Transfert des Effectifs et des Ruptures

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1 WINCFA [ Guide utilisateur ] Version /01/2012 Transfert des Effectifs et des Ruptures «Hors Île-de-France» YMAG SAS au capital de TVA intra : FR RCS DIJON NAF 722 C Parc VALMY - 8E rue Jeanne Barret DIJON - Tél Fax : Site web : info@ymag.fr

2 SOMMAIRE Sommaire Partie I 1 1 Principe général... du transfert des effectifs et des ruptures 1 2 Comment... transférer les effectifs au Conseil Régional 2 Définir les critères... et les options de génération 2 Étape 1 : Importer... vos paramètres 4 Étape 2 : Paramétrer... votre enquête 4 Étape 3 : Génération... de l'enquête 14 Étape 4 : Sauvegarde... de l'enquête (facultatif) 16 3 Comment... transférer les ruptures au Conseil Régional 17 Definir les... critères et les options de génération 18 Étape 1 :... Import des fichiers région 19 Étape 2 :... Paramétrage de l'enquête 20 Étape 3 :... Génération de l'enquête ruptures 21

3 1 1 Transférer ses effectifs ou ses ruptures au Conseil Régional 1.1 Principe général du transfert des effectifs et des ruptures Préambule et nouveautés Attention : Ce document concerne uniquement les CFA hors Ile-de-France. La version et suivantes de YParéo a vu la mise en place d'un nouveau format d'échanges d'effectifs dits "Effectifs Version 3". La grande différence avec le système précédent tient à l'aspect nominatif des données que vous allez transférer au Conseil Régional, dans un premier temps pour l'unique Région pilote (Pays de la Loire). Les aspects nominatifs concernent principalement les noms et coordonnées des apprenants et représentants légaux. Pour les Régions n'exploitant pas encore les données nominatives, un système détruit systématiquement les noms pour empêcher toute identification. En Région Pays de la Loire, les données nominatives sont utilisées pour identifier les jeunes "décrocheurs" puis elles seront détruites de la base Régionale Win CR Apprentissage au plus tard 12 mois après la campagne de collecte. Principe général de fonctionnement Le but du processus est d'alimenter périodiquement la base de données Régionale appellée Win CR Apprentissage avec les apprenants inscrits dans votre CFA. Pour cela, le Conseil Régional met à votre disposition un portail extranet appelé Net CFA. Sur ce portail, après identification, vous viendrez déposer un fichier d'effectif contenant vos apprenants, fichier généré automatiquement par YParéo. L'envoi des effectifs se déroule en 3 grandes étapes :

4 2 1.2 Comment transférer les effectifs au Conseil Régional Menu [Transfert Région/ Génération des effectifs] Toutes les fonctions nécessaires à la génération du fichier sont regroupées dans un seul et unique écran : Il est important de respecter scrupuleusement les étapes décrites ci-dessous pour s'assurer du plein succès de l'opération. Avant de commencer la procédure, nous vous recommandons vivement de lire l'aide du portail régional Net CFA, disponible à cette adresse : Définir les critères et les options de génération Menu [Transfert Région/ Génération des effectifs] Vous devez définir la date de génération de votre fichier l'entité régionale et les options pour réaliser votre enquête : La date de génération pour la génération de votre fichier, est imposée par votre région.

5 3 Vous devez définir l'entité régionale pour rattacher les sites de formation. Pour cela vous devez cliquer sur le lien bleu "Entité régionale", et l'écran suivant apparaît : Pour ajouter une entité, vous devez : Cliquer sur [+] et indiquez le nom, l'abrégé Sélectionner votre région dans le menu déroulant Sélectionner votre site principal dans le menu déroulant. Cliquer sur [V] pour valider votre saisie. L'entité apparaît dans l'écran à gauche avec le rattachement de votre site principal. Pour affecter des sites à votre entité régionale, vous devez : Sélectionner votre entité dans l'écran de gauche Double cliquer sur le site dans l'écran de droite ou utiliser les flèches bleues centrales. Pour revenir à l'écran principal de génération des effectifs, cliquez sur le bouton [Quitter] Vous devez aussi sélectionner les options suivantes : Prendre en compte les distances dans la fiche du jeune = distance renseignée sur l'onglet "Adresse" de la fiche administrative du jeune ou Prendre en compte les distances dans le fiche commune du jeune = distance renseignée dans le fichier des communes du logiciel pour le jeune et Prendre en compte les jeunes sans site de formation à la date de l'enquête = vous devez cocher pour les prendre en compte. (il faudra effectuer un paramétrage dans l'étape 2)

