Formation tableur niveau 5 (LibreOffice Calc 5)

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1 Formation tableur niveau 5 (LibreOffice Calc 5) L objectif de cette formation est d utiliser des outils de manipulation du texte et des fonctions pour comparer des listes. Sommaire 1. Sélectionner une partie du texte d une cellule Modifier l affichage des valeurs dans un tableau croisé dynamique Mettre le texte d une cellule en majuscule Comparer des textes Auditer une formule Trouver un texte dans une cellule Comparer deux listes dans la même feuille Réaliser des opérations sur une série de nombres Transformer du texte en nombre Compléter un tableau à partir d informations d un autre tableau Convertir des données Concaténer des éléments... 4 Ouvrir l application LibreOffice Calc > ouvrir, dans le dossier Base, le fichier Total.xls > l enregistrer au format ODS Dans le fichier Total.ods, cliquer sur la feuille Réponses 1. SÉLECTIONNER UNE PARTIE DU TEXTE D UNE CELLULE Problème : Vous avez mené une enquête en ligne 1 auprès de propriétaires de maison d hôtes. Dans la colonne K (feuille Réponses), les répondants ont indiqué leur code postal. Mais vous souhaiteriez les regrouper par département, donc isoler les deux premiers chiffres du code postal. Solution : Dans la feuille Réponses, insérer une colonne à gauche de la colonne L En L1, saisir : Département. Sélectionner la cellule L2 > Ctrl+1 > onglet Nombres > Catégorie : Tout > OK 2 En L2, saisir : =GAUCHE(K2;2), ce qui signifie» sélectionner les deux premiers caractères, en partant de la gauche, du texte de la cellule K2». Recopier la formule vers le bas (jusqu en L461) NB : La fonction GAUCHE ne fonctionne qu avec du texte. La colonne K, qui comporte les codes postaux, a été formatée en catégorie Texte pour cela. Il existe bien sûr aussi une fonction DROITE. 1 Pour savoir comment créer un questionnaire en ligne : 2 Cette manip permet que la formule qui va être saisie soit considérée comme une formule et non pas comme du texte. TAB5_LOClasseur.docx 1 / 5 Y. CINOTTI

2 2. MODIFIER L AFFICHAGE DES VALEURS DANS UN TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE Problème : Quel est le pourcentage de réponses de chaque département par rapport au nombre total de réponses? Solution : Sélectionner L1:L461 > menu Données > Table de pilote > Créer > cocher Sélection active > OK > cliquer-glisser la ligne Département vers Champs de ligne > cliquer-glisser la ligne Département vers Champs de données > sous la rubrique Champs de données, double-cliquer sur Sum Département Dans la fenêtre Champ de données apparue, sous la rubrique Fonction cliquer sur Nombre > cliquer sur le signe + à gauche de Valeur affichée > Type : % de la colonne > OK > OK 3. METTRE LE TEXTE D UNE CELLULE EN MAJUSCULE Problème : Comment passer le texte d une cellule toute en majuscule? Solution : Créer une nouvelle feuille dans le classeur Total.ods En C1, saisir : Tallu > En C2, saisir : =MAJUSCULE(C1) NB : Il existe aussi, bien sûr, une fonction MINUSCULE. 4. COMPARER DES TEXTES Problème : Comment vérifier que des textes sont exactement semblables? olution : En C3, saisir : TALLU En D2, saisir : =EXACT(C1;C2) résultat = FAUX En D3, saisir : =EXACT(C2;C3) résultat = VRAI NB : La fonction EXACT compare deux textes et renvoie la valeur VRAI s ils sont identiques ou la valeur FAUX dans le cas contraire, en respectant la casse (majuscule et minuscule) 5. AUDITER UNE FORMULE Problème : Comment repérer clairement les cellules liées une une cellule? Solution : Cliquer en D3 > menu Outils > Audit > Repérer les antécédents Menu Outils > Audit > Supprimer le repérage des antécédents Cliquer en C1 > Maj+F5 (pour repérer les dépendants) NB : Pour afficher, dans toutes les cellules d une feuille, les formules au lieu des résultats des formules : menu Outils > Options > développer l arborescence de LibreOffice Calc > Affichage > à droite, sous la rubrique Affichage, cocher Formules > OK 6. TROUVER UN TEXTE DANS UNE CELLULE Problème : Dans la feuille Réponses, dans la colonne H, se trouvent les réponses à la question : «Aujourd hui quelles sont les raisons qui vous poussent à continuer à tenir une maison d hôtes?» Les répondants pouvaient cocher plusieurs réponses. Comment savoir combien de répondants ont coché telle ou telle réponse? Solution : Commençons par un exemple simple : dans la feuille créée au point 4, en C4, saisir : L > en D4, saisir : =TROUVE(C4;C3), ce qui signifie : trouver le texte contenu dans la cellule C4 dans la cellule C3 et indiquer à quelle position il se situe» le résultat en 3, car le premier L est en 3 e position dans le mot TALLU. En saisissant F en C4, le résultat en #VALEUR!, car la lettre F ne se trouve pas dans TALLU. Dans la feuille Réponses, insérer une colonne à gauche de la colonne I En I1, saisir une des réponses possibles : Pour garder une activité En I2, saisir : =TROUVE(I$1;H2) TAB5_LOClasseur.docx 2 / 5 Y. CINOTTI

