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1 Parcourir le formulaire de candidature en ligne I. Parcourir le formulaire de candidature en ligne Pour se connecter à la page du formulaire de candidature en ligne, prière de bien vouloir suivre les instructions consignées dans la partie «comment accéder au formulaire de candidature en ligne» II. Menu principal Une fois que vous vous connectez, vous serez redirigé vers le menu principal (voir capture d écran cidessous). Le menu principal comporte 4 options : Vous pouvez imprimer votre brouillon ou le formulaire dûment rempli à tout moment en sélectionnant cette option. Sélectionnez cette option et vous serez redirigé vers le formulaire de candidature. Remplir et soumettre ce formulaire est obligatoire. Sélectionnez «Logout» et vous vous retrouverez à la page d'accueil. N'oubliez pas de sauvegarder votre travail avant de vous déconnecter! Sélectionnez cette option et vous serez redirigé vers le formulaire de demande de recommandation. Nous devons avoir reçu deux recommandations professionnelles au plus tard à la date limite de dépôt de candidatures pour que votre demande soit considérée comme complète. Attention : Rappelez-vous que la demande n est jugée complète que lorsque le formulaire de candidature a été soumis par vous et les recommandations professionnelles par vos deux répondants.

2 III. Parcourir le formulaire de demande de recommandation Nous vous recommandons de remplir le formulaire de demande de recommandation le plus tôt possible afin de donner à vos répondants suffisamment de temps pour soumettre leurs recommandations avant la date limite. Il existe deux façons possibles de remplir ce formulaire : A. Tout d abord assurez-vous que la personne est disposée à vous recommander et que vous disposez de ses adresses électroniques (de préférence ses adresses professionnelles), puis remplir et soumettre le formulaire. B. Remplissez un brouillon de demande de formulaire de recommandation, assurez-vous que la personne est disposée à vous recommander et soumettez le formulaire. Pour commencer, dans le menu principal, cliquez sur «Ajouter ou modifier le formulaire de demande de recommandation (obligatoire)». Vous serez redirigé vers le formulaire de demande de recommandation (voir capture d écran ci-dessous) : A. Les instructions suivantes s appliquent aux candidats qui sont prêts à soumettre une demande de recommandation : Inscrivez le nom et le courriel de votre premier répondant professionnel La case «Envoyer la demande de recommandation lorsque je clique sur «Sauvegarder» cidessous» doit être cochée (voir illustration ci-dessous). Vous disposez à présent de trois options : Option 1. Si vous êtes à présent prêt à solliciter votre deuxième recommandation, cliquez sur le bouton «Sauvegarder et ajouter». Option 2. Si vous n êtes pas prêt à solliciter votre deuxième recommandation, cliquez sur le bouton «Sauvegarder et sortir». Pour les deux options 1) et 2), une fenêtre s ouvrira (voir capture d écran ci-dessous) qui vous présentera le courriel que nous enverrons à votre premier répondant et vous donnera la possibilité d y ajouter un message personnel. Si estimez que nous pouvons envoyer ce message à votre premier répondant, cliquez sur le bouton «Envoyer» et le courriel sera envoyé à votre répondant.

3 Ensuite, pour l option 1), vous serez redirigé vers la page du «formulaire de demande recommandation» et vous pouvez recommencer le même processus pour soumettre le nom et le courriel du deuxième répondant ; ou pour l option 2), vous accéderez au menu principal. Option 3. Dans le cas (peu probable) où vous changeriez d avis et ne souhaiteriez plus que nous envoyions de message à votre premier répondant, cliquez sur le bouton «Annuler» pour quitter la page (voir capture d écran ci-dessous) et vous serez redirigé vers la page du «formulaire de demande de recommandation». Pour rappeler à votre répondant d envoyer sa recommandation : rendez-vous à la page du formulaire de demande de recommandation et cliquez sur «Resend Request» sur la barre de tâches (voir exemple ci-dessous). Pour changer de répondant : vous ne pouvez remplacer un répondant qui a déjà reçu le courrier électronique par une autre personne que si le premier répondant n a pas encore fait parvenir sa recommandation. Notez qu une fois le remplacement effectué par vous, le premier répondant ne pourra plus envoyer sa recommandation. Pour changer de répondant, modifiez le nom et/ou l adresse électronique dans les cases prévues à cet effet et cliquez sur le bouton «Sauvegarder». Cliquez ensuite sur «Resend Request» (voir illustration ci-dessous).

