Cahier des charges Hébergement Infogérance

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1 GRAND ORIENT DE FRANCE Hébergement Infogérance Grand Orient de France 16 rue Cadet PARIS Ce rapport contient 20 pages V3.doc

2 Table des matières 1 Présentation du Grand Orient de France et du projet Présentation du Grand Orient de France Contexte du projet Périmètre du projet La cartographie applicative du Grand Orient de France Les applications sur le site Les applicatifs hors site Schéma de la cartographie applicative 4 2 Architecture technique et réseau L architecture actuelle Les serveurs sur le site de la Rue Cadet Les serveurs chez l hébergeur Les postes isolés 7 3 Prestations attendues dans la nouvelle architecture Hébergement et infogérance des applications sensibles Détail des applications à héberger Les volumes à héberger Les extensions possibles La sécurité des données La confidentialité La disponibilité des informations et du réseau Les sécurités physiques L énergie La climatisation La sécurité et la maintenance L exploitation Le réseau La bande passante La sécurité du réseau Le ou les serveurs Le plan de reprise d activité 13 4 Architecture et environnement cible Environnement technique actuel Architecture réseau Les serveurs Les postes de travail Les communications Attente ergonomique et facilité d'utilisation avril informatique i

3 5 Prestations associées Fourniture de logiciels complémentaires Formation des utilisateurs Maintenance des éditeurs Procédures de réception 15 6 Objectifs, calendrier et organisation du projet Calendrier prévisionnel Organisation du projet Les ressources internes Les attentes 16 7 Synthèse budgétaire avril informatique ii

4 1 Présentation du Grand Orient de France et du projet 1.1 Présentation du Grand Orient de France Le Grand Orient de France est une association à caractère philosophique régie par la loi de C est une fédération de Loges qui constitue les structures de base de l association. Les loges sont regroupées par région au sein de congrès régionaux. Le Grand Orient de France est animé par deux grands principes que sont le respect d une tradition héritée des fondateurs de la Franc-maçonnerie et la recherche de progrès pour l amélioration de l homme et de la société. Le Grand Orient de France est composé de membres environ répartis sur un peu plus de loges sur tout le territoire. 1.2 Contexte du projet Le Grand Orient de France emploie une quarantaine de salariés et est amené à gérer les fonctions traditionnelles d une association. Le système informatique sur lequel s appuie l association fait l objet d une remise en cause globale, tant sur le plan de l infrastructure dans un premier temps que sur le plan des applicatifs dans un second temps. Cette démarche s inscrit dans le cadre d un schéma directeur du système informatique. Dans un souci de rationalisation de ce dernier ; le présent projet doit répondre à la première préoccupation : la sécurisation et l adaptation de l infrastructure matérielle devant supporter les applications actuelles. Dans le cadre du schéma directeur, une deuxième étape prévoira la refonte des applications spécifiques développées pour le Grand Orient de France. Cette étape fera l objet d un second cahier des charges. 1.3 Périmètre du projet Le projet réside donc dans la proposition de prendre en charge le système informatique dans son ensemble au niveau administration, maintenance, disponibilité de l information, sécurité et confidentialité des données. A ce jour, la structure n a pas de responsable informatique, ni même de personne spécialement désignée pour coordonner les besoins informatiques internes. L objet de ce cahier des charges est donc d étudier la possibilité d un hébergement et d une infogérance globale de toutes les applications gérées au Grand Orient de France, hormis les applications du musée, autonome sur un poste, et la paie du personnel, sous-traitée à l extérieur. 28 avril informatique 1

