Demande de propositions (DP) Meilleur rapport qualité/prix (coté par points)

Transcription

1 A1. REPRÉSENTANT MINISTÉRIEL Colleen Goggin Consultante en évaluation Agence de la santé publique du Canada Région de l'atlantique 1505 rue Barrington, bureau 1525 Halifax N-É B3J 3Y6 Téléphone : Télécopieur : Courriel : colleen_goggin@phacaspc.gc.ca A2. TITRE Rapport sommaire de l évaluation du Programme d action communautaire sur le sida (PACS) ( ) A3. NUMÉRO DE L APPEL D OFFRES A4. DATE Le 11 décembre 2008 A5. DOCUMENTS DE LA DP 1. Page titre de la demande de propositions (DP) 2. Exigences et évaluation de la présentation (Section I) 3. Proposition de prix et attestation d équité en matière d emploi (Section II) 4. Instructions générales (Section III) 5. Énoncé des travaux (Appendice A) 6. Ébauche de contrat jointe en annexe En cas de divergence, d incohérence ou d ambiguïté dans la formulation de ces documents, le premier document de la liste l emportera. A6. PRÉSENTATION DES PROPOSITIONS Pour que la proposition soit jugée valide, elle doit être reçue au plus tard à 12h(heure de l Est) le 20 janvier 2009, ci-après appelée la «date de clôture». Il faut transmettre les propositions UNIQUEMENT à l adresse suivante : Agence de la santé publique du Canada Région de l'atlantique 1505 rue Barrington, bureau 1525 Halifax N-É B3J 3Y6 Demande de propositions (DP) Meilleur rapport qualité/prix (coté par points) pour l exécution des travaux décrits dans l appendice A Énoncé des travaux de l ébauche de contrat À l attention de : Colleen Goggin, Consultante en évaluation Téléphone : N o de l appel d offres : Les propositions envoyées par télécopieur, télex, courriel ou voie télégraphique ne seront pas acceptées. Toutes les propositions doivent être estampillées au moyen de l horodateur de l Unité de réception des soumissions. Les soumissionnaires doivent veiller à ce que leurs nom et adresse ainsi que la date de clôture et le numéro de l appel d offres soient clairement inscrits sur leurs enveloppes ou colis. A7. CONTENU DE LA PROPOSITION Les propositions doivent être structurées de la façon suivante : une (1) copie d une lettre d accompagnement, signée par un représentant autorisé du soumissionnaire; quatre (4) copies de la proposition technique; deux (2) copies de la section II Proposition de prix et attestation d équité en matière d emploi, y compris tous les renseignements requis à l article EP3 dans une enveloppe scellée distincte portant la mention : «proposition de prix». Aucun prix ni renseignement sur les coûts ne doit apparaître dans la lettre d accompagnement et la proposition technique. À défaut de respecter ces exigences, le soumissionnaire verra sa proposition déclarée non conforme et rejetée sans autre considération. A8. VALIDITÉ DE LA PROPOSITION Les propositions doivent demeurer valables pendant au moins quatre-vingt-dix (90) jours civils après la date de clôture. A9. DEMANDES Toutes les demandes concernant la présente DP doivent être faites par écrit au représentant ministériel défini à l article A1 au plus tard sept (7) jours civils avant la date et l heure de clôture afin d accorder suffisamment de temps pour y répondre. A10. RÉUNION DE SOUMISSIONNAIRES ET VISITES DES LIEUX Il n y aura aucune réunion de soumissionnaires pour la présente DP. T

2 Section I Exigences et évaluation de la présentation A11. DOSSIER CONTRACTUEL L ébauche de contrat que le soumissionnaire retenu devra exécuter se trouve dans la présente DP. Il est conseillé aux soumissionnaires d examiner en détail les clauses du contrat et d indiquer toutes celles posant problème au représentant ministériel défini au point A1 conformément au point A9, Demandes. Sa Majesté se réserve le droit de ne pas modifier le dossier contractuel. Demande de propositions Page 2 de 10

3 Section I Exigences et évaluation de la présentation SECTION I EXIGENCES ET ÉVALUATION DE LA PRÉSENTATION EP1 INTRODUCTION 1.1 La présente section donne les renseignements que doivent soumettre les soumissionnaires. Pour se qualifier, ces derniers doivent répondre à toutes les exigences obligatoires établies dans la DP, à défaut de quoi leurs propositions ne seront plus prises en compte. Les présentations qui respectent les exigences obligatoires seront évaluées en fonction des critères et de la grille de cotation présentés aux articles EP2, Proposition technique, et EP3, Proposition de prix. Si Sa Majesté choisit de procéder à l adjudication d un contrat, le soumissionnaire ayant obtenu la note la plus haute se verra octroyer le contrat. 1.2 L évaluation sera fondée uniquement sur le contenu des réponses et toute modification soumise selon les normes. Il ne faut présumer en aucun cas que Sa Majesté connait déjà les qualifications des soumissionnaires autres que celles transmises dans le cadre de la DP. EP2 PROPOSITION TECHNIQUE (70 POINTS) Les propositions techniques ne doivent pas dépasser trente (30) pages de 8,5 po x 11 po (21,59 cm x 27,94 cm) imprimées sur un seul côté, avec des caractères d au moins 10 pts. Toute la documentation doit être imprimée en format 8,5 po x 11 po (21,59 cm x 27,94 cm) ou A4. Les documents de plus de trente (30) pages NE SERONT PAS pris en considération. Par souci de clarté et d évaluation comparative, les soumissionnaires doivent répondre à la DP en utilisant les mêmes vedettes-matières et la même structure de numérotation que dans le présent document. Les propositions peuvent être présentées en anglais. Les soumissionnaires doivent obtenir, au minimum, la cote «adéquate» pour les critères établis aux paragraphes EP2.1, EP2.2 et EP2.3. Veuillez noter que cette cote est définie ci-après pour chaque volet de l évaluation. Les propositions qui ne respectent pas cette exigence ne seront plus prises en compte. 2.1 Plan de travail (30 points) But Évaluer la stratégie du soumissionnaire en vue d exécuter le projet. Une réponse adéquate consiste en une stratégie d exécution efficace afin de respecter les exigences de l énoncé des travaux de même qu une description claire de la façon dont l équipe sera efficacement gérée. Pour recevoir des notes élevées, une proposition devra préciser la stratégie visant à exécuter le projet et décrire en détail de quelle manière les diverses composantes de l équipe du soumissionnaire sont liées entre elles, s aident mutuellement et communiquent les unes avec les autres. Renseignements à soumettre Description de l approche et de la stratégie générales pour le projet Description des méthodologies et des techniques à utiliser, y compris les renseignements exclusifs qu il est envisagé d utiliser dans le programme Programme de travail par étapes, y compris les tâches, les dates prévues du début et de l achèvement du projet, le niveau estimatif de l effort (c.-à-d. le nombre de jours-personne) qu il faudra pour terminer chaque phase Description de la façon dont sera surveillée l exécution des travaux, y compris les renseignements sur les méthodes de contrôle de la qualité et les mécanismes de rapports Brève description des rôles des principaux intervenants : équipe du soumissionnaire, sous-experts-conseils et autres spécialistes (y compris une description de la nature, de l étendue et de la durée des liens au sein de tout partenariat ou de toute coentreprise) Numéro de l appel d offres : Error! Reference source not found. T DP Meilleur rapport qualité-prix Page 3 d

