Ouvrir Evénements... 62

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1 Menu Fichier Nouveau Assistant de création d un nouveau fichier Utilisation manuelle de la commande Nouveau Création d un fichier comptable Ajustement automatique de la taille des fichiers Ouvrir Evénements Fermer A propos de Volet Identification - Fiche entreprise Volet Initialisation - Fiche entreprise Volet Contacts Fiche entreprise Volet Comptable - Fiche entreprise Volet Commercial - Fiche entreprise Volet Communication Fiche entreprise Volet Préférences - Fiche entreprise Volet Options - Fiche entreprise Lire les informations Configuration système et partage Configuration système Utilisateurs connectés Messagerie Autorisations d accès Commandes protégées Description de la fenêtre Autorisations d accès Importer Importer au format d importation Ligne 30 et Format catalogue fournisseur

2 Format catalogue fournisseur et article Gestion des erreurs en import de données Format Ligne 30 et Importer au format d importation paramétrable Gestion des erreurs en import de données Format paramétrable Exporter Exporter au format Ligne 30 et 100, HTML Exporter au format d exportation paramétrable Format import/export paramétrable Champs du fichier Clients Champs du fichier Fournisseurs Champs du fichier Articles Champs du fichier Familles d articles Communication site à site Communication Envoi de données Réception de données Communications planifiées Liste des communications planifiées Détail d une communication planifiée Communications planifiées lorsque le programme est arrêté Impression des paramètres dossier Mise en page Format d impression Impression différée Lancement des applications Quitter

3 Menu Fichier Ce menu donne accès aux commandes permettant de : créer, ouvrir, fermer un fichier commercial ou un fichier comptable, enregistrer, modifier, consulter la fiche de l entreprise ainsi que toutes les options de l entreprise, lire les informations sur l entreprise, visualiser la configuration du système ainsi que le partage des fichiers de travail, autoriser ou interdire l accès à certaines commandes pour certains utilisateurs, importer ou exporter des données selon un format propre aux Lignes 30 et 100 Sage ou selon un format paramétrable, paramétrer les formats d exportation paramétrables, transférer les données de façon manuelle ou automatique, imprimer les paramètres du dossier de l entreprise, avoir accès à la commande de mise en page, enregistrer le format d impression des différents documents et états que le programme Sage Gestion commerciale peut produire, lancer l impression des documents dont l impression a été différée, lancer les diverses applications Sage Ligne 100 qui peuvent être présentes sur votre poste, quitter le programme. 35

4 Nouveau Fichier / Nouveau Cette commande permet de créer un nouveau fichier commercial. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + N. Equivalent clavier sous Windows : CTRL + N. On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton Nouveau fichier de la barre d outils Standard. Voir Le «Manuel de la gamme» pour les explications sur les barres d outils. Un fichier ne peut être créé que si aucun autre n est ouvert. Assistant de création d un nouveau fichier! L utilisation Si vous avez coché la commande Fenêtre / Mode assistant, le lancement de la commande Nouveau fera apparaître la première étape de l assistant de création d un nouveau fichier. manuelle de la commande Nouveau est décrite plus loin. Cet assistant vous permettra de : créer un fichier commercial en lui associant un fichier comptable existant, créer un fichier commercial et un fichier comptable, enregistrer les informations sur la société (volet Fichier / A propos de / Identification), enregistrer la monnaie de tenue commerciale et la paramétrer si nécessaire, enregistrer la monnaie de tenue comptable et la paramétrer si nécessaire, enregistrer la devise d équivalence et la paramétrer si nécessaire (cette devise est utilisée avec l Inverseur). Ces informations indispensables à toute utilisation du programme Sage Gestion commerciale 100 seront enregistrées dans les zones adéquates des fichiers et apparaîtront dans les commandes du programme qui les utilisent. Elles nécessiteront cependant d être complétées de certaines données, en particulier dans le volet Fichier / A propos de / Options, afin de pouvoir débuter une gestion digne de ce nom. 36

5 Prenez connaissance attentivement des informations données dans chaque fenêtre. Cette fenêtre vous offre le choix entre : Ouvrir un fichier comptable existant (valeur par défaut) : le fichier commercial qui va être créé sera rattaché à un fichier comptable existant ; Créer un nouveau fichier comptable : la création du fichier commercial s accompagnera de celle du fichier comptable qui lui est obligatoirement associé. Cette dernière possibilité doit être choisie si vous ne possédez pas un programme Sage Comptabilité. Bouton Suivant Valide les options enregistrées et passe à l étape suivante de l assistant. Bouton Annuler Referme l assistant en interrompant le processus engagé. Création d un fichier commercial avec ouverture d un fichier comptable existant Ouverture du fichier comptable! Si Dans le cas où vous auriez coché l option Ouvrir un fichier comptable existant dans la première étape, la fenêtre qui suit permet justement la sélection de ce fichier. vous avez coché l option Créer un nouveau fichier comptable la fenêtre qui s ouvre n est pas celle-ci mais celle présentée sous le titre Enregistrement de la raison sociale de l entreprise. Voir plus loin. 37

6 Bouton Parcourir Ce bouton ouvre une fenêtre de sélection permettant de choisir le fichier comptable qui sera associé au nouveau fichier de gestion.! Il! Si Sélectionnez le fichier comptable et cliquez sur le bouton Ouvrir. Ce rattachement est obligatoire. Si vous cliquez sur le bouton Annuler le fichier commercial ne s ouvre pas. Vous pouvez aussi créer un fichier comptable en cliquant sur le bouton Nouveau. Voir plus loin les explications données sur ce point. est indispensable que le fichier comptable attaché ait été conçu avec la version 9.00 du programme Sage Comptabilité 100. Si vous disposez d une version du programme Sage Comptabilité 100 antérieure à cette version, vous devez convertir le fichier comptable à l aide du programme Sage Maintenance. Le transfert en comptabilité des pièces de vente et/ou d achat ne peut s effectuer que sur des fichiers comptables conçus avec les programmes cités dans la remarque précédente. vous ne disposez pas d un programme Sage Comptabilité, il faudra alors revenir à l étape précédente en cliquant sur le bouton Précédent et sélectionner l option Créer un nouveau fichier comptable. 38