5 1.4 La cartographie applicative du Grand Orient de France Les applications sur le site. L association du Grand Orient de France exploite sur le site de la Rue Cadet à Paris les applications suivantes : Application «Gestion de fichiers et module de facturation» Ce module a été développé en Windev et est l application la plus sensible. En effet, cette gestion de fichiers contient les membres du Grand Orient de France ; ainsi que l ensemble des candidats potentiels, et des membres démissionnaires. La crainte de divulgation de l identité des membres a amené l association à mettre le serveur qui abrite ces données sur un réseau à part ; ce qui a pour conséquence la présence de deux réseaux dans les locaux. Application «Portail administratif» Ce module a été développé aussi en Windev par la même société que l application «Gestion de fichiers et module de facturation». Le module est en test actuellement et doit à partir du 1 er juin au plus tard permettre la mise à jour en ligne des éléments variables de la base de données des adhérents, par les personnes habilitées dans chaque loge, ainsi que des consultations en fonction des profils. Ce module est installé sur un serveur physique à part, qui lui-même est sur un deuxième réseau. Les deux bases sont séparées par un Fire Wall Ce n est seulement que le soir qu un deuxième Fire Wall permet l échange et la synchronisation des informations. Application «comptabilité» La comptabilité est le progiciel «Compta first» de la société Cégi. Ce progiciel est physiquement sur un serveur et est interfacé avec le module facturation et gestion de fichiers ; ceci, pour l importation des données de facturation en comptabilité et des adresses des responsables des loges. Le module comptabilité reçoit un fichier TXT du prestataire qui assure la paie du personnel pour générer l OD de paie. Application «T.P.V.» Le Grand Orient de France a ouvert en début d année 2010, le musée de la Franc-maçonnerie. C est le progiciel «Global Ticketing System (GTS) qui gère la billetterie. Ce progiciel installé par la société Irec est entièrement indépendant. Le journal des ventes est ressaisi en comptabilité chaque jour. Cet applicatif est opérationnel sur un poste PC à part. 28 avril informatique 2

6 Application «Gestion des temps» Ce progiciel du nom de «Kelio» de la société Bodet permet de suivre les temps de présence du personnel et de transmettre les éléments variables de la paie ; elle même sous-traitée. Cet applicatif est installé sur un poste PC du service comptabilité. Application «gestion de documents» Ce progiciel géré par la bibliothèque du Grand Orient de France appelé «Superdoc» est maintenu par la société Aidel. Il est indépendant sur un micro-ordinateur PC à part. Applications bureautiques A ce jour, chaque poste est équipé de Word et d Excel. Les fichiers sont généralement sur le disque C du poste et ne sont sauvegardés qu au bon grès des utilisateurs Les applicatifs hors site. Le Grand Orient de France a fait développer par une société des sites internet qui sont hébergés contractuellement par cette société qui elle-même sous-traite l hébergement. Les sites suivants sont hébergés : Le site GODF.ORG Ce site a pour vocation la communication extérieure et est accessible par tout le monde sans login ni mot de passe. Les fiches sont mises à jour par le service interne de communication et plus spécialement par le webmaster du site du Grand Orient de France. Les langages libres tels que CSS, PHP, base SQL serveur, ou Mysql sont utilisés. Le site Grand-Orient.net Ce site a pour vocation la communication interne. Cet intranet est accessible par login et mot de passe. Les fiches sont mises à jour par le service interne de communication et plus spécialement par le webmaster du site Grand Orient.net. La technologie utilisée est Aspx et Mysql. Le site de la fondation GODF.ORG Ce site permet de communiquer sur les actions menées par la fondation du Grand Orient de France. Il met à la disposition de tous, un espace de collecte de dons sécurisé en https pour les dons en ligne. Ce site a été développé par la même société que les précédents. La messagerie La messagerie est le dernier applicatif hébergé, avec environ 50 BAL. 28 avril informatique 3

7 1.4.3 Schéma de la cartographie applicative Le schéma des applications du Grand Orient de France se résume ainsi : Gestion de fichiers Et facturation Comptabilité Gestion des temps Portail administratif Gestion du musée Gestion de la bibliothèque Sur site Site extranet Site intranet Site Fondation Messagerie Hébergement Sur le site du Grand Orient, le serveur du portail administratif est sur le réseau extérieur. La liaison avec le serveur de gestion de fichier est fermée tout le temps. Uniquement durant une plage horaire, le Fire Wall entre le portail administratif et l extérieur se ferme ; le Fire Wall entre le serveur du portail administratif et le serveur de fichier s ouvre, pour une synchronisation des bases. 28 avril informatique 4

