Excel. Jonathan Teyssier. Compte rendu TP excel. Objectif : découvrir excel et ses fonctionnalités de base. Acquis

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1 Jonathan Teyssier Excel Compte rendu TP excel Objectif : découvrir excel et ses fonctionnalités de base. Acquis a) Les bases du logiciel excel : - Mise en forme d un tableaux - Copie incrémentée - Contenu des cellules - Mode d affichage du tableau b) Importer - exporter des données c) Se servir des formules d) Fonction particulière : collage spécial e) Tri f) Filtre g) Formulaire h) Sous-totaux i) Consolidation j) Tableaux croisés dynamique k) Fonction recherche

2 a) Les bases du logiciel excel a.1) Mise en forme d un tableaux La mise en forme du tableau ne doit se faire qu à la fin. Garder en tête que cette mise en forme doit faciliter l accès à l informations. Dans le cas d un tableau contenant beaucoup de colonnes et de champs l outil «Fractionner» peut aider à la lecture. a.2) Copie incrémentée La copie incrémentée est une aide à la saisie. Il s agit d une saisie intuitive. Excel reconnaît les «suites» comme les jours de la semaine, les nombres (1,2,3,4...). Ces «suites» peuvent être personnalisées. Une fonction voisine est le double clic sur l angle de la cellule. Pour cela il faut avoir au minimum une colonne. Excel va copier la même valeur jusqu au même niveau que la colonne de gauche. Par extension Excel copie la formule si il y a une formule dans la cellule de départ. a.3) Contenu des cellules Le contenu des cellules doit être choisie en fonction de ce que l on veut y mettre. Il faut spécifier le type de contenu de la cellule pour éviter les dysfonctionnements. b) Importer - exporter des données Il est possible d importer et d exporter des données depuis un fichier texte (bloc note, word...). Importer Il est impératif de bien effectuer la saisie pour que les donnés soit insérées comme voulu dans le tableur. Deux mots espacés de deux espaces seront insérés chacun dans une colonne. La première ligne sera prise pour les attributs du tableau. Exporter Il faut enregistrer en «fichier.txt». Supprimer les feuilles inutiles. c) Se servir des formules On peut entrer des formules de différentes manières : - La première c est taper la formule dans la barre «fx». Ne pas oublier le = au début. Si les valeurs entrées

3 Figure 1 correspondent à des cellules il est possible de cliquer dessus pour les insérer dans la formule. Exemple de formule : «=tronque(10000*alea( ))» permet de créer une série de nombre aléatoire. La fonction tronque indique qu il n y aura pas de nombre décimal. - La deuxième c est de choisir une formule en cliquant sur fx. Une bibliothèque de formule est disponible à partir de ce bouton. d) Fonctions particulière : collage spécial Cette fonction permet de garder la ou les valeurs de la cellule que l on veut. En effet par défaut une cellule à contient plusieurs informations : le format de la cellule, la formule incluse, la valeurs... Grâce au collage Figure 2 spécial on peut choisir ce que l on veut garder.

4 e) Tri de données Le tri permet de classer les champs selon trois critère au plus. Par exemple pour un tableau contenant les colonnes Nom, Prénom et Age, il faudra choisir le premier critère de tri plus l ordre croissant ou décroissant. Si une colonne est vide au milieu du tableau il faudra sélectionner les colonnes souhaitées manuellement. f) Filtre Figure 3 Filtre automatique Il permet d afficher que les informations voulu d un tableau mais toutes les colonnes sont présentes. La ligne des en-têtes est transformé en menu déroulant facilitant ainsi le filtrage. Filtre élaboré Ils permettent d utiliser l algèbre booléen (et, ou, >, <...) et d afficher le tableau obtenu sur une autre feuille. Très utile pour sélectionner des informations selon plusieurs critères. Figure 4 Ici le critère nom et le critère age ne sont pas écris sur la même ligne, par conséquent on utilise la fonctions OU. Sinon c est la fonction ET. L extraction sans doublons permet de ne pas avoir des données redondantes. Si la recherche concerne un nom le symbole * remplace la fin du nom ou le début. Le critère de recherche peut aussi être une formule.

5 g) Formulaire Les formulaires facilitent la consultation des données et l ajout de nouveau champs. Les possibilités sont clairement explicitées dans la figure 5. Attributs Figure 5 h) Sous-totaux Les sous-totaux affichent le résultat d une opération (somme, moyenne...) entre les données pour un attributs. Exemple : Figure 6

6 i) Consolidation La consolidation permet d effectuer des calculs : fonction statistique (somme, moyenne...) à partir de données provenant de différente feuilles. Pratique pour faire des moyennes. j) Tableaux croisés dynamiques Cette outil permet de synthétiser clairement les données d un tableau excel. Exemple : Figure 7 Il faut sélectionner le la zone du tableau sur laquelle on veut travailler y compris les têtes de colonne.

7 Figure 8 Dans cette exemple tous le tableau est sélectionné. Je peux choisir les têtes de colonne que je veux et les mettre en filtre ou valeur ou étiquette. La «valeur» affiche toujours un résultat ou un état mais toujours numérique. Quand on fait glisser un attribut il s insère aussitôt dans le tableau. Figure 9 En choisissant les ces attributs j obtient le tableau de gauche. Dans ce tableau on peut trier en fonction de tous les attributs.

8 k) Fonction recherche La fonctions recherchev (V pour verticale) facilite l accès à une information. Cette fonction commence par chercher dans la première colonne à gauche puis renvoie toutes les informations de la ligne concernée. Il faut la sélectionner dans la bibliothèque des formules. 8