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1 Post MAIN COURANTE INFORMATIQUE MANUEL D UTILISATION «AGENTS»

2 Post SOMMAIRE. Se connecter à GuardTek.net. Transmettre une note de service à ses collègues. Enregistrer sa prise de Service 4. Enregistrer sa fin de Service 5. Rédiger un incident/évènement 6. Consulter la main courante 7. Valider une nouvelle Consigne 8. Consulter les consignes Sécurité & Sûreté 9. Suivi des rondes sur plan interactif 0. Enregistrer l arrivée d un visiteur. Enregistrer le départ d un visiteur. Pré-enregistrer un visiteur. Valider le prêt d une clé ou d un matériel 4. Valider le retour d une clé ou d un matériel 5. Compléter un évènement «ouvert» 6. Consulter les évènements planifiés du jour 7. Envoyer un message 8. Lire un nouveau message 9. Consulter l historique des messages envoyés 0. Consulter son planning. Consulter la liste des visiteurs présents (temps réel). Consulter l annuaire des Collaborateurs. Transmettre un appel à un collaborateur 4. Contacter le Service Support

3 . Se connecter à GuardTek.net Cliquer sur le raccourci de l application POST sur le bureau de l ordinateur ou saisissez le lien suivant dans votre navigateur Internet: Saisir votre nom d utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur Se Connecter ère CONNEXION A GUARDTEK Lorsque vous vous connectez pour la ère fois sur GuardTek, vous devrez utiliser le mot de passe que votre encadrement vous aura communiqué. Une fois que vous aurez cliqué sur SE CONNECTER, vous aurez la possibilité de modifier votre mot de passe. Vous devrez alors saisir fois de suite votre nouveau mot de passe. Attention à l utilisation des majuscules/minuscules Mot de passe oublié? Si vous avez oublié votre mot de passe, contactez l Administrateur du site au sein de votre entreprise Problème de Certificat Vous serez autorisé à vous connecter à la main courante si le certificat numérique est correctement installé sur l ordinateur utilisé. Cette étape est réalisée par le formateur Trackforce lors de la mise en place ou par un profil «Superviseur». Si le certificat a été supprimé ou si l ordinateur a été remplacé, il faut procéder à la réinstallation du certificat numérique. Vous pouvez contacter le Service Support au du lundi au vendredi, de 8h à 8h afin qu un spécialiste vous guide dans les étapes d installation.

4 . Transmettre une note à ses collègues Utilisez le tableau de bord pour transmettre une information à vos collègues Pour faire apparaitre le Tableau de Bord, cliquez sur le logo GuardTek ou sur le logo de votre société Saisissez votre note dans la zone de texte (55 caractères maximum) Sélectionnez la durée pendant laquelle votre note restera visible sur le tableau de bord Si vous êtes affecté à plusieurs Postes de Garde, sélectionnez le poste de garde où la note sera publiée Cliquez sur Envoyer pour publier votre note Votre note est publiée! 6 Cliquez sur «Archivés» pour visualiser les notes archivées

5 . Enregistrer sa Prise de Service Cliquer sur l onglet REDACTION, puis sélectionnez PRISE DE SERVICE Renseigner votre Nom d utilisateur, puis votre mot de passe Cliquer sur VALIDER Votre prise de Service est enregistrée! Si une liste de matériel a été créée, une nouvelle fenêtre vous permettra de valider l état du matériel (sous forme de check-list).

6 4. Enregistrer sa Fin de Service Cliquer sur l onglet REDACTION, puis sélectionner FIN DE SERVICE Renseigner votre mot de passe Cliquer sur l icône FINIR LE SERVICE 4 4 Un message de confirmation apparait Cliquer sur FERMER pour valider votre Fin de Service Votre Fin de Service est enregistrée!

7 5. Rédiger un incident/évènement Cliquer sur l onglet REDACTION, puis sélectionner Rédiger un Incident (ou un Evènement selon la nature de l information à saisir) Dans NOM DU RAPPORT, sélectionner le formulaire à rédiger Complétez votre rapport Selon le paramétrage réalisé par l Administrateur, il est possible que certaines questions soient obligatoires. Lorsque vous avez terminé la saisie du formulaire : Cliquer sur CLOTURER pour enregistrer votre rapport dans la main courante Cliquer sur le bouton MAINTENIR OUVERT pour finaliser votre formulaire ultérieurement si l option est activée Vous pourrez retrouver votre formulaire dans l onglet EVENEMENTS OUVERTS, puis Rapports non clôturés, à compléter Votre rapport est enregistré! (Il apparaît dans Consultation, Journal de Sécurité) Un événement planifié apparaît heures avant mais la rédaction 5 minutes avant et heure après