4 Section I Exigences et évaluation de la présentation Cotation Surpasse grandement l exigence Surpasse l exigence Adéquat Ne respecte pas l exigence Profil de l entrepreneur (30 points) But Évaluer la récente expérience d entreprise des soumissionnaires dans le cadre de projets de taille et de portée semblables. Une expérience adéquate consiste en cinq (5) projets récents (au cours des cinq (5) dernières années) de taille et de portée semblables ou une combinaison équivalente de projets plus grands et plus petits. Renseignements à soumettre La réponse à fournir dans le cas présent peut consister en des documents existants (brochures, profils d entreprise, lettres de référence, etc.). En vue de faciliter l évaluation, les renseignements sur des projets précis doivent comprendre ce qui suit : titre du projet, emplacement (ville, pays); brève description de la portée, des coûts et du calendrier du projet; dates de la participation au projet; rôle de l organisation dans le projet. Cotation Surpasse grandement l exigence Surpasse l exigence Adéquat Ne respecte pas l exigence Équipe proposée (10 points) But Confirmer que le personnel proposé respecte l exigence portant sur l habilitation de sécurité définie à l article C3 de l ébauche de contrat et évaluer sa récente expérience dans le cadre de projets de taille et de portée semblables. Une expérience adéquate consiste en cinq (5) années d expérience professionnelle récente dans un rôle similaire ainsi qu en l achèvement de trois (3) récents projets (au cours des cinq (5) dernières années) de taille et de portée semblables ou une combinaison équivalente de projets plus grands et plus petits. Renseignements à soumettre : La réponse à fournir dans le cas présent peut consister en des documents existants (curriculum vitæ, brochures, profils d entreprise, lettres de référence, etc.). En vue de faciliter l évaluation, les renseignements sur les personnes doivent comprendre ce qui suit : domaine d expertise des personnes proposées (y compris le gestionnaire de projet et le superviseur des lieux) qui prendront part au projet de même que le rôle qui leur sera dévolu; années d expérience des personnes; date de naissance et numéro d habilitation de sécurité des personnes (s il y a lieu); liste des projets réalisés par les personnes; Numéro de l appel d offres : Error! Reference source not found. T DP Meilleur rapport qualité-prix Page 4 d

5 Section I Exigences et évaluation de la présentation responsabilités assumées par les personnes proposées dans le cadre de projets qu elles ont complétés; attestation et permis du personnel, au besoin. Cotation Surpasse grandement l exigence 10 Surpasse l exigence 7-9 Adéquat 4-6 Ne respecte pas l exigence 0-3 EP3 PROPOSITION DE PRIX (30 POINTS) 3.1 Tous les renseignements requis à l article EP3 doivent être inscrits dans la section II Proposition de prix et attestation UNIQUEMENT et glissés dans une enveloppe scellée distincte portant la mention «proposition de prix». À défaut de respecter ces exigences, le soumissionnaire verra sa proposition déclarée non conforme et rejetée sans autre considération. Les propositions de prix ne seront ouvertes qu après l évaluation de la proposition technique. S il devient évident que la note de la proposition de prix n aura aucune incidence sur le classement de toute proposition, l enveloppe de cette proposition de prix NE SERA PAS ouverte. 3.2 Prix fixe Les soumissionnaires doivent indiquer un prix fixe tout compris (en excluant le coût des services du ministre ainsi que de l équipement et du mobilier) sur le formulaire joint en tant que section II Proposition de prix. Le prix fixe doit comprendre, sans nécessairement s y limiter, tous les coûts découlant de l exécution des travaux, comme le décrit la présente DP, tous les coûts découlant de l exécution de tous travaux supplémentaires décrits dans la proposition du soumissionnaire (à moins qu ils ne soient clairement décrits à titre d option), tous les frais de déplacements et de subsistance de même que tous les coûts indirects, y compris les décaissements Les soumissionnaires doivent estimer la valeur des taxes (y compris la TPS ou la TVH) que versera Sa Majesté à la suite de la conclusion d un contrat avec le soumissionnaire; Les soumissionnaires doivent fournir une ventilation détaillée du prix total proposé, par phase ou par tâche principale, ou les deux, en plus de traiter chacun des éléments qui suivent, le cas échéant Tarif journalier Pour chaque personne ou catégorie de main-d œuvre à employer dans le projet, y compris les sous-traitants, indiquer le tarif horaire proposé et l exigence de temps estimative Déplacements Estimer le coût du voyage en utilisant la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor Autres dépenses Énumérer les autres dépenses qui peuvent être applicables, en donnant un coût estimatif pour chacune d elles (p. ex. les communications interurbaines, la reproduction, l expédition, l équipement, les biens de location, les matériaux, etc.) Taxes sur les produits et services ou taxe de vente harmonisée Divers éléments de la proposition de prix peuvent être assujettis à la TPS ou à la TVH ou à des droits de douane. Le cas échéant, ces frais doivent être inclus dans l estimation des coûts Les soumissionnaires doivent remplir la section portant sur l attestation d équité en matière d emploi qui figure dans la proposition de prix Tous les paiements doivent être effectués conformément aux modalités de paiement établies dans le contrat ci-joint Aucune protection contre les fluctuations du taux de change n est accordée. Numéro de l appel d offres : Error! Reference source not found. T DP Meilleur rapport qualité-prix Page 5 d

