Pégase 3. Traitement de texte. Dernière révision le 18/06/2012. http ://

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1 Pégase 3 Traitement de texte Dernière révision le 18/06/2012 http ://

2 Sommaire 1. PRESENTATION GENERALE LES COURRIERS MODELES LES COURRIERS ARCHIVES LA MODELISATION DES COURRIERS LES COURRIERS MODELES LA CREATION DE COURRIERS MODELES Le nom du fichier ou code courrier Le libellé du courrier Reprendre le courrier Accessibilité La suppression de courriers modèles LE TRAITEMENT DE TEXTE REMARQUES L INSERTION DE CONSTANTES Les constantes Champs Les constantes Formules paramétrables Les constantes paramètres à saisir Les constantes Fonctions de base Les constantes Infos auteur L IMPRESSION DE COURRIERS L ACCES A L ASSISTANT L ASSISTANT D IMPRESSION Edition par entrées/sorties L accessibilité des courriers Le choix des courriers Les options d impression L archivage Les constantes à saisir LE PARAMETRAGE L IMPORT DE COURRIERS LA GESTION DES COURRIERS ARCHIVES GENERALITES LA VISUALISATION LA SUPPRESSION L EXPORTATION L ATTESTATION ANNUELLE Pégase 3 Traitement de texte 2/21

3 Suivi de la notice octobre 2004 Création de la notice 1 er juin 2007 Diverses précisions sur l utilisation du module Toutes pages 2 janvier 2008 Rajout en fin de notice, d un explicatif sur l attestation annuelle. Page juin 2012 Rajout de la notion de thème Page 6 Pégase 3 Traitement de texte 3/21

4 1. Présentation générale Il existe deux types de courrier : 1.1. Les courriers modèles Ce sont des courriers fournis avec la maquette ou construits par l utilisateur. L accès à la gestion de ces courriers se fait par le menu général : Outils Traitement de texte Modélisation Le courrier modèle peut être fabriqué ou modifié dans la fiche de modélisation des courriers. Le corps du texte peut inclure un certain nombre de champs appelés constantes courriers (par exemple : <_SAL_NOM_> qui fait référence au nom du salarié). Lors de l impression, les constantes courriers sont remplacées par leur valeur. Ainsi, le nom du salarié viendra s imprimer en lieu et place de la constante <_SAL_NOM> L assistant d impression permet de choisir une population et un ou plusieurs modèles de courriers à imprimer (exemple : salariés à de l établissement de la société DEMO, édition du Contrat de travail et d un Certificat de travail). Les informations concernant l auteur (Nom, Qualité, Ville) sont saisies dans un écran de paramétrage. Il est possible d importer des courriers créés à l aide d un traitement de texte externe au logiciel grâce à l écran d import de courriers Les courriers archivés Lors de l impression des courriers, l utilisateur pourra également les archiver afin, en particulier, de les réimprimer ultérieurement. La gestion des courriers archivés (réimpression, exportation, suppression) se fait dans l explorateur de paie. En gestion des salariés, sur la page Commentaires, la liste des courriers archivés pour le salarié est également accessible. Ainsi, avec un simple clic droit «imprimer un courrier», permet d obtenir l aperçu et, ou, l impression du courrier en question : Pégase 3 Traitement de texte 4/21

5 2. La modélisation des courriers La fiche de modélisation des courriers est accessible par Outils Traitement de texte Modélisation. Avant l ouverture de la fiche, la liste des courriers existants est affichée : Remarque : l écran de choix de la société et de l établissement permet un paramétrage en société ou en établissement particulier. Après avoir sélectionné un modèle dans la liste, la fiche de gestion correspondant à ce modèle s affiche à l écran : Cette fiche possède, au bas de l écran, les mêmes boutons que les autres fiches de gestion du logiciel. Ces boutons permettent d accéder au courrier type suivant ou précédent, de créer ou d effacer un courrier Pégase 3 Traitement de texte 5/21