8 2 Architecture technique et réseau. 2.1 L architecture actuelle Les serveurs sur le site de la Rue Cadet Le serveur de fichier Il abrite le module fichier des adhérents et le module facturation. La configuration est la suivante : Marque Dell Processeur 2,4Ghz Mémoire 1G0 Disque 40 G0 Protection Raid 1 Taux d occupation 90% Nbre utilisateurs 40 Sauvegarde Disque externe périphériques PC Système exploitation Windows XP Le serveur du portail administratif La configuration est la suivante : Marque Dell Processeur 2,4Ghz Mémoire 1G0 Disque 40 G0 Protection Raid 1 Taux d occupation 40% Nbre utilisateurs 40 Sauvegarde Disque externe périphériques PC Système exploitation Windows XP 28 avril informatique 5

9 Le serveur comptabilité : Marque Dell Processeur 2,4Ghz Mémoire 1G0 Disque 40 G0 Protection Raid 1 Taux d occupation 60% Nbre utilisateurs 8 Sauvegarde Disque externe périphériques PC Système exploitation Windows XP Le serveur TPV Marque Dell Processeur Pentium dual Core 2,5 GHz Mémoire 2G0 Disque 80G0 Protection néant Taux d occupation 30% Nbre utilisateurs 1 Sauvegarde Clé USB 4G0 périphériques Afficheur Imprimante ticket Imprimante laser Ecran tactile Système exploitation Vista Pro vers XP Pro Le serveur de la bibliothèque Marque Dell Processeur 1Ghz Mémoire 512 M0 Disque 30G0 Protection Raid 1 Taux d occupation 60% Nbre utilisateurs 2 Sauvegarde Clé USB périphériques PC Système exploitation Windows XP 28 avril informatique 6

10 2.1.2 Les serveurs chez l hébergeur Marque HP Processeur 2,4Ghz Mémoire 2 G0 Disque 72 G0 Périphériques PC Système exploitation Windows Serveur 2003 Nbre utilisateurs Potentiellement 1000 Sauvegarde DAT 40G Les postes isolés 3 postes Mac sont répartis dans le bâtiment pour des applications de photos. Ces postes sont indépendants et ne sont pas connectés au réseau local du Grand Orient de France. Cependant ils ont accès à la messagerie et sont donc reconnus par le serveur de messagerie actuellement hébergé. 28 avril informatique 7

11 3 Prestations attendues dans la nouvelle architecture 3.1 Hébergement et infogérance des applications sensibles Détail des applications à héberger Le Grand Orient de France souhaite sous-traiter l exploitation quotidienne de son système d information. Cela passe par la mise à disposition de serveurs, l administration des systèmes, la maintenance des serveurs, la disponibilité de l information, la sécurité de données, la mise à disposition de capacités réseau. Pour cela le prestataire devra proposer l hébergement des applications suivantes : Le module gestion de fichiers et facturation Le portail administratif La comptabilité L application bibliothèque (Super doc) L application gestion des temps La bureautique Le site GODF.ORG Le site Grand Orient.net Le site fondation.godf.org La messagerie. Comme déjà écrit, l application fonctionnant sur un simple micro-ordinateur à savoir l application du musée, ne fait pas partie du périmètre ; ainsi que la paie du personnel qui continuera à être sous-traitée Les volumes à héberger. Le module gestion de fichiers et la facturation Ce module contient le fichier des adhérents et le fichier des candidats potentiels. C est la partie la plus importante. L ensemble représente environ enregistrements Pour la facturation, il s agit des appels de cotisations sur les 1100 loges. La facturation est annuelle pour l appel de cotisation et mensuelle pour les diverses prestations. Le nombre de factures est de par an. Le serveur qui supporte ces applications possède 2 disques de 20 GO. 28 avril informatique 8