6 Section I Exigences et évaluation de la présentation Les propositions de prix qui ne respectent pas les exigences susmentionnées ne seront plus prises en compte. 3.3 Cotation La proposition de prix la moins disante recevra trente (30) points. Celles coûtant 150 % ou plus par rapport à cette dernière n en recevront aucun. Les autres prix seront notés en fonction d une proportion arithmétique selon la formule suivante : Note = 30 - [(Proposition de prix - proposition de prix la moins disante) x 30 / (proposition de prix la moins disante x 0,5)] Exemple (Dans cet exemple, la proposition 1 représente la proposition de prix la moins disante) Proposition 1 = 100 Note = 30 pts Proposition 2 = 110 Note = 30 - [( ) x 30 / (100 x 0,5)] = 30-6 = 24 pts Proposition 3 = 125 Note = 30 - [( ) x 30 / (100 x 0,5)] = = 15 pts Proposition 4 = 145 Note = 30 - [( ) x 30 / (100 x 0,5)] = = 3 pts Proposition 5 = 150 Note = 0 pts Proposition 6 = 175 Note = 0 pts 3.4 Ventilation des prix Sa Majesté se réserve le droit de demander une ventilation des éléments de la proposition de prix si elle croit le prix déraisonnable. Le défaut de fournir une ventilation adéquate, qui décrit la justification ainsi que les prévisions ayant servi à déterminer le coût de chaque élément des travaux, peut mener à une disqualification. Numéro de l appel d offres : Error! Reference source not found. T DP Meilleur rapport qualité-prix Page 6 d

7 Section II Proposition de prix SECTION II PROPOSITION DE PRIX ET ATTESTATION D ÉQUITÉ EN MATIÈRE D EMPLOI Nom de l organisation : Adresse : Personne-ressource : Numéro de téléphone : - Numéro de télécopieur : - Courriel En vertu du Programme de contrats fédéraux pour l équité en matière d emploi, certaines entreprises soumissionnant des marchés fédéraux doivent s engager formellement à mettre en œuvre un programme d équité en matière d emploi avant que leur soumission puisse être validée. Tous les soumissionnaires doivent cocher les cases appropriées ci-dessous, à défaut de quoi la soumission pourra être jugée irrecevable. Le Programme ne s applique pas pour les raisons suivantes : ( ) la proposition de prix est inférieure à $; ( ) notre organisation compte moins de 100 employés permanents, à temps partiel ou à temps plein à l échelle nationale; ( ) notre organisation est réglementée par le gouvernement fédéral; ou, le Programme s applique : ( ) une copie de l attestation d engagement est incluse; ( ) le numéro officiel de l attestation est REMARQUE : Le Programme de contrats fédéraux pour l équité en matière d emploi s applique uniquement aux soumissionnaires établis au Canada. L attestation d engagement, les critères d application du Programme de contrats fédéraux pour l équité en matière d emploi et des renseignements généraux sont disponibles par l entremise du guide des Clauses et conditions uniformisées d achat, section 2, de TPSGC et par le Service électronique d appels d offres du gouvernement. Proposition de prix (conformément au sous-paragraphe EP3.2.1) : Taxes applicables (conformément au sous-paragraphe EP3.2.2) : (inscrire le montant en caractères d imprimerie) (inscrire le montant en caractères d imprimerie) Tous les montants sont en dollars canadiens. Les soumissionnaires doivent fournir une ventilation détaillée de la proposition de prix, comme le décrit le sous-paragraphe EP3.2.3, et la joindre dans leur enveloppe contenant leur proposition de prix. Signature Date Numéro de l appel d offres : Error! Reference source not found. T DP Meilleur rapport qualité-prix Page 7 d

8 Section II Proposition de prix Nom et titre en caractères d imprimerie Numéro de l appel d offres : Error! Reference source not found. T DP Meilleur rapport qualité-prix Page 8 d