6 La barre d outils située en haut de la fiche reprend les principales fonctionnalités d un traitement de texte. Attention : Lorsque l on est positionné sur un courrier modèle livré avec la maquette, le texte et la barre d outils sont désactivés. Ces courriers ne peuvent être ni modifiés ni supprimés car ils sont réactualisés à chaque mise à jour. C est sur cet écran que l utilisateur rédige et met en page les modèles de courriers et en détermine l accessibilité à l aide du menu déroulant situé en haut à droite de l écran. Par accessibilité, il faut entendre si le courrier concerne la société, le salarié ou bien les deux. L accessibilité est d abord déterminée lors de la création du courrier (voir ci-dessous Création de courriers modèles), elle peut être ensuite modifiée dans Modèles de courrier. Depuis la version 4. 36(1) la modélisation des courriers permet d affecter un thème au courrier. Cet ajout, rendu nécessaire pour la fonctionnalité Assistant d Entrée Sortie, permet de déterminer si le courrier doit être utilisé pour établir des informations relatives aux, Entrées, aux Sorties, etc Thèmes disponibles <Aucun> Contrat Certificat de travail Affiliation URSSAF Affiliation Prévoyance A noter : les courriers déjà créés sont automatiquement alimentés par le choix <Aucun>. Vous pourrez alors les redéfinir selon vos cas. Pour plus de renseignements sur le module Assistant Entrée Sortie, nous vous conseillons de vous référer à la notice Assistant EntréesSorties.pdf 3. Les courriers modèles Actions rend le courrier inaccessible au module Entrée-Sortie rend le courrier accessible dans le module d entrée rend le courrier accessible dans le module de sortie rend le courrier accessible dans le module d entrée rend le courrier accessible dans le module d entrée 3.1. La création de courriers modèles Pour créer un nouveau courrier, se positionner dans la fiche de modélisation en Outils Traitement de texte Modélisation et cliquer sur le bouton Créer. Le traitement propose alors un assistant de création comprenant quatre zones de saisie qui doivent impérativement être remplies : Le nom du fichier ou code courrier Ce nom peut contenir jusqu à cent caractères. Sont autorisés les lettres, les chiffres et l espace à l exclusion de tout autre caractère. Le texte saisi servira à nommer le fichier au format enrichi (.rtf), stocké dans le répertoire des courriers RACINEDOCS\COURRIERS, qui contiendra le courrier modèle De ce fait, le nom du fichier doit être unique. Le traitement empêchera donc la création d un autre courrier avec le même nom de fichier. Exemple : contrat de travail 1.rtf Pégase 3 Traitement de texte 6/21

7 Le libellé du courrier Il comporte également jusqu à cent caractères, mais à la différence du nom du fichier, il n y a aucune contrainte. Le libellé n est utilisé que pour rendre plus explicite le nom du fichier. Exemple : contrat de travail des non-cadres Reprendre le courrier Dans la liste déroulante figure le nom de tous les courriers modèles, Aucun faisant référence à un document vierge. Il est donc possible lors de la création d un modèle de courrier de partir d une feuille blanche en sélectionnant Aucun, la valeur par défaut, ou de reprendre un autre modèle de courrier afin de le recopier sous un autre nom puis de le personnaliser Accessibilité Trois valeurs sont possibles (Société, Salarié, Société/Salarié) selon la nature du courrier. Un courrier peut, en effet, concerner la société (par exemple, un courrier envoyé par une société à un organisme social), le salarié (Contrat de travail, Certificat de travail ) ou bien les deux (par exemple une note d information pouvant être adressée aux sociétés ou/et aux salariés par un cabinet comptable). Le choix de la nature du courrier n interfère pas directement dans la sélection de la population au moment de l impression mais dans celle des courriers à imprimer (voir plus loin L impression des courriers) La suppression de courriers modèles L assistant de suppression fonctionne de la même manière que dans les autres fiches de gestion. Le courrier courant est détruit après avoir cliqué sur le bouton Terminer. La destruction d un courrier entraine la suppression du fichier.rtf correspondant du répertoire Courrier. 4. Le traitement de texte L éditeur de texte comprend les principales fonctionnalités d un traitement de texte : Un bouton de définition des marges d impression. Un bouton d aperçu. Un bouton d impression. Un bouton insertion image permettant d afficher ainsi le logo de l entreprise. Les boutons couper, copier, coller. Une liste déroulante pour la sélection de la police de caractères. Une liste déroulante pour la sélection de la taille de la police. Deux boutons défaire et refaire. Pégase 3 Traitement de texte 7/21

8 Les boutons gras, italique, souligné. Les boutons «aligné à gauche», «centré», «aligné à droite», «justifié». Un bouton d insertion de puces. Un bouton aller à la page suivante. Un bouton d insertion de saut de page. Un bouton pour la couleur des polices de caractères. Un bouton affichant quelques raccourcis claviers qui n ont pas de boutons correspondants. Une règle pour déterminer les marges et les indentations Remarques - Tous les boutons ont un raccourci clavier qui est affiché dans leur bulle d aide (positionner le curseur de la souris sur l un des boutons, sans cliquer, afin de voir apparaître l information). - Les sauts de pages ne sont pas visibles à l écran : pour se déplacer d une page à l autre, il faut utiliser le bouton «aller à la page suivante» qui positionnera le curseur au début de la première ligne de cette page (dans le doute consulter l aperçu). - Le bouton d impression permet d obtenir l impression du modèle et de ses constantes courriers à l état brut. Il n ouvre pas la fiche d impression permettant de sélectionner une société ou un salarié. Il en va de même du bouton d impression de l aperçu. L impression à proprement parler s effectue en Outils Traitement de texte Impression. - Dans la fiche d aperçu, l utilisateur trouvera des boutons de déplacement d une page à l autre du document, un bouton d impression et un agrandissement ou une diminution par sélection d un pourcentage dans une liste déroulante. L agrandissement est également possible par clic gauche, et la diminution par clic droit. L incrémentation du zoom est de 30 %. - La fenêtre d aperçu n est qu une aide, elle ne reflète pas fidèlement ce que sera le courrier lors de son impression finale : en effet, le nom de la constante peut être plus long ou plus court que la valeur qu elle représente. Exemples : <_SAL_NOM> et DE LA FONTAINE DE FOLIN ou <_HEU_heure de rendez-vous_> et 15 h 30. Important : Il n y a ni enregistrement automatique, ni bouton enregistrer : cette fonctionnalité est assurée par le bouton Valider de la fiche et son raccourci F10. Lors de la création d un courrier, ne pas hésiter à utiliser plusieurs fois cette touche Valider tout au long de la création afin d enregistrer l avancement des travaux. Pégase 3 Traitement de texte 8/21

