ACTUALITE SOCIALE N 9

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1 ACTUALITE SOCIALE N 9 Juillet 2013 Embaucher un CDD pour remplacer un salarié absent Vous préparez les départs de vos salariés en vacances. Vous venez de finir le recrutement des remplaçants et passez à l étape suivante : la rédaction du contrat de travail à durée déterminée (CDD). Cette étape est délicate. Voici un récapitulatif des mentions qui doivent figurer dans le contrat pour le remplacement d un salarié absent. Le CDD pour remplacement d un salarié absent est obligatoirement un contrat écrit où doivent figurer : - la définition précise du motif de recours, c'est-à-dire le remplacement d'un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu. Vous préciserez aussi la cause de l'absence ou de la suspension ; - le nom et la qualification professionnelle du salarié remplacé, ainsi que la désignation du poste du remplaçant ; - la durée du CDD (de date à date ou durée minimale si le contrat n a pas de terme précis) et éventuellement la clause de renouvellement ; - la durée de la période d essai si elle est prévue ; - l intitulé de la convention collective applicable ; - le montant de la rémunération et ses différentes composantes ; - le nom et l adresse de la caisse de retraite complémentaire et, le cas échéant, de l organisme de prévoyance. Certaines de ces mentions obligatoires sont essentielles. Elles doivent permettre de vérifier que le CDD n a pas pour effet de pourvoir durablement un emploi lié à l activité normale et permanente de l entreprise. Ne pas les indiquer dans le contrat, c est prendre le risque d une requalification du contrat en CDI. D autres visent à garantir l information du salarié sur les principaux points de la relation de travail. L oubli de ces mentions ne remet pas en question la nature du contrat de travail. 1 Modèle d un CDD pour le remplacement d un salarié absent : Entre les soussignés : D une part, et : D autre part, la société (dénomination sociale) Adresse Immatriculation au RCS Numéro URSSAF Représentée par M., Agissant en qualité de M. Demeurant à De nationalité Il a été convenu ce qui suit : Contrat à durée déterminée à terme précis, conclu pour le remplacement d un salarié absent (terme précis c'est-à-dire conclu de date à date) Actualité sociale N 9 Juillet 2013 P. 1/8

2 Article 1 Engagement Sous réserve des résultats de la visite médicale d'embauche, M. est engagé à compter du en qualité de, au coefficient hiérarchique, et exercera les fonctions de Il sera à cet effet chargé de (indiquez les attributions du salarié). Le présent contrat sera régi par les dispositions de la convention collective de applicable à l'entreprise. Article 2 - Objet du contrat M. est engagé en vue d'assurer le remplacement de M., actuellement absent pour (indiquez la cause de l'absence), ayant qualité de (indiquez la qualification), au coefficient de Variante en cas de remplacement en cascade M. est engagé en vue d'assurer le remplacement de M. (indiquez le nom et la qualification du salarié présent dans l'entreprise temporairement muté), qui est appelé à assumer provisoirement les fonctions de M. (indiquez le nom et la qualification du salarié effectivement absent). Article 3 - Durée du contrat* Le présent contrat est conclu pour une durée déterminée de, qui débute le et prendra automatiquement fin le, sans aucune formalité. Il pourra être renouvelé une fois par accord entre les parties pour une durée au plus égale à, moyennant un délai de prévenance de jours avant l'échéance du terme. Article 4 - Période d'essai M. sera soumis à une période d'essai de, au cours de laquelle chacune des parties pourra unilatéralement rompre le présent contrat. (La durée de l'essai est de 1 jour par semaine de travail, dans la limite de 2 semaines pour un contrat de travail d'une durée au plus égale à 6 mois, et au maximum de 1 mois pour les autres cas) Article 5 - Lieu de travail M. exercera ses fonctions à (précisez le lieu du travail). Article 6 - Horaires de travail M. devra se conformer aux horaires de travail suivants : La durée hebdomadaire de travail sera de (Possibilité de travail à temps partiel) Article 7 - Rémunération En contrepartie de son travail, M. percevra une rémunération mensuelle brute de euros. Viendront s'y ajouter les primes suivantes : (précisez le montant et la nature de ces primes). Article 8 - Indemnité de fin de contrat À l'expiration de son contrat de travail, M. percevra une indemnité de fin de contrat égale à 10 % du montant total des rémunérations qu'il aura perçues (sauf faute grave) (ou 6 % si cette possibilité est prévue par la convention collective, en contrepartie d