GUIDE UTILISATEUR Envoyer votre commande par Excel

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1 ELISABETH DUMONT SODEXO BENEFITS & REWARDS CARD: EXP.: 02 / 2014 GUIDE UTILISATEUR Envoyer votre commande par Excel GÉNÉRAL Pour commander les chèques repas électroniques (elunch Pass ) ou papier (Lunch Pass ) de Sodexo pour vos bénéficiaires, vous avez la possibilité de nous faire parvenir votre commande via un fichier Excel standard ou spécifique, selon votre mode de commande : A. VOUS COMMANDEZ UNIQUEMENT DES CHÈQUES REPAS ÉLECTRONIQUES (elunch PASS ) : ê Sodexo met à votre disposition un fichier Excel standard. B. VOUS COMMANDEZ DES CHÈQUES REPAS ÉLECTRONIQUES (ELUNCH PASS ) AINSI QUE DES CHÈQUES REPAS PAPIER (LUNCH PASS ) : ê Sodexo met à votre disposition un fichier Excel spécifique permettant de commander vos chèques repas électroniques (elunch Pass ) et papier (Lunch Pass ) en une seule et même commande. ê Si vous êtes déjà client Sodexo pour votre commande de chèques repas papier (Lunch Pass ) et que vous nous transmettez actuellement votre commande sous un format Bird, nous mettons également à votre disposition un fichier au format Bird adapté pour vos commandes mixtes (papier/ électronique). Si vous souhaitez l utiliser, envoyez-nous votre demande par à l adresse support-sodexocard.be@sodexo.com. Toutefois, afin de vous faciliter la tâche et de simplifier l envoi de votre commande, nous vous recommandons fortement l utilisation du fichier Excel spécifique. Pour ce faire, il vous suffit de vous rendre sur votre espace client My Sodexo et de suivre les 5 étapes suivantes : XL12345.xls Choisissez un des fichiers disponibles (Fichier Excel pré-rempli ou Fichier Excel vide) Complétez les données de votre commande dans le fichier Excel choisi Sauvegardez le fichier Excel complété Sélectionnez le fichier Excel sauvegardé et cliquez sur «Envoyer le fichier» Consultez le statut du fichier Excel envoyé Attention : Il est impératif, pour le bon déroulement de votre commande, que vous utilisez un seul numéro d entreprise par commande. Dans le cas où vous devez passer une commande pour plusieurs entités disposant de leur propre numéro d entreprise, veuillez compléter un fichier de commande par entité.

2 TABLE DES MATIÈRES 1. CHOISISSEZ UN DES FICHIERS DISPONIBLES P VOUS UTILISEZ UN FICHIER EXCEL VIDE P VOUS UTILISEZ UN FICHIER EXCEL PRÉ-REMPLI P COMPLÉTEZ LES DONNÉES DE VOTRE COMMANDE P VOUS COMMANDEZ UNIQUEMENT DES CHÈQUES REPAS ÉLECTRONIQUES (elunch PASS ) P VOUS COMMANDEZ DES CHÈQUES REPAS ÉLECTRONIQUES (elunch PASS ) AINSI QUE DES CHÈQUES REPAS PAPIER (LUNCH PASS ) P SAUVEGARDEZ LE FICHIER EXCEL COMPLÉTÉ P SÉLECTIONNEZ ET ENVOYEZ LE FICHIER EXCEL SAUVEGARDÉ P CONSULTEZ LE STATUT DU FICHIER EXCEL ENVOYÉ P TOUTES LES DONNÉES ONT ÉTÉ CORRECTEMENT COMPLÉTÉES P CERTAINES DONNÉES N ONT PAS ÉTÉ CORRECTEMENT COMPLÉTÉES P 13 * LISTE DES MESSAGES D ERREUR POSSIBLES P14 2

3 1. CHOISISSEZ UN DES FICHIERS DISPONIBLES Pour nous envoyer votre commande de chèques repas électroniques (elunch Pass ) et/ou papier (Lunch Pass ) de Sodexo, cliquez sur Envoyez-nous le formulaire de commande dans l onglet Vos Commandes. L écran suivant s affiche: Ensuite, cliquez sur ici et vous obtenez l écran ci-dessous : Vous avez 2 options pour compléter les données pour la commande dans Excel : ê Vous utilisez un fichier Excel vide ê Vous utilisez un fichier Excel pré-rempli (il comporte les données des bénéficiaires déjà présents dans votre espace client My Sodexo ) 3