9 4.2. L insertion de constantes Lors de la rédaction d un modèle de courrier, il est possible d insérer des constantes courrier (ou champs) qui seront renseignées dans la fiche d impression. L accès aux différents champs se fait par un clic sur le bouton droit de la souris. Exemple : un modèle de courrier contenant la phrase : «M. DUPONT est engagé en qualité de tourneur fraiseur» ne serait valable que pour les salariés s appelant DUPONT et exerçant le métier de tourneur fraiseur! C est pourquoi il faut utiliser des constantes à la place du nom du salarié et de l emploi. Le courrier modèle sera donc rédigé ainsi : «<SAL_TYPEGENRE_ <_SAL_NOM_> est engagé en qualité de <_SAL_EMPLOI_>» Lors de l impression, le traitement ira rechercher dans la fiche du salarié son genre, son nom et son emploi. Lorsque l utilisateur veut insérer une constante, il effectue un clic droit n importe où sur la page puis sélectionne la constante à insérer. Attention : Ne pas oublier de mettre des espaces entre les différentes constantes. Cliquez à cet endroit le traitement insérera la constante <_SAL_EMPLOI_> à l emplacement où se situe le curseur au moment de l insertion. Il faut donc effectuer l insertion alors que le curseur est positionné juste après «en qualité de» Il existe six types de constantes : Les constantes «champs», Les constantes «formules paramétrables», Les constantes «paramètres à saisir», Les constantes «fonction de base», Les constantes «infos auteur». Les constantes «lettre-chèques» Pégase 3 Traitement de texte 9/21

10 Les constantes Champs. Ces constantes sont regroupées par éléments de la base de donnée (sociétés, salariés ). La racine de ces constantes dépend de la table à laquelle elles font référence : - Sociétés : _SOC_ - Etablissements : _ETA_ - Salariés : _SAL_ - Centre de cotisations établissement : quatre racines différentes selon l organisme (URSSAF : _URS_ ; ASSEDIC : _ASS_ ; Retraite : _RET_ ;_MSA_) - Centre de cotisations salariés : quatre racines (idem) - Entrées/Sorties : _ENT_ - RIB salariés : _RIB_ - Règlement : _REG_ Au moment de l impression, ces constantes iront rechercher les valeurs correspondantes dans les différentes tables, pour chacun des salariés sélectionnés. Attention : Si un courrier est accessible en société uniquement, il ne doit pas utiliser des constantes concernant les tables établissement, salariés, entrées/sorties Lors de l impression elles seraient remplacées par un espace Les constantes Formules paramétrables Ces constantes permettent de renvoyer le contenu de la base ou d un montant d une ou plusieurs rubriques, et de préciser le ou les bulletins du salarié sur lesquels ces sommes doivent être récupérées. Pour insérer ce type de constante, accédez au menu contextuel par clic droit puis sélectionner Formules paramétrables. Une boite de dialogue est alors proposée dans laquelle il faudra saisir la formule. Remarque : les formules saisies à cet endroit ne doivent pas être précédées du signe «=». Dans l exemple ci-dessus, la formule saisie permet de récupérer le montant salarial du net à payer du bulletin courant. Si cet écran est validé tel quel, sans cocher «Récupérer le résultat en lettres», la constante qui est inscrite sur la lettre type est la suivante : <_FOC_=MTSAL(9900!BUC)_> La syntaxe «_FOC_» signifie qu il s agit d une constante de type formule qui renvoie son résultat sous forme de chiffres (exemple : 10000). Pégase 3 Traitement de texte 10/21