3 NB : Recopier la formule vers le bas jusqu en I461 on voit que, lorsque dans la colonne H, figure le texte «Pour garder une activité», un 1 s affiche, sinon #VALEUR! Pour éviter de voir apparaître #VALEUR!, en I2, modifier la formule : =SIERREUR(TROUVE(I$1;H2);0) et la recopier jusqu en I461. La fonction SIERREUR(formule;texte spécifié) renvoie le résultat d une formule ou, si celle-ci produit une erreur, elle renvoie le texte spécifié (un 0, dans la formule au-dessus). Elle est bien utile pour éviter les messages d erreur comme #N/A, #VALEUR!, #REF!, #DIV/0!, #NOMBRE!, #NOM?, #NUL! 7. COMPARER DEUX LISTES DANS LA MÊME FEUILLE Problème : Vous voulez relancer les personnes qui n ont pas répondu à votre questionnaire en ligne. Mais vous ne voulez pas envoyer une relance à ceux qui vous ont déjà répondu. Il faut donc comparer l adresse électronique des répondants (feuille Réponses) et les adresses électroniques de toutes les personnes que vous avez contactées (feuille Courriels). Solution : Dans la feuille Réponses, trier la colonne N par ordre croissant > sélectionner les cellules N1 à N415 > copier Dans la feuille Courriels, cliquer en F1> coller En D1, saisir : Réponse > En D2, saisir : =RECHERCHEV(C2;F$1:F$415;1;0), ce qui signifie : «rechercher exactement C2 dans la colonne F et afficher le contenu de la première colonne (soit le contenu de la colonne F)» un message d erreur (#N/D) apparaît, ce qui est normal puisque la personne dont l adresse est annette.rolland@gmail.com n a pas répondu au questionnaire. Pour éviter le message d erreur, remplacer la formule en D2 par : =SIERREUR(RECHERCHEV(C2;F:F;1;0);"") Recopier la formule en C3:C4776 > Trier la colonne D par ordre décroissant toutes les adresses à partir de B317 sont celles de personnes qui n ont pas répondu et que vous pouvez relancer. 8. RÉALISER DES OPÉRATIONS SUR UNE SÉRIE DE NOMBRES Problème : Dans la feuille Réponses, la colonne K indique l année de naissance des répondants. Mais vous voudriez connaître leur âge moyen sachant que le questionnaire a été administré en Solution : Dans la feuille Réponses, trier la colonne K par ordre décroissant En P3 saisir : 2009 > copier P3 > sélectionner K2:K449 > menu Édition > Collage spécial > cocher Tout coller > cocher Soustraire > OK les âges s affichent, mais sous la forme négative. Il faut donc les multiplier par 1 En P4 saisir : 1 > copier P4 > sélectionner K2:K449 > clic droit sur la sélection > Collage spécial > cocher Multiplier > OK Pour calculer l âge moyen des répondants en K462, saisir : =MOYENNE(K2:K461) l âge moyen des répondants était donc proche de 52 ans lorsqu ils ont répondu 9. TRANSFORMER DU TEXTE EN NOMBRE Problème : Dans la feuille Réponses, la colonne M indique le département des répondants. Mais en fait, il s agit non pas de nombre. Comment le transformer en nombre? Solution : En P5 saisir : 1 > copier P5 > sélectionner M2:M461 > Ctrl+Maj+V > Collage spécial > cocher Tout coller > cocher Multiplier > OK les départements 01, 02, 03 sont devenus 1, 2,3 Trier la colonne M par ordre croissant > supprimer des cellules M2 à M11 qui affichent #VALEUR! parce que les répondants n avaient pas indiqué leur code postal TAB5_LOClasseur.docx 3 / 5 Y. CINOTTI