4 Attention : Une fois qu une recommandation est soumise par un répondant, vous ne pouvez plus l annuler ou la remplacer par une autre. B. Les instructions suivantes s appliquent aux candidats qui souhaitent d abord sauvegarder le nom et l adresse électronique du répondant sur le formulaire de demande de recommandation et soumettre ultérieurement la demande de recommandation. Pour sauvegarder une demande de recommandation sur le formulaire sans en informer le répondant : Inscrivez le nom et le courriel de votre répondant Décochez la case «Send the recommendation request when I press Save (below)» afin qu elle se présente ainsi : Vous disposez à présent de deux options : 1). Pour sauvegarder le nom et l adresse électronique du répondant que vous venez d inscrire et être prêt à saisir les informations concernant votre deuxième demande de recommandation, cliquez sur «Sauvegarder et ajouter» ou 2) si vous souhaitez juste sauvegarder le nom et l adresse électronique du répondant que vous venez d inscrire, cliquez sur «Sauvegarder et sortir» et vous serez redirigé vers le menu principal. De toute façon, tant que la case ci-dessus n est pas cochée, le nom et l adresse électronique que vous venez d inscrire seront sauvegardés, mais pas envoyés. Pour envoyer un courrier électronique à un répondant dont vous avez sauvegardé au préalable les coordonnées sur le formulaire de demande de recommandation. Lorsque vous reviendrez à la page du formulaire de demande de recommandation, la barre d état se présentera ainsi (voir illustration ci-dessous) : Cliquez sur «Send Request» sur la barre d état du formulaire de recommandation. Ensuite une fenêtre s ouvrira (voir capture d écran ci-dessous) qui vous présentera le message qui sera envoyé à votre répondant et vous donnera la possibilité d y ajouter une touche personnelle. Si vous êtes prêts à envoyer ce message à votre répondant, cliquez sur «Envoyer» et vous vous retrouverez à nouveau sur la page du menu principal. Si vous changez plutôt d avis et ne souhaitez plus envoyer de message à votre répondant, cliquez sur «Annuler» pour quitter la page et vous serez redirigé vers la page du «formulaire de demande de recommandation».

5 IV. Parcourir le formulaire de candidature Dans le menu principal, cliquez sur «créer ou modifier une demande (obligatoire)». Vous accéderez à la première des neuf pages que compte le formulaire de candidature. Vous devrez remplir les neuf parties [celles portant l astérisque (*) sont obligatoires] et cliquer sur «Soumettre» pour que votre formulaire de candidature soit transmis au secrétariat. Le formulaire de candidature est composé des neuf parties suivantes : 1. Données personnelles 2. Études 3. Programme d études universitaires 4. Expérience professionnelle 5. Bénévolat/Engagement citoyen 6. Déclaration d intention 7. Documents requis 8. Page de signature 9. Examen Pour parcourir ces neuf parties, cliquez sur les boutons «Precedente» et «Suivant» au bas de la page. Pour sauvegarder tout le contenu de votre formulaire de candidature, cliquez sur le bouton

6 «Sauvegarder le plan d access» qui se trouve au bas de chaque page du formulaire. Il existe des symboles dans diverses parties du formulaire. Si vous approchez le curseur du symbole, une note explicative apparaît. Précision des dates demandées Lorsque vous inscrivez votre date de naissance et la date de votre signature électronique, il est nécessaire de préciser le mois, le jour et l année. Cependant, pour toutes les autres dates, nous vous demandons d être précis seulement pour ce qui est du mois et de l année. L information concernant le jour peut être approximative. Téléchargement de vos pièces justificatives Vous devrez joindre électroniquement les documents suivants sur la page «Documents requis» (page 7) du formulaire de candidature. 1. Curriculum vitae (C.V) récent ne dépassant pas deux pages ; 2. Photocopie(s) de l attestation de travail délivrée(s) par chacun des employeurs mentionnés dans le formulaire et couvrant les cinq dernières années, y compris l employeur actuel. L attestation de travail doit être soumise dans la langue dans laquelle elle a été établie et, si nécessaire traduite (voir 2a). *Puisque seule une case est réservée au téléchargement de documents originaux, si vous disposez de documents provenant de plus d un employeur, veuillez les numériser tous dans un seul fichier avant de les joindre électroniquement dans la page «Documents requis». 2a. Traduction de l attestation ou des attestations de travail (le cas échéant). Si l attestation de travail n est pas établie en anglais ou dans la langue de votre programme de master, elle doit également être traduite en anglais ou dans la langue de votre programme de master puis jointe électroniquement au formulaire. *Puisque seule une case est réservée au téléchargement de documents traduits, si vous disposez de plus d un document traduit, veuillez numériser toutes vos attestations de travail dans un seul fichier avant de les joindre électroniquement dans la page «Documents requis». 3. Photocopie de votre diplôme universitaire le plus élevé mentionné dans le formulaire. Le diplôme doit être soumis dans la langue dans laquelle il a été établi.

