EXTERNALISATION Introduction à la norme ISO 37500:2014

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1 INSTITUT ALGÉRIEN DE NORMALISATION EXTERNALISATION Introduction à la norme ISO 37500:2014 Yamina HAMA Alger- 16 avril 2015

2 ISO 37500: Lignes directrices relatives à l externalisation 2

3 Fruit de 4 années de travail, publiée le 1 /11/2014 ISO/PC 259 de l ISO, membres des organismes de normalisation des pays : Allemagne, Bulgarie, Canada, Corée du sud, Danemark, Espagne, Finland, France, Hollande, Inde, Malaisie,Russie et Royaume-uni ont participé au travail du comité 3

4 8 pays membres observateurs ( ont droit de recevoir les documents, peuvent donner leur avis mais n ont pas droit au vote) Australie, République Tchèque, Irelande, Suède, Israel, Italie, Norvège et Pologne 4

5 Pourquoi? À l heure où les entreprises misent davantage sur l agilité, la réduction des risques et le recours à des réseaux d expertise plus vastes, l externalisation est, sans surprise, une tendance en plein essor. L externalisation qui consiste à transférer des activités à l extérieur n est pas un phénomène nouveau. selondeloitte 2014 sur l externalisation et la ré-internalisation dans le monde (2014 Global Outsourcing and Insourcing Survey) constate que le phénomène a décollé ces dernières années une tendance qui devrait, d après eux, se poursuivre, avec un taux de croissance de l ordre de 12 à 26 %. Plus de 76 % des entreprises dans le domaine des IT ont recours à l externalisation 5

6 L externalisation, qui concernait d abord les processus d ordre très transactionnel, dans les services d appui ou les services accessoires, gagne désormais des fonctions stratégiques, des entreprises se déchargeant de segments entiers de leur chaîne de valeur. Parce qu elle permet d accéder aux toutes dernières technologies et de réduire les effectifs et, donc, les risques, l externalisation présente un grand intérêt. Mais elle n est pas sans difficultés, et le nombre astronomique de méthodologies ne facilite pas l affaire. 6

7 Objet et domaine d application la première norme ISO définissant les principes et procédures génériques de l'externalisation. Pour la première fois également, la norme aide les entreprises à accéder à un vocabulaire commun sur lequel fonder leur communication La norme s applique à tout type de relation d externalisation quelque soit la configuration 7

8 L ISO peut être appliquée par tous les acteurs intervenants dans le processus de sous-traitance: aider et soutenir les clients, les fournisseurs de services et les conseillers tierces parties (tels que les avocats et consultants) 8

9 La norme aidera en particulier les organisations à: - Identifier l'analyse de rentabilisation pour la soustraitance, sélectionner le client le plus approprié ou le fournisseur partenaire, -La transition vers le nouveau modèle de fonctionnement et offrir de la valeur à travers la relation. - Elle est pertinente pour tous les marchés tels que la fabrication, la vente au détail, les services financiers, secteur public et la gestion des installations. 9

10 «La norme concerne la définition d un cadre commun de décision, de prestation de services et de gouvernance pour l externalisation. Elle traite en fin de compte de la collaboration», elle sera particulièrement utile aux dirigeants. Ils pourront s en servir pour identifier les risques et ainsi mieux s y préparer, et adopter des pratiques à même d en garantir le succès. 10

11 Avantages de la norme Amélioration de l'interopérabilité en harmonisant les communications entre les organismes engagés dans, ou en train de s engager dans, la sous-traitance dans les marchés nationaux et internationaux Comprend la terminologie, les concepts et procédures visant à améliorer la compréhension de toutes les parties impliquées dans la sous-traitance Utilise un vocabulaire commun pour les communications de sous-traitance, en évitant les malentendus et les fausses attentes et/ou irréalistes, et en réduisant les coûts de transaction Augmente l'efficacité des entreprises, ce qui bénéficiera à toutes les personnes impliquées 11

