NOMINATION DU COMMISSAIRE AUX COMPTES

Transcription

1 FONDS INTERNATIONAUX D INDEMNISATION POUR LES DOMMAGES DUS À LA POLLUTION PAR LES HYDROCARBURES Point 5 de l ordre du jour IOPC/MAY14/5/1 Original: ANGLAIS 22 avril 2014 Assemblée du Fonds de AES18 Comité exécutif du Fonds de EC61 Conseil d administration du Fonds de AC32 7ème Groupe de travail du Fonds de WG7/3 NOMINATION DU COMMISSAIRE AUX COMPTES Note de l Organe de contrôle de gestion Résumé: Le mandat du Commissaire aux comptes actuel [contrôleur et vérificateur général du Royaume-Uni, National Audit Office (NAO)] couvre les exercices financiers de 2011 à 2014 inclus et prendra fin après la présentation des états financiers de 2014 aux organes directeurs des FIPOL, en octobre Afin d assurer une transition sans heurts des responsabilités, il sera nécessaire de nommer un Commissaire aux comptes lors des sessions d octobre 2014 des organes directeurs, pour la vérification des états financiers des exercices de 2015 à 2018 inclus, ou pour toute autre période pouvant être décidée par les organes directeurs. Conformément aux instructions reçues des organes directeurs lors de leurs sessions d octobre 2013, une circulaire a été adressée par l Administrateur à tous les États Membres du Fonds de 1992, le 15 novembre 2013, les invitant à soumettre leurs désignations au Secrétariat des FIPOL au plus tard le 31 janvier 2014 et fixant la date limite de réception des offres au vendredi 14 mars Aucune désignation n ayant été soumise au 31 janvier 2014 et compte tenu de l importance de ce poste, l Administrateur a adressé une deuxième circulaire aux États Membres, le 3 février 2014, reportant la date limite pour l envoi des désignations et des soumissions d offre au vendredi 14 mars À l échéance du 14 mars 2014, le Secrétariat n avait reçu ni désignations ni offres valides. Le présent document expose la marche à suivre proposée par l Organe de contrôle de gestion aux organes directeurs. Mesures à prendre: Assemblée du Fonds de 1992 et Conseil d administration du Fonds de 1971 a) Noter que, suite à deux tentatives d appel d offres compétitif infructueuses, l Organe de contrôle de gestion tient à connaître l avis des États Membres quant aux raisons possibles du manque de réponse afin d éclairer les processus de sélection futurs; et b) examiner les recommandations formulées par l Organe de contrôle de gestion au paragraphe Introduction Le mandat du Commissaire aux comptes actuel [contrôleur et vérificateur général du Royaume-Uni, National Audit Office (NAO)] couvre les exercices financiers de 2011 à 2014 inclus et prendra fin après la présentation des états financiers de 2014 aux organes directeurs des FIPOL, en octobre Afin d assurer une transition sans heurts des responsabilités, il sera nécessaire de nommer un Commissaire aux comptes lors des sessions d octobre 2014 des organes directeurs, pour la vérification

2 - 2 - des états financiers des exercices de 2015 à 2018 inclus, ou pour toute autre période pouvant être décidée par les organes directeurs. 2 Observations des organes directeurs à leurs sessions d octobre À leurs sessions d octobre 2013, les organes directeurs ont noté que le mandat du Commissaire aux comptes actuel (le contrôleur et vérificateur général du Royaume-Uni) prendrait fin après la présentation en octobre 2015, de la vérification des états financiers des FIPOL pour l exercice prenant fin le 31 décembre Ils ont noté en outre qu afin d assurer une transition sans heurts des responsabilités, il serait nécessaire de nommer un Commissaire aux comptes lors des sessions d octobre 2014 des organes directeurs, pour la vérification des états financiers des exercices de 2015 à 2018 inclus, ou pour toute autre période pouvant être décidée par les organes directeurs. 2.2 Les organes directeurs ont également noté que, selon les termes de son mandat, l Organe de contrôle de gestion était responsable de la gestion du processus de sélection du Commissaire aux comptes au nom des organes directeurs, avec l assistance du Secrétariat. 