12 Le module comptabilité. Ce module gère 3 sociétés ou entités, pour un total de écritures par an pour les 3 structures. Le serveur qui supporte cet applicatif possède 2 disques de 20 GO. Le module portail administratif Ce module est appelé à progresser. Potentiellement chaque membre peut se connecter, et certains profils autorisés ont l obligation de mettre à jour des données confidentielles sur l identité des membres. Ces profils sont au nombre de 3 par loge, sachant qu il y a 1100 loges. Actuellement le serveur recueillant ces informations est configuré avec 2 disques de 20 Go et une ligne de 4 mégas en SDSL. Les sites déjà hébergés et la messagerie Il s agit du serveur dédié aux 3 sites du Grand Orient de France et aux 50 boites aux lettres de la messagerie sur 2 x 36 G0 de disques. C e serveur est actuellement hébergé chez un prestataire Les extensions possibles Le Grand Orient de France travaille actuellement sur d autres projets informatiques. Aujourd hui, ceux-ci ne sont pas opérationnels, ni même assurés d être réalisés en totalité. Ils sont listés dans ce présent cahier des charges, pour que le prestataire puisse s engager sur des extensions possibles d hébergement. Dans ce cas chaque application nouvelle à héberger fera l objet d avenant annexé au premier contrat. Le site GODFTV L objectif est de diffuser des films présentant les moments forts et les actions du Grand Orient de France sur un lien du site GODF.ORG. Le but est aussi de diffuser en direct les réunions statutaires et autres évènements sur le site du Grand Orient de France. 28 avril informatique 9

13 La GMAO Il s agit de faire l acquisition d un logiciel permettant de recenser l ensemble des bâtiments détenus par la SOGOFIM (Société immobilière du GODF) et d en suivre la maintenance, l entretien préventif et correctif. Les plans des 105 bâtiments seront stockés, les obligations liées à la sécurité, les devis d intervention et la gestion immobilière seront suivis sur ce nouvel applicatif. La vidéosurveillance. L opération projetée a pour objet la mise en place d un système des contrôles des accès et de surveillance vidéo, pour la mise en sécurité du bâtiment de la rue Cadet à Paris. Le stockage des images et le logiciel seront hébergés Si ce projet voit le jour, il conviendra de préciser à l hébergeur les volumes de stockages nécessaires en fonction de la solution retenue. Le site «fraternité-emploi». Ce projet serait de créer une base de données nationale pour les adhérents et leurs ayants droits qui sont à la recherche d emploi. 3.2 La sécurité des données La confidentialité Le Grand Orient de France accorde une grande attention à la confidentialité de son fichier des adhérents et à la confidentialité des données traitées en général sur ses serveurs. Le prestataire devra détailler le type de solutions de cryptage des données utilisées, et l engagement pris sur la confidentialité des données sauvegardées. De la même façon, le prestataire indiquera les contrôles effectués lors des connexions des adhérents au portail administratif et aux sites du Grand Orient de France nécessitant une identification. Le prestataire détaillera les garanties de confidentialité associées à la messagerie. Enfin, le prestataire s engagera sur le nom des personnes et sur leur respect de la confidentialité des données hébergées. 28 avril informatique 10