9 Section III Instructions générales SECTION III INSTRUCTIONS GÉNÉRALES IG1 RECEVABILITÉ 1.1 Pour qu une proposition soit jugée valide, elle doit respecter toutes les exigences de la présente DP désignées obligatoires. Les critères obligatoires sont également exprimés par le verbe «devoir», au présent ou au futur. IG2 DEMANDES ÉTAPE DE L APPEL D OFFRES 2.1 Toutes les demandes qui ont trait à cette DP doivent être présentées par écrit au représentant ministériel le plus tôt possible pendant la période de l appel d offres. Les demandes doivent être reçues dans les délais décrits à l article A9 afin d accorder suffisamment de temps pour y répondre. Aucune réponse ne sera fournie avant la date de clôture pour les demandes reçues après cette période. 2.2 Afin d assurer l uniformité et la qualité de l information fournie aux soumissionnaires, le représentant ministériel avisera, de la même manière que la présente DP, de toute information supplémentaire en réponse aux demandes importantes reçues sans dévoiler leurs sources. 2.3 Toutes les demandes et autres communications à l intention des représentants du gouvernement pendant la période de l appel d offres doivent être adressées UNIQUEMENT au représentant ministériel nommé aux présentes. À défaut de respecter cette condition pendant la période de l appel d offres, vous pourriez (pour cette seule raison) voir votre proposition rejetée. 7.2 Si le Canada a l intention de rejeter une proposition conformément à une disposition du paragraphe 7.1, le représentant ministériel en informera le soumissionnaire et lui donnera un délai de dix (10) jours civils pour faire valoir son point de vue, avant de rendre une décision définitive sur le rejet de la proposition. IG8 ENGAGEMENT DE FRAIS 8.1 Les coûts engagés avant la réception d un contrat signé ou d une autorisation écrite signée par le représentant ministériel ne pourront être imputés au contrat qui serait ultérieurement signé. En outre, l entrepreneur ne doit pas effectuer les travaux dépassant les limites décrites dans tout contrat subséquent d après des demandes ou des instructions adressées verbalement ou par écrit par un fonctionnaire autre que le représentant ministériel. Il est signalé au soumissionnaire que le représentant ministériel constitue la seule autorité pouvant obliger Sa Majesté à dépenser les fonds pour le présent besoin. IG9 AUCUNE PROMOTION DE LA PART DES SOUMISSIONNAIRES DE LEUR INTÉRÊT DANS LE PROJET 9.1 Les soumissionnaires ne doivent faire aucun commentaire public, répondre à des questions dans le cadre d un forum public ni exécuter des activités afin de promouvoir ou d annoncer publiquement leur intérêt dans le présent projet. IG3 AMÉLIORATIONS SUGGÉRÉES PAR LE SOUMISSIONNAIRE AU COURS DE LA PÉRIODE DE L APPEL D OFFRES 3.1 Les proposants qui estiment pouvoir améliorer, techniquement ou technologiquement, le devis ou l énoncé des travaux contenue dans la présente DP sont invités à fournir des suggestions par écrit au représentant ministériel nommé aux présentes. Les soumissionnaires doivent indiquer clairement les améliorations suggérées et les motifs qui les justifient. Les suggestions, qui ne restreignent pas la concurrence ou qui ne favorisent pas un soumissionnaire en particulier, seront examinées à la condition qu elles parviennent au représentant ministériel dans les délais décrits à l article A9 afin d accorder suffisamment de temps pour y répondre. Sa Majesté se réserve le droit d accepter ou de rejeter toute suggestion. IG4 COÛT DE PRÉPARATION DE LA PROPOSITION 4.1 Le soumissionnaire sera seul responsable des frais, y compris les frais de déplacements, engagés dans la préparation de sa proposition ou de la négociation (s il y a lieu) de tout contrat subséquent et ne recevra aucun remboursement de Sa Majesté. IG5 PRÉSENTATION DES PROPOSITIONS 5.1 Le ministre n acceptera que les propositions, ou les modifications qui y sont apportées, reçues à l adresse inscrite à l article A6, au plus tard à la date et à l heure précisées dans ledit article. 5.2 Responsabilité pour la présentation des propositions : La responsabilité de présenter les propositions à temps à Sa Majesté revient entièrement au soumissionnaire, lequel ne peut transférer cette responsabilité au gouvernement du Canada. Sa Majesté n assumera pas la responsabilité à l égard des propositions acheminées ailleurs qu à l adresse inscrite à l article A Propositions tardives : Le ministre retournera les propositions reçues après la date et l heure précisées dans l article A6 sans les avoir ouvertes. IG6 DROITS DU CANADA 6.1 Sa Majesté se réserve le droit : au cours de l évaluation, de soumettre des questions ou de réaliser des entrevues auprès d un soumissionnaire, à ses frais, après un avis de quarante-huit (48) heures, en vue d obtenir des précisions ou de vérifier tout renseignement transmis par le soumissionnaire au sujet de la présente DP; de rejeter la totalité des propositions reçues en réponse à la présente DP; d accepter toute proposition intégralement ou en partie sans négociation préalable; d annuler ou de publier à nouveau la présente DP à n importe quel moment; d adjuger un ou plusieurs contrats, s il y a lieu; de n accepter aucune dérogation aux conditions énoncées; d incorporer, en tout ou en partie, l énoncé des travaux, la demande de propositions ainsi que la proposition retenue à tout contrat subséquent; de n adjuger aucun contrat. IG7 INCAPACITÉ DE S ENGAGER PAR CONTRAT AVE LE GOUVERNEMENT 7.1 Le Canada peut rejeter une proposition lorsque le soumissionnaire, y compris ses dirigeants, ses agents et ses employés, ont été déclarés coupables d une infraction aux termes des dispositions suivantes du Code criminel : article 121, Fraude envers le gouvernement; article 124, Achat ou vente d une charge; article 418, Vente d approvisionnements défectueux à Sa Majesté. (Le paragraphe 750(3) du Code criminel interdit à toute personne ayant ainsi été déclarée coupable d occuper une fonction relevant de l état, de passer un marché avec le gouvernement ou de recevoir quelque avantage en vertu d un tel marché.) Numéro de l invitation à soumissionner : Error! Reference source not found. T DP Meilleur rapport qualité/prix IG10 PROPRIÉTÉ DE SA MAJESTÉ 10.1 Toute correspondance, documentation et information fournie au ministre par le soumissionnaire relativement à la présente DP deviendra la propriété de Sa Majesté et pourra être diffusée conformément à la Loi sur l accès à l information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. IG11 DROITS DES SOUMISSIONNAIRES NON RETENUS 11.1 Il est rappelé aux soumissionnaires que tous les documents qu ils ont soumis, que ce soit en format papier ou électronique, y compris des dessins d études architecturales ou de conception technique, des spécifications, des photographies, etc. deviennent, après l ouverture de l enveloppe par les agents canadiens à l ambassade locale ou à Ottawa, la propriété du gouvernement canadien. Par conséquent, ils ne seront pas retournés aux soumissionnaires non retenus dans le cadre du présent appel d offres. La garde de tels renseignements par le Canada est nécessaire en vue d assurer que, dans l éventualité d une future vérification interne du processus d appel d offres ou d une contestation par l un des soumissionnaires non retenus, tous les documents soumis par les concurrents soient accessibles et non altérés. Néanmoins, les détenteurs des doits d auteurs des documents soumis conserveront la totalité des doits d auteurs s y rapportant; le Canada garantit aux soumissionnaires qu il n utilisera jamais ces documents à des fins commerciales sans le consentement écrit de leurs auteurs. IG12 SUPPORT DES PRIX 12.1 Lorsque la soumission du soumissionnaire est la seule proposition jugée recevable, le soumissionnaire doit fournir, à la demande du ministre, un ou plusieurs des documents suivants pour justifier le prix, s il y a lieu : la liste de prix publiée la plus récente indiquant l escompte, en pourcentage, offert au ministre; une copie des factures payées pour des services semblables rendus à d autres clients ou pour des produits comparables (de même quantité et de même qualité) vendus à d autres clients; une ventilation des prix indiquant le coût de la main-d œuvre directe, des matières directes et des articles achetés, les frais généraux des services techniques et des installations, les frais généraux globaux et administratifs, les coûts de transport, le bénéfice, etc.; une attestation de prix ou de taux; toutes autres pièces justificatives demandées par le ministre. IG13 INTERPRÉTATION 13.1 Dans la présente DP, «Sa Majesté», «le ministre» ou «Canada» désigne Sa Majesté la Reine du chef du Canada, comme la représente le ministre de la Santé. IG14 ANNONCE DE L ENTREPRENEUR RETENU 14.1 Si la présente DP a été publiée dans le système MERX MC, le nom du soumissionnaire retenu y sera annoncé après l adjudication et l approbation du contrat Si la présente DP n a pas été publiée dans le système MERX MC, Sa Majesté communiquera à tous les soumissionnaires le nom et l adresse du candidat retenu ainsi que le montant en dollars et la date d attribution du contrat une fois signé. IG15 NUMÉRO D ENTREPRISE-APPROVISIONNEMENT (NEA) 15.1 Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a adopté le numéro d entreprise-approvisionnement (NEA) pour toutes ses bases de données d achat et exige maintenant que ses fournisseurs aient un numéro pour chacun de leurs bureaux auxquels ils peuvent se voir adjuger des contrats. Enregistrez-vous auprès du service de Données d inscription des fournisseurs (DIF) de Contrats Canada pour obtenir un NEA. En tant que fournisseur Page 9 d