11 Si la case récupérer le résultat en lettres est cochée, la constante devient : <_FOL_=MTSAL(9900!BUC)_> La syntaxe «_FOL_» signifie qu il s agit d une constante de type formule qui renvoie son résultat en toutes lettres (exemple : dix mille). Sélection des rubriques :xxxx Jusqu à la rubrique n xxxx incluse MTSAL(:1000) Cumule les montants salariaux des rubriques jusqu à la rubrique 1000 incluse xxxx: MTPAT(9995:) xxxx:yyyy À partir de la rubrique n xxxx incluse Cumule les montants patronaux des rubriques à partir de la rubrique 9995 De la rubrique n xxxx à la rubrique n yyyy incluses MTSAL(0500:1200) Cumule les montants salariaux de la rubrique 0500 à la rubrique 1200 incluse xxxx;yyyy;zzzz Les rubriques n xxxx, n yyyy, n zz zz MTSAL(0100;0101;1000) Cumule les montants salariaux des rubriques 0100, 0101, COMMRUB F1;F2;F3 BASE(HRDIV;HRABS) Le commentaire associé à la rubrique La liste des rubriques de formule F1, F2, F3 Cumul des bases des rubriques formules HRDIV et HRABS. Dans le tableau ci-dessous, les notions de «bulletin courant» et de «dernier bulletin» sont équivalentes. Il n est possible de travailler sur d autres exercices que celui en cours qu en utilisant des dates dans les formules. Sélection des bulletins Le bulletin courant BASE(0500) BUC BASE(0500!BUC) :BUC MTSAL(7601!:BUC) :BUP BASE(0100;0101!:BUP) :xxx Renvoie la base de la rubrique 0500 sur le bulletin courant Le bulletin courant Renvoie la base de la rubrique 0500 du bulletin courant Jusqu au bulletin courant inclus (bulletins de l exercice courant uniquement) Cumule les montants salariaux de la rubrique 7601 jusqu au bulletin courant inclus Jusqu au bulletin précédent inclus (bulletins de l exercice courant uniquement) Cumule les bases des rubriques 0100et 0101 sur les bulletins précédents de l exercice (le bulletin courant n est pas pris en compte) Jusqu au bulletin n xxx inclus MTSAL(7600!:003) Cumule les montants salariaux de la rubrique 7600 jusqu au bulletin n 3 Pégase 3 Traitement de texte 11/21

12 xxx: inclus A partir du bulletin n xxx inclus MTSAL(7600!003:) Cumule les montants salariaux de la rubrique 7600 à partir du bulletin n 3 inclus xxx:yyy MTPAT(9990!005:BUP) PEC MTSAL(6800!PEC) :xx Du bulletin n xxx au bulletin n yyy inclu s Cumule les montants patronaux de la rubrique 9990 à partir du bulletin n 5 jusqu au bulletin précédent inclus Les bulletins de la période courante Cumule les montants salariaux de la rubrique 6800 sur tous les bulletins de la période courante Jusqu aux bulletins de la période n xx inclus e BASE(0100;0130!:03) Cumule les bases des rubriques 0100 et 0130 jusqu à la période n 3 xx: BASE(HRABS!04:) xx:yy MTPAT(8700:8800!03:05) :jj/mm/aaaa A partir des bulletins de la période n xx inc luse Cumule les bases des rubriques de formule HRABS à partir de la période n 4 Des bulletins de la période n xx aux bullet ins de la période n yy incluses Cumule les montants patronaux des rubriques 8700 à 8800 de la période n 3 à la période n 5 Jusqu au bulletin du jj/mm/aaaa BASE(3800!:31/05/2000) Cumule les bases de la rubrique 3800 jusqu au 31/05/2000 jj/mm/aaaa: À partir du bulletin du jj/mm/aaaa BASE(3800!01/06/2000) Cumule les bases de la rubrique 3800 à partir du 01/06/2000 jj/mm/aaaa:jj/mm/aaaa MTSAL(1000!01/02/2000: 31/03/2000) Les bulletins du jj/mm/aaaa au jj/mm:aaaa Cumule les montants salariaux de la rubrique 1000 du 01/02/2000 au 31/03/2000 Très important : il n est pas possible d insérer des constantes de type «formules paramétrables» dans les courriers accessibles uniquement en société Les constantes paramètres à saisir. Ces constantes permettent l impression d informations que ne fournissent pas les autres types de constantes, par exemple la date d un rendez-vous. Elles peuvent être de quatre types : date, heure, numérique et chaîne de caractères. Lorsque l utilisateur clique sur l une de ces quatre constantes, une petite boite de saisie s affiche dans le coin supérieur gauche de l éditeur de texte (cf. copie d écran ci-dessus) : elle détermine le nom de la constante insérée et permet de saisir le libellé de la boite de dialogue qui s affichera au moment de l impression. Pégase 3 Traitement de texte 12/21