4 1.1. VOUS UTILISEZ UN FICHIER EXCEL VIDE Si vous souhaitez travailler dans un fichier Excel vide, cliquez sur Excel dans la colonne Modèle de fichier vide et, dans la ligne correspondant à votre type de commande de chèques repas à savoir, Electronique uniquement ou Papier et électronique. ê Fichier Excel vide pour votre commande de chèques repas Electronique uniquement 4

5 ê Fichier Exel vide pour votre commande de chèques repas Papier et électronique ATTENTION : il est impératif, pour le bon déroulement de votre commande de chèques repas électroniques (elunch Pass ) ou papier (Lunch Pass ) de Sodexo, de respecter la structure du fichier Excel établie par Sodexo. Nous vous demandons donc de ne pas ajouter, modifier ou supprimer des colonnes. Adapter votre fichier risque de le rendre inutilisable pour nous. Veuillez donc utiliser exclusivement le fichier original que vous pouvez trouver sur votre espace client My Sodexo. De plus, il est impératif de ne pas laisser de lignes vides entre les données remplies. Il suffit de remplir les données en continu VOUS UTILISEZ UN FICHIER EXCEL PRÉ-REMPLI Si vous souhaitez travailler dans un fichier Excel pré-rempli, cliquez sur Excel dans la colonne Modèle de fichier prérempli et, dans la ligne correspondant à votre type de commande de chèques repas à savoir, Electronique uniquement. Vous obtenez un fichier Excel qui comporte les données des bénéficiaires déjà présents dans votre espace client My Sodexo. Vous devez alors compléter manuellement les données manquantes pour chaque bénéficiaire présent ou pour tout nouveau bénéficiaire pour lequel vous souhaitez commander des chèques repas électroniques (elunch Pass ). 5

6 2. COMPLÉTEZ LES DONNÉES DE VOTRE COMMANDE VOUS COMMANDEZ UNIQUEMENT DES CHÈQUES REPAS ÉLECTRONIQUES (elunch PASS ) RÉCAPITULATIF Le tableau ci-dessous reprend la structure du fichier Excel pour une commande de chèques repas électroniques (elunch Pass ). On y précise la fonction des champs, si oui (O) ou non (N) l introduction de données est obligatoire pour chacun de ces champs, une description courte et, éventuellement, des remarques. Vous trouverez plus loin une description plus détaillée. ATTENTION : Les données reprises dans les colonnes A à E doivent être connues dans votre espace client MySodexo. Si vous souhaitez ajouter de nouveaux bénéficiaires, en supprimer ou modifier ses données existantes, veuillez contacter notre Service Clientèle. COL. TITRE OBL. DESCRIPTION REMARQUES A Numéro d entreprise O Le numéro d entreprise de votre société 10 chiffres B ID bénéficiaire O Numéro de registre national du bénéficiaire Toujours 11 chiffres C Nom bénéficiaire O Nom de famille du bénéficiaire / D Prénom bénéficiaire O Prénom du bénéficiaire Minimum 2 caractères E Centre de coûts N Centre de coûts auquel est lié le bénéfciaire Centre de coût tel qu il a été encodé au préalable par notre Service Clientèle F Nombre de chèques commandés O Le nombre de chèque repas électroniques (elunch Pass) que vous voulez commander pour cette personne égal au nombre de jours prestés G Valeur faciale O Valeur faciale 2 chiffres après le point H Début de validité - Jour O Jour de début de validité 2 chiffres entre 1 et 31 I Début de validité - Mois O Mois de début de validité 2 chiffres entre 1 et 12 J Début de validité - Année O Année de début de validité 4 chiffres DESCRIPTION DÉTAILLÉE : DONNÉES DE L ENTREPRISE : ê Numéro d entreprise : ce numéro doit toujours être encodé comme suit : les 10 chiffres du numéro d entreprise. Par ex : pour un numéro d entreprise belge : DONNÉES PERSONNELLES : ê ID bénéficiaire : numéro de registre national du bénéficiaire. Il s agit du numéro qui figure sur la carte d identité, il commence par la date de naissance inversée et compte au total 11 chiffres. ê Nom bénéficiaire : nom de famille du bénéficiaire ê Prénom bénéficiaire : prénom du bénéficiaire ê Centre de coûts : centre de coûts auquel est lié le bénéficiaire et tel qu il a été encodé au préalable par notre Service Clientèle. Si vous désirez ajouter ou modifier un centre de coût, veuillez contacter notre Service Clientèle. 6