un accès privilégié à la formation professionnelle). Article 9 - Congés payés M. bénéficiera de jours de congés payés annuels par mois dans les conditions suivantes : Si, au terme de son contrat de travail, M. n'a pas épuisé tous ses droits à congés payés, il bénéficiera d'une indemnité compensatrice de congés payés. Article 10 - Avantages sociaux La caisse de retraite complémentaire à laquelle M. est affilié est Par ailleurs, il bénéficiera du régime de prévoyance souscrit par l'entreprise et géré par (indiquez le nom et l'adresse de la caisse de retraite complémentaire et de la caisse gérant la prévoyance). Fait en double exemplaire à (lieu), le (date) (Signature des parties précédée de la mention «Lu et approuvé») Signature du salarié Signature de l'employeur Actualité sociale N 9 Juillet 2013 P. 2/8

3 Remarque : Vous ne pouvez pas recruter un salarié en CDD pour effectuer des travaux particulièrement dangereux, sauf dérogation accordée après autorisation de la DIRECCTE. L écrit est requis aussi bien pour le CDD initial que pour son éventuel renouvellement. 2 Le motif du recours au CDD de remplacement Vous devez indiquer dans le contrat de travail le motif précis du recours au contrat à durée déterminée : le remplacement d un salarié absent et la cause de son absence (maladie, congés payés, etc.). Toute absence de l'entreprise ou toute situation de suspension du contrat de travail peut justifier le recours à un CDD, dès lors que le contrat de travail du salarié à remplacer n'est pas rompu. Une seule exception : il est interdit de recourir à un CDD pour remplacer un salarié gréviste. Il est également parfaitement possible de remplacer par un CDD une personne absente elle-même embauchée en CDD. Sachez que vous n êtes pas obligé d affecter la personne que vous embauchez au poste de la personne absente. Le remplaçant peut être affecté : - à une partie des tâches du salarié absent ; - voire à un autre poste. Dans ce cas, on parle de remplacement «en cascade». Vous remplacez le salarié absent par l un de ses collègues, qui est lui-même remplacé par la personne embauchée en CDD. Remarque : Dans le cadre d un remplacement en cascade, et pour éviter tout risque de requalification en CDI, détaillez les modalités du remplacement : les noms et qualifications des deux salarié(e)s, celui effectivement absent, ainsi que le collègue qui le remplace. Vous ne pouvez pas signer un CDD pour remplacer plusieurs salariés. Si plusieurs salariés sont absents, vous devez conclure un CDD par salarié remplacé, même en cas d absence simultanée de salariés à temps partiel : un CDD pour remplacer un SEUL salarié absent! Dans le contrat, vous devez également désigner l emploi occupé par le remplaçant. Si son poste de travail figure sur la liste des emplois présentant des risques particuliers pour la santé ou la sécurité, vous devez le préciser dans le contrat. 3 Durée du CDD Sachez que le CDD conclu pour remplacer un salarié absent peut débuter avant son départ. Le délai entre le début du CDD et le départ du salarié doit être raisonnable. Il doit correspondre au délai pour transmettre les informations au remplaçant sur le poste de travail, prendre connaissance des conditions de travail, poser toutes les questions qui lui semblent importantes auprès du salarié sur le départ. Il peut également être prolongé jusqu au surlendemain du jour où le salarié remplacé a repris son emploi, soit 2 jours après son retour. Pour la durée, deux cas de figure peuvent se présenter à vous : - Vous ne connaissez pas la date de retour de votre salarié. Dans ce cas, on parle de CDD à terme imprécis. Le terme du contrat est le retour de votre salarié. Vous devez prévoir une période minimum d embauche. Elle permet au salarié d avoir une garantie minimale d emploi et de rémunération. Elle est fixée librement entre les parties. Le non-respect de cette mention entraînerait, à la demande du salarié, la requalification du CDD en CDI. - Vous connaissez la date du retour de votre salarié. Vous pouvez donc indiquer dans le contrat sa date de fin. Dans ce cas, le terme du contrat est précis, c est un contrat dit «de date à date». Vous pouvez prévoir une clause de renouvellement. Le contrat à terme précis pris isolément ne peut pas durer plus de 18 mois. Remarque : Dans le cas du remplacement d un salarié absent, le recours aux CDD successifs n est soumis à aucune durée maximale. La durée totale des contrats peut excéder 18 mois, dès lors qu il s agit de remplacer le même salarié. Quand se termine le CDD? Le contrat prend fin : - à la date prévue dans le contrat même si le salarié n est pas revenu à cette date ; - ou au retour de votre salarié si vous n aviez mentionné aucune date précise. En cas d absence définitive du salarié remplacé, le CDD se termine automatiquement. Vous devez toutefois prouver l évènement qui est à l origine de la fin du contrat et sa date, par exemple en fournissant sa lettre de démission. Actualité sociale N 9 Juillet 2013 P. 3/8

