Évaluation de la conception et de la réalisation de systèmes ou sous-systèmes ferroviaires nouveaux ou substantiellement modifiés.

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1 Évaluation de la conception et de la réalisation de systèmes ou sous-systèmes ferroviaires nouveaux ou substantiellement modifiés. Guide à l usage des candidats à l agrément d experts ou d organismes qualifiés Référence : A-GUI005-V1 Version : 1 Applicable au : 17/01/2009

2 Sommaire 1 - Objet Textes de référence Principes généraux Durée et périmètre de l agrément Critères de délivrance et de renouvellement de l agrément Cas où le demandeur est un expert individuel Le dossier technique Le dossier administratif Cas où le demandeur est un organisme Le dossier technique Le dossier administratif Suivi effectué par l EPSF

3 1 - Objet Le présent guide d application définit, conformément à l article 9 de l arrêté du 21 décembre 2007 relatif à l agrément des experts ou organismes qualifiés pour évaluer la conception et la réalisation de systèmes ou sous-systèmes ferroviaires nouveaux ou substantiellement modifiés, les méthodes et critères que l EPSF met en œuvre pour instruire les demandes d agrément d expert ou d organisme qualifié et contrôler le respect des conditions de maintien par leur titulaires, ainsi que les imprimés et modèles types de demande à produire. Le présent document sera révisé, autant que de besoin, après la parution de textes réglementaires complémentaires de référence. Les enseignements tirés de son application pourront également être source d évolution. 2 - Textes de référence directives européennes 96/48/CE sur l interopérabilité du système ferroviaire transeuropéen à grande vitesse et 2001/16/CE sur l interopérabilité du système ferroviaire transeuropéen conventionnel modifiées l une et l autre par la directive 2004/50/CE ; loi n du 30 décembre 1982 d orientation des transports intérieurs, modifiée, notamment ses articles 13-1, 13-2 qui mentionnent l activité d un expert ou d un organisme qualifié, agréé ; décret n du 28 mars 2006 relatif aux missions et au statut de l'etablissement public de sécurité ferroviaire ; décret n du 19 octobre 2006 relatif à la sécurité des circulations ferroviaires et à l'interopérabilité du système ferroviaire ; arrêté du 21 décembre 2007 relatif à l agrément des experts ou organismes qualifiés pour évaluer la conception et la réalisation de systèmes ou sous-systèmes ferroviaires nouveaux ou substantiellement modifiés dit arrêté «EOQA» ; arrêté du 31 décembre 2007 relatif aux autorisations de réalisation et de mise en exploitation commerciale de systèmes ou sous-systèmes de transport ferroviaire nouveaux ou substantiellement modifiés dit arrêté «mise en exploitation commerciale». 3 - Principes généraux 3.1 Durée et périmètre de l agrément Compte tenu des missions qui lui sont imparties par la loi du 30 décembre 1982 susmentionnée et le décret également susmentionné, et conformément à l'arrêté EOQA, un expert ou organisme qualifié peut solliciter un agrément pour évaluer la conception et la réalisation de systèmes ou sous-systèmes ferroviaires nouveaux ou substantiellement modifiés lorsqu il estime, de par son expérience professionnelle passée et de par l organisation qu il s engage à mettre en œuvre (notamment par les compétences dont il s entoure), avoir la connaissance de chacun des domaines concernés et de leurs interfaces en particulier en matière d exploitation. L expert ou l organisme qualifié a aussi la possibilité de solliciter un agrément restreint à un ou plusieurs soussystèmes listés ci-dessous dans le cas où celui-ci estime ne disposer que d'une expérience professionnelle et de moyens lui permettant d'évaluer exclusivement ces sous-systèmes et leurs interfaces. Les sous-systèmes pour lesquels un expert ou organisme qualifié peut se faire agréer sont les suivants : infrastructure ; contrôle commande et signalisation ; énergie ; matériel roulant à l exclusion des wagons de marchandises ; wagons de marchandises. 3