7 Bouton Précédent Ce bouton permet de revenir à l étape précédente de l assistant. Bouton Suivant Valide les options enregistrées et passe à l étape suivante de l assistant. Ce bouton ne devient actif que si un fichier comptable a été sélectionné. Les autres boutons ont le rôle précisé plus haut. Saisie des coordonnées de l entreprise L étape suivante permet l enregistrement des informations sur la société pour laquelle on crée un fichier de gestion. Le programme attribue au fichier commercial la raison sociale enregistrée dans le fichier comptable. De la même façon, il reporte dans les zones de cette fenêtre les informations équivalentes trouvées dans le fichier comptable. Ces informations peuvent être modifiées. Les zones dont se compose cette fenêtre sont celles qui apparaissent dans le volet Fichier / A propos de / Identification. Voir Cette commande pour connaître les informations à saisir dans les zones respectives. 39

8 Identification de votre monnaie de tenue commerciale L écran suivant permet de préciser, parmi toutes les devises enregistrées dans le fichier comptable, quelle est celle à utiliser pour la tenue commerciale. La zone à liste déroulante propose toutes les devises enregistrées dans les options du fichier comptable. Sélectionnez celle qui convient. Les boutons du bas de l écran s utilisent comme décrit ci-dessus. Création du fichier commercial La fenêtre qui suit permet de préciser le nom et l emplacement de stockage du fichier qui va être créé. 40

9 Bouton Parcourir Ce bouton ouvre une fenêtre de sélection permettant de préciser le nom et l emplacement de stockage du nouveau fichier de gestion. Sélectionnez l emplacement de stockage. Donnez un nom au fichier en respectant les règles de Windows. Le programme ajoutera automatiquement l extension.gcm. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer. Bouton Fin Le bouton Suivant change de nom dans cette fenêtre de l assistant. Il entraîne la génération du fichier ainsi que le transfert des données du fichier comptable reprises dans le fichier commercial. Ce bouton n est disponible que si un nom de fichier a été défini. Les autres boutons ont le rôle défini précédemment. Lorsque la création du fichier a été réalisée, le volet Fichier / A propos de / Identification s ouvre et affiche les données sur la société reprises du fichier comptable. 41

10 Création d un fichier commercial et d un fichier comptable Enregistrement de la raison sociale de l entreprise Dans le cas où vous auriez coché l option Créer un nouveau fichier comptable dans la première étape, la fenêtre qui apparaît après la validation de l étape 1 permet l enregistrement du nom de la société. Indiquez la raison sociale de votre société Cette zone de 35 caractères alphanumériques doit être obligatoirement saisie. Si la valeur saisie dans cette zone est différente de celle que vous avez tapée lors de l installation du programme, un message vous demandera de confirmer cette disparité. Les réponses possibles à ce message sont les suivantes : Oui : le programme passe à l écran suivant de l assistant, Non : le programme reste sur la fenêtre actuelle de l assistant et vous permet de la modifier. Reprise des informations de la fiche Identification Si l option Oui reste cochée, le programme reprendra les informations que vous avez enregistrées lors de l installation du programme et les recopiera dans la fiche d identification des fichiers de gestion que vous paramétrez actuellement. Si vous cochez l option Non, l étape suivante du paramétrage vous demandera d enregistrer les informations générales sur la société. Bouton Suivant Valide les options enregistrées et passe à l étape suivante de l assistant. Ce bouton ne devient actif que si un nom de société a été saisi. 42

11 Les autres boutons ont les rôles définis plus haut. Saisie des coordonnées de l entreprise L étape suivante permet l enregistrement des informations sur la société pour laquelle on crée un fichier de gestion. Si vous n avez pas demandé, dans l écran précédent, la reprise des informations saisies lors de l installation du programme, les zones de cette fenêtre sont vides et devront être enregistrées. Les valeurs saisies seront reportées à la fois dans le fichier commercial et dans le fichier comptable. Si vous avez demandé la reprise des informations d installation, ces zones seront complétées par les valeurs saisies. Elles restent modifiables. Les zones dont se compose cette fenêtre sont celles qui apparaissent dans le volet Fichier / A propos de / Identification. Activité Zone de 35 caractères alphanumériques destinée à préciser l activité de l entreprise. N d identifiant Zone pour l enregistrement du numéro d identification C.E.E. de la société.! Il Télécommunication Cet encadré regroupe deux zones permettant de saisir les numéros de téléphone et de télécopie. est possible d enregistrer d autres numéros de télécommunications. Voir les volets Identification et Contacts de la commande Fichier / A propos de. Les boutons ont le rôle défini plus haut. 43

12 Définition de l exercice et de la longueur des comptes La création se poursuit par l apparition d une fenêtre permettant la saisie : des dates limites de l exercice, de la longueur des comptes généraux, de la longueur des codes affaires (ou sections analytiques dans la comptabilité). Voir Date début / Date fin d exercice Le programme propose dans ces deux zones les dates limites de l année civile en cours (date du micro-ordinateur). Un exercice comptable est limité à 36 mois. Elles peuvent être modifiées en les tapant sous la forme JJMMAA sans séparateur. Ces zones comportent un bouton ouvrant un calendrier. Le «Manuel de la gamme» sur l utilisation du calendrier. Comptes généraux La longueur des comptes doit être fixée entre 3 et 13 caractères. Si vous laissez la valeur proposée par défaut, 0, vous précisez au programme que cette longueur doit rester «flottante», c est-à-dire que vous vous réservez la possibilité, lors de l enregistrement, de saisir un numéro de compte de 3 à 13 caractères.! Les Codes affaires La longueur des numéros de codes affaires obéit aux mêmes règles que celles des comptes généraux. codes affaires du fichier commercial correspondent aux sections analytiques du fichier comptable. 44

