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1 Téléphone - Fax : Site internet : http/www.occe.coop d une coopérative scolaire Avril 2011

2 Circulaire de juillet 2008 sur les coopératives scolaires La coopérative scolaire pour l éducation à la citoyenneté Au BO du 31 juillet 2008, figure la nouvelle circulaire qui fait le point sur le rôle des coopératives scolaires «dans la perspective d une éducation des élèves à la citoyenneté». La circulaire n précise le cadre juridique et les principes qui doivent régir le fonctionnement des coopératives scolaires. «La coopérative scolaire est un regroupement d adultes et d élèves qui décident de mettre en oeuvre un projet éducatif s appuyant sur la pratique de la vie associative et coopérative.» «Dotée d un budget propre destiné à financer principalement des projets éducatifs coopératifs ou des actions de solidarité». Elle ne doit en aucun cas se substituer aux obligations des communes dans le cadre de dépenses liées au fonctionnement. Enfin, la circulaire précise qu il est souhaitable que les parents d élèves soient associés à la vie de la coopérative scolaire. Fonctionnement : la coopérative scolaire peut être une association autonome (1) ou une coopérative affiliée à l OCCE (2). LA COOPERATIVE SCOLAIRE (1) Association autonome (2) Association affiliée à l'occe (ODCE dans la Nièvre) STATUT Personne morale distincte de l'école Section locale de l'association Départementale CADRE Association loi 1901 Convention avec IA nécessaire Association loi 1901 RESPONSABILITE Les dirigeants de la coopérative assument l'entière responsabilité civile et/ou pénale des fautes commises dans son fonctionnement L'OCCE assume la responsabilité du fonctionnement (en dehors des fautes lourdes et intentionnelles ou des infractions commises par le mandataire) OBLIGATIONS Respect des dispositions de l'article 5 de la loi 1901 : déclaration à la Préfecture, tenue des registres légaux, assemblée générale... Respect des obligations imposées par la délégation de pouvoirs reçue de l'association Départementale : respect des statuts, cotisation, transmission d'un compte rendu d'activités et financier. 2

3 Ordre des opérations comptables pour la tenue du cahier de comptabilité ODCE 1- Les dépenses sont indiquées sur le cahier à la date de l émission du chèque (date indiquée sur la souche du chéquier). A chaque dépense doit correspondre une pièce justificative (voir page suivante). 2- Les recettes sont indiquées sur le cahier (ou sur le tableur) à la date du versement sur le compte : la remise de chèque ou de liquide sert de justificatif (la coller sur une feuille A4), indiquer la nature du versement : participation coop, ou goûters ou voyage, ou photo. Un même versement peut avoir plusieurs natures : coop + participations spectacle. Préciser alors le montant de chaque destination : coop = participations spectacle : pour un virement total de : dans ce cas, une seule ligne du cahier suffit, mais la répartition doit se faire dans deux colonnes différentes (ventilation). 3- A la réception du relevé bancaire, vous devez pointer les écritures indiquées sur ce relevé avec les écritures inscrites sur le cahier : il faut barrer sur le relevé les écritures correspondant aux opérations de Mutualisation Trésoft (Virement compte associé au crédit ou virement pour ODCE 58 au débit : voir lecture d un relevé Banque Postale page 4). Cette opération de pointage vous permet de vérifier que vous n avez pas oublié d enregistrer des écritures (notamment les prélèvements directs comme les frais de tenue de compte ou des virements comme les subventions). Si oubli, inscrivez les écritures concernées à la suite de celles déjà inscrites, recalculez le solde et vérifiez-le avec votre dernier relevé. Une fois le pointage terminé, vous devez vérifier la concordance entre le solde calculé sur votre cahier (solde comptable qui prend en compte toutes les opérations réalisées) et celui qui apparaît sur ce relevé sous l appellation «Apports valorisés». Si toutes vos opérations sont pointées sur le cahier (tous les chèques sont débités et tous les encaissements crédités), alors pas de problème, les deux soldes sont identiques. Mais, au moment de la clôture, des chèques émis peuvent ne pas être encore débités du compte de la coop, ou des encaissements non encore crédités, il faut alors justifier la différence avec un état de rapprochement.. Vérification du solde bancaire calculé sur le cahier avec le solde du relevé ou rapprochement bancaire Un exemple : au 31 août, date de l arrêt de vos comptes, toutes les opérations sont pointées (apparues sur les relevés bancaires) sauf le chèque n 2514 correspondant au transport de la sortie à Bibracte pour un montant de Le montant du solde «Apports valorisés» indiqué sur le relevé au sera donc supérieur de Vous devez alors établir un rapprochement bancaire : en bas à gauche du compte rendu financier partie comptes bancaires de la page 3 Notez les opérations non pointées. Le solde indiqué sur le relevé, ajusté de ces opérations doit correspondre au solde indiqué à l actif du bilan ligne 514. N de chèques Solde indiqué sur le relevé bancaire fourni Destinataires des chèques ou origine des versements Date des Montant opérations (+/-) 2514 Transport sortie Bibracte 15/ Solde indiqué dans le bilan en compte