4 Les définitions des sous-systèmes infrastructure, contrôle commande et signalisation, énergie, matériel roulant et wagons de marchandises sont celles des annexes II des directives 96/48/CE et 2001/16/CE. L'agrément de l expert ou organisme qualifié est délivré pour une durée de cinq ans. Lorsqu un expert ou organisme qualifié titulaire d un agrément pour évaluer des projets relevant d un ou plusieurs soussystèmes sollicite l extension de son agrément pour évaluer les projets relevant de nouveaux soussystèmes, l acceptation par l EPSF de cette extension ne modifie pas la durée de l agrément initialement accordé. 3.2 Critères de délivrance et de renouvellement de l agrément L'EPSF délivre, étend ou renouvelle un agrément d expert ou d organisme qualifié, lorsqu'il a pu constater que le demandeur : possède la capacité technique et professionnelle lui permettant d exercer valablement les missions d évaluation qu il sollicite ; fournit des garanties d honorabilité. Ce constat s effectue par l'examen du dossier de demande d agrément fourni par le demandeur. Il est rappelé que le dossier doit être en langue française ce qui implique que les pièces initialement dans une autre langue sont à envoyer accompagnées de leur traduction en français. Par capacité technique, il faut comprendre : la maîtrise suffisante des connaissances techniques propres au sous-système considéré (directives, spécifications techniques d interopérabilité, normes, règles techniques) ; la capacité à vérifier la cohérence globale des systèmes ou sous-systèmes évalués ; l expérience ferroviaire acquise par des implications significatives en conception ou validation de conception, en suivi de réalisation, en tests et essais, en coordination d équipe d ingénierie ou en management de projet. La capacité professionnelle recouvre les aspects suivants : management de la compétence en expertise ferroviaire (recrutement, suivi, formation), contrôle des sous-traitants éventuels ; capacité à conduire l activité d évaluation envisagée en toute objectivité et indépendance ; couverture financière par une assurance en responsabilité civile des risques liés aux missions d évaluation envisagées et à leurs conséquences. Les garanties d honorabilité sont établies par les éléments précisés aux articles 5 et 6 de l arrêté EOQA. En fonction de son statut et de la nature de sa demande, le demandeur utilise l un des quatre modèles type mis à disposition par l EPSF sur son site Internet pour constituer son dossier : Modèle type n 1 «Première demande de l agrément ou demande d extension de l agrément d organisme qualifié» Modèle type n 2 «Demande de renouvellement de l agrément d organisme qualifié» Modèle type n 3 «Première demande de l agrément ou demande d extension de l agrément d expert qualifié» Modèle type n 4 «Demande de renouvellement de l agrément d expert qualifié» 4. Cas où le demandeur est un expert individuel La candidature d un individu qui se présente à titre personnel en qualité de travailleur indépendant et qui exercera les missions d évaluation envisagées au sein d une entreprise individuelle (sans associés) sera enregistrée par l EPSF en tant que demande d agrément d expert qualifié et instruite en conséquence. 4

5 4.1 Le dossier technique Le dossier technique doit permettre à l EPSF de conclure que le demandeur possède, seul ou en recourant à la sous-traitance, la capacité technique et professionnelle lui permettant de conduire l évaluation de la conception et de la réalisation de systèmes ferroviaires ou d un ou plusieurs soussystèmes : - infrastructure ; - contrôle commande et signalisation ; - énergie ; - matériel roulant à l exclusion des wagons de marchandises ; - wagons de marchandises. Le candidat à l agrément «expert individuel» doit prouver qu il possède, seul ou par recours à la sous-traitance : - les connaissances techniques et fonctionnelles du ou des sous-systèmes envisagés ; - la capacité à vérifier la cohérence globale des systèmes ou sous-systèmes évalués ; - l expérience de la conception et de la réalisation d équipements ou organes ferroviaires ; - l expérience de projets techniques d ampleur comparable à celle du ou des sous-systèmes envisagés. D un point de vue pratique, le dossier technique du demandeur «expert individuel» est constitué de cinq pièces : - un document attestant son identité, son adresse et sa nationalité ; - un document décrivant l organisation, le fonctionnement et les moyens techniques envisagés pour conduire les missions d évaluation ; - un CV détaillant formation, compétences, expériences et qualifications ; - un document décrivant les modalités de contrôle des sous-traitants éventuels ; - un engagement d indépendance (cf 1-d Art.4 de l arrêté EOQA). 4.2 Le dossier administratif Le dossier administratif d un candidat à l agrément d expert comprend les cinq éléments suivants : - casier judiciaire : Un candidat ne possédant pas la nationalité française doit fournir les éléments attestant qu il n est pas sous le coup d une des deux condamnations précisées aux b et c Art.5 de l arrêté EOQA. Pour un demandeur de nationalité française, l EPSF fera la démarche auprès du Casier Judiciaire National afin d obtenir le bulletin n 2 car ce document ne peut pas être délivré à une personne physique mais uniquement aux personnes morales limitativement listées à l article R 79 du code de procédure pénale. Pour ce faire, le demandeur doit impérativement fournir ses nom, prénom, date et lieu de naissance ainsi que les éléments suivants de sa filiation : nom et prénom du père, nom de jeune fille et prénom de la mère. - attestation éventuelle du tribunal de commerce établissant l absence de procédure collective - attestation d assurance en responsabilité civile : Le demandeur doit apporter la preuve qu il a souscrit une assurance garantissant les conséquences pécuniaires de la Responsabilité Civile pouvant lui incomber du fait de l exercice des activités d évaluations envisagées. Le montant des garanties et des franchises doit être fourni. - engagement de communication : Il est demandé au demandeur de s engager par écrit à respecter les deux exigences de communication exposées Art.6 a) de l arrêté EOQA. - engagement de confidentialité : Il est demandé au demandeur de s engager par écrit à respecter l exigence de confidentialité exposée Art.6 b) de l arrêté EOQA. 5