4 4 La période d essai du CDD La période d essai n est pas obligatoire. Pensez à l intégrer à votre contrat ; de cette façon, si vous n êtes pas convaincu d avoir recruté le bon candidat, vous aurez toute liberté pour rompre le contrat de travail pendant cette période. Pensez également à consulter votre convention collective, elle peut prévoir des modalités particulières pour rompre la période d'essai. Attention : en l absence de période d essai, mais aussi après la fin de la période d essai, vous ne pourrez rompre le CDD que dans 4 cas : - avec l accord du salarié ; - en cas de faute grave du salarié ; - en cas de force majeur ; - en cas d inaptitude du salarié, constatée par le médecin du travail (Code du travail, art. L ). Remarque : Le salarié en CDD peut également rompre le contrat s il justifie d une embauche en CDI. Sauf convention collective ou usage prévoyant des durées inférieures, la durée de la période d essai dépend de la durée du contrat. Durée du CDD Au plus égale à 6 mois Plus de 6 mois Durée de la période d essai 1 jour par semaine dans la limite de 2 semaines 1 mois maximum Remarque : la convention collective des organismes de tourisme (IDCC 1909) précise une durée minimale différente par catégorie de salariés (Employés, TAM et cadres) en cas de CDI, mais n aborde pas le cas des CDD. Si vous devez rompre le contrat de travail pendant la période d essai, pensez que vous devez respecter un délai de prévenance, qui varie en fonction du temps de présence du salarié dans l entreprise (Code du travail, art. L ). 5 Rémunération perçue par le CDD de remplacement Le contrat de travail doit indiquer le montant de la rémunération, ainsi que ses différentes composantes, y compris les primes et accessoires de salaire s'il en existe. La rémunération du remplaçant doit être identique à celle du salarié remplacé s ils ont une qualification équivalente et s'ils exercent les mêmes fonctions. Il peut y avoir une différence de rémunération si la qualification du salarié en CDD est moindre ou s il n exerce qu une partie des tâches du salarié remplacé. 6 Remise du contrat au salarié Le contrat doit être remis au salarié au plus tard dans les 2 jours ouvrables (soit du lundi au samedi à l exception du dimanche ou du jour de repos hebdomadaire qui n est pas travaillé et des jours fériés) suivant l embauche : - soit par lettre recommandée avec accusé de réception ; - soit en main propre contre décharge (reçu). Pour éviter tout litige, faites en sorte que le salarié dispose de son contrat signé dès le 1er jour de travail. Assurez-vous que le contrat de travail a bien été signé par le remplaçant. Un contrat non signé équivaut à une absence de contrat écrit. En cas de litige, le juge requalifiera le contrat en CDI. Il en est de même lorsque le contrat est remis au salarié audelà des 2 jours ouvrables. Remarque : Des courriers électroniques faisant une proposition d embauche peuvent valoir engagement en CDD même en l absence de contrat signé par le salarié. Les juges peuvent considérer que le contenu des s confirmait l engagement ferme des parties de se lier par un CDD. Actualité sociale N 9 Juillet 2013 P. 4/8

5 Embaucher un jeune pour un job d été Vos salariés viennent de poser leurs congés d été. Vous organisez la gestion de ces absences notamment en faisant appel à des jeunes en vacances. S ils ont entre 14 et 18 ans, rien ne vous empêche de les recruter pour des travaux légers et adaptés à leur âge. Pensez toutefois à respecter les règles relatives aux travailleurs mineurs. Par embauche en «job d été», nous entendons l embauche d un mineur, âgé de 14 à 18 ans, à qui vous proposez de travailler pendant les vacances d été. Attention : Lors de ce recrutement, ne privilégiez pas les enfants de vos salariés. Les offres d emploi exclusivement réservées aux enfants du personnel sont des discriminations interdites. Elles constituent une rupture de l égalité des chances dans l accès à l emploi. Le jeune a le statut de salarié et bénéficie des mêmes droits et obligations que l ensemble du personnel. Toutefois, en tant que mineur, vous devez respecter certaines dispositions, notamment : - lors de son embauche ; - concernant sa rémunération ; - concernant l organisation de son temps de travail et de ses repos. Notez également qu il est interdit d employer des mineurs à des travaux répétitifs ou accomplis dans une ambiance ou à un rythme qui peut être pénible ou qui entraîne, eu égard à leur âge, une fatigue anormale (Code du travail, art. D ). Attention : Les cas des jeunes en stage ou suivant une formation en alternance ne sont pas abordés dans cette fiche de synthèse, ni la réglementation relative aux travaux pénibles ou interdits. 