7 DONNÉES DE LA COMMANDE : ê Nombre de chèques commandés : le nombre de chèques repas électroniques (elunch Pass ) que vous souhaitez commander pour cette personne. Ce nombre est égal au nombre total de jours de travail prestés par cette personne durant la période de référence de la commande. ê Valeur faciale : la valeur du chèque repas électronique (elunch Pass ). ê Début de validité Jour : le jour auquel la période de validité des chèques repas électroniques (elunch Pass ) doit commencer (2 chiffres entre 01 et 31). Le jour de début de la validité des chèques doit être égal ou supérieur à D+1 (D=date d aujourd hui). ê Début de validité Mois: le mois au cours duquel la période de validité des chèques repas électroniques (elunch Pass ) doit commencer (2 chiffres entre 01(=janvier) et 12(=décembre). ê Début de validité - Année : l année au cours de laquelle la période de validité des chèques repas électroniques (elunch Pass ) doit commencer (4 chiffres) 2.2. VOUS COMMANDEZ DES CHÈQUES REPAS ÉLECTRONIQUES (elunch PASS ) AINSI QUE DES CHÈQUES REPAS PAPIER (LUNCH PASS ) RÉCAPITULATIF Le tableau ci-dessous reprend la structure du fichier pour une commande de chèques repas papier (Lunch Pass ) et électroniques (elunch Pass ). On y précise la fonction des champs, le nombre de caractères maximum (Max.) à introduire, si oui (O) ou non (N) l introduction de données est obligatoire pour chacun de ces champs, une description courte et, éventuellement, des remarques. Vous trouverez plus loin une description plus détaillée. COL. TITRE MAX OBL. DESCRIPTION REMARQUES A Contrat 6 O Votre numéro de contrat chez Sodexo pour le chèque repas papier (Lunch Pass ) Toujours 6 positions B Nom entreprise 40 N Nom de la société C Nom bénéficiaire 40 N Nom du bénéficiaire Nom et prénom D Numéro de personnel 40 N Numéro de matricule du bénéficiaire E Langue 1 O Langue dans laquelle doivent être imprimés les chèques papier de ce bénéficiaire. 1 = F/N; 2 = F; 3 = N; 4 = F/All; 5 = All; 6 = N/F F Devise 3 O Devise des chèques Toujours «EUR» G Nombre de chèques (NC1) 4 O Nombre de chèques de valeur faciale 1 H Valeur faciale (VF1) 5 O Valeur faciale 1 Toujours 2 chiffresaprès le point (min 1.09 ) I NC2 4 N Nombre de chèques de valeur faciale 2 J VF2 5 N Valeur faciale 2 Toujours 2 chiffres après le point (min 1.09 ) K NC3 4 N Nombre de chèques de valeur faciale 3 L VF3 5 N Valeur faciale 3 Toujours 2 chiffres après le point (min 1.09 ) M NC4 4 N Nombre de chèques de valeur faciale 4 N VF4 5 N Valeur faciale 4 Toujours 2 chiffres après le point (min 1.09 ) O NC5 4 N Nombre de chèques de valeur faciale 5 P VF5 5 N Valeur faciale 5 Toujours 2 chiffres après le point (min 1.09 ) Q Référence livraison 10 O Référence de l adresse de livraison R Code de rupture 1 10 N Clé de rupture 1. Ex. : département S Code de rupture 2 10 N Clé de rupture 2. Ex. : secteur T Code de rupture 3 10 N Clé de rupture 3. Ex. : catégorie U Produit 3 0 Type de chèque à commander : ELP = chèque repas électronique (elunch Pass ) PLP = chèque repas papier (Lunch Pass papier) Toujours en majuscules : ELP PLP 7