4 Les pièces justificatives Chaque dépense ou chaque recette doit être appuyée par une pièce justificative datée. (Elles doivent être conservées 10 ans). 1- NOTE DE DEPENSE Toute dépense doit faire l'objet d'une facture à l ordre de la coopérative (même manuscrite), ou d un ticket de caisse. Nous vous demandons de présenter les pièces justificatives, toutes au même format (21 x 29,7). Il suffit de coller les pièces sur une feuille si elles sont plus petites. Numéroter les pièces dans l'ordre chronologique pour chaque année comptable coopérative (du au 31.08). D1 - D2 - D3, etc... D pour Dépense Un Bon de Livraison n'est pas une facture. Chaque note doit comporter : 1- son numéro, 2- la date de l'opération, 3- l'identification du fournisseur (tampon), 4- l'intitulé de la dépense, 5- la somme, 6- la signature du rédacteur de la note. Le mandataire de la coopérative ayant pris connaissance de la facture indique, s'il est d accord, «Bon à Payer» et signe. Si la note a été payée par chèque, indiquer la référence de celui-ci, pour des recherches éventuelles. 2- NOTE DE RECETTE Même démarche. Numéroter R1 - R2 - R3, etc R pour Recette Penser à bien indiquer sur les bordereaux de remise de chèques ou d espèces la nature des versements (participations des familles à la coop tombola photos ) Une «Note de Recettes» est annexée à ce présent guide. Vous trouverez également un modèle dans le cahier de comptabilité. On peut regrouper les dépenses et les recettes dans des chemises distinctes (par année). On peut regrouper plusieurs recettes ou plusieurs dépenses de même nature ou concernant la même opération, sur une feuille unique. 4

5 Exemple de lecture d un relevé Banque Postale 5

6 Lecture - compréhension de vos relevés Banque Postale Ces relevés font apparaître les «aller-retour» entre le compte de la coopérative et le compte commun, appelé compte associé. Ces écritures ne sont pas à comptabiliser. Dans l exemple, le solde du compte de la coopérative concernée au 31 août est de Il n y a pas d opération sur ce compte avant la remise de chèques du 15 septembre. 1- Le solde du compte apparaît dans la zone - Informations TRESOFT - sous l appellation APPORTS VALORISES. Pour tout savoir sur TRESOFT, voir page 7 2- le 15 septembre Des chèques, remis au compte bancaire pour un montant de uros, sont crédités. Le même jour, arrive sur le compte, la subvention communale d un montant de uros. Les uros arrivés au crédit du compte de la coopérative ( ) sont automatiquement virés sur le compte associé ODCE 58 et figurent donc au débit du compte de la coopérative. Conseils pour le pointage sur le cahier ou le tableur : 1- barrez sur le relevé la somme indiquée au débit, faisant référence au compte associé ODCE pointez sur votre cahier ou votre tableur les sommes au crédit qui correspondent à la recette réelle de la coopérative. 3- le 20 septembre Le chèque n de 50.00, émis par la coopérative, est débité. Un virement automatique du même montant du compte associé est établi au crédit du compte de la coopérative pour payer la dépense. Conseils pour le pointage sur le cahier ou le tableur : 1- barrez sur le relevé la somme indiquée au crédit, faisant référence au compte associé 2- pointez sur votre cahier ou votre tableur la somme au débit qui correspond à la dépense réelle de la coopérative. 4- le 25 septembre Des chèques pour un montant de sont crédités, et dans le même temps, le chèque n de 37.00, émis par la coopérative, est débité. Ici, c'est la différence entre la recette et la dépense qui est placée sur le compte associé, soit Conseils pour le pointage sur le cahier ou le logiciel : 1- barrez sur le relevé la somme indiquée au débit, faisant référence au compte associé. 2- pointez sur votre cahier la somme au débit qui correspond à la dépense réelle de la coopérative. 3- pointez sur votre cahier la somme au crédit qui correspond à la recette réelle de la coopérative. Les soldes bancaires successifs apparaissent dans la rubrique - Informations TRESOFT - sous l appellation APPORTS VALORISES. C est avec ces sommes que vous devez comparer votre solde comptable, situation calculée sur votre cahier ou tableur. La coopérative détient, au 31 août, la somme de (Apports valorisés du relevé précédent ou total avoir), 2- au 15 septembre, le solde est donc de ( ). 3- Au 20 septembre, le solde bancaire de la coopérative est de ( ). 4- Au 25 septembre, le solde bancaire de la coopérative est de ( ). 6