6 Étape 1 : Importer vos paramètres Menu [Transfert Région/ Génération des effectifs] Vous devez importer les "Tables Régionales" dans le logiciel (fichiers de paramétrage de votre région). Pour obtenir ces fichiers, consultez le site : htm. Il faut enregistrer le fichier des "Tables régionales" sur votre disque dur. Pour importer votre fichier, vous devez : Cliquer sur le bouton [Import fichier région], l'écran suivant apparaît : (vous pouvez récupérer via cet écran les "Tables Régionales") Cliquez sur le bouton pour sélectionner votre fichier sur votre disque dur. Cliquez sur le bouton [Importer], pour intégrer votre fichier de paramétrage régional Étape 2 : Paramétrer votre enquête Menu [Transfert Région/ Génération des effectifs] Le paramétrage consiste à mettre en relation les codes utilisés au quotidien dans Wincfa avec ceux attendus par la Région. Pour accéder à l'écran de paramétrage, vous devez cliquer sur le bouton [Paramétrages] :

7 5 L'écran de paramétrage se décompose en 3 parties : 1. La liste des données à paramétrer (site, statut, section de formation etc...) 2. La grille permettant de faire les relations et de visualiser vos données saisies dans le logiciel. 3. Les références Région disponibles issues du fichier des "Tables Régionales" que vous avez importé. Pour réaliser ce paramétrage, vous devez : Sélectionnez les données dans la liste (site de formation, statut...) à gauche, pour visualiser vos données dans la grille centrale. Affectez chacune de vos données de la grille centrale (issue du logiciel) avec une référence régionale de la liste de droite (issue des "tables régionales") par double clic Il est impératif pour générer correctement votre fichier des effectifs à la région, de paramétrer l'ensemble des données : Les sites de formation Il s'agit de mettre en relation les codes RNE/UAI de vos sites avec ceux de votre convention régionale. Pour ce faire, il faut se placer sur la ligne que vous souhaitez paramétrer (grille du milieu) et doublecliquer sur la référence régionale correspondante. Le code Région est alors copié dans la zone référence région de la grille du milieu et le curseur passe à ligne suivante. Une croix rouge apparaît quand la référence Région n'appartient pas à la convention chargée précédemment. (se produit quand un code est supprimé de votre convention par la Région).

8 6 Astuce! Utiliser la touche [Retour] pour supprimer une référence Région dans la grille du milieux. Le bouton [Non paramétré] permet de filtrer votre liste et de visualiser seulement les sites sans référence régionale. Ce bouton permet également de filtrer les paramètres utilisés uniquement dans la période en cours (pour éviter les saisies trop longues). Statuts Le paramétrage des statuts est réalisé comme pour les sites. Le bouton [Filtrer session] vous permet de filtrer les statuts en cours sur la session

9 7 Situations La section de formation est composée du couple Situation+Formation. La mise en place de cette notion évite d'avoir des erreurs de concordance entre les formations et les années de formation. Ex : avoir un BEP BOULANGER EN 3 ANS. Seules les sections de formation prévues à votre convention sont disponibles dans les références Région. Le bouton [Non paramétré] permet de filtrer votre liste et de visualiser seulement les sites sans référence régionale. Le bouton [Filtrer session] vous permet de filtrer les situations en cours sur la session

10 8 La mise en correspondance entre les références Région et les sections de formation se fait par double clic sur la référence Région de la grille de droite. Important! S'il vous manque une référence Région ou que vous détectez une erreur dans les codes Région, contacter votre correspondant au service apprentissage de la Région pour qu'il l'ajoute sur votre convention. Examens Ce paramétrage vous permets de mettre en adéquation vos formations (examens) avec la codification régionale. Le paramétrage s'effectue comme pour les statuts.