8 V Numéro d'entreprise 10 0 Numéro d entreprise pour lequel la ligne de commande doit être facturée W ID bénéficiaire 11 0 Numéro de registre national du bénéficiaire 10 chiffres Obligatoire pour une commande de chèques repas électroniques ( elunch Pass ) Toujours 11 chiffres. Obligatoire pour une commande de chèques repas électroniques (elunch Pass ) DESCRIPTION DÉTAILLÉE DONNÉES DE L ENTREPRISE : ê Contrat : il s agit de votre numéro de client chez Sodexo pour le chèque repas papier (Lunch Pass ). Il comporte toujours 6 chiffres. C est lui qui détermine la société à facturer et le type de chèque à produire. Si vous êtes client chez Sodexo pour d autres produits papier (Eco Pass, Cadeau Pass, ), veillez donc à utiliser votre numéro de client chèque repas (Lunch Pass ). ê Nom entreprise : c est le nom de la société, qui sera visible sur la première ligne dans la fenêtre de l enveloppe et/ou sur la première ligne des chèques papier du bénéficiaire. Il est conseillé d utiliser une abréviation si le nom de la société est trop long car 40 caractères maximum peuvent être imprimés à partir de ce champ. DONNÉES DU BÉNÉFICIAIRE : ê Nom bénéficiaire : les nom et prénom du bénéficiaire. Ceux-ci apparaîtront sur la deuxième ligne dans la fenêtre de l enveloppe et/ou sur la deuxième ligne des chèques papier du bénéficiaire. Le nombre de caractères pour cette colonne est limité à 40. ê Numéro de personnel : numéro d identification du bénéficiaire auprès de son employeur. Il s agit d un code interne à l entreprise, composé de lettres, de chiffres ou d un mélange des deux, propre au travailleur. Il sera imprimé en troisième position dans la fenêtre de l enveloppe et/ou sur la troisième ligne des chèques papier du bénéficiaire. Vous disposez également d un maximum de 40 caractères. ê Langue : spécifie la langue dans laquelle les informations seront imprimées sur les chèques papier du bénéficiaire. Les différents codes langue sont : 1=bilingue français / néerlandais 2=français 3=néerlandais 4=bilingue français / allemand 5=allemand 6=bilingue néerlandais / français DEVISE: devise utilisée pour les montants commandés pour le bénéficiaire. La devise est toujours «EUR». DONNÉES DES CHÈQUES : Vous pouvez commander un maximum de 5 valeurs faciales différentes par bénéficiaire. Pour chaque valeur faciale, vous disposez des deux champs suivants : ê Nombre de chèques : le nombre de chèques de cette valeur faciale que vous souhaitez commander pour cette personne. ê Valeur faciale : la valeur faciale d un chèque (min 1.09 ). Elle doit toujours être introduite avec deux chiffres derrière le point. - Par ex.: pour commander des chèques repas (Lunch Pass ) à 7 EUR, introduisez 7.00 dans le champ de la valeur faciale. 8