13 Les boutons ont le rôle défini plus haut. Identification de votre monnaie de tenue comptable L écran suivant permet de préciser quelle est la monnaie qui sera utilisée pour la tenue comptable. Deux monnaies sont proposées par défaut, l euro et le franc français. Cochez la case correspondant à celle qui convient. Si votre comptabilité est tenue dans une autre monnaie, cochez la case Autre et enregistrez sa désignation dans la zone de saisie adjacente. Dans ce cas une fenêtre supplémentaire de paramétrage apparaîtra. Voir ci-dessous. Les boutons ont le rôle défini plus haut. Caractéristiques de la monnaie de tenue comptable Cet écran n apparaît que si vous avez sélectionné Autre dans l étape précédente et si vous avez précisé une devise. Il permet d enregistrer quelques informations indispensables sur la monnaie de tenue comptable, informations que l assistant enregistrera dans l option Devise des fichiers qui seront générés. 45

14 Le programme mentionne en haut de l écran le nom de la monnaie de tenue de compte enregistrée dans l écran précédent. Les informations attendues sont les suivantes. Voir plus loin les valeurs par défaut proposées par le programme. Nombre de décimales Zone permettant de saisir une valeur comprise entre 0 et 4. Toute autre valeur est refusée. Séparateur de décimales Cette zone peut être laissée vide (cas de monnaie sans décimales) ou complétée avec un des deux caractères suivants : virgule (,) : valeur par défaut, point (.).! Il Séparateur de milliers Cette zone peut être laissée vide (pas de séparateur de milliers à l affichage) ou complétée avec un des trois caractères suivants : virgule (,), point (.), espace : valeur par défaut. n est pas possible d enregistrer le même séparateur pour les décimales et pour les milliers. Un message d erreur vous le rappellera. Code ISO Enregistrez dans cette zone le code ISO (3 caractères alphabétiques) de la monnaie. 46

15 Voir Le «Guide de l Euro» précise les codes ISO des principales monnaies. Sigle Zone de 5 caractères alphanumériques pour la saisie du sigle de la monnaie. Ce sigle apparaîtra sur la barre des tâches en fonction de la position de l Inverseur. Le programme propose des valeurs par défaut qui seront appliquées si vous utilisez le franc français ou l euro ou bien si vous sélectionnez une autre monnaie sans paramétrer la présente fenêtre. Ces valeurs sont résumées dans le tableau suivant. Devise Décimales Séparateur décimales Séparateur milliers Code ISO Franc français 2, (virgule) Aucun FRF FRANC Euro 2, (virgule) Aucun EUR EURO Autre 2, (virgule) Aucun A définir A définir Les valeurs tirées de ce paramétrage (nombre de décimales, séparateurs de décimales, séparateur de milliers) serviront au paramétrage du format Montant disponible dans le volet Fichier / A propos de / Initialisation. Exemple Sigle Décimales Séparateur décimales Séparateur milliers Format Montant 2, (virgule) Espace # ##0,00 0, (virgule). (point) #.##0 Paramétrage de la devise d équivalence en comptabilité Cette fenêtre sert au paramétrage de la devise qui sera utilisée par une fonction commune à tous les programmes Sage Ligne 100, l Inverseur, et permettra, pendant la période transitoire d adoption de l euro comme monnaie unique des pays optant pour cette nouvelle monnaie (1999 à 2001), d afficher instantanément à l écran, dans les zones affichant des montants, soit la monnaie de tenue de compte actuelle si vous n avez pas encore basculé en euro, soit l euro. Il permettra également les saisies dans l une ou l autre des devises. Cette fenêtre n apparaît que si le choix Autre a été fait dans la fenêtre de sélection de la monnaie de tenue comptable. Voir Ci-dessus le titre Identification de votre monnaie de tenue comptable. Le choix d une devise d équivalence n est pas proposé dans le cas où le Franc français a été choisi car, dans ce cas, le programme utilise automatiquement l Euro comme devise d équivalence. 47

16 Les options proposées sont les suivantes. Aucune Ce choix permet d enregistrer ultérieurement, si besoin est, une devise d équivalence dans le volet Fichier / A propos de / Initialisation. Franc français / Euro La case correspondant à l une de ces monnaies est grisée dans le cas de sa sélection comme monnaie de tenue commerciale. L autre est donc proposée par défaut (outre les deux autres choix possibles). Autre à préciser Cette option permet de sélectionner une autre devise dont la désignation sera saisie dans la case adjacente. 35 caractères alphanumériques. Si ce dernier choix est fait, la validation de cette étape par le bouton Suivant entraîne l ouverture d une fenêtre permettant de paramétrer cette devise particulière. Les boutons ont le rôle défini plus haut. Caractéristiques de la devise d équivalence Cet écran n apparaît que si vous avez sélectionné Autre dans l étape précédente. Il permet de préciser quelques informations indispensables sur la devise d équivalence, informations que l assistant enregistrera dans l option Devise des fichiers qui seront générés. 48

17 Les informations attendues sont identiques à celles décrites pour la monnaie de tenue comptable. Voir plus haut les valeurs par défaut proposées par le programme. Deux zones supplémentaires permettent d enregistrer le cours par rapport à la monnaie de tenue commerciale. Cours Cette zone permet d enregistrer le taux de change de la devise (14 caractères numériques dont 6 décimales au maximum) qui sera utilisé pour convertir les prix exprimés dans la devise d équivalence par rapport à la monnaie de tenue commerciale enregistrée plus loin. Les résultats des calculs de conversion seront arrondis au format enregistré pour la devise plus une décimale. Voir Mode de cotation Cette zone à liste déroulante permet d indiquer le mode de conversion qui sera utilisé pour traduire la devise en cours de paramétrage par rapport à la monnaie de tenue commerciale : Certain : la valeur en devise est déterminée par division du montant en devise de cotation par le cours. Incertain : la valeur en devise est déterminée par multiplication du montant en devise de cotation par le cours. Dans l option Fichier / A propos de / Options / Devise les exemples donnés sur les modes de cotation. La fenêtre de l assistant donne un exemple de conversion qui vous permet de vérifier l exactitude de vos paramétrages. Les boutons ont le rôle défini plus haut. 49