8 6. Consulter la Main Courante Cliquer sur l onglet CONSULTATION, puis sélectionner Journal de Sécurité Par défaut apparaissent les dernières 4 heures d activité du site Cliquer sur une ligne pour visualiser un rapport détaillé Vous pouvez sélectionner la période à afficher en utilisant le calendrier Vous pouvez également filtrer par agent, par rapport ou par type de rapport (Cliquez sur le bouton Actualiser pour valider vos filtres) Toutes les informations peuvent être exportées au format PDF et Excel Si vous cochez la case «rapports détaillés», les rapports détaillés apparaitront dans l export PDF.

9 7. Valider une nouvelle Consigne Lorsque vous recevez une nouvelle Consigne, un message sonore et visuel apparait dans la barre d alertes à droite Cliquer directement sur l icône pour afficher toutes les nouvelles consignes ou cliquer sur le module CONSIGNES puis Nouvelles Consignes Cliquer sur VALIDER LA CONSIGNE pour confirmer la prise en compte de la consigne ou Suivant pour lire les autres Consignes

10 8. Consulter les Consignes Cliquer sur le module CONSIGNES puis CONSIGNES Cliquer sur l icône pour afficher la consigne Cliquer sur Rechercher une Consigne pour filtrer les consignes NB : Utilisez la recherche par mots-clés pour afficher toutes les consignes où votre mot clé apparaît (exemple : incendie)

11 9. Suivi des rondes sur plan interactif Ce module ne fonctionnera que si l Administrateur à créé un plan interactif du site. Il permet de suivre les rondes en temps réel à travers le (ou les) plan(s) du site Cliquer sur le module Consultation, puis Plan de Ronde Interactif Cliquez sur le pointeau pour obtenir plus d information sur la ronde/le pointeau et visualiser les photos/vidéos associés Pointeau vert : Pointeau lu Pointeau rouge : Pointeau non lu Pointeau bleu : Pointeau à lire durant la ronde Cliquez sur l agent pour obtenir le détail de la ronde en cours

12 0. Enregistrer l entrée d un visiteur 4 Cliquer sur le module Rédaction, puis Entrée d un visiteur Sélectionner le type de visiteur Compléter les informations requises Si l option «Visiteurs récurrents» est activée, cochez la case pour garder en mémoire les informations du visiteur (nom, prénom et société). Les informations seront déjà préenregistrées le jour où le visiteur se représentera sur le site Cliquer sur VALIDER pour enregistrer le visiteur

13 . Enregistrer le départ d un visiteur Cliquer sur le module Rédaction, puis Visiteurs du jour Dans la partie de droite «Visiteurs présents sur site», cliquer sur l icône «Sortie» pour valider la sortie La sortie du visiteur est enregistrée! Les visiteurs qui apparaissent dans la partie de gauche «Visiteurs attendus» sont les visiteurs préenregistrés.

14 . Pré-enregistrer un visiteur Cliquer sur le module Visiteurs, puis pré-enregistrer un visiteur Sélectionner le profil du visiteur et compléter les informations Cliquer sur VALIDER pour confirmer votre pré-enregistrement Les visiteurs pré-enregistrés apparaissent heures avant l heure d arrivée prévue et disparaissent de la liste des visiteurs attendus 4 heures après l heure d arrivée prévue

15 . Valider le prêt d une clé/d un matériel Cliquer sur le module Rédaction, puis Prêt/Retour de clés Dans la partie «Trousseaux présents» se trouve la liste des clés et matériels que vous possédez au poste de garde Dans la partie «Trousseaux en prêt» se trouve la liste des clés et matériels déjà en prêt Cliquer sur l icône «Prêt» matériel à prêter de la clé ou du 4 Compléter les informations requises sur l emprunteur. (Cochez «Autre» si l emprunteur n apparait pas dans la liste des collaborateurs ou des visiteurs récurrents) Cliquer sur Valider Le prêt est enregistré! La clé ou le matériel apparait désormais dans la partie de droite «Trousseaux en prêt» 4