10 Section III Instructions générales existant ou potentiel du Ministère, il vous faut obtenir un NEA pour éviter tous les retards éventuels dans l attribution de contrats. Il est de l intention du ministre d utiliser ce fichier analytique des fournisseurs pour tous ses approvisionnements en biens ou en services qui ne sont pas visés par des accords commerciaux Visitez le site Internet de Contrats Canada à pour obtenir des renseignements et les procédures d inscription. Autrement, vous pouvez communiquer avec l agent d inscription des fournisseurs, au ou, dans la région de la capitale nationale, au IG16 SP EN LIGNE ENTENTE DE PARTENARIAT COMMERCIAL 16.1 Si la présente DP invite les fournisseurs par l entremise de l arrangement en matière d approvisionnement de SP en ligne, les Conditions générales, les Conditions générales supplémentaires qui font partie de ce besoin et les clauses d application générale exprimées dans l entente de partenariat commercial devront faire partie de la présente demande de propositions. Numéro de l invitation à soumissionner : Error! Reference source not found. Page 10 de 10 T DP Meilleur rapport qualité/prix

11 1.0 Portée 1. 1 Titre Invitation à soumissionner n o ANNEXE A B ÉNONCÉ DES TRAVAUX DU PROJET DE CONTRAT Rapport sommaire de l évaluation du Programme d action communautaire sur le sida (PACS) ( ). 1.2 Présentation Le groupe de travail chargé de l évaluation du PACS est à la recherche d un entrepreneur pour compiler et analyser les données de différentes sources en vue de répondre aux principales questions de l évaluation liées à la pertinence, à l exécution et à l efficacité d un programme national de financement communautaire de lutte contre le VIH/sida. L examen de la pertinence et de l exécution du programme se fera par l étude de documents, des entrevues avec les intervenants clés et des rapports d évaluation du projet. Par souci d efficacité, les rapports d évaluation réalisés par près de 160 projets de «financement régional de projet» et de «fonds de soutien régionale» par le PACS dans l ensemble du Canada de 2007 à 2009 seront la principale source de données. L entrepreneur préparera un rapport donnant les grandes lignes de ces données avec une analyse et des recommandations dans le cadre du Rapport sommaire de l évaluation du PACS pour les exercices financiers L entrepreneur préparera un outil de communication d une page et une présentation PowerPoint qui fait ressortir les conclusions du rapport. 1.3 Valeur estimative La valeur totale de ce contrat ne doit pas excéder $, y compris la sous-traitance, les frais de déplacement et de subsistance et toutes les taxes applicables. 1.4 Objectifs du besoin L objectif du contrat est de produire un Rapport sommaire de l évaluation du PACS pour les exercices financiers , un outil de communication correspondant et une présentation PowerPoint. Le rapport et la présentation serviront à mieux faire connaître aux intervenants du PACS, y compris le gouvernement, les projets, la collectivité et d autres organismes, la pertinence, l exécution et l efficacité du programme de financement dans les exercices financiers par rapport aux principales questions d évaluation. L entrepreneur réalisera cet objectif en compilant les données des rapports d évaluation du projet, de l examen de documents, des entrevues avec des intervenants clés et des groupes de discussion, et en procédant à l analyse de ces données. 1

12 1.5 Contexte, hypothèses et portée particulière du besoin Invitation à soumissionner n o Le Programme d action communautaire sur le sida (PACS) est un programme de financement géré par les bureaux régionaux de l Agence de la santé publique du Canada (ASPC) pour supporter des initiatives communautaires de lutte contre le VIH/sida au moyen d approches axées sur la santé de la population. Le PACS est l un des multiples programmes de financement et autres initiatives dans le cadre de l Initiative fédérale de lutte contre le VIH/sida au Canada (l Initiative fédérale). Les objectifs du PACS : 1) prévenir les infections et leur transmission; 2) ralentir la progression de la maladie et améliorer la qualité de vie; 3) atténuer les répercussions sociales et économiques du VIH/sida. Le PACS finance des activités qui se répartissent entre quatre approches de financement : les initiatives de prévention, la création de milieux favorables, la promotion de la santé pour les personnes vivant avec le VIH/sida et le renforcement des capacités des organisations communautaires. Par les processus de demande de sollicitations, le PACS fournit un financement de type «fonds de soutien régional» aux organismes dont le mandat est essentiellement axé sur le VIH/sida et à d autres organismes communautaires dont le mandat n est pas principalement axé sur le VIH/sida mais qui s occupent de certaines questions directement liées au VIH/sida.. Dans la mesure du possible, le rapport d évaluation doit cerner les différences entre les projets de «fonds de soutien régional» et de «financement régional de projet» (p. ex., relativement à l atteinte des résultats et à l exécution du programme). Des programmes et services de l ASPC sont nécessaires pour évaluer les réussites de l organisme et montrer le rendement de ses investissements en santé. Ce contrat répondra partiellement à l évaluation d éléments importants du PACS, tels qu approuvés par le Conseil du Trésor du Canada dans le Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR) de l Initiative fédérale et tels que décrits dans le Cadre d évaluation du PACS (2007). Le Cadre d évaluation du PACS comprend le but et les principales questions de l évaluation, les modèles logiques et les descriptions, les extrants, les résultats et les indicateurs, les outils et les plans de collecte des données. Le rapport d évaluation découlant de ce contrat fournira des renseignements à l ASPC, au gouvernement fédéral et à d autres intervenants communautaires et aux gouvernements provinciaux sur la pertinence, l exécution et l efficacité du PACS dans le contexte des principales questions de l évaluation. Question d évaluation Pertinence En quoi le PACS est-il pertinent par rapport aux priorités du gouvernement fédéral? Comment s inscrit le PACS dans les objectifs de l Initiative fédérale de lutte contre le VIH/sida? En quoi le PACS est-il pertinent par rapport aux priorités de l ASPC? Source(s) possibles Examen de documents (p. ex, documents de l Initiative fédérale de lutte contre le VIH/sida au Canada, y compris le cadre d évaluation, son rapport d évaluation, les renseignements de sites Web gouvernementaux, le Cadre d évaluation du PACS, etc.) Examen de documents (p. ex, Plan stratégique de l Agence de la santé publique du Canada :

