INSTRUCTIONS POUR MIGRATION DCL 3.0 VERS DCL 4.0. Précisions importantes :

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1 INSTRUCTIONS POUR MIGRATION DCL 3.0 VERS DCL 4.0 Précisions importantes : Cette petite documentation est destinée aux organismes travaillant avec DCL V3.0 et possédant un numéro d immatriculation INAMI de 6 chiffres. On y détaille la conversion des données contenues dans DCL V3.0 vers DCL V4.0. Ce document ne concerne que la migration de DCL V3.0 vers DCL V4.0. Veuillez donc également vous référer aux instructions concernant le fonctionnement de DCL V4.0 détaillées dans le dossier joint à cette lettre. Nous tenons aussi à vous rappeler que les nouvelles instructions concernant les déclarations destinées au Cadastre des pensions sont désormais disponibles sur le portail de la Sécurité Sociale : ATTENTION! DCL V4.0 vous permet de réaliser des déclarations/corrections de rejets uniquement dans le nouveau layout version 2, conforme et d application à partir du 01/01/2005. De même, on ne peut importer dans DCL V4.0 que des fichiers de rejets dans le nouveau layout. Les éventuels fichiers de rejets transmis par le Cadastre des pensions seront dans le même layout que la déclaration/correction fournie. Cela signifie que si vous créez une déclaration/correction avec DCL V3.0 (ancien layout) et que certains éléments sont rejetés par le Cadastre des pensions, vous recevrez un fichier de rejets dans l'ancien layout. Vous ne pourrez importer ce fichier de rejets que dans DCL V3.0. Si vous avez déjà effectué la conversion de l'organisme vers DCL V4.0 et que vous avez gardé DCL V3.0 sur votre PC, vous pourrez corriger ces rejets avec DCL V3.0, mais les éléments corrigés ne se retrouveront pas dans DCL V4.0. C'est pourquoi il est indispensable de corriger tous les rejets restants créés en version 1 du layout avec DCL V3.0 avant d effectuer le passage vers DCL V4.0. Une fois que le Cadastre des pensions aura enregistré une première déclaration générée par DCL V4.0 (fichier nouveau layout), il ne sera plus permis de transmettre des déclarations dans l ancien layout (générées avec DCL V3.0). Il est également impossible de ré-exporter avec DCL V4.0 des déclarations/corrections créées initialement avec DCL V3.0. Pour ré-exporter de telles déclarations/corrections, vous devez utiliser DCL V3.0. En résumé : 1. Vous créez votre dernière déclaration/correction avec DCL V3.0 et vous l'envoyez au Cadastre des pensions. 1

2 2. S'il y a des rejets, vous les importez dans DCL V3.0. Vous pouvez éventuellement corriger les éléments rejetés, mais il est important de ne plus exporter aucun fichier (déclaration et correction) avec DCL V Vous convertissez la base de données DCL V3.0 de cet organisme vers DCL V4.0 (cette procédure est décrite ci-dessous). 4. Vous exportez dorénavant vos nouvelles déclarations et corrections à partir de DCL V4.0. DCL V3.0 ne devrait donc plus être utilisé pour ré-exporter des anciennes déclarations et corrections. Procédure à suivre 1. Installation de DCL V4.0 La première étape est l installation du logiciel DCL V4.0. Par défaut, DCL V4.0 s installe dans le répertoire C:\DCL4\. Autrement dit, DCL V3.0 n est pas écrasé par la version 4. Il est toujours possible de changer le répertoire d installation en cliquant sur «Change Directory». Concernant la suite de l installation, veuillez vous référer aux instructions de DCL V Copie du fichier «numéro d organisme.mdb» et placement de celui-ci dans le répertoire DCL4 Après avoir installé DCL V4.0 avec succès, il faut copier le fichier «numéro d organisme.mdb» se trouvant dans le répertoire où DCL V3.0 est installé (en principe C:\DCL\) et le placer dans le répertoire où DCL V4.0 est installé (normalement dans C:\DCL4\ si vous n avez pas changé le répertoire). Cette opération est à répéter autant de fois que vous avez d organismes à gérer. 2

3 Exemple : Vous gérez avec DCL V3.0 les données de l organisme ayant le numéro d immatriculation Vous installez d'abord DCL V4.0. Ensuite, ouvrez le répertoire où est installé DCL V3.0 avec Windows Explorer, et copiez le fichier MDB. Après cela, il faut ouvrir le répertoire où est installé DCL V4.0, et coller le fichier MDB dans ce dernier. 3

4 3. Démarrage de l application DCL V4.0 et conversion des données Démarrez DCL V4.0. Vous arrivez sur la fenêtre «Dcl : contrôle d accès». Cliquez sur «Conversion». Une nouvelle fenêtre apparaît, dans laquelle se trouve une liste de tous les organismes DCL V3.0 qui peuvent être convertis et qui se trouvent dans le répertoire de DCL V4.0. Dans cet exemple, est le numéro d immatriculation de l'organisme. Il faut sélectionner le numéro d immatriculation de l'organisme voulu et appuyer ensuite sur «Convertir». 4

5 Vous complétez le numéro d entreprise de l organisme débiteur de pensions et son nom. Votre numéro d immatriculation est rempli par défaut. Il y a également lieu de compléter le numéro d entreprise de l organisme déclarant. Ce dernier peut être identique au numéro d entreprise de l organisme débiteur. Si c est le cas, cela signifie donc que l organisme débiteur réalise lui-même les déclarations destinées au Cadastre des pensions. Vérifiez les données introduites. Validez-les en appuyant sur «OK». La conversion de cet organisme est à présent terminée. Cette opération est à répéter autant de fois que vous avez d organismes à gérer. Veuillez désormais vous référer aux instructions de DCL V4.0 se trouvant en annexe de ce courrier. 5