16 4. Valider le retour d une clé/d un matériel Cliquez sur le module Rédaction, puis Prêt/Retour de clés Dans la partie «Trousseaux présents» se trouve la liste des clés et matériels que vous possédez au poste de garde Dans la partie «Trousseaux en prêt» se trouve la liste des clés et matériels déjà en prêt. Cliquez sur l icône «Retour» matériel récupéré de la clé ou du Cliquez sur Valider Le retour est enregistré! La clé ou le matériel apparait désormais dans la partie de gauche «Trousseaux présents»

17 5. Compléter un évènement ouvert Cliquer sur le module EVENEMENTS OUVERTS, puis Rapports non clôturés, à compléter Les rapports ouverts qui apparaissent en rouge vous informent que le délai de traitement (fixé par l administrateur) est dépassé Cliquer sur l icône «Modifier» Compléter le rapport pour compléter le rapport Cliquer sur : Clôturer pour enregistrer et archiver le rapport Maintenir Ouvert pour le compléter ultérieurement

18 6. Consulter les évènements planifiés Cliquer sur le module EVENEMENTS OUVERTS, puis Evènements planifiés Cliquer sur l icône «Editer» pour compléter votre rapport Un évènement planifié est visible 6 heures avant l heure de début mais il ne pourra être rédigé que 0 minutes avant. L évènement planifié disparait 5 minutes après l heure de début prévue

19 7. Envoyer un Message Cliquer sur le module MESSAGERIE, puis Ecrire un Message Cliquer sur l icône pour sélectionner le (ou les) destinataires Cliquer sur l icône pour ajouter des destinataires en copie caché. Ces destinataires ne seront pas visibles par les destinataires du champ 4 4 Dans Objet, renseignez le titre de votre message Inscrire votre message 5 5 Cliquer sur Envoyer Votre message est envoyé! Vous pouvez rechercher un destinataire par profil (exemple: Agent») ou en saisissant directement le nom de votre destinataire dans le champs Rechercher Cliquer sur l îcône + pour l ajouter en destinataire (colonne ) Ou en copie caché (colonne ) Cliquer sur VALIDER lorsque vous avez terminé

20 8. Lire un nouveau Message Lorsque vous recevez un nouveau message, une icône enveloppe apparait dans la bar d alertes de droite. Cliquer sur l icône pour accéder directement au message ou cliquer sur MESSAGERIE puis Nouveaux Messages Cliquer sur l icône «Lire» Le message apparaît pour afficher le message

21 9. Historique des Messages envoyés Cliquer sur MESSAGERIE, puis MESSAGES ENVOYES Sélectionner la période pour rechercher les messages envoyés Par défaut, le calendrier affiche l historique des messages envoyés les 7 derniers jours Cliquer sur RECHERCHER 4 4 Cliquer sur l icône «Lire» pour consulter le message

22 0. Consulter son Planning Cliquer sur PLANNING, puis PLANNING PAR AGENT Sélectionner votre nom dans le menu déroulant pour faire apparaitre votre planning

23 . Visiteurs présents en temps-réel Cliquer sur VISITEURS, puis VISITEURS PRESENTS (TEMPS REEL) La liste des visiteurs apparaît Vous pouvez exporter cette liste au format PDF ou Excel en cliquant sur l icône correspondante Cliquer sur l icône «voir» visiteur pour afficher toutes les informations sur le 4 Cliquer sur «Configurer le badge» pour lancer l impression du badge Cliquer sur l icône «Sortie» Il disparaitra de la liste pour enregistrer la sortie du visiteur

24 . Consulter l annuaire des Collaborateurs Cliquer sur VISITEURS, puis CONSULTER L ANNUAIRE COLLABORATEURS Cliquer sur l icône «voir» pour obtenir plus de détails sur un contact

25 . Transmettre un message téléphonique Cliquer sur l icône «Téléphone» se trouvant en haut à droite à proximité de «Déconnexion» Cette icône est visible sur toutes les pages de l application NB: Si l icône n apparait pas, le droit n a pas été activité par le Superviseur. Compléter les informations. La liste des destinataires qui apparait affiche la liste des contacts enregistrés dans l Annuaire des Collaborateurs. Cliquer sur VALIDER pour transmettre votre message au collaborateur. Il recevra votre message directement par (sous réserve que celui-ci soit renseigné dans l Annuaire)

26 4. Contacter le Service Support Notre Service Support est à votre écoute du lundi au vendredi de 08h à 8h Par téléphone au Par à : Retrouvez également toutes nos ressources en ligne sur https://support.trackforce.com/hc/fr

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