à l'usage des agents traitants VOTRE GUICHET ÉLECTRONIQUE EN RÉGION DE BRUXELLES-CAPITALE IRISbox est un service du CIRB

Transcription

1 à l'usage des agents traitants VOTRE GUICHET ÉLECTRONIQUE EN RÉGION DE BRUXELLES-CAPITALE IRISbox est un service du CIRB

2 PRÉSENTATION Votre guichet électronique IRISbox est le guichet électronique de la région de Bruxelles-Capitale permettant de demander vos documents à votre administration communale et certains organismes d'intérêt public, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Votre administration est toujours ouverte! IRISbox est disponible gratuitement, certains documents sont payants. Ce prix dépend de la finalité de votre demande et est géré au sein de chaque administration communale ou organisme d'intérêt public. Sécurisé Votre guichet électronique est sécurisé grâce à l'utilisation de la carte d'identité électronique (eid) comme clé d'accès à votre espace de commande et de gestion de documents. Vos avantages Si la finalité de votre document est une démarche payante, vous serez redirigé vers un espace de paiement sécurisé relié à votre banque ; tout se réalise en ligne et en toute confiance! Grâce à IRISbox et votre carte d'identité électronique, vous réalisez vos démarches administratives en quelques clics et en toute sécurité! Plus besoin de vous déplacer Fini les horaires et les files Gratuit et sécurisé Simple, souple et transparent Pour les citoyens comme pour les entreprises

3 MATÉRIEL & LOGICIELS Adresse web IRISbox est disponible à l'adresse ; naviguez jusqu'à cette adresse web, vous avez la possibilité d'y vérifier votre configuration. Pré-requis IRISbox est compatible avec de très nombreux systèmes d'exploitation et navigateurs. Il est toutefois nécessaire d'avoir un lecteur de carte électronique (incorporé ou connecté à votre ordinateur), sa carte d'identité électronique et le code PIN associé à celle-ci. En résumé

4 SE CONNECTER Insérez votre carte d'identité électronique dans le lecteur de carte (incorporé à votre ordinateur ou connecté à celui-ci) et rendez-vous sur afin de cliquer sur le bouton «ME CONNECTER»! Vous arrivez sur une page vous rappelant les pré-requis nécessaires pour vous connecter. Cliquez sur le bouton «ME CONNECTER». Autorisez l'application à lire les données de votre d'identité électronique en cliquant sur le bouton «Oui». Introduisez votre code PIN à la demande de l'application et confirmez la lecture des données de votre carte d'identité. Félicitations! Vous êtes connecté!

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6 MYOFFICE L'écran d'accueil du rôle «Agent» vous offre la possibilité de cliquer sur le bouton «CONSULTER MYOFFICE». Effectuez cette manipulation pour arriver dans la liste des documents que vous gérez. Cet écran vous donne la possibilité de trier les demandes par «Référence», «Formulaire», «Statut», «Date», «Envoyé par», «Entreprise concernée» et «Prix ( )» par un simple clic de la souris sur l'entête de la colonne correspondante. Vous avez aussi la possibilité de trier par «Date de début» et «Date de fin» ou réaliser une recherche directe via le champ de recherche. Pour traiter une demande reçue, cliquez sur le lien «Traiter» situé directement endessous de la demande. La demande s'ouvre et différentes options de traitement s'offrent à vous.

7 TRAITEMENT D'UNE DEMANDE CITOYEN L'écran de traitement d'une demande vous offre 5 choix : «En traitement», «Accepter», «Refuser», «Incomplet», «A payer». Sous ces actions est reprise la demande que vous pouvez consulter. Le statut «En traitement» correspond au fait que la demande suis son cours et fait l'objet du traitement adéquat par vos soins. Le statut «Accepter» indique que la demande est traitée directement. «Incomplet» permet d'indiquer au citoyen que sa demande est incomplète et «A payer» permet de renseigner un prix au citoyen afin qu'il effectue celui-ci via la plateforme de paiement en ligne par l'intermédiaire de «MYBOX CITOYEN» ou «MYBOX ENTREPRISE». Chaque action permet d'encoder des informations : «Numéro du dossier backoffice» référant au numéro de dossier interne à l'organisme traitant la demande, «Commentaire» et «Annexe» permet d'ajouter des informations ou une annexe à l'usage du citoyen, «Prix» uniquement visible si le formulaire est un formulaire payant vous donne la possibilité d'indiquer un prix que le citoyen doit payer pour obtenir son document.

8 INFORMATION DU CITOYEN ET SUIVI Les différentes actions réalisées par l'agent traitant la demande informe l'initiateur de la demande (le citoyen) de manière automatique par et via IRISbox. Ces différentes actions sont consultables dans l'onglet «MYBOX CITOYEN» ou l'onglet «MYBOX ENTREPRISE» en cliquant sur «MESSAGE».

9 AUTRE Les demandes «entreprise» La demande «entreprise» est traitée, gérée et affichée identiquement à une demande citoyen. Aucune différence n'est visible dans le traitement ou la gestion du coté agent, mais l'initiateur de la demande recevra la réponse de celle-ci dans l'onglet «MYBOX ENTREPRISE». Documents signés Certaines demandes doivent être signées. Le document (formulaire) finalisé et signé peux se télécharger en cliquant sur le lien «Télécharger le document signé». Le document signé peux se stocker sur vos systèmes d'informations.