2.3 Ils ont rappelé que, suite à l appel d offres et au processus de sélection menés en 2010 par l Organe de contrôle de gestion, ils avaient décidé qu il n y aurait pas de processus de renouvellement automatique du mandat du Commissaire aux comptes, mais que la relation entre le Commissaire aux comptes et les FIPOL serait suivie de près. Ils ont par ailleurs noté que, compte tenu de cette décision, l Organe de contrôle de gestion avait cherché à assurer une bonne préparation du processus de sélection via un appel d offres. 2.4 Les organes directeurs ont rappelé que l Organe de contrôle de gestion avait appris plus tôt dans l année que le Commissaire aux comptes actuel ne solliciterait pas le renouvellement de son mandat, précisant que cette décision n était liée à aucun différend professionnel, mais au fait qu il y avait une tendance de plus en plus marquée à favoriser la rotation des nominations et que le titulaire du poste remplissait cette fonction depuis la création des FIPOL. 2.5 Les organes directeurs ont noté que, dans ces conditions, il y aurait un poste à pourvoir et que l Organe de contrôle de gestion recommandait que la sélection du nouveau Commissaire aux comptes pour la vérification des états financiers des exercices de 2015 à 2018 inclus (ou pour toute autre période pouvant être décidée par les organes directeurs) soit effectuée par appel d offres. 2.6 Les organes directeurs ont noté les dispositions proposées par l Organe de contrôle de gestion pour l appel d offres, compte tenu des pratiques habituelles et des décisions prises par les organes directeurs des Fonds, ainsi que du calendrier détaillé présenté à la section 3 du document IOPC/OCT13/6/3. Leur attention a été attirée sur le fait que l Organe de contrôle de gestion était conscient de la nécessité de stimuler l intérêt et d obtenir des désignations par le plus grand nombre possible d États Membres concernant cette importante nomination, si bien que les dispositions proposées avaient été décrites de manière assez détaillée. 2.7 Les organes directeurs ont également noté qu un dossier de soumission d offre destiné à aider les candidats intéressés à comprendre la procédure d appel d offres pour la vérification extérieure serait communiqué aux États Membres qui en feraient la demande, et pourrait être consulté sur le site Web des FIPOL. 2.8 Les organes directeurs ont approuvé les recommandations de l Organe de contrôle de gestion et proposé un cadre et un calendrier pour la conduite d un appel d offres compétitif en vue de la nomination du Commissaire aux comptes. Ils ont en outre noté qu une circulaire serait adressée par l Administrateur à tous les États Membres du Fonds de 1992, après les sessions d octobre 2013 des organes directeurs, pour appeler aux candidatures au poste de Commissaire aux comptes. Ils ont noté par ailleurs qu après examen des candidatures à sa réunion d avril 2014, l Organe de contrôle de gestion proposait de dresser une liste des candidats présélectionnés. Ceux-ci seraient invités à un entretien à Londres en juin 2014, à l issue duquel l Organe de contrôle de gestion formulerait une recommandation au sujet de la sélection du Commissaire aux comptes lors des sessions

3 - 3 - d octobre 2014 des organes directeurs, y compris une proposition quant à la durée du mandat. 2.9 Les organes directeurs ont également noté que la vérification des états financiers pour 2014 serait effectuée par le Commissaire aux comptes actuel et que le nouveau Commissaire aux comptes pourra utiliser la période d octobre 2014 à octobre 2015 pour se familiariser avec le fonctionnement des FIPOL Ils ont en outre noté que le Commissaire aux comptes actuellement en place soumettrait son rapport sur la vérification des états financiers 2014 aux organes directeurs en octobre La stratégie à appliquer à la vérification des états financiers des Fonds pour 2015 sera abordée avec le Commissaire aux comptes nouvellement nommé lors de la réunion de l Organe de contrôle de gestion qui aura lieu en décembre Faits nouveaux depuis les sessions d octobre 2013 des organes directeurs 3.1 Lors de sa réunion d avril 2014, l Organe de contrôle de gestion a noté que, conformément aux instructions reçues des organes directeurs, une circulaire avait été adressée par l Administrateur à tous les États Membres du Fonds de 1992, le 15 novembre 2013, les invitant à soumettre leurs désignations au Secrétariat des FIPOL au plus tard le 31 janvier 2014 et fixant la date limite de réception des offres au vendredi 14 mars La circulaire et le dossier de soumission d offre ont également été diffusés sur le site Web des FIOPL. 