13 Invitation à soumissionner n o Question d évaluation Exécution Dans quelle mesure est-ce que le PACS a été mis en œuvre comme prévu? $ De quelle façon a-t-on tenu compte des principes du PACS dans l exécution du programme=? $ Dans quelle mesure les membres de la population cible ont-il participé à l élaboration, à l exécution et à l analyse des résultats, et à la gestion des organismes touchant un financement de soutien? $ Dans quelle mesure le PACS favorise-t-il la participation des personnes vivant avec le VIH/sida? $ Quelles étaient les différences entre les projets de «fonds de soutien régional» et de «financement régional de projet»? Dans quelle mesure le PACS a-t-il rejoint les populations particulières : les personnes vivant avec le VIH/sida, les Autochtones, les détenus, les jeunes à risque, les femmes à risque, les utilisateurs de drogues injectables (UDI), les personnes provenant de pays où le sida est endémique, les homosexuels? Quelles étaient les différences entre les projets de «fonds de soutien régional» et de «financement régional de projet»? Quels obstacles ont empêché de rejoindre les populations cibles? Quelles approches ont permis de rejoindre les populations cibles? Dans quelle mesure le PACS a-t-il rejoint d autres populations, comme les professionnels de la santé et d autres professionnels, les décideurs, le grand public, etc.? Dans quelle mesure les priorités de financement étaient-elles fondées sur les Source(s) possibles B 2012, Information, Savoir, Action, etc.) Examen de documents (p. ex, documents d invitation à soumissionner du PACS des six régions, résultats de l exercice de cartographie du PACS de 2007, formulaires d approbation de financement et de demande de sollicitations du PACS, formulaires de demande de modification, etc.). Entrevues avec des informateurs principaux (p. ex., consultants en matière de programmes et gestionnaires de l ASPC). Rapports d évaluation du projet (p. ex, participation de la population cible, participation des personnes vivant avec le VIH/sida, etc). Examen de documents (p. ex., rapports de l exercice de cartographie du PACS, formulaires d approbation de financement et de demande de sollicitations du PACS, formulaires de demande de modification, etc.). Rapports d évaluation du projet (c.-à-d., OCDP, OERVSCO) Rapports d évaluation du projet (c.-à-d., OCDP, OERVSCO) Rapports d évaluation du projet (c.-à-d., OCDP, OERVSCO) Rapports d évaluation du projet (c.-à-d., OCDP, OERVSCO) Examen de documents (p. ex, documents d invitation à soumissionner du PACS des six régions, toute analyse régionale ou connexe du 3

14 Invitation à soumissionner n o Question d évaluation besoins cernés et prévus des collectivités? Comment a-t-on cerné les besoins? Qui les a cernés? Quelles pratiques exemplaires/prometteuses ont été cernées dans le PACS? Quelles sont les leçons retenues? Efficacité Quels ont été les résultats immédiats du PACS? Quelles ont été les différences entre les projets de «fonds de soutien régional» et de «financement régional de projet»? Source(s) possibles VIH/sida, etc.). Entrevues avec des intervenants clés (c.-à-d., personnel et gestionnaires du programme). Entrevues du personnel, des gestionnaires et des évaluateurs du PACS avec des intervenants clés ou des groupes de discussion. Rapports d évaluation du projet (c.-à-d., OCDP, OERVSCO) Conformément au Cadre d évaluation du PACS, les extrants du PACS qui seront examinés sont, entre autres, : $ les bénévoles; $ les partenariats; $ la participation des populations cibles; $ les ateliers; $ les produits; $ la formation. Les résultats immédiats qui seront examinés sont, entre autres, : $ Intensification et amélioration de la collaboration et du réseautage; $ Amélioration de la sensibilisation, des connaissances et des compétences relativement à la prévention du VIH et à la vie avec le VIH/sida; $ Meilleure connaissance des facteurs sociaux et des obstacles et une plus grande sensibilisation à cet égard; $ Amélioration de la capacité (connaissances et compétences) des personnes qui fournissent les services au public; $ Amélioration de l attitude et des comportements à l égard du VIH/sida et envers les personnes vivant avec le VIH/sida. En principe, l entrepreneur ne doit pas rassembler et analyser les données liées aux résultats à plus long terme du PACS. Néanmoins, il peut discuter des liens possibles avec ces résultats dans le rapport. Voici les résultats intermédiaires du PACS : 4