13 Les racines de ces constantes sont _NUM_ (pour les constantes numériques), _HEU_ (pour les constantes horaires), _DAT_ (pour les constantes de datation), _CHA_ (pour les constantes de type chaîne de caractères). Quelques conseils : - Il est recommandé de saisir le libellé le plus précis possible pour se souvenir à quoi correspond la constante lors de l impression. - Si la constante doit être insérée en fin de ligne éviter les espaces car si le libellé de la constante est trop long pour tenir sur la ligne, la constante sera coupée au niveau d un espace : cela provoquera une erreur lors de l impression. - En cas de doute quant à la nature finale de la constante, il est conseillé d utiliser une constante chaîne, celle-ci permettant la saisie de n importe quel caractère au moment de l impression Les constantes Fonctions de base. Elles permettent d afficher la date sous différentes formes, le jour et l heure sur le courrier au moment de l impression. La date est celle de traitement, affichée sur la fiche principale (en haut, à droite). La racine de ces constantes est _BAS_. <_BAS_HEURE_> renvoie l heure système sous la forme 17:00:00 <_BAS_DATE1_> renvoie la date sous la forme 16/02/2001 <_BAS_DATE2_> renvoie la date sous la forme 16 février 2001 <_BAS_DATEENTIERE_> renvoie la date sous la forme vendredi 16 février 2001 <_BAS_JOUR_> renvoie le jour (exemple : vendredi) <_BAS_DATEHEURE_> renvoie la date et l heure sous la forme 16/02/ :00:00 <_BAS_EXERCICE_> renvoie l exercice en cours Les constantes Infos auteur. La racine de ces constantes est _AUT_. Elles sont au nombre de trois : <_AUT_NOM_> : cette constante renvoie le nom de l auteur, signataire du courrier. <_AUT_QUALITE_> : constante permettant de préciser la qualité du signataire. <_AUT_VILLE_> : constante renvoyant en valeur la ville d établissement du courrier. Elles sont accessibles, lors de la création ou de la modification à l aide du menu contextuel (clic droit) puis Infos auteur. Ces trois constantes permettent à l utilisateur de renseigner ces champs automatiquement, sans avoir à modifier manuellement tous les courriers. Ces constantes sont utilisées dans les modèles de courriers fournis avec la maquette. Avant toute impression d un courrier, l utilisateur aura pris soin de renseigner l écran de paramétrage en Outils Traitement de texte Paramétrage. Attention : Lorsque plusieurs utilisateurs se servent du logiciel, le paramétrage proposé lors de l édition des lettres types sera fonction du code utilisateur renseigné lors de l accès au logiciel. Pégase 3 Traitement de texte 13/21

14 5. L impression de courriers 5.1. L accès à l assistant Cet accès peut s effectuer de cinq manières différentes : - Par le menu principal Outils Traitement de texte Impression : dans ce cas la boite de sélection de la population est positionnée sur le dossier en cours. - Par la fiche de gestion des salariés et le menu contextuel (accessible par clic droit) Imprimer un courrier : dans ce cas la boite de sélection de la population est positionnée sur la société, l établissement et le salarié sélectionnés. - Par la fiche de gestion des bulletins et le menu contextuel Imprimer un courrier : dans ce cas la boite de sélection de la population est positionnée sur la société, l établissement et le salarié du bulletin concerné. - Par la fiche de gestion des sociétés et le menu contextuel Imprimer un courrier : dans ce cas la boite de sélection de la population est positionnée sur la société sélectionnée. - Dans l explorateur, par le menu Fichier Imprimer un courrier ou par le menu contextuel Imprimer un courrier : ces deux menus sont visibles si l utilisateur est positionné sur une société, un salarié ou un bulletin. La multisélection est possible. La boite de sélection de la population est initialisée en fonction de la sélection faite dans l explorateur. Attention : l impression d un courrier pour une société pour laquelle l utilisateur ne possède pas les droits d accès suffisants est impossible. De la même manière, les courriers d un salarié désactivé ne pourront pas être imprimés. Par contre, il est possible de réimprimer les courriers archivés d un salarié désactivé L assistant d impression La sélection de la population à imprimer se fait de la même manière que dans les autres fiches d impression. Les bornes début et fin sont renseignées différemment selon l écran à partir duquel on accède à l assistant d impression, elles peuvent être modifiées. Ainsi, dans la copie d écran représentée ci-dessous, les bornes de début et fin sont initialisées uniquement au niveau société car l assistant d impression a été lancé par menu contextuel à partir de la fiche société (clic droit puis imprimer un courrier). L utilisateur pourra cependant sélectionner un établissement ou des salariés de cette société ou d une autre. Pégase 3 Traitement de texte 14/21