18 Reprise des éléments comptables L étape suivante propose de choisir le mode de création du fichier comptable. Trois cases à cocher permettent de sélectionner le mode de création du fichier comptable : à partir d un modèle : (valeur par défaut) ce modèle a été enregistré sur votre disque dur lors de l installation du programme ; il comporte toutes les données de base (comptes, journaux, etc.) nécessaires pour débuter une gestion comptable ; il pourra être complété par la suite avec les éléments dont vous aurez besoin ; à partir du modèle en sélectionnant les données à récupérer : le modèle décrit ci-dessus est partiellement repris ; un écran de l assistant s ouvre pour préciser ces données : voir cidessous ;! Le paramétrage manuel : les données comptables devront être enregistrées par l utilisateur. modèle se nomme C_MODEL.MAE. Sur Windows il a été enregistré dans le dossier (ou répertoire) PROGRAM FILES / FICHIERS COMMUNS / SAGE / MODELES. Sur Macintosh, il est enregistré dans le dossier de l application. Les boutons au bas de cet écran ont été détaillés plus haut. Sélection des éléments repris Cette fenêtre de l assistant ne s ouvre que si l on a demandé une reprise partielle du modèle fourni. 50

19 Cochez les données structurelles dont vous demandez la reprise à partir du modèle : le plan comptable : cette option est systématiquement cochée, les taux de taxe, les codes journaux, les modèles de saisie et les libellés. Création du fichier comptable La fenêtre qui suit permet de préciser le nom et l emplacement de stockage du fichier qui va être créé. 51

20 Bouton Parcourir Ce bouton ouvre une fenêtre de sélection permettant de préciser le nom et l emplacement de stockage du nouveau fichier de gestion. 1. Sélectionnez l emplacement de stockage. 2. Donnez un nom au fichier en respectant les règles de Windows. Le programme ajoutera automatiquement l extension.mae. 3. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer. Bouton Suivant Il entraîne la génération du fichier ainsi que l enregistrement des données saisies dans les fenêtres précédentes de l assistant. Ce bouton n est disponible que si un nom de fichier a été défini. Les autres boutons ont le rôle défini précédemment. Identification de votre monnaie de tenue commerciale L écran suivant permet de préciser, parmi toutes les devises enregistrées dans le fichier comptable, quelle est celle utilisée pour la tenue commerciale. La monnaie de tenue comptable définie plus haut est rappelée en haut de l écran. 52

21 La zone à liste déroulante propose toutes les devises enregistrées dans les options du fichier comptable. Sélectionnez celle qui convient. L Inverseur effectuera les conversions entre cette monnaie et la devise d équivalence définie plus haut. Les boutons du bas de l écran s utilisent comme décrit ci-dessus. Paramétrage de la devise d équivalence commerciale L écran qui suit est destiné à sélectionner la devise d équivalence utilisée dans le cas des transactions commerciales. La zone à liste déroulante propose toutes les devises enregistrées dans l option Devise de la fiche de l entreprise. 53

22 Les boutons du bas de l écran ont les rôles décrits plus haut. Création du fichier commercial La fenêtre qui suit permet de préciser le nom et l emplacement de stockage du fichier qui va être créé. Bouton Parcourir Ce bouton ouvre une fenêtre de sélection permettant de préciser le nom et l emplacement de stockage du nouveau fichier de gestion. 1. Sélectionnez l emplacement de stockage. 2. Donnez un nom au fichier en respectant les règles de Windows. Le programme ajoutera automatiquement l extension.gcm. 3. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer. 54

23 Bouton Fin Le bouton Suivant change de nom dans cette fenêtre. Il entraîne la génération du fichier, le transfert des données du fichier comptable reprises dans le fichier commercial ainsi que le report des données saisies dans les fenêtres de l assistant. Ce bouton n est disponible que si un nom de fichier a été défini. Les autres boutons ont le rôle défini précédemment. Une fois la création effectuée, le volet Fichier / A propos de / Identification s ouvre pour vous permettre de compléter les données sur l entreprise. Utilisation manuelle de la commande Nouveau Si vous n avez pas coché la commande Fenêtre / Mode assistant, le lancement de la commande Nouveau permettra de l utiliser de façon classique. Pour créer un fichier comptable, il est nécessaire de créer d abord le fichier commercial. Ensuite, le programme vous demandera d ouvrir un fichier comptable. Vous pourrez alors créer ce fichier. Voir la commande suivante. Il est nécessaire d enregistrer immédiatement le nom et l emplacement de stockage du nouveau fichier. Windows Créer le fichier commercial Indiquez dans cette zone le nom du fichier commercial. Ce nom de fichier doit respecter les règles de Windows. Ce nom se termine par l extension.gcm. Celle-ci est automatiquement ajoutée au nom que vous donnez au dossier lors de sa création. Il n est donc pas nécessaire de la taper. 55

