ACTES INDIVIDUELS CONTROLE DE LEGALITE

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1 CENTRE DE GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE DE LA VENDEE Maison des Communes 65, Rue Kepler B.P LA ROCHE-SUR-YON - CEDEX - : : : : maison.des.communes@cdg85.fr CIRCULAIRE N du 2 NOVEMBRE JMA/SP/AP SERVICE ( : ) : GESTION DES CARRIERES ACTES INDIVIDUELS CONTROLE DE LEGALITE ACTES INDIVIDUELS CONTROLE DE LEGALITE Tete de référence : - Ordonnance du 17 novembre 2009 et rapport au Président de la République. Code Général des Collectivités Territoriales, notamment l article L La présente circulaire est disponible sur notre site EXTRANET Rubrique Fonction Publique Territoriale / circulaires 1/7

2 Dans le prolongement de la loi du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d allègement des procédures, l ordonnance du 17 novembre 2009 réduit le nombre des actes individuels transmissibles au contrôle de légalité. Depuis le 1 er janvier 2010, sont désormais soustraits à l obligation de transmission au représentant de l Etat au titre du contrôle de légalité : les délibérations des communes, des départements et des régions relatives.: au tau de promotion pour l avancement de grade, à l affiliation ou à la désaffiliation au centres de gestion au conventions portant sur les missions facultatives des centres de gestion, les actes relatifs à : l avancement de grade, la mise à la retraite d office la révocation des fonctionnaires Par conséquent, les actes individuels transmissibles relatifs au personnel territorial ne concernent que les décisions d entrée dans la fonction publique (tant pour les fonctionnaires que pour les agents non titulaires) et le licenciement des agents non titulaires. Le tableau ci-dessous récapitule les actes individuels les plus courants et les répartit selon qu ils sont soumis ou non à l obligation de transmission. AGENTS TITULAIRES Types d'actes Nomination Délibération portant sur la création/suppression d emploi Recrutement direct ou nomination suite à concours (stagiaire TC ou TNC) Recrutement par voie de mutation Recrutement par voie de détachement (y compris pour stage) Renouvellement de détachement Fin de détachement Nomination suite à promotion interne Liste d aptitude promotion interne Intégration suite à détachement Intégration directe Détachement sur un emploi de direction, de cabinet, fonctionnel Nomination régisseur Obligation de transmission Sans obligation de transmission Carrière et position administratives Prolongation de stage Titularisation (TC, TNC ou travailleur handicapé) Avancement d échelon Avancement de grade (arrêté) Tableau d avancement Délibération fiant le ratio d avancement de grade Reclassement ou intégration dans un grade (suite au réformes C, B et A) Congés pour indisponibilité physique (CMO, CLM, CLD, accident, ) 2/7

3 Congé bonifié Délibération instaurant le compte épargne temps Congé de présence parentale Congé de formation professionnelle Congé pour formation syndicale Congé d'accompagnement d'une personne en fin de vie Congé parental / Prolongation / Réintégration à l issue Disponibilité (pour tout motif y compris d office) / Prolongation / Réintégration Les mises à disposition (arrêté individuel et convention - octroi et renouvellement) (sauf entre s territoriales) 1 er Détachement vers une autre administration ou (y compris pour stage) / Renouvellement / Fin et/ou réintégration dans la Sanctions disciplinaires y compris la révocation et mise à la retraite d office Temps de travail Délibération fiant la durée du travail Délibération fiant les modalités du temps partiel Temps partiel (de droit, sur autorisation ou thérapeutique) Renouvellement de temps partiel Absences pour activités syndicales (décharges, autorisations spéciales d absence) Rémunération / Avantage en nature / Frais de déplacement Délibération fiant le régime indemnitaire dans la Régime indemnitaire (arrêté individuel), avantages en nature, frais de déplacement NBI (arrêté individuel) Délibération relative au frais de déplacement Fin de carrière Retraite Retraite pour invalidité (à la demande de l agent) Mise à la retraite d office pour invalidité (retraite anticipée) Mise à la retraite d office pour faute (sanction du 4ème groupe, retraite anticipée) Cessation progressive d activité Congé de fin d activité Révocation (sanction du 4ème groupe ou licenciement pour faute (stagiaire ou titulaire) Radiation des cadres/licenciement autre que pour faute Radiation des effectifs suite à mutation (acceptation d une mutation) Radiation des effectifs suite à l intégration directe 3/7

4 AGENTS NON TITULAIRES Recrutement Recrutement sur emploi permanent par CDD (arrêté ou contrat) Recrutement d un travailleur handicapé (avant titularisation) Contrat pour besoin saisonnier / Renouvellement Contrat pour besoin occasionnel / Renouvellement CDI (renouvellement de CDD ou transformation d un CDD ; contrat assimilé à un nouvel engagement) Renouvellement de CDD Avenants au contrats de recrutements, sauf si modification des missions et du cadre règlementaire d eercice des fonctions Délibération relative au recrutement de droit privé (préalable au contrats) Contrats de recrutement de droit privé (apprentissage, contrat Unique d Insertion (CUI)) Congés / Sanctions / durée de travail Temps partiel (octroi et renouvellement) Maladie (ordinaire, grave maladie) Accident du travail/maladie professionnelle Congé maternité, paternité, pour adoption Congé non rémunéré pour adoption Congé parental Congé de présence parentale Congé pour événements familiau, convenances personnelles, pour élever un enfant de moins de 8 ans ou eigeant des soins continus, pour créer ou reprendre une entreprise Congé de formation professionnelle Congé pour formation syndicale Congé sans traitement pour inaptitude pour raisons de santé (à l issue d un congé maladie, maternité, etc.) Sanctions disciplinaires sauf licenciement Fin de contrat ou d engagement Tout licenciement (sauf si contrat saisonnier ou occasionnel) Le Centre de Gestion, centre ressource pour la gestion des carrières, veut privilégier son rôle de conseil sur les arrêtés et délibérations que vous êtes amenés à établir. Vous pouvez ainsi transmettre pour avis vos projets d'actes au service "Gestion des Carrières" avant signature par l autorité territoriale. 4/7

