POLITIQUE D ORGANISATION DES ÉVÉNEMENTS À L ÉTS PROCÉDURE POUR LA PLANIFICATION ET LA PRÉPARATION D ÉVÉNEMENTS INSTITUTIONNELS TENUS À L ÉCOLE

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Éloïse Blanchette
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1 PROCÉDURE POUR LA PLANIFICATION ET LA PRÉPARATION D ÉVÉNEMENTS INSTITUTIONNELS TENUS À L ÉCOLE Adoption Résolutions e réunion du Comité de direction Modifications Résolutions CA (concordance) CA (concordance) CA (concordance) CA (concordance) Abrogation Résolutions INTRODUCTION Cette politique a été réalisée dans le but d établir la marche à suivre lors de la planification et l organisation d événements institutionnels (conférences, colloques, etc.) ayant pour théâtre l École de technologie supérieure (ÉTS). De plus en plus d événements sont mis sur pied à l ÉTS, et ce, autant par des membres de la communauté universitaire de l École que par des gens de l externe qui louent nos locaux. Il était donc devenu nécessaire d encadrer de façon précise l organisation d événements pour assurer la bonne marche des activités à l École de même que le succès des événements. Ce document s adresse exclusivement aux membres de la communauté universitaire de l ÉTS et donne une liste des actions à prendre et des personnes à contacter dans le but d éviter les oublis majeurs tels que la disponibilité des locaux, les réservations de services alimentaires auprès du traiteur et la signalisation dans l École. ORGANISATION D ÉVÉNEMENTS Au moment de la présentation d un projet d événement aux fins d approbation par le Comité de direction de l ÉTS, les éléments suivants doivent nécessairement être soumis par écrit à Amélie Hamilton, responsable de l organisation d événements institutionnels : Description détaillée de l événement; Date de l événement; Prévision d assistance; Identification de la direction associée au projet : Direction générale, Direction des études et de la recherche, Direction de l administration et de la vie étudiante, Direction du développement technologique et des affaires académiques, Direction de l innovation et des relations avec l industrie ou Secrétariat général; Nom du ou des responsables de l événement.

2 Les demandes, lorsque requises, devront avoir été préalablement approuvées par le cadre supérieur responsable du service concerné. Le formulaire de Demande d autorisation pour l organisation d événement, que vous trouverez en annexe, devra être accompagné d un document contenant le détail de ces demandes. AIDE-MÉMOIRE 1. Réservation des locaux; 2. Description du matériel audiovisuel, de la production audiovisuelle et de l assistance technique nécessaire; 3. Description des besoins informatiques, de télécommunications et de l assistance technique nécessaire; 4. Description des besoins d aménagement et d installation de matériel; 5. Identification des besoins en mécanique du bâtiment; 6. Identification des biens et services externes 7. Plan d aménagement des locaux (pour approbation par le Service de la prévention et de la sécurité); 8. Réservation du service de traiteur et description des aménagements; 9. Réservation du service de bar et description des aménagements; 10. Prévisions des revenus, des dépenses et des garanties financières, le cas échéant. L organisation d une activité, qu elle soit d envergure ou non, commence par une bonne planification. En effet, si les responsabilités sont clairement et correctement définies au départ, on est assuré de partir du bon pied. Les points énumérés ci-après font partie des étapes importantes de la bonne planification d une activité : 1. Formation du comité organisateur et planification des rencontres de préparation de l activité. À ce comité doit se greffer le responsable institutionnel de l organisation des événements, non membre du comité organisateur, qui doit veiller au respect de la politique. 2. Obtenir l approbation de l École (auprès du Comité de direction) pour la tenue de l activité ainsi que l appui financier pour l événement, le cas échéant. C est le cadre supérieur responsable de votre département ou service qui doit présenter votre demande au comité de direction. 3. Informer le Service de la prévention et de la sécurité de l École (dates de l activité, nombre de participants, présence de personnalités connues, etc.) et obtenir leur approbation quant à la conformité des installations. 4. Logistique : a) Réservation des locaux (à faire le plus rapidement possible) b) Réservation des services alimentaires auprès du traiteur de l ÉTS en utilisant la demande de service de traiteur c) Réservation du service de bar, si nécessaire d) Réservation d équipement informatique e) Plan d aménagement du hall, des salles de classe ou de la cafétéria Page 2 sur 7