12 Sous-traitance et externalisation Deux concepts voisins mais différents La sous-traitance, un contrat ponctuel entre donneur d ordre et sous-traitant. La sous-traitance est généralement ponctuelle ou temporaire et concerne une mission précise, c est donc un contrat d exécution «à la tâche». Beaucoup d entreprises industrielles évoluant dans des domaines de pointe comme l aéronautique ont cependant recours à des sous-traitants «habituels», qu ils connaissent de longue date, pour la fabrication de pièces particulières. 12

13 Externalisation L externalisation, une collaboration sur le long terme L externalisation consiste à confier l intégralité d un processus métier ou d un service à une autre entreprise sur une base contractuelle généralement pluriannuelle. La plupart des entreprises choisissent d externaliser des processus administratifs qui ne font pas partie de leur cœur d activité. Dans la mesure où l externalisation est un processus qui s établit sur la durée, elle nécessite donc une bonne connaissance du prestataire et de la qualité des services qu il pourra fournir. Elle génère en effet des modifications profondes pour l organisation de l entreprise qui externalise L externalisation doit ainsi générer non seulement des économies palpables, mais aussi des gains en valeur ajoutée. 13

14 Raisons de l externalisation Réduction des coûts Changement de stratégie Pour accéder à des capacités inexistantes en interne Transfert des risques spécialement dans les marchés volatils ( en augmentant la part des coûts variables) 14

15 Risques de l externalisation Avantages mais aussi risques Nécessité pour le management d évaluer ces risques avant la décision d externalisation Absence de stratégie Mauvaise compréhension de l environnement de l entreprise Concentration aveugle sur la réduction des coûts Sous-estimation de l impact commercial Absence de compatibilité culturelle Mauvaise compréhension du processus Mauvaises relations du management 15

16 Définitions des concepts Business case: proposition structurée pour l amélioration continue des affaires et qui fonctionne comme un ensemble de décisions destinées à orienter les décideurs Note: le business case doit expliquer pourquoi l externalisation est nécessaire et quel produit ou service devrait être externalisé, il devrait contenir une analyse coût bénéfices, les performances attendues, les risques et opportunités majeurs du projet, les besoins attendu à travers ce projet. Vérifications nécessaires( due diligence): Evaluation nécessaire d un ou de plusieurs processus, ligne de production, les actifs, les passifs, propriété intellectuelle, situation judiciaire et financière pour prendre la décision d externalisation 16

17 framework ( cadre de référence): Ensemble documenté de lignes directrices pour créer une compréhension commune des méthodes de travail Accord d externalisation: Accord contractuel entre deux organisations ou plus pour se procurer des services spécifiques pour une durée donnée et où une organisation est client et l autre est fournisseur. 17

18 Gouvernance de l externalisation: Ensemble commun de structures et de processus implantés pour assurer un management et un leadership efficace ce qui permet aux accords d externalisation d atteindre leurs objectifs à l intérieur du cadre de valeurs convenues 18

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20 Phase1: analyse de la stratégie d externalisation: l objectif de cette phase est d initier et d évaluer les opportunités d externalisation et d établir et de maintenir une stratégie qui atteint les objectifs et exigences d affaires ( on fait donc à ce niveau une étude de faisabilité et on détermine les différentes options d externalisation) 20

21 Phase2: initiation et sélection L objet de cette phase est de spécifier les exigences pour les services proposés à l externalisation, sélectionner les bons fournisseurs et établir avec succès les contrats d externalisation 21

22 Phase3: Transition Objet: permettre au sous-traitant d établir les capacités de livraison dans leurs environnementla transition peut inclure le transfert du personnel, d actifs et peut provoquer un changement dans les procédures de management ( le client et le prestataire doivent travailler ensemble durant ce processus) 22

23 Phase4: prestation de valeur Object: s assurer que le client et le sous-traitant réalisent et maintiennent une valeur de ces contrats conformément au business case, dans cette phase le focus est sur le sous-traitant et sur les services offerts 23

24 La gouvernance de l externalisation est au cœur du model de l externalisation A l intérieur du cycle de vie de l externalisation la gouvernance implique les processus qui rapprochent les managers du client et du fournisseurs à travailler côte à côte pour maintenir une ambition et intérêt des différents parties prenantes de l externalisation 24

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26 Merci de votre attention 26