7 3a. Traduction de votre diplôme universitaire le plus élevé (le cas échéant). Si le diplôme n est pas rédigé en anglais ou dans la langue de votre programme de master, il doit également être traduit en anglais ou dans la langue de votre programme de master puis joint électroniquement à la demande. 4. Photocopie (s) de la lettre ou des lettres officielle (s) d admission sans condition dans votre programme ou vos programmes universitaire (s) de master privilégié (s), si disponible. *Puisque seule une case est réservée aux lettres d admission, si vous avez été admis dans plusieurs programmes universitaires privilégiés de master, veuillez numériser toutes les lettres d admission dans un seul fichier avant de les joindre électroniquement dans la page «Documents requis». Soumettre le formulaire de candidature Une fois que vous avez rempli les 8 pages du formulaire de candidature, vous accéderez à la page 9, la page d examen. Avant de soumettre votre formulaire, assurez- vous que vous avez : 1. Rempli tous les champs obligatoires [marqués par l astérisque (*)] ; 2. Joint électroniquement tous les documents nécessaires 3. Sauvegardé votre formulaire de candidature 4. Examiné toutes vos réponses, signé et daté le formulaire Pour soumettre le formulaire, cliquez sur le bouton «Soumettre» de la page d examen : Si vous n avez pas rempli tous les champs obligatoires, vous ne pourrez pas soumettre votre formulaire. Vous accéderez plutôt à la question obligatoire à laquelle vous devez répondre dans la page d examen. Par exemple, si vous n avez pas entré une date valide, vous verrez le message suivant sous la question concernée : Une fois que vous avez corrigé ces entrées, vous devez à nouveau appuyer sur le bouton «Soumettre» :

8 En revanche, si vous avez rempli tous les champs obligatoires, vous verrez apparaître la boîte de dialogue ci-dessous. Il s agit là de votre dernière chance de modifier votre formulaire. Si vous souhaitez encore effectuer des modifications, cliquez sur «Cancel». Si vous êtes prêt à soumettre votre formulaire, cliquez sur «OK» et votre formulaire sera transmis au secrétariat du programme. Une fois que vous aurez soumis votre formulaire, vous accéderez automatiquement à la page du menu principal, qui affichera le message ci-dessous. *RAPPELEZ-VOUS que la soumission de votre formulaire de candidature NE SIGNIFIE PAS que votre demande est complète. Une demande n est jugée complète que lorsque le secrétariat du Programme JJ/WBGSP a reçu votre formulaire de candidature ET deux recommandations professionnelles. Pour envoyer vos demandes de recommandation, rendez vous à la page du menu principal et cliquez sur «Ajouter ou modifier un formulaire de demande de recommandation (obligatoire)».

9 En plus de la note affichée sur le menu principal (voir figure ci-dessus), vous recevrez également un courrier électronique contenant le même message provenant de l adresse suivante : Prière de ne pas répondre à ce courrier électronique. Si vous ne recevez pas de courrier électronique après avoir soumis votre formulaire de candidature Si vous n avez pas reçu de courriel lorsque vous avez soumis votre formulaire de candidature, cela signifie, soit que vous ne l avez pas fait correctement, soit que vous avez communiqué une adresse électronique incorrecte lors de votre inscription initiale, ou que le courriel s est retrouvé dans votre boîte de courrier indésirable. Cette adresse étant le moyen par lequel le Secrétariat du Programme JJ/WBGSP communiquera avec les candidats retenus, il est impératif que vous soyez en mesure de recevoir du courriel émanant de nous. Si le message s est retrouvé dans votre boîte de courrier indésirable, veuillez ajouter cette adresse à votre liste de contacts sûrs. Si vous ne trouvez toujours pas de courriel vous avisant que votre formulaire de candidature a été soumis, veuillez nous contacter par courriel à l adresse suivante : V. Comment communiquer avec le Secrétariat du programme WBGSP Des messages provenant de l adresse suivante : vous parviendront à trois reprises i) après l envoi de votre formulaire de candidature ; ii) après l envoi par votre premier répondant de sa recommandation ; et iii) après l envoi par votre deuxième répondant de la sienne. Prière de ne pas répondre à cette adresse électronique. Votre demande sera complète lorsque vous recevrez ces trois courriels. Si vous avez des questions concernant le formulaire de candidature en ligne ou le processus de dépôt de candidatures en général, veuillez nous contacter par courriel à l adresse suivante : Notre objectif est de répondre à votre demande dans un délai de 2 à 3 jours ouvrables. Veuillez noter que nous ne garantissons pas de réponse à une question posée moins de trois jours ouvrables avant la date limite de dépôt des candidatures.

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