7 Gestion de la caisse de la coopérative Il n est absolument pas interdit de détenir des espèces, seules s imposent quelques règles de bon sens! - qu il convient d appliquer : 1- Les espèces doivent être déposées dans une vraie caisse (pas une enveloppe, ou une banale boîte, ou en vrac dans un tiroir), conservée dans un lieu sûr fermant à clé. Effectivement, en cas malheureux de vol de numéraires, mieux vaut avoir la preuve d une effraction! A ce sujet, la nouvelle assurance MAE-MAIF qui vous couvre en liaison avec l adhésion, assure les numéraires à hauteur de Les espèces ne doivent jamais atteindre un montant «tentant», et doivent donc être déposées sur le compte de la coopérative le plus régulièrement possible et à chaque «veille de vacances». Les détenir chez soi est illégal, et en cas de vol, vous mettrait dans la difficulté. Au niveau des écritures comptables : deux solutions : 1- Vous mettez directement et immédiatement les espèces sur le compte bancaire : dans ce cas vous ne tenez pas de comptabilité de caisse. Les sommes créditées en espèces sont directement comptabilisées en entrées compte bancaire. Un même versement peut avoir plusieurs natures : coop + participations spectacle, par exemple. Préciser alors le montant de chaque destination : coop = participations spectacle : pour un virement total de : dans ce cas, une seule ligne du cahier suffit, mais la répartition doit se faire dans deux colonnes différentes (ventilation). Votre remise d espèces sera alors collée sur une feuille A4, précisant la nature de la ou des recettes voir note de recette en annexe. 2- Vous utilisez les espèces reçues pour effectuer des petites dépenses : dans ce cas vous devez gérer une comptabilité de caisse. Notez bien sur une feuille les recettes et les dépenses effectuées. Vous pouvez passer les écritures au fur et à mesure ou bien globaliser en fin de période ou d année si peu d écritures. Dans le cas de gestion de classe, chaque enseignant notera ses dépenses et remettra au mandataire en fin d année, le solde de sa caisse, la globalisation des dépenses et/ou des recettes ainsi que les pièces justificatives. Voir pièce de régie d avance en début de cahier. Remarques : Dans le cadre de nos vérifications et de nos aides auprès des mandataires, nous avons souvent remarqué des problèmes au niveau de la gestion de caisse qui demande beaucoup de rigueur (souvent les pièces justificatives font défaut : tickets de caisse manquant ou recettes non déterminées). Dans le cas d achat de goûters ou de petites dépenses effectuées chez le même commerçant local, nous vous conseillons d ouvrir un compte chez ce commerçant qui vous établira une facturation globalisée (par mois ou par trimestre) plutôt que d effectuer une multitude d achats en espèces qui génère souvent des erreurs. 7

8 Mutualisation des comptes des coopératives scolaires de la Nièvre TRESOFT - compte associé LES PRINCIPES ET LES OBJECTIFS TRESOFT est un service de La Banque Postale qui centralise la trésorerie des coopératives sur un compte commun, dit «associé», compte par lequel sont achetées des SICAV Monétaires, non fiscalisées, à rendement constant et garantis sans risques. LE FONCTIONNEMENT L ensemble des avoirs des coops de la Nièvre est mutualisé sur un compte commun - dit associé ouvert au nom de l Association Départementale (ODCE 58). Quand vous émettez un chèque, les fonds sont automatiquement retirés du compte associé pour en assurer le règlement. Quand vous recevez un crédit (virement ou remise de chèques ou d espèces), cette somme est immédiatement transférée au profit du compte associé. Il peut y avoir des calculs de différences entre débit et crédit. C est pourquoi le relevé présente alors un solde à 0. L avoir réel de la coopérative apparaît, pour information, en Apports Valorisés dans la rubrique «Informations Trésoft». Pour en faciliter la lecture, les écritures entre le compte de la coop et le compte associé sont à barrer systématiquement sur chaque relevé. Chaque fin de mois, la Banque Postale envoie à l ODCE l état des avoirs des comptes de chaque coopérative. Ceci permet d identifier les comptes débiteurs et ainsi débloquer rapidement des situations qui pourraient devenir difficiles. Au 31 août, cette liste permet de vérifier l exactitude des informations notées sur le bilan du compte rendu financier. LES PLUS VALUES Depuis deux ans, la crise financière et le taux de rendement très faible des SICAV monétaires (0.26 % sur l année , ce qui a représenté de plus-values pour la totalité des coopératives scolaires) a contraint l ODCE à affecter 100% de ces plus-values au siège départemental afin d éviter la distribution d un saupoudrage (de 20 cts à 2 selon les coopératives) décision de l Assemblée Générale du 27 janvier Toujours dans ce sens, l Assemblée Générale de l ODCE du 5 février 2011 a décidé d affecter, pour la deuxième année, 100% des plus-values dégagées par la mutualisation des comptes des coopératives au siège départemental. Nouveauté : en , cette somme servira à financer plusieurs projets coopératifs. Un appel à projet sera proposé à la rentrée Une ligne budgétaire devra être créée pour mettre en évidence ce reversement. NOS CONSEILS La tenue d une comptabilité régulière est bien sûr indispensable et fait ressortir votre situation réelle. Comptabilisez vos dépenses et vos recettes au réel, c est-à-dire dès l émission d un chèque ou dès la remise d un bordereau. Barrez sur les relevés les opérations concernant le compte associé ODCE 58. Toute l année, pointez vos écritures inscrites sur le cahier (ou le tableur) et vos relevés bancaires. Pensez à vérifier l apport valorisé (solde) apparaissant sur votre relevé. Au 31 août, le cas échant, vous pourrez ainsi facilement établir un état de rapprochement (chèques non débités ou recettes non créditées). 8