11 9 Diplômes obtenus Le paramétrage des diplômes obtenus est réalisé de la même façon que les statuts et situations.

12 10 Origines scolaires Le paramétrage des origines scolaires peut se réaliser en automatique via le bouton [App.Auto] pour mettre en adéquation la nomenclature régionale avec vos données. Pour les origines non appariées, il faudra utiliser la même méthode que pour les statuts et situation Catégories socio-professionnelles Le paramétrage des catégories socio-professionnelles est réalisé de la même façon que les origines scolaires. Il existe une fonction d'appairage automatique qui compare les données saisies dans WINCFA avec la référence Région.

13 11 Motifs de rupture Le paramétrage des motifs de rupture ne concerne que les régions, Pays de la Loire et Poitou, demandant une enquête sur les ruptures. Ce paramétrage n'est pas demandé dans le cadre du transfert des effectifs. Pour plus d'informations, voir "Comment transférer les ruptures au Conseil Régional" 17 Les communes Chaque commune utilisée dans Wincfa doit avoir une correspondance avec les communes référencées par la région. Il est possible de procéder à un paramétrage automatique (si les références région le permettent) avec le bouton [App.Auto]. Cette fonction permet de faire les correspondances entre votre fichier de commune et celui de la région selon 4 critères : Le nom de la commune. La correspondance est faite entre le libellé de la commune de YParéo et l'intitulé Région. Cela fonctionne si les références Région contiennent le nom des communes dans l'intitulé Région. Le code postal. La correspondance est faite entre le code postal de la commune de YParéo et la référence Région. Cela fonctionne si les références Région contiennent des codes postaux. Le code INSEE. La correspondance est faite entre le code INSEE de la commune de YParéo et la référence Région. Cela fonctionne si les références Région contiennent des codes INSEE du département (fonction commune du xx). Pour pallier un problème des communes non référencées, la Région peut créer des communes dont l'intitulé est "Commune du département xx". Si vous ne trouvez pas de référence Région correspondant à une de vos communes il suffit d'attacher votre commune à la commune du département correspondant. La fonction automatique permet de faire ce rapprochement.

14 12 Attention : Dans le cas où la Région a défini des bassins (regroupements de communes). Les fonctions d'appairage automatique ne peuvent pas fonctionner. Rubriques jeunes Certaines régions peuvent demander des statistiques sur des renseignements paramétrés. Il faudra donc mettre en correspondance vos renseignements paramétrés avec ceux de la Région, puis mettre en correspondance les différentes valeurs possibles. (handicap, MLPAIO, etc)

15 13 La méthode est la suivante : 1. Sélectionner la rubrique de la Région 2. Sélectionner la rubrique de Wincfa 3. Créer la relation entre les deux pour faire apparaître les sous-rubriques. 4. Faire les correspondances entre les sous-rubriques de Wincfa et de la Région. Pour paramétrer une autre rubrique, il suffit de choisir une autre sous-rubrique Région et de répéter les opérations de 1 à 4. Rubriques Entreprises Le fonctionnement est identique à celui des renseignements paramétrés Apprenant. Gestion sans site Si vous devez envoyer des jeunes sans groupe, il faut les rattacher à leur site de formation pour qu'ils soient pris en compte dans l'enquête des effectifs. Le paramétrage se déroule comme pour les statuts et situations.

16 Étape 3 : Génération de l'enquête Menu [Transfert Région/ Génération des effectifs] L'étape de génération du fichier des effectifs consiste à : Extraire les données Corriger les erreurs Contrôler les données Générer le fichier physiquement sur votre disque dur Bon à savoir! Vous pouvez répéter ces opérations autant de fois que vous le souhaitez. Les effectifs ne seront pris en compte par la Région seulement quand vous les aurez déposés et validés sur le portail régional Net CFA Extraction des données Le bouton [Extraction] vous permet d'extraire les données de votre enquête. Cela extrait les apprenants selon les critères définis plus haut en fonction du paramétrage effectué.