14 Toutes ces prestations seront détaillées dans l engagement de service (SLA) La disponibilité des informations et du réseau Les membres de chaque loge se connectent en règle générale sur les sites pour mettre à jour les informations en dehors des heures de travail et le week end. Aussi la disponibilité des accès est un élément important dans le choix du prestataire qui hébergera les applications. Le prestataire doit donc spécifier le type d environnement redondé et sécurisé utilisé dans son Datacenter, et la norme utilisée en terme de «haute disponibilité». Le nombre de personnes se connectant simultanément aux sites du Grand Orient de France est potentiellement de 1000 personnes au maximum. Le prestataire devra indiquer le débit mis à la disposition des utilisateurs pour les sites du Grand Orient de France Le prestataire indiquera la solution de back up utilisée, le GTR garanti et les pénalités prévues en cas de non respect du contrat. Enfin le prestataire indiquera le pourcentage de disponibilité global garanti. 3.3 Les sécurités physiques L énergie Le prestataire indiquera la configuration de ses lignes EDF, la performance du groupe électrogène en place, avec démarrage automatique. Les notions de double onduleurs, inverseur de sources seront spécifiées La climatisation Le Datacenter hébergeant les serveurs doit être à température constante. Le prestataire détaillera les caractéristiques techniques de la climatisation, les mécanismes de diffusion, le niveau de température garanti, le taux d humidité garantie La sécurité et la maintenance. Le prestataire indiquera le type de télésurveillance avec intervention technique mis en place. La sécurité d accès par badge et vidéosurveillance devra être assurée ; ainsi que l accès physique par porte blindée. 28 avril informatique 11

15 Les systèmes d alarme multizones, les systèmes de détection et extinction d incendie par gaz inerte, les systèmes de détection de présence d eau devront être prévus par le prestataire. Le prestataire indiquera les différentes solutions de sécurité mise en place avec le type d intervention, la fréquence et l impact sur le service. 3.4 L exploitation Le Grand Orient de France souhaite confier l ensemble de l exploitation au prestataire. Cela suppose que ce dernier propose une solution de sauvegarde quotidienne cryptée des données toujours dans le souci de confidentialité du fichier des adhérents. C est dans ce sens que les applications bibliothèque et gestion des temps sont dans le périmètre des applications à héberger. Le prestataire devra indiquer le type de sauvegarde effectuée, le volume contractuel de données sauvegardées, la technologie utilisée pour le cryptage des données, le mode de restauration possible en cas de besoins. Dans les travaux d exploitation, les tâches de surveillance, les MAJ des systèmes d exploitation, des versions des logiciels des éditeurs devront être prises en compte. 3.5 Le réseau La bande passante Le prestataire devra donner la bande passante globale disponible au niveau de son site. Il précisera les modalités de limitation de la bande passante et sous quelles conditions le dépassement de bande passante est autorisé La sécurité du réseau Le prestataire devra indiquer clairement les solutions proposées pour sécuriser les flux depuis et vers la plateforme. Entre autre il devra être précisé le type et la marque des Firewall utilisés, l antivirus et l antispam ainsi que leur version utilisée. Enfin, les outils de détections d intrusion devront être spécifiés. 28 avril informatique 12

16 3.6 Le ou les serveurs Le prestataire spécifiera dans son offre le rôle du ou des serveurs, la configuration matériel et logiciel du ou des serveurs : Processeur disques, Raid, mémoire, Système d exploitation. 3.7 Le plan de reprise d activité Il est nécessaire de préciser si le prestataire possède plusieurs sites d hébergement et s il propose une solution de plan de reprise d activité sur un site géographiquement distinct et sous quel délai. 28 avril informatique 13

17 4 Architecture et environnement cible 4.1 Environnement technique actuel Architecture réseau L ensemble des locaux est câblé en prise RJ Les serveurs Les serveurs actuels ne seront pas réutilisés Les postes de travail Le parc de micros à ce jour est composé de postes Windows XP ou Windows Du fait du double réseau, le nombre de micros est actuellement de 84 PC et 3 MAC. Le fait de passer sur un seul réseau permettra de n avoir plus que 47 PC et 3 MAC. Les postes les plus récents seront conservés. Les imprimantes sont des jets d encre ou des lasers. L inventaire réalisé permet d en dénombrer 62. Les marques constructeurs étant HP, Canon ou Epson Les communications Actuellement la ligne du portail administratif est sur une ligne SDSL de 4Mo. 4.2 Attente ergonomique et facilité d'utilisation Conserver des temps d accès acceptables en connexion à distance pour les correspondants des loges. Conserver des temps de réponses identiques à un accès local pour les utilisateurs des applications standards. Avoir une disponibilité des applications proche des 99 % pour les utilisateurs et les membres des loges. Assurer une confidentialité des informations 28 avril informatique 14