9 Quelques opérations particulières Correction d une erreur Le cahier doit toujours rester lisible. En cas d erreur d écriture, ne pas raturer, ni utiliser de correcteur. On rectifie l erreur par une écriture supplémentaire. Exemple : vous inscrivez une dépense de 145,00, au lieu de 154,00, et le débit sur votre extrait est réellement de 154,00, soit une erreur de 9,00 Vous devez inscrire une dépense supplémentaire de 9,00 à la date de l extrait de compte et la ventiler dans le même compte de charges que les 145,00. Mouvement de Fonds Internes : Sortie d Espèces du compte bancaire pour alimenter la Caisse : Exemple : 200,00. Ils ne font que changer de compte. Il y a une sortie Banque de 200,00 et une entrée Caisse de 200,00. Faire les deux écritures sur la même ligne : colonne Caisse et colonne Banque. Aucune écriture page de droite (pas de ventilation). Le reçu de la Banque Postale sert de pièce justificative (éventuellement numéroter VI1, VI2 ). Verser des Espèces sur le compte bancaire : Exemple : 100,00. Ce n est pas une recette nouvelle. Les 100,00 vont simplement changer de compte. Il y a une entrée Banque de 100,00 et une sortie Caisse de 100,00. Faire les deux écritures sur la même ligne : colonne Banque et colonne Caisse. Aucune écriture page de droite (pas de ventilation). Le reçu de la Banque Postale sert de pièce justificative (voir ci-dessus). En résumé, il y a virement interne chaque fois que vous déplacez une somme d argent d un compte à un autre (Banque, Caisse). Dans ce cas, il ne s agit ni d une charge, ni d un produit. Régler une dépense avec deux moyens de paiement (Caisse + Banque) 9

10 TOUT INSCRIRE SUR LA MEME LIGNE Exemple : vous réglez la facture d un fournisseur (d un montant de 300,00 ), avec les espèces reçues des parents (200,00 ) et le reste (100,00 ) au moyen d un chèque. Page de gauche : Colonne Sorties Banque : inscrire 100,00 Colonne Sorties Caisse : inscrire 200,00 Page de droite : Colonne compte de charge correspondant : inscrire 300,00 Pensez à noter, sur la facture, les modes de paiement utilisés. Exemple : «Réglé le : 200,00 en espèces + 100,00 par chèque Banque n ». Ce type de règlement est possible après accord du fournisseur, il vous évite de verser les espèces sur votre compte bancaire. Vous pouvez procéder de la même manière pour un spectacle, en reversant les espèces reçues des parents (participation partielle) et en réglant le complément par chèque (participation coopérative), le tout étant égal à une charge éducative 618. Percevoir plusieurs recettes avec un seul moyen de paiement voir fiche de recette en annexe Exemple : Une famille vous règle avec le même chèque : la participation à la coopérative ODCE que vous fixez à 5, la participation pour les spectacles de l année, à raison de 4 spectacles à 1,50 chaque, soit 6. Vous demandez donc une participation de 11 et vous encaissez le chèque. Vous aurez une entrée Banque de 11 page de gauche, ventilée, page de droite, au compte 756 des participations volontaires des familles pour 5 et au compte 708 des produits des activités éducatives pour 6 (tout sur la même ligne). On peut, sans problème, éclater une somme en deux, voire plusieurs autres sommes. Le principe d équilibre est respecté, la même somme étant écrite deux fois (page de gauche : globalement, et page de droite : ventilée). Pour les participations familiales à la coopérative (756) et à l USEP (75), on agit selon la même règle, si elles sont payées par le même chèque. Gardez toujours vos pièces de recettes : fiches de recettes, bordereaux de remises de chèques et/ou d espèces. 10

11 Fin d année scolaire : préparer la clôture FORMULE DE BASE, OBLIGATOIRE : 1 / Etablir le compte-rendu financier CRF au 31 août à partir du cahier de comptabilité ou de l onglet CRF du tableur. 2 / Etablir le compte-rendu d activités (partie gauche du formulaire + supplément départemental ) 3 / Faire vérifier le bilan par un ou plusieurs vérificateurs, qui doivent signer le document. 4 / Joindre la photocopie du relevé Banque Postale d août qui doit faire apparaître un solde identique au CRF - si différence, justifier l écart. 5 / Retourner l exemplaire destiné à l O.D.C.E avant le 30 septembre, conserver le double dans les archives de la coopérative. CAS PARTICULIERS 1) Vous restez en poste C est le cas le plus simple. Fin juin, début juillet : mise à jour du cahier de comptabilité, vérification des comptes, dépôt de l argent liquide sur le compte bancaire. Début septembre : vous établissez votre compte rendu financier et d activités. Vous réunissez la commission de contrôle des comptes et envoyez l exemplaire destiné à l ODCE avant le 30 septembre. 2) Vous changez de poste Vous devez prévenir l ODCE de votre départ. Nous vous adresserons ainsi tous les documents nécessaires au changement de mandataire et au transfert de signature pour le chéquier. Attention : tant que le transfert de signature n est pas réalisé à la faveur de votre successeur, vous restez le responsable de la coopérative que vous quittez. a) vous connaissez votre successeur Un conseil, prenez le temps de lui expliquer votre classement, de lui transmettre toutes les informations qui l aideront à prendre la relève. Selon les possibilités, il est bon de l associer à la vérification des comptes et du Compte-Rendu Financier (CRF). b) vous ne connaissez pas votre successeur Finalisez toutes les démarches de bilan et de comptesrendus (financier et activités). Procédez à leur vérification. Rassemblez tous les documents statutaires et comptables dans un même lieu (pochette, tiroir, valisette, classeur,...). Expliquez aux collègues présents, s il y en a, le fonctionnement de la coopérative scolaire. Rappelez-leur les coordonnées de l ODCE pour qu ils nous contactent en début d année en cas de besoin. Dans tous les cas, le mandataire qui part doit : - établir le Compte-Rendu Financier de l année en cours, vérifié par une commission - arrêté à la date la plus près possible du 31 août, - laisser à son successeur les documents statutaires de fonctionnement de la Coopérative : Le Registre d Inventaire de la Coopérative Les certificats d adhésion et tout document officiel concernant la coopérative, L Exemplaire du Règlement de la Coopérative approuvé par l Office Départemental, Le Registre des procès-verbaux de réunions, Le Carnet de chèques avec les extraits de comptes, Le Cahier de Comptabilité et toutes pièces comptables justificatives, Les Comptes-Rendus Financiers des années précédentes (10 ans). En cas de fermeture d école comprenant une coopérative scolaire, tous les documents statutaires doivent être transmis à l ODCE, ainsi que le matériel appartenant à la coopérative. L argent restant en caisse doit être versé sur le compte bancaire de la coopérative. Les opérations de clôture de ce compte sont effectuées ensuite par l ODCE. La dévolution des biens fera l objet d une décision du Conseil d Administration de l Office Départemental, au cours du premier trimestre de l année scolaire. 11