15 5.2.1 Edition par entrées/sorties Cet assistant d impression offre la possibilité d affiner la sélection des salariés en la restreignant en fonction de leurs dates d entrée et de sortie. Cependant les deux options sont exclusives : il n est possible de renseigner que les dates d entrée ou celles de sortie L accessibilité des courriers De plus cette sélection par Entrée/Sortie n aura de sens que si la zone courriers disponibles de l écran 2 de l assistant est renseignée pour les salariés (cf. copie d écran ci-dessous). Une autre particularité de l assistant d impression est donc l accessibilité du ou des courriers à imprimer. Ainsi, si l utilisateur a sélectionné un ou plusieurs salariés sur l écran 1 de l assistant puis Pour les sociétés dans la zone courriers disponibles en haut de l écran 2, les courriers sélectionnés seront traités par société et non salarié par salarié Le choix des courriers Il s agit ici de sélectionner le ou les courriers à imprimer. Si dans la liste déroulante Courriers disponibles est affiché pour les salariés, ne figureront dans la liste de gauche que les courriers accessibles en Salarié et en Soc/Sal. Inversement, si pour les sociétés est sélectionné, ne sont alors affichés que les courriers accessibles en Société et Soc/Sal. La liste déroulante est initialisée en fonction des informations de la première page et du lieu d appel de l assistant d impression. Il est possible de changer sa valeur, sachant que dans ce cas ne seront traités que les sociétés (pour les sociétés) ou les salariés ( pour les salariés ) appartenant à la sélection Les options d impression Le troisième écran de l assistant d impression permet de préciser les options d impression. Pégase 3 Traitement de texte 15/21

16 La zone Imprimer par permet d indiquer si, lors de l impression, les courriers doivent être triés par type de courrier (pour chaque courrier l ensemble des salariés) ou bien par société ou salarié (pour chaque société ou salarié, l ensemble des courriers). Les salariés sans bulletin sur l exercice en cours peuvent être exclus de la sélection. Le bouton Marge permet de modifier la mise en page du document. Les marges de l impression sont ainsi mémorisées pour les courriers futurs. Il est possible de générer un fichier sous format PDF, lisible avec Acrobat Reader L archivage L archivage permet de stocker, sous la forme d un fichier texte lisible dans un traitement de texte, les courriers imprimés pour chaque salarié et pour chaque société. Pour archiver un courrier, il faut cocher la case Archiver les courriers puis lancer l aperçu ou directement l impression. Cependant, il est préférable de ne pas cocher cette case tout de suite, lorsque l on fait un aperçu, sauf si l on est sûr d imprimer depuis cet aperçu. En effet, si la case est cochée, une archive sera créée à chaque lancement de l aperçu. Ainsi, si 5 aperçus sont lancés consécutivement pour le même document, il y a création de 5 archives que rien ne permet de distinguer au premier coup d œil dans l explorateur. Il est préférable avant d archiver un courrier de le visualiser. En effet, dans le cas d une impression et d un archivage d un même courrier pour un même salarié ou une même société à plusieurs reprises le même jour, la gestion des courriers archivés dans l explorateur s avérera fastidieuse : il sera nécessaire de visualiser chaque courrier pour les distinguer les uns des autres (cf. en fin de chapitre La gestion des courriers archivés) Les constantes à saisir Au moment de l impression ou de l aperçu une lecture du courrier modèle est faite avec recherche des constantes pour les affecter par leur valeur. Si une racine _HEU_, _DAT_, _CHA_ ou _NUM_ est trouvée, une fiche de saisie s affiche à l écran avec pour libellé le corps de la constante. Ainsi, la constante «date de rendez-vous» qui a été créée plus haut (cf Les constantes paramètres à saisir) déclenchera, lors de l impression, l ouverture de la boite de saisie suivante : L utilisateur devra saisir la date du rendez-vous. Si plusieurs lettres types sont imprimées en même temps et qu elles doivent toutes faire apparaître la même date de rendez-vous, il faut cocher mémoriser la valeur. La valeur de la constante ne sera alors plus demandée. Si une constante doit avoir la même valeur pour plusieurs courriers ou pour plusieurs salariés, il est possible de mémoriser la valeur en cochant la case Mémoriser la valeur. Pégase 3 Traitement de texte 16/21

17 La boite de dialogue, dans laquelle l utilisateur saisira la valeur de la constante lors du lancement de l impression, est formatée en fonction de la racine de celle-ci, d où l intérêt de bien choisir la nature de la constante lors de la modélisation du courrier. De même, lors d une impression massive de courriers, plus le texte du corps de la constante est précis, moins l utilisateur prend le risque de se tromper de constantes lors de la saisie de la valeur. Attention : La mémorisation dure tant que l assistant d impression est ouvert : si, après un aperçu des courriers à imprimer, l utilisateur décide de modifier la valeur d une de ces constantes pour un ou plusieurs courriers ou salariés, il devra fermer l assistant et recommencer le processus d impression. 6. Le paramétrage L écran de paramétrage permet de mémoriser les informations concernant l auteur des courriers, sans avoir à les saisir systématiquement dans chaque courrier modèle. De même, il permet de changer d auteur sans avoir à modifier les courriers modèles. Ce paramétrage est mémorisé pour chacun des utilisateurs et reste valide tant que l utilisateur ne retourne pas le modifier. Lorsque plusieurs utilisateurs se servent du logiciel, le paramétrage proposé lors de l édition des lettres types sera fonction du code utilisateur renseigné lors de l accès au logiciel. L utilisateur saisira son nom et/ou prénom, sa qualité (responsable administratif par exemple), et la ville où le courrier est rédigé. Il est possible de saisir n importe quel caractère, dans une limite de cinquante pour chacun des trois champs. 7. L import de courriers Pour importer dans la paie un courrier modèle rédigé dans un autre traitement de texte, il est nécessaire d utiliser l écran d import de courriers. Le fichier source doit être au format texte enrichi (.rtf), sinon il ne sera pas visible dans la boite recherche du fichier à importer. Si le texte existe déjà sous un autre logiciel, mais dans un format différent de RTF, il faudra d abord effectuer une procédure du type «Enregistrer sous» dans le logiciel d origine afin de lui attribuer le format RTF, avant d effectuer la procédure d import de ce courrier. Attention : la procédure d import de courrier est obligatoire pour récupérer un courrier issu d un autre traitement de texte. Le fait de déplacer le fichier source dans le répertoire Courrier est donc inutile, voire peu recommandé. L assistant d importation du modèle de courrier se présente comme suit : Pégase 3 Traitement de texte 17/21

