Optimisez votre gestion de contenu avec la solution I-maj!

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1 SOLSTYS Parc d activité Pégase 12 rue Fulgence Bienvenüe LANNION FRANCE infos@i-maj.com Web : Tél : Optimisez votre gestion de contenu avec la solution I-maj! Gérer le contenu d un site Intranet, d un site web pour les clients et collaborateurs demande de. Des outils sont là pour vous y aider. Ce livre blanc est conçu pour répondre à vos questions les plus fréquentes : qu est -ce qu un système de gestion de contenu? à quoi cela sert et comment choisir le meilleur outil en fonction de ses besoins? Introduction Intranet, Extranet, Internet : quelles différences? Définir son projet web est la première étape Pour bien définir ses besoins de gestion de contenu, il faut tout d abord clarifier ce que l on souhaite mener comme projet web. Pour distinguer l Internet, l Intranet et l Extranet, on peut dans un premier temps répondre à une question : souhaite-t-on publier de l information vers l extérieur (sur la société et les produits, par exemple) et/ou échanger du contenu au sein même de (des documents de travail, des agendas)? Les sites Internet, Extranet et Intranet se distinguent selon les destinataires, le type de contenu offert, le lieu d accès et l authentification nécessaire. Internet, Extranet, Intranet : les principales différences Internet Destinataires Externes à Exemples de contenu Présentation Lieu d accès Extérieur Authentification Facultative des activités (public) Intranet Internes à Outils Réseau de Automatique (par collaboratifs le réseau) (privé) Extranet Externes à Informations Extérieur (privé) Obligatoire partenaires Le portail est un site web conçu pour être un point d accès unique, proposant aux utilisateurs des services thématiques et personnalisés.

2 Que comprend la notion de contenu? La notion de contenu est à considérer au sens large du terme et l on retrouve souvent des contenus très différents au sein du même système. Du contenu, c est par exemple : des pages web, des documents bureautiques (Excel, Word, ) des outils de travail collaboratifs (agendas partagés, ges tion documentaire, suivi de projets), des applicatifs (moteurs de recherche, statistiques), des vidéos, des animations Flash, et même des liens vers d autres sites web. Bien entendu, ces contenus sont très différents, mais ils doivent tous pouvoir être gérés par une solution de gestion de contenu d entreprise. Pourquoi a-t-on besoin d un outil de gestion de contenu? Le projet web mobilise un grand nombre d intervenants Pour répondre à cette question, nous allons aborder tous les risques et les pièges qu un responsable d un projet web doit éviter pour que le site soit un succès! Un projet web mobilise plusieurs intervenants (les utilisateurs, les gestionnaires, les contributeurs, les responsables informatiques et les décideurs), et chacun de ces intervenants fait face à des enjeux et des contraintes spécifiques. Or, pour être un succès, le projet web doit satisfaire chacun des intervenants. Quels sont les principaux facteurs d échec des projets web? Les principaux risques à prendre en compte Prenons le projet web par sa fin : le site (Intranet, Extranet, Internet) est lancé depuis quelques mois, voilà les principaux risques : l audience est trop faible ou peu fidèle (les visiteurs ne viennent pas régulièrement consulter vos informations), les contributeurs et les gestionnaires ne peuvent pas gérer facilement le contenu, sans compétences techniques fortes, et ils abandonnent vite la mise à jour du site, le site est peu évolutif, c est-à-dire qu on ne peut pas facilement modifier son contenu et son look (charte graphique) pour tenir compte de l actualité ou de l évolution des besoins, le site est mal intégré au système d information et au réseau existant : les informations sont absentes ou en doublons

3 Pour éviter ces risques, que faut-il faire? A chaque participant correspond des attentes qu il faut pouvoir satisfaire! Il faut prendre en compte les besoins et les attentes de chacun! Plus concrètement, il nous semble que chaque participant à un projet web attend de la simplicité et des réponses à ses attentes, c est-à-dire : Pour les utilisateurs finaux : du contenu de grande fraîcheur, mis à jour régulièrement est la clé de sa fidélité, Pour le gestionnaire du site : il doit pouvoir mettre à jour facilement le contenu et gérer le site et les utilisateurs, Pour les contributeurs : la facilité d utilisation est le critère clé, pour qu ils puissent apporter facilement du contenu pertinent, Pour le(s) responsable(s) informatique : que la solution s intègre au système d information existant et à la sécurité du réseau de, Pour les décideurs : leur fournir les critères permettant de mieux mesurer les gains attendus par la mise en place d un site Internet, Intranet ou Extranet, en termes de productivité, d image, de facilité de communication entre et ses publics (collaborateurs, clients, partenaires, ). Face à ces attentes, un outil de gestion de contenu peut apporter une aide précieuse pour la réussite de la mise en place et de l animation de vos sites. Qu est ce qu un outil de gestion de contenu? * Wysiwyg : What you see is what you get ce que vous voyez à l écran correspond exactement au rendu final du document * workflow : chaîne de décision pour la publication d un contenu Un outil de gestion de contenu (en anglais CMS Content Management System) sert à créer, gérer et publier du contenu de sites web (Internet, Intranet, Extranet). Un tel outil regroupe 4 fonctionnalités de base : la création du contenu : l édition (si possible en Wysiwyg*), l acquisition, l agrégation de contenus différents, la gestion du contenu : le workflow* (chaîne de publication), l archivage, la gestion multilingue, la sécurité, la publication du contenu : publication sur le web mais aussi sur d autres supports, la syndication les services évolués et l administration : pour gérer la sécurité du système, la gestion des droits d accès, les statistiques d utilisation. Qui a besoin d un outil de gestion de contenu? Avez-vous besoin d un outil de gestion de contenu? Toute entreprise ou organisation ayant au moins l un des besoins suivants pourra utiliser avec profit un outil de gestion du contenu : le contenu doit être mis à jour de manière fréquente et régulière : le contenu n est pas statique, il est amené à être modifié, complété (évolutivité), l autonomie est un critère important : le contenu doit pouvoir être mis à jour sans passer par un prestataire externe et surtout sans qu il ne soit nécessaire de posséder des compétences informatiques, les contributeurs sont multiples : plus le nombre de personnes contribuant au contenu est important, plus le risque de goulet d étranglement est fort.