1 Les autorisations indispensables Pour embaucher un jeune pour les vacances, vous devez obtenir, selon son âge : - l autorisation de son représentant légal (en général ses parents) ; - l autorisation de l inspecteur du travail ; - l avis favorable du médecin du travail. Pour que les jeunes âgés de 14 à 16 ans soient autorisés à travailler pendant leurs vacances scolaires : - la durée des vacances doit être d au moins 14 jours ; - et ils doivent disposer d une durée minimale de congés, soit la moitié de la durée totale des vacances (Code du travail, art. L ). Exemple : Les vacances d été durent en général, 2 mois (soit plus de 14 jours). Donc les jeunes de 14 à 16 ans peuvent travailler. La durée du contrat de travail ne pourra pas dépasser 1 mois : 1 mois de travail et 1 mois de congés. 2 - L autorisation des représentants légaux Quel que soit l âge du jeune, il est nécessaire d obtenir l autorisation écrite de ses représentants légaux avant de signer le contrat de travail. Il s'agit en général de ses parents. Actualité sociale N 9 Juillet 2013 P. 5/8

6 Exemple d autorisation (sur papier à en-tête de l entreprise) : Raison sociale Adresse de l entreprise Lettre simple A (lieu), le (date) Nom Adresse Objet : Demande d autorisation parentale M., Nous avons l'intention de procéder prochainement à l'embauche de... (nom et prénom), votre enfant mineur pour lequel une autorisation parentale est nécessaire. Il sera embauché du au (préciser la durée du contrat) selon les horaires suivants : à heures du lundi au vendredi (préciser les horaires de travail). Vous voudrez donc bien nous retourner dans les plus brefs délais le formulaire annexé dûment rempli et signé comportant la formule manuscrite «Bon pour accord». Dans cette attente, nous vous prions de bien vouloir agréer, M...., l'expression de nos salutations distinguées. Signature de l'employeur PJ : autorisation parentale Annexe : Autorisation parentale Je soussigné(e)... autorise mon fils... (ma fille...) à travailler en qualité de... pour le compte de la société... du... au... (dates). Signature du représentant légal de l enfant Précédée de la mention manuscrite «Bon pour accord» 3 - L autorisation de l inspecteur du travail Pour les jeunes âgés de 14 à 16 ans, il est également nécessaire d obtenir l autorisation de l inspecteur du travail. Cette demande doit être adressée au moins 15 jours avant l embauche, par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans ce courrier, vous indiquez : - les nom, prénoms, âge et domicile de l enfant ; - la durée du contrat ; - la nature et les conditions de travail auxquelles vous envisagez de l occuper. Vous devez également préciser l horaire de travail et le montant de sa rémunération. N oubliez pas également de joindre l accord écrit et signé du représentant légal de l enfant. L inspecteur du travail dispose d un délai de 8 jours (à partir du lendemain de votre envoi) pour vous informer de son éventuel désaccord. En l absence de réponse de sa part, son silence vaut autorisation d embaucher le jeune. Si, dans ce délai, l inspecteur du travail vous informe qu il donne son autorisation sous réserve d apporter des modifications à votre demande, cette décision vaut autorisation d embauchage, sous réserve de respecter les modifications requises. 4 Déclarations et formalités d embauche Comme pour tout nouveau salarié, vous devez procéder à la déclaration préalable à l embauche auprès de l URSSAF. Parmi les autres obligations figure la visite médicale d embauche. Une fois que vous avez obtenu l autorisation d embaucher le jeune dans votre entreprise, vous rédigez son contrat de travail à durée déterminée (CDD), qui doit comprendre certaines mentions obligatoires : - motif du recrutement ; - dates de début et de fin du contrat ; - désignation du poste ; Actualité sociale N 9 Juillet 2013 P. 6/8