9 Les champs NC1 et VF1 doivent toujours être remplis. S il y a plusieurs valeurs faciales commandées pour le même bénéficiaire, il faut également remplir les champs suivants (sans colonnes vides). - Par ex : si, pour le même bénéficiaire, vous souhaitez commander 7 chèques à 5 EUR et 13 chèques à 7 EUR, introduisez 7 dans la colonne NC1, 5.00 dans la colonne VF1, 13 dans la colonne NC2, 7.00 dans la colonne VF2, 0 dans les colonnes NC3, NC4 et NC5, et 0.00 dans les colonnes VF3, VF4 et VF5. RÉFÉRENCE LIVRAISON : référence de l adresse à laquelle doivent être livrés les chèques repas papier (Lunch Pass ) pour chacun des bénéficiaires. Les références que vous utilisez dans votre fichier doivent être définies avec le service clientèle de Sodexo. Si vous avez une seule adresse de livraison pour tous vos bénéficiaires, il suffit simplement d indiquer votre numéro de client dans cette colonne. CODES DE RUPTURE 1, 2 ET 3 : le contenu de ces champs permet à Sodexo de ventiler les paquets destinés à une même adresse afin de faciliter votre distribution interne. Les enveloppes de chèques papier seront regroupées en fonction de ces clés de rupture. Si, par exemple, vous remplissez dans la colonne «Code de rupture 1» le département de chaque bénéficiaire, les chèques des bénéficiaires appartenant à un même département seront regroupés dans un même paquet. D autres clés de rupture peuvent être utilisées : vous pouvez par exemple demander un tri des chèques par service, par étage, Le nombre de caractères est limité à 10 positions par code de rupture. PRODUIT : ce champ permet de définir le type de chèque repas commandé par bénéficiaire (électronique ou papier). Introduisez ELP, en majuscules, pour le chèque repas électronique (elunch Pass ) et PLP, en majuscules, pour le chèque repas papier (Lunch Pass ). NUMÉRO D ENTREPRISE: ce numéro doit toujours être encodé comme suit : les 10 chiffres du numéro d entreprise. - Par ex : pour un numéro d entreprise belge : ID BÉNÉFICIAIRE : numéro de registre national du bénéficiaire. Il s agit du numéro qui figure sur la carte d identité, il commence par la date de naissance inversée et compte au total 11 chiffres. 3. SAUVEGARDEZ LE FICHIER EXCEL COMPLÉTÉ ê Sauvegardez ensuite le fichier sur votre ordinateur. Veuillez lui donner un nom approprié selon votre mode de commande), comme par exemple : «XL_ORDERELP» (pour une commande de chèques repas uniquement électroniques) ou «XL_ ORDERMIX» (pour une commande de chèques repas papier et électroniques) suivi de votre numéro de client. - Par ex : Par ex.: si votre numéro de client est le , enregistrez votre fichier sous le nom «XL_ORDERELP xls» ou «XL_ORDERMIX xls». De cette façon, nous pourrons tout de suite identifier votre commande. 9

10 4. SÉLECTIONNEZ ET ENVOYEZ VOTRE COMMANDE Pour nous envoyer le fichier complété, cliquez sur Browse et sélectionnez le fichier à l endroit où vous l avez sauvegardé. Le système vous propose, de manière automatique, une dénomination standard pour référencer votre commande au niveau du champ Entrez votre référence commande. Si vous souhaitez la modifier, il vous suffit d effacer la dénomination standard proposée et de compléter celle que vous désirez. Cliquez sur Envoyer le fichier. Vous recevez le message de confirmation suivant : ATTENTION : ce message ne signifie pas que le fichier a été traité par le système, mais simplement qu il a bien été réceptionné. Pour vérifier si toutes les données ont été correctement complétées, vous devez consulter le statut du fichier envoyé. 10

11 5. CONSULTER LE STATUT DU FICHIER EXCEL ENVOYÉ ê Cliquez dans l onglet Vos commandes sur Aperçu des fichiers envoyés. ê Cliquez sur le bouton Rafraîchir les statuts d import pour obtenir les derniers résultats. Vous pouvez également utiliser la fonction de recherche pour retrouver un téléchargement spécifique (Vous pouvez effectuer une recherche sur la date par exemple). La flèche vous permet également de filtrer les statuts. Il y a 7 statuts possibles : ê Occupé : le téléchargement du fichier est toujours en cours ê Traitement en cours : le téléchargement est terminé mais les données sont en cours de traitement ê Commande passée : le fichier a été téléchargé et traité avec succès et la commande a été enregistrée ê Commande invalide : le fichier a été téléchargé avec succès mais n a pu être traité car la commande comporte une ou plusieurs erreurs ê Echec : le téléchargement du fichier a échoué ê En attente de validation : le fichier a été téléchargé avec succès mais n a pas encore été traité car la commande comporte un ou plusieurs avertissements qui requièrent votre validation ou celle de notre Service Clientèle ê Validée partiellement: les avertissement ont été partiellement validés par vous ou par le Service Clientèle ê Rejetée : le fichier a été téléchargé avec succès mais la commande a été rejetée 11

12 5.1. TOUTES LES DONNÉES ONT ÉTÉ CORRECTEMENT COMPLÉTÉES ê Si le téléchargement s est déroulé correctement, la commande passe au statut Commande passée ê Cliquez sur le bouton Actions à gauche du téléchargement, puis sur Voir le rapport de l envoi. Vous arrivez sur une page vous invitant à télécharger le rapport détaillé de votre envoi dans Excel, en cliquant sur Télécharger le rapport Excel. 12