12 Comment remplir mon CRF? Compte Rendu Financier Vous devez partir de votre cahier de comptabilité Indiquez les totaux de colonnes- page de droitedans les cases appropriées suivant les numéros de comptes. 2- Calculer votre total de Charges, puis votre total de Produits. 3- Calculer votre résultat de l année : Si total produits > total charges = excédent Si total charges > total produits = déficit 4- Indiquer votre report à nouveau : reprendre le total actif du compte rendu financier de l année précédente (c est l avoir total dont vous disposiez au 1 er sept précédent : solde Banque Postale + solde caisse) Y ajouter ou déduire votre résultat (+ excédent ou déficit). 6- Calculer le total du Passif : 4 + ou Indiquer vos soldes Banque Postale (solde comptable correspondant au cahier ou tableur) et caisse. Un arrêté de caisse est demandé en page 3 (détail des sommes restant en caisse, déclarée ligne 530). 8- Calculer le total de l Actif : total des 7. Le total Actif doit être égal au total Passif ( 8 = 6) Pour ceux qui disposent du logiciel Compta Coop Vérifier votre solde Banque Postale avec votre dernier relevé (Apports valorisés)- le pointage - et votre caisse au 31 août Sauvegarder votre comptabilité avant clôture. Imprimer les documents, et seulement après être sûr que tout est juste, faire la clôture. Le fait de clôturer empêche toutes modifications ou corrections par la suite. Un livret spécial pointage et clôture vous a été envoyé en juin 2008 Attention, votre logiciel clôturera automatiquement votre comptabilité à partir du 30 septembre. POUR VOUS AIDER N hésitez pas à consulter ce guide à contacter à l ODCE pour demander une aide. Les bureaux sont en principe ouverts jusqu au 14 juillet, réouverture autour du 25 août. Nous pouvons également vous aider à remplir vos documents tout au long du mois de septembre, mais n attendez pas la dernière minute... Une attention particulière sera désormais portée sur le compte rendu d activités. Veillez à bien remplir cette partie (page 2). Ces informations nous seront très utiles pour répondre au mieux à vos attentes 12

13 Recommandations et conseils pratiques Vérification des comptes : N oubliez pas de procéder à cette vérification par l organisation d une commission locale : collègue(s), parents... et de faire viser la première page du document. Cette vérification a un caractère obligatoire et son absence entraînera le retour du document pour signature. Tous les ans, le commissaire aux comptes nous demande de procéder à une dizaine de contrôles sur place! Quelques points utiles : => Les dons des quêtes à mariage sont à enregistrer en Produits exceptionnels. => Les frais de tenue de comptes sont des charges courantes (4 fois 1.50 : en octobre, janvier, avril et juillet). => Les participations des familles à un voyage, une sortie, un goûter sont des produits d activités éducatives. S il y a de l argent en caisse, versez celui-ci sur le compte bancaire pour plus de sécurité pendant les vacances! En aucun cas, la détention des fonds à domicile n est autorisée! Attention bilan Si des chèques ne sont pas débités à la date d arrêt des comptes, notez-les sous le page 3 du document. Voir page 2 - Vérification du solde ou rapprochement bancaire A QUOI CA SERT? Chaque année, nous présentons à notre Assemblée Générale, à nos commissaires et vérificateurs aux comptes et à la Fédération Nationale OCCE : une sommation des comptes des coopératives et foyers de la Nièvre, un compte de résultat et un bilan sommé. C est à dire que nous réalisons la saisie informatique et additionnons l ensemble des comptes que vous nous fournissez, que nous intégrons à la comptabilité du siège départemental. Cet ensemble, obligatoire vis à vis de nos tutelles (Education Nationale - Ministère de l Intérieur) constitue les comptes de notre Association Départementale Pour que nous gardions les avantages que nous confère la reconnaissance d utilité publique, il est nécessaire que : - tous les comptes rendus parviennent à l ODCE pour le 30 septembre, dernier délai, - que ces comptes soient justes (sinon, nous vous les retournons), - que le document que nous vous fournissons soit respecté à la lettre (respect des numéros de comptes - pas de rajouts), - que le compte-rendu soit validé par la commission de contrôle, - que le compte-rendu d activités soit également renseigné (informations devant remonter jusqu au ministère). En cas de problème, n attendez pas la dernière minute. Nous sommes là pour vous aider. Tous les comptes rendus sont scrupuleusement vérifiés (report à nouveau, calculs et soldes des comptes). D autres informations juridiques sont à votre disposition sur le site fédéral «Espace enseignants» - rubriques «pour les mandataires» - «Documents juridiques». 13