24 Chemin d accès Si le répertoire proposé par le programme ne convient pas, reportez-vous, si nécessaire, au manuel de Microsoft Windows ou à celui du Macintosh pour l utilisation d une telle fenêtre de dialogue. Voir Voir Capacité en Ko Par défaut, la taille d un nouveau fichier est fixée à 200 Ko (environ caractères). Pour commencer une gestion digne de ce nom, il est conseillé de fixer la taille du fichier à 500 Ko. Ne prévoyez pas trop grand cependant, les fichiers utiliseraient une place inutile sur le disque dur. La taille des fichiers s'augmente automatiquement à partir d'un certain seuil. La fonction qui permet cet agrandissement est décrite ci-après. Si vous préférez faire cette augmentation de taille manuellement, il vous sera toujours possible de les agrandir ultérieurement s ils s avèrent trop petits (avec la commande Agrandir du programme Sage Maintenance). Rappelez-vous que si vous enregistrez une taille supérieure à la capacité de vos disquettes, vous ne pourrez pas sauvegarder votre fichier par une simple copie. Il vous faudra alors employer un utilitaire de sauvegarde. La commande Fichier / Lire les informations vous renseigne sur l état de remplissage des fichiers (zones Taille et Dispo). La taille minimale d un fichier commercial est de 200 Ko. La taille maximale est de 2 Go (Giga octets). La création du fichier est lancée dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer ou que vous validez. Un message vous indique le degré d avancement du processus. Si un fichier du même nom que celui que vous avez enregistré existe déjà à l emplacement de stockage, un message de confirmation demandera si celui-ci doit être supprimé par le nouveau. Il est ensuite proposé d ouvrir le fichier comptable auquel le fichier commercial sera lié. Sélectionnez le fichier comptable et cliquez sur le bouton Ouvrir. Ce rattachement est obligatoire. Si vous cliquez sur le bouton Annuler le fichier commercial ne s ouvre pas. Vous pouvez aussi 56

25 créer un fichier comptable en cliquant sur le bouton Nouveau. Voir plus loin les explications données sur ce point. Il est indispensable que le fichier comptable attaché ait été conçu avec la version 9 (ou ultérieure) du programme Sage Comptabilité 100. Si vous disposez d une version du programme Sage Comptabilité antérieure, vous devez convertir le fichier comptable à l aide du programme Sage Maintenance. Le transfert en comptabilité des pièces de vente et/ou d achat ou des règlements ne peut s effectuer que sur un fichier comptable conçu avec la version Si vous ne disposez d aucun programme Sage Comptabilité, il faudra alors créer ce fichier en cliquant sur le bouton Nouveau. Voir ci-dessous. Si vous avez sélectionné un fichier comptable existant, les informations de la fiche entreprise de ce dernier seront automatiquement reportées dans celle du fichier commercial. Elles sont modifiables. Création d un fichier comptable Si vous demandez la création d un fichier comptable, une fenêtre va s ouvrir pour lui donner un nom, une taille et un répertoire de stockage. Windows! Un Ce nom de fichier doit respecter les règles de Windows. Ce nom se termine par l extension.mae. Celle-ci est automatiquement ajoutée au nom que vous donnez au dossier lors de sa création. Il n est donc pas nécessaire de la taper. Si un fichier du même nom que celui que vous avez enregistré existe déjà à l emplacement de stockage, un message de confirmation demandera si celui-ci doit être supprimé par le nouveau. fichier comptable créé dans ces conditions est automatiquement lié au fichier commercial ouvert. Voir la commande Fichier comptable lié dans le volet Fichier / A propos de / Comptable / Général. 57

26 Lorsque vous aurez validé la création, le programme demandera de préciser les dates de l exercice en cours. Il proposera par défaut les dates de début et de fin de l année correspondant à la date du micro-ordinateur. Il proposera également de préciser la longueur des comptes de la comptabilité. Date début / Date de fin Enregistrez dans ces deux zones les dates limites de l exercice comptable. Un exercice comptable est limité à 36 mois. Rappelons que les dates doivent être saisies sous la forme numérique JJMMAA sans séparateur. Les zones de dates donnent accès à un calendrier permettent de sélectionner les dates voulues. Cf. le «Manuel de la gamme» pour un complément d explication sur cette fonctionnalité. Longueur d un compte général La longueur des comptes doit être fixée entre 3 et 13 caractères. Si vous laissez 0, vous précisez au programme que cette longueur doit rester «flottante», c est-àdire que vous vous réservez la possibilité, lors de l enregistrement, de saisir un numéro de compte de 3 à 13 caractères. Longueur d une section analytique La longueur des numéros de sections analytiques obéit aux mêmes règles que celle des comptes généraux. A la validation de cette fenêtre, le programme procède à la création du fichier comptable puis ouvre la fiche de saisie des paramètres de l entreprise. Voir La commande A propos de... Ajustement automatique de la taille des fichiers Les programmes de la gamme Sage Ligne 100 bénéficient d'une commande qui accroît automatiquement la taille des fichiers lorsque ceux-ci atteignent un certain seuil de remplissage. Lorsque l'espace libre dans un fichier est inférieure à 50 Ko, le programme procède à son agrandissement. Cet agrandissement est de 5 % de la taille actuelle du fichier avec un minimum de 100 Ko. 58

27 Exemple Un fichier de 10 Mo sera agrandi de 500 Ko. Un fichier de 600 Ko sera agrandi de 100 Ko. Cet ajustement automatique ne vous empêche pas de réaliser vous-même les agrandissements de fichier à l'aide du programme Sage Maintenance. 59

28 Ouvrir Fichier / Ouvrir Cette commande permet d ouvrir un fichier commercial et d avoir accès aux informations qu il contient. Cette commande n est accessible que si aucun autre fichier commercial n est ouvert. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + O. Equivalent clavier sous Windows : CTRL + O. On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton Ouvrir un fichier de la barre d outils Standard. Voir Le «Manuel de la gamme» pour les explications sur les barres d outils. Sélectionnez dans la fenêtre le fichier commercial qui vous intéresse et cliquez deux fois dessus, ou bien cliquez sur le bouton Ouvrir. Si nécessaire, changez d emplacement de stockage. Si le fichier est protégé, le mot de passe vous sera alors demandé. Voir Nom d utilisateur Liste déroulante éditable permettant de sélectionner le niveau créé dans les autorisations d accès. La commande Fichier / Autorisations d'accès. Mot de passe Zone de 4 caractères alphanumériques permettant de saisir le mot de passe. Tapez celui-ci exactement comme il a été enregistré. Les lettres majuscules sont considérées comme différentes 60

