élèves de EC1 et CM2»), de l agent ainsi que le numéro (et caractéristiques) de l IA de l utilisateur (ici, D). Page 18/18