14 La vérification des comptes La réunion d une Commission de Vérification des comptes est statutaire (loi 1901), donc obligatoire. Elle délivre au mandataire local son quitus (page de couverture du Compte Rendu Financier). Elle permet d éviter les conflits entre collègues ou avec les parents. Elle permet d éviter toute contestation ou suspicion. En cas de départ de l enseignant mandataire, cette réunion doit avoir lieu avant son départ. Désignation : Les vérificateurs aux comptes sont désignés en Assemblée Générale ou à défaut par le Conseil de coopérative, pour un an, avec mandat renouvelable. Il conviendra d éviter le terme de «commissaires aux comptes» qui est réservé aux professionnels. Membres : La commission sera composée d une manière paritaire mixte, d au moins : un enseignant qui n a pas tenu la comptabilité, afin de ne pas être juge et partie. Le Trésorier de la coopérative et le mandataire local (signataire du compte bancaire) ne peuvent faire partie de cette commission. un parent d élève, non enseignant dans l école, non nécessairement élu au Conseil d Ecole ou au Conseil d Etablissement. A retenir : le Trésorier et le Mandataire local (ou les mandataires locaux) ne peuvent être vérificateurs aux comptes de leur propre coopérative. Rôle : La commission a pour mission, à l exclusion de toute immixtion dans la gestion, de vérifier la sincérité des documents financiers et des documents comptables. Les membres de la commission sont soumis au devoir de réserve. Modalités : Les documents sont consultés sur place. La commission se fait présenter le(s) cahier(s) de comptabilité de la (des) classe(s), le(s) cahier(s) d inventaire du matériel appartenant à la coopérative et le cahier des délibérations du Conseil de Coopérative (décisions d achats). La commission vérifie, par sondage, un certain nombre de pièces, en dépenses et en recettes, et se fait présenter les justificatifs. Elle remplit le rapport des vérificateurs aux comptes en page de couverture du compte rendu financier et d activités En aucun cas, la Commission de Vérification des Comptes ne jugera de l utilisation des fonds et biens de la coopérative. Au 31 août 2010, 100 % des Comptes Rendus Financiers ont été contrôlés par une commission de vérification. Ainsi Nous avons pu, pour la première année, obtenir une certification sur la globalité des comptes des coopératives et de l association départementale. A ce jour, nous sommes le seul département à avoir obtenu cette certification. 14

15 La consolidation des comptes de l ODCE et la vérification par un Commissaire aux Comptes A chaque rentrée scolaire, et au plus tard au premier octobre, l ODCE reçoit les Comptes-Rendus Financiers des Coopératives et Foyers. Chaque document est vérifié (additions - reports - équilibre - solde des comptes financiers). En cas d erreur, il est retourné à son expéditeur pour correction. L ODCE réalise la saisie informatique de tous ces Comptes-Rendus Financiers et en additionne les résultats. Ils sont ensuite intégrés à la comptabilité de l Association Départementale : c est la sommation des comptes. Chaque année, dans les 6 mois qui suivent la clôture (31 août de l année civile) nous réunissons notre Assemblée Générale qui se prononce sur les comptes, et parmi ceux-ci : le compte d exploitation sommé (Recettes-Dépenses de l année écoulée, de l Association Départementale + des coopératives). le bilan sommé (situation financière au 31 août, de l Association Départementale + des coopératives). Ces comptes qui ont été vérifiés au préalable (voir ci-dessous) sont ensuite envoyés à la Fédération Nationale OCCE pour sommation nationale, et aux ministères de tutelle (Education Nationale et Intérieur). Vérifications et contrôles : Tout comme les comptes des coopératives et foyers sont contrôlés par des vérificateurs aux comptes locaux, ceux de l Association Départementale (siège et sommé) sont aussi vérifiés : par une Commission de Contrôle de 2 membres élus chaque année par l Assemblée Générale, par un Commissaire aux Comptes professionnel, actuellement appartenant à la Société «Audit-France», désignée pour six ans par l Assemblée Générale, en raison de la loi Sapin (plus de uros de subventions perçues dans le département par les coopératives). Ce contrôle est une prestation payante (3 468 uros en 2010). Tous ces efforts pour obtenir une transparence totale et sauvegarder ainsi notre reconnaissance d utilité publique. Ce contrôle ayant lieu fin novembre, pensez bien à nous retourner vos Comptes-Rendus Financiers vérifiés avant le 30 septembre! 15

16 Dévolution des biens suite à la fermeture de la coopérative scolaire Règles générales actuellement en application : Après retour des documents afférents à la coopérative ou au foyer coopératif : (ces documents font partie intégrante de l association et non de l école ou de l établissement). Carnet(s) de chèques en service, plus les souches anciennes, Cahiers de comptabilité, Pièces comptables justificatives, Inventaire du matériel acquis par la coopérative, le foyer, Cahiers de délibérations Et après clôture, par le Président de l Association Départementale, du compte courant ouvert par l ODCE : 1- Attribution du solde des comptes financiers et du matériel inscrit au registre d inventaire de la Coopérative à une coopérative proche de celle qui vient de fermer ou qui reçoit les élèves de la coop fermée, à une autre coopérative du département, à l ODCE pour ses activités pédagogiques, à une autre association complémentaire de l école ou voisine de l école, qui inscrit à son registre d inventaire, à réception de la décision et des biens. 2- Notification des décisions à l Inspection de l Education Nationale, par l ODCE. Important Tout matériel acheté par la coopérative (facture libellée à son ordre) doit être inscrit sur un cahier d inventaire. Cela concerne les matériels importants, qui perdurent dans le temps : collections de livre, matériel de sport ou d activités, audio-visuel La tenue de ce cahier est obligatoire. Le contrat MAIF-MAE couvre le matériel de la coopérative à hauteur de , au-delà, un avenant est nécessaire (matériel appartenant à la coopération ou mis à sa disposition). Date d achat Fournisseur Libellé Valeur d achat Sortie d inventaire Camif Lot de trotinettes Camif Magnetoscope HS le La Hulotte 1 collection