29 des minuscules. Afin d en préserver la confidentialité, les caractères tapés sont remplacés à l écran par des étoiles sur Windows et par des points sur Macintosh. Cliquez ensuite sur le bouton OK ou validez. Fichier comptable associé Un fichier commercial ne peut être utilisé sans fichier comptable. Deux cas peuvent se présenter : aucun fichier comptable n est lié au fichier commercial : une fenêtre s ouvre alors pour vous permettre sa sélection ; un fichier comptable est lié : ce dernier est automatiquement ouvert. Voir Le lien avec un fichier comptable s enregistre dans le volet Fichier / A propos de / Options / Fichiers liés. Si le chemin pour accéder au fichier comptable lié a été modifié, la fenêtre Ouvrir le fichier comptable apparaît. Sélectionnez le fichier comptable et cliquez sur le bouton Ouvrir. Si vous annulez cette affectation, le fichier commercial ne s ouvre pas. Il est possible de créer un fichier comptable en cliquant sur le bouton Nouveau. Si le fichier comptable est protégé, la fenêtre de saisie du mot de passe apparaîtra. Le programme effectue un contrôle de cohérence entre la raison sociale enregistrée dans le fichier commercial et celle du fichier comptable. Si elles ne correspondent pas, un message d avertissement apparaîtra. Vous pouvez passer outre. Si vous affectez un fichier comptable qui n est pas celui d origine, il n y aura plus correspondance avec les options et les résultats seront aberrants. 61

30 Evénements Si certains événements sont arrivés à échéance et si vous en avez demandé leur affichage à l ouverture du fichier commercial (dans le volet A propos de... / Préférences), une fenêtre s ouvrira pour vous en donner la liste. Cette liste présente les événements dont vous avez demandé d'être prévenu en cochant la zone Pré-alerte. Il est possible de consulter le détail d'un événement en l'ouvrant. Voir Voir Rappelons que les commandes permettant de modifier l'aspect d'une liste et de consulter un des éléments sont décrites dans le «Manuel de la gamme». Vous ne pouvez pas modifier un événement à ce stade mais seulement désactiver la zone Préalerte s'il n'a plus lieu d'être mentionné dans la liste. La création d'événement s'effectue dans la fiche client, dans la fiche fournisseur ou dans la commande Traitement / Mise à jour de l agenda en ce qui concerne les dépôts, les représentants ou les articles. Refermez ensuite la fenêtre de l agenda comme cela est décrit dans le «Manuel de la gamme». Menu contextuel de la liste des événements Un menu contextuel est disponible sur cette liste comme sur la plupart des fenêtre présentant des listes d éléments. 62

31 Voir Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme». Il n est pas possible, sur la liste des événements apparaissant à l ouverture du fichier, d utiliser la commande suivante : Ajouter un nouvel élément. Voir/Modifier l élément sélectionné Cette commande a un rôle particulier sur la liste des événements. Elle désactive l'état d'alerte de l'événement sélectionné. Dans le cas où un événement comporte deux dates d alerte, seule celle à échéance est ainsi désactivée. Personnaliser la liste des événements On peut personnaliser la liste des événements soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la commande Fenêtre / Personnaliser la liste. Il n est pas possible d ajouter de nouvelles colonnes mais on peut en retrancher. Voir Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste. 63

32 Fermer Fichier / Fermer Cette commande permet de fermer le fichier commercial actuellement utilisé. Le fichier comptable est refermé simultanément. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + W. Equivalent clavier sous Windows : CTRL + W. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton Fermer le fichier de la barre d outils Standard. Si vous lancez cette commande alors que des fenêtres sont encore ouvertes à l écran, elles seront automatiquement refermées comme si vous aviez validé, c est-à-dire accepté les modifications éventuellement faites. Cette commande ne sert pas à la fermeture des fenêtres ouvertes à l écran. Pour cela, consultez le «Manuel de la gamme». 64

33 A propos de... Fichier / A propos de On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton A propos du fichier de la barre d outils Standard. Voir Le «Manuel de la gamme» vous donnera toutes explications sur les barres d outils. Cette commande permet de : consulter et modifier la fiche de l entreprise, enregistrer les paramètres généraux de gestion, enregistrer les contacts au sein de votre société, conserver les préférences concernant le fichier de gestion utilisé, paramétrer les données de récupération des accusés de réception par , paramétrer les options de l entreprise. Cette commande n est accessible que si un fichier commercial est ouvert. Son nom est complété par celui du fichier commercial ouvert. Cette fenêtre apparaît automatiquement après la création d un nouveau fichier commercial. Pour imprimer le contenu de la fiche d identification de l entreprise ainsi que ses options, ouvrez le menu hiérarchique de la commande Fichier / Imprimer les paramètres société et choisissez l information que vous souhaitez éditer. 65

34 Le lancement de l impression est réalisé aussitôt. Aucune sélection n est possible. Les informations du fichier s impriment dans leur totalité. Voir! Nous Cette commande dans le présent menu. Par défaut, la commande A propos de... s ouvre sur le premier des huit volets qui composent la fiche de l entreprise. En cours d utilisation, le volet qui s ouvre par défaut est toujours le dernier consulté. Consultez le «Manuel de la gamme» pour un complément d information. rappelons que toutes les informations concernant la saisie, l utilisation des fenêtres et des boutons, la barre d outils Navigation, la commande Rechercher/Remplacer et bien d autres commandes d usage général sont regroupées dans le «Manuel de la gamme». Description de la fiche de l entreprise Windows Macintosh Les boutons (sur Macintosh) et les onglets (sur Windows) apparaissant en haut de cette fenêtre ont le rôle décrit ci-dessous. La version Windows du programme utilise des onglets pour accéder aux différents volets de cette fonction. La version Macintosh utilise des boutons pour accéder aux différents volets de cette fonction. Onglet / Bouton Identification Permet de revenir au volet Identification lorsqu on consulte un autre volet de la fiche. Onglet / Bouton Initialisation Permet d accéder au volet Initialisation. Ce volet permet d enregistrer les informations générales concernant la gestion des devises de tenue commerciale, de tenue de comptabilité ainsi que leurs formats. Onglet / Bouton Contacts Permet d accéder au volet Contacts. Ce volet permet d enregistrer la liste des contacts ainsi que leurs coordonnées téléphoniques. Onglet / Bouton Paramètres comptables Permet d accéder au volet Comptable. Ce volet permet d enregistrer des informations générales concernant la gestion comptable. Onglet / Bouton Paramètres commerciaux Permet d accéder au volet Commercial. Ce volet permet d enregistrer des informations générales concernant la gestion commerciale. 66