18 Dans la zone Fichier à importer, renseignez le fichier au format RTF qui a été créé en dehors du logiciel. Le nom du fichier contenu dans la zone Nom du fichier peut être différent du fichier à importer. Ce nom peut contenir jusqu à cent caractères. Sont autorisés les lettres, les chiffres et l espace à l exclusion de tout autre caractère. Le libellé saisi dans la zone Libellé du courrier sert à rendre plus explicite le nom du fichier. Il est conseillé, pour des raisons pratiques, de ne pas renseigner exactement la même chose dans le libellé que dans le nom du fichier. Il faut également renseigner lors de l importation l accessibilité de ce nouveau courrier. Remarque : Le bouton Valider permet l import successif de plusieurs courriers modèles dans la mesure où il ne ferme pas l écran, à la différence du bouton Valider et Terminer. 8. La gestion des courriers archivés 8.1. Généralités L accès aux courriers archivés s effectue à partir de l explorateur en Edition Explorateur. Pégase 3 Traitement de texte 18/21

19 Aux niveaux société et salarié de l arborescence, figure un nœud courrier qui regroupe les courriers de la société et du salarié. Si la société ou le salarié sélectionné possède des courriers, une ampoule figure devant l icône des courriers. Les courriers archivés sont affichés avec leur code courrier (modèle) et leur date d impression. Si plusieurs courriers issus du même courrier modèle ont été imprimés à la même date, le seul moyen de les distinguer est de les visualiser. Si un courrier archivé est sélectionné dans la liste, il est possible de visualiser, de supprimer ou d exporter un courrier à partir du menu Fichier Aperçu/Impression - Supprimer un courrier - Exporter un courrier - Ou bien par le menu contextuel. Par contre il n est pas possible de modifier un courrier archivé. Il est possible de voir les courriers archivés de salariés désactivés en affichant ceux-ci par Affichage Options Afficher les salariés inactifs La visualisation Il n est possible de visualiser qu un courrier à la fois. Si plusieurs courriers archivés sont sélectionnés, le menu Aperçu/Impression d un courrier archivé est grisé. C est par l intermédiaire de la fenêtre d aperçu qu il est possible d imprimer le courrier archivé. Dans le cas d une nouvelle impression, la date d impression du courrier archivé n est pas modifiée La suppression Le code du courrier devant être supprimé est affiché sur la première page de l assistant de suppression ainsi que la société ou le salarié qu il concerne et sa date d impression. Il est possible de supprimer plusieurs courriers archivés en même temps : dans ce cas un bouton avec un point d interrogation est affiché ; en cliquant dessus, une petite fiche récapitulative des courriers et de leur date d impression s ouvre. Remarque : il n est pas nécessaire de supprimer les courriers archivés avant la suppression ou la mutation de salariés, la suppression d un établissement ou d une société : ceci est géré automatiquement L exportation L exportation est le seul moyen de modifier un courrier archivé avant une éventuelle réimpression, sachant que ces actions se font en dehors de la paie et ne sont donc pas mémorisées par celle-ci. Pour exporter un courrier, il suffit de sélectionner un répertoire et nommer le fichier destination par l intermédiaire de la boite de dialogue qui s ouvre après avoir cliqué sur exporter un courrier archivé. Le format du fichier destination est.rtf. Pégase 3 Traitement de texte 19/21