17 15 Après l'extraction, le détail est mis à jour avec les informations suivantes : Jeunes en erreurs : si ce chiffre est différent de 0, alors il n'est pas possible de générer le fichier. Ce sont des erreurs rédhibitoires souvent dues a des incohérences par rapport à votre convention. Avertissements : ces erreurs ne sont pas bloquantes. Vous pourrez générer votre fichier. La Région peut vous demander de les corriger. Corriger les erreurs Le bouton [Détail des erreurs] vous permet de lister tous les jeunes pris en compte dans l'enquête et de les classer par état (Avec erreur bloquante / Avertissement / Sans erreur). Le bouton [Filtrer] vous permet de filtrer la liste des jeunes en fonction de leur état (avec erreurs bloquantes, avertissements, etc). Le bouton [Jeune] vous permet d'accéder à la fiche administrative du jeune dans wincfa pour corriger d'éventuelles erreurs de saisies. Le bouton [Paramétrage] vous permet de retouner dans le paramétrage de l'enquête effectif. Le bouton [Convention] vous permet de consulter les informations issues de votre convention régionale. Attention : Lorsque vous corrigez des erreurs sur un apprenant, il faudra cliquer sur le bouton [Extraction] pour qu'elles soient prises en compte.

18 16 Contrôler votre enquête Vous disposez de 4 boutons,vous permettant de contrôler les données envoyées dans votre enquête : Le bouton [Synthèse des envois] = vous permet d'obtenir un état synthétique du résultat de votre enquête Le bouton [Liste nominative] = vous permet de générer un état Excel avec la liste des jeunes envoyés dans votre enquête. Le bouton [Non pris en compte] = vous permet de générer un état Excel avec la liste des jeunes non comptabilisés dans l'enquête et le motif. Générer votre fichier effectif Vous devez pour générer votre fichier, cliquer sur le bouton [Génération du fichier]. Vous devez ensuite enregistrer le fichier sur votre disque dur dans le répertoire de votre choix. Il faudra ensuite importer votre fichier dans l'extranet Net CFA. Vous pouvez consulter la méthode via le lien suivant : Étape 4 : Sauvegarde de l'enquête (facultatif) Menu [Transfert Région/ Génération des effectifs] Vous pouvez effectuer une sauvegarde de votre enquête des effectifs en étape 4. Pour faire votre sauvegarde, vous devez cliquer sur le bouton [Sauvegarde]. Le bouton [Historique], vous permet de consulter le résultat de vos enquêtes sauvegardées. Vous pouvez aussi comparer les résultats des enquêtes SIFA, INCA avec votre enquête des effectifs.

19 Comment transférer les ruptures au Conseil Régional Menu [Traitements Région/Envoi des ruptures ] Comme pour les effectifs, l'enquête rupture est un fichier à transmettre au Conseil Régional via le portail Net CFA. ATTENTION : Cette enquête sur les ruptures ne concerne que les centres des régions : Pays de la Loire, Poitou-Charentes, Limousin Le principe est identique au transfert des effectifs à savoir : Importer le fichier Région spécifique à la rupture Paramétrer les nomenclatures Région, notamment les motifs de rupture Générer le fichier des ruptures.

20 Definir les critères et les options de génération Menu [Traitements Région/Envoi des ruptures ] Vous devez définir, la période de prise en compte des ruptures, la date de génération de votre fichier, l'entité régionale et les options pour réaliser votre enquête : La période de prise en compte des ruptures doit être renseignée. La date de génération pour la génération de votre fichier est imposée par votre région. Vous devez définir l'entité régionale pour rattacher les sites de formation. Pour cela vous devez cliquer sur le lien bleu "Entité régionale", et l'écran suivant apparaît :