3.2 L Organe de contrôle de gestion a noté, cependant, qu aucune désignation n avait été soumise au 31 janvier 2014, que compte tenu de l importance de ce poste, il avait été convenu de reporter la date limite de soumission à la fois des désignations et des offres au vendredi 14 mars 2014, et qu une deuxième circulaire avait été adressée aux États Membres du Fonds de 1992 le 3 février L Organe de contrôle de gestion a noté avec regret que le Secrétariat n avait reçu ni désignations ni offres valides à l échéance du vendredi 14 mars À la lumière des décisions prises par les organes directeurs en octobre 2010, l Organe de contrôle de gestion avait cherché à veiller à la bonne préparation du processus de sélection pour la fonction de Commissaire aux comptes par voie d appel d offres compétitif. Deux tentatives d appel d offres compétitif s étant cependant révélées infructueuses, l Organe de contrôle de gestion tient à connaître l avis des États Membres quant aux raisons possibles de ce manque de réponse. Le point de vue des États Membres permettra d éclairer les processus de sélection futurs. 4 Proposition de marche à suivre de l Organe de contrôle de gestion 4.1 À sa réunion d avril 2014, l Organe de contrôle de gestion a noté que, compte tenu de la situation actuelle, le Fonds de 1992, le Fonds complémentaire et le Conseil d administration du Fonds de 1971 se retrouveraient sans Commissaire aux comptes pour vérifier les états financiers pour l exercice L Organe de contrôle de gestion a rappelé que l article 14.1 du Règlement financier des trois Fonds exigeait que le Commissaire aux comptes soit le Vérificateur général (ou l équivalent) d un État Membre. Il s est toutefois déclaré d avis qu un autre appel d offres serait peu susceptible d aboutir au résultat souhaité si cette condition continuait d être appliquée puisque deux tentatives de générer de l intérêt pour le poste de Commissaire aux comptes avaient déjà échoué. 4.3 Par conséquent, l Organe de contrôle de gestion a identifié les possibles marches à suivre suivantes: a) Demander aux organes directeurs, à leurs sessions de mai 2014, d envisager de modifier l article 14.1 du Règlement financier lors de ces mêmes sessions, de manière à permettre à des cabinets d experts comptables agréés justifiant des compétences requises, ainsi qu au Vérificateur général (ou l équivalent) d un État Membre du Fonds de 1992, de se porter candidats à la fonction de Commissaire aux comptes; d identifier des cabinets d experts comptables agréés entrant en ligne de compte et de procéder à un appel d offres en vue de recommander la

4 - 4 - nomination de l un de ces cabinets aux sessions d octobre 2014 des organes directeurs. (Il serait alors nécessaire de convoquer au moins une réunion supplémentaire de l Organe de contrôle de gestion entre juin et septembre 2014 afin d examiner les offres initiales, de mener les entretiens avec les candidats présélectionnés et de formuler une recommandation aux organes directeurs.); ou b) S enquérir auprès du Commissaire aux comptes actuel (le contrôleur et vérificateur général du Royaume-Uni) de la possibilité de prolonger son mandat d une année (pour vérifier les états financiers de 2015), ce qui donnerait suffisamment de temps pour convenir d une nouvelle procédure lors des sessions d octobre 2014 des organes directeurs, la mettre en place et nommer le nouveau Commissaire aux comptes lors des sessions d octobre 2015 des organes directeurs. 4.4 Estimant inapproprié de supposer une modification de l article 14.1 du Règlement financier en mai 2014 et, compte tenu du temps limité à disposition pour identifier des cabinets d experts comptables répondant au profil voulu (par voie de désignation par les États Membres ou l Organe de contrôle de gestion) et procéder à un appel d offres à temps pour les sessions d octobre 2014 des organes directeurs, l Organe de contrôle de gestion s est déclaré d avis que la deuxième option, à savoir le report de la nomination d un nouveau Commissaire aux comptes jusqu à octobre 2015, serait la plus appropriée. 