3 f) Services audiovisuels (micros, écran géant, etc.) g) Installation d affiches ou de banderoles annonçant l événement h) Signalisation à installer dans l École pour guider les visiteurs i) Transport si activités à l extérieur de l École j) Transmettre au service de l équipement les appels de service requis 5. Établissement d un échéancier (déterminer la date de l événement et la durée). 6. Établissement du budget (conférenciers, traiteur, impression de documents, publicité, etc.) 7. Obtenir l approbation finale du responsable désigné par le comité de direction de l École. 8. Préparation de la documentation définissant l activité et/ou création d un site Web. 9. Partage des responsabilités : a) Responsable du secrétariat (gestion des appels, des courriels, photocopie, etc.) b) Responsable des invitations (réception des réponses par la poste ou par Internet? Comment se fera le paiement des inscriptions?) c) Responsable de la publicité (si nécessaire), de l aménagement des locaux, des réservations, de l animation, etc. 10. Recherche de commanditaires (si nécessaire) 11. Calendrier des activités 12. Assignation des locaux 13. Réservation rapide des services de conférenciers ou d animateur d ateliers 14. Publicité (promotion de l événement et visibilité à donner à l École ainsi qu aux commanditaires) 15. Information quant aux disponibilités de représentants de l École (directeur général, directeur des études et de la recherche, etc.) si leur présence est requise à certains moments durant l événement 16. Relations de presse (attirer l attention sur l événement, faire valoir la présence de conférenciers ou de participants vedettes, etc. auprès des journaux, stations de télévision et de radio) 17. Prévoir des activités et des sorties à l intention des participants à l événement (si nécessaire) 18. Établir des contacts avec les hôtels situés à proximité de l École pour réserver un nombre déterminé de chambres et faire bénéficier de rabais de groupes aux participants. LISTE DES PERSONNES-RESSOURCES Voici une liste des noms et des numéros de téléphone des principales personnes-ressources de l École à qui vous pourriez devoir référer dans vos démarches d organisation : Pour obtenir l approbation du Comité de direction, adressez-vous au cadre supérieur de la direction concernée : Directeur des études et de la recherche Directeur de l administration et de la vie étudiante Page 3 sur 7

4 Directeur du développement technologique et des affaires académiques Directeur de l innovation et des relations avec l industrie Secrétaire général Communications Antoine Landry Directeur des communications Amélie Hamilton Responsable de l organisation des événements institutionnels Sébastien Langevin Manon Lamoureux Brigitte Dion Emmanuelle Berthou Agents d information (publicité, relations de presse, Web, etc.) Sécurité Bruno Côté , # 7556 Responsable de la prévention et de la sécurité Réservations des locaux Pour des activités d enseignement : Muriel Rorive Responsable du Bureau des services académiques Pour toute autre activité : Lucie Rossignol , # 7708 Technicienne en administration, Service de l équipement Réservation du gymnase Robert Lemieux Directeur des Services aux étudiants Service des finances Mario Beauséjour Page 4 sur 7

5 Directeur du Service des finances Services généraux, techniques et audiovisuels Line Parent , # 7963 Contremaître des services généraux (Aménagement : scène, tables, chaises, entretien, affichage, etc.) Jacques Desharnais , # 8916 Contremaître des services techniques (Électricité, ventilation, éclairage, etc.) Sylvain Huneault , # 7895 Georges Tremblay , # 7896 Thomas Latraverse , # 7980 Service de l équipement (audiovisuel) (impression d affiches, micro, projecteur, écran géant, etc.) Informatique Michèle Lalonde , # 7870 Service des technologies de l information Nourriture Services alimentaires Chartwells (détails du repas, décoration des tables, etc.) Bar étudiant Responsable du Resto pub 100 génies (Service d alcool) Page 5 sur 7

6 ANNEXE Page 6 sur 7

7 Demande d autorisation pour l organisation d événement Activité : _ Date de la tenue de l activité : Requérant : Direction associée au projet : Direction générale Direction des affaires académiques Direction de l administration et de la vie étudiante Direction du Développement technologique et des services académiques Direction de la recherche et des relations avec l industrie Secrétariat général Nature de l événement Coût de l activité : Besoins financiers : Signature du requérant : _ Date : Liste de vérification Aménagement et exigences de sécurité validés par le Service de la prévention et de la sécurité Confirmation de la réservation des locaux Aménagement des locaux confirmé par le Service de l équipement Installation d équipement audiovisuel confirmée par le Service de l équipement Installation d équipement informatique confirmée par le Service informatique (SSEC) Réservation du service de traiteur confirmée Réservation du service de bar confirmée Signature du requérant : _ Date : Commentaires du responsable de l organisation des événements institutionnels Signature : _ Date : Approbation et commentaires du Comité de direction Date de la réception de la demande : Approbation : OUI NON Budget autorisé : $ Signature du cadre supérieur responsable : Date :

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