6 5. Cas où le demandeur est un organisme 5.1 Le dossier technique Afin de faciliter l examen et l instruction de la candidature par l EPSF, il est suggéré que le dossier technique soit organisé en huit chapitres présentés ci-après. Chapitre 1 : une note de présentation de l organisme indiquant, notamment : - son statut juridique ; - l objet de son activité ; - l année de sa création ; - son rattachement éventuel à une autre entité et son positionnement au sein de celle-ci ; - un organigramme à jour ; celui-ci doit mentionner a minima le nom du personnel dirigeant et du personnel permanent. Chapitre 2 : une note de présentation de l activité d évaluation abordant, entre autres, l organisation mise en place pour garantir : - la qualité des missions d évaluation envisagées, notamment en matière de vérification de la cohérence globale des systèmes et sous systèmes évalués ; - son objectivité et son indépendance lors de la réalisation de ces missions. Chapitre 3 : son manuel qualité et la liste des principales procédures dont, en cas d éventuel recours à la sous-traitance pour les missions d évaluation envisagées, celle décrivant les modalités de contrôle des sous-traitants. Chapitre 4 : une note exposant, pour chacun des sous-systèmes concernés, le découpage en domaines et spécialités ferroviaires utilisé par l organisme pour recruter, former, et gérer ses compétences d expertise et d évaluation système. Chapitre 5 : une note montrant que l organisme dispose d experts et de responsables d évaluation en nombre suffisant pour chacun des domaines et spécialités identifiés précédemment. Chapitre 6 : un échantillon de CV nominatifs d experts et de chargés d évaluation dans les domaines et spécialités identifiés précédemment. Chapitre 7 : les attestations d accréditation et de certification reçues par l organisme. En matière d accréditation, il est demandé de fournir une copie intégrale annexe technique incluse d au moins une des deux accréditations exigées : - organisme d inspection de type A (ISO/CEI 17020) - organisme certificateur de produits et services (NF EN 45011) L organisme est invité à faire connaître à l EPSF les autres reconnaissances qu il a obtenues dans les domaines de l évaluation de conception et des systèmes ferroviaires. Chapitre 8 : la liste des moyens techniques mis à disposition des évaluateurs, en particulier l accès aux référentiels techniques et réglementaires. Les pièces demandées aux chapitres 4, 5, 6 sont fournies à titre informatif et afin que l EPSF ait une connaissance plus fine de la compréhension et de la conduite des missions d évaluation par l organisme dans une optique de suivi et d adaptation éventuelle au fil du temps. 5.2 Le dossier administratif Le dossier administratif constitue le chapitre 9 du dossier de demande de l agrément d un organisme. Il comprend les éléments suivants : - Le casier judiciaire : L EPSF fera la démarche auprès du Casier Judiciaire National afin d obtenir le bulletin n 2 du personnel dirigeant car ce document ne peut pas être obtenu directement par une personne physique mais uniquement par des personnes morales limitativement listées à l article R 79 du 6

7 code de procédure pénale. Pour ce faire, l organisme doit fournir à l EPSF, les informations suivantes pour chaque membre de son personnel dirigeant de nationalité française : nom, prénom, date et lieu de naissance ainsi que les éléments suivants de sa filiation : nom et prénom du père, nom de jeune fille et prénom de la mère. Dans le cas d un dirigeant n ayant pas la nationalité française, il est demandé à l organisme de fournir les éléments attestant que cette personne n est pas sous le coup d une des deux condamnations précisées aux b et c Art.5 de l arrêté EOQA. - L extrait Kbis ou un document équivalent : Si l organisme demandeur est une société inscrite au registre du commerce et des sociétés en France, il lui est demandé de fournir un extrait Kbis récent. Celui-ci ne doit pas mentionner de décision du Tribunal de Commerce en matière de procédure collective (redressement, liquidation judiciaire). Pour les organismes relevant d un autre cas de figure, il est leur demandé de fournir un document officiel et légal attestant de l existence juridique de l organisme ainsi que l absence de décision de redressement ou de liquidation. Le (ou les) document(s) fourni(s) doivent être récents. - L attestation d assurance en responsabilité civile : L organisme doit apporter la preuve qu il a souscrit une assurance garantissant les conséquences pécuniaires de la Responsabilité Civile pouvant lui incomber du fait de l exercice des activités d évaluations envisagées. Le montant des garanties et des franchises doit être fourni. - L engagement de communication : Il est demandé à l organisme de s engager par écrit à respecter les deux exigences de communication exposées Art.6 a) de l arrêté EOQA. - L engagement de confidentialité : Il est demandé au demandeur de s engager par écrit à respecter l exigence de confidentialité exposée Art.6 b) de l arrêté EOQA.. 6 Suivi effectué par l EPSF L EPSF assure le suivi des experts et organismes qualifiés et vérifie qu ils respectent les conditions de maintien de leur agrément par tout moyen à sa disposition, en particulier : examen des rapports d évaluation de la sécurité fournis dans les dossiers d autorisations de mise en service commercial ; examen des rapports annuels d activité communiqués à l EPSF par les experts et organismes qualifiés ; réunions éventuelles avec les promoteurs ; réunions éventuelles avec les experts et organismes qualifiés ; inspections et audits. 7