4.5 À la réunion d avril 2014 de l Organe de contrôle de gestion, le Commissaire aux comptes actuel a confirmé qu il était disposé à assumer sa fonction pendant une année de plus, c est-à-dire pour la vérification des états financiers de 2015, si les organes directeurs le souhaitaient. 4.6 L Organe de contrôle de gestion est d avis que l article 14.1 du Règlement financier des trois Fonds devrait être modifié de manière à permettre la nomination d un cabinet d experts comptables agréés justifiant des capacités requises, et non plus exclusivement celle du Vérificateur général (ou l équivalent) d un État Membre du Fonds de L Organe de contrôle de gestion est également d avis que des cabinets d experts comptables agréés justifiant des capacités requises pourraient aussi être désignés par les États Membres dans le cadre de la procédure d appel d offres pour le poste de Commissaire aux comptes chargé de la vérification des états financiers à compter de l exercice financier L Organe de contrôle de gestion propose en outre de dresser lui-même une liste de six à dix cabinets, représentés à l international, qui seraient également invités à soumettre une offre. Cette liste serait présentée aux organes directeurs à leurs sessions d octobre L Organe de contrôle de gestion recommande, par conséquent, que les organes directeurs, à leurs sessions d octobre 2014, prennent les décisions suivantes: i) que le contrôleur et vérificateur général du Royaume-Uni (National Audit Office) soit nommé Commissaire aux comptes des FIPOL pour une année supplémentaire, c est-à-dire pour vérifier les états financiers de l exercice 2015 et présenter un rapport sur ces états financiers aux organes directeurs en octobre 2016; ii) que le Vérificateur général (ou l équivalent) des États Membres du Fonds de 1992 puisse être désigné par les États Membres du Fonds de 1992 dans le cadre de la procédure d appel d offres pour le poste de Commissaire aux comptes chargé de la vérification des états financiers à compter de l exercice financier 2016; iii) que des cabinets d experts comptables agréés justifiant des capacités requises puissent eux aussi être désignés par les États Membres du Fonds de 1992 dans le cadre de la procédure d appel d offres pour le poste de Commissaire aux comptes chargé de la vérification des états financiers à compter de l exercice financier 2016; iv) que les cabinets d experts comptables représentés à l international figurant sur une liste de candidats possibles dressée par l Organe de contrôle de gestion soient également invités à

5 - 5 - soumettre une offre pour le poste de Commissaire aux comptes chargé de la vérification des états financiers à compter de l exercice financier 2016; v) que les organes directeurs, à leurs sessions d octobre 2014, approuvent une modification de l article 14.1 du Règlement financier du Fonds de 1992, du Fonds complémentaire et du Fonds de 1971 respectivement, afin de permettre la nomination de cabinets d experts comptables agréés; et vi) que, conformément à la composition et au mandat de l Organe de contrôle de gestion, celui-ci soit chargé de conduire une procédure d appel d offres compétitif pour la sélection du Commissaire aux comptes chargé de la vérification des états financiers des FIPOL de 206 à 2019 (ou toute autre période qui pourrait être décidée par les organes directeurs). 5 Mesures à prendre Assemblée du Fonds de 1992 et Conseil d administration du Fonds de 1971 L Assemblée du Fonds de 1992 et le Conseil d administration du Fonds de 1971 sont invités à: (a) prendre note des renseignements fournis dans le présent document; (b) prendre note que, suite à deux tentatives d appel d offres compétitif infructueuses, l Organe de contrôle de gestion tient à connaître l avis des États Membres quant aux raisons possibles du manque de réponse afin d éclairer les procédures futures; et (c) examiner les recommandations formulées par l Organe de contrôle de gestion au paragraphe 4.9 cidessus.