18 5 Prestations associées 5.1 Fourniture de logiciels complémentaires Le fournisseur devra donner toutes les informations utiles, notamment sur les licences logicielles complémentaires sur les postes clients si nécessaires au bon fonctionnement de l offre. L'offre devra préciser les caractéristiques attendues des postes clients du réseau interne et de l interlocuteur du Grand Orient de France. 5.2 Formation des utilisateurs Le prestataire devra indiquer dans sa réponse : S il convient de suivre une formation d opérateur en interne S il convient d avoir une personne correspondante informatique en interne En effet, il est important de rappeler qu aujourd hui, le Grand Orient de France n a pas de personnel dédié à l informatique. 5.3 Maintenance des éditeurs Le prestataire devra stipuler comment les fournisseurs de logiciels (Editeurs) pourront intervenir en cas de maintenance, d assistance, de mise à jour. 5.4 Procédures de réception Le Grand Orient de France et le prestataire établiront conjointement un protocole de recette définitif. Préalablement, le soumissionnaire présentera dans sa réponse l'organisation générale de la mise en œuvre de la prestation et précisera les moyens à mettre en œuvre pour les deux parties. Il précisera notamment son organisation sous forme de planning calendaire respectant le calendrier général 28 avril informatique 15

19 6 Objectifs, calendrier et organisation du projet 6.1 Calendrier prévisionnel Le calendrier suivant est envisagé : Réception des propositions commerciales avant le 18 mai Choix du prestataire et contractualisation au 30 juin 2010 Nouvelle organisation opérationnelle au plus tard le 1 er novembre Le soumissionnaire indiquera dans sa réponse si ce calendrier, fonction de son expérience, peut être respecté. 6.2 Organisation du projet Les ressources internes Le Grand Orient de France ne possède pas à ce jour de responsable informatique. Une personne assurant le rôle de maître d ouvrage pour le suivi de la bonne marche du projet sera déterminée en fonction de la solution retenue Les attentes Le prestataire présentera dans son offre une description détaillée de sa conduite de projet, ainsi que des ressources qu'il mettra à disposition pour mener dans de bonnes conditions l hébergement des applications et des sites en insistant sur la disponibilité, la sécurité et la confidentialité des données Durant la phase de mise en œuvre, il conviendra de donner les étapes suivies par l opérateur d hébergement. Entre autre il devra être spécifié les documents transmis de type : planning, cahier technique, PV de recette, procédure de contact et d escalade. Le prestataire détaillera les normes utilisées de type ITIL par exemple, les normes et certifications éventuelles obtenues (ISO 27000, ou classification TUI) ; ainsi que les points essentiels du SLA le liant avec son client. Le prestataire indiquera le niveau de conformité de son Datacenter, s il est test 3 ou test 4 secret défense. Le prestataire spécifiera l organisation de son équipe de support en escalade et le nombre de niveaux. Enfin la proposition devra prévoir le plan de réversibilité et de transférabilité le cas échéant. 28 avril informatique 16

20 7 Synthèse budgétaire La synthèse budgétaire devra reprendre le récapitulatif suivant : Le coût de l hébergement forfaitisé mensuellement Le coût des prestations d exploitation et de maintenance forfaitisé mensuellement Le coût distinct entre un hébergement sur un serveur dédié ou un serveur mutualisé. Le coût des extensions possibles au contrat primitif. Le coût de mise en œuvre de départ : prise d empreinte, audit des postes clients, configuration en local et installation. Les investissements éventuels sur le réseau local Le budget de frais de déplacement pour l'ensemble de la mission Le calcul des pénalités associées au niveau de service avec les indicateurs et les barèmes Le GTI standard et les extensions possibles La durée d engagement contractuelle La périodicité de paiement des prestations. 28 avril informatique 17