Objet : Appel à prjet au titre du fonds de modernisation et de réforme (FMR) du MAAF Destinataires d'exécution

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1 Information Secrétariat général Service de la modernisation Bureau du Pilotage des Projets de Modernisation 78, rue de Varenne PARIS 07 SP Note de service SG/SM/ /02/2015 Date de mise en application : 04/02/2015 Diffusion : Tout public Date limite de mise en œuvre : 06/03/2015 Cette instruction n'abroge aucune instruction. Cette instruction ne modifie aucune instruction. Nombre d'annexes : 3 Objet : Appel à prjet au titre du fonds de modernisation et de réforme (FMR) du MAAF 2015 Destinataires d'exécution Préfets Directeurs Généraux DRAAF DAAF DDT(M) DD(CS)PP Résumé : Modalités de mobilisation du fonds de modernisation et de réforme (FMR) visant à accompagner les équipes de direction et les services d'administration centrale et déconcentrée dans des démarches d'accompagnement au changement, d'optimisation du management et du fonctionnement des services, de simplification de l'action administrative et d'innovation.

2 1. Généralités La présente circulaire a pour objet de définir les modalités de l'appel à projets financé par le fonds de modernisation et de réforme (FMR). Celui-ci vise à accompagner les équipes de direction et les services d'administration centrale et déconcentrée dans des démarches d'accompagnement au changement, d'optimisation du management et du fonctionnement des services, de simplification de l'action administrative et d'innovation. Cet appel à projets s'inscrit dans la politique ministérielle de modernisation et de simplification. Sa mise en œuvre sera assurée en cohérence avec la note de service de la Direction des services administratifs et financiers du Premier ministre relative au fonds de modernisation des directions départementales interministérielles (DDI), ainsi qu avec les autres actions d'accompagnement du MAAF menées par le pôle de coaching individuel, le réseau des assistants sociaux et le comité d hygiène, de sécurité et des conditions de travail ministériel (CHSCTM). 2. Critères d'éligibilité des projets Pour être éligibles, les projets doivent s'inscrire dans une démarche de modernisation portant sur un ou plusieurs des objectifs relevant des deux thématiques suivantes. Des démarches sont citées à titre d'exemple sans toutefois viser à l'exhaustivité. Les services peuvent s'appuyer utilement sur la cartographie des risques 2015, les rapports de l'observatoire des missions et des métiers ainsi que les recommandations des IGAPS pour identifier leurs enjeux de modernisation. Pour ce qui concerne les DRAAF, les projets proposés pourront notamment contribuer aux évolutions induites par la réforme territoriale et préparer la création des nouvelles directions régionales. Thème 1 : organisation - fonctionnement - simplification administrative Objectif 1 : développer la mutualisation des compétences et les processus collaboratifs afin de maintenir et développer un haut niveau d'expertise et de renforcer la cohérence des actions du MAAF A titre d'illustration, les projets peuvent concerner : l'animation et la mutualisation des compétences entre services distants en région ou en interrégion relative à la mise en œuvre d'une politique publique, le développement de collaborations en interne ou inter-services (techniques ou/et missions support) en administration centrale ou déconcentrée ainsi qu'avec des établissements d'enseignement agricole, l'amélioration de l'organisation et du fonctionnement des réseaux : structuration au sein du réseau, collaboration entre réseaux... Objectif 2 : sécuriser et optimiser les modes d'organisation et de fonctionnement, tout en améliorant les conditions de travail des agents L'amélioration des modes de fonctionnement peut concerner le pilotage ou la mise en œuvre de nouvelles procédures dans le cadre de la réforme de la PAC ou de la loi d'avenir, par exemple. Elle peut porter également sur des missions existantes concernant aussi bien les politiques publiques du MAAF (attribution de subventions, instruction d'aides, mise en œuvre des contrôles, organisation de concours ) que les fonctions support (budget, comptabilité, ressources humaines ) pour les DRAAF et en administration centrale. 1