7 - rémunération ; - temps de travail et horaires ; - etc. 5 La rémunération des jeunes Les jeunes travailleurs bénéficient d une rémunération minimale qui varie selon leur âge : - avant 17 ans : au moins 80 % du SMIC ; - entre 17 et 18 ans : au moins 90 % du SMIC. Mais n oubliez pas de consulter votre convention collective, elle peut prévoir des rémunérations plus favorables. Remarque : la convention collective des organismes de tourisme (IDCC 1909) ne précise aucun salaire minimum plus favorable que les minimas légaux pour les jeunes de moins de 18 ans. Attention : Ces rémunérations minimales ne sont pas applicables pour le jeune qui justifie de 6 mois de pratique professionnelle dans votre branche d activité. Il percevra au minimum le SMIC. Au terme du contrat, vous versez au jeune travailleur une indemnité compensatrice de congés payés. Elle est calculée comme l indemnité de congés payés. Théoriquement, vous n avez pas l obligation de lui verser une indemnité de précarité. En effet, le contrat est conclu pour une période comprise dans ses vacances scolaires. Toutefois, un usage ou votre convention collective peut prévoir son versement dans une telle situation. Le paiement du salaire doit en principe être versé au représentant légal. Toutefois, il y a une tolérance pour que les salaires soient versés au mineur en l absence d opposition formelle du représentant légal. Mais il est préférable que vous leur demandiez un accord écrit pour éviter tout problème. Les jeunes en job d été bénéficient d une exonération d impôt sur le revenu jusqu à l âge de 25 ans, dans la limite de 3 fois le montant mensuel du SMIC par an. 6 Organisation du temps de travail Dans le cadre d un job d été, le jeune travailleur est salarié de l entreprise. Il est soumis aux mêmes obligations que les autres salariés. Toutefois, du fait de son âge, il est plus fragile. C est pourquoi il bénéficie d une protection particulière dans ses conditions de travail. Durée du travail La durée du travail du mineur ne peut pas excéder : - 35 heures par semaine ; - 7 heures par jour jusqu à 16 ans et 8 heures au-dessus de 16 ans (Code du travail, L et D ). Une dérogation est possible pour les plus de 16 ans. Elle permet d effectuer des heures supplémentaires, dans la limite de 5 heures par semaine, sur autorisation de l inspecteur du travail et après avis conforme du médecin du travail. Remarque : Sa durée de travail ne peut de toute façon pas être supérieure à la durée quotidienne ou hebdomadaire du travail des adultes de votre entreprise. Temps de pause Si le temps de travail quotidien est supérieur à 4 h 30, le jeune bénéficie d'un temps de pause d'au moins 30 minutes consécutives. En effet, aucune période de travail effectif ininterrompue ne peut excéder une durée maximale de 4 h 30. Travail de nuit En principe, vous ne pouvez pas embaucher un mineur pour effectuer un travail de nuit. Il existe toutefois des dérogations. La durée du travail de nuit dépend de l âge du travailleur : Age Moins de 16 ans Entre 16 et 18 ans Pas de travail de nuit entre 20 heures et 6 heures entre 22 heures et 6 heures Actualité sociale N 9 Juillet 2013 P. 7/8

8 A titre exceptionnel, des dérogations peuvent être accordées par l'inspecteur du travail pour les jeunes de 16 à 18 ans, des dérogations tout d abord pour certains secteurs où les caractéristiques particulières de l'activité justifient une dérogation (hôtellerie, restauration, boulangerie, etc.). Une convention ou un accord collectif peut définir les conditions dans lesquelles une dérogation peut être accordée. L absence de réponse de l inspecteur dans le mois qui suit votre demande vaut acceptation. Attention : Aucune dérogation ne sera de toute façon acceptée pour effectuer un travail allant de minuit à 4h. Si des travailleurs adultes ne sont pas disponibles, pour des travaux passagers destinés à prévenir des accidents imminents ou à réparer les conséquences des accidents survenus. Vous devez alors accorder au jeune, dans un délai de 3 semaines, une période de repos compensateur équivalente à la durée de leur intervention de nuit (Code du travail, art. L ). Les dérogations pour les moins de 16 ans ne sont possibles que dans les entreprises de spectacle, de cinéma, de radiophonie, de télévision ou d'enregistrements sonores. Temps de repos Vous devez organiser les horaires de travail du jeune afin de lui permettre de bénéficier, chaque jour, d un repos minimum de : - 14 heures consécutives s'il a moins de 16 ans ; - 12 heures consécutives entre 16 et 18 ans. Le jeune a droit à 2 jours de repos consécutifs (soit 48 heures), dont obligatoirement le dimanche. Il ne peut pas travailler les jours de fête reconnus par la loi. Toutefois, dans certains secteurs fixés par la loi, si les particularités de l activité le justifient, il est possible de faire travailler un jeune de plus de 16 ans (pâtisserie, boucherie, etc.). Important : Vous devez être en mesure de justifier, pour toutes les demandes à l inspection du travail, de la date de naissance de chacun de vos travailleurs de moins de 18 ans. Actualité sociale N 9 Juillet 2013 P. 8/8