15 Invitation à soumissionner n o $ Adoption plus générale de comportements sains; $ Meilleur accès à des services de qualité de prévention, de diagnostic, de soins, de traitement et de soutien ayant trait au VIH/sida; $ Renforcement des interventions pancanadiennes de lutte contre le VIH/sida. En principe, le PACS contribuera à la réalisation des résultats à long terme suivants : $ Amélioration de l état de santé des personnes qui vivent avec le VIH/sida ou vulnérables au VIH/sida; $ Atténuation des répercussions sociales et économiques du VIH/sida (p. ex., atténuation des préjugés et de la discrimination). La principale source des données d évaluation proviendra de l Outil de cueillette de données de projets (OCDP) utilisé dans cinq des six régions de l ASPC. On a élaboré l OCDP en vue de rassembler des données pour évaluer dans quelle mesure les projets financés par l ASPC sont exécutés comme prévu et produisent les résultats et les extrants communs voulus pour les programmes communautaires de l ASPC. Les projets produisent deux OCDP chaque année à l exception du Québec où il n y a que OCDP annuellement. Un rapport de six mois est réalisé pour les mois d avril à septembre et doit être soumis en octobre. Un rapport de fin d année rassemble des données pour toute l année et doit être soumis en avril. Les projets financés dans la région de l Ontario n utilisent pas l OCDP, mais l Outil d établissement de rapports sur le VIH/sida des communautés ontariennes (OERVSCO). L OERVSCO est un outil semestriel rempli en ligne par tous les organismes communautaires en Ontario qui reçoivent des fonds du PACS ou du Bureau de lutte contre le sida du ministère de la Santé et des Soins de longue durée de l Ontario=. L ASPC extraira les données de l OERVSCO et les fournira à l entrepreneur dans un format qui illustre clairement l harmonisation des données de l OERVSCO et de l OCDP. Une autre différence notable concerne la région de l Alberta, où l ensemble des fonds du PACS est remis au Alberta Community Council on HIV (ACCH), qui, à son tour, distribue les fonds aux organismes communautaires et gère ces fonds. Bien que tous les projets fournissent leurs résultats à l ACCH, les OCDP sont remplis pour le montant total du fonds commun plutôt que pour chaque projet géré par l ACCH. Malgré le fait qu il y aura jusqu à 600 évaluations de projets et rapports de suivi pour , les données des projets de l Ontario et du Québec pour l année seront fournies sous une base de données SPSS. Il restera un grand nombre de rapports à entrer et on suppose que l entrepreneur embauchera un commis à la saisie de données pour cette partie du travail. La saisie de données se fera à l aide d un guide d interprétation qui donne les définitions et les critères pour les variables particulières. L entrepreneur doit avoir de solides connaissances et compétences en analyse qualitative et quantitative. Il doit être à l aise avec les logiciels SPSS et NVivo (NUDIST). 5

16 Invitation à soumissionner n o Besoins 2.1 Tâches, activités, produits à livrer et jalons L entrepreneur doit rédiger le rapport sommaire de l évaluation du PACS pour les exercices 2007 à 2009 en suivant les étapes suivantes : Date Jalon 2 avril 2009 La consultante régionale en évaluation de l ASPC fournira à l entrepreneur tous les documents nécessaires pour remplir le contrat, notamment les rapports d évaluation et de suivi de six et de douze mois de chaque région pour et les rapports d évaluation et de suivi de six mois pour Les données des régions de l Ontario et du Québec seront fournies dans SPSS. Veuillez noter que le rapport de fin d année pour doit être soumis le 30 avril Il ne sera remis à l entrepreneur que le 1 er juin Celui-ci se familiarisera avec les éléments clés du Cadre d évaluation du PACS, notamment les extrants, les résultats immédiats, la nature des questions (thèmes) d évaluation, les indicateurs pour chaque question, les sources de chaque indicateur et les méthodes d évaluation proposées. L entrepreneur se familiarisera également avec les outils de collecte de données des projets (c.-à-d., OCDP et OERVSCO). 7 avril 2009 L entrepreneur rencontrera le groupe de travail chargé de l évaluation du PACS pour discuter de l ébauche d un plan de travail et des méthodes d évaluation proposées. Ils discuteront également de l ébauche du guide d interprétation pour la saisie de données et des changements décelés. L ASPC organisera la réunion qui se tiendra par téléconférence. 14 avril 2009 À partir de la réunion avec le groupe de travail chargé de l évaluation du PACS et de l examen des principaux documents, l entrepreneur élaborera un plan de travail d évaluation final et en remettra une copie électronique au représentant de l ASPC. Il finalisera et soumettra le guide d interprétation pour la saisie de données. 26 mai 2009 L entrepreneur compilera les données d évaluation, provenant d environ 160 projets, obtenues à partir des rapports d évaluation et de suivi semestriels de chaque région en utilisant les questions d évaluation pertinentes indiquées dans le Cadre d évaluation du PACS en vue d orienter l analyse des données. L entrepreneur procédera à l examen des documents pour répondre aux questions d évaluation liées à la pertinence et à l exécution du programme. Il planifiera et commencera les entrevues avec les intervenants clés et les groupes de discussion lorsqu il le jugera nécessaire conformément au plan d évaluation révisé. Il remettra une copie électronique du rapport d étape au représentant de l ASPC. 1 er juin 2009 La consultante en évaluation de l ASPC fournira à l entrepreneur tous les 6

17 Invitation à soumissionner n o Date Jalon rapports d évaluation et de suivi de douze mois de = pour chacune des régions. 1 er juin 2009 L entrepreneur rencontrera le groupe de travail chargé de l évaluation du PACS pour discuter des progrès accomplis jusqu à cette date et régler les problèmes de codage ou de données. Les prochaines étapes, notamment celles qui sont liées aux entrevues choisies avec les intervenants clés ou les groupes de discussion, seront précisées et feront l objet de discussions. L ASPC organisera la réunion qui se tiendra par téléconférence. 24 août 2009 L entrepreneur remettra au représentant de l ASPC une copie électronique de l ordre du jour de la réunion en personne et des documents connexes qui comprendront les données codées et organisées de chaque région. Il continuera à travailler sur la saisie de données, la collecte et l analyse. 30 septembre 2009 L entrepreneur fera appel au groupe de travail chargé de l évaluation du PACS et le dirigera dans un processus d analyse participative des données codées et organisées en vue d établir la mesure dans laquelle des résultats ont été obtenus, les domaines de pratique prometteurs et les domaines à améliorer. L ASPC organisera la réunion en personne. 15 octobre 2009 L entrepreneur remettra une copie électronique de l ébauche du rapport sommaire de l évaluation du PACS pour les exercices financiers au représentant de l ASPC. Ce rapport comprendra une discussion des résultats de l analyse pour chaque question d évaluation et de la mesure dans laquelle on a obtenu des résultats pour les programmes opérationnels et les projets de durée limitée. L ébauche du rapport fera ressortir les domaines de pratique prometteurs et proposera des recommandations pour améliorer l élaboration du programme (s il y a lieu). 29 octobre 2009 La consultante en évaluation de l ASPC donnera ses commentaires verbalement ou par écrit à l entrepreneur sur l ébauche du rapport sommaire de l évaluation du PACS pour les exercices financiers et l ébauche de la présentation PowerPoint. 13 novembre Spécifications et normes L entrepreneur remettra au représentant de l ASPC une copie électronique du rapport sommaire final de l évaluation du PACS pour les exercices financiers ainsi qu un outil de communication d une page et la présentation PowerPoint mettant en lumière les résultats du rapport sommaire. L entrepreneur travaillera avec les membres du groupe de travail chargé de l évaluation du PACS en vue d élaborer et d approuver tous les produits livrables. Ce groupe de travail est constitué des consultants en évaluation de chaque région du pays. Les réunions avec le groupe de travail se tiendront par téléconférence. Le groupe de travail, par l entremise de la consultante en 7