17 Juridique Vie associative Mises en garde et rappels Facturation Toutes les factures, à régler par la coopérative, doivent être libellées au nom de la coopérative, et non au nom de l école ou de la mairie et encore moins au nom du mandataire! Redevance TV Quand la coopérative est propriétaire d un récepteur, elle est assujettie à la redevance! Attention aussi quand la coopérative achète un récepteur pour lot à une loterie, ou à des rifles... Là aussi, les services fiscaux sauront retrouver et exiger le paiement de la redevance!! Contrat de maintenance Les contrats de maintenance (photocopieur notamment) sont à la charge exclusive des mairies! Inscription dans des annuaires En aucun cas des contrats d abonnement à des annuaires (surtout internet) ne doivent être signés, ni payés par le mandataire de la coopérative! (Très souvent, ces contrats cachent une arnaque, de laquelle il est très difficile de se sortir et qui peut coûter très cher). Abonnement Evitez les abonnements qui engagent sur plus d une année! Assurance Il y a obligation à assurer les activités et les biens de la coopérative : Depuis la rentrée 2010, l assurance de la coopérative est liée à l adhésion à l ODCE. Un contrat unique MAIF-MAE est obligatoirement contracté lors de cette adhésion, à hauteur de 0.25 par coopérateur. C est l ODCE qui assure directement, par un contrat départemental, la totalité des coopérateurs affiliés. Toutes les déclarations de sinistres doivent donc passer par l ODCE. Sur demande, un dossier est envoyé à la coopérative qui, une fois rempli, doit le retourner à l ODCE. Dépôt de plaintes : En tant que mandataire, vous n avez pas la compétence juridique pour effectuer un dépôt de plainte au nom de la coopérative. Seule la Présidente Départementale a cette compétence. Vous devez donc contacter l association Départementale ODCE pour toute intervention auprès de la gendarmerie. Affranchissement Très souvent parviennent au siège de l ODCE des courriers INSUFFISAMMENT affranchis! Si, comme vous, nous déplorons la disparition de la franchise postale - disparition déjà ancienne! - nous ne pouvons passer outre au bon affranchissement du courrier! Le surcoût de la taxe (0.83, voire plus) vient, quand il est multiplié, alourdir les charges de l Association Départementale. 17

18 Protocole d accord OCCE / SACEM Le 3 septembre 1992 a été signé, entre la S.A.C.E.M. et l O.C.C.E., un Protocole d accord. Ainsi, les Coopératives Scolaires et Foyers Coopératifs, affiliés à l Office Départemental de la Coopération à l Ecole de la Nièvre peuvent bénéficier de la tarification préférentielle réservée aux Associations d Education Populaire, sur présentation du certificat d adhésion de l année en cours. S.A.C.E.M Société des Auteurs, Compositeurs et Editeurs de Musique Les Coopératives Scolaires et Foyers Coopératifs bénéficient d une réduction de 12,50 % sur les pourcentages et forfaits des bals, concerts, variétés, kermesses, figurant aux barêmes généraux sous rubrique «tarification générale contractuelle», et de 12,50 % à 30 % selon la nature de la séance. S.A.C.D. Société des Auteurs et Compositeurs Dramatiques Les Coopératives Scolaires et Foyers Coopératifs bénéficient d une réduction de 5 % sur les manifestations théâtrales qu elles organisent. La contribution payée à la Sacem ou à la Sacd, n est ni un impôt, ni une taxe! C est la juste rétribution des auteurs, compositeurs et éditeurs dont vous utilisez les oeuvres. Pour bénéficier des tarifications «Education Populaire» : Effectuez une demande d autorisation par Internet sur le site - voir démarche ci-dessous. Si vous ne disposez pas d abonnement Internet, demandez les imprimés à l ODCE et retournez-les à la Délégation Régionale SACEM de Bourges : 12 rue M. de Bourges BOURGES CEDEX Tél : Fax contact : Christian Masson La démarche doit être effectuée une semaine avant la date de la manifestation (1 mois pour la SACD). Après la manifestation (10 jours au plus tard) envoyez, s il y a lieu, le bordereau de recettes, le programme des œuvres exécutées et acquittez les droits d auteur dus dans les délais prévu Démarche à suivre pour une déclaration simplifiée par Internet : Sur le site Aller dans Utilisateurs Vous voulez organiser : choisissez le type d organisation dans le menu déroulant déclaration en ligne Pour info, le tarif pour l organisation d une kermesse avec sonorisation générale est de Tarif 2011 Lors de la déclaration, indiquer les renseignements suivants : Votre profil : Association Membre d une fédération signataire d un protocole d accord avec la Sacem? Cliquez dans le carré Nom de la Fédération : OCCE Date de début et fin d année scolaire : 01/09/20.. et 31/08/20.. (mettre des / entre les chiffres) Association agréée «Education Populaire»? Cliquez dans le carré date de l agrément : 05/05/1992 Vous organisez : choisissez le type d organisation Renseignez le lieu, la date Puis suivez les demandes d informations concernant les coordonnées de la coopérative 18