13 5.2. CERTAINES DONNÉES N ONT PAS ÉTÉ CORRECTEMENT COMPLÉTÉES ê Si le téléchargement ne s est pas déroulé correctement, la commande passe au statut Commande invalide. ê Pour vérifier les erreurs, cliquez sur le bouton Actions à côté du téléchargement, puis sur Voir le rapport des erreurs. ê Vous arrivez sur une page vous invitant à télécharger le rapport détaillé des erreurs de votre envoi dans Excel, en cliquant sur Télécharger le rapport Excel. ê Corrigez le fichier Excel sur base de ce rapport, puis essayez de télécharger le fichier corrigé jusqu à ce que le téléchargement passe au statut Commande passée. 13

14 LISTE DES MESSAGES D ERREUR POSSIBLES 1 Trop de champs trouvés, {0} champs attendus, {1} trouvés 2 Nous n''avons pas trouvé assez de champs, {0} champs attendus, {1} trouvés 3 Le numéro d''entreprise {0} n''est pas lié à un client complet. 4 Le numéro d''entreprise {0} ne correspond pas au numéro d''entreprise {1}, seulement un numéro d''entreprise est autorisé. 5 Le numéro d''entreprise {0} n''est pas lié à un client ayant un contrat d''elunch Pass actif. 6 Le numéro d''entreprise {0} n''est pas lié à un client ayant un contrat de cartes actif. 7 Le numéro ID bénéficiare {0} n''est pas enregistré comme bénéficiaire pour ce client. 8 Le format du numéro d''entreprise {0} n''est pas valide. 9 Aucun client n''a pu être trouvé pour le numéro d''entreprise {0}. 10 {0} n''est pas un produit pris en charge. 11 Le format du numéro ID bénéficiare {0} n''est pas valide. 12 Le nombre de chèques doit être compris entre 1 et 99. {0} n''est pas valide. 13 {0} n''est pas au format de date jj-mm-aaaa. 14 La date de début de validité {0} n''est pas valide car elle est antérieure à la date d''aujourdhui. 15 La date de début de validité {0} n''est pas valide car elle est supérieure de 3 mois à la date d''aujourdhui. 16 La valeur faciale {0} n''est pas valide, le format doit être de 0, La valeur faciale {0} n''est pas valide, elle doit entre comprise entre {1} et {2}. 18 Le numéro ID bénéficiare {0} n''est pas un bénéficiaire actif. 19 La version doit être {1} ou {2} et pas {0}. 20 Le produit est requis. 21 Le numéro ID bénéficiaire est requis. 22 Le numéro d'entreprise est requis. 23 La valeur faciale est requise. 24 Le nombre de chèques commandés est requis. 25 Le contrat est requis. 26 La langue est requise. 27 Tant la valeur faciale que le nombre de chèques commandés sont requis. 28 Plus de 26 elunch Pass ont été commandés pour le même mois pour {0} lors de la /des commande(s) suivante(s): Notre réf.: {1} 29 Plus de 26 elunch Pass ont éte commandés pour le même mois pour {0} bénéficiaire(s) 30 Une commande d''elunch Pass pour un même montant et pour le même mois a déjà été passée pour ce(s) bénéficiaire(s) lors de la /des commande(s) suivante(s): Notre réf.: {0} 31 Une commande d''elunch Pass pour un même montant et pour le même mois a déjà été passée pour ce(s) bénéficiaire(s) lors de la /des commande(s) suivante(s): Notre réf.: {0} 32 La valeur faciale pour {0} est supérieure à {1}. 33 Cette commande contient {0} ligne(s) de commande d''elunch Pass d''une valeur faciale supérieure à {1}. 34 Il y a plusieurs commandes pour {0} au sein de la même commande. 35 Il y a plus d''une commande pour {0} bénéficiaire(s). 36 Veuillez complèter la valeur faciale et le nombre de chèques pour {0} bénéficiaire(s). 37 Veuillez complèter la valeur faciale et le nombre de chèques pour : {0}. 38 La ligne de commande pour le bénéficiaire {0} a été créée avec succès. 14