5 LA DEMARCHE PROPOSEE POUR LA TRANSMISSION DE VOS ACTES Le Centre de Gestion reste toujours destinataire de tous les arrêtés et délibérations touchant à la gestion de votre personnel, afin d actualiser chaque dossier individuel. Les actes non soumis au contrôle de légalité Les actes individuels et délibérations non transmis au contrôle de légalité sont eécutoires de plein droit, dès que les formalités obligatoires de publicité, affichage ou notification sont satisfaites. - Pour les actes dématérialisés préalablement signés par l'autorité territoriale, vous pouvez les adresser (en format PDF eclusivement (1) ) au Centre de Gestion, par voie électronique, sur la boîte dematcarrieres@cdg85.fr (1) Vous pouvez demander des conseils au Centre de Gestion. Service «Systèmes d Information : et 34» - Pour les actes non dématérialisés, l'envoi d'un seul eemplaire papier suffit, depuis que la Maison des Communes s est engagée dans la procédure de numérisation des dossiers individuels. Les actes soumis au contrôle de légalité (en préfecture et sous-préfectures selon votre arrondissement) - Pour les actes dématérialisés, vous les adressez au Centre de Gestion après transmission au contrôle de légalité en suivant la même démarche que pour les actes non transmissibles. - Pour les actes non dématérialisés, deu eemplaires papier de chaque acte suffisent. Le service "Gestion des Carrières" assure un pré-contrôle de l acte avant transmission au contrôle de légalité (sauf si le projet d acte a été préalablement validé par le service). Une garantie de réception de l'acte par le Centre de Gestion - Pour les actes dématérialisés, un accusé de réception est envoyé automatiquement si le document est transmis sur la boîte électronique demat-carrieres@cdg85.fr - Pour les actes non dématérialisés, la date de réception au Centre de Gestion est mentionnée sur l'acte. Dans une recherche d optimisation des ressources, les eemplaires supplémentaires des actes individuels et arrêtés ne seront plus retransmis au s. Cette nouvelle démarche prendra effet au 1 er janvier La procédure de dématérialisation des actes ne sera complètement achevée qu après mise en œuvre de la signature électronique. QUELQUES CONSEILS Chaque arrêté individuel ou délibération doit indiquer avec précision et en toutes lettres la qualité, les nom et prénom du signataire ainsi que le matricule attribué par le Centre de Gestion. La lisibilité des dossiers individuels à partir de NET-CARRIERE dépend aussi de la qualité des documents dont les caractéristiques devraient être les suivantes : Impression de manière très lisible, noir sur fond blanc, sans grisé Ecriture eclusivement en noir Pas de fond grisé ni de surlignage, notamment sur les titres ou en-têtes de tableau Pas d écriture sur les logos ou bas de page comportant un fond de couleur. Pour les actes télétransmis, veiller au strict respect de la nomenclature «ACTES» selon les 4 rubriques suivantes : Personnel titulaire et stagiaire de la F.P.T. Personnel contractuel Autres catégories de personnels Régime indemnitaire. 5/7

6 RÉCAPITULATIF DE L'ITINÉRAIRE D'UN ARRÉTÉ DESTINÉ AU CDG PROCÉDURE DÉMATERIALISÉE Transmission possible du projet d'arrêté au service «Gestion des Carrières» pour avis Retour du projet d'acte à la après avis du CDG ACTE SOUMIS AU CONTROLE DE LÉGALITÉ ACTE NON SOUMIS AU CONTROLE DE LÉGALITÉ Transmission de l'acte au contrôle de légalité Envoi de l'acte au CDG par voie électronique, sur la boîte TRANSMISSION PAR COURRIER POSTAL à la Préfecture ou à la Sous-Préfecture Envoi de l acte (papier) à la Préfecture ou à la Sous-Préfecture Numérisation de l acte destiné au CDG TÉLÉTRANSMISSION à la Préfecture ou Sous-Préfecture Numérisation de l acte signé (ou Signature électronique de l acte PDF) et envoi par la plate-forme de télétransmission ACTE LA PREFECTURE OU SOUS-PREFECTURE Emission d'un accusé de réception électronique à la Envoi de l'acte eécutoire au CDG par voie électronique, sur la boîte demat-carrieres@cdg85.fr Accuse réception, indee et archive l'acte Consulte l acte dans le dossier individuel de l agent sur Net-Carrières 6/7

7 RÉCAPITULATIF DE L'ITINÉRAIRE D'UN ARRÉTÉ DESTINÉ AU CDG PROCÉDURE NON DEMATERIALISÉE Transmission possible du projet d'arrêté au service «Gestion des Carrières» pour avis Retour du projet d'acte à la après avis du CDG ACTE SOUMIS AU CONTROLE DE LÉGALITÉ ACTE NON SOUMIS AU CONTROLE DE LÉGALITÉ Envoi de l'acte au CDG en deu eemplaires Envoi de l'acte au CDG en un eemplaire Numérisation, indeation, archivage de l'acte Transmission des deu eemplaires au contrôle de légalité Retour d un seul eemplaire à la (à compter du 1 er janvier 2011) LA PRÉFECTURE OU SOUS-PRÉFECTURE Retour d'un eemplaire à la après contrôle Consulte l acte dans le dossier individuel de l agent sur Net-Carrière 7/7