21 19 Pour ajouter une entité, vous devez : Cliquer sur [+] et indiquez le nom, l'abrégé Sélectionner votre région dans le menu déroulant Sélectionner votre site principal dans le menu déroulant. Cliquer sur [V] pour valider votre saisie. L'entité apparaît dans l'écran à gauche avec le rattachement de votre site principal. Pour affecter des sites à votre entité régionale, vous devez : Sélectionner votre entité dans l'écran de gauche Double cliquer sur le site dans l'écran de droite ou utiliser les flèches bleues centrales. Pour revenir à l'écran principal de génération des effectifs, cliquez sur le bouton [Quitter] Vous devez aussi sélectionner les options suivantes : Prendre en compte les distances dans la fiche du jeune = distance renseignée sur l'onglet "Adresse" de la fiche administrative du jeune ou Prendre en compte les distances dans le fiche commune du jeune = distance renseignée dans le fichier des communes du logiciel pour le jeune et Envoyer les jeunes sans groupe = vous devez cocher la case pour les prendre en compte dans votre enquête et indiquer leur site de rattachement Étape 1 : Import des fichiers région Menu [Traitements Région/Envoi des ruptures ] Vous devez importer les "tables régionales" dans le logiciel (fichiers de paramétrage de votre région)

22 20 avec les motifs de rupture. Pour obtenir ces fichiers, consultez le site : htm. Il faut enregistrer le fichier des "Tables régionales" sur votre disque dur. Pour importer votre fichier, vous devez : Cliquez sur le bouton [Import fichier région], l'écran suivant apparaît : (vous pouvez accéder au portail régional pour récupérer le fichier des "tables régionales") Cliquez sur le bouton pour sélectionner votre fichier sur votre disque dur. Cliquez sur le bouton [Importer], pour intégrer votre fichier de paramétrage régional (vous pouvez importer ou pas les communes de référence région) Étape 2 : Paramétrage de l'enquête Menu [Traitements Région/Envoi des ruptures ] Le paramétrage est identique a celui du transfert des effectifs. Le paramétrage consiste à mettre en relation les codes utilisés au quotidien dans Wincfa avec ceux attendus par la Région Vous devrez faire la correspondance entre vos motifs de ruptures et ceux attendus par votre région. Pour faire cette correspondance, vous devez cliquer sur le bouton [Paramétrage] :

23 21 Pour faire la correspondance, vous devez : Affectez chacun de vos motifs de rupture de la grille centrale (issue du logiciel) avec une référence régionale de la liste de droite (issue des "tables régionales") par double clic ou via les flèches bleues. Le bouton [Non paramétré] vous permet de filtrer votre liste centrale et d'afficher uniquement les motifs non appairés. Vous devez cliquer sur le bouton pour retourner à l'écran principal de l'enquête Étape 3 : Génération de l'enquête ruptures Menu [Traitements Région/Envoi des ruptures ] L'étape de génération du fichier des effectifs consiste à : Extraire les données Corriger les erreurs Contrôler les données Générer le fichier physiquement sur votre disque dur

24 22 Extraction des données Pour extraire les données de votre enquête, vous devez cliquer sur le bouton [Extraction]. Corriger les erreurs Pour visualiser les éventuelles erreurs de votre enquête, vous devez cliquez sur le bouton [Liste des anomalies], permettant d'afficher un état récapitulatif des jeunes en erreurs. Les erreurs sont signalées dans le document par un [?] Le bouton vous permet de compléter l'ine des jeunes. Attention : Si vous corrigez des erreurs, il faudra impérativement cliquer sur le bouton [Extraction], pour que vos corrections soient prises en compte. Contrôler votre enquête Pour contrôler votre enquête, vous disposez de 2 états : Les boutons : [Rupture envoyées] = permet de visualiser un état soit pré formaté des ruptures envoyées à la région [Rupture non envoyées] = permet de visualiser un état pré formaté des ruptures non transmises à la région. Remarque : Les boutons permettent de générer ces états au format Excel avec plus de détail. Générer votre fichier ruptures Vous devez pour générer votre fichier sur votre disque dur, cliquer sur le bouton [Génération].

25 23 Indiquez le répertoire de destination de votre fichier sur votre disque dur en cliquant sur le bouton. Cliquez sur le bouton [Envoyer] pour générer votre fichier. Un message de confirmation apparaît, cliquez sur [Ok] pour terminer l'opération. Pour terminer, vous devez importer votre fichier des ruptures (générer sur votre disque dur) dans l'extranet régionale Net CFA (aide disponible par le lien suivant : manuels/ncr/nce_intro.htm )