4 NB : Cette manip est utile lorsque l on récupère des données provenant d un autre format de fichier. 10. COMPLÉTER UN TABLEAU À PARTIR D INFORMATIONS D UN AUTRE TABLEAU Problème : Vous voudriez savoir à quelle région correspond chaque département en utilisant la liste dans la feuille Régions. Solution : Dans la feuille Réponses, insérer une colonne à gauche de la colonne N > la nommer Régions En N12, commencer à saisir le début de la formule : =RECHERCHEV(M12; Cliquer en bas sur l onglet de la feuille Régions > sélectionner A1:C97 > dans la barre de formules en haut, ajouter le signe $ avant 1 et 97 > compléter la formule : ;3;0) > Entrée la formule finale est donc =RECHERCHEV(M12;Régions! A$1:C$97;3;0) qui signifie «rechercher, dans la première colonne du tableau en A1:C97 dans la feuille Régions, le contenu exact de la cellule M12 et afficher le contenu de la cellule de la troisième colonne (colonne C)» Recopier la formule jusqu en N CONVERTIR DES DONNÉES Problème : Dans la dernière colonne du tableau (feuille Réponses), les répondants ont indiqué leur adresse électronique. Vous voudriez savoir s ils ont investi dans un nom de domaine ou si leur nom de domaine est celui d un fournisseur de messagerie (Hotmail, Gmail, Free, Orange ). Solution : Dans la feuille Réponses, sélectionner O2:O461 Menu Données > Texte en colonne > sous la rubrique Options de séparateur, cocher Séparé par > en dessous de cette rubrique, cocher uniquement Autre > saisir dans la zone de saisie à droite de Autre > OK les adresses électroniques ont disparu, mais dans la colonne O se trouve la première partie de l adresse et dans la colonne P, le nom de domaine. NB Il est aussi possible de séparer le contenu de cellules au niveau d une virgule ou d une espace, par exemple si les noms et prénoms de personnes sont saisis dans une cellule. 12. CONCATÉNER DES ÉLÉMENTS Problème : De même que l on vient de séparer le contenu d une cellule, il est possible de réunir le contenu de plusieurs cellules. Solution : Créer une nouvelle feuille dans le classeur Total.ods En A1, saisir : André > en B1, saisir : Tallu En D1 saisir la formule : ="Monsieur "&A1&" "&B1 (avec une espace après Monsieur et entre les guillemets) NB : Il est possible de combiner des cellules contenant du texte et d autres contenant des nombres Enregistrer le fichier Total.ods TAB5_LOClasseur.docx 4 / 5 Y. CINOTTI

5 Évaluation Ouvrir le fichier Recettes.xlsx (dossier Base). Dans la feuille Recettes de ce classeur, se trouvent des données des Nations unies concernant les recettes touristiques internationales (en millions de dollars) de 2000 à Vous devez : 1. Faire en sorte que les données, au lieu d être séparées par des points virgules, se répartissent sur trois colonnes. 2. Insérer deux colonnes entre les noms de pays et les années (colonne A et B). Les nommer Country 2 et ISO. 3. Dans la nouvelle colonne B, afficher le nom de chaque pays en majuscule. 4. Dans la feuille ISO, vous disposez d un tableau avec les codes ISO des pays. Dans la feuille Recettes, dans la colonne C, associer pour chaque pays le code ISO. 5. Dans une nouvelle feuille, nommée Recettes par an, générer un tableau croisé présentant les recettes touristiques avec en abscisse les cinq années et en ordonnée les codes ISO des pays. 6. Dans une nouvelle feuille, nommée Recette moyenne, générer un tableau croisé présentant, par pays (avec le nom complet du pays), les recettes touristiques moyennes. Enregistrer le fichier Recettes.xlsx dans le format adapté et l envoyer au formateur ainsi que Total.ods TAB5_LOClasseur.docx 5 / 5 Y. CINOTTI