19 MEMENTO DU MANDATAIRE Cotisation Participation volontaire de familles Dépenses obligatoires C est ce que l on verse à une association pour l affiliation à celle-ci. La cotisation à l ODCE doit être réglée pendant le premier trimestre de l année scolaire. C est une ressource de la coopérative scolaire. Elle n est jamais obligatoire et négociée si possible avec les représentants des famille. Elle sert à financer les projets de la coopérative scolaire. L affiliation à l ODCE et l assurance de la coopérative scolaire (responsabilité civile). Rôle et obligations Il est le garant du bon fonctionnement de la coopérative scolaire. du mandataire Il doit : régler la cotisation et l assurance de la coopérative à l ODCE (basée sur l effectif) rédiger et renvoyer le compte-rendu financier et le compte-rendu d activités avant le 30 septembre Mandataire de la coop contrôler la régularité de la comptabilité de la coopérative rendre compte du fonctionnement de la coopérative lors des conseils de coopérative et des conseils d école tenir les registres obligatoires : cahier de comptabilité, registre d inventaire, cahier de conseils de coopérative. Mémento de la coop Charges, produits Compte de fonctionnement Exercice Résultat Charges = dépenses, produits = recettes Ensemble de tous les mouvements financiers de l année en cours Période entre deux bilans. L exercice comptable pour la coopérative scolaire commence le 1 er septembre et finit le 31 août. Résultat = produits charges. Le résultat peut être positif (excédent) ou négatif (déficit) selon le fonctionnement sur l exercice. Balance Equilibre des comptes de charges et de produits : total des charges + excédents = produits ou total des produits + déficit = charges Solde Report à nouveau Différence (qui doit toujours être positive) entre le débit et le crédit d un compte. Solde de tout ce que la coopérative possède en début d exercice. Actif et passif Actif = solde de tous les comptes passif = report à nouveau + résultat Bilan comptable de fin d exercice Comparaison des soldes des comptes (actif) au résultat du compte de fonctionnement (report à nouveau + résultat de l exercice). Le Bilan doit toujours être équilibré (actif = passif). 19

20 Avec la coop Ce qui n est pas permis : Recevoir de l argent public sans affectation à un projet précis. La perception de subventions municipales pour le fonctionnement de l école (fournitures scolaires, transports réguliers, ) les crédits scolaires ne doivent pas transiter par la coopérative scolaire. La gestion de services péri-scolaires comme la cantine. L embauche de personnes nécessitant une déclaration URSSAF (intermittents du spectacle qui n ont pas le statut d association) Les placements financiers (SICAV ou autres). L utilisation d une carte bancaire. L achat à crédit ou en crédit-bail. L achat sur anticipation d une recette. L engagement financier sur plus que la durée de l année scolaire. Faire concurrence au commerce local. Ce qui est obligatoire : La tenue de registres : cahier de comptabilité, registre des pièces comptables, registre d inventaire des biens (durables) acquis par la coopérative scolaire, cahier de réunions du conseil de coopérative. Avoir des vérificateurs pour la comptabilité. L envoi avant le 30 septembre du compte-rendu financier de la coopérative scolaire à l ODCE. Le règlement des cotisations annuelles à l ODCE avant le 31 décembre de l année scolaire. La souscription d une assurance «responsabilité civile» pour la coopérative scolaire. Rendre compte du fonctionnement de la coopérative lors des conseils d école ou des conseils de coopérative. En cas d intervention d intermittents du spectacle, passer par l ODCE pour établissement du contrat de travail par le biais du GUSO (Guichet Unique pour l embauche d artistes). Ce qui est conseillé : Ne pas attendre le dernier moment pour entrer les opérations dans le cahier S y mettre régulièrement. Redémarrer une nouvelle comptabilité en notant comme solde de départ (report à nouveau) l actif du compterendu financier de l année précédente. Inscrire dans les premières lignes de la nouvelle comptabilité les opérations qui n ont pas pu être comptabilisées après l arrêt des comptes. Noter les écritures qui ne sont pas pointées à l arrêt des comptes. Enregistrer toutes les opérations, tous les mouvements d argent sur le compte, la caisse en liquide Vérifier fréquemment la situation du compte en faisant des rapprochements bancaires (chèques non débités ) afin d éviter le cumul d erreurs en fin d année. Ce qui est possible : Intégrer les enfants dans la partie «décisionnelle» et/ou «comptable» du fonctionnement de la coopérative. Nous proposons des ressources pour la mise en place de conseils d enfants. La coopérative sert alors pleinement les apprentissages d élèves citoyens. Qu est-ce que le mandataire? C est la personne autorisée à effectuer des mouvements financiers sur un compte. Pour la coopérative scolaire, l enseignant mandataire reçoit mandat (autorisation) du titulaire du compte (président(e) de l Association Départementale). Le mandataire est donc la personne localement autorisée à faire fonctionner le compte moyennant les obligations légales qui lui incombent (il signe un engagement à la prise de la signature). 20

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