35 Onglet / Bouton Communication Permet d accéder au volet Communication. Ce volet permet d enregistrer les différents paramètres nécessaires aux communications Internet. Onglet / Bouton Préférences Permet d accéder au volet Préférences. Ce volet permet d adapter le programme par rapport à vos habitudes de travail. Onglet / Bouton Options Permet d accéder au volet Options. Ce volet regroupe des informations générales à renseigner avant toute utilisation du programme. Volet Identification - Fiche entreprise! Si Le premier volet de la fiche de l entreprise est illustré ci-dessus. Les différentes zones entrant dans sa composition sont décrites ci-après. le fichier comptable utilisé a été préalablement créé à partir du programme Sage Comptabilité 100, les zones de cette fenêtre sont automatiquement complétées avec les informations provenant de ce dernier. Raison sociale Zone de 35 caractères alphanumériques maximum. Cette information doit être saisie obligatoirement. A l ouverture des fichiers, un contrôle de cohérence est réalisé avec le fichier comptable associé. Si les deux raisons sociales sont différentes, un message d alerte vous demande de confirmer cette disparité. Activité Zone de 35 caractères alphanumériques destinée à préciser l activité de l entreprise. Adresse / Complément Ces deux zones servent à l enregistrement de l adresse de l entreprise. 35 caractères alphanumériques chacune. C.P. / Ville Ces deux zones distinctes servent pour le code postal et la ville. Les informations à y saisir ne doivent pas dépasser respectivement 9 et 35 caractères alphanumériques. Région Zone de 25 caractères alphanumériques permettant l enregistrement de la région de l entreprise. 67

36 Pays Liste déroulante éditable permettant l enregistrement du pays de l entreprise. La saisie directe est possible. La valeur enregistrée dans cette zone pourra entraîner un contrôle de la valeur saisie dans la zone SIRET. Voir cette zone. Commentaire Zone de 69 caractères alphanumériques pour l enregistrement d informations diverses. SIRET / NAF (APE) La zone de gauche (14 caractères alphanumériques) permet d enregistrer le numéro affecté à l entreprise. La zone de droite (5 caractères alphanumériques au maximum) sert à la saisie du NAF (ex code APE). Un contrôle de validité de saisie est effectué sur la zone SIRET dans le cas où le code pays (c est-àdire le code ISO 3) correspondant au pays enregistré dans la zone Pays, est FRA (France). Voir Les codes pays sont paramétrés dans l option Pays de la présente commande. Des messages d erreur apparaîtront si les valeurs saisies sont incorrectes. Comme le numéro de SIRET, le NAF (ou code APE) apparaîtra sur la page de présentation des états imprimés. N identifiant Zone de 25 caractères alphanumériques pour l enregistrement du numéro d identification C.E.E. de la société. Télécommunication Téléphone Zone permettant d enregistrer le numéro de téléphone principal de la société. 21 caractères alphanumériques. Lorsque les fichiers utilisés (commercial et comptable) sont convertis d une version précédente du programme, l utilitaire de conversion ne conserve dans cette zone et la suivante, Télécopie, que les deux premiers numéros des zones Intitulé Télécom et Numéro Télécom des versions précédentes. Les autres numéros sont stockés dans les contacts. Voir le volet Contacts de la présente commande. Il y a donc lieu de vérifier et de modifier éventuellement les valeurs reprises. Télécopie Zone permettant d enregistrer le numéro de télécopie principal de la société. 21 caractères alphanumériques. 68

37 Zone permettant de saisir une adresse à laquelle vous envoyez fréquemment des messages. 69 caractères alphanumériques. Le bouton qui l accompagne permet d envoyer un message à cette adresse. Ce bouton n est actif que si le poste dispose d un logiciel de communication via Internet. Un clic sur ce bouton lance le programme de messagerie ainsi que la fenêtre d un nouveau message à l adresse enregistrée dans cette zone. Si aucune adresse n est indiquée, il faudra saisir une telle adresse ou la sélectionner dans le carnet d adresse du programme de messagerie. Site Zone permettant de saisir l adresse d un site Internet auquel vous vous connectez fréquemment. 69 caractères alphanumériques.! Il Exemple L adresse du site Internet de la maison mère. est nécessaire de taper l adresse complète. La mention du protocole n est pas obligatoire. Exemple Pour vous connecter au site de Sage France, il faut enregistrer Le bouton Site qui l accompagne permet de lancer immédiatement une connexion avec le site enregistré. Ce bouton n est actif que si le poste dispose d un programme de navigation Internet. Si aucun site n a été enregistré, le programme de navigation est lancé avec connexion au site paramétré par défaut. 69

38 Volet Initialisation - Fiche entreprise On accède au volet Initialisation de la fiche de l entreprise en cliquant sur l'onglet correspondant sous Windows ou sur le bouton Initialisation sur Macintosh.! Si Cette fenêtre comporte quatre zones qui permettent de paramétrer les différentes monnaies utilisées : la monnaie de tenue commerciale, la devise d équivalence, la monnaie de tenue de la comptabilité la longueur des comptes ainsi que les formats d affichage. vous utilisez une devise d un pays de la zone Euro, consultez le «Guide de l Euro» qui vous donnera de plus amples précisions sur les particularités attachées au passage à l euro entre 1999 et Monnaie de tenue commerciale Il s agit de la devise d expression des valeurs monétaires. Intitulé Cette zone à liste déroulante affiche la liste des devises enregistrées dans le volet Fichier / A propos de... / Options. Cette devise peut être différente de celle de tenue de la comptabilité (tout au moins jusqu au 01/01/2002 pour les pays de la zone Euro). Par défaut, lors de la création d un fichier commercial, le programme crée une devise nommée Tenue de compte. L enregistrement de cette devise est obligatoire. 70

39 Il est possible de créer (ou de modifier) une devise depuis cette zone (35 caractères alphanumériques) et les suivantes en sélectionnant soit une ligne vide, soit la ligne de la devise à modifier. Il sera néanmoins nécessaire de compléter les informations sur cette devise dans le volet Options comme décrit plus loin. Unité Zone affichant l intitulé de la devise sélectionnée dans la zone précédente ou permettant sa saisie en lettres. 21 caractères alphanumériques. Cette zone et la suivante permettront des impressions en toutes lettres dans les documents destinés à l export ou à l import. Certains objets de la mise en page permettront ce genre d impression. Voir La commande Mise en page dans le «Manuel de la gamme». Sous-unité Zone affichant l intitulé de la sous unité de la devise sélectionnée dans la zone Intitulé ou permettant sa saisie en lettres. 21 caractères alphanumériques. Ces deux zones ne sont utilisées que pour l impression des montants en toutes lettres. Par défaut elles proposent francs et centimes. Exemple Trois mille Dollars et cinquante cents : Dollars a été enregistré comme Unité monétaire et cents comme sous-unité. Format montant Zone de 31 caractères alphanumériques permettant de définir le format de la devise. Ce format est indépendant du format prix (voir plus bas dans ce volet) et sera utilisé en saisie de document. Voir Dans les Annexes les différentes possibilités de paramétrage des formats. Devise d équivalence Zone à liste déroulante affichant la liste des devises enregistrées dans le volet Options comme cidessus. Cette devise sera utilisée par une fonction commune à tous les programmes de la Ligne 100 Sage, l Inverseur, qui permettra, pendant la période transitoire d adoption de l euro comme monnaie unique des pays optant pour cette nouvelle monnaie (1999 à 2001), d afficher instantanément à l écran, dans les zones affichant des montants, soit la monnaie de tenue de compte actuelle si vous n avez pas encore basculé en euro, soit l euro. Il permettra également les saisies dans l une ou l autre des devises. Cet Inverseur est décrit dans le «Guide de l Euro». La devise définie dans cette zone sera proposée par défaut si l Inverseur est actif : lors de l impression des états, lors de l export des écritures comptables par la commande Mise à jour de la comptabilité. 71

40 Monnaie de tenue de comptabilité Cette zone à liste déroulante affiche la liste des devises enregistrées dans le volet Fichier / A propos de... / Options. Cette devise peut être différente de celle de tenue commerciale (tout au moins jusqu au 01/01/2002 pour les pays de la zone Euro). Elle sera proposée par défaut lors de la mise à jour comptable. Voir La commande Traitement / Mise à jour de la comptabilité. Aucune saisie n est possible depuis cette zone. Le choix d une devise est obligatoire. En création de fichier, cette devise est la même que celle créée pour la tenue commerciale à moins que le fichier comptable associé ne comporte déjà une devise. Longueur d un compte Les deux zones décrites ci-dessous permettent de consulter, et de modifier si cela est possible, la longueur des comptes généraux et des sections analytiques utilisés. Compte général La valeur saisissable dans cette zone est au minimum de 3 et au maximum de 13. Dans ce cas la longueur du compte est définitivement fixée. Vous pouvez également y laisser le zéro (0) proposé par défaut. Vous indiquez ainsi au programme que la longueur des comptes est flottante c est-àdire qu elle peut varier entre 3 et 13 caractères au gré de vos saisies. Section analytique Le format des comptes généraux s applique aussi aux sections analytiques.! Si Ces longueurs ne sont plus modifiables dès lors que des comptes ont été saisis. dans le programme Sage Comptabilité 100 l option EDI est cochée, les comptes ne peuvent pas avoir plus de 12 caractères alphanumériques. Formats Zones éditables permettant de définir les formats des montants, des quantités et des prix unitaires. Quantité: indique le format d affichage des quantités à l écran et dans les états. Le format par défaut est # ##0,00. Exemple Le format # ###,00 n imprimera rien si le nombre est nul. S il est décimal, il s affichera avec deux chiffres. Les nombres négatifs sont par défaut précédés du signe moins (-). Vous pouvez enregistrer trois formats différents pour les valeurs positives, négatives et nulles. Ces formats devront être séparés par des points-virgules. 72

41 ! On Exemple Le format # ##0,00;(# ##0,00);0 affiche les nombres positifs suivant la présentation standard et les chiffres négatifs entre parenthèses. Les nombres nuls sont représentés par un seul zéro. peut modifier un format en ajoutant des décimales mais il est impossible de faire l inverse. Prix : indique le format d affichage des montants ou des prix à l écran et dans les états. Ce format est enregistré dans le fichier comptable. Le signe # remplace n importe quel chiffre. Les chiffres non significatifs ne sont pas imprimés. Un 0 force l impression d un chiffre (éventuellement un zéro) à la position.! Le! Quel Voir Vous pouvez enregistrer jusqu à 31 caractères, chiffres, lettres ou signes de ponctuation (dont 4 décimales). Voir en annexe les possibilités de paramétrage de cette zone. Le format par défaut est # ##0,00. format utilisé pour les saisies est le Format montant paramétré plus haut dans ce volet. Si vous augmentez le nombre de décimales, un message vous avertira que la modification du nombre de décimales va être enregistrée dans le fichier comptable et qu elle sera irréversible. Exemple Le format # ##0,00 F imprimera tout montant avec au moins un chiffre des unités (0 s il y a lieu) et deux décimales (égales à 0 s il y a également lieu). Les milliers seront séparés des centaines par un espace, les décimales par une virgule. Le symbole du franc sera ajouté à la fin de chaque nombre (mais ne devra pas être saisi). que soit le format, le nombre de décimales ne peut excéder 4. Les Annexes pour les différents paramétrages possibles des formats. 73