3 Ainsi un diagnostic partagé et l'identification d'actions d'amélioration peuvent être réalisés au niveau d'un service, d'un ou de plusieurs bureaux avec l'appui d'un regard extérieur pour initier des projets pilote ou faire face à des contextes tendus. Objectif 3 : simplifier les relations avec les usagers tout en améliorant le fonctionnement interne des services au MAAF afin d'améliorer la qualité du service public Dans le cadre de la simplification administrative, toute la chaîne initiée dès l'accueil des usagers peut faire l'objet d'une analyse systémique et d une revue de processus concernant les différents échelons administratifs : national, régional et départemental. La dématérialisation de certains processus peut ainsi en particulier être étudiée et accompagnée. Thème 2 : stratégie gouvernance management Objectif 1 : développer une vision stratégique et améliorer les modes de pilotage des politiques publiques Pour les DRAAF, les projets peuvent concerner le positionnement de la structure dans la réforme territoriale, la coordination des services qui mettent en œuvre les politiques publiques portées par le MAAF (DDI, établissements d'enseignement agricole), la tutelle des chambres d'agriculture, la gouvernance de projets de développement local, se formalisant ou non dans le cadre d'un projet de service, de conventions de partenariats, d'un contrat d'objectifs Au niveau central, les services peuvent bénéficier d'un appui pour le pilotage des politiques publiques du MAAF : positionnement interministériel, impulsion et facilitation de la transversalité entre sousdirections, gouvernance du pilotage des politiques publiques conduites par les services déconcentrés et les opérateurs du MAAF... Objectif 2 : Renforcer la cohésion de la ligne managériale dans la conduite des politiques publiques et la gestion des ressources humaines Les projets peuvent viser à renforcer les responsabilités managériales tout en harmonisant les pratiques sur des sujets tels que la délégation, le travail inter-services, le rendre-compte, le rôle des cadres intermédiaires. Ils peuvent également viser, de façon plus large, à renforcer une culture managériale commune, à développer la co-construction et la créativité des équipes. Des projets peuvent viser également à améliorer le fonctionnement des comités de direction, par exemple sur les processus de décision collective et leur mise en œuvre dans les services. Objectif 3 : Intégrer l'application du protocole du 22 octobre 2013 relatif à la prévention des risques psycho-sociaux dans une démarche d'amélioration des pratiques managériales Conformément à ce protocole, des diagnostics ont été établis ou sont en cours tant en administration centrale que dans les services déconcentrés. Le FMR n'a pas vocation à financer des démarches relevant exclusivement des conditions de vie au travail. En revanche, il peut soutenir des démarches sur des axes d'amélioration identifiés lors de ces diagnostics : clarification des rôles et responsabilités, régulation des activités, circulation de l'information, posture d'écoute... ou sur une démarche managériale plus globale. 2