20 9. L attestation annuelle Parmi les courriers type, il en est un qui revêt une importance considérable depuis la déclaration des salaires 2007 : l attestation fiscale annuelle. Il s agit d une attestation individuelle dans laquelle, l employeur annonce à son salarié, les montants le concernant, tels qu il les a déclarés dans la DADS- U. Cette attestation devient très importante depuis la déclaration des salaires 2007 car, depuis la mise en place de la loi TEPA, l employeur dans la DADS-U et le salarié dans sa déclaration des revenus doivent mentionner les heures supplémentaires ayant bénéficié du régime de défiscalisation, information capitale pour le calcul de la prime pour l emploi par les services des impôts. Les compteurs d heures supplémentaires n étant pas tous disponibles sur le bulletin de paie remis au salarié, leur présence sur une telle attestation devient indispensable. Voici comment procéder : Le net imposable déduction faite de la rémunération des heures supplémentaires et complémentaires est celui qui s édite dans le compteur approprié au pied du bulletin de paie. Pégase 3 suit en cela, le bulletin modèle qui accompagnait la circulaire ministérielle DSS/5B/2007/358. Par contre, pour des raisons évidentes de place, ni le détail du cumul des heures supplémentaires ni le net imposable hors déduction de la rémunération de ces heures n apparait sur le bulletin. Toutefois, il est toujours possible, dans Pégase 3, d imprimer une «attestation annuelle» qui récapitule ces montants. Il existe de nouvelles constantes qui vous permettent d afficher sur cette attestation annuelle, la valeur de certains compteurs qui cumulent différentes valeurs liées aux heures supplémentaires et complémentaires. Voici la liste de ces constantes : Constantes Explications Nom du compteur Cumul du nombre d heures CPT_HRSEXOFIS_ supplémentaires ayant déterminé le montant des exonérations fiscale et Heures supplémentaires (exo. fiscale) salariale. Cumul du nombre d heures CPT_HRCEXOFIS_ complémentaires ayant déterminé le montant des exonérations fiscale et Heures complémentaires (exo. fiscale) salariale. CPT_HREXOPAT_ Cumul du nombre d heures Heures supplémentaires (exo. supplémentaires ayant déterminé le patronale) montant de l exonération patronale. CPT_MTEXOFISC_ CPT_MTCEXOFISC_ CPT_MTEXOPAT_ CPT_MTEXOHSF_ Cumul de la rémunération des seules heures supplémentaires ayant constitué l exonération fiscale et la base de l exonération salariale. Cumul de la rémunération des seules heures complémentaires ayant constitué l exonération fiscale et la base de l exonération salariale. Cumul de la rémunération des seules heures supplémentaires ouvrant droit à l exonération patronale. Cumul des montants de l exonération fiscale des heures supplémentaires et complémentaires. Pégase 3 Traitement de texte 20/21 Montant des heures supplémentaires (exo. fiscale). Montant des heures complémentaires (exo. fiscale). Montant des heures supplémentaires (exo. patronale). Montant de l exonération fiscale sur heures supplémentaires. CPT_MTEXOHSS_ Cumul des montants de l exonération Montant de l exonération salariale sur

21 CPT_MTEXOHSP_ salariale des heures supplémentaires et complémentaires. Cumul des montants de l exonération patronale des heures supplémentaires. heures supplémentaires. Montant de l exonération patronale sur heures supplémentaires. Important : Courant janvier 2008 sera livré un courrier type pour l attestation des revenus de Ce courrier comprendra une nouvelle formule qui affiche le nombre et le montant des heures supplémentaires défiscalisées, grâce à ces nouvelles constantes. Vous pourrez soit utiliser ce courrier livré par défaut, soit vous en inspirer pour compléter votre attestation personnalisée. Rappel de l accès à l attestation annuelle : Pour modifier une attestation : au menu général, sélectionner : Divers Traitement de texte Modélisation. Sélectionner le courrier à modifier (Attention : les courriers modèles livrés par défaut dans le logiciel ne sont pas modifiables). Exemple de complément pour une attestation personnalisée : Net imposable <_BAS_EXERCICE_> : <_FOC_=MTSAL(8500! 000:999)_> Attention : la rémunération brute des heures supplémentaires et complémentaires (voir détail ci-dessous) a déjà été déduite de ce net imposable. Nombre d'heures supplémentaires accomplies depuis le 1er octobre 2007 et ouvrant droit à exonération fiscale : <_SAL_CPT_HRSEXOFIS_> Nombre d'heures complémentaires accomplies depuis le 1er octobre 2007 et ouvrant droit à exonération fiscale : <_SAL_CPT_HRCEXOFIS_> Montant de l'exonération fiscale pratiquée depuis le 1er octobre 2007 suite aux heures supplémentaires et complémentaires accomplies : <_SAL_CPT_MTEXOHSF_> Remarque : pour insérer ces nouvelles constantes propres aux heures supplémentaires et complémentaires, faire un clic droit à l endroit désiré dans le corps du texte, puis choisir : Salariés Compteurs et choisir dans la liste, le compteur à imprimer. Pour imprimer une attestation : au menu général, sélectionner : Etats Imprimer un courrier et suivre les 3 écrans de l assistant qui vous permettront de sélectionner les bornes et l attestation annuelle des salaires parmi la liste des courriers types disponibles. Pégase 3 Traitement de texte 21/21