4 Comment choisir son outil de gestion de contenu? Prendre en compte les besoins d aujourd hui et penser à ceux de demain! Compte tenu des enjeux et des risques que nous avons présentés, il est particulièrement important de bien choisir son outil de gestion de contenu. Avant toute évaluation, il faut essayer de garder à l esprit les besoins actuels et leurs évolutions futurs en matière de publication de contenu. Il existe plusieurs critères à prendre à compte pour faire le choix d une solution. Nous listons ici les principaux ainsi que des exemples de questions à se poser : des critères d usage : l outil possède-t-il les fonctionnalités dont j ai besoin? autorise-t-il facilement l évolutivité? est-il simple d utilisation pour les contributeurs? est-il simple aussi pour le gestionnaire? des critères techniques : la solution est-elle fiable? comment s intègre-t-elle au système d information et au réseau existant? comment la sécurité globale est-elle assurée? la solution fonctionne-t-elle sous Windows mais aussi sous Mac Os et sous Linux? des critères de coût : quel est le coût initial de l outil à l achat? quels sont les coûts d installation puis de maintenance? quels sont les coûts réels de fonctionnement et de formation des utilisateurs? des critères liés aux références de la société : l outil est-il déjà utilisé dans mon secteur d activité? combien de personnes l utilisent? peut-on interroger des références? Le coût global de la solution est à considérer Il arrive parfois que seul le coût d achat de la solution soit pris en compte pour comparer différentes solutions. Or le coût de la licence n est qu un élément du prix global de la solution. En effet, les solutions sans coût de licence ne sont pas nécessairement les plus économiques, si l on prend en compte l ensemble des coûts (développement, formation des utilisateurs, assistance). L ergonomie et la facilité d utilisation sont des éléments importants car, n oubliez pas qu une solution trop compliquée découragera la mise à jour des contenus et entraînera vite la désaffection du public que l on veut toucher!

5 Quelques mots sur la solution I-maj L éditeur SOLSTYS a développé la solution de gestion de contenu I-maj, qui permet à toute personne (sans compétence informatique particulière) de créer et de gérer entièrement son site Internet, Extranet, Intranet. Quels sont les bénéfices à utiliser la solution I-maj? Un site (Internet, Extranet, Intranet) réalisé avec I-maj est facile à : mettre en place : la solution ne nécessite pas d installation spécifique sur un poste dédié, n importe quel ordinateur équipé d un navigateur web peut recevoir la solution, utiliser : la prise en main de la solution est rapide, même pour les utilisateurs n ayant pas de compétences techniques particulières, faire évoluer : avec la bibliothèque d outils mis à votre disposition, vous pouvez proposer de nouveaux services selon l évolution de vos besoins (moteur de recherche, catalogue, formulaires, agendas partagés, ). I-maj vous permet de faire évoluer votre site à votre rythme et en fonction de vos besoins, pas en fonction de la disponibilité de votre prestataire web! Ils utilisent I-maj Ils nous font confiance Aujourd hui, de nombreuses entreprises et organisations utilisent la solution I-maj : des collectivités locales et des organismes publics, des Petites et Moyennes Entreprises, des associations et des communautés, des grands Groupes et leurs filiales. Tous ces clients ont en commun de privilégier la simplicité et la facilité d utilisation pour leur projet web. Pour aller plus loin Le site I-maj ( ) présente les principales fonctionnalités de la solution. Une démonstration en ligne peut être organisée, depuis votre bureau en nous appelant : Une présentation technique détaillée est disponible sur demande. Pour une étude de vos besoins, n hésitez pas à nous contacter. SOLSTYS Parc d activité Pégase 12 rue Fulgence Bienvenüe LANNION FRANCE infos@solstys.com Web : Tél :

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