4 3. Directeurs de projets et bénéficiaires Les directeurs de projets sont les : directeurs généraux d'administration centrale, chefs de service, sous-directeurs du MAAF, directeurs régionaux de l'alimentation, de l'agriculture et de la forêt directeurs de l'alimentation, de l'agriculture et de la forêt, directeurs chargés de l'agriculture dans les collectivités d'outre-mer, directeurs des DDT, DDTM, DDPP, DDCSPP porteurs d'une démarche de modernisation pour la mise en œuvre des politiques publiques du MAAF dans le cadre interministériel. Les bénéficiaires de ces démarches sont l'ensemble des agents des services d'administration centrale et déconcentrée. Les établissements d'enseignement agricole et les opérateurs ne sont pas des directeurs de projets dans le champ du dispositif. Toutefois, dans le cadre d'une action pilotée par un service du MAAF, ils peuvent participer à l'équipe-projet et en être bénéficiaires. 4. Dépôt des demandes et identification des enjeux de modernisation Les demandes présentant l'expression des besoins du service et validées par le directeur de projet (cf. fiche-modèle en annexe 2) doivent être adressées au plus tard le vendredi 6 mars 2015 sous format électronique à la boite institutionnelle de la sous-direction du pilotage des services (sdps.sm.sg@agriculture.gouv.fr). Toutefois toute demande est recevable tout au long de l'année et sera traitée, sous réserve de disponibilité budgétaire. La fiche d'expression des besoins doit être suffisamment précise pour permettre de juger la pertinence et la faisabilité de la démarche de modernisation envisagée. Il s'agit principalement de présenter le contexte, les objectifs et les acteurs ; les modalités de réalisation de l'appui externe seront ensuite proposées par les consultants. D'autres actions envisagées ou en cours telles que démarche RPS, programme de formation, coaching individuel ou collectif, doivent être indiquées. L'identification des enjeux de modernisation s'avère parfois difficile, par manque de temps ou complexité du contexte, notamment pour les enjeux de management. Dans ce cas, le bureau du pilotage des projets de modernisation (BPPM) peut organiser avec le directeur et le chef de projet un entretien téléphonique ou une réunion pour établir ou préciser l'expression des besoins. 5. Instruction des dossiers Le bureau du pilotage des projets de modernisation instruit les dossiers qui seront ensuite validés par la cheffe du service de la modernisation. Les critères de sélection sont les suivants : pertinence et importance des enjeux de modernisation, portage du projet en interne, impact de la démarche, possibilité de valorisation (action «pilote» et/ou caractère innovant), Ces critères portent non seulement sur l'objectif recherché mais aussi sur la faisabilité de la démarche. A ce titre, l'identification d'un directeur (responsabilité stratégique) et d'un chef de projet (responsabilité 3

5 opérationnelle) ainsi que la prise en compte de la charge de travail reposant sur le service sont des conditions de réussite de la démarche qui doivent être définies dès le lancement du projet. Le BPPM veille à la cohérence de la démarche avec les autres actions menées au sein du MAAF en coordination avec les acteurs concernés, qu il consultera pour avis si nécessaire. Le service de la modernisation informera la direction des services administratifs et financiers du Premier ministre des demandes présentées par les DDI. La décision relative à l'accompagnement du projet sera notifiée, au plus tard, au 3 avril 2015, pour les demandes adressées avant le 6 mars Modalités d'accompagnement des projets retenus Le service de la modernisation gère, au niveau national, deux marchés qui permettent de mobiliser rapidement des prestations d'accompagnement par unités d'œuvre : le premier est destiné à la thématique 1 : organisation fonctionnement simplification administrative le second est destiné à la thématique 2 : stratégie gouvernance management. Les prestations sont réalisées par des consultants-coach. Les frais de déplacement des consultants sont intégrés dans le forfait de la prestation. Les prestations commandées dans le cadre des marchés peuvent prendre les formes suivantes : réalisation d'un diagnostic de fonctionnement d'un comité de direction, d'un service, d'un processus et recommandations... coaching d'une équipe de direction, appui à la construction d'un plan d'action, à la conduite ou au déploiement d'un projet, préparation et animation de séminaires, d'échanges de pratiques, aide à l'élaboration d'outils méthodologiques : charte, cartographie de process... Compte tenu des incidences financières et pour faciliter l'appropriation de la démarche par la communauté de travail, il est demandé que le chef de projet et l'équipe-projet s'impliquent activement dans la démarche : communication, organisation de la logistique, composition des groupes de travail, rédaction de documents... Les cabinets retenus ont une expérience solide et une connaissance des problématiques du MAAF. Ils disposent d'une charte éthique qui garantit la confidentialité des échanges lors de ces prestations. En amont de chaque projet, un bon de commande est établi pour préciser l'expression des besoins et les modalités de réalisation de la prestation. Ce bon de commande constitue un contrat tripartite entre le porteur de projet, le consultant et le service de la modernisation. 7. Evaluation et valorisation A la clôture du projet, il est demandé au bénéficiaire de la prestation de remplir une fiche d'évaluation (cf. annexe 3). Les livrables des prestations (recommandations, plan d'action, charte, cartographie, etc) sont susceptibles d'être valorisés auprès d'autres services. Cette utilisation éventuelle se fera en accord avec le directeur du projet. 4