18 Invitation à soumissionner n o évaluation de la région de l Atlantique, approuvera tous les produits livrables terminés. 2.3 Environnement technique, opérationnel et organisationnel L entrepreneur devra avoir accès aux documents pertinents du PACS, à Internet et à des bases de données. 2.4 Méthode et source d acceptation Le groupe de travail chargé de l évaluation du PACS se servira des critères suivants pour mesurer si le travail est acceptable ou non : la qualité et l intégralité du travail sont satisfaisantes, les délais sont raisonnablement respectés et le budget est respecté. 2.5 Exigences en matière d établissement de rapports Voir 2.1. L entrepreneur rencontrera le groupe de travail chargé de l évaluation du PACS régulièrement pendant la durée du contrat. Il lui enverra des mises à jour régulières par courriel pour faire le point sur les progrès réalisés et tout problème éventuel. L entrepreneur fournira des copies électroniques du travail au besoin. 2.6 Procédures de contrôle de la gestion du projet La personne identifiée dans la proposition comme l entrepreneur recevra les paiements au moment de la réception des produits livrables suivants : Produit livrable Date L entrepreneur remettra une copie électronique du plan de travail d évaluation final au représentant de l ASPC. L entrepreneur remettra une copie électronique du rapport d étape au représentant de l ASPC. L entrepreneur remettra une copie électronique de l ordre du jour de la réunion en personne et des documents connexes qui comprendront les données codées et organisées de chaque région au représentant de l ASPC. L entrepreneur remettra une copie électronique de l ébauche du rapport sommaire de l évaluation du PACS pour les exercices financiers et l ébauche de la présentation PowerPoint soulignant les résultats du rapport sommaire au représentant de l ASPC. L entrepreneur remettra au représentant de l ASPC une copie électronique du rapport sommaire final de l évaluation annuelle du PACS pour les 14 avril mai août octobre novembre

19 Invitation à soumissionner n o Produit livrable Date exercices financiers ainsi qu un outil de communication d une page et la présentation PowerPoint soulignant les résultats du rapport sommaire au représentant de l ASPC. 2.7 Procédures de gestion du changement Tout changement de portée du présent contrat sera négocié avec l entrepreneur et on élaborera ce changement. 2.8 Titulaire des droits de propriété intellectuelle La Couronne entend conserver tout droit de propriété intellectuelle et autres droits de propriété, notamment les droits d auteur, dans le présent contrat pour la raison suivante : le principal objectif du contrat est d obtenir des connaissances et des renseignements qui seront diffusés au public. 3.0 Autres conditions de l énoncé de travail 3.1 Autorités Colleen Goggin, consultante régionale en évaluation, région de l Atlantique, Agence de la santé publique du Canada, sera l autorité et la gestionnaire du contrat. Vous trouverez ses coordonnées complètes ci-dessous. Colleen Goggin Agence de la santé publique du Canada 1505, rue Barrington Halifax (Nouvelle-Écosse) B3J 3Y6 Téléphone : télécopieur : Courriel : colleen_goggin@phac-aspc.gc.ca 3.2 Agence de la santé publique du Canada La consultante en évaluation de l Agence de la santé publique du Canada agira à titre de : soutien à l entrepreneur en l aidant à accéder aux données nécessaires pour répondre aux besoins du présent contrat d évaluation; responsable qui fournit les commentaires et organise les réunions avec le groupe de travail chargé de l évaluation du PACS. 9

20 Invitation à soumissionner n o Obligations de l entrepreneur $ Réaliser les produits livrables tels que décrits à la section 2.6. $ Être accessible par téléphone et par courriel. 3.4 Lieu du travail, emplacement des travaux et lieu de livraison Le travail doit être exécuté au lieu de travail de l entrepreneur et sur le terrain au besoin pour répondre aux besoins du présent contrat. 3.5 Langue de travail L entrepreneur doit démontrer sa capacité à travailler avec des données en français et en anglais, car les rapports d évaluation et de suivi seront rédigés dans l une des langues officielles et ne seront pas traduits pour l entrepreneur. Tous les produits livrables, notamment le rapport final, seront rédigés en anglais. 3.6 Exigences particulières s.o. 3.7 Exigences en matière de sécurité Avant que toute obligation ne soit exécutée dans le cadre du présent contrat, il est essentiel que l entrepreneur, les sous-traitants et leurs employés affectés à l exécution de ce contrat aient reçu une cote de fiabilité approfondie du gouvernement fédéral. 3.8 Exigences en matière d assurance Il appartient entièrement à l entrepreneur de déterminer s il doit contracter une assurance pour sa protection ou pour s acquitter de ses obligations en vertu du présent contrat et pour se conformer aux lois fédérales, provinciales ou municipales pertinentes. L assurance doit être contractée et maintenue par l entrepreneur, aux frais de ce dernier. 3.9 Frais de déplacement et de subsistance Tous les frais de déplacement et de subsistance relèvent de la responsabilité de l entrepreneur. Les factures doivent être présentées exactement telles que décrites à la section Calendrier du projet 10