6 8. Contacts Pour toute demande de renseignements, vous pouvez vous adresser au bureau du pilotage des projets de modernisation : sophie.vuccino@agriculture.gouv.fr,tel. : dominique.baron@agriculture.gouv.fr, tel. : La Secrétaire générale Valérie METRICH-HECQUET 5

7 ANNEXE 1 - FINANCEMENT D'UN PROJET AU TITRE DU FMR 2015 Étapes principales Acteurs (responsables) Demandeurs (DAC, DRAAF, DAAF ou DDI) Demandeurs Appui BPPM possible SG/SM/SDPS/ BPPM Demandeurs/ consultant/ BPPM Étapes de la procédure de demande d'appui 1 Identification d'un besoin d'accompagnement 2 Formalisation de la demande d'appui 3 Examen et validation de la demande d'appui Avis favorable 4 choix des unités d'oeuvre d'accompagnement dans le cadre des marchés nationaux cadrage entre le directeur et le chef du projet, le BPPM et le consultant Document associé Fiche projet (annexe 2) courriel de notification d'avis favorable (ou défavorable ) Rédaction tripartite du bon de commande Consultant retenu 5 Réalisation de la prestation d'accompagnement Livrables du consultant Demandeur/ bénéficiaire Consultant - BPPM 6 Bilan évaluation Eléments d'expérience fournis par le consultant et fiche d'évaluation remplie par le service bénéficiaire (annexe 3)

8 MAAF /SG /SM /SDSPS /BPPM ANNEXE 2 - ACTION DE MODERNISATION 2015 EXPRESSION DES BESOINS Intitulé du projet : Service demandeur Directeur du projet et responsable hiérarchique (nom, fonction, coordonnées tel, courriel) : Chef de projet et responsable opérationnel (nom, fonction, coordonnées) : 1. La démarche globale de modernisation 1.1. Contexte et principaux enjeux Quel est le contexte? (histoire, effectifs, réorganisation, nouvelle réglementation, changement d'environnement, d'équipe...) Quelle est la problématique? Depuis quand est-elle apparue et pourquoi ce projet? Quel est le degré de priorité? Si aucun projet de modernisation n'est réalisé, quels sont les risques encourus? 1.2. Les objectifs Quelle est la finalité de la démarche? Quels sont les objectifs visés? Quelles actions envisagez-vous ou avez-vous déjà engagées? Le projet est-il pilote? Quelles pistes de valorisation? 2. La demande d'appui externe 2.1.Les résultats attendus Quels résultats attendez-vous de l'appui externe? Quels livrables de la prestation envisagez-vous de demander? 2.2.Les acteurs et les moyens Qui est demandeur? Quels seront les principaux bénéficiaires du projet? Quelles ressources peuvent être mobilisées? 2.3. Modalités de réalisation envisagées 1

9 Combien de temps estimez-vous nécessaire pour mener ce projet et quelles pourraient en être les principales étapes? Quelles sont vos échéances ou vos contraintes de calendrier? Combien de jours d'intervention de consultants estimez-vous (facultatif)? 2

10 MAAF /SG /SM /SDSPS /BPPM ANNEXE 3 - FICHE EVALUATION/VALORISATION Service : Directeur de projet (nom et fonction) : Objet du projet de modernisation : 1. Evaluation de la prestation Les livrables prévus ont-ils été réalisés?oui /non. Les prestations ont-elles été satisfaisantes? oui / non ; Pourquoi? Les délais ont-i ls été respectés? Si non, pourquoi et avec quelles conséquences? Citez les éléments de la prestation les plus appréciés et pourquoi et ceux les moins appréciés et pourquoi 2. Evaluation du projet de modernisation Quels ont été les résultats obtenus? Quels ont été les principaux bénéficiaires? Quels ont été les freins et leviers rencontrés? Comment s'est passé ou se passe l'appropriation du changement induit par la prestation? 3. Valorisation du projet de modernisation Quels sont les pratiques, outils et enseignements qui vous semblent intéressants de